Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.

 
 
 
 
 

Document Management Policy 
 
2020 
 
 
 
 
 
 
Version: 4.0  
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  

 
 
Kongens Nytorv 6 
1050 Copenhagen K 
Denmark 
 
Tel.: +45 3336 7100 
Fax: +45 3336 7199 
eea.europa.eu 

 
 
 
Document History  
 
Version  
Date 
Author(s) 
Remarks 
4.0 
23  Nov  Philipp Wilhelm 
Update  in line  with  the  Commission Decision on 
2020 
records  management  C(2020)4482,  introduction 
of electronic signature, data protection  rules  for 
historical archives. 
Approved  by  Senior  Management  Team  on  23 
November 2020 
3.1 
July 
Philipp Wilhelm 
Updating  the  information  on  data  protection  in 
2019 
line with Regulation (EU) 2018/1725 
3.0 
2018 
Philipp Wilhelm 
Complete revision, reflecting the implementation 
of  the  European  Commission’s  HAN  (Hermes, 
Ares, NomCom) document management system 
2.0 
2009 
Philipp Wilhelm 
Revision with an introduction to the new EDRMS 
Open Text eDocs Hummingbird 
1.0 
2005 
Philipp Wilhelm 
First version, establishing document management 
at EEA with Adonis as EDRMS 
 
 
 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 2 

link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 14  
 
Table of Contents 
Table of Contents ............................................................................................................................................................. 3 
1  Introduction ............................................................................................................................................................... 4 
2  Scope............................................................................................................................................................................ 4 
3  Definitions .................................................................................................................................................................. 4 
4  Regulatory Framework .......................................................................................................................................... 5 
4.1 
Legal framework ........................................................................................................................................... 5 
4.2 
Standards for records management ..................................................................................................... 7 
5  Roles and Responsibilities ................................................................................................................................... 8 
5.1 
Document Management Officer ............................................................................................................ 8 
5.2 
Management .................................................................................................................................................. 8 
5.3 
Staff.................................................................................................................................................................... 8 
6  Records management processes ...................................................................................................................... 8 
6.1 
Appraisal .......................................................................................................................................................... 8 
6.2 
Metadata ......................................................................................................................................................... 9 
6.3 
Filing plan ........................................................................................................................................................ 9 
6.4 
Specific Retention List ................................................................................................................................ 9 
6.5 
Disposition ....................................................................................................................................................10 
7  Electronic document and records management systems (EDRMS) ..................................................10 
7.1 
Information security ..................................................................................................................................11 
8  Electronic signatures ............................................................................................................................................11 
8.1 
Internal use of e-signatures in ARES, ABAC, Sysper .....................................................................11 
8.2 
Qualified Electronic Signatures (QES) ................................................................................................12 
9  Historical Archives .................................................................................................................................................12 
9.1 
Historical Archives of the EEA ...............................................................................................................12 
9.2 
Historical Archives of the European Union (HAEU) ......................................................................13 
9.3 
Long-term digital preservation.............................................................................................................13 
10 
Bibliography ......................................................................................................................................................14 
 
 
 
 
 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 3 

 
1  Introduction 
The  document  management  policy  has  been  in  place  at  the  EEA  since  2005.  The  first  version 
established comprehensive document management across the whole agency. The second version 
in 2009 marked the migration from the Electronic Document and Records Management System 
(EDRMS) Adonis to Open Text eDocs Hummingbird, which met the requirements for EDRMS set 
in  international  standards.  In  line  with  the  IT  strategy  to  use  IT  systems  of  the  European 
Commission  where  available  the  EEA  decided  in 2017  to  migrate  to  the records  management 
system of the Commission cal ed HAN (Hermes, Ares, NomCom). This version of the document 
management policy takes into account the alignment of the filing plan and the retention list with 
the E-Domec rules of the Commission and the changes in the overal  regulatory framework and 
international standards pertaining to document management.  
 
