Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Correspondence received on the back of the Euro-Arab Border Security Conference'.




 
Ref. Ares(2022)4049992 - 31/05/2022
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The Director-General (acting) 
 
Brussels, 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem 2022/1757 
Dear Mr Ambri,  
I refer to  your application dated 25 March 20221, registered under the above-mentioned 
reference number2. You requested access to: 
“all  written  correspondence  (email  or  otherwise)  that  arose  during  or  after  the  Euro-
Arab border security conference from attendees of said conference, in which members of 
the  EU  commission  for  Neighbourhood  and  Enlargement  are  included.  These  can  be 
limited to the period from December 1st 2021, until today.” 

Your application concerns the following documents: 
1.  Remarks  by  Commissioner  Várhelyi  at  the  first  Euro-Arab  Border  Security 
Conference  
 
2.  Joint  Communiqué  Issued  by  the  Euro-Arab  Border  Security  Conference 
(EABSC) 1-2 December 2021, 04/05/2022, Ares(2022)3436950  
 
3.  Euro-Arab  Border  Security  Conference  Amman  1-2  December  2021  Report
04/05/2022, Ares(2022)3436988 
                                                 
1 Ref. Ares(2022)2206490 
2 Ref. Ares(2022)2207601 
Mr Anas Ambri 
Andrea Zaimi 5,  
Aglantzia xxxxxxxxxxxx 
xxxxxx  
 
By email only:   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20013, I have decided that:  
-  Document 1 is publicly available at the Europa website4. 
-  Access  must  be  refused  to  documents  2  and  3  as  disclosure  is  prevented  by  the 
exception  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4(1)(a)  first  indent  (public 
security), Article 4(1)(a) third indent (international relations) and Article 4(3) first 
subparagraph (protection of the decision-making process) of Regulation (EC) No 
1049/2001. 
The justifications are as follows:  
 
1.  Protection of the public interest as regards public security 
Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security
’. 
As regards the interests  protected by  Article 4(1)(a) of Regulation  (EC)  No 1049/2001, 
the General Court has ruled that, ‘it must be accepted that the particularly sensitive and 
fundamental  nature  of  those  interests,  combined  with  the  fact  that  access  must,  under 
that  provision,  be  refused  by  the  institution  if  disclosure  of  a  document  to  the  public 
would undermine those interests, confers on the decision which must thus be adopted by 
the  institution  a  complexity  and  delicacy  that  call  for  the  exercise  of  particular  care. 
Such a decision requires, therefore, a margin of appreciation’
5. 
In this context, it is important to mention that when (partial) access is given to documents 
as a result of an application submitted under Regulation (EC) No 1049/2001, this access 
is  automatically  granted  to  the public at large, and not  only to the  applicant  concerned. 
Taking  into  account  the  political  sensitivity  of  the  file  at  hand,  this  fact  is  of  particular 
importance.  
Having  regard  to  the  above,  I  conclude  that  there  is  a  reasonably  foreseeable  and  non-
hypothetical risk that disclosure of the two documents, or parts thereof, would undermine 
the protection of the public interest as regards public security. Therefore, I consider that 
the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 is justified, and that access to the documents in question must be refused on 
that basis. 
I  would  also  like  to  underline  that  Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 has an absolute character and does not envisage the possibility to demonstrate 
the existence of an overriding public interest. 
                                                 
3Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43.  
4 ec.europa.eu/commission/commissioners/2019-2024/varhelyi/announcements/remarks-commissioner-
varhelyi-first-euro-arab-border-security-conference_en 
5  Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  Client  Earth  v  European  Commission,  T-644/16, 
paragraph 23. 


