Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.




Ref. Ares(2022)4303462 - 10/06/2022
TRANSPARENCY 
Access to documents
European Commission - SG C1
Newsletter n°  36 
11  April 2018 
Registration of documents relating to 
the handling of an application  
for access-to-documents 
-Business cycle of an application for access-to-documents
-Functional mailbox for handling such an application
When handling an application for access-to-documents based on Regulation 1049/2001, Commission 
services follow the  procedure provided for in the  Detailed Rules for the  application of Regulation 
1049/20011. 
SG.C1  has  mapped  the  corresponding  business  cycle  (annexed),  with  a  view  to  ensuring
good document  management  and  keeping  documentary  proof  of  the  successive  steps  in  handling 
initial and confirmatory applications.  
The business cycle covers the  final positions of all Commission services involved in the handling of 
initial/confirmatory applications. These should be registered in ARES/GESTDEM, in line with the Note 
of the Secretary-General on Document management and access to documents2. 
1
Detailed  rules  for  the  application  of  Regulation  (EC)  No  1049/2201  of  the  European  Parliament  and  the 
Council  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  Official 
Journal of 29.12.2001, L 345, p. 94. 
2
Ares(2015)182108, 
link:https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Documents/ATD_Info13_EN-
FR.pdf. 
For more information : 
send an email to xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 


On  the  other hand, preliminary exchanges between Commission Services in the  context of the 
preparation of confirmatory decisions, including the Secretariat-General and the Legal Service, are 
not part of the business cycle to the extent that they only serve clarification purposes and do not set 
out the final positions of the services involved. These are short-lived exchanges and should not be 
registered in ARES/GESTDEM. Examples are  preliminary clarification questions and answers on the 
factual or legal framework relating to the subject matter of the application; or preliminary questions 
and answers relating to the assessment of the requested documents, in particular in case of partial 
access.  
To facilitate the handling of confirmatory applications, a  dedicated functional mailbox has been 
created: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. This  functional mailbox should be used 
for all preliminary and final exchanges related to the  handling of confirmatory applications for 
access-to-documents, without copying in the  general functional mailbox SG-DOSSIERS-
xxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
The  new functional mailbox is configured to automatically sort the incoming e-mails per case-
handler. For this to happen, please always use the initials of the responsible case-handler in brackets 
in the  header of your e-mail (ex: GESTDEM 2018/222 (EK)), even if  the responsible case-handler is 
not in the office and/or has a back-up taking care of his/her correspondence.  
Directorates-General are invited to register in ARES/GESTDEM, the documents, which are included in 
the attached mapping table under the heading ’initial’ when handling initial applications. 
SG.C1 will  register  in  ARES  the documents  under  the  heading  ‘confirmatory’  and  ‘review’,
when handling confirmatory applications or a review procedure.  
As an exception to the above: 
-
the  line  DGs’  initial  contribution  for  the  treatment  of  a  confirmatory  application,
requested  within  24h,  should  continue  to  be  sent  only  to  SG-DOSSIERS-
xxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
This contribution should be  sent  via a single AresLook email and
include  the  original  pdf  versions  of  all  identified  documents,  as  registered  in  ARES.
Services should in all cases avoid sending these documents one-by-one via ARES;
-
the line DG shall continue to register in ARES/GESTDEM the note of its Director-General
confirming that there are no documents falling within the scope of the application.
Annex: 
Mapping of the business cycle of an application for access-to-documents