The key benefits of records management at EEA are 
•  Easy search and retrieval of documents across the agency 
•  Improved transparency and accountability 
•  Compliance with legislation and regulation 
•  Tool for knowledge management 
•  Business continuity in the event of an incident 
•  Control ed security and data protection for documents 
2  Scope  
The document management policy applies to al  records and the electronic records and document 
management systems (EDRMS) in which they are stored with the necessary metadata. Records are 
official documents that are evidence or an asset of legal value or business transactions. Records 
can be in paper or digital format. Documents is a broader term than records that includes also 
working documents like drafts and notes or historical artefacts. EEA’s retention list applies to al  
the listed document types and not only to the ones registered in Ares. The filing plan is for the 
registration of records in Ares.  
3  Definitions 
 
Ares 
ARES is the document management system of the European Commission. 
EEA joins ARES in 2018. In this document Ares is used synonymously for 
the HAN tools. In the E-Domec definition Ares is the information system 
for  registering,  filing  and  accessing  documents  and  for  the  workflow 
management. 
Documents 
Documents is a broad term that captures both official records with legal 
values as well as working documents and drafts. In the EU institutions, the 
term is often used synonymously with records. Document management 
covers  both  the  registration  of  official  documents  as  well  as  the 
management of draft documents in a workflow. 
e-Domec 
E-Domec  is  the  document  management  and  archival  policy  of  the 
European Commission.  
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 4 

 
EDRMS 
An  Electronic  Document  and  Records  Management  System  is  an 
information system which is designed primarily to capture, manage and 
provide  access  to  documents  and  records.  Ares  and  Hummingbird  are 
EDRMS. 
HAN 
Hermes-Ares-NomCom  is  the  correct  term  for  the  complete suite of  IT 
tools for document management at the Commission and some agencies. 
Hermes 
Hermes is the common structure for document management and storage 
at the Commission 
Hummingbird 
Hummingbird  is  the  name  of  the  Open  Text  eDocs  DM  document 
management system. It is a commercial off-the-shelf product that was in 
use at the EEA between 2009 and 2018. 
NomCom 
NomCom is a separate application for filing plan management accessible 
through Ares. 
Records 
Records are official final versions of documents that commit the agency 
legal y, financial y, or political y. In the English-speaking countries the term 
records is used for official documents of a business. Records management 
is the term for the processes of registration, filing and control ed retention 
and disposition of business records. In EU institutions, the term document 
management refers to the same tasks. 
4  Regulatory Framework 
4.1  Legal framework 
Document management at EEA is governed by several regulations. On the one hand there are 
regulations defining the necessary registration and retention while on the other hand the data 
protection  regulation  and  the  Information  Security  Policy  define  access  restrictions  and 
disposition of documents.  
 
Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents 
In 2004 the EEA Management Board approved the Implementing Rules for Regulation (EC) No 
1049/2001 which gives al  EU citizens the right to request documents from the EU institutions. 
The right to access extends to al  documents ‘drawn up or received by it and in its possession, in 
all areas of activity of the European Union’. 
(EU, 2001). The right is limited by the data protection 
regulation, interest of third parties and the right of the institutions for internal consultations and 
deliberations. Article 11 asks the institutions to provide a public register of the documents with a 
minimum set of metadata. The institutions have the obligation to provide the requested 
documents or a reply if access is denied within 15 working days. 
 
EEA Internal Control Framework (2017) 
In 2017 the EEA Management Board adopted the revised internal control standards. The previous 
requirement  to  register  al   incoming  and  outgoing  mail  was  dropped  and  replaced  by  the 
obligation  to have  appropriate  information  and  document management  systems  in  place.  The 
principle no. 13 specifies some of the features that these systems need to have. The new Internal 
Control  Framework  does  al ow  for  information  to  be  registered  in  other  systems  besides  the 
specific electronic document and records management system (EDRMS) as long as the common 
standards for information and document management are met. At EEA the principle no. 13 applies 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 5 

 
to the EDRMS (Hummingbird eDocs DM, ARES), ABAC, Sysper, Reportnet, and protected parts of 
the web site and the intranet.   
 
