Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Annual Reports of External Audit Units, personal data protection, FP6 & FP7 programmes. overriding public interest'.

link to page 1 link to page 3 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 CONFIDENTIAL 
ANNUAL ACTIVITY REPORT ON EXTERNAL AUDITS – 2008 
TABLE OF CONTENTS 
 
Annual Activity Report on external audits – 2008 Table of contents ________ 1 
Executive Summary ______________________________________________ 3 
1.  Background _________________________________________________ 5 
1.1.  Introduction ____________________________________________________________  5 
1.2.  Legal background  _______________________________________________________  5 
1.3.  The mission of the External Audit Units _____________________________________  5 
1.4.  Relation with the control framework activities of DG Research __________________  5 
1.5.  The 5th Framework Programme ____________________________________________  6 
1.6.  The 6th Framework Programme ____________________________________________  6 
1.6.1.  The FP6 Audit strategy _____________________________________________ 6 
1.6.2.  Mid-term review of the FP6 Audit Strategy _____________________________ 7 
2.  Activities ____________________________________________________ 8 
2.1.  Types and nature of the audits carried out ___________________________________  8 
2.2.  Cross-RDG co-ordination _________________________________________________  9 
2.2.1.  Coordination of audits in the Research family (CAR)  _____________________ 9 
2.2.2.  Keywords database _______________________________________________ 10 
2.2.3.  Horizontal audit reference documents _________________________________ 10 
2.2.4.  Other Committees ________________________________________________ 11 
2.3.  Extrapolation __________________________________________________________  11 
2.3.1.  Extrapolation policy and coordination  ________________________________ 11 
2.3.2.  Extrapolation management _________________________________________ 12 
2.3.3.  Extrapolation implementation _______________________________________ 12 
2.3.4.  Extrapolation follow-up activities ____________________________________ 13 
2.3.5.  Further considerations _____________________________________________ 13 

2.4.  Collaboration with the European Court of Auditors (ECA) ____________________  14 
2.5.  Reporting activities  _____________________________________________________  14 
2.6.  OLAF cases ____________________________________________________________  15 
2.7.  Quality control tools  ____________________________________________________  16 
2.7.1.  The Audit Steering Committee (ASC)  ________________________________ 16 
2.7.2.  The quality review process _________________________________________ 17 
2.8.  Collaboration with the DG RTD administration and finance (UAF) network______  17 
2.9.  SAR and other IT developments ___________________________________________  18 
2.10. 
FP7 Certification policy  _____________________________________________  19 
2.10.1. 
General Principles ____________________________________________ 19 
2.10.2. 
State of play of Certification files as of 31 December 2008 ____________ 19 
2.10.3. 
Supporting IT tools ___________________________________________ 19 
2.10.4. 
Inter-service collaboration ______________________________________ 20 
30 March 2009 


link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 26 link to page 29 link to page 29 link to page 31 link to page 32 link to page 35 link to page 35 link to page 36 link to page 36 link to page 37 link to page 39 CONFIDENTIAL 
2.10.5. 
Communication activities ______________________________________ 20 
2.11. 
Coordination of relationships with external audit firms ___________________  20 
2.12. 
Management of the audit framework contracts and their public procurement  21 
2.13. 
Other activities (Art.169 Initiatives/JTIs/Agencies) _______________________  21 
2.13.1. 
Article 169 Initiatives - EUREKA  _______________________________ 21 
2.13.2. 
Joint Technology Initiatives – JTIs _______________________________ 22 
2.13.3. 
Executive Agencies – REA and ERCEA  __________________________ 22 
3.  Results and analysis __________________________________________ 23 
3.1.  Audit numbers _________________________________________________________  23 
3.2.  Audit results ___________________________________________________________  26 
3.3.  Analysis _______________________________________________________________  29 
3.3.1.  Analysis of error rates _____________________________________________ 29 
3.3.2.  Analysis of adjustments at cost category level (FP6) _____________________ 31 
3.3.3.  Qualitative analysis of the largest adjustments in absolute terms (FP6) _______ 32 
3.3.4.  Qualitative analysis of error types (FP6) _______________________________ 35 
3.3.5.  Audit coverage (FP6)  _____________________________________________ 35 

4.  Outlook for 2009 ____________________________________________ 36 
4.1.  Audit Targets __________________________________________________________  36 
4.2.  Outlook of the audit activities in 2009 ______________________________________  37 
ANNEX I: mission statements _____________________________________ 39 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
EXECUTIVE SUMMARY 
In  2008,  the  main  objective  of  the  DG  RTD  external  audit  activity  has  been  further 
implementation of the FP6 Audit Strategy. While initially the focus was on the planning and 
the execution of audits, the emphasis has been gradually turning towards the implementation 
of  audit  results,  their  possible  extrapolation  and  the  analysis  and  correction  of  the  errors 
found.  
 
At the end of 2008, the mid-term review of the Audit Strategy took place. Its main conclusion 
was that the Strategy is delivering its expected outcomes. However, further developments are 
required in four areas in order to ensure that the Strategy is completely and not only partially 
successful. These four areas are: 
 
  Ensuring  that  an  appropriate  balance  is  achieved  between  audit  efforts  and  the 
strategic aim of "cleaning" 40% of the budget from systematic material errors. 
  The  formula  for  the  calculation  of  the  residual  error  rate  which  appeared  in  the 
original Strategy document is under review, and an agreement with the other RDGs on 
potential changes to it has not been reached yet. 
  Extrapolation is an important management tool that requires the active co-operation of 
beneficiaries  and  therefore  efforts  need  to  be  intensified,  particularly  with  regard  to 
tightening up procedures and liaising with beneficiaries. 
  The potential use of global recovery orders has not yet been agreed because of legal 
constraints.  
 
Much  work  has  equally  been  done  in  the  last  year  trying  to  clarify  issues  resulting  from  a 
certain  amount  of  interpretation  possible  within  the  regulatory  framework.  This  has  led  to 
multiple  consultations  with  legal  units  and  with  other  DGs,  as  well  as  the  preparation  of  a 
number  of  guidance  notes  and  other  instructions.  Indeed,  given  the  increased  number  of 
audits, in-house and outsourced, it is important that towards the individual beneficiaries, often 
grouped in lobby organisations, an identical line is taken. 
 
The activities of the external audit units have both widened and deepened. On the one hand, 
traditional  activities  have  been  much  strengthened,  such  as  effective  co-ordination  between 
the  DGs  of  the  Research  family,  liaison  efforts  with  the  external  audit  firms,  the  internal 
quality control procedures of the audits or meaningful and timely reporting. On the other, in 
2008 work related to new areas of responsibility has started:  
 
  OLAF's external enquiries, which were transferred to RTD.A.4 in February 2008. 
  Other  assignments  such  as  the  ex-ante  assessment  of  "dedicated  implementation 
structures" to which certain tasks of execution have been externalised. 
  Consultations  with  regard  to  the  newly  established  "executive  agencies"  and  "joint 
technology initiatives". 
  Treatment of cost methodology certificates for FP7. 
 
These  new  endeavours  will  potentially  become  an  important  part  of  our  activities  in  the 
future.  In  addition,  collaboration  with  the  Court of  Auditors  has  not  only  been  strengthened 
but has also been extended to joint audit missions with the Court.  
 
This  report  contains  a  wealth  of  information  concerning  results  in  its  Part  3.  Of  particular 
interest is the cumulative FP6 error rate of 2,47% (to be compared with the FP5 error rate of 
30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
3,80%  and  the  cumulative  FP6  error  rate  at  the  end  of  2007  of  1,42%).  The  representative 
error  rate  is  3,13%  (this  is  for  TOP  and  MUS  audits  only);  this  figure  will  be  used  as  the 
starting point for calculating DG RTD's residual error rate which is the basis for the Director 
General's Declaration of Assurance. 599 FP6 audits were closed by the end of 2008, and the 
original  multi-annual  minimum  target  of  750  FP6  audits  was  increased  to  896  to  ensure  a 
better audit coverage.  In addition, with the FP6 Strategy, the cost effectiveness of our audits 
has substantially increased, with improved selection methods which maximise audit coverage 
(now at 6,2% in terms of EC contribution). 
 
Also  in  the  past  year,  a  more  qualitative  analysis  of  audit  results  has  been  applied  and, 
although more work in this area is needed, we can now provide a more informed view of the 
nature of the errors found in our audits. So far, most errors detected are related to personnel 
costs and overheads. In this context, the use of average personnel costs by some contractors is 
a particularly important issue for which specific solutions are sought. Results also show that 
most  errors  found  are  proportionally  small,  and  that  fraud  and  serious  irregularities  are 
infrequent. Nevertheless, a number of cases result in large adjustments leading to an important 
increase in the error rate.  
 
The introduction of the FP6 Audit Strategy and an increased political scrutiny of the external 
audit efforts of the Research family of DGs have substantially changed the landscape in which 
the external audit units of DG RTD operate. In 2008, a lot has been delivered towards meeting 
these new challenges. The following report summarises our main achievements. 
 
Bearing  in  mind  the  number  of  FP6  audits  already  closed,  the  audit  targets  previously 
communicated  to  the  ABM  and  the  limited  number  of  auditable  FP7  participations  at  this 
moment, it will be necessary to partially review our audit activity in 2009. In this context, it is 
recommended that the types of audits that are launched are changed. It is therefore proposed 
to launch follow-up audits of extrapolation cases and specific audit assignments for the review 
of  average  rates  versus  actual  costs  (in  view  of  FP7),  for  which  a  tailor-made  audit 
programme is currently under development. The evolution to these more in-depth audits will 
inevitably result in a reduction of the number of audits undertaken in 2009.  
30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
1. 
BACKGROUND 
1.1.  Introduction 
The purpose of this document is to report on the external audit activities in DG RTD during 
2008,  using  the  results  of  the  verifications  carried  out  and  providing  feedback  on  any 
qualitative issues that may have come to light. It also aims to contribute to the opinion of the 
Director  General  in  DG  RTD's  Annual  Activity  Report  on  whether  reasonable  assurance 
exists that the resources assigned to the activities carried out by the Directorate-General have 
been used for their intended purpose and in accordance with the principles of sound financial 
management,  and  whether  the  control  procedures  put  in  place  guarantee  with  reasonable 
assurance that the legality and regularity of the underlying transactions have been respected. 
 
1.2.  Legal background 
The legal basis for the external audit activity of DG RTD is annex III point 2, paragraph 7 of 
the Decision n° 1513/2002/EC of the European Parliament and of the Council, and article 18 
of Regulation (EC) n° 2321/2002 of the European Parliament and of the Council. 
 
The model contract for the 6th Framework Programme (Annex II, Article 29) states that: "the 
Commission  may,  at  any  time  during  the  contract,  and  up  to  five  years  after  the  end  of  the 
project,  arrange  for  audits  to  be  carried  out,  either  by  outside  scientific  or  technological 
reviewers or auditors, or by the Commission departments themselves including OLAF
". 
 
Similar provisions are in place for the 5th FP, as well as for the 7th FP but, in 2008, the main 
area of work of the external audit units has been the 6th FP. 
 
1.3.  The mission of the External Audit Units 
The  external  audit  units,  by  means  of  financial  audits  to  the  highest  professional  standards, 
provide  a  level  of  reasonable  assurance  to  senior  management  and  all  interested  parties, 
including ultimately the Discharge Authority (European Parliament and Council), on whether 
RTD contractors are in compliance with the terms of the RTD contract(s).  By doing so, the 
external  audit  activity  contributes  to  the  protection  of  the  European  Union’s  financial 
interests. 
The  responsibilities  related  to  external  auditing  are  attributed  to  two  units:  RTD.A.4  is 
responsible  for  strategy  and  planning  coordination,  in-house  on-the-spot  audits  and  back-
office work1; RTD.A.5 is responsible for outsourced on-the-spot audits and implementation of 
the audit certification policy. The mission statements of both units can be found in Annex I. 
1.4.  Relation with the control framework activities of DG Research 
The ex-post audit activities need to be seen as part of the overall integrated control framework 
put in place by the Directorate General. Internal control activities include all ex-ante and ex-
post evaluations, controls, financial and scientific verifications and monitoring tools.  
 
                                                 
1 Back-office work refers to a number of tasks in support of the auditing function including information 
sy+stems and data maintenance, batch preparation, extrapolation, management reporting and a variety of 
administrative tasks. 
30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
Accounting  transactions  included  in  the  cost  statements  are  processed  through  the  internal 
control  systems  of  beneficiaries  and  checked  by  their  certifying  auditors,  who  then  issue  an 
audit certificate. These transactions are also monitored by the Commission's Project Officers 
(scientific and financial) even before the arrival of the cost statements, and thereafter checked 
by means of desk reviews before payments are made. 
 
This control chain, which operates before any ex-post financial audit is carried out, has to be 
considered in the overall evaluation of risk and of the external audit results. Close cooperation 
exists between auditors and operational units in the preparation phase of an audit, as well as in 
the  implementation  phase  (contacts  through  the  Audit  Liaison  Officer  in  order  to  obtain  an 
agreement concerning audit findings and their implementation). In DG RTD no audit is closed 
which has not been expressly agreed upon by the Operational Service. 
 
A possible future control layer in the form of technological  and scientific audits is currently 
under discussion2.  
 
