This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Notifications received according Regulation (EU) 1005/2008'.





Ref. Ares(2023)995304 - 10/02/2023
Ref. Ares(2023)993372 - 10/02/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MARITIME AFFAIRS AND FISHERIES 
 
 
  The Director-General 
 
  
 
 Access Info Europe 
 Patricia González 
 
 
 
 
 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Ms González, 
 
Subject: 
Your application for access to documents – EASE 2022/7379 
We  refer  to  your  e-mail  dated  21/12/2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to  documents, 
registered  on  the  same  day  under  the  above-mentioned  reference  number.  We  also  refer  to  our  e-
mail  of  20/01/2023  (Ref.  Ares(2023)457009)  with  which  we  extended  the  deadline  to  treat  your 
request by fifteen working days, in accordance with Article 7(3) of Regulation  (EC) No 1049/2001. 
You  request  access  to  notifications  received  (2008  –  2022)  from  flag  States  in  accordance  with 
Article 20 of the Council Regulation (EC) No 1005/2008 (hereinafter “EU IUU Regulation”). 
I  consider  your  request  to  cover  documents  held  up  to  the  date  of  your  initial  application,  i.e. 
21/12/2022
Your  application  concerns  the  following  documents:  flag  States  notifications  received  in  line  with 
Article 20 of the EU IUU Regulation from 93 non-EU countries. In accordance with Article 22(2) of 
the  said  Regulation,  the  Commission  has  published  the  list  of  these  countries  and  their  notified 
authorities on its website1 and in the Official Journal of the EU (hereinafter “OJ”)2. 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding public access to documents, I regret to inform you that your application cannot be granted, as 
disclosure is prevented by exceptions to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
The documents which you seek to obtain contain sensitive information necessary for official controls 
carried out by Member States’ competent authorities in accordance with Articles 16 and 17 of the EU 
IUU  Regulation,  as  well as  personal data, such  as  names  of  flag  States officials,  their  functions  and 
hand-written signatures. 
Disclosure of the requested documents would undermine the protection of: 
  the purpose of inspections, investigations and audits, as putting the details of the flag States 
authorities  in  the  public  domain  would  negatively  affect  the  effective  implementation  of  the 
catch certification scheme provided for in Chapter III of the EU IUU Regulation. In accordance 
                                                 
1 https://oceans-and-fisheries.ec.europa.eu/fisheries/rules/illegal-fishing_en  
2 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2022.404.01.0008.01.ENG  

 
 
 
with the Annex III to the said Regulation, the flag States notifications contain the official seal 
prints of the flag States authorities as well as the sample forms of catch certificates. 
In  accordance  with  Article  22(2)  of  the  said  Regulation,  the  list  of  the  flag  States  and  their 
authorities is published on the Commission website and in the OJ as explained above, while (all 
other) details of these authorities are available (only) to Member States authorities responsible 
for the validation and verification of catch certificates. 
In accordance with Article 16 of the said Regulation, the Member States competent authorities 
must,  based  on  risk  management,  check  the  catch  certificates  in  light  of  the  information 
provided in the flag States notifications. If those competent authorities question the authenticity 
of the catch certificate itself, of the validation seal or of the signature of the relevant authority, 
they must carry out verifications in accordance with Article 17(4) of the said Regulation. 
Therefore,  the  details  of  the  flag  States  authorities  which  are  not  published  are  essential  for 
checks  and  verifications  of  catch  certificates  that  Member  States  authorities  must  carry  out 
upon imports of fishery products into the EU. A public disclosure of these details (official seal 
prints,  sample  forms,  addresses  and  contact  details  of  legal  persons,  names  and  hand-written 
signatures  of  attesting  officials)  would  facilitate  their  abuse  for  fraudulent  purposes  i.e. 
falsification and production of forged catch certificates.  The Commission is aware of  several 
cases where forged certificates have accompanied the import consignments. 
Based on the foregoing, we consider that there is a real and non-hypothetical risk that public 
access to the above-mentioned details from the flag States notifications would undermine the 
very purpose of inspections, investigations and audits i.e. the attainment of the main objective 
of  the  EU  catch  certification  scheme  -  the  prohibition  of  importation  of  fishery  products 
obtained from IUU fishing. Therefore, the exception laid down in Article 4(2), third indent, of 
Regulation (EC) No 1049/2001 applies to these documents. 
  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  as  the  flag  States  notifications 
contain  the  names  of  natural  persons  (flag  States  officials)  and  their  handwritten  signatures. 
Therefore, the exception laid down in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 applies 
to  these  documents.  Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation3  does  not  allow  the 
transmission of these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data 
transmitted to you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason 
to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your 
request, you do not express any particular interest to have access to these personal data nor 
do you put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of the Regulation, access cannot 
be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no 
                                                 
3 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and 
on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 
295, 21.11.2018, p. 39. 
 
 
 
 



 
 
 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
We have considered whether partial access could be granted to the documents requested, and come to 
the conclusion that the remaining parts (other than those already published as explained above) after 
expunging  the  confidential  information  according  to  the  above-mentioned  exceptions  would  be 
meaningless. 
The exceptions laid down in Article 4(2) of Regulation  (EC) No 1049/2001 apply unless there is an 
overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  We  note  that  you  do  not  put  forward  any 
elements to demonstrate the existence of an overriding public interest in disclosure of these parts of the 
requested  documents,  nor  have  we  been  able  to  identify  any  elements  capable  of  demonstrating  the 
existence of a public interest that would override the need to protect the above named purposes. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter 
to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
 
Kestutis SADAUSKAS 
on behalf of Charlina VITCHEVA 
 
 
 
 

Electronically signed on 10/02/2023 16:10 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121