13  Information  and  document  management.  The  EEA  identifies  the  information  required  to 
support the functioning of the internal control system and the achievement of EEA´s objectives. 
Information systems process relevant data, captured from both internal and external sources, to 
obtain the required and expected quality information, in compliance with applicable security, 
document  management  and  data  protection  rules.  This  information  is  produced  in  a  timely 
manner, and is reliable, current, accurate, complete, accessible, protected, verifiable, filed and 
preserved. It is shared within the organisation in line with prevailing guidelines. 
(EEA, 2017) 
 
Financial Regulation of the EEA (2019) 
The Financial Regulation defines specific requirements for the retention of documents supporting 
financial operations. The basic rule is that the EEA needs to store documents for five years after 
budgetary discharge. Discharge by the European Parliament is usual y given two years after the 
budget year. The disposition of personal documents that fal  under the data protection regulation 
is possible if they are not required for audit purposes.  
 
Article 44.5 The authorising officer shall conserve the supporting documents relating to operations 
carried out for a period of five years from the date of the decision granting discharge in respect of 
implementation of  the  budget of the  European  Environment Agency.  Personal data  contained  in 
supporting  documents  shall  be  deleted  where  possible  when  those  data  are  not  necessary  for 
budgetary discharge, control and audit purposes. 
(EEA, 2014) 
 
The European Code of Good Administrative Behaviour (2001) 
The  Code  of  Good  Administrative  Behaviour  underscores  the  citizens’  right  of  access  to 
documents and requests the institutions to implement proper document management. 
 
Article 24 Keeping of adequate records 
The institution’s departments shall keep adequate records of their incoming and outgoing mail, of 
the documents they receive, and of the measures they take. 
(EU, 2001) 
 
Data Protection Regulation for EU institutions (2018)  
In  2018  the  General  Data  Protection  Regulation  (GDPR)  (EU)  2016/679  and  regulation  (EU) 
2018/1725 for the EU institutions and agencies on the protection of individuals with regard to the 
processing of personal data came into force. The regulation (EU) 2018/1725, the superseded (EC) 
45/2001  and  specific  recommendations  by  the  European  Data  Protection  Supervisor  have 
established  clear  boundaries  for  the  processing  and  storing  of  personal  data  at  EEA.  The  EEA 
retention list takes into account the (EU) 2018/1725, GDPR, the EDRMS recommendations and the 
provisions  made  for personal data  in  the  Specific  Retention List of  the  European  Commission. 
Rulings on data protection can overrule administrative retention periods.  
The new data protection regulation (EU) 2018/1725 puts more emphasis on the correct handling 
of personal data in IT systems.  The regulation defines a number of principles for designing or 
selecting  IT  systems,  the  relation  with  individuals  whose  data  is  processed  or  stored  and  the 
necessary  measures  in  case  a  data  breach  occurs.  All  information  management  systems  that 
process personal  data have  to  comply  with  these principles. For  the  electronic document  and 
records management systems the fol owing points are especial y relevant: privacy by data base 
design,  clear  information  about  the  processing  available  to  the  data  subject,  consent  of  data 
subjects, and procedures in place in case of breaches. 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 6 

 
Commercial cloud service providers that process personal data of the EEA have to comply with 
the GDPR. 
 
Historical Archives Regulation  
In  2015  the  Council  Regulation  (EU)  2015/496  of  17  March  2015  amending  Regulation  (EEC, 
Euratom)  No  354/83  as  regards  the  deposit  of  the  historical  archives  of  the  institutions  at  the 
European University Institute
 in Florence was passed. The amendment to the Historical Archives 
Regulation extends the obligation to transfer paper documents of historical value to the Historical 
Archives  of  the  EU  in  Firenze,  Italy,  after  30  years  to  al   EU  institutions  and  bodies.  All  EU 
institutions have to make a financial contribution to the management of the Historical Archives of 
the EU. The amendment also specifies the requirement for each EU institution to ensure the long-
term digital preservation of electronic documents of historical value. The EEA Management Board 
wil  adopt the Internal Rules for the amended Historical Archives Regulation based on the example 
of the Commission’s internal rules. 
 