1.5.  The 5th Framework Programme 
In  order  to  fulfil  the  auditing  requirements  of  the  5th  Framework  Programme,  RTD's  audit 
policy  was  mainly  based  on  random  sampling,  and  partially  on  risk  assessments.  The 
underlying assumption was that, provided that the sample was large enough from a statistical 
point  of  view,  relevant  conclusions  could  be  drawn  for  the  whole  population3.  DG  RTD 
decided  that  a  sample  of  around  10%  of  contractors  should  have  been  audited  over  the 
lifetime of the Framework Programme. With this target, the Research DGs aimed at giving a 
representative picture of their contractors’ population. 
 
The  Commission,  and  in  particular  DG  RTD,  eventually  recognised  that  the  10%  target  for 
FP5 was unrealistic but also that there existed enough justification for not having achieved it4. 
In 2008, FP5 audit activities were progressively phased out. 
 
 
1.6.  The 6th Framework Programme 
1.6.1. 
The FP6 Audit strategy 
A  comprehensive  audit  policy  for  FP6  was  first  established  in  February  20045.  DG  RTD's 
audit  strategy  was  first  endorsed  at  DG  RTD  level6,  then  agreed  with  the  other  RDGs7,  and 
finally  approved  by  the  ABM  Steering  Committee  in  March  2007.  It  is  considered  a 
'corporate'  Commission  strategy  adopted  by  all  the  Research  DGs  (RTD,  INFSO,  ENTR, 
TREN),  but  it  is  being  implemented  with  due  consideration  to  DG-specific  circumstances. 
Any substantial amendment is to be approved at the level of the ABM Steering Committee. 
                                                 
2 End 2008 DG RTD has started to follow-up the conclusions of the ad-hoc working group created in 2006, for 
defining  the  scope,  feasibility  and  possible  synergies  of  scientific  and  technological  audits,  separately  from 
project reviews and ex-post impact assessment. 
3 From a practical point of view, the selection of contracts to be audited was made on a random basis (75%) with 
an additional 25% of audits selected on a risk analysis basis. 
4 This has been stated by Commissioner Potočnik to the COCOBU hearings on 27 and 28 November 2006, and 
by Commissioner Kallas to the European Parliament plenary session on 14 November 2006. 
5 See document Adonis D/504513 of 4.2.2004 "Common audit policy of the Research DGs for FP6". 
6 See document Adonis I/3094 of 14.2.2007 "Ex-post audit strategy for FP6 – Period 2007-2010". 
7 See mail from A.4 to the Sec. Gen. of 16.3.2007 "Ex-post Audit Strategy of FP6 common to the RDGs". 
30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
 
The  overall  objective  of  the  FP6  audit  strategy  is  to  contribute  to  sufficiently  reasonable 
assurance  to  support  the  DG  RTD  Annual  Activity  reporting  exercise,  including  the 
Declaration of Assurance by the DG RTD Director General. 
 
Hence,  the  common  FP6  audit  strategy  is  based  on  three  pillars  which  aim  to  provide  this 
reasonable assurance as well as to have sufficient corrective actions. 
 
  The first pillar is based on the hypothesis that the 50% (originally 40%) of expenditure 
received by a relatively small number of beneficiaries contains a certain proportion of 
systematic  material  errors  and  that  by  auditing  three  contracts  per  organisation  these 
systematic  material  errors  will  be  corrected  by  extrapolating  the  audit  results  to  all 
non-audited contracts. 
 
  The second pillar focuses on estimating the level of error present in the remainder of 
the population by auditing a representative selection of beneficiaries from this portion 
of  it.  This  selection  has  been  made  using  the  monetary  unit  sampling  (MUS) 
technique. 
 
 
  The third pillar covers audits selected on the basis of a risk assessment methodology.  
 
1.6.2. 
Mid-term review of the FP6 Audit Strategy 
The audit strategy mentioned that  a mid-term review would be carried out in 2008 to assess 
whether the strategy is functioning as intended. The mid-term review's main conclusions are 
incorporated in this report.  
In the first two years of implementation of the FP6-audit strategy, which covers four years in 
total  (2007-2010),    the  focus  has  been  on  increasing  the  number  of  audits,  improving  the 
consistency  of  approach  and  coherence  of  conclusions,  more  homogeneous  audit  policies 
(including  reporting  and  documenting),  calculating  a  reliable  error  rate  and  introducing  the 
extrapolation procedure.  
 
All the RDGs believe that the corporate FP6-audit strategy is delivering its expected auditing 
output  satisfactorily.  However,  the  "cleaning"  of  a  significant  part  (40-50%)  of  the  budget 
from systematic material errors is proving to be, as expected, the most challenging objective, 
but it is progressively being achieved. A number of policy issues have a potential impact on 
reaching that target, such as defining the necessary auditing effort required before considering 
a  budget  as  "clean".  These  policy  issues  are  being  analysed  among  the  RDGs  to  establish  a 
common line.  
 
Here are some additional main points of the review in summary: 
 
1.  The  process  of  extrapolation  has  turned  out  to  be  very  time-consuming  and  labour-
intensive (see section 2.3).  
2.  Further development of IT-supporting tools remains essential for an effective and efficient 
implementation  of  the  Audit  Strategy.  The  RDGs  have  listed  what  remains  to  be 
developed in the SAR  Action Plan. The importance of the development of these tools is 
clear, in particular as a means to enhance the efficiency and effectiveness of extrapolation.  
30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
3.  The  need  for  a  coherent  application  of  the  liquidated  damages'  clause  in  FP6  is  being 
developed progressively, but  this  is  of course a  matter for AOSDs, and  not  immediately 
for the external audit units.  
4.  The  increased  number  of  audit  results  is  at  this  point  moving  the  emphasis  of  the  Audit 
Strategy from the detection of errors to their correction. 
5.  The  increased  number  of  audits  and  the  effectiveness  of  the  audit  approaches  are  also 
generating a higher number of contested cases, some of which are leading to legal cases. 
These  will  require  more  attention  in  order  to  defend  the  financial  interests  of  the 
Commission  in  the  most  effective  manner  and  to  reinforce  the  dissuasive  impact  of  the 
Audit Strategy. 
6.  Despite  constant  coordination  efforts,  the  'corporate'  character  of  the  audit  strategy 
reaches its limits in the independence of the four AODs.   
2. 
ACTIVITIES 
2.1.  Types and nature of the audits carried out 
The external audit units perform audits in accordance with the FP6 Audit Strategy. The bulk 
of audits corresponds to the three strands of the FP6 Audit Strategy, which are: 
 
  TOP: this is a selection of the beneficiaries which receive the most money from the 
Commission.  The  RTD  list  of  top  beneficiaries  consists  of  243  contractors  which 
receive 50% of the FP6 budget managed by RTD. All beneficiaries in this sample have 
been  audited  at  least  once  (on  at  least  three  participations)  and,  where  necessary, 
further  audits  are  carried  out  in  order  to  confirm  the  presence  or  not  of  systematic 
material errors for each beneficiary. 
  MUS: using a monetary unit sampling technique to ensure statistical representativity, a 
selection of 161 beneficiaries was made from the non-TOP RTD population. One audit 
is carried out for each of them.  
  RISK: a number of different criteria have been used to select the beneficiaries in this 
strand. The audits of this strand are intended to have a corrective effect on the amount 
of errors present in the RTD population.  The results of these audits are not taken into 
account in the calculation of the representative error rate. 
 
There are, however, additional auditing commitments in the following areas:  
 
  FUSION: a limited number of national bodies in the field of nuclear fusion are part of 
the  FUSION  programme,  implemented  through  Contracts  of  Association  between 
them  and  EURATOM  (represented  by  the  Commission).  The  current  arrangement 
with Directorate J is to audit them all on a cyclical basis. The intention is to conduct 
one audit per contractor at least every three years. These audits are part of FP6. 
  Coal and Steel (C&S): a small number of audits is carried out on beneficiaries which 
receive monies from the Research Fund for Coal and Steel (RFCS), which is managed 
by DG Research, Directorate K. The first two audits of this type were closed in 2008, 
and more have been launched. In addition, an agreement has been reached to make the 
30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
selection  of  beneficiaries  more  representative  in  the  future.  RFCS  contracts  do  not 
follow  the  provisions  of  the  Framework  Programmes,  and  therefore  these  audits  are 
considered as not FP-related.  
  Audits  on  Request:  audits  in  this  category  are  performed  at  the  request  of  the 
operational  services,  and  they  are  normally  quite  specific  in  their  scope.  These 
requests are discussed in regular meetings, and not all are accepted. 
  Joint audits with the Court of Auditors: a number of these audits were carried out in 
2008 for the first time (see section 2.4). 
 
Coal & Steel audits and joint audits with the Court are always done in-house by RTD's own 
auditors.  Other  audits  can  be  either  done  in-house  or  outsourced  to  an  external  audit  firm, 
under  the  framework  contract.  This  last  type  is  known  as  'batch'  audits.  Finally,  a  small 
number of selected beneficiaries can be in non-EU countries ('third country audits'). 
 
 
2.2.  Cross-RDG co-ordination 
The adoption of a  common corporate FP6 audit strategy  means  closer  coordination  between 
the RDGs in a significant number of areas. DG RTD is the chair of a number of committees, 
and also provides the secretariat. This requires a significant investment of resources.  
 
2.2.1. 
Coordination of audits in the Research family (CAR) 
The RDGs have established a 'Co-ordination group for External Audit in the Research family' 
(CAR) in order to coordinate strategic and policy matters and ensure a coherent approach to 
contractors  and  to  the  external  audit  firms.  Chaired  by  RTD.A.4,  the  CAR  convenes  on 
average once every two weeks. 
  
The activity scope of this group is: 
 
  Common positions and communication towards internal and external parties; 
  Common guidelines to auditors on specific audit issues requiring an interpretation; 
  To  update  the  audit  related  common  documents  such  as:  Audit  Strategy,  Audit  Manual, 
Audit Certificate Handbook and Guidance Notes; 
  To agree on professional issues such as selection methodologies and tender/procurement  
procedures, technical audit procedures, issues related to the extrapolation policy;  
  Specific exchange of information and common IT-tools; 
  Common training for staff/external auditors. 
In  2008,  the  CAR  met  17  times.  The  meetings  focused  on  the  implementation  of  the  audit 
strategy  and  on  reaching  agreement  on  audit  policies.  The  related  minutes  give  an  excellent 
overview of the topics that were discussed at the CAR.  
 
 
30 March 2009 


CONFIDENTIAL 
2.2.2. 
Keywords database 
A  significantly  increased  number  of  audits  imply  an  increasing  number  of  questions,  issues 
and concerns raised by the auditors  (in-house and external), the operational services and the 
contractors on legal or contractual provisions. 
 
The need to 'speak with one voice' towards beneficiaries is essential. This 'one voice' is to be 
agreed  first  among  the  RTD  audit  units,  and  then  among  all  RDGs.  Clear  instructions  were 
also needed on how and when an auditor, in his/her capacity as an EU official, could reply to 
a question coming from contractors knowing that these will interpret such replies as a formal 
position of the Commission services. 
 
Units A.4 and A.5 have therefore established a 'Keywords Working Group' (KWG) at the end 
of  2007  in  order  to  harmonise  the  audit  approach  on  these  interpretative  issues8  within  DG 
RTD  and,  thereafter,  with  the  other  Research  DGs.  KWG  terms  of  reference  have  been 
established. 
 
The main tasks of the KWG are: 
 
- To develop and keep up-to-date a reference keywords database 
- To ensure coherence and to assist in drafting replies to incoming questions 
- To draft Guidance Notes as required 
 
The 'keywords database' is a compilation of all previous positions taken in the past on various 
interpretative  issues.  This  database  is  an  important  source  of  information  for  auditors.  The 
main issues are converted into a formal Guidance Note once they are endorsed by the CAR.  
 
Here is the list of guidance notes drafted in 2008: 
 
  depreciation under cash based accounting, 
  interests yielded on pre-financing, 
  bonus payments, 
  tax exemption for Belgian researchers, 
  Marie Curie lump sums, 
  maternity leave, 
  French profit sharing mechanism, 
  recruitment costs, 
  calculation of hourly rates for personnel costs. 
 
2.2.3. 
Horizontal audit reference documents 
All  Research  DGs  have  agreed  to  a  common  'Audit  Process  Handbook'  to  be  used  for  FP6 
audits. The audit process includes all the procedural steps to be performed by the auditor, the 
audit  management,  administrative  support  and  other  parties  involved  at  the  level  of  an 
individual (external) audit engagement from  the  assignment (start) of the engagement to  the 
communication of audit results and the archiving of audit files. 
                                                 
8 By 'interpretative issues' we mean any issue which may give rise to different assessments amongst auditors 
about the (non-)eligibility of the costs. The legal unit of DG RTD is often consulted on these issues. 
 
30 March 2009 
10 

CONFIDENTIAL 
 
The  'Audit  Process  Handbook'  is  in  force  as  from  January  1st  2008  and  aims  at  ensuring  a 
common approach for all  kind  of audit tasks.  The  procedures  established should  ensure that 
'generally accepted auditing standards' are applied. 
 
The  handbook  has  already  been  updated  on  several  occasions.  Updates  relate  mostly  to 
simplifications  and  to  new  developments  (e.g.  extrapolation).  Auditors  can  send  their 
proposals  for  improvements  to  a  functional  mailbox  that  has  been  created  for  that  purpose. 
These  proposals  are  discussed  periodically  on  different  levels:  within  unit  RTD-A4  by  the 
auditors  concerned  and  in  the  CAR  meetings  between  the  Research  DGs.  The  handbook  is 
also available on the SAR wiki9. 
 
