Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Project: Recovery, Stability and socio-economic development in Libya (T05-EUTF-NOA-LY-05 )'.








 
 
                                    
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
Ref. Ares(2022)269725 - 14/01/2022
Ref. Ares(2022)2511428 - 04/04/2022
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic Development in Libya 
Baladiyati Programme 
 
Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
 
 
 
 
 
 
ANNUAL REPORT YEAR 3 
1 October 2020 – 30 September 2021 

 
 
 
 
Annex III 
 
FINANCIAL REPORT YEAR 3  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




 
 
                                    
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 
 

 
 
 
Financial Report 
 
AICS requested the EU to grant a 9-month No-Cost Extension from 1 October 2021 to 30 June 2022 and the 
EU approved on 31 August 2021.  
 
 
The appr  
oved budget, as per the signed Addendum n. 1 is as follows: 
  
Table 1: Annex III Delegation Agreement – Amended Budget of the Action 
 
Budget as per 
Budget as 
Addenda
new addendum 
per contract
signed
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Expenditures
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
1. Component I - Support to Community Services 
17 451 503
17 562 243
1.1 Grants contracts to NGO Partners
110 740
Subtotal Support to Community Services
17 451 503
110 740
17 562 243
2. Component II - Capacity building and technical 
assistance 
2.1 Services and Consultancies
220 500
-220 500
0
2.2 Travel and subsistence costs 
104 625
-36 535
68 090
Subtotal Capacity building and technical assistance 
325 125
-257 035
68 090
3. Programme Coordination and Management
3.1 Programme Management Unit (PMU)
2 223 520
178 498
2 402 018

3.1.1 International personnel
1 161 000
461 167
1 622 167
3.1.2 Local personnel
296 400
183 075
479 475
3.1.3 Travel and subsistence costs 
336 040
-306 105
29 935
3.1.4 Project office costs
384 480
-163 386
221 094
3.1.5 Equipment and supplies
45 600
3 747
49 347
3.2 National Steering & Technical Committees and 
90 000
57 063
seminars
-32 937
Subtotal Programme Coordination and Management
2 313 520
145 562
2 459 082
4. Visibility and Communication
4.1 Visibility and Communication costs
400 600
-58 881
341 719
Subtotal Visibility and Communication
400 600
-58 881
341 719
5. Monitoring and evaluation 
5.1 Monitoring costs (incl. Baseline study) 
70 000
59 614
129 614
Subtotal Monitoring and evaluation 
70 000
59 614
129 614
6.Subtotal direct eligible costs of the Action (1-5)
20 560 748
0
20 560 748
7. Indirect costs (7%)
1 439 252
0
1 439 252
8. Total eligible costs of the Action (6+7)
22 000 000
0
22 000 000
 
 
 
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




 
 
                                    
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 
 

 
 
 
 
 
 
Table 2: Transfer of the pre-financing 
   
 
 
 
Year 1 
Year 2  
Year 3 
TOTAL 
Total Budget (EUR) 
 
 
 
22,000,000 
Budget by year (EUR) 
7,599,395 
11,663,350 
1,298,002 
20,560,747 
Overhead (EUR) 
531,958 
816,435 
90,860 
1,439,253 
Budget for the action (EUR) 
8,131,353 
12,479,785 
1,388,862 
22,000,000 
Contingency (EUR) 
 
 
 
 
Advance disbursed (EUR) 
8,131,353 
12,479,785 
1,388,862 
22,000,000 
DP N. 
 QS on 
2020080006  29/03/2021 
QT N. 956   on 
– QS on 
the Bank of 
Receipt of EU payment 
01/10/2018 - the 
16/03/2020 
Italy 
 
(EUR) 
Bank of Italy 
the Bank of 
account n. 
account n. 23211 
Italy account 
23211 
n. 23211 
 
Total amount credited in year 1, 2 and 3: EUR 22,000,000 

 
Programme Bank Accounts 
 
 
The programme has the following dedicated bank accounts:    
 
Italy: 
 
 
 
