Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Projects of the Gas Distributors for Sustainability (GD4S) lobby group'.




 
Ref. Ares(2022)839220 - 04/02/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
 
  The Director-General 
Brussels, 2 February 2022 
MOVE.DDG1.B.4/      
Ms. Francesca CICCULLI 
Investigative Reporting Project Italy 
Viale Giulio Cesare, 92 
00192 ROMA  
Italy 
 
By registered email with 
acknowledgment of receipt: 

ask+request-10382-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Madam, 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/8108 
We refer to your e-mail dated 13 December 2021 in which you make a request for access 
to  documents,  registered  on  15  December  2021  under  the  abovementioned  reference 
number, as well as to our holding reply dated 12 January 2022. 
You request access to the following documents:  
For the period between 2019 to date: 
1.  a  list  of  all  meetings  and/or  calls  between  the  Directorate-General  for 
Mobility and Transport and the GD4S lobby group, including  any Cabinet 
Members  and/or  officials,  during  which  projects  on  synthetic  fuels  and/or 
projects on hydrogen were discussed. 

The  list  should  include:  date,  individuals  attending  and  organisational 
affiliation, as well as the issues discussed; 

- all minutes and other reports of these meetings and/or calls; 
-  all  documents  prepared  for  the  purpose  of  the  meetings  issued  both  in 
preparation and after the meetings took place. 

-  all  correspondence,  including  attachments  (i.e.  any  emails,  mail 
correspondence  or  telephone  call  notes)  between  the  Directorate-General 
for Mobility and Transport including any Cabinet Members and/or officials, 
and GD4S lobby group discussing “synthetic fuel” and/or “hydrogen”. 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
2.  all  documents  sent  by  the  GD4S  lobby  group  to  the  DG  Mobility  and 
Transport  related  to  their  synthetic  fuel  projects  and/or  their  hydrogen 
projects

We consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, 
i.e.. 13 December 2021. 
Having examined your request, as regards the requested list of meetings, we must first note 
that  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament, 
Council and Commission documents1 (hereinafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’) applies 
only to existing documents in the possession of the institution, in accordance with its Article 
2(3) – that is to say, documents drawn up or received by it and in its possession, in all areas 
of activity of the European Union. We would like to refer in this respect to the judgment of 
the  Court  of  Justice  in  Case  C-127/13  P  –  Strack  v  European  Commission,  according  to 
which  ‘[n]either  Article  11  of  Regulation  1049/2001  nor  the  obligation  of  assistance  in 
Article  6(2)  thereof,  can  oblige  an  institution  to  create  a  document  for  which  it  has  been 
asked to grant access but which does not exist
’2, and to the judgment of the Court in Case 
C-491/15  P  –  Typke  v  European  Commission,  where  it  held  that  ‘the  right  of  access  to 
documents  of  the  institutions  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution concerned and […] Regulation No 1049/2001 may not be relied upon to oblige 
an institution to create a document which does not exist. It follows that, […], an application 
for  access  that  would  require  the  Commission  to  create  a  new  document,  even  if  that
 
document  were  based  on  information already  appearing  in  existing documents held  by it, 
falls outside the framework of Regulation No 1049/2001
’3.  
In the present case, while the Directorate-General for Mobility and Transport keeps records 
of  meetings  of  the  Director-General,  of  the  Commissioner  and  of  the  members  of  her 
Cabinet with organisations and self-employed individuals, which are publicly available on 
the transparency register website4, it does not hold any individual lists of meetings with the 
specific  organisation  concerned  by  your  request  in  addition  to  the  publicly  available 
information  on  the  transparency  register.  In  this  respect,  we  would  like  to  underline  that 
compiling lists of meetings in order to fulfil your request would equal to the creation of new 
documents within the meaning of the above-mentioned case-law, as neither can such a list 
be extracted from a database by means of a normal or routine search. We cannot therefore 
fulfil your request as regards the requested list of meetings.  
                                                 
1   OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  European  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2014:2250, paragraph 46. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  11  January  2017,  Typke  v  European  Commission,  C-491/15  P, 
EU:C:2017:5, paragraph 31. 

The relevant links to the publicly available lists of meetings are as follows: 
  For meetings of Commissioner Vălean with organisations and self-employed  individuals: 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=76282059-61de-44b4-
a0b9-729043afb1a2  

  For meetings of the members of the Cabinet of Commissioner Vălean with organisations and 
self-employed  individuals: 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=d9a26c6a-8203-4852-
b6f4-b3e71f38af90 
 
  For meetings of Director-General Henrik Hololei with organisations and self-employed  
individuals: http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=ed82401c-
d412-44bd-bdbc-3d0c5d051337 
 