The FP6 Audit Certificate Handbook (for internal use) and Audit Certificate Guidance Notes 
(available on the Cordis website as a guidance tool for external certifiers of audit certificates) 
have been updated and made coherent with the Handbook. 
 
2.2.4. 
Other Committees 
In  addition  to  the  Committees  already  referred  to  above,  DG  RTD  chairs  and  coordinates  a 
number  of  other  Committees,  as  well  as  other  cross-RDG  coordination  activities.  These 
committees  are  the  Extrapolation  Steering  Committee  (ESC,  see  §2.3),  the  Frauds  and 
Irregularities  Committee  (FAIR,  see  §2.6),  the  coordination  of  relations  with  the  external 
audit  firms,  including  the  Monthly  Audit  Status  Meeting  (MASR,  see  §2.10),  the  Joint 
Assessment  Committee  (JAC,  see  §2.9.4)  and  the  Working  Group  on  Certification  of 
Methodology (WGCM, see §2.9.4). 
 
DG RTD is also in the lead for coordinating the information and documents to be provided by 
all RDGs to the ABM on audit-related matters. 
 
2.3.  Extrapolation 
Extrapolation is a key component of the common FP6 audit strategy, because of its essential 
role in 'cleaning' the budget from systematic material errors.  
 
2.3.1. 
Extrapolation policy and coordination 
During  2007,  the  implementation  of  extrapolation  was  carried  out  separately  by  each  RDG. 
This resulted in different practices in the four RDGs towards common contractors. 
 
Therefore, in February 2008, the Extrapolation Steering Committee (ESC) was set up in order 
to  ensure  a  common  approach.  The  ESC,  in  which  all  RDGs  are  represented,  discusses  and 
evaluates potential extrapolation cases put forward by an individual RDG or as a result of an 
audit  of  the  Court  of  Auditors.  ESC  meetings  are  organised  and  chaired  by  RTD.A.4.  They 
take place on a monthly basis, or more frequently if required. If a case receives the approval 
of  the  ESC,  a  number  of  procedures  are  launched  to  implement  extrapolation  for  a  specific 
contractor.   
 
                                                 
9 Web-based collaborative tool for the exchange of information amongst the external audit services of the 
Research DGs. 
30 March 2009 
11 

CONFIDENTIAL 
2.3.2. 
Extrapolation management 
During 2008, the ESC met 11 times and a total of 155 extrapolation cases were discussed. The 
first  ESC  meeting  took  place  on  February  14th  2008.  The  following  table  provides  an 
overview of the ESC results per RDG: 
 
Table 2.1 ESC results in 2008 (as of 31/12/2008) 
 

 
RTD 
ENTR 
INFSO 
TREN 
Grand Total 
AGREED 
76 
12 
31 
15 
134 
NO EXTRAPOL 




19 
UNDER REVIEW 

  



Sub Total 
82 
15 
37 
21 
155 
Not yet submitted 

  
  
  

before 14/02/2008 
23 
24 
19 

6610 
Grand Total 
106 
39 
56 
21 
222 
 
 
As of 31/12/2008, DG RTD has put 106 extrapolation cases on file, 79 of which introduced in 
2008. Of these, 65 are currently ongoing, 12  are prepared to be submitted to the ESC (audit 
closing), 1 has been suspended, 1 has been closed and for 27, extrapolation was not relevant 
(no other cost periods to extrapolate to, update of audit results, etc.). 
 
 
2.3.3. 
Extrapolation implementation 
As  each  individual  extrapolation  case  can  potentially  affect  many  projects  in  a  number  of 
RTD directorates, ongoing extrapolation cases require a significant amount of effort, attention 
and supervision  by the operational  services  responsible for the  follow-up  actions,  as well as 
by  the  external  audit  units.  The  experience  acquired  so  far  has  underlined  the  challenges  in 
this area, especially with regard to the follow up of the reception of revised cost statements. 
Also  services  are  to  monitor  those  beneficiaries  that  do  not  react  promptly  to  Commission 
requests or those who enter into discussions and negotiations with the Commission services. 
Indeed, extrapolation is an important management tool that requires the active co-operation of 
beneficiaries and therefore efforts need to be intensified, particularly with regard to tightening 
up  procedures  and  liaising  with  beneficiaries.  The  possibility  of  global  recovery  orders  is 
being  explored,  especially  for  cases  of  extrapolation  to  a  large  number  of  contracts,  but  it 
requires the explicit approval of the contractor and due regard to sound financial management 
and cost-benefit concerns.  
 
For  all RTD-led ongoing  extrapolation  cases,  1502 projects  have been identified as  affected 
by the application of extrapolation. In addition, 29 cases led by other RDGs have an impact 
within DG RTD (i.e. those beneficiaries participate in RTD projects). Currently, 255 projects 
are affected by these non-RDG cases. 
 
Additional  efforts  need  to  be  undertaken  so  that  close  follow-up  of  individual  extrapolation 
cases could be carried out across the four RDGs despite, at present, weak IT-supporting tools. 
The  development  of  IT-supporting  tools  is  essential  for  the  effective  and  efficient 
                                                 
10 It is to be noted that for 66 cases, extrapolation was initiated before the creation of the ESC in February 2008. 
30 March 2009 
12 

CONFIDENTIAL 
implementation of the extrapolation process. Therefore, in the context of the SAR Action Plan 
(see section 2.9), priority is given to developments in the area of extrapolation. 
2.3.4. 
Extrapolation follow-up activities 
From  April  2008,  and  on  the  initiative  of  RTD.A.4,  a  number  of  extrapolation  follow-up 
meetings have been organised in order to ensure better coordination within DG RTD. Given 
the  decentralised  structure  in  DG  RTD  financial  management,  this  has  been  an  essential 
initiative. 
 
During the four meetings in 2008, representatives of operational RTD directorates responsible 
for  the  implementation  of  extrapolation  have  discussed  the  status  of  ongoing  cases  and  any 
further actions to be taken, based on the latest information collected by all stakeholders. The 
meetings  also  allow  for  useful  discussions  of  practical  issues  (i.e.  registering  and  analysing 
revised cost statements, development of software tools to monitor follow-up, issues relating to 
the recovery procedure, possibility of global recovery orders, legal issues, etc.). 
 
Reminder letters are sent when the contractors involved do not respond to the requests to send 
in revised cost statements or provide additional information. With the decision taken in 2008 
to  apply extrapolation  not  only to  open contracts, but  also to  closed contracts,  it is expected 
that these efforts, which are necessary for an adequate follow-up and implementation of audit 
results, will increase further. 
 
Furthermore, cases where systematic errors can be directly extrapolated towards non-audited 
areas  without  any  further  information  from  the  contractor  are  a  minority.  In  most  cases,  the 
contractor  wishes  to  establish  a  dialogue  and  to  provide  additional  documentation  and 
evidence. It goes without saying that, in practice, extrapolation cases need to be assessed on a 
case by case basis, and that follow-up audits will be needed for most of them. 
 
2.3.5. 
Further considerations 
Overall, it can be concluded that the extrapolation process and its follow-up prove to be a time 
consuming process which requires substantial resources.  
 
The  overall  financial  result  of  actual  recoveries/adjustments  related  to  extrapolation  is 
potentially  very  important.  However,  given  the  fact  that  most  of  the  extrapolation  cases  are 
still  ongoing,  at  this  stage  it  is  not  yet  possible  to  have  an  exact  picture  of  the  overall 
(financial) impact  of extrapolation  in  relation  to  the resources required.  Please note that this 
monitoring is not being done by the external audit units, but by Directorate R (as is the case 
for other non-extrapolation related recoveries). 
 
It will be necessary to further optimise and improve the working procedures, and – as already 
mentioned before - commit appropriate resources for the follow-up of extrapolation cases, as 
well  as  improve  the  IT  systems  used  to  register  and  monitor  ongoing  extrapolation  cases. 
Furthermore it is necessary to further centralise and improve the coordinated approach of the 
follow-up activities.  In 2008 this  last  issue was addressed with  the  creation of the new  Unit 
R.7 ("Management of debts and guarantee funds"). 
 
 
 
 
30 March 2009 
13 

CONFIDENTIAL 
 
2.4.  Collaboration with the European Court of Auditors (ECA) 
During 2008, our collaboration with ECA has been significantly strengthened in a number of 
areas: 
 
  Planning: A4 now regularly receives the mission plan of the Court, via Unit R511.  
  Joint  missions:  a  number  of  pilot-projects  of  joint  missions  with  the  Court  were 
undertaken  in  2008;  this  was  considered  a  positive  experience.  As  a  consequence, 
more of these audits will be planned in 2009. 
  Treatment of ECA's audit results: Although R.5 manages relations with the Court, A4 
is now also consulted on the draft sector letters issued by the Court. In addition, once 
the  final  version  of  a  sector  letter  is  received,  it  is  studied  with  a  view  to  arrange, 
where appropriate, follow-up audits to confirm or not the Court's findings (especially 
those  that  concern  extrapolation).  This  part  of  the  collaboration  needs  to  be  further 
strengthened during 2009.  
  Reporting: the back-office of the external audit units sends a quarterly compilation of 
audit documentation to the Court related to all audits closed in that quarter. As for the 
results of the Court's audits, they are now systematically entered into ASUR by R5 for 
follow-up by the operational services. 
 
Another area of activity is the Working Group on a common audit methodology between the 
CoA  and  the  Research  DGs,  set  up  at  the  end  of  2007  by  Commissioner  Potočnik.  This 
working  group  aims  to  allow  a  constructive  dialogue  between  the  CoA  and  the  Research 
Directorates  General  on  ex-post  controls,  and  to  reach  a  common  understanding  of  the 
differences  in  our  respective  audit  methodologies.  Several  meetings  have  been  organised  in 
Luxembourg and Brussels where technical issues like time recording and average hourly rates 
were discussed.  
 
One major outcome to be mentioned, at the technical level, is the recognition by the Court of 
Auditors  of  the  need  for  a  specific  audit  approach  for  the  auditing  of  personnel  costs  and 
overheads, if averages  are used by  the contractor. This  need is  evident  in  the context  of ex-
ante certification for FP7. A first exchange on this matter took place in 2008. 
 
 
2.5.  Reporting activities  
The  external  audit  units  are  asked  to  report  in  quite  a  different  number  of  formats  and  to  a 
variety of audiences throughout the year. 
 
Every  quarter,  we  contribute  to  the  Quarterly  Report  to  the  Commissioner.  Information  is 
provided on the state of implementation of audits, and there is also an opportunity to highlight 
issues that need to be brought to the attention of the hierarchy. A separate section elaborates 
on the OLAF cases. The Cabinet is equally kept informed through weekly meetings between 
the Cabinet and the DG and the occasional briefing. 
 
                                                 
11 In DG RTD, R.5 is in charge of the Relations with the Court of Auditors. 
30 March 2009 
14 

CONFIDENTIAL 
The  external  audit functions of all RDGs are frequently invited to  the ABM Steering Group 
(SG + DG BUDG + Cabinet representatives). This happened on three occasions in 2008: on 
April 24th, July 15th and December 9th.  
 
At the ABM meeting of April, the Steering Group requested to have uniform reporting tables 
for all RDGs, not only where the number and results of audits are concerned, but also on the 
number and amounts of recoveries. A meeting at SG level was held on June 23rd to get to an 
agreement  on  how  to  present  these  results  according  to  a  common  method.  Since  then,  a 
shorter and common way of portraying the RDG External Audit results has been in use. 
 
In  the  July  meeting,  the  ABM  Steering  Group  asked  for  an  increased  communication  effort 
towards the Court of Auditors. The RDGs are still seeking the best way of doing this, because 
DG RTD is not convinced that its current practice of sending quarterly an executive summary 
with  a  DVD  containing  all  the  relevant  audit  reports  for  the  previous  quarter  from  the 
Commissioner to the relevant Member of the Court is the best way of doing this. Moreover, it 
appears that DG RTD is the only RDG proceeding in this way.  
 
In December, RDGs were encouraged to go beyond purely quantitative reporting, and to look 
at qualitative findings and identify what lessons can be drawn from them. This will definitely 
become  one  of  our  objectives  for  2009,  also  in  view  of  the  preparation  of  the  FP  7  Audit 
Strategy.     
 
The  Court  audited  the  ex-post  audit  strategy  in  February  2008,  acknowledging  that  the 
reinforcement  in  human  resources  and  the  reorganisation  of  the  external  audit  function  has 
positively  influenced  audit  coverage,  and  that  with  a  better  follow-up  of  audit  results  this 
should lead to improved overall assurance. It equally acknowledged the efforts undertaken to 
come to greater coherence between the RDGs, as for example on common interpretations and 
guidance.  The  Court  was  still  critical  with  regard  to  delays  in  implementing  audit  findings, 
and they were also of the opinion that extrapolation ought to be extended to closed contracts. 
 
 
2.6.  OLAF cases 
Unit  RTD.A.4  has  been  in  charge  of  relations  with  OLAF  on  external  enquiries12  since  1st 
February  2008.  During  that  period,  DG  RTD  transmitted  seven  new  cases  of  suspected 
irregularities  to  OLAF  (six  concerning  research  grant  beneficiaries  and  one  concerning  a 
service  contract).  In  six  cases,  suspicion  of  irregularities  was  reported  by  the  operational 
services in charge of the projects and contracts; in one case, the decision to transfer the case to 
OLAF was taken following an audit on-the-spot because there was suspicion of irregularities 
on  a  subcontract.  OLAF  informed  unit  RTD.A.4  that  it  had  opened  three  other  cases  in  the 
area  of  research  following  information  provided  by  individuals.  These  cases  are  still  under 
evaluation or investigation.  
 