 
Account Number 
Igrue   
Special accounting 5836 
AICS-FONDI-UE-FDR L-183-87   
IT07E0100003245350200023211 
 
Banca Intesa San Paolo  
Agenzia Italiana per   
La Cooperazione - B1JLU 
 
IT43D0306905020100000066220 
 
Tunis: 
Tunis International Bank EURO   
0404251/003/4410/015 opened on 11 October 2018 
Tunis International Bank TND                   0404251/001/4410/015 opened on 11 October 2018 
 
All programme’s bank accounts are non-interest-bearing. 
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




 
 
                                    
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 
 

 
 
 
Documentation  
 
Complete programme documentation with original administrative documents is available for reference at the:  
 
Italian Agency for Development Cooperation (AICS) 
 
Tunis Re  
gional Office 
1, rue de Florence, Mutuelleville   
1002 - Tunis, Tunisia 
 
and 
 
PMU Office c/o Tunis Business Center 
Immeuble Sarra, Boulevard Principal 
Les Berges du Lac 
1053 - Tunis, Tunisia 
Tel: +216 70 246 300 
 
 
Financial Report Table 
 
The following synoptic Table 3 presents the overall financial report up to 30 September 2021, with reference 
to the amended budget lines indicated in Annex III of the Delegation Agreement and Addendum n. 1. 

 
The report includes all expenses incurred during the period from 1 October 2018 to 30 September 2020 and 
all expenses and funds committed from 1 October 2020 to 30 September 2021. 
 
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




 
                                    
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

 
 
 
Table 3: ANNUAL FINANCIAL REPORT FROM 01 OCTOBER 2020 TO 30 SEPTEMBER 2021 
 
E)   Total Spent  F)   Total Spent 
B)   Spent from  
C)   Spent 
D)   Committed  and committed  and committed 
% Spent + 
 Pre-financing 
A) Amended 
01st Oct 2018   from 01st Oct 
from 01st Oct 
from 01 Oct 
from 01 Oct 
G) Balance     commited 

1 - 2 and 3 
Budget
to 30 Sept 
2020 to 30 
2020 to 30 Sept  2020 to 30 Sept  2018 to 30 Sept 
G= A-F
at 30 Sept  Balance
 
Installment
2020
Sept 2021
2021
2021          E= 
2021                 
2021
 
C+D
F= B+E
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Costs
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
%
%
1. Component I - Support to Community Services 
1.1 Grants contracts to NGO Partners
17,562,243
17,562,243
2,689,456
9,686,593
4,951,173
14,637,766
17,327,222
235,021
Subtotal Support to Community Services
17,562,243
17,562,243
2,689,456
9,686,593
4,951,173
14,637,766
17,327,222
235,021
98.66%
1.34%
2. Component II - Capacity building and technical assistance 
2.1 Services and Consultancies
0.00
0
2.2 Travel and subsistence costs 
68,090
68,090
17,691
19,540
30,251
49,791
67,481
609
Subtotal Capacity building and technical assistance 
68,090
68,090
17,691
19,540
30,251
49,791
67,481
609
99%
1%
3. Programme Coordination and Management
3.1 Programme Management Unit (PMU)
2,402,018
2,402,018
1,024,359
706,755
159,897
866,652
1,891,011
511,008
3.1.1 International personnel
1,622,167
1,622,167
671,138
497,207
120,127
617,334
1,288,473
333,694
3.1.2 Local personnel
479,475
479,475
195,607
131,266
12,292
143,557
339,164
140,311
3.1.3 Travel and subsistence costs 
29,935
29,935
4,907
6,596
19,481
26,078
30,985
-1,050