The Århus Convention 
The Århus Convention (signed on 25 June 1998) establishes a number of rights of the public with 
regard to information on the environment. Article 8 of the Århus Convention: 
“It is necessary to ensure that any natural and legal person has a right of access to environmental 
information held by or for public authorities without his having to state an interest.” 
While  the  Convention  itself  does not  apply  to  the  EEA  the  fol ow-up  regulation  EC  1367/2006 
applies to al  EU agencies. The implications 1367/2006 for the EEA do not go beyond the standards 
set in the regulation 1049/2001. 
 
4.2  Standards for records management 
EEA’s  document  management  is  based  on  EU  and  international  standards  for  records 
management.  
 
ISO 15489 
The ISO 15489 standard on records management has since the publication of its first edition in 
2001 provided a clear international standard that defines the basic concepts and terminology of 
records management. It is the general y accepted framework for records management. Many of 
the definitions and concepts of the EEA policy are based on the ISO 15489 standard.  
 
e-Domec 
The European Commission provides on the e-Domec Intracomm site a wide range of Information 
on  the  document  management  and  archival  policy.  E-Domec  policies  and  rules  do  not  apply 
directly to the EEA, which is an EU agency. Nonetheless the EEA uses the e-Domec Information 
where  it  is  applicable.  With  the  implementation  of  ARES  the  alignment  of  the  EEA  to  the 
Commission’s document management policies has become even closer. The EEA filing plan and 
retention  list  was  checked  by  the  Commission’s  e-Domec  team.  A  wide range  of  manuals  and 
guidelines for the practical use of Ares are available on Intracomm. 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 7 

 
5  Roles and Responsibilities 
5.1  Document Management Officer 
The Document Management Officer (DMO) coordinates the document related tasks. The DMO is 
responsible  for  the  correct  use  of  an  Electronic  Document  and  Records Management  Systems 
ensuring that training and guidance is available. The DMO is also in charge of the filing plan and 
the retention list. He is the contact person for Ares at EEA and communicates necessary changes 
to the filing plan or retention list to the e-Domec Team of the Commission. The DMO manages 
the historical archives and the transfer of historical documents to the Historical Archives of the 
EU. 
5.2  Management 
The Executive Director has the responsibility that document management at EEA fulfils the legal 
and  regulatory  obligations.  The  Senior  Managers  and  the  Head  of  Groups  are  aware  of  the 
requirements  for  document  management  and  historical  archives.  They  ensure  that  their 
Programmes and groups implement document management and fol ow the specific guidelines. 
Management ensures that the EEA Specific Retention List is implemented.  
5.3  Staff 
All staff fol ow the guidelines on document management and makes sure that official documents 
are  registered  in  the  correct  document  management  or  information  system.  They  inform  the 
Document Management Officer if some of their documents have historical value for the EEA. They 
fol ow  training  and  manuals  to  process  documents  in  the  document  management  systems 
correctly.  
6  Records management processes 
6.1  Appraisal 
Appraisal is the process of checking and scrutinizing a document if it is an official record that 
needs to be registered in a records management system.  
 
Official records are final versions of documents that commit the agency legally, financially 
or politically.  
  
Documents  including  drafts  or  minutes  that  lead  up  to  these  official  records  should  also  be 
registered where they add information to the decision or the process. 
Documents that contain historical value for the agency shal  also be registered. 
The appraisal criteria are the same for electronic and paper documents and are independent of 
the  Electronic  Document  and  Records  Management  System  (EDRMS) or other  system used  to 
capture the record. 
 
Working documents can also be registered in an (EDRMS) to ensure the safety and availability of 
the document in workflows.  
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 8 

 
6.2  Metadata 
Official  records  need  to  be  registered  with  a  number  of  specific  metadata.  Basic  mandatory 
metadata independent of the system shal  be: 
•  title 
•  sender/author 
•  date on document 
•  date of registration 
•  attribution to a file  
•  security 
 