During 2008, OLAF classified nine DG RTD cases as non-cases13. Two cases were closed: in 
one  case  the  national  judicial  authorities  dropped  the  criminal  proceedings;  in  the  other,  the 
national  judicial  authorities  convicted  the  person  in  question  to  a  financial  penalty.  Three 
                                                 
12 Internal enquiries relating to individuals are dealt with by RTD.01. 
13 Non-cases: A matter is classified as a non-case where there is no need for OLAF to take any investigation, 
coordination, assistance or monitoring action. Non-cases result from assessments that conclude that EU interests 
appear not to be at risk from irregular activity, or other relevant factors indicate that no case should be opened. 
30 March 2009 
15 

CONFIDENTIAL 
investigations were closed following OLAF's confirmation of the allegations of irregularities. 
These cases are currently followed up at administrative, financial and/or judicial levels. 
 
 
Table 2.2. Situation OLAF cases as of 31/12/2008 
 
New  cases  Cases 
Cases 
Investigations 
Cases 
Total    number  Total  number  of 
transmitted 
initiated 
OLAF 
closed 
with   closed  in  of  open  cases  closed cases still in  
to 
OLAF  directly 
classified  as  administrative/ 
2008 
including 
administrative/ 
by 
DG  by OLAF  non-cases in  financial/judicial 
cases 
of  financial 
and/or 
RTD 
in  in 2008 
2008 
follow-up 
in 
previous years 
judicial follow-up 
2008 
2008 
 
 
 
 
 
 
 


10 


28 
10 
 
 
 
Unit  RTD.A.4  had  a  coordination  meeting  with  Unit  OLAF.A.3  on  23  July  2008  in  which 
ongoing  DG  RTD  OLAF  cases  and  more  general  issues  concerning  working  relations  and 
methods  were  discussed.  RTD.A.4  furthermore  participated  in  nine  meetings  with  OLAF 
investigators and with DG RTD operational services on specific cases. 
 
As a result of the experience gathered in 2008, two initiatives are being implemented as from 
2009:  (1)  the  establishment  of  the  FAIR  (=Fraud  and  Irregularities  in  Research)  Committee 
(across RDGs, to coordinate approaches and to share policies, best practices and results), and 
(2) an additional quality review step to consider, for every draft audit report, whether there are 
potential irregularities, which will then be studied in more detail.  
 
 
2.7.  Quality control tools 
2.7.1. 
The Audit Steering Committee (ASC) 
The Audit Steering Committee exists to discuss proposals for large adjustments and difficult 
issues.  It  provides  the  opportunity  of  a  peer  review  by  fellow  auditors  on  these  issues. 
Adjustments are considered to be large when they are above 100,000 € and represent 5% or 
more of the costs claimed, or when they are above 30,000 € and represent 30% or more of the 
costs claimed.  
 
The ASC considers both in-house and outsourced audits and helps to ensure equal treatment 
and the coherence of audit work.  
 
The  ASC  meets  on  an  ad-hoc  basis,  usually  at  the  request  of  the  auditor  responsible  for  a 
specific  audit  file.  At  least  5  auditors  on  a  rotating  basis  should  be  present,  although  in 
practice  this  varies  usually  between  7  and  10.  The  rotation  offers  newly  arrived  auditors  a 
chance to become familiar with audit cases and best practice. Two of the auditors have to be 
experienced auditors with at least 5 years of audit experience, and at least two auditors should 
be from RTD A4 and two auditors from RTD A5. Each decision is documented in the of the 
meeting. 
 
The  number  of  cases  dealt  with  in  the  ASC  has  grown  in  2008  due  to  the  increased  audit 
activity: 
30 March 2009 
16 

CONFIDENTIAL 
 
 
 
 
Table 2.3 ASC cases 
 
Meetings 
cases 
2005 


2006 


2007 


2008 
12 
26 
 
 
2.7.2. 
The quality review process 
The  quality  review  process  for  the  audit  reports  done  by  Commission  auditors  was 
strengthened in 2008. 
 
According  to  the  Audit  Process  Handbook,  A4  adopts  an  'Audit  Closing  Memorandum', 
which  involves  two  quality  control  checks.  The  first  check  is  on  the  substance  of  the  draft 
audit  report  before  it  is  sent  to  the  Operational  Directorate(s)  for  their  comments.  This 
substance check concentrates on two main questions: 
  
  Are the adjustments sound and well explained in the audit report? 
  Has the audit revealed systematic errors and will an extrapolation case be proposed? 
 
The second check takes place before the audit is closed. It looks at completeness, correctness 
and coherence, and it is both on format and on substance: 
 
  Are  all  relevant  documents  attached,  ensuring  that  appropriate  procedures  have  been 
respected? 
  Have the templates in the Audit Handbook been used or, if not, is such deviation justified? 
  Have the audit results been presented in all documents in a coherent way? 
  Did the auditee express remarks of substance and have those been duly considered? 
  Are the deviations between amounts stated by the certifying auditor and those stated in the 
Audit Report so important that the certifying auditor should be informed? 
 
Outsourced  audits  procured  as  batch  assignments  are  monitored  by  a  dedicated  team 
regarding  milestones  and  deliverables  in  accordance  with  A5's  batch  audit  procedures 
handbook. 
 
 
2.8.  Collaboration with the DG RTD administration and finance (UAF) network 
Throughout  2008  the  external  audit  units  have  maintained  close  working  relationships  with 
the administration and finance units be it in the phase of  planning and preparing the launch of 
new  audit  campaigns,  during  the  audits  (in  order  to  obtain  feedback  on  draft  audit 
conclusions) or after the audit (for the implementation of the final audit conclusions). 
 
Moreover, ad-hoc bilateral meetings have been held whenever appropriate to discuss specific 
files  and  –  as  already  mentioned  -  extrapolation  follow-up  meetings  were  organised  to 
30 March 2009 
17 

CONFIDENTIAL 
monitor the state-of-play of extrapolation files. The external audit units also participate in the 
monthly UAF meetings to present and clarify matters linked to audit and financial issues. 
 
 
2.9.  SAR and other IT developments 
  SAR Wiki - The SAR Wiki, a free and open source piece of software installed by DG 
DIGIT under the coordination of ITPO, was put into production in June 2008. This has 
helped  with  sharing  audit  results  amongst  Research  DGs  as  well  as  with  the  RDG 
coordination work and planning of audits. 
  Audit Management information System (AMS) in DG RTD - The development of 
an application that will replace Aubase (the present audit management system that was 
developed  internally  by  the  External  Audits  Unit)  has  progressed  during  2008.  In 
agreement  with  R4,  its  planned  implementation  in  2008  has  been  postponed  until 
March  2009  (phase  1)  and  late  2009  (phase  2),  in  order  to  include  increased 
functionality and security. 
  ABAC Audit Tracking System - This module of ABAC was put into production at 
the end of 2007. RDGs were requested to upload data about audits. 
  Extrapolation  (EXITs)  -  To  address  the  acute  need  for  the  administration  and 
management of the work created by extrapolation, a new application called EXITs was 
developed by A4. It is currently using the data tables of Aubase which will be replaced 
by AMS. The plan is that its functionality will be included in phase 2 of AMS.  
  ASUR  EXA  -  The  ongoing  development  of  ASUR,  which  is  the  system  through 
which  the  implementation  of  the  proposed  adjustments  is  monitored,  resulted  in  a 
number  of  improvements.  For  example,  recommendations  are  now  assigned  to  the 
AOSDs14 as responsible persons, and forecast of revenue details can now be recorded. 
These  improvements  have,  in  turn,  helped  to  strengthen  the  working  relationship 
between the back office of the external audit units and the operational directorates.   
  ASUR EXTRA - Extrapolation has had substantial repercussions on procedures and 
systems  beyond  those of  the external  audit units.  As a consequence, and in  order to 
improve  the  follow  up  of  recommendations  resulting  from  extrapolation,  follow-up 
data has been migrated from EXITs to ASUR EXTRA (an application owned by R5). 
  FP6 data integrity - Despite the 'cleaning' efforts by units A4, A6, R4, data integrity 
in central RTD information systems continues to be a problem which undermines, to a 
certain  extent,  the  implementation  of  the  Audit  Strategy.  As  an  example  of  the 
problems we face, single entities continue to have several different names, sometimes 
different FEL IDs, or conversely, single FEL IDs are shared by a few different entities.  
 
 
 
 
                                                 
14 AOSD=Authorising Officer by Sub-Delegation. 
30 March 2009 
18 

CONFIDENTIAL 
2.10.  FP7 Certification policy 
2.10.1.  General Principles 
The Certification policy for the FP7 Grant Agreements was designed with the aim to correct 
the  most  common  errors  identified  in  the  past,  and  in  particular  those  related  to  personnel 
costs and indirect costs. In this context, the 7th FP introduced, in addition to the Certificates 
on the Financial Statements, 
two new types of ex-ante certificates on the methodology which 
may  be  submitted  prior  to  the  costs  being  claimed:  the Certificate  on  Average  Personnel 
Costs
  and the Certificate on the Methodology for Personnel and Indirect costs.   
 
2.10.2.  State of play of Certification files as of 31 December 2008 
Concerning the FP7 Certification on the Methodology for personnel and indirect costs, as of 
31  December  2008,  46  requests  for  eligibility  were  submitted  out  of  which  14  have  been 
rejected  because  they  did  not  fulfil  the  relevant  criteria.  Furthermore,  the  Commission 
received  14  requests  for  certification  of  the  beneficiaries'  methodology  for  personnel  and 
indirect  costs  and  7  concerning  the  methodology  for  average  personnel  costs.  The 
acceptability  of  the  certificates  is  decided  by  an  inter-service  Joint  Assessment  Committee, 
which  involves  DG  RTD's  external  audit  units  and  DG  INFSO.  In  2008,  5  meetings  of  the 
Joint  Assessment  Committee  were  organised  during  which  1  certificate  was  accepted  and  3 
were rejected. 
The  methodology  certification  for  average  personnel  costs  still  requires  the  Commission  to 
define acceptability criteria to accept or reject average personnel costing methodologies. The 
absence  of  these  criteria  is  delaying  the  reimbursement  to  beneficiaries  with  the 
corresponding risk of late payment and credibility of the institution. By the end of December 
2008,  the  RDGs,  further  to  lengthy  discussions  with  the  Court  of  Auditors  and  DG  Budget, 
were  preparing  a  common  position  and  the  criteria  will  be  discussed  at  Commission  level 
early  2009.  In  total,  15  certification  files  under  analysis  are  dependent  on  the  decision  on 
acceptability criteria. 
The methodology certification activity is characterised by an undetermined, yet, in view of the 
size of the beneficiary population, potentially very high workload. The moment in time when 
the certificates will be submitted and need to be dealt with cannot be planned up-front. 
 
2.10.3.  Supporting IT tools 
The  development  of  the  central  IT  tool  in  OMM  to  support  the  management  of  the  FP7 
certification activities was started in the third quarter of 2007 under the responsibility of Unit 
R4. Due to resource constraints, this project was no longer considered by R4 as an IT priority 
and was finally abandoned due to the implementation of PDM/URF in replacement of OMM.  
From  June  2008  onwards  a  new  web-based  project  was  initiated,  promoted  by  ITPO.  This 
project  aims  to  provide  a central  Web-based  IT  tool, solely dedicated to  supporting the  FP7 
methodology  certification.  In  the  meantime  a  local  MS  Access  based  tool  supports  the 
certification activities.  
 
30 March 2009 
19 

CONFIDENTIAL 
2.10.4.  Inter-service collaboration 
An  inter-service  Working  Group  on  Certification  of  Methodology  (WGCM)  involving  the 
other  research  DGs  and  DG  BUDG  contributed  to  the  establishment  of  guidance  for 
prospective  FP7  beneficiaries  and  other  implementation  modalities  of  the  cost  methodology 
certification  process.  In  2008  the  group  met  in  April  and  September  2008  (19th  and  20th 
meeting). 
Furthermore  DG  RTD  has  received  delegated  authority  as  part  of  the  ABM  action  plan  to 
handle and organize the FP7 cost methodology operations on behalf of all RDGs. DGs TREN 
and ENTR delegated the entire FP7 methodology certification management while DG INFSO 
remains involved in the operational activity. Appropriate structures, procedures and working 
tools  were  put  in  place  to  manage  this  activity  within  this  scope.  The  Joint-Assessment 
Committee prepares the Commission's decisions on certification requests.  
 
2.10.5.  Communication activities 
In  the  framework  of  the  FP7  Certification  policy,  RDGs  cooperated  in  conducting 
communication activities to increase internal and external awareness on the new instrument of 
FP7 Certification on the Methodology:  
  handling questions submitted through the Research Enquiry Service on Europe Direct
  an  internal  awareness-raising  campaign  on  FP7  Certification  issues  leading  to 
meetings with operational and UAF units. 
  an external communication campaign towards potentially eligible beneficiaries for the 
Certification on the Methodology through a mailing sent to 400 beneficiaries. 
  participation  in  seminars,  conferences,  bilateral  meetings  and  pilot  reviews  (over  50 
events in total).  
  posting of certification-related documents on www.cordis.europa.eu (FAQ document, 
specific  certification-dedicated  pages,  "Guidance  notes  for  Beneficiaries  and 
Auditors"). 
 