3.1.4 Project office costs
221,094
221,094
108,191
70,133
7,997
78,130
186,321
34,773
3.1.5 Equipment and supplies
49,347
49,347
44,515
1,553
1,553
46,067
3,280
3.2 National Steering & Technical Committees and seminars
57,063
57,063
22,063
292
35,000
35,292
57,355
-292
Subtotal Programme Coordination and Management
2,459,082
2,459,082
1,046,422
707,047
194,897
901,944
1,948,366
510,716
79%
21%
4. Visibility and Communication
4.1 Visibility and Communication costs
341,719
341,719
101,926
85,768
76,847
162,615
264,541
77,178
Subtotal Visibility and Communication
341,719
341,719
101,926
85,768
76,847
162,615
264,541
77,178
77%
23%
5. Monitoring and evaluation 
5.1 Monitoring costs (incl. Baseline study) 
129,614
129,614
0
27,846
41,768
69,614
69,614
60,000
Subtotal Monitoring and evaluation 
129,614
129,614
0
27,846
41,768
69,614
69,614
60,000
54%
46%
6.Subtotal direct eligible costs of the Action (1-5)
20,560,748
20,560,748
3,855,494
10,526,794
5,294,935
15,821,729
19,677,224
883,524
96%
4%
7. Indirect costs (7%)
1,439,252
1,439,252
269,885
736,876
370,645
1,107,521
1,377,406
61,847
96%
4%
8. Total eligible costs of the Action (6+7)
22,000,000
22,000,000
4,125,379
11,263,669
5,665,581
16,929,250
21,054,629
945,371
96%
4%
TOTAL BUDGET
22,000,000
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

Cumulative financial summary from 1 October 2018 to 30 September 2021: 
 
 
•  T  otal amount received is equal to EUR 22,000,000 
•  Total amount direct costs spent is equal to EUR 14,382,288 
•  Total amount of committed funds is equal to EUR 5,665,581 
•  Total amount of indirect costs is equal to EUR 1,377,406 
•  Total overall spent and committed is equal to EUR 21,054,629   
 
AICS spent EUR 15,389,649 (100% of the first pre-financing payment and 58% of the second pre-financing 
payment) and committed EUR 5,665,581 (42% of the balance of the second pre-financing payment and 32% 
of the third pre-financing payment) as of 30 September 2021. Additionally, EUR 945,371 are expected to be 
spent from October 2021 to the end of the Action on 30 June 2022. 
 
No budget heading has a misalignment from the allocated budget. 
A.  BUDGET SPENDING FROM 01 OCTOBER 2020 TO 30 SEPTEMBER 2021 
Budget heading 1: Component I – Support to Community Services  
 
1.1  Grants contracts to NGO Partners:  
 
Budget allocated and totally received as per No Cost Extension approved on 31 August 2021: 
 
Budget as per 
Budget as per new 

Component
Addenda
contract
addendum signed
Total Cost
Total Cost
Total Cost
1. Component I - Support to Community Services
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
1.1 Grants contracts to NGO Partners
17 451 503
110 740
17 562 243
Total  Support to Community Services
17 451 503
110 740
17 562 243  
 
AICS launched three CfPs and signed nine contracts totalling EUR 17,327,222. 
 
 Amount Paid at 
Call for Proposal
Grant Beneficiaries
Grant Amount 
Contract Balance
Impemetation period
Next payment     Indicative date
30/09/2021
From 14/11/2019 – 
31/03/2021 (16 and a half 
January 2022 - On going Expenditure 
Call for Proposal 01       
Lot 1 - IMC/CESVI
   2
  ,240,000.00 
   1
  ,792,000.00 
    4
  48,000.00 
months)
verification of the final financial report
05/RSSDLIBYA/T05.437/2
019

