Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Documents related to January 2019 changes to novel food catalogue entries for cannabidiol and cannabinoids'.




 
Ref. Ares(2022)7154659 - 17/10/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
SANTE/E2/(2022)7628253 
                                                              
By registered mail with  
acknowledgment of receipt 
 
Mr. Sean Finan, 
Derryheen, Butlersbridge xxxxxx 
Republic of Ireland 
H12 RP27  
By email only: 
ask+request-11683-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
  
Dear Mr. Finan, 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 2022/4517 
We refer to your request for access to documents, registered on 8 August 2022 under the 
above-mentioned reference number.  
We also refer to our email dated 6 September 2022 in which we have informed you that 
an extended time limit is needed as the documents requested originate from third parties 
which have been consulted. 
1.  Scope of your request 
In your request, you ask on the basis of Regulation (EC) No 1049/20011 access to: 
All  documents,  whenever  created,  related  to  the  changes  to  the  EU  Novel  Food 
Catalogue  entries  for  cannabidiol  and  cannabinoids  in  or  around  January  2019, 
including  but  not  limited  to  meeting  agendas,  meeting  minutes,  letters,  email 
communications or other correspondence, submissions, reports, etc.  

In particular (but not limited to),  
-  minutes of meetings of the Working Group on Novel Foods related to cannabidiol 
and cannabinoid from 2018 and 2019; and  
-  records  of  Member  State  discussions,  draft  proposals,  comments  on  proposals, 
and Member State submissions on proposals relevant to meetings of the Working 
Group on Novel Foods in 2018 and 2019
.’ 
2.  Identification and assessment of the relevant documents 
We have identified 29 documents that fall within the scope of your request. 
The  Annex  of  this  letter  contains  a  list  of  the  identified  documents  and  summarises  the 
outcome  of  the  assessment  carried  out  on  the  basis  of  Regulation  (EC)  No  1049/20012 
regarding public access to documents. 
                                                 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Since the above mentioned documents originate from third parties, the originators of the 
documents have been consulted, in accordance with Article 4(4) of Regulation (EC) No 
1049/2001,  to  assess  whether  an  exception  under  Article  4  of  this  Regulation  is 
applicable to the identified documents. 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  and  considered  the  opinion  of  the  third  parties,  we  came  to  the  conclusion 
that: 
  Full access can be granted to documents listed under points 1 and 17; 
  partial  access  can  be  given  to  documents  listed  under  points  from  2  to  16,  and 
from 18 to 29 of the Annex. These documents may be only partially disclosed as 
their full disclosure is prevented by the exceptions to the right of access laid down 
in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Please find enclosed the documents listed under points from 2 to 16, and from 18 to 29 of 
the  Annex,  redacted  of  the  parts  which  cannot  be  disclosed  as  they  are  covered  by  the 
exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. Please note that parts out of the scope of your request have been withheld and 
labelled as “out of scope”. 
As regards the documents listed under points from 2 to 4, 7 to 9, 12 to 15, 17, 19 to 20, 
22, 24 to 26 and 29, please note that documents originating from third parties are disclosed 
to  you  based  on  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without 
prejudice to the rules on intellectual property,  which may limit your right to reproduce or 
exploit the released  documents  without the agreement of the originator, who may hold an 
intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from their reuse.  
With regard to the documents listed under points 5, 6, 10, 11, 16, 18, 21, 23, 27 and 28 
you  may  reuse  the  document  requested  free  of  charge,  for  non-commercial  and 
commercial  purposes  provided  that  the  source  is  acknowledged  and,  that  you  do  not 
distort  the  original  meaning  or  message  of  the  document.  Please  note  that  the 
Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
3.  Reasons for partial refusal 
Protection  of  the  commercial  interests  of  a  legal  person  -  Article  4(2),  first  indent,  of 
Regulation (EC) No 1049/2001
 
The originators of the document listed in point 22 of the Annex has objected to the full 
disclosure of the document. They have motivated this by invoking the argument that the 
disclosure of the whole document would undermine their commercial interests, including 
intellectual property. 
On  the  basis  of  the  assessments  made  by  the  third  party,  we  have  considered  that  the 
exception of Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001, applies partially 
to the document listed in point 22 of the Annex which is disclosed expunged from those 
parts containing the confidential information. 
As  a  consequence,  and  taking  into  account  the  opinion  of  the  third  party,  we  regret  to 
inform  you  that  access  to  the  document  listed  in  point  22  of  the  Annex  can  be  only 
partially  granted,  as  full  disclosure  is  prevented  by  one  exception  to  the  right  of  access 
laid down in Article 4(2) first indent of Regulation (EC) No 1049/2001. 
                                                                                                                                                 
2   Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 


 
Protection of the privacy and integrity of the individual, in particular in accordance with 
Community  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  -  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 

With regard to the documents listed under points 2 to 5, 7 to 10, 12 to 15, 17, 19 to 22, 24 
to  26,  and  29  of  the  Annex,  a  complete  disclosure  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following  personal 
data: 
- the names and contact details of natural persons; 
- handwritten signatures of natural persons. 
- other information relating to an identified or identifiable natural person including their 
job titles. 
Article  9(l)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  (EU)  2018/17253  does  not  allow  the 
transmission of these personal  data, except  if  you prove that it is  necessary to  have the 
data transmitted to you for a specific purpose in the public interest and where there is no 
reason to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In 
your request, you do not express any particular interest to have access to these personal 
data  nor  do  you  put  forward  any  argument  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Therefore, we are disclosing the documents listed under points 2 to 5, 7 to 10, 12 to 15, 
17, 19 to 22, 24 to 26, and 29 of the Annex related to  your request expunged from this 
personal data. 
4.  Overriding public interest 
The  exceptions  to  the  right  of  access  provided  for  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosing  the 
requested  document.  In  your  application,  you  did  not  submit  any  grounds  concerning  a 
public  interest  on  the  basis  of  which  the  interests  protected  in  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  would  have  to  be  overridden,  and  we  could  not  identify  any  such  ground 
either.  In  these  circumstances,  we  have  to  conclude  that  there  is  no  evidence  of  an 
overriding public interest in disclosure, in the sense of Regulation (EC) No 1049/2001. 
5.  Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
                                                 
3   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39). 



 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.l) 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
6.  Acknowledgment of receipt 
According  to  the  standard  operational  procedure,  the  reply  is  sent  by  e-mail  only.  We 
would therefore appreciate if you could explicitly confirm receipt of the e-mail within 5 
working days by replying to xxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
                                                                                                     Yours sincerely, 
Sandra GALLINA 
 
 
Enclosure: 
 
Annex - List of documents and disclosed documents 

Electronically signed on 14/10/2022 19:58 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121