Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings and Correspondence between DG MOVE and industry'.




 
Ref. Ares(2022)610456 - 26/01/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate B - Investment, Innovative & Sustainable Transport 
  B.4 - Sustainable & Intelligent Transport 
Brussels  
MOVE.DDG1.B.4/ 
move.ddg1.b.dir(2022)607682 
 
 
 
Kalina Dmitriew  
1 Long Lane 
London 
United Kingdom 
 
Sent by e-mail with request for 
acknowledgement of receipt
: ask+request-
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
 
Subject: Your application for access to documents – GESTDEM 2021/7821 
 
Dear Madame, 
We refer to your application dated 23 November 2021 in which you make a request for 
access  to  documents,  registered  on  7  December  2021  under  the  reference  number 
GESTDEM 2021/7821, as well as to our holding reply dated 3 January 2022.  
You request access to the following: 
All  documentation,  including  but  not  limited  to  attendance  lists,  agendas, 
background  papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or 
summarising, the following meetings of Commissioner Adina-Ioana Vălean or the 
Cabinet  members  of  Commissioner  Adina-Ioana  Vălean  with  the  European 
Association of Automotive Suppliers (CLEPA). 

1.Meeting with CLEPA on 08/06/2021 on renewable fuels. 
2.Meeting with CLEPA on 30/04/2021 on priorities in climate policy and carbon 
emission reduction in the mobility sector. 

3.Meeting  with  CLEPA  on  23/03/2021  on  renewable  fuels  to  climate  neutrality 
and economic growth. 

4.Meeting  with  CLEPA  on  13/05/2020  on  recovery  and  the  Green  Deal  in 
transport.
”. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: DM28 07/005 - Tel. direct line +32 229-55164 
 
 

 
We  have  identified  the  following  documents  as  falling  within  the  scope  of  your 
application: 
  E-mail exchange between a representative of CLEPA, staff and members of the 
Cabinet  of  Commissioner  Vălean  between  11  March  2021  and  18  March  2021, 
concerning the meeting held on 23 March 2021;  
  Meeting  request  addressed  to  the  Cabinet  of  Commissioner  Vălean,  dated  10 
March 2021; 
  Meeting request addressed to Mr Henrik Hololei, dated 22 April 2021; 
  Briefing prepared for the meeting to be held on 8 June 2021 between Mr Henrik 
Hololei and CLEPA, with the reference BASIS 2073 HH CLEPA 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents1  (hereinafter  ‘Regulation  (EC)  No  1049/2001’),  we  have  come  to  the 
conclusion that the documents may be partially disclosed. Some parts of the documents 
have been redacted, as their disclosure is prevented by the exception to the right of access 
laid down in Article 4(1)(b) of this Regulation. 
A  complete  disclosure  of  the  identified  documents  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following  personal 
data: 
-  the names and contact  information  of Commission  staff members not  pertaining 
to the senior management;   
-  the names and contact details of other natural persons;  
-  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in 
particular references to functions of natural persons, to the extent that these would 
enable their identification. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC2  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or 
‘Data Protection Regulation’).  
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data 
                                                 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public 
access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.05.2001, p. 43). 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by  the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 


 
‘means any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The 
Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data3. 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation. 
 
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country 
or an international organisation may take place where the Commission has decided that the 
third  country,  a  territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that  country,  or  the 
international organisation in question ensures an adequate level of protection and where the 
personal data are transferred solely to allow tasks within the competence of the controller to 
be carried out. 
 
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection. However, we would further like to 
inform  you  that  pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data 
shall only be transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions 
and bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According to Article 9(1)(b) of the Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission 
has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the 
first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not express any particular interest to have access to these personal 
data  nor  do  you  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
                                                 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 


 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission, at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
‘Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)’ 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Please find enclosed the documents requested duly redacted from personal data. 
The COVID-19 outbreak undoubtedly has an impact on the process of handling access to 
documents  requests  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Given  the  large-scale 
teleworking  of  the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via 
registered  post,  currently  are  sent  only  by  e-mail.  In  this  regard,  we  kindly  ask  you  to 
confirm receipt of this email. 
Yours faithfully,  
Kristian HEDBERG 
Head of Unit 
 



 
Annex 
–  E-mail  exchange  between  a  representative  of  CLEPA,  staff  and  members  of  the 
Cabinet of Commissioner Vălean between 11 March 2021 and 18 March 2021  
–  Meeting request addressed to the Cabinet of Commissioner Vălean  
–  Meeting Request addressed to Mr Henrik Hololei, dated 22 April 2021 
–  Briefing prepared for the meeting between Mr Henrik Hololei and CLEPA to be held 
on 8 June 2021, with the reference BASIS 2073 HH CLEPA 
 
 
 

Electronically signed on 26/01/2022 15:30 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482