Lot 2 Help Code/ Organization 
From 1/03/2020 – 
January 2022 - Fourth  pre-financig 
of Development Pioneers
   1
  ,690,000.00 
      8
  98,617.00 
    7
  91,383.00 
30/11/2021 (21 months)
payment 30% of the contract
17/03/2020 – 16/05/2021 
 In November 2021 submit the Final 
Call for Proposal 02      
Lot 1 CEFA/FADV
      4
  88,069.80 
      3
  90,455.84 
      9
  7,613.96 
(14 months)
Financial Report
06/RSSDLIBYA/T05.437/2
Lot 2 IRC/Handicap 
1/05/2020 – 30/06/2021 (14  Jannuary 2022 - On going 
019
International
   1
  ,000,000.00 
      8
  00,000.00 
    2
  00,000.00 
months)
Expenditure verification
From 01/09/2020 to 
April - May 2022 - 20% balance  
Lot 1 IRC/ACTED/PUI
   1
  ,545,000.00 
   1
  ,236,000.00 
    3
  09,000.00 
30/11/2021 (15 months)
payment
From 01/09/2020 to 
May-June 2022 - 20% balance  
Lot 2 IRC/ACTED/PUI
   1
  ,505,000.00 
   1
  ,204,000.00 
    3
  01,000.00 
30/11/2012 (15 months)
payment
Call for Proposal 03      
From 01/09/2020 to 
April - May 2022 - 20% balance  
10/RSSDLIBYA/T05.437/2 Lot 3 IRC
   2
  ,915,000.00 
   2
  ,332,000.00 
    5
  83,000.00 
30/11/2012 (15 months)
payment
019
From 01/09/2020 to 
April - May 2022 - 20% balance  
Lot 4 IRC/ WEWORLD/GVC
   2
  ,503,000.00 
   2
  ,002,400.00 
    5
  00,600.00 
30/11/2012 (15 months)
payment
From 01/09/2020 to 
May-June 2022 - 50% balance  
Lot 5 CEFA/COSPE
   3
  ,441,152.10 
   1
  ,720,576.05 
 1
  ,720,576.05 
31/03/2022 (19 months)
payment
TOTAL
1
  7,327,221.90 
1
  2,376,048.89 
4
  ,951,173.01 
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

The total amount spent during this annual report period is equal to EUR 9,686,593.05 and committed amount 
is equal to E UR 4,951,173.01. The total amount of funds spent and committed is equal to EUR 14,637,766.06. 
This bu
 
dget line has available funds equal to EUR 235,021.35. 
 
During this period all the first pre-financing payments of the Call for Proposal three have been paid – i.e., 
80% for four grant contracts lots 1-4 awarded to IRC and 50% for lot 5 awarded to CEFA.  
  
The cumulative (from 1 October 2018 to 30 September 2021) budget spent and committed for this heading is 
equal to EUR 17,327,221.90 equivalent of 98.66% of the total funds received. The remaining balance is equal 
to EUR 235,021.35 (1.34 % of the total funds received).  
 
Grants concluded and final financial report at 30 September 2021 
 
•  Call for Proposal 01 05/RSSDLIBYA/T05.437/2019 Lot 1 - IMC/CESVI 
In October 2020, IMC officially submitted the first request for a 3.5 month no-cost extension, with activities 
ending  in  February  2021.  In  January  2021  the  NGO  IMC  requested  to  extend  the  project  duration  for  an 
additional month (NCE no. 2 with end of activities by 31 March 2021). 
The consortium completed its activities on 31 March 2021 and the final report was submitted by the NGO on 
12 July 2021. It is worth saying that, although the KPMG verification of the expenditures is needed to know 
the  exact  balance  to  be  disbursed  to  the  IMC-CESVI  consortium,  thanks  to  the  financial  report  already 
submitted by the NGO it is already possible to state that not all the final balance will be disbursed because of 
an unspent balance amounting to EUR 113,007.57 reported by the NGO at the end of the project activities. By 
contract, the due final balance amounts to EUR 448,000 but because of an unspent balance of EUR 113,007.57 
to be deducted, it is possible to say that the final balance will not exceed EUR 334,992.43. This amount needs 

to be confirmed by the KPMG accounting verification to confirm the NGO eligible expenditures. 
 
•  Call for Proposal 02 06/RSSDLIBYA/T05.437/2019 Lot 2 – IRC/HI 
The final report was submitted on 9 September 2021, there were no unspent balances, and it is currently being 
verified by KPMG. Once approved, the final payment will be disbursed.  
 
