Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to documents request: 2022-05-18 meeting between Penelope Papandropoulos and Werner Stengg and Microsoft Corporation'.




 
Ref. Ares(2022)5039016 - 11/07/2022
 
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate D - Twin Transition, Economic & Social Affairs 
  SG.D.1 - Digital Transition, Industry & Single Market 
 
Brussels  
SG.D.1/TKV 
Nienke Palstra 
 
 
Global Witness 
Rue Belliard 53 
1000 Brussels 
Belgium 
 
By email:  
ask+request-11305-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
ask+request-11307-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
 
Subject: 
Your applications for access to documents – GESTDEM 2022/3050 
and GESTDEM 2022/3051  

 
Dear Ms Palstra, 
We refer to  your emails of 24 May 2022 in which you make two requests for access to 
documents pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council 
and Commission documents (hereinafter ‘Regulation 1049/2001’), registered on 25 May 
2022 under the above-mentioned reference numbers. We further refer to our emails of 20 
and  21  June  2022  informing  you  about  the  extension  of  the  deadline,  our  references 
Ares(2022)4521789 and Ares(2022)4546391. 
By your application, you request access to: 
All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes, 
notes  (hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports, 
operational conclusions, lines to take, briefings, and presentations—related to:  

1.  the  meeting  on  2022-05-18  between  Penelope  Papandropoulos  and  Werner 
Stengg and Microsoft Corporation. [GESTDEM 2022/3050] 
2.  the  meeting  on  2022-05-18  between  Margrethe  Vestager  and  Microsoft 
Corporation. [GESTDEM 2022/3051] 
We have identified the following documents responsive to your requests: 
 
1.  Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft Trade and technology council 
2.  Ares(2022)3557024 - Incoming meeting request Microsoft 18 May_Redacted 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
3.  Ares(2022)3768777 - positive reply Microsoft 18 May_Redacted 
4.  Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft AI_Redacted 
5.  Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft Cloud_Redacted 
6.  Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft Cybersecurity_Redacted 
7.  Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft Digital Services Act_Redacted 
8.  Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft Legislation on child sexual 

abuse_Redacted 
9.  Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft RRF_Redacted 
10. Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft Steering brief_Redacted 
11. Ares(2022)3979173 - Briefing Microsoft Table of contents_Redacted 
12. Ares(2022)4212038_Minutes from mtg Microsoft - CAB Vestager - 

180522_Redacted 
With  regard  to  the  documents  identified,  a  complete  disclosure  is  prevented  by  the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined 
in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following 
personal data: 
-  the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   
-  the names/initials and contact details of other institutions or natural persons. 
 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation (Regulation 2018/1725) does not allow 
the transmission of these personal data, except  if  you prove that it is  necessary to have 
the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest and where there is 
no reason to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. 
In  your  request,  you  do  neither  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal  data,  nor  put  forward  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Moreover,  some  of  the  documents  include  information  on  Commission  procedures  that 
are currently ongoing and their disclosure could undermine the process concerned. As a 
result, complete disclosure of these documents is prevented by the exception to the right 
of access laid down in Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
Furthermore, some of the documents contain information related to commercial interests of 
a natural or legal person, which has also been redacted as its disclosure is prevented by the 
exception  to  the  right  of  access  laid  down  in  the  first  subparagraph  of  Article  4(2)  of 
Regulation  (EC) No 1049/2001.  Please  note  that documents  originating  from third parties 
are disclosed to you based on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is 
without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to 
reproduce or exploit the released  documents without the agreement of the originator, who 
may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not 
assume any responsibility from their reuse.  
Finally, document 1 contains information of ongoing international negotiations. 
The  disclosure  of  documents  concerning  the  EU-US  Trade  and  Technology  Council 
would undermine the protection of the public interests as regards international relations. 
It  is  therefore  prevented  by  the  exception  laid  down  in  Article  4(1),  third  indent  of 
regulation (EC) 1049/2001. 


 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'. 
The above mentioned documents that fall under the scope of  your request  discloses the 
EU’s position on the Trade and Technology Council, as well as the overall strategies and 
aims  for  the  Trade  and  Technology  Council.  These  documents  was  drafted  for  internal 
use of the Commission. 
There is a concrete risk that the public disclosure of documents on this would affect the 
mutual  trust  between the EU  and the US  and thus undercut their  relations.  It  should be 
noted that the way in which the authorities of a third country perceive the decisions of the 
European Union is a component of the relations established with that third country. The 
quality of our relations with third countries depend on that perception.  
As  per  settled  case-law,  ‘disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating 
positions,  when  the  negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in 
practice, have a negative effect on the negotiating capacity of the Union1. Disclosure of 
the documents could undermine the room for negotiation needed by the European Union 
and its Member States to conclude those negotiations2.  
Against  this  background,  we  consider  that  public  disclosure  of  such  documents  would 
negatively affect both the ability of the European Commission to establish and maintain 
efficient and trust-based negotiating relations with the United States in the context of the 
Trade  and  Technology  Council  and  to  effectively  defend  EU  interests  in  the  context  of 
the ongoing discussions within the Trade and Technology Council. We consider that risk 
as  reasonably  foreseeable  and  non-hypothetical,  as  it  would  reveal  the  institution's 
approaches and preferences, as well as political analysis, thus weakening its negotiation 
position towards its United States counterparts. 
We  have  also  examined  the  possibility  of  granting  partial  access  in  accordance  with 
Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001. However, no meaningful partial access is 
possible  once  all  parts  of  the  document  protected  by  Article  4(1)(a),  third  indent 
(protection  of  international  relations)  are  redacted.  Document  10  also  contains 
information  about  discussions in  the Trade and technology Council that  are covered by 
this exception. However, partial access to this document is granted.  
Please  note  that  this  list  also  includes  documents  that  were  drawn  up  for  internal  use 
under  the  responsibility  of  the  relevant  services  of  the  European  Commission.  They 
reflect solely the author's interpretation of the interventions made and do not set out any 
official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers,  which  was  not 
consulted on its content. It does not reflect the position of the Commission and cannot be 
quoted as such. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting 
the Commission to review this position. 
                                                 
1 Judgment of 19 March 2013 in Case T-301/10, In 't Veld v Commission, EU:T:2013:135, paragraph 125. 
2  See  also  Judgment  of  25  April  2007,  WWF  European  Policy  Programme  v  Council  of  the  European 
Union, T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 41. 
 



 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
Elisa Roller 
Director 
Enclosure: 
disclosed documents 

Electronically signed on 08/07/2022 18:49 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121