2.11.  Coordination of relationships with external audit firms 
The  existing  framework  contract  for  audit  services  was  signed  with  three  audit  firms  to  be 
used under a cascade principle. 
Due to the audit targets of the FP6 audit strategy there is a relatively strong dependence on the 
external  audit  firms,  as  approx.  75%  of  the  target  is  done  through  outsourced  audits.  The 
external audit firms operate according to established professional audit practice and standards 
and  provide  a  useful  and  necessary  complement  to  DG  RTD's  in-house  audit  expertise  and 
capacity. 
RTD A.5 closely monitors the performance of the audit firms ensuring that, as far as possible, 
all audits are completed and closed within the contracted time frame. The monitoring involves 
the following processes: 
-  Monthly  Audit  Status  meetings  (MASR  meetings)  chaired  by  RTDA5,  covering  the 
progress of all on-going batches, technical issues, invoicing and future audit planning. 
30 March 2009 
20 

CONFIDENTIAL 
-  Accompanying  external  audit  firms  on-the-spot  audits  (five  such  missions  were 
performed). 
-  Providing guidance and clarification on specific problems. 
-  Maintenance  of  the  Audit  Review  Assessment  (ARA)  to  follow-up  the  quality  of  the 
services provided.  
-  A batch audit processing manual including checklists for the different deliverables. 
 
 
2.12.  Management of the audit framework contracts and their public procurement 
Unit  A5  chairs  on  behalf  of  DG  RTD  and  towards  the  other  RDGs  the  coordination  of  the 
external  audit  firms  performing  outsourced  audits  through  the  framework  contract  and  also 
manages  the  public  procurement  procedures  for  new  framework  contracts  for  audit  services 
on FP6 as well as on FP7 research grants (for use by all Research DGs and related agencies).  
  Throughout  2008  it  became  apparent  that  the  considerably  increased  volume  of 
external  audits  stretched  the  capacity  of  the  current  main  service  provider  who  was 
selected  based  upon  a  tender  that  initially  foresaw  significantly  lower  audit  volumes 
(300 audits per year).  
  Unit A5 launched procedures to initiate, in conjunction with the open call for tender 
for audit services for FP7, a new open call for tender for additional FP6 audit services. 
Both  tender  procedures  closed  on  4  August  2008  and  the  evaluation  procedure  and 
award  decision  for  the  FP6  call  (8  tenders  received)  were  concluded  in  December 
2008.  A  positive  advice  from  the  DG  RTD  procurement  committee  was  obtained  to 
allow  the  new  FP6  framework  contract  to  be  available  for  new  outsourced  audit 
campaigns as of early 2009. The new FP6 framework contract has been signed in the 
meantime. For the FP7 call for tenders, the appointed evaluation  committee was  end 
December in the process of finalizing the evaluation of the nine tenders received. The 
evaluation procedure is ongoing. These procurement procedures cover the outsourcing 
of  audits  for  FP6  and  FP7  grants  for  the  period  2009-2012  with  a  potential  market 
value amounting to EUR 16,5m and EUR 42m respectively.  
 
 
2.13.  Other activities (Art.169 Initiatives/JTIs/Agencies) 
2.13.1.  Article 169 Initiatives - EUREKA 
EUREKA  is  an  inter-governmental  initiative  launched  in  1985  to  support  market-oriented 
transnational R&D and innovation projects across all civil sectors; its primary objective is to 
enhance  European  competitiveness  through  its  support  to  businesses,  research  centres  and 
universities  who  carry  out  pan-European,  market-led  innovative  projects.  The  EUREKA 
initiative  is  administratively  supported  by  the  EUREKA  Secretariat  (ESE),  a  non-profit-
making international association ("AISBL") established under the Belgian law. 
 
The EUROSTARS Joint Programme is an intergovernmental initiative to provide funding to 
SMEs undertaking R&D. It is based on Article 169 of the EC Treaty which provides for the 
participation  of  the  Community  in  research  programmes  undertaken  by  several  Member 
States. The programme has been set up for a 6 year period from 2008-2013 with a Community 
30 March 2009 
21 

CONFIDENTIAL 
financial  contribution  of  EUR  100m.  The  ESE  has  been  identified  as  the  "dedicated 
implementation structure" of the EUROSTARS Joint Programme, and it is responsible for the 
administration and the logistic support of the EUROSTARS Joint Programme. 
 
Pursuant  to  the  Financial  Regulation  applicable  to  the  General  Budget  of  the  European 
Communities  (Art.  54),  and  following  the  opinion  of  DG  BUDG15,  the  EUROSTARS 
Initiative corresponds to what is called "indirect centralised management".  
 
According  to  Art.56(1)  of  the  FR,  where  the  Commission  uses  a  system  of  "indirect 
centralised management", it must first obtain evidence of the existence and proper operation 
within the entity to which it entrusts the implementation. 
 
Therefore,  in  order  to  decide  whether  the  Commission  can  delegate  budget  implementing 
tasks using the "indirect centralised management" mode to the entity identified, it has to carry 
out an ex-ante assessment.  
 
In  2008,  this  was  the  first  time  that  RTD.A.4  undertook  such  an  ex-ante  assessment.  The 
scope was limited to understanding and evaluating the current procedures as explained by the 
management of ESE, before the start of the programme implementation, and before any actual 
financial transaction has taken place. 
 
In addition, Unit A4 was asked to participate in the drafting and negotiation of the delegation 
agreement between the Commission and the ESE, which specifies the tasks entrusted to ESE, 
the  rules  for  their  implementation  and  the  relations  between  ESE  and  the  Commission.  The 
delegation agreement also determines the ESE's rights and responsibilities.  
 
This work has been of value especially in view of future similar initiatives, like EURAMET 
(Metrology), for which a similar ex-ante assessment is being scheduled in 2009. 
 
2.13.2.  Joint Technology Initiatives – JTIs 
Unit  A4  participated  in  two  technical  working  groups  concerned  with  setting  up  the 
governance, administrative and financial features of the Joint Undertakings  (JUs,  where DG 
RTD is involved). The two working groups looked at (a) the definition of the internal control 
framework of the JU and (b) the finalisation of the grant financial agreement. 
 
The  main  outstanding  issue  is  the  extent  to  which  the  audit  strategy  of  the  JTIs  is  to  be 
harmonised with the corporate audit strategy of the RDGs.  
 
2.13.3.  Executive Agencies – REA and ERCEA 
The external audit units were also involved in the process of setting up of the two "DG RTD" 
Executive Agencies, in particular where the Audit Strategy is concerned. 
 
The relationship between the Agencies and the Commission services will be different before 
and after the Agencies have become autonomous. At present, working groups exist in which 
units A4 and A5 are present to analyse the most appropriate arrangements. 
                                                 
15 Note from M Romero Requena to MM Silva Rodriguez and Colasanti, n° 2267 dated 19.3.2007.  
30 March 2009 
22 

CONFIDENTIAL 
3. 
RESULTS AND ANALYSIS 
In this part, the measurable results  of the activities of the external  audit  units are presented, 
together with analysis and commentary where appropriate. 
 
Please  note  that  all  figures  representing  adjustments  in  this  part  are  estimates  that 
might or might not correspond with the eventual recovery or offset amount applied by 
operational  services.  
Proposed  adjustments  are  calculated  on  the  basis  of  cost  model  and 
instrument type but there might be variations of the actual percentage of EC contribution for 
specific contracts. This information is not available in central RTD information systems. 
 
In  2008,  the  method  for  calculating  proposed  adjustments  has  been  refined  to  take  into 
consideration instrument types as well as cost models. In addition, we now seek more detailed 
percentages of EC contribution from the operational services for audited participations where 
the proposed adjustment is over EUR 100.000 in favour of the Commission. This in turn has 
resulted in more accurate error rate calculations.  
 
 
3.1.  Audit numbers 
This section presents results related to the number of audits and participations audited in 2008 
and cumulatively, with breakdowns by a number of categories. The most interesting points are 
summarised below each table. 
 
Table 3.1 Audits closed and participations audited (2008 and cumulative, ALL audits) 
 
 

 
2008 
Cumulative 
Strategy 
No. audits 
No. audited 
No. audits 
No. audited 
FP 
strand 
closed 
participations 
closed 
participations 
FP6 
TOP 
147 
414 
219 
585 
  
MUS 
86 
188 
149 
330 
  
RISK 
123 
233 
136 
251 
  
FUSION 
13 
17 
20 
27 
  
OTHER 


75 
127 
Total FP6 
  
372 
858 
599 
1320 
FP5 
N/A 

11 
703 
875 
Coal & Steel  N/A 




Grand totals 
383 
874 
1304 
2200 
 
  383 audits were closed during 2008. 
  599 FP6 audits have been closed so far by the end of 2008. 
  Almost all audits for the FP6 MUS sample have already been closed (149 out of 161).  
  The ratio of participations per audit is 1,24 for FP5 and 2,20 for FP6 at this point. This 
indicates  a  substantial  increase  in  the  cost-effectiveness  of  audits  in  FP6,  and  is  the 
result of improvements in planning and audit preparation.  
 
 
 
30 March 2009 
23 

CONFIDENTIAL 
Table 3.2 Audits of specific types (2008 and cumulative, FP6 and Coal & Steel audits) 
 

 
 
2008 
Cumulative 
Audit type 
FP 
No. audits closed  No. audits closed 
FUSION 

13 
20 
Coal & Steel 
N/A 


Joint audits with ECA 



Third country audits 



Audits on request 


25 
 
  The  three  year  rolling  cycle  for  FUSION  audits  continues  apace,  and  by  the  end  of 
2009 all FP6 FUSION associations should have been audited once. 
  The first two Coal and Steel audits were closed in 2008 (see section 2.1) 
  The  first  two  joint  audits  with  the  Court  of  Auditors  were  also  closed  in  2008  (see 
section 2.4)  
 
 
Table 3.3 Audits closed, outsourced and in-house (2008 and cumulative, FP6 only) 
 

 
 
2008 
Cumulative 
 
No. audits 
No. audits 
Batch Name 


closed 
closed 
Outsourced 
BA-2006-32a 
 
 
51   
 
BA-2006-32b 
5   
36   
 
BA-2006-36 
1   
20   
 
BA-2007-38 
47   
103   
 
BA-2007-41 
71   
81   
 
BA-2007-42 
5   
5   
 
BA-2007-43b 
8   
8   
 
BA-2008-46 
15   
15   
 
BA-2008-50 
41   
41   
 
BA-2008-51 
38   
38   
 
BA-2008-57 
19   
19   
 
BA-2008-60 
13   
13   
 
Other batches 
14   
17   
Total outsourced  Grand Total 
277 
74,5% 
447 
74,6% 
In-house 
 
95 
25,5% 
152 
25,4% 
Grand totals 
 
372  100,0% 
599 
100,0% 
 
  Batches 46, 50, 51, 53, 57, 60, 61, 63, 64 and 65 were launched during 2008. For some 
of these batches, no audits have yet been closed, so they are not included in the table 
above. 
  Batches 36, 41 and 42 were completed in 2008. 
  The  percentages  of  in-house  and  externalised  audits  were  25,5%  and  74,5% 
respectively  in  2008.  This  is  similar  to  the  proportion  over  the  cumulative  period. 
However, it must be noted that 95 in-house audits were closed last year, as opposed to 
only 35 in 2007. 
30 March 2009 
24 

CONFIDENTIAL 
Table 3.4 Audits launched and closed (2006-2007-2008, ALL audits) 
 
 

Totals for the three 
2006 
2007 
2008 
years 
 
Launched  Closed 
Launched 
Closed 
Launched 
Closed 
Launched 
Closed16 
FP5 
112 
139 
11 
113 


128 
261 
FP6 
127 
34 
280 
192 
423 
372 
830 
598 
C&S17 
 
 
 
 




Totals 
239 
173 
291 
305 
433 
383 
963 
861 
 
  433 audits were launched in 2008, as opposed to 291 in 2007. This is an increase of 
49% in just one year. 
  For closed audits, the figures are 383 (2008) and 305 (2007), an increase of 26%.  If 
current  staffing  levels  remain  as  they  are  currently,  and  provided  that  the  ability  to 
deliver of the external audit providers remains unchanged, the objective is to maintain 
a yearly closing target of 350 to 400 audits. 
 
 
Table 3.5 Audits closed by country (2008, FP6) 
 

 
% no. of 
participations in 
Country 
No. audits 
FP6 (RTD only, 
closed 

CORDA 14/01/09) 
DE  Germany 
66 
17,7% 
13,4% 
FR 
France 
48 
12,9% 
10,0% 
UK  United Kingdom 
40 
10,8% 
12,2% 
IT 
Italy 
38 
10,2% 
8,2% 
NL 
Netherlands 
28 
7,5% 
5,7% 
BE 
Belgium 
27 
7,3% 
4,0% 
ES 
Spain 
20 
5,4% 
6,5% 
SE 
Sweden 
16 
4,3% 
3,5% 
CH  Switzerland 
12 
3,2% 
2,6% 
FI 
Finland 
10 
2,7% 
1,8% 
PT 
Portugal 

2,2% 
1,6% 
 
Others (EU & non-EU) 
59 
15,9% 
30,5% 
Total 
372 
100,0% 
100,0% 
 
  FP6  started  in  2002,  so  countries  which  joined  the  EU  from  2004  onwards  did  not 
participate  for  the  whole  period.  This  accounts  for  their  absence  in  the  list  of  the  11 
countries above. 
  The  fact  that  a  significantly  higher  proportion  of  audits  take  place  in  the  top  11 
countries  in  the  list  than  the  proportion  of  participations  they  represent  can  be 
explained by the emphasis of the audit strategy on TOP beneficiaries, which tend to be 
based in those countries. 
 