Budget heading 2: Component II – Capacity building and technical assistance 
 
Allocated budget and total received as per No-Cost extension approved on 31 August 2021  
 
Budget as per 
Budget as per new 
Component
Addenda
contract
addendum signed
2. Component II - Capacity building and technical 
Total Cost
Total Cost
Total Cost
assistance 
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
2.1 Services and Consultancies
220 500
-220 500
0
2.2 Travel and subsistence costs 
104 625
-36 535
68 090
Total  Capacity building and technical assistance 
325 125
-257 035
68 090  
 
2.1  Services  and  Consultancies:  The  funds  allocated  in  this  budget  line  were  removed  with  the  budget 
reallocation in favour of other headings. 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

2.2 Travel and subsistence costs:  The total amount spent  during this  annual report period  is equal to EUR 
19,543.71,   
while the committed amount is equal to EUR 30,250.89. The total spent and committed amount is 
EUR 49,7  
90.60. This budget line has available funds equal to EUR 608.77. 
 
The cumulative (from 1 October 2018 to 30 September 2021) budget amount spent and committed for this 
budget heading is equal to EUR 67,481.23 equivalent of 99% of the total funds received (EUR 68,090). The 
total amount of funds available is equal to 1% (EUR 608.77) of the total received funds. 
 
Budget heading 3:  Component III - Programme Coordination and Management 
 
Allocated budget and total received as per No-Cost extension approved on 31 August 2021:  
 
Budget as per 
Budget as per new 
Component
Addenda
contract
addendum signed
3. Component III - Programme Coordination and 
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Management
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
3.1 Programme Management Unit (PMU)
2 223 520
178 498
2 402 018
3.1.1 International personnel
1 161 000
461 167
1 622 167
3.1.2 Local personnel
296 400
183 075
479 475
3.1.3 Travel and subsistence costs 
336 040
-306 105
29 935
3.1.4 Project office costs
384 480
-163 386
221 094
3.1.5 Equipment and supplies
45 600
3 747
49 347
3.2 National Steering & Technical Committees and 
90 000
57 063
seminars
-32 937

Total  Programme Coordination and Management
2 313 520
145 562
2 459 082  
 
 
3.1 Programme Management Unit (PMU): The total amount spent during this annual report period is equal to 
EUR 706,754.93 and committed amount is equal to EUR 159,896.67. The total amount of funds spent and 
committed is equal to EUR 866,651.60. This budget line has available funds equal to EUR 511,007.65 
In details:  
•  3.1.1  International  Personnel:  The  amount  of  funds  spent  is  equal  to  EUR  497,207,  while  the 
amount committed is equal to EUR 102,127.05. The total overall spent and committed is equal to 
EUR 617,334.05.  
During the reporting period, three international personnel were selected, and contracts signed. 
Programme  Technical  Coordinator/PMU  Team  Leader  starting  from  on  18  January  2021  to  17   
October  2021,  Programme  Legal/Administrative/Financial  Manager/Compliance  Officer  starting 
on 14 January 2021 to 13 October 2021, and the Financial Assistant  starting from 8 December 
2020 to 7 October 2021. Further the contract of the Programme Associate expired on 16 April 
2021 was renewed at on 30 September 2021.  
3.1.2 Local Personnel: The amount of funds spent is equal to EUR 131,265.62, while the amount 
committed  is  equal  to  EUR  12,291.69.  Total  overall  spent  and  committed  is  equal  to  EUR 
143,557.31.  
•  3.1.3 Travel and subsistence costs: The amount of funds spent is equal to EUR 6,596.37, while the 
amount committed is equal to EUR 19,481.26. Total overall spent and committed is equal to EUR 
26.077,63.  
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

 
•   3.1.4 Project office costs: The total amount of funds spent is equal to EUR 70,133.31, while the 
  amount committed is equal to EUR 7,996.67. Total overall spent and committed is equal to EUR 
78,128.98. 
•  3.1.5 Equipment and supplies: The total amount of funds spent is equal to EUR 1,552.63, no funds 
are committed. Total overall spent is equal to EUR 1,552.63.  
 
3.2 National Steering & Technical Committees and seminars: The total amount spent during the Annual report 
period is equal to EUR 291.99, while the amount committed is equal to EUR 35,000.  
Total overall spent and committed is equal to EUR 35,291.99.  
 