 
 
2.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]
'. 
As  per  settled  case-law,  the  institutions  ‘must  be  recognised  as  enjoying  a  wide 
discretion for the purpose of determining whether the disclosure of documents relating to 
the  fields  covered  by  [the  exceptions  provided  for  in  Article  4(1)(a)  of  Regulation 
1049/2001] could undermine the public interest
’6. 
Consequently,  ‘the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions’  decisions  refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’
7. 
Against this background, there is a risk that full disclosure of the two documents, or parts 
thereof,  would  undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  international 
relations.  I  consider  this  risk  as  reasonably  foreseeable  and  non-hypothetical,  given  the 
sensitivity of the issue. 
I  would  also  like  to  underline  that  Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 has an absolute character and does not envisage the possibility to demonstrate 
the existence of an overriding public interest. 
 
3.  Protection of the decision - making process 
Article  4(3),  first  subparagraph,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that 
‘[A]ccess to a document, drawn up by an institution  for internal use or received by an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure’

The  full  disclosure  of  the  two  listed  documents,  would  reveal  internal  opinions  and 
internal  follow  up  points  of  documents  designed  for  internal  purposes  and  not  for 
external  communications.  This  could  potentially  cause  confusion  to  the  public,  by 
placing  in  the  public  domain  preliminary  statements  of  staff  members  of  the  European 
Commission, which do not necessarily reflect the final position of the Union.  
In addition, there is a real and non-hypothetical  risk of self-censorship by the European 
Commission  services.  The  full  public  disclosure  of  the  documents  requested  would 
undermine the protection of the decision-making process of the Commission, as it would 
reveal preliminary views and policy options, which are currently under consideration; the 
                                                 
6 Judgment of 3 July 2014, Council v In ‘t Veld, C-350/12, paragraph 63. 
7 Judgment of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, T-264/04, paragraph 40. 


 
Commission's  services  must  be  free  to  explore  all  possible  options  in  preparation  of  a 
decision free from external pressure.  
Indeed, as the General Court has held, ‘the possibility of expressing views independently 
within an institution helps to encourage internal discussions with a view to improving the 
functioning  of  that  institution  and  contributing  to  the  smooth  running  of  the  decision-
making  process
’8.  In  this  sense,  it  is  important  for  the  quality  of  the  Commission’s 
decision-making  process  that  documents  drawn  up  for  internal  use  and  opinions 
exchanged  during  internal  deliberations  are  protected,  so  as  to  ensure  an  adequate 
analysis and discussion within the Commission services. 
Unfortunately,  it  is  not  possible  to  give  more  detailed  reasons  justifying  the  need  for 
confidentiality  without  disclosing  their  content  and,  thereby,  depriving  the  exception  of 
its very purpose9.  
 
No overriding public interest in disclosure 
The  exception  laid  down  in  Article  4(3),  first  subparagraph,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 must be waived if there is an overriding public interest in disclosure. Such an 
interest must, firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In your application, you do not invoke any interest except your own interest which is of a 
private  nature.  For  these  reasons,  you  have  not  established  arguments  that  would  show 
the existence of an overriding public interest  in  disclosure at  this point in time. Neither 
has the Commission identified such an overriding public interest, based on the elements 
in its possession.  
For all these reasons, I do not see in the case at hand a public interest within the meaning 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  that  is  to  say  objective  and  general  in  nature  and 
which  is  not  indistinguishable  from  individual  or  private  interests  that  would  outweigh 
the public interest in protecting the decision-making process.  
 
Partial Access 
I  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  the  2  documents,  but  this 
was deemed impossible, as the sensitive elements are integral to them. Please note that I 
cannot  provide  you  with  more  detailed  information  on  these  documents  without 
disclosing  their  substance,  which  is  protected  by  the  quoted  exceptions  laid  down  in 
Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
                                                 
8  Judgment of 15 September 2016 in case T-18/15, Phillip Morris v Commission, paragraph 87.  
 
9  Judgment of 24 May 2011 in joined cases T-109/05 and T-444/05, NLG v Commision, paragraph 82. 
Judgment of 8 February 2018 in case T-74/16, Pagkyprios organismos ageladotrofon v Commission
paragraph 71. 
 



 
Means of Redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed  within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076  
B-1049 Bruxelles  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Maciej Popowski 

Electronically signed on 31/05/2022 15:39 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121