Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.




Ref. Ares(2022)4615079 - 23/06/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
 
 
 
 [Name of Directorate]  
 [Name of Unit]  
 Head of Unit  
 
 
 
NOTE FOR THE ATTENTION OF HOU R&I H.1 
Subject: Contribution to request for public access to documents GestDem 202X/XXX 
Please find below the complete contribution requested for the reply to the request for public 
access  to  documents  –  GestDem 202Y/XXXX  – introduced in  the framework of Regulation 
(EC) No 1049/2001.  
1.  SCOPE OF THE REQUEST  
Are clarifications from the applicant needed to identify the documents? 
NO / YES  
 
(if YES, please contact immediately the Access to documents team in order to allow it to send a 
clarification request to the applicant
) 
2.  IDENTIFICATION OF DOCUMENTS FALLING UNDER THE SCOPE OF 
THE REQUEST  
As  a  reminder,  the  definition  of  a  ‘document’  is,  according  to  art.  3(a)  of  Regulation 
1049/2001  –“any  content  whatever  its  medium  concerning  a  matter  relating  to  the  policies, 
activities and decisions falling within the institution’s sphere of responsibility”. 

Please provide a numbered list of documents (with Ares – or other eDomec compliant register 
–  reference)  falling  within  the  scope  of  the  request11.    Any  document  without  one  of  the 
abovementioned  references  should  be  registered  beforehand  in  Ares,  if  it  fulfils  the  three 
cumulative criteria for registration2.  
                                                 
1 Certain parts of a document might cover subject matters that do not fall under the scope of the specific access 
to  documents  application.  Unless  these  parts  are  already  public  anyway  or  unless  it  is  decided  to 
nevertheless release them in accordance with Regulation 1049/2001 to the public, such parts would require 
an 'out-of-scope' indication and will be expunged accordingly prior to the release. 
2  In  accordance  with  the  SG  Guidelines  on  document  registration  and  access  to  documents,  e-mails  are  also 
concerned  when  they  have  been  registered  in  Ares.  E-mails  circulated  within  an  informal,  preliminary 
exchange of views between colleagues or containing iterations of a preliminary document, are normally not 
registered  in  Ares  and  therefore  are  not  concerned  by  access  to  documents  requests.  Nevertheless,  in  case 
the registration criteria were not applied correctly, namely European Commission services kept unregistered 
documents and e-mails in their files which should have been registered, the documents concerned are to be 
registered  ex-post  as  soon  as  they  have  been  identified  in  the  framework  of  a  request  for  access  to 
documents, and in any case before replying to the applicant.   





2.1. Wide-scope request 
 
Following setting up the list of documents and your initial assessment, would you categorise the 
request as a 'Wide-scope request'3?  
NO / YES  
(if YES, please explain, why you believe that this applications should be handled as a 'wide-
scope request'
): …………………………..  
2.2. No documents held (‘devoid of purposes’) 
In case no pertinent document exists, please tick the following box:   
  I certify that no document falling within the scope of the request has been found.  
 
3.  OPINION ON DISCLOSURE  
In  case  of  documents  originating  from  third  parties4,  unless  it  is  clear  that  the  document(s) 
shall  or  shall  not  be  disclosed,  please  indicate  the  necessity  of  third  party  consultation 
regarding the possibility to grant partial or full access to the document(s) requested.  
Please  note  that  the  general  rule  is  to  disclose  whatever  is  not  covered  by  one  or  more 
exceptions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  For  each  document,  the  following  opinion 
should be provided:  
A)  Can we grant full access
B)   Can we grant partial access, due to one or more exceptions of Article 4(1)-(3)? 
Please  indicate  which  specific  exception(s)  mentioned  in  Article  4(1)-(3)  of 
Regulation  1049/2001  applies/apply  for  the  respective  parts  for  which  access  is 
denied:  
   public security  [i.e.: first indent of Article 4(1)(a)];  
   defence and military matters  [second indent of Article 4(1)(a)];  
   international relations  [third indent of Article 4(1)(a)];  
      financial,  monetary  or  economic  policy  of  the  Community  or  a  Member  State  
[fourth indent of Article 4(1)(a)];  
                                                 
3  Requests,  which  have  such  a  wide  temporal  and/or  material  scope  that  their  detailed  treatment  could 
substantially impair the normal functioning of the relevant Commission services. Please  contact the Access 
to documents legal team for further guidance.  
4 The third-party originator is to be understood as the entity or individual who submitted the documents to the 
Commission. 







      privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with 
Community legislation regarding the protection of personal data  [Article 4(1)(b)];  
    protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including 
intellectual property [first indent of Article 4(2)];  
  court proceedings and legal advice [second indent of Article 4(2)];  
  the purpose of inspections, investigations and audits [third indent of Article 4(2)];  
  document drawn up by an institution for internal use or received by an institution, 
which relates  to a matter where the decision has  not  been taken by the  institution,  if 
disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's  decision 
making process [first subparagraph of Article 4(3)];  
    document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary consultations within the institution concerned, even after the decision has 
been taken, if disclosure of the document would seriously undermine the institution's 
decision-making process [second subparagraph of Article 4(3)].  
Please  provide  for  each  applicable  exception  a  detailed  reasoning.  This  reasoning  is 
necessary for the legal  validation of the potential  application of exceptions, which is 
performed by the Access to documents team. 
 
C)  Should we refuse access due to one or more exceptions of Article 4(1)-(3)?  
If  the  document  is  covered  in  its  entirety  by  one  or  several  exceptions,  please 
clearly  indicate,  which  exception(s)  applies  to  which  parts  of  the  document  – 
providing  as  outlined  further  above,  a  detailed  reasoning  in  relation  to  the 
applicable exception(s). 
 
Please identify accordingly the (respective parts of) the documents for which you consider 
that access must be denied in relation to the specific exception(s).  If applicable, indicate 
also  any  'out-of-scope'  parts  of  the  document  (e.g.  parts  of  a  briefing  that  in  your  view 
concern a different subject than the request). 
4.  ENCLOSURES:  
 
Please provide as annexes (1 document per annex) the documents identified under Section 1.  
Please provide only the original versions of the documents without any redactions. 
5.  ADDITIONAL COMMENTS  
[Please provide any pertinent additional comments.] 
[Name and signature of the HoU]