The total overall spent and committed for Component 3 is equal to EUR 901,943.63.  
 
The cumulative, from 1 October 2018 to 30 September 2021, budget amount spent and committed for this 
budget  heading  is  equal  to  EUR  1,948,365.85,  equivalent  to  79%  of  the  total  received  funds  (EUR 
2,459,081.51).  There  are  available  funds  equal  to  EUR  510,715.66  equivalent  to  21%  of  the  total received 
funds. 
 
Budget heading 4: Component IV - Visibility and Communication 
 
Allocated budget and total received as per No-Cost extension approved on 31 August 2021:  
 

Budget as per 
Budget as per new 
Component
Addenda
contract
addendum signed
Total Cost
Total Cost
Total Cost
4. Component IV - Visibility and Communication
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
4.1 Visibility and Communication costs
400 600
-58 881
341 719
Total Visibility and Communication
400 600
-58 881
341 719  
 
4.1 Visibility and Communication costs: The total amount spent during this annual report period is equal to 
EUR 85,768.23 while the amount committed is equal to EUR 76,846.63. Total overall spent and committed is 
equal to EUR 162,614.86.  
 
The cumulative budget, from 1 October 2018 to 30 September 2021, amount spent and committed for this 
budget heading is equal to EUR 264,540.64, equivalent to 77% of the total received funds (EUR 314,718.82). 
The amount of funds available is equal to 23% (EUR 77,718.82) of the total received funds. 
 
Budget heading 5: Component V - Monitoring and evaluation  
 
Allocated budget and total received as per No-Cost extension approved on 31 August 2021:  
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

Budget as per 
Budget as per new 
 
Component
Addenda
contract
addendum signed
 
Total Cost
Total Cost
Total Cost
5. Component V - Monitoring and evaluation 
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
5.1 Monitoring costs (incl. Baseline study) 
70 000
59 614
129 614
Total  Monitoring and evaluation 
70 000
59 614
129 614  
 
5.1 Monitoring costs (including Baseline study): The total amount spent during the Annual report period is 
equal to EUR 27,846, while the amount committed is equal to EUR 41,768. Total overall spent and committed 
is equal to EUR 69,614. 
 
The cumulative, from 1 October 2018 to 30 September 2021, budget amount spent and committed for this 
budget heading is equal to EUR 69,614, equivalent to 54% of the total received funds (EUR 129,614).  The total 
amount of funds available is equal to 46% percent (EUR 60,000) of the total received funds. 
 
 
Budget heading 7: Indirect costs   
 
The total amount of the indirect costs (EUR 1,107,521.04) during this annual report period is calculated at 7% 
of the total overall accrued and committed expenses equal to EUR 15,821,729.12. 
 
The cumulative amount of the accrued indirect costs, from 1 October 2018 to 30 September 2021, is equal to 
EUR 1,377,405.65, calculated as only 7% of the overall accrued and committed expenses (EUR 19,677,223.62). 
 
10 
 
 
 
 
 
B.  FORECAST FROM 1 OCTOBER 2021 TO 30 JUNE 2022 
 
The following synoptic Table 4 presents the forecast for the next reporting period until end of the project (30 
June 2022) and shows: 
 
•  The financial statement and planned commitment up to 30 September 2021 
•  The financial balance up to 30 September 2021   
•  The financial compensation  
•  The forecast from 1 October 2021 to 30 June 2022 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