 
                                                 
16  442 FP5 audits and 1 FP6 audit were closed before 2006. 
17 In 2006 and 2007, Coal and Steel audits were not yet done by RTD's external audit units. 
30 March 2009 
25 

CONFIDENTIAL 
Table 3.6 Participations audited by RTD directorate (2008, ALL audits) 
 

No. 
Directorate 
Name 
participations 

audited 

European Research Area 
44 
5,0% 

International cooperation 
16 
1,8% 

Biotechnologies, agriculture, food 
75 
8,6% 

Health 
214 
24,5% 

Industrial technologies 
126 
14,4% 

Transport 
111 
12,7% 

Environment 
101 
11,6% 

Energy (EURATOM) 
30 
3,4% 

Energy 
38 
4,3% 

Science, economy and society 
31 
3,5% 

'Ideas' programme 
11 
1,3% 

Implementation of activities to outsource 
77 
8,8% 
Total 
 
874  100,0% 
 
  It is important to note that the sampling methods used by the external audit units do 
not presently provide statistical representativity per directorate.  
 
3.2.  Audit results 
This  section  presents  audit  results  in  monetary  terms,  including  an  attempt  to  compare  the 
effect of ex-ante and ex-post controls. The most interesting points are summarised below each 
table. 
 
Table 3.7 Audit results in monetary amounts (2008, ALL audits) 
 
 
 
Results at cost level 
 
Audited 
Costs claimed 
Costs accepted 
Costs accepted 
Adjustments in 
Adjustments 
participations 
and audited 
by Financial 
by Auditor 
favour of the 
in favour of 
Officers 
Commission 
the beneficiary 
FP5 
11 
4.513.424 
4.271.091 
3.959.892 
-503.926 
192.727 
FP6 
858 
762.997.077 
762.083.675 
747.137.304 
-19.750.683 
4.804.312 
C&S 

11.886.717 
11.882.781 
11.902.912 
-941 
21.072 
Totals 
874 
779.397.217 
778.237.548 
763.000.107 
-20.255.551 
5.018.111 
 
 
Results at funding level (estimated EC share) 
 
Audited 
Costs claimed 
Costs accepted 
Costs accepted 
Adjustments in 
Adjustments 
participations 
and audited 
by Financial 
by Auditor 
favour of the 
in favour of 
Officers 
Commission 
the beneficiary 
FP5 
11 
2.679.034 
2.556.454 
2.402.238 
-259.954 
105.738 
FP6 
858 
360.075.082 
359.836.311 
352.305.703 
-11.153.188 
3.622.580 
C&S 

5.943.358 
5.941.390 
5.951.456 
-471 
10.536 
Totals 
874 
368.697.474 
368.334.155 
360.659.396 
-11.413.613 
3.738.854 
 
  In 2008, a total of almost EUR 780m costs were audited by the external audit units. Of 
this amount, the EC contribution was almost EUR 370m. 
30 March 2009 
26 

CONFIDENTIAL 
  The  total  amount  of  adjustments  in  favour  of  the  Commission  at  funding  level 
proposed by the auditors was roughly EUR 11,4m.  
 
Table 3.8 Audit results in monetary amounts (cumulative, ALL audits) 
 
 
 
Results at cost level 
 
Audited 
Costs claimed 
Costs accepted 
Costs accepted 
Adjustments in 
Adjustments 
participations 
and audited 
by Financial 
by Auditor 
favour of the 
in favour of 
Officers 
Commission 
the 
beneficiary 
FP5 
875 
358.200.473 
352.094.243 
349.484.979  -12.831.234  10.390.030 
FP6 
1.320  1.276.325.725  1.275.168.565  1.257.962.453  -24.360.304 
7.154.192 
C&S 

11.886.717 
11.882.781 
11.902.912 
-941 
21.072 
Totals 
2.200  1.646.412.914  1.639.145.589  1.619.350.344  -37.192.479  17.565.293 
 
 
Results at funding level (estimated EC share) 
 
Audited 
Costs claimed 
Costs accepted 
Costs accepted 
Adjustments in 
Adjustments 
participations 
and audited 
by Financial 
by Auditor 
favour of the 
in favour of 
Officers 
Commission 
the 
beneficiary 
FP5 
875 
214.735.023 
211.041.477 
208.889.472 
-8.021.292 
5.950.712 
FP6 
1.320 
573.344.842 
572.881.964 
563.692.693  -14.175.245 
4.985.974 
C&S 

5.943.358 
5.941.390 
5.951.456 
-471 
10.536 
Totals 
2.200 
794.023.223 
789.864.832 
778.533.621  -22.197.008  10.947.222 
 
  Concerning cumulative results, the auditors have so far checked nearly EUR 1,65bn in 
costs claimed over the FP5, FP6 and C&S audit campaigns.  
  Of that amount, EUR 1,27bn is FP6 costs, as opposed to EUR 358.000.000 for FP5. 
This  already  represents  an  increase  of  255%,  at  a  point  in  time  when  the  FP5  audit 
campaign is almost complete while the FP6 campaign is  only half-way through. This 
highlights the enormous proportional FP-on-FP increase in auditing efforts.   
  In relation with the previous point, the cumulative amount of proposed adjustments at 
funding level for FP6 is near EUR 14,2m. 
 
 
Table 3.9 Assessment of the different steps of the control chain (2008, FP5 and FP6 
audits). All amounts are EC share. 
 
  
FP5 
FP6 
total 
Costs claimed and audited (A) 
2.679.034 
360.075.082 
362.754.116 
Costs accepted by Financial Officers (B) 
2.556.454 
359.836.311 
362.392.764 
Net effect of ex-ante controls (B-A) 
-122.580 
-238.771 
-361.351 
Costs accepted by Auditor (C) 
2.402.238 
352.305.703 
354.707.940 
Net effect of ex-post controls (C-B) 
-154.216 
-7.530.608 
-7.684.824 
 
 
 
 
 
 
 
 
30 March 2009 
27 

CONFIDENTIAL 
Table 3.10 Assessment of the different steps of the control chain (cumulative, FP5 and 
FP6 audits). All amounts are EC share 
 
  
FP5 
FP6 
total 
Costs claimed and audited (A) 
214.735.023 
573.344.842 
788.079.865 
Costs accepted by Financial Officers (B) 
211.041.477 
572.881.964 
783.923.441 
Net effect of ex-ante controls (B-A) 
-3.693.546 
-462.878 
-4.156.424 
Costs accepted by Auditor (C) 
208.889.472 
563.692.693 
772.582.165 
Net effect of ex-post controls (C-B) 
-2.152.005 
-9.189.271 
-11.341.276 
 
  The net effect of ex-ante and ex-post controls is shown above. By ex-ante, we mean 
the  corrections  made  by  financial  officers  to  costs  claimed  when  they  are  received; 
while by ex-post we mean the adjustments proposed by the auditors. 
  Interestingly,  ex-ante  controls  have  had  a  bigger  cumulative  effect  for  FP5  than  ex-
post  controls.  However,  for  FP6,  the  opposite  is  true,  and  the  difference  is  quite 
significant. The most likely explanation of this is the introduction of audit certificates 
in FP6. One of the explanations could be that in FP6 the introduction of the certificate 
led to the fact that most part of the errors are detected and corrected before sending the 
cost statement to the Commission.  
 
 
Table 3.11 Results by instrument type (cumulative, FP6). All amounts are EC share. 
 
Project 
  
Audited 

Adjustments in favour 

Type 
participations 
of the Commission 
IP 
Integrated Project 
577 
43.7% 
-6,718,978 
47.4% 
STREP 
Specific Targeted Research 
247 
18.7% 
-1,859,953 
13.1% 
Project 
NOE 
Network of Excellence 
224 
17.0% 
-2,206,009 
15.6% 
IA-I3 
Integrating activities implemented 
41 
3.1% 
-597,066 
4.2% 
as Integrated Infrastructure 
Initiatives 
CA 
Coordination action 
40 
3.0% 
-283,204 
2.0% 
SSA 
Specific Support Action 
35 
2.7% 
-980,027 
6.9% 
EST 
Early-stage Training 
27 
2.0% 
-171,241 
1.2% 
FUSION 
FUSION programme 
27 
2.0% 
-239,881 
1.7% 
CRAFT 
Co-operative research projects 
21 
1.6% 
-129,474 
0.9% 
RTN 
Research Training Networks 
19 
1.4% 
-42,671 
0.3% 
EXT 
Grants for Excellent Teams 
10 
0.8% 
-50,283 
0.4% 
CLR 
Collective research projects 

0.7% 
-43,188 
0.3% 
EIF 
Intra-European Fellowships 

0.6% 
-20,755 
0.1% 
CNI-SSA 
Construction of new 

0.5% 
-761,736 
5.4% 
infrastructures implemented as 
Specific Support Actions 
Other 
 
29 
2.2% 
-70,780 
0.5% 
Grand Total 
  
1320  100.0% 
-14,175,245 
100.0

30 March 2009 
28 

CONFIDENTIAL 
 
Comparing  the  column  showing  the  relative  proportion  of  audited  participations  with  the 
column showing the relative proportion of adjustments in favour of the Commission there is 
no significant pattern that can be identified, exception made maybe for the Specific Support 
Action (3 % of the audited participations; yet 7 % of the proposed adjustments). 
 
 
Table 3.12 Results by cost model (cumulative, FP6). All amounts are EC share. 
 
Cost model 
Audited 

Adjustments in 

participations 
favour of the 
Commission 
AC 
715 
54.2% 
-6,723,019 
47.4% 
FC 
418 
31.7% 
-5,690,901 
40.1% 
FCF 
181 
13.7% 
-1,757,819 
12.4% 
N/A 

0.5% 
-3,506 
0.0% 
Grand Total 
1320 
100.0% 
-14,175,245 
100.0% 
 
 
Comparing  the  column  showing  the  relative  proportion  of  audited  participations  with  the 
column  showing  the  relative  proportion  of  adjustments  in  favour  of  the  Commission, 
relatively speaking, there appear to be more adjustments identified in FC models. 
 
3.3.  Analysis 
This section attempts to provide more in-depth and qualitative analysis of certain aspects and 
results of the work of the external audit units, particularly in relation to error rates, error types, 
most  prevalent  errors  at  cost  category  level  and  a  more  detailed  look  at  the  highest 
adjustments proposed so far in FP6.  
 
3.3.1. 
Analysis of error rates  
Table 3.13 Error rates (2008, FP5 and FP6 audits). All amounts are EC share. 
 

FP 
Strategy 
Costs accepted by 
Adjustments in favour of 
Error rate 
Representative 
strand 
Financial Officers 
the Commission 
error rate 
FP6 
TOP 
215.551.643 
-7.032.019 
-3,26% 
-3,41% 
  
MUS 
37.177.957 
-1.575.399 
-4,24% 
  
RISK 
37.616.858 
-2.328.014 
-6,19%   
  
FUSION 
68.595.822 
-163.439 
-0,24%   
  
OTHER18 
894.032 
-54.317 
-6,08%   
Total FP6 
359.836.311 
-11.153.188 
-3,10%   
FP5 
N/A 
2.556.454 
-259.954 
-10,17%   
 
                                                 
18 A number of FP6 audits were launched before the preparation of the FP6 Audit Strategy, and cannot be 
ascribed to any strategy strand. 
30 March 2009 
29 

CONFIDENTIAL 
 
Table 3.14 Error rates (cumulative, FP5 and FP6 audits). All amounts are EC share. 
 

FP 
Strategy  Costs accepted by 
Adjustments in favour of 
Error rate 
Representative 
strand 
Financial Officers 
the Commission 
error rate 
FP6 
TOP 
274.332.096 
-8.208.336 
-2,99% 
-3,13% 
  
MUS 
68.671.934 
-2.527.579 
-3,68% 
  
RISK 
57.811.650 
-2.567.312 
-4,44%   
  
FUSION 
140.927.357 
-239.881 
-0,17%   
  
OTHER 
31.138.928 
-632.136 
-2,03%   
Total FP6 
572.881.964 
-14.175.245 
-2,47%   
FP5 
N/A 
211.041.477 
-8.021.292 
-3,80%   
 
  For FP6, error rates in all categories were higher in 2008 than in previous years. 
  The  cumulative  FP6  error  rate  stands  at  -2,47%,  while  the  representative  rate19  is  -
3,13%.  The  difference  can  be  explained  by  the  effect  of  FUSION  audits,  which 
constitute a high proportion of audited costs and have traditionally a much lower error 
rate. 
 
 
The following charts illustrate the evolution of error rates in FP5 and FP6 up to the end of 
2008. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  FP5 annual error rates have increased for the last five years; although audit volumes 
need  to  be  taken  into  consideration  (e.g.  only  9  FP5  audits  were  closed  in  2008).  In 
that  respect,  the  cumulative  error  rate  is  more  telling,  especially  as  we  have  now 
almost reached the end of the FP5 audit campaign. As can be seen above, that remains 
very close to what it was in 2002, currently -3,80%.  
  For FP6, the picture is different, with a clear year-on-year increase, but trends in error 
rates remain hard to predict. 
 
 
 
  Error  rates  per  strategy  strand  in  2008  have  been  higher  than  over  the  cumulative 
period for all strands. Of particular interest is the difference in the RISK strand, which  
                                                 
19 The representative error rate is a combination of results in the TOP and MUS strands, and it is so called 
because the samples of these strands are statistically representative and cover 100% of the budget. 
30 March 2009 
30 

CONFIDENTIAL 
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
  suggests that enhanced criteria for the selection of auditees with a high-risk profile are 
bearing fruit.  
 
