Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meeting between Valdis Dombrovskis and Safran'.



 
Ref. Ares(2023)5427735 - 04/08/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate R – Resources, Interinstitutional Relations, Communications and Civil Society 
  Transparency, Civil Society and Communication 
Brussels,  
TRADE.R.3/(2023)8344640 
Ms Lora Verheecke 
Rue du Bronze 9 
1070 Brussels  
By email only – with request for explicit 
acknowledgment of receipt by email reply:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
(EASE 2023/2982) 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
(EASE 2023/2983) 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
(EASE 2023/3003) 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
(EASE 2023/3004) 
Subject: 
Your  applications  for  public  access  to  documents  –  EASE 2023/2983, 
EASE 2023/2983, EASE 2023/3003 and EASE 2023/3004 

Dear Ms Verheecke, 
I  refer  to  your  applications  dated  23 May 2023,  registered  on  the  same  date  under  the 
above  mentioned  EASE  reference  numbers  EASE 2023/2982  and  EASE 2023/2984 
respectively,  and  to  your  applications  dated  24 May 2023,  registered  on  the  same  date 
under  the  above  mentioned  EASE  reference  numbers  EASE 2023/3003  and 
EASE 2023/3004  respectively,  in  which  you  make  requests  for  access  to  documents 
under  Regulation  (EC)  No 1049/20011  (‘Regulation 1049/2001’).  Kindly  accept  our 
apologies for the delayed reply to your requests. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You have been requesting public access as follows: 
‘All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (Official Journal 
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 

 
minutes/notes relating to the meeting between Valdis Dombrovskis and TotalEnergies on 
16th February 2023’ 
(EASE 2023/2982); 
‘All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting 
minutes/notes relating to the meeting between Valdis Dombrovskis and VERBOND VAN 
BELGISCHE  ONDERNEMINGEN  /  FEDERATION  DES  ENTREPRISES  DE 
BELGIQUE on 16th February 2023’ 
(EASE 2023/2983); 
‘All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting 
minutes/notes  relating  to  the  meeting  between  Valdis  Dombrovskis  and  Safran
  on 
16th February 2023’ 
(EASE 2023/3003) 
‘All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting 
minutes/notes relating to the meeting between Valdis Dombrovskis and MEDEF on 16th 
February 2023’ 
(EASE 2023/3004)
Please note that all your four applications relate to one  and the same single event, i.e. a 
(one!) round table meeting involving the different entities you have indicated separately 
in your four requests. 
We  have  accordingly  identified  two  documents  falling  within  the  scope  of  your  four 
requests: 
01 – Ares(2023)1224824 – Minutes from Round table on Critical Raw Materials package 
16-02-2023; 
02 – Ares(2023)1224824 – Round table on Critical Raw Materials package 16-02-2023 – 
Speech. 
For  details  and  numbering  kindly  refer  to  the  enclosed  document  ‘Annex  –  List  of 
identified documents and type of disclosure’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant you partial access to document 01, with only personal data redacted, and 
full access to document 02.  
A  complete  disclosure  of  document 1  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article 4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001.  
Copies of the accessible documents (document 1 in its redacted version) are enclosed to 
the present letter.  
 
 


 
2.1.  PROTECTION  OF  PRIVACY  AND  THE  INTEGRITY  OF  THE  INDIVIDUAL  (HERE: 
PERSONAL DATA) – ARTICLE 4(1)(B) OF REGULATION 1049/2001 (DOCUMENT 01) 
2.1.1.  ‘Personal data’ 
Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’

The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation (EU)  No 2018/17252  (hereafter 
‘Regulation 2018/1725’ or ‘Data Protection Regulation’). 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data means ‘any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’
.  The  Court  of  Justice  has 
specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to 
a particular person is to be considered as personal data. Please note in this respect that the 
names,  signatures,  functions,  email  addresses,  telephone  numbers  etc.,  and/or  initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data3, as well 
as those of individuals belonging to third parties.  
We disclose the identified document 1 only partially, as it contains certain personal data, 
which  must  be  redacted  in  accordance  with  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001, 
namely: 
–  the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management. 
2.1.2.  Question of ‘transfer’ of personal data and conclusion 
Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725 does not allow the transmission of these personal 
data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific 
purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate 
interests of  the  data  subject  might  be prejudiced. In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put  forward  any 
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be prejudiced  by  disclosure  of 
the personal data concerned. 
                                                 
2   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
3  Judgment  in  Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  case  C-434/16,  ECLI:EU:T:2018:560, 
points 33-35.  


 
2.2.  DISCLAIMER(S) 
Please kindly pay attention to the following: you may reuse public documents, which have 
been produced by the European Commission or by public and private entities on its behalf, 
based  on  Commission  Decision 2011/833/EU  of  12 December 2011  on  the  re-use  of 
Commission documents4. 
You may reuse the documents disclosed free of charge for non-
commercial  and  commercial  purposes,  provided  that  the  source  is  acknowledged,  and 
that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note that 
the Commission does not assume any liability stemming from the reuse. 
Furthermore,  document 1  was  drawn  up  under  the  responsibility  of  the  relevant 
Commission  official.  It  solely  reflects  the  author's  interpretation  of  the  interventions 
made and does not set out any official position of any third party to which the document 
may refer, which was/were not consulted on its content. It does not necessarily reflect the 
position  of  the  Commission  and,  therefore,  cannot  be  quoted  as  such.  Similarly, 
document 2 can also not be seen as necessarily being reflecting the Commission position, 
because, as you may be aware, in the occasion and context of this document and the related 
event it is ultimately the spoken word (which may differ in the detail from the prepared draft 
text of speaking points and key messages). 
3. 
POSSIBILITY OF CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretariat-General of the Commission, either by 
  asking  for  a  review  via  your  portal5  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), or 
  email to xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx, or  
  letter post to the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (unit SG C.1) 
BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200 
1049 Brussels. 
Yours sincerely, 
[Electronically signed] 
Maud LABAT 
Head of Unit 
 
f.f. Didier BLOCH 
                                                 
4  OJ L 330, 14.12.2011, p. 39. 
5  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request 



 
Enclosure(s): (3)  Annex ‘List of identified documents and types of disclosure’, 
2 documents (1 partially redacted)

Electronically signed on 04/08/2023 18:40 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

Document Outline