Table 4: Forecast up to 30 June 2022 
 
FORECAST FROM 01/10/2021 TO 30/06/2022
 
C)   Total Spent 
B)  Pre-
and committed 
Forecast up 
A) Amended  financing 1 - 2 
from 01 Oct 
D) Balance    
Financial 
to 30 june 
Budget
and 3 
2018 to 30 Sept 
D= B-C
Compensation
2022
Installment
2021                 
F= B+E
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Total Cost
Costs
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
(in EUR)
1. Component I - Support to Community Services 
1.1 Grants contracts to NGO Partners
17 562 243
17 562 243
17 327 222
235 021
100 700
335 722
Subtotal Support to Community Services
17 562 243
17 562 243
17 327 222
235 021
100 700
335 722
2. Component II - Capacity building and technical assistance 
2.1 Services and Consultancies
0,00
0
2.2 Travel and subsistence costs 
68 090
68 090
67 481
609
-609
Subtotal Capacity building and technical assistance 
68 090
68 090
67 481
609
-609
0
3. Programme Coordination and Management
3.1 Programme Management Unit (PMU)
2 402 018
2 402 018
1 891 011
511 008
-82 598
428 410
3.1.1 International personnel
1 622 167
1 622 167
1 288 473
333 694
-60 348
273 346
3.1.2 Local personnel
479 475
479 475
339 164
140 311
-45 902
94 409
3.1.3 Travel and subsistence costs 
29 935
29 935
30 985
-1 050
16 247
15 197
3.1.4 Project office costs
221 094
221 094
186 321
34 773
8 336
43 109
3.1.5 Equipment and supplies
49 347
49 347
46 067
3 280
-931
2 349
3.2 National Steering & Technical Committees and seminars
57 063
57 063
57 355
-292
292
Subtotal Programme Coordination and Management
2 459 082
2 459 082
1 948 366
510 716
-82 306
428 410
4. Visibility and Communication
4.1 Visibility and Communication costs
341 719
341 719
264 541
77 178
-17 786
59 393
Subtotal Visibility and Communication
341 719
341 719
264 541
77 178
-17 786
59 393
5. Monitoring and evaluation 
5.1 Monitoring costs (incl. Baseline study) 
129 614
129 614
69 614
60 000
0
60 000
Subtotal Monitoring and evaluation 
129 614
129 614
69 614
60 000
0
60 000
6.Subtotal direct eligible costs of the Action (1-5)
20 560 748
20 560 748
19 677 224
883 524
0
883 524
7. Indirect costs (7%)
1 439 252
1 439 252
1 377 406
61 847
0
61 847
8. Total eligible costs of the Action (6+7)
22 000 000
22 000 000
21 054 629
945 371
0
945 371
TOTAL BUDGET
22 000 000
 
 
11 
Component I – Support to Community Services  
In the period from October 2021 to June 2022, all grant contracts will be closed, including the final deliveries, 
donation certifications, and related visibility activities. From a financial standpoint, the balance of the funds 
relating  to  CfP  1,  2,  and  3  will  be  disbursed.  In  addition,  the  possibility  of  planning  further  activities  is 
envisioned to absorb the residual positive balance of Component 1, which in accounting terms is EUR 335,800. 
The activities to be planned must also take into account any unspent residues from the grants. Currently, only 
two final reports have been submitted, of which, only one with active residual contribution (ref. Call No. 1 lot 
1). 
Component II – Capacity building and technical assistance 
 
 
It is expected that capacity building and technical assistance activities in municipalities, carried out through 
specific service contracts, will be conditioned by the evolution of the COVID-19 pandemic and by the political-
institutional situation given the elections at the end of December. Therefore, these activities will be mainly 
carried out within the projects of the NGOs. 
Among the planned interventions, support and guidance will continue to be provided to Libyan press officers 
trained during the two workshops organized under the guidance of AICS together with UNDP and UNICEF. 
These  activities  will  be  carried  out  by  monitoring  and  keeping  alive  the  dialogue  on  the  digital  platforms 
created ad hoc (a Facebook group and one WhatsApp), as well as by activating new training initiatives aimed 
at  strengthening  the  communication  and  information  systems  between  the  municipalities  and  their 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

communities of reference. This path was launched in coordination with the EU and partner agencies (UNDP 
and UNICEF  ). 
 
