Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Results of annual IT satisfaction surveys 2015-2021'.





Ref. Ares(2022)3685750 - 16/05/2022
 
 
Directorate D: General Affairs 
Mr Maximilian Henning 
  
Calle de Gaztambide 30 
xxxxxxxx 
Director 
xxxxxxxxxxxx 
xxxxx 
 
   
 
Via registered mail 
 
 
 
 
 
Subject:   Your 
application 
for 
public 
access 
to 
documents 
Ares(2022)2940982 
 
Dear Mr Henning, 
We refer to your application of 8 April 2022 for public access to documents under Regulation 
(EC) No 1049/20011, registered in OLAF under reference number ARES(2022)2940982. 
1. Scope of your application and identification of the relevant documents 
You have requested public access to the following documents: 
“The  results  of  the  IT  satisfaction  survey  OLAF  conducts  according  to  https://eur-
lex.europa.eu/legal-content/ 
..., for the years 2015 to 2021.” 
OLAF has identified the following documents falling within the scope of your request: 
(1) IT satisfaction survey for year 2015 – Ares(2022)3427501 
(2) IT satisfaction survey for year 2016 – Ares(2022)3427501 
(3) IT satisfaction survey for year 2017 – Ares(2018)6269217 
(4) IT satisfaction survey for year 2019 – Ares(2022)3401820 
(5) IT satisfaction survey for year 2020 - Ares(2022)2962028 
                                           
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.5.2001, p. 43–48. 
 
OLAF  Rue Joseph II, 30  B-1049 Brussels (Belgium)  Tel: +32 (0)2 299 11 11  Web: http://ec.europa.eu/anti_fraud  

Please note that the survey report for year 2017 covers two years (2017 and 2018).  The 
survey for year 2021 was not launched yet. 
 
2. Assessment of your application 
 
2.1. Documents (3), (4) and (5) 
 
I  am  pleased  to  inform  you,  that  having  examined  the  documents  requested  under  the 
provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents, I have 
come to the conclusion that documents (3), (4) and (5) may be fully  disclosed. Please find 
these documents attached to the present letter. 
2.2. Documents (1) and (2) 
 
As  regards  documents  (1)  and  (2),  I  have  come  to  the  conclusion  that  may  be  partially 
disclosed.  
Some  parts  of  the  documents  (1)  and  (2)  have  been  blanked  out  as  their  disclosure  is 
prevented by the exception to the right of access laid down in Article 4(3) second paragraph 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  This  article  stipulates  that  access  to  a  document 
containing opinions for internal use as part of deliberations and preliminary consultations 
within the institution concerned shall be refused even after the decision has been taken if 
disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's  decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure. 
The redacted parts of the documents (1) and (2) contain the comments made by the staff 
members of OLAF. These comments reflect their individual views on how to improve OLAF’s 
IT systems and services, their experience with those services, their expectations, etc. 
I consider that the disclosure of these comments would seriously affect the decision-making 
process of OLAF, as it would seriously jeopardise the process of making future satisfaction 
IT surveys. Indeed, such disclosure could discourage OLAF staff members to share openly 
their opinions concerning their experience with the different IT tools in OLAF. They must be 
reassured that their statements will be kept confidential otherwise they might be inclined 
to censor their views and the information they give. This could seriously impinge on the 
effectiveness of OLAF's decision-making process when carrying out IT satisfaction surveys2. 
The exceptions laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 apply unless there is an 
overriding public interest in disclosure of the documents. For such an interest to exist, it, 
firstly, has to be a public interest and, secondly, it has to outweigh the interest protected 
by the exception to the right of access.  
According to the case-law, the administrative activity of the Commission does not require 
the same extent of access to documents as required by the legislative activity of a Union 
institution3. 
I note that you have not put forward any argument that would demonstrate the existence 
of an overriding public interest. Nor have I been able to identify any public interest capable 
of overriding OLAF’s interest in protecting its internal decision-making process in this case.  
Please, find the redacted version of documents (1) and (2) attached to the present letter. 
                                           
2 By analogy, see judgment of 26 April 2016, Strack v Commission, T-221/08, ECLI:EU:T:2016:242, paragraph 
153. 
3 Judgment of 27 February 2014, Commission v EnBW, C-365/12 P, EU:C:2014:112, paragraph 91. 
 


In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory  application  requesting  OLAF  to  review  this  position.  Pursuant  to  Article  4  of 
Commission Decision 2001/937/EC, ECSC, Euratom, such a confirmatory application should 
be  addressed  within  15 working  days  upon  receipt  of  this letter  to  the Director  General  of 
OLAF. 
Any confirmatory application to OLAF should be sent to the following address: 
Mr Ville ITÄLÄ 
Director General OLAF 
European Commission 
Rue Joseph II, 30 
B-1049 BRUXELLES 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Your attention is drawn to the privacy notice below. 
 
Yours sincerely, 
 
 
Beatriz SANZ REDRADO 
Privacy notice 
Pursuant to Articles 15 and 16 of Regulation (EU) 2018/1725 on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by Union Institutions, bodies, offices and agencies and of the free movement of 
such data, please be informed that your personal data are stored in OLAF’s electronic and paper files concerning 
this  matter  for  the  purposes  of  ensuring  conformity  with  the  requirements  of  Regulation  1049/2001  and 
Commission Decision 2001/937/EC.  
The categories of your personal data being processed are identification and contact data and any other personal 
data  provided  by  or  to  you  in  relation  to  your  request.  Officials  within  OLAF  and  other  Commission  services 
responsible for dealing with requests for access to documents, and third parties, within the meaning of Articles 
4(4) and 3(b) of Regulation 1049/2001, and Article 5 of Commission Decision 2001/937/EC, have access to your 
personal  data.  Personal  data  that  appear  on  the  requested  document  may  only  be  disclosed  to  the  applicant 
following an assessment under Article 9(b) of Regulation (EU) 2018/1725. There is no automated decision process 
by OLAF concerning any data subject. 
The retention period for public access to documents which do not concern OLAF investigations is a maximum of 10 
years.   
You have the right to request access to your personal data, rectification or erasure of the data, or restriction of 
their processing. Any request to exercise one of those rights should be directed to the Controller (OLAF-FMB-DATA-
xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx).  You  may  contact  the  Data  Protection  Officer  of  OLAF  (OLAF-FMB-
xxx@xx.xxxxxx.xx) with regard to issues related to the processing of your personal data under Regulation (EU) 
2018/1725.  
You have the right to have recourse to the European Data Protection Supervisor (xxxx@xxxx.xxxxxx.xx) if you 
consider that your rights under Regulation (EU) 2018/1725 have been infringed as a result of the processing of 
your personal data by OLAF. 
The complete privacy statements for this and all other OLAF personal data processing operations are available at 
http://ec.europa.eu/anti_fraud 
 
 
 
 



Annex: 
(1) IT satisfaction survey of year 2015 – Ares(2022)3427501 
(2) IT satisfaction survey of year 2016 – Ares(2022)3427501 
(3) IT satisfaction survey of year 2017 – Ares(2018)6269217 
(4) IT satisfaction survey of year 2019 – Ares(2022)3401820 
(5) IT satisfaction survey of year 2020 - Ares(2022)2962028 
 
 
 
 
Electronically signed on 13/05/2022 19:23 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121