3.3.2. 
Analysis of adjustments at cost category level (FP6) 
This section provides analysis of the incidence of errors at cost category level. Costs claimed 
by beneficiaries are ascribed to one of a number of defined cost categories. When audit results 
are  compiled,  they  are  presented  and  implemented  for  an  audited  participation  as  a  whole, 
with  results  in  different  cost  categories  being  netted  off.  However,  it  can  be  of  value  to 
consider  errors  at  cost  category  level,  particularly  in  order  to  identify  in  which  areas  of 
expenditure errors are found most often, in terms of number and value. The two tables below 
help with this analysis. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
30 March 2009 
31 

CONFIDENTIAL 
Table 3.15 Proportion of adjustments by cost category (cumulative, FP6) 
 

  
In favour of the EC 
In favour of beneficiaries 
  
No. of 
% no. of 
% of the 
% of the 
No. of 
% no. of 
% of the 
% of the 
adjustments 
negative 
total 
total costs 
adjustments 
positive  
total 
total costs 
adjustments 
adjustment 
accepted 
adjustments 
adjustment 
accepted 
amount 
by 
amount 
by 
Financial 
Financial 
Officers 
Officers 
Adjustment to costs previously 
88 
3,80% 
2,00% 
0,20% 
66 
6,50% 
2,10% 
0,20% 
reported 
Audit certificates 

0,10% 
0,00% 
0,00% 

0,60% 
0,00% 
0,00% 
Consumables and computing 
182 
7,80% 
2,70% 
6,20% 
44 
4,40% 
1,20% 
6,20% 
Durable equipment 
87 
3,70% 
3,10% 
2,50% 
33 
3,30% 
0,20% 
2,50% 
Management of the Consortium 

0,40% 
0,10% 
0,20% 

0,70% 
0,20% 
0,20% 
Other costs 
388 
16,60% 
8,30% 
10,30% 
99 
9,80% 
12,90% 
10,30% 
Personnel 
420 
18,00% 
46,60% 
41,60% 
223 
22,10% 
18,00% 
41,60% 
Protection of knowledge 

0,00% 
0,00% 
0,10% 

0,30% 
0,00% 
0,10% 
R & T Development / Innovation / 

0,30% 
0,30% 
0,20% 

0,50% 
0,90% 
0,20% 
Training 
Subcontracting 
90 
3,90% 
16,40% 
13,70% 
157 
15,50% 
6,80% 
13,70% 
Total indirect costs 
672 
28,80% 
14,50% 
18,60% 
296 
29,30% 
57,10% 
18,60% 
Travel and subsistence 
378 
16,20% 
1,30% 
3,10% 
67 
6,60% 
0,50% 
3,10% 
Various others 
13 
0,60% 
4,80% 
3,30% 

0,50% 
0,00% 
3,30% 
Grand Total 
2337 
100,00% 
100,00% 
100,00% 
1011 
100,00% 
100,00%  100,00% 
 
For adjustments in favour of the Commission: 
 
  In terms of recurrence, the most number of errors in favour of the Commission are in 
Indirect  costs/Overheads  (28,8%),  Personnel  (18%),  Other  costs  (16,6%),  Travel  and 
subsistence (16,2%) and Consumables and computing (7,88%). 
  In terms of monetary impact, the main errors are in Personnel (46,6%), Subcontracting 
(16,4%;  please  note  that  this  figure  is  affected  by  the  effect  of  one  single  very 
important adjustment) and Indirect costs/Overheads (14,5%). 
 
For adjustments in favour of the beneficiaries: 
 
  Like  for  negative  adjustments,  the  situation  in  2008  fairly  mimics  the  cumulative 
results.  
  However,  the  category  with  the  highest  cumulative  adjustments  is  Indirect 
costs/Overheads  (57,1%  in  value,  29,3%  in  number),  followed  by  Personnel  (only 
18% in value and 22,1% in number). 
  Compared  to  negative  adjustments,  there  is  a  slightly  higher  incidence  of  positive 
adjustments in Adjustments to costs previously reported (which is to be expected), but 
also  in  Other  costs.  By  contrast,  there  is  a  lower  incidence  of  Personnel  and 
Subcontracting costs.   
 
3.3.3. 
Qualitative  analysis  of  the  largest  adjustments  in  absolute  terms 
(FP6) 

The 10 biggest negative adjustments proposed in audits closed in 2008 are listed below, and 
there  is  also  a  brief  explanation  of  the  nature  of  the  errors  found  in  each  case.  These  10 
30 March 2009 
32 

CONFIDENTIAL 
adjustments represent about 25% in monetary value of all adjustments proposed so far in FP6 
audits.  
 
Table 3.16 Details of the 10 largest adjustments in absolute terms in 2008 (all figures are 
EC share) 
 

 
Contractor name 
CY 
CONTRACT 
STRATEGY 
DIR 
Costs 
Costs 
Costs 
Adjustment (EC share) 
claimed and 
accepted by 
accepted by 
audited 
Financial 
Auditor 
Officers 

ST GEORGE'S HOSPITAL 
UK 
503240 
TOP 

1.728.375,58 
1.728.375,58 
926.552,57 
-801.823,01 
MEDICAL SCHOOL 

GESELLSCHAFT FUER 
DE 
RIDS-CT-
TOP 

2.987.846,50 
2.987.846,50 
2.392.008,59 
-595.837,91 
SCHWERIONENFORSCHUNG 
2005-
MBH. 
515873 

SCIENCE AND 
UK 
RICN-CT-
TOP 

5.622.680,99 
5.549.748,13 
5.084.896,75 
-464.851,37 
TECHNOLOGY FACILITIES 
2005-
COUNCIL 
011723 

UNIVERSITY MEDICAL 
NL 
LSHM-CT-
TOP 

694.049,00 
694.049,00 
378.429,40 
-315.619,60 
CENTRE UTRECHT 
2005-
518226 

DASSAULT AVIATION SA 
FR 
AIP4-CT-
TOP 

1.755.040,25 
1.755.040,25 
1.457.654,39 
-297.385,87 
2005-
516092 

GOETEBORG UNIVERSITY 
SE 
11719 
TOP 

2.385.515,63 
2.385.515,63 
2.088.631,41 
-296.884,22 

COCKERILL SAMBRE - 
BE 
NMP3-CT-
RISK 

993.989,77 
993.989,77 
796.210,14 
-197.779,63 
ARCELOR 
2005-
515703 

UNIVERSITY OF BELGRADE 
RS 
INCO-CT-
RISK 

467.542,86 
467.542,86 
292.498,28 
-175.044,58 
2004-
509213 

EUROCOPTER SAS 
FR 
AIP3-CT-
TOP 

1.083.263,93 
1.083.263,93 
918.608,65 
-164.655,29 
2003-
502917 
10 
CENTRE EUROPEEN DE 
FR 
LSHG-CT-
TOP 

820.192,03 
820.192,03 
663.539,33 
-156.652,70 
RECHERCHE EN BIOLOGIE 
2004-
ET MEDECINE 
512003 
 
 
Details about each case (numbers as in table above): 
 
1.  Personnel:  Staff  involved  in  the  project  has  also  been  working  on  several  other 
activities and projects, but their salaries have been charged to the project irrespectively 
of  the  work  actually  performed,  but  pending  only  on  the  budget  available.  The 
contractor does not keep any time record system that could allow defining reasonable 
criteria  for  allocating  these  costs  correctly.  Personnel  costs  were  therefore 
recalculated. Total adjustment: EUR 129.330. 
Subcontracting:  Two  subcontracts  did  not  conform  to  bidding  rules,  to  contractual 
provisions and to the FP6 Rules of Participation. Total adjustment: EUR 540.356. One 
of them was allocated by the coordinator (a SME) to St. George's Hospital because it 
would have granted a higher EU co-financing. 
2.  The  correction  in  the  case  of  the  Gesellschaft  für  Schwerionenforschung  (GSI)  has 
three  main  elements:  -  EUR  599.263,00  (adjustments  to preliminary  personnel  costs 
previously reported to get actual costs), + EUR 2.253.027,45   (enlargement of electric 
power  supply  which  was  erroneously  not  claimed)  and  -  EUR  1.206.169,99  (two 
elements:  disallowance  of  costs  incurred  before  project  start;    instead  of  cost-
accounting rental fees, depreciation should have been used to get actual costs). 
30 March 2009 
33 

CONFIDENTIAL 
3.  In  the  audit  of  the  Science  and  Technology  Facilities  Council  the  main  finding 
concerns  two  incorrect  manual  postings  relating  to  an  invoice  from  a  building 
company that had already been booked. As a result the cost was included three times 
in  the  cost  statement  (Form  C).  This  finding  lead  to  a  disallowance  of  EUR 
4.622.529,74. 
4.  The auditors disallowed EUR 340.000 for subcontracting not foreseen in Annex I and 
for which no competitive tendering was performed. The costs represent about 50% of 
the costs claimed. The contractor did not agree with the position taken by the auditors. 
The  comments  and  documents  provided  by  the  contractor  gave  no  reason  to  the 
auditors  to  change  the  approach.   An  amendment  to  Annex  I  to  foresee 
subcontracting is  currently  ongoing.  The  contractor  might  claim  these  costs  in  a 
subsequent cost statement as 'Adjustments to costs previously reported', provided that 
the contract is amended. 
5.  Dassault  Aviation  has  not  been  able  to  justify  all  the  costs  claimed  in  the  Form  C. 
There  was  no  detail  of  the  costs  included  in  the  Financial  Statement  available. 
Therefore  the  auditors  have  only  accepted  those  costs  presented  and  duly  justified 
during the audit (EUR 297.385,87). 
6.  The personnel costs (EUR 218.023,53) of the permanent employees that did not fulfil 
the  conditions  laid  down  in  Article  II.20  of  the  Contract  have  been  disallowed.  The 
flat  rate  20%  indirect  cost  amounting  to  EUR  35.255,96  for  management  personnel 
has  been  disallowed,  because  in  AC  contracts  indirect  costs  cannot  be  charged  for 
permanent personnel. In addition indirect cost amounting to EUR 43.604,73 has been 
disallowed based on the above mentioned changes in direct costs.  
7.  Adjustments for two reasons: firstly by the payment of legal fees amounting to around 
EUR 160.000 which were considered by the auditors  as sub-contracting not foreseen 
in  the  Annex  1.  Secondly,  there  was  an  amount  of  around  EUR  70.000  related  to 
salary  costs  of  a  researcher.  This  second  amount  is  "suspended"  and  may  become 
payable at a later stage pending the outcome of legal proceedings against this person. 
8.  The  contractor  did  not  provide  sufficient  documentation  for  costs  claimed  under 
'labour'  and  'consumable',  and  subsequently  also  overhead  costs  were  corrected 
downwards. 
9.  Main adjustments in the following cost categories: 
  Personnel costs: EUR -732.431,96 Deviation of average personnel costs from 
actual costs. Certain indirect costs are claimed as personnel costs 
(reclassification). 
  Subcontracting: EUR -26.800,00 Lack of substantiation 
  Other direct costs: EUR -8.489,57 Mix of VAT, lack of substantiation 
and double claiming. 
  Other costs claimed not classified: EUR -71.113,12 Lack of substantiation. 
  Indirect  costs:  EUR  +509.524,08 Costs  claimed  based  on  estimated  figures. 
Reclassification from personnel costs. Systematic issue taken to extrapolation. 
10. Main adjustment due to the fact that the contractor depreciated equipment in full in the 
year of acquisition as opposed to depreciating it over its useful life in accordance with 
its normal accounting policies. 
30 March 2009 
34 

CONFIDENTIAL 
 
3.3.4. 
Qualitative analysis of error types (FP6) 
Each  time  an  audit  is  closed,  each  audited  participation  is  given  two  ratings  related  to 
'Problem  level'  and  'Problem  nature'  by  the  auditors.  By  using  a  combination  of  these  two 
ratings, we can have an understanding of the seriousness of the findings, as shown in the table 
below20. 
 
 
Table 3.17 Types and incidence of errors found at participation level (cumulative, FP6) 
 
 

Cumulative 
  
Problem nature 
  
Problem 
NONE 
QUALITATIVE 
ERROR 
IRREGULARITIES 
Totals 
level 





NONE 
17.3% 
0.2% 
0.5% 
0.0% 
18.0% 
SMALL 
0.8% 
1.3% 
53.9% 
0.3% 
56.3% 
MEDIUM 
0.0% 
1.4% 
19.6% 
0.5% 
21.4% 
HIGH 
0.0% 
0.1% 
3.7% 
0.5% 
4.2% 
Totals 
18.0% 
3.0% 
77.8% 
1.2% 
100.0% 
 
  Most of the adjustments proposed by the external audit units are small. Discoveries of 
fraud  are  rare.  This  situation  is  reflected  by  this  table  in  the  53,9%  of  participations 
showing SMALL ERROR. This conforms to what the Court of Auditors discovers in 
its DAS reports. 
  The  percentage  of  participations  where  potential  irregularities  and  highly  serious 
problems are found remains fairly low, at 0,5%. However, these few large adjustments 
have an important impact on the error rate. The above analysis explaining the 10 cases 
that make up 25% of the error rate confirms this. 
  In 17,3% of the cases, there were no findings.  
 