Component III - Programme Coordination and Management 
 
 
3.1 Programme Management Unit (PMU) 
International staff: in the coming months the work of the PMU will intensify, especially in the phases of closing 
and checking the activities of the contracts assigned to NGOs. 
In October, the contracts will be renewed for: 
•  Team Leader from 18 October 2021 to 30 March 2022  
•  Compliance Officer from 14 October 2021 to 30 June 2022  
•  Financial Assistant from 8 October 2021 to 7 October 2022 (the cost of an administrative figure is 
recognized for 6 months from the end of the activities to ensure compliance with all administrative 
requirements for closing the Programme)  
•  Programme Associate: from 21 October 2021 to 30 June 2022  
Local staff in Tripoli: at 30 September 2021 the negotiation with the HR Tripoli company was completed, with 
the company that currently provides temporary agency services for the coverage of local staff of the Tripoli 
PMU, contract with effect from 01 October 2021 to 30 June 2022. The figures covered by the above contract 
are a National Programme Officer, a Liaison Assistant, an Operations Associate, a Liaison / Communication 
Assistant, a driver/logistician, and a guardian/maintenance technician. 
12 
Overall, for budget line 3.1 as of 30 September 2021: 
•  The total spent and committed for the PMU budget item (3.1) is EUR 1,890,933  
•  The spending plan for the following semester up to the end of the OP 7 activities is equal to EUR 
428,410   
Component IV - Visibility and Communication 
Coinciding with the final phase of the interventions, an intensification of spending commitments is expected 
to the start-up of the external services necessary for the execution of the activities defined and approved in 
the Communication & Visibility plan and the selection of related suppliers, in particular: 
•  An  agency  specialized  in  the  video-editing service,  in  line  with  point  2.5  of  the  Communication & 
Visibility plan: this agency will be responsible for the production of 19 video stories on the impact of 
the programme in the main target municipalities, and a general video on Baladiyati's goals and values 
•  An  agency  specializing  in  the  merchandising  production  service,  in  line  with  art.  3.2  of  the 
Communication  &  Visibility  Plan:  the  production  of  the  visibility  material  is  foreseen  based  on 
predetermined technical specifications and guidelines provided by the PMU  
Finally, other communication activities carried out directly by the PMU are planned. These include the regular 
management of dedicated accounts on Social Networks, the management of the blog, and the dissemination 
and analysis of media coverage. 
 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3 




             
 
 
 
 
Recovery, Stability and Socio-economic development  
 
in Libya - Italian Cooperation Component 
T05-EUTF-NOA-LY-05-01-01 (T05.437) 
CUP: H99F18001050006 

Component V - Monitoring and evaluation 
 
In the nex  t six months, Voluntas will proceed with the data collection aimed at producing quarterly monitoring 
reports no. 6 and n. 7, respectively for the quarters October  - December 2021 and January - March 2022. 
Simultaneously  with  the  conclusion  of  the  Programme,  currently  scheduled  for  June  2022,  Voluntas  will 
produce and share the baseline study with the AICS office in Tunis, through which it will be possible to evaluate 
the achievement of the expected objectives of the Programme. 
 
Information on the control and audit measures  
In line with AICS procedures, programme financial control is ensured through: 
 
1.  Internal double check mechanisms ensured by full segregation of responsibilities between PMU staff 
and AICS Tunis regional staff, acting as initiator and verifiers respectively  
2.  The submission of six-monthly narrative and financial reports to AICS HQ prior to the disbursement of 
the bi-annual pre-financing transfers. During this annual report period, two reports were submitted: 
Rapporto Semestrale 5, covering the reporting period between 1 October 2020 to 31 March 2021; 
and Rapporto Semestrale  6, documenting activities and operations pursued  between 1 April  to 30 
September 2021  
3.  Signed  contract with KPMG  -  F.M.B.Z. KPMG Tunisia –  on 09 August 2021  in order to carry out an 
independent external  financial  and  systems  audit  of  the programme,  as  per  standard  EU  terms  of 
13 
reference, with a view of finalizing the audit control by the end of February 2021, thereby presenting 
the audit report latest 15 March 2021 in accordance with Art 1.5 of the Special Conditions  
In line with EU procedures, programme financial control is ensured through: 
 
1.  AICS reports to the EU uncertified budget consumption through the Quarterly Information Notes. 
 
Baladiyati Phase 1 - FINANCIAL REPORT YEAR 3