Where the system al ows for it, metadata can be entered automatical y, for example the electronic 
file type or the date of registration. A record consists of its content and its metadata. 
6.3  Filing plan 
The EEA filing plan has been developed for HAN (Hermes-Ares-NomCom) in col aboration with 
the Commission’s Secretariat-General e-Domec team. The filing plan fol ows the e-Domec model 
for  EU  agencies  and  fol ows  the  NomCom  structure.  Its  divided  into  two  main  areas:  the 
organisational activities and the specific operational activities of the EEA. The organisational main 
headings  include  governance,  strategic  and  coordination,  and  administrative  activities.  The 
operational headings mirror the project titles in the Multi-Annual Work Programme. Headings 
can only be added by the Commission’s e-Domec team while the EEA document manager can 
create files.  
6.4  Specific Retention List 
The  Specific  Retention  List of  the  EEA  is  based  on  the  legal requirements  for  the  storage  and 
disposition of documents. The two main principles are the obligation to keep documents for a 
certain number of years and the obligation to dispose and destroy documents after a period of 
time.  The  main  legal  regulations  that  define  the  periods  of  retention  and  disposition  are  the 
financial  regulation  and  the  data  protection  regulation.  With  the  amended  Historical  Archives 
Regulation the EU agencies are also required to ensure the correct management and transfer of 
historical  records.  The  Specific  Retention  List  applies  to  al   documents  independent  of  their 
medium  and  where  they  are  stored.  For  example,  the  Specific  Retention  List  also  applies  to 
administrative documents stored in paper files or electronic financial documents processed in the 
finance system ABAC.  
The  EEA  Specific  Retention  List  was  developed  with  the  Commission’s  Secretariat-General  e-
Domec team and fol ows the structure of the Common Retention List of the Commission. The 
column headings describe different stages of the document life cycle. 
 
Column titles of the Specific Retention List 
CODE 
The code is the one given for the Specific Retention List and does not correspond to the  filing 
plan. 
CHAPTER TITLE AND/OR FILE TYPE 
Describes the files or document types with the same retention periods and archival actions. 
DESCRIPTION 
Gives further information about the files or documents the chapter is applicable to 
ADMINISTRATIVE RETENTION PERIOD (ARP)  
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 9 

 
Once a file is closed the Administrative Retention Period (ARP) begins. The period is given in years. 
In the ARP there can be defined administrative procedures taking place. The EEA is using the same 
three administrative procedures as the Commission Common Retention List (T1 to T3). 
ACTION AFTER ARP (for the document manager) 
After  the  retention  period  different  archival  actions  are  defined.  EL  means  elimination  or 
disposition. THA stands for the transfer to EEA’s historical archives. SAM/SEL is for sample and 
selection processes.  
ACTION AFTER TRANSFER TO THE EEA HISTORICAL ARCHIVES (for the document manager) 
The  actions  include  a  second  review or permanent preservation (PP)  which  would  lead  to  the 
transfer of the documents to the Historical Archives of the EU after 30 years.  
6.5  Disposition 
Disposition  refers  to  the  documented  process  of  disposing  and  destroying  documents. 
Disposition  covers  the  overal   process  while  destruction  refers  to  the  physical  deletion  or 
destruction of a document. Disposition is triggered by the defined action after the administrative 
retention period in the retention list or by specific administrative procedures or by data protection 
measures. 
The disposition action and the metadata of the files need to be documented. The destruction of 
the files is carried out with the necessary security measures (for instance secure shredding of paper 
documents) and includes potential copies and backups of the documents. 
7  Electronic  document  and  records  management 
systems (EDRMS) 
In line with the Internal Control Framework the records have to be stored in a system that is  
‘is  reliable,  current,  accurate,  complete,  accessible,  protected,  verifiable,  filed  and  preserved’  and 
fulfils the information security, document management and data protection requirements.  
Records  management  standards  (e.g.  ISO  15489:2016)  and  specific  standards  for  Electronic 
Document and Records Management System (EDRMS) (e.g. ISO 15801:2017, DOD 5015, MoREQ2) 
have defined the basic principles for these systems. These principles were used in the technical 
specifications in procurement for the previous EDRMS and are met by the Hermes-Ares-NomCom 
system of the Commission. 
The Electronic Document and Records Management System has to ensure that the authenticity, 
reliability, integrity and usability of the records are maintained. 
 