3.3.5. 
Audit coverage (FP6) 
Table 3.18 Audit coverage (cumulative, FP6) 
 

Total number of 
55577 
Audit coverage by 
participations 
number of audited 
2,38% 
Audited participations 
1320 
participations 
(CORDA, 14/01/09) 
Total EC payments as 
9.178.230.000 
Audit coverage by 
of end 2008 (R2 data) 
6,24% 
amounts audited 
Audited EC contribution 
572.881.964 
 
  This is the first year in which audit coverage figures are provided, so it is not yet 
possible to provide a comparison year-on-year. 
                                                 
20 Problem level refers to the severity of problems found (NONE, SMALL, MEDIUM or HIGH), while problem 
nature reflects the character of those errors (NONE, QUALITATIVE, ERROR or IRREGULARITIES). 
 
30 March 2009 
35 

CONFIDENTIAL 
 
4. 
OUTLOOK FOR 2009 
2009 can be  considered  as  a transition  year between  theoretically the last auditing efforts  in 
FP6  and  the  first  steps  towards  auditing  FP7.  Consequently,  our  main  objectives  will  be 
twofold: on the one hand, to continue assessing  whether the FP6 audit strategy is delivering 
its intended outcomes, and to apply any further corrective actions which might be needed; and 
on  the  other,  to  devise  a  comprehensive  and  adequate  audit  strategy  for  FP7,  ready  for 
implementation. 
 
4.1.   Audit Targets 
According to the multi-annual audit plan of the ABM, the audit targets for DG RTD covering 
both FP6 and FP7 for the next three years are as follows: 
Table 4.1. Multi-annual audit targets (FP6 and FP7) 
 
 
2009 
2010 
FP6 target 
384 
215 
78 
FP7 target 
25 
221 
344 
Total 
409 
436 
422 
 
Two further points are important when considering these targets: 
(a)  DG RTD tries to achieve a rhythm of between 350 and 400 closed audits per year, of 
which between 250 and 300 (75%) should be outsourced audits. 
(b)  The multi-annual audit plan foresaw an overall minimum target of 750 FP6 audits for 
DG  RTD.  This  target  has  been  increased  to  896  audits  in  the  latest  ABM  Progress 
Report.  On  January  1st  2009,  there  were  272  open  FP6  audits,  and  the  cumulative 
number of FP6 closed audits to date was 599. 
Table 4.2. Audit situation as of 01/01/2009 
2008 
Closed up to 
open as of 
open as of 
  
  
end 2007 (PM) 
1/01/2008 
open 
closed 
01/01/2009 
FP 
Strategy strand 
  
  
actual 
planned 
actual 
  
FP6 
TOP 
72 
104 
167 
145 
147 
129 
  
MUS 
63 
71 
19 
98 
86 

  
RISK 
13 

227 
140 
123 
126 
  
FUSION 



  
13 

  
OTHER 
72 


  


Total FP6 
  
227 
190 
425 
384 
372 
272 
FP5 
N/A 
694 





Coal & Steel 
N/A 






Grand totals 
921 
197 
435 
395 
383 
278 
 
30 March 2009 
36 

CONFIDENTIAL 
In contrast to these figures, early indications of the number of auditable FP7 participations at 
different  points  in  time  in  2009  show  that  it  will  not  be  possible  to  achieve  the  FP7  multi-
annual  target  for  2009  of  221  closed  audits  shown  above.  The  main  reason  for  this  lack  of  
auditable  participations  is  the  extension  of  reporting  periods  from  12  months  (FP6)  to  18 
months (FP7). Moreover, the fact that the FP7 population is still growing quickly (i.e. many 
new projects are being launched and added to the population) makes it almost impossible to 
prepare sufficiently representative samples at this early stage of the FP's life-cycle. 
Simply increasing the number of FP6 audits in order to make up for the planned FP7 audits 
which will not be launched yet would be the easiest option. However, such a decision must be 
taken in the light of cost-benefit considerations. The purpose is not to "over-audit". 
Bearing  in  mind  both  the  'delayed'  start  to  FP7  auditing  and  the  advanced  state  of  the  FP6 
audit campaign, it is therefore necessary to partially review our activity in 2009, as explained 
in the next section. 
 
4.2.  Outlook of the audit activities in 2009 
Regarding FP6, there are sufficient ongoing FP6 audits to reach the FP6 audit targets, both for 
2009 and overall, keeping in mind however that there are certain elements of the application 
of the Audit Strategy currently being discussed as part of the FP6 Audit  Strategy Mid-Term 
Review within the CAR. One of these is the definition of common criteria to decide when the 
budget of a given contractor can be considered, in accordance with the Audit Strategy, "clean" 
from systematic material errors. 
Furthermore,  additional  action  may  be  required  if  the  analysis  of  the  proportion  systematic 
versus  non-systematic  error  is  not  in  line  with  the  original  assumption  of  the  FP  6  Audit 
Strategy (= that the large majority of error is systematic). 
Another point to consider is that, in cases of extrapolation, and after reception of all revised 
cost statements (or lack of reception if contractors do not co-operate), follow-up audits will be 
needed in order to assess the correctness of the corrections proposed by the contractors. 
Concerning  FP7,  and  although  an  audit  strategy  has  not  yet  been  devised,  it  can  already  be 
foreseen  that  the  audit  approach  will  have  to  be  refined  and  adapted  to  the  FP7  legal  and 
operational  framework.  One  particular  aspect  is  the  proper  audit  treatment  of  the  issue  of 
average  versus  actual  personnel  costs,  for  which  a  tailor-made  audit  programme  has  been 
developed and will be put to the test. 
The most significant change to be expected is the fact that there will be a more systems-based 
approach in the audits. This corresponds to the need to improve our audit methodology. 
In the new audit programme, an audit will be carried out in two phases. 
The  first  or  "interim"  phase  would  involve  an  on-the-spot  intervention  designed  to  gather 
knowledge of a contractors' overall structure, of their internal control framework, and of the 
main  accounting  procedures  generating  the  costs  declared  (most  probably  this  will  concern 
personnel  and  overheads,  but  also  travel  costs  or  fixed  assets  –  depreciation  –  where  these 
categories  can  be  particularly  important,  as  in  the  Infrastructure  programme).  This  first 
intervention should result in a detailed description of the main procedures, as well as "walk-
through"  tests  on  a  limited  number  of  transactions  to  confirm  the  understanding  of  the 
procedures,  and  their  functioning  according  to  the  explanations  received.  No  audit 
30 March 2009 
37 

CONFIDENTIAL 
recommendations  with financial effect would result from these audits. After the mission on-
the-spot,  the  auditor  should  spend  sufficient  time  getting  familiar  with  the  system  of  the 
contractor,  and  defining,  accordingly,  a  specific  programme  for  auditing  transactions  (for 
example  adapting  the  audit  effort  per  cost  category,  or  defining  the  need  to  visit  more  than 
one regional branch of the contractor).  
The  second  or  "final"  intervention,  would  focus  on  a  substantive  test  of  transactions,  and 
would  result  in  an  opinion  on  the  costs  declared  including,  if  applicable,  issuing 
recommendations with financial implications (proposed adjustments). 
The scope of these audits will be mostly to review the systems in place at the contractor which 
are  used  for  the  preparation  of  the  periodic  cost  statements.  Such  audits  will  take  longer  to 
complete. However, their results may have the following benefits: 
  Support decisions on certificates of methodology under FP7. 
  In cases where extrapolation has been launched, they will confirm whether the 
extrapolation decision was correct and if the budget is in effect 'clean' from the 
systematic errors detected at that contractor. 
It  must  be  underlined  that  this  shift  towards  more  in-depth  audits  will  inevitably  result  in  a 
reduction of the number of audits undertaken in 2009. This quantitative change in targets will 
be counterbalanced by a more qualitative focus of the auditing effort. 
 
30 March 2009 
38 

CONFIDENTIAL 
 
ANNEX I: MISSION STATEMENTS 
MISSION STATEMENT UNIT RTD.A.4: EXTERNAL AUDITS 
 
The  Unit  contributes  to  the  assessment  of  the  legality  and  regularity  of  the  DG  RTD  payment 
transactions by means of ex post financial audits, thereby providing a basis of reasonable assurance to 
senior  management  and  other  stakeholders  (including  the  budget  discharge  authorities)  that  RTD 
contract participants are in compliance with the financial terms of the RTD contract.  The corrective 
actions  and  follow-up  measures  which  result  from  the  ex  post  audit  activity  contribute  to  the 
protection and safeguarding of the European Union’s financial interests in the research area. 
 
  The Unit performs, mainly with own audit staff and occasionally through independent professional 
audit  firms,  a  number  of  audits  (“on-the-spot-controls”)  each  year,  which  are  selected  from  the 
“auditable  population”  of  RTD  contractors,  and  ensures  that  these  audits  are  professionally 
managed and supervised. 
  The Unit evaluates, reports, and monitors on a regular basis the requests for financial audits made 
by  the  DG  RTD  Directorates  or  other  relevant  parties.   The  Unit  evaluates  these  requests  and 
carries out financial audits as necessary with the required priority and urgency. 
  The Unit uses and maintains specific tools and methodologies for the selection of RTD contractors 
to  be  audited.  The  selection  is  based  on  the  multi-annual audit strategy  as  endorsed  by  the  DG, 
and focuses on achieving sufficient and representative audit coverage to support the DGs annual 
assurance declaration. 
  The  Unit  provides  on  regular  basis  management  information  as  a  result  of  the  “on-the-spot-
controls”. For those RTD contractors who fail to comply with the contract the Unit recommends 
financial adjustments and in case of systematic errors, extrapolation of such adjustments towards 
non-audited transactions.  
  The Unit, after analysis and synthesis of audit results, gives feedback on corrective actions, and 
centralises  the  regular  reporting  of  actions  taken  or  to  be  taken  by  the  RTD  Directorates  on  the 
basis of the information available in the Audit Back-Office. 
  The Unit, through close co-operation and harmonisation with the other Research DG’s, takes the 
lead in establishing relevant audit policies and strategies. It therefore organizes chairs and ensures 
the secretariat for the monthly CAR group meetings. 
  The  Unit  contributes to the  understanding  and  application  of  the legal  RTD framework  through 
interpretation  and  guidelines  on  FP  RTD  financial  and  accounting  matters. The  unit  also 
contributes in an advisory capacity not only to auditing and accountancy questions and tasks, but 
also to the legal developments of (future) participation rules and model RTD grant agreements. 
  The Unit liaises with R5 to provide a timely input for the interactions with the Court of Auditors.  
It performs a similar role in relation to the internal audit capability and through the latter vis-à-vis 
OLAF. 
  The  unit  ensures  the  "Back-Office"  function  for  the  DG  RTD  external  audit  activity  by 
maintaining an audit workflow application and database, and ensuring the lead on the development 
of  tools  and  procedures  for  the  sharing  of  audit  results  and  follow-up  measures  with  other 
Research DGs and beyond, for example through the ABAC audit module. 
30 March 2009 
39 

CONFIDENTIAL 
MISSION  STATEMENT  Unit  RTD.A.5  "Implementation  of  Audit  certification  policy  and 
outsourced audits" 
 
The  Unit  contributes  to  the  assessment  of  the  legality  and  regularity  of  the  DG  RTD  payment 
transactions by means of ex post financial audits, thereby providing a basis of reasonable assurance to 
senior  management  and  other  stakeholders  (including  the  budget  discharge  authorities)  that  RTD 
contract participants are in compliance with the financial terms of the RTD contract.  The corrective 
actions  and  follow-up  measures  which  result  from  the  ex  post  audit  activity  contribute  to  the 
protection and safeguarding of the European Union’s financial interests in the research area.  
 
Through the certification function for FP7, the unit aims to contribute in an ex ante manner to the 
legality and regularity of future DG RTD payment transactions by ensuring that the cost methodology 
systems of FP7 beneficiaries are in compliance with the rules, thereby resolving main errors observed 
in the past from the outset.  
 
The unit's missions can be broken down as follows: 
 
  To perform, exclusively through independent professional audit firms, a number of batch audits 
each year, which are selected from the “auditable population” of RTD contractors, and ensure that 
these audits are professionally managed and supervised, by proper planning and follow-up of audit 
assignments,  quality  control  of  deliverables,  liaison  with  external  audit  firm  representatives  and 
other DGs of the "research family".  
  On the basis of the audit reports of the professional audit firms, for those RTD contractors that fail 
to  adhere  to  the  contract,  the  Unit  recommends  financial  adjustments  and,  in  case  of  systemic 
errors, the extrapolation of such adjustments to non-audited transactions.  
  To manage the public procurement and follow-up of the audit service framework contracts. 
  To  ensure  support  to  the  implementation  of  the  audit  certification,  focusing  in particular  on the 
cost methodology certification process introduced under FP7.  Upon request, the unit also offers 
advice and guidance on the implementation of the FP6 audit certificate function. 
  To monitor the implementation of the audit certificate policy in general and co-ordinate all matters 
related  to  audit  certification  with  other  DGs  of  the  research  family  and  vis-à-vis  DG  BUDG. 
Where applicable, the unit ensures liaison with national or international professional audit bodies. 
  The Unit liaises with R5 to provide a timely input for the interactions with the Court of Auditors 
for matters linked to audit certification and audit service framework contract matters.  
  The  Unit  contributes  in  an  advisory  capacity  to  the  legal  developments  of  (future)  participation 
rules  and  model  RTD  grant  agreements,  in  particular  based  upon  the  knowledge  gained  in  the 
certification process.  
 
30 March 2009 
40