 
As regards the other documents mentioned in your request, we have identified the following 
documents as falling within the scope of your application:  
  Annex  1:  Briefing  for  Mr.  Henrik  Hololei’s  (Director  General  of  DG  MOVE) 
meeting  with  EBA/GD4S/NGVA  on  the  “Sustainable  and  Smart  Mobility 
Strategy”, to be held on 4 March 2021; 
  Annex 2: Minutes of the meeting between Mr. Hololei and the representatives of 
GD4S, NGVA and EBA, held on 4 March 2021 (reference Ares(2021)1662708); 
  Annex 3: Email from GD4S to the Cabinet of Commissioner Vălean on 3 June 
2021,  concerning a  “Meeting Request  + New GD4S  White Paper promoting the 
role  of  gas  networks  as  key  enabler  of  the  EU's  energy  transition”,  (reference 
Ares(2021)3652077), which contains the following annex: 
o  Annex  3.1:  GD4S  White  paper  titled  “Gas  grids:  a  key  enabler  of 
decarbonisation.  GD4S’  commitment  to  deliver  on  the  European  Green 
Deal”, dated June 2021;  
  Annex  4:  Email  from  GD4S  to  the  Cabinet  of  Commissioner  Vălean  on  5 
October 2021, concerning a meeting request; 
  Annex  5:  Briefing  from  DG  MOVE  to  Commissioner  Vălean  concerning  a 
meeting to be held with GD4S on 7 December 2021. 
 
As  regards  Annex  3.1,  we  have  come  to  the  conclusion  that  this  document  may  be 
disclosed. It is available through the following link: https://gd4s.eu/white-paper. 
With regard to all the other documents listed above, we have come to the conclusion that 
they may be partially disclosed. Firstly, a complete disclosure of the identified documents is 
prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they 
contain the following personal data: 
–  the names/initials and contact information of  Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
–  the names/initials and contact details of other natural persons;  
–  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in  particular 
references to their functions, to the extent that these would enable their identification.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 


 
45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC5  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or 
‘Data Protection Regulation’).  
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data 
‘means any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The 
Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data6. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)7, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data, the Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable8. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
                                                 
5 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by  the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
6 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
7 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
8 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 


 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  therefore  a  purpose  in  the public interest has  not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
As  regards  Annex  1,  a  complete  disclosure  of  this  document  is  also  prevented  by  the 
exception to the right of access laid down in the second subparagraph of Article 4(3) of 
this Regulation. 
Pursuant  to  the second subparagraph of  Article 4(3) of Regulation  (EC) No 1049/2001, 
Access to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure
”. 
Indeed, the disclosure of a part of this document at this moment in time would seriously 
jeopardise the decision-making process of the Commission even after the adoption of the 
decision it refers to, as it contains preliminary views and opinions for internal use as part 
of  preliminary  consultations  within  the  Commission;  as  the  legislative  procedure 
concerning  this  proposal  is  still  ongoing,  the  Union  institutions  must  be  free  to  explore 
all  possible  options  in  preparation  of  their  decisions  free  from  external  pressure.  In 
addition,  the  disclosure  of  such  opinions  could  deter  staff  from  formulating  them 
independently,  and  without  being  unduly  influenced  by  the  prospect  of  wide  disclosure 
exposing  the  institution  of  which  they  are  part.  It  is  to  be  noted  that  the  possibility  of 
expressing views independently within the institution is necessary to encourage internal 
discussions  with  a  view  to  improving  the  functioning  of  the  Commission,  as  well  as  to 
contribute to the smooth running of its decision-making process9. 
The exception laid down in the second subparagraph of Article 4(3) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 applies unless there is an overriding public interest in the disclosure of the 
documents.  The  Commission  services  have  examined  whether  there  could  be  an 
overriding public interest in disclosure. However, we have not been able to identify any 
other public interest capable of overriding the public interests protected by Article 4(3) of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  the  second  subparagraph  of  Article  4(3)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 applies to a redacted part of Annex 1. 
Please note that the documents originating from third parties are disclosed to you based 
on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual 
property right on it. The European Commission does not assume any responsibility from 
their reuse.  
                                                 
9  Judgment  of  the  General  Court  of  15  September  2016,  Case  T-18/15  -  Philip  Morris  v  Commission
ECLI:EU:T:2016:487, paragraph 87. 


 
Please also note that the disclosed minutes and briefings of meetings were drawn up for 
internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant  officials  of  the  Directorate-General 
for  Mobility  and  Transport.  They  solely  reflect  the  author’s  or  the  service’s 
interpretations  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any  official  position  of  the 
third  parties  to  which  the  documents  refer,  which  were  not  consulted  on  their  content. 
They also do not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels,  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
The COVID-19 outbreak undoubtedly has an impact on the  process of handling access to 
documents  requests  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Given  the  large-scale 
teleworking  of  the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via 
registered  post,  currently  are  sent  only  by  e-mail.  In  this  regard,  we  kindly  ask  you  to 
confirm receipt of this email. 
Yours faithfully, 
Henrik HOLOLEI 
Director-General 
  
 
Enclosure: 5 annexes.