Since  2006  the  EEA  has  been  using  specific  electronic  document  and  records  managements 
systems (EDRMS) for document management.  
From 2006 to 2009 the Commission system ADONIS was in use as a local instal ation. 
From 2009 to 2018 Hummingbird OpenText eDocs DM was in use. 
From  2018  EEA  is  using  the  Hermes-Ares-NomCom  (HAN)  system  of  the  Commission.  EEA  is 
directly accessing the HAN system run by DG DIGIT and the documents are stored in Hermes on 
the servers of DG DIGIT. 
 
There  are  a  number  of  advantages  for  the  EEA  in  using  Hermes-Ares-NomCom  (HAN)  of  the 
Commission  instead  of  a  commercial  product  like  Hummingbird.  HAN  is  tailor-made  for  the 
document management and archival policy needs of the Commission that are very similar to those 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 10 

 
of an EU agency. The Commission has more resources and a team of document management 
specialists (e-Domec team) in the Secretariat-General and DG DIGIT who continuously improve 
the  system.  They  can  also provide  a  broader  scope of  manuals,  training,  and  policies  than  an 
individual document manager in an EU agency. 
The long-term digital preservation required under the amended Historical Archives Regulation 
can be better managed with HAN than with the commercial off-the-shelf EDRMS the EEA had 
used until 2018 
The  documents  EEA  registers  with  Ares  are  stored  in  Hermes  on  the  servers  of  the  European 
Commission.  Email  sent  and  registered  with  Ares  wil   be  sent  from  the  mail  servers  of  the 
Commission. 
ARES gives the possibility for integrated document workflow directly from tabs of the registration 
profile. Assignments/attributions can be made for incoming documents as well as an e-signatory 
workflow  for  internal or outgoing  documents.  In  the e-signatory  workflow  the  documents  are 
stamped when electronical y signed. These electronic document workflows can contribute to the 
e-government initiative for more efficient administration and the EMAS objective to reduce paper.  
In line with the Commission practices, other IT systems that guarantee the records management 
principles can be used to register and store official records at EEA. The regulations and rules on 
document retention and data protection also apply to records registered in ABAC, the Mission-
Meeting system and Sysper.  
7.1  Information security 
Information security for document management systems encompasses two elements: the security 
of the individual document and file, meaning the possibility to restrict access, and the security of 
the document management system as a whole.  
Access restrictions can be set in the document management system. Only selected staff members 
are able to see the document. 
Information security of the ARES system is managed by the EC DG DIGIT. The EU Login is used for 
the authentication to the ARES system.  
8  Electronic signatures 
8.1  Internal use of e-signatures in ARES, ABAC, Sysper  
The EEA is using a number of IT systems that are designed and run by the European Commission, 
namely ARES for records management, ABAC for financial management and Sysper for  human 
resource  management.  Electronic  workflows  in  the  systems  ARES,  ABAC  and  Sysper  al ow 
designated users to sign tasks and documents. The signatures in these Commission systems are 
replacing blue ink signatures for al  internal purposes. If these systems are also used by another 
EU institution (e.g. the Commission) the validity of the electronic signatures is mutual y accepted 
for most documents communicated between these institutions. The identification of system users 
is verified with the EU login authentication system. The identification of users and the validity of 
documents between EU institutions in Commission systems is defined in Commission Decision of 
6.7.2020 on records management and archives: 
[…] the procedure may be managed by computer systems, provided that each person is clearly and 
unambiguously identified and that the system in question provides guarantees that the content is 
not altered during the procedure.
(EC, 2020, C(2020) 4482  Art 11.4) 
The  electronic  signature  stamp  on  registered  ARES  records  has  the  same  value  for  internal 
documents as a blue ink signature. 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 11 

 
The EEA procurement group updates a list of signature requirements for procurement purposes. 
8.2  Qualified Electronic Signatures (QES) 
Signatures on contracts with external contacts have to be made with a blue ink signature or a 
Qualified  Electronic  Signature  in  line  with  the  eIDAS  regulation  EU  910/2014.  The  Qualified 
Electronic Signature has the same validity as a blue ink signature on al  types of documents and 
is, by law, accepted in al  EU members states. Qualified Electronic Signature means that the signed 
person’s identity has been vetted beforehand and the signature is applied with a token in a Multi-
Factor Authentication (MFA) process. Furthermore, the QES have to be issued by a qualified trust 
service  provider  that  has  been  approved  in  line  with  the  eIDAS  regulation  and  which  is  on  a 
national trusted list.  
The EEA is using QES certificates issued by a private company, Universign, with headquarters in 
France. 
9  Historical Archives 
The EEA ensures that its historical documents and audio-visual products are archived according 
to  the regulation  and  guidelines  for  the  EU  institutions.  The Historical  Archives of  the  EEA  are 
essential  for  the  memory  of  the  institution.  The  EEA  al ows  public  access  to  its  historical 
documents.  
The  Historical  Archives  of  the  EEA  manage  the  paper  documents  after  the  end  of  their 
administrative retention period until their disposition or transfer to the Historical Archives of the 
EU (HAEU). The physical material of the Historical Archives of the EEA has to be transferred to the 
HAEU latest after 30 years. The transfer preparations should start for documents that have been 
in the EEA Historical Archives for more than 15 years. 
Digital historical archives material wil  not be transferred to the HAEU. EEA remains responsible 
for the long-term digital preservation and accessibility of its digital archives. 
9.1  Historical Archives of the EEA 
The Historical Archives of the EEA manage paper documents, audio-visual products and artefacts 
of historical value between the end of the administrative retention period and the transfer to the 
HAEU.  
The historical documents are registered in a simple description tool that can generate an Excel or 
.csv table that is necessary for the transfer to HAEU. The description tool is open for reading on 
the intranet.  
The management of the EEA archives fol ows the HAEU guidelines for agencies (2017) that define 
the  essential  elements  and  processes  of  archives  management,  for  example  the  appraisal, 
metadata, transfer of paper and audio-visual documents.  
The HAEU published in 2018 the guidelines on storage requirements for EU agencies that define 
the necessary measures for the protection of archival material. 
15  years  after  the  end  of  administrative  retention  period  the  historical  documents  should  be 
appraised for transfer to the HAEU. Personal data contained in the historical archives must be 
processed according to the data protection regulation. 
 
The data protection regulation EU 2018/1725 restricts the disclosure to the public after 30 years 
if the rights of data subjects are infringed. The EEA shal  review the historical documents for any 
data protection issues before transfer to the HAEU or public disclosure by digital means. The EEA 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 12 

 
fol ows  the  archives  policy  of  the Commission  C(2020)  4482  that  al ows  for  derogation  to  the 
personal data protection in cases of public interest in the historical archives of an EU institution. 
In  this  context,  some  personal  data  might  provide  authenticity,  validity  and  integrity  to  the 
historical  documents  and  should  not  be  deleted  or  altered.  The  evaluation  between  data 
protection and public information has to be made case-by-case for each document.  
 
The  paper  col ections  of  the  EEA  Historical  Archives  are smal  due  to  the  early  adoption of  an 
electronic  workstyle  at  EEA  for  most  areas  outside  the  regulated  administrative  and  financial 
processes. The paper archives focus on the 1990s from the founding regulation, the establishment 
of  the  agency  in  Copenhagen  since  1994,  to  the  first  State  of  the  Environment  Reports.  Two 
col ections are of special value for the Historical Archives of the EEA: the col ections by the first 
Executive Director Jiménez-Beltrán and the Senior Manager David Stanners. The documents of 
EEA’s Management Board provide a continuous source of the EEA history from the beginning to 
today.  
9.2  Historical Archives of the European Union (HAEU) 
The  Historical  Archives  of  the  European  Union  (HAEU)  was  founded  in  1983  and  is  based  in 
Florence,  Italy,  with  the  European  University  Institute  (EUI).  The  amendment  of  2015  to  the 
Historical Archives Regulation obliges al  EU institutions to transfer their physical archives material 
after 30 years to the HAEU in Florence.  
The EEA has to contribute financial y to the budget of the HAEU based on the establishment plan 
of the EEA. The HAEU has communicated to the DMO of EEA that the first transfer of historical 
archives material can take place from 2020. 
The HAEU also provides guidelines for the agencies on archival topics.  
The retrospective registration of EEA archival material with a description tool was designed with 
the help of the HAEU. 
The HAEU acts as a data processor in accordance with Article 3 of Regulation (EU) 2018/1725, 
under instructions from the EEA, which acts as the control er of personal data contained in its 
historical archives, deposited at the HAEU. 
9.3  Long-term digital preservation 
The long-term digital preservation of historical documents is the responsibility of the EEA.  
By  implementing  Ares  the  EEA  can  benefit  from  the  Commission  developments  for  the 
preservation of digital documents. A key element of Ares is the automatic conversion of common 
electronic formats like .msg or .doc to PDF/A which is considered to be the most secure format 
for long term archiving.  
The Historical Archives Regulation demands the public access to the digital historical documents: 
Wherever possible, the institutions shal  make their archives available to the public by electronic means, 
including digitised and born-digital archives, and facilitate their consultation on the internet. 
(EU, 2015) 
 
The Historical Archives of the EU needs to have access to the digital historical archives of the EU 
institutions. 
Furthermore, the EEA wil  cooperate with the Commission on long-term digital archiving solutions. 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 13 

 
10 Bibliography 
EC,  2020,  C(2020)  4482  final  Commission  Decision  of  6.7.2020  on  records  management  and 
archives.
 https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/edomec/Documents/C_2020_4482_en.PDF 
 
EC, 2020, SEC(2020) 800 Implementing Rules for Decision C(2020) 4482 on records management 
and archives.
 https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/edomec/Documents/SEC_2020_800_en.pdf 
 
EEA,  2004a,  EEA  Implementing  rules  for  the  application  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001. 
European Environment Agency. EEA IR 1049/2001  
 
EEA,  2004b,  EEA Management  Board decision  implementing  the  Code of Good  Administrative 
Behaviour. 22.06.2004. EEA MB decision on Code of Good Administrative Behaviour  
 
EEA, 2017, EEA Internal Control Framework, Decision EEA/MB/2017/021, European Environment 
Agency. EEA Internal Control Framework 
 
EEA,2019, Written Procedure MB/WP/2019/03_03 Decision EEA/MB/2019/020 Decision of the 
Management Board of the European Environment Agency of 22.11.2019 on the Financial Rules 
applicable to the Budget of the European Environment Agency and repealing Decision 
(005/EEA/MB-WP-ADM(FINREG)2014 – Written Procedure
) EEA 2019 Financial Regulation 
 
EU, 2001a, Regulation (EC) 1049/2001 regarding public access to […] documents. Official Journal 
of the European Communities L 145/43. 31/05/2001.  EC 1049/2001  
 
EU, 2001c, European Code for Good Administrative Behaviour. 2001. 
https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/ 
 
EU, 2014, Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 
2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal 
market and repealing Directive 1999/93/EC (eIDAS) .https://eur-lex.europa.eu/legal-
content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2014.257.01.0073.01.ENG 
 
EU, 2015, Council Regulation (EU) 2015/496 of 17 March 2015 amending Regulation (EEC, 
Euratom) No 354/83 as regards the deposit of the historical archives of the institutions at the 
European University Institute in Florence. OJ L 79, 25.3.2015. http://eur-
lex.europa.eu/eli/reg/2015/496/oj 
 
 
EU, 2016, Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 
2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on 
the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection 
Regulation, GDPR), OJ L119, 4.5.2016. GDPR 2016  
 
EU, 2018, Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 
October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal 
data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such 
data, OJ L 295, 21.11.2018. http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj  
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 14 

 
 
Historical Archives of the EU, 2017, HAEU Guidelines - The management of the Historical 
Archives of the European Union Agencies. HAEU guidelines 
 
Historical Archives of the EU, 2018, HAEU Guidelines - Storage requirements the Historical 
Archives of the European Union Agencies. 
  
ISO, 2016, International Standard 15489:2016, Information and documentation – records 
management – Part1: concepts and principles. 2016. 
 
ISO, 2017, International Standard 15801:2017, Document management – Electronical y stored 
information – Recommendations for trustworthiness and reliability. 2017. 
EEA Document Management Policy 2020 
Page | 15