Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Case law overview and templates for Regulation 1049'.


The President 
 
 
 
 
 
Brussels, 09/10/2020 
 
PCab/SoB/MA/ssch DEC 302/2020 
 
 
Decision No 18/2020 
 
of 9 October 2020  
 
on public access to Committee of the Regions documents 
 
 
THE BUREAU OF THE COMMITTEE OF THE REGIONS, 
 
 
HAVING REGARD TO 
the Treaty on the Functioning of the European Union and, in particular, 
Article 15(3) thereof, 
 
HAVING REGARD TO 
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the 
Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European 
Parliament, Council and Commission documents1,  
 
HAVING REGARD TO 
Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and 
repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC2, 
 
HAVING REGARD TO 
the Committee of the Regions' Rules of Procedure, in particular Rule 
78 thereof,  
 
                                                      
1 
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
2 
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
1/12 
HAVING REGARD TO 
Committee  of  the  Regions  Bureau  Decision  No  64/2003  of 
11 February 2003  on  public  access  to  Committee  of  the  Regions 
documents3, 
 
HAVING REGARD TO 
Committee  of  the  Regions  Bureau  Decision  No  128/2003  of  17 June 
2003 on public access to Committee of the Regions documents via the 
electronic document register, 
 
WHEREAS 
in  the  Joint  Declaration  on  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the 
European  Parliament,  the  Council  and  the  Commission  request  the 
other  institutions  to  adopt  internal  rules  regarding  public  access  to 
documents, taking into account the principles and limits set out in this 
Regulation4,  
 
WHEREAS 
the creation of a list of directly accessible documents pursuant to Rule 
78(2)  of  the  Committee  of  the  Regions'  Rules  of  Procedure  and  the 
Committee's arrangements for the exercise of citizens' right to access 
documents need to be combined in a single decision in order to facilitate 
transparency for citizens, 
 
 
HAS DECIDED AS FOLLOWS: 
 
CHAPTER I 
 
GENERAL PROVISIONS 
 
Article 1 
 
Beneficiaries, scope and types of access 
 
1. 
Any citizen of the Union and any natural or legal person residing or having its registered office 
in a Member State shall have a right of access to Committee of the Regions ('the Committee') 
documents,  subject  to  the  principles,  conditions  and  limits  set  out  in  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 and the specific provisions laid down in this Decision. 
 
2. 
For the purpose of this Decision, the term 'Committee documents' means any content within the 
meaning of Article 3(a) of Regulation (EC) No 1049/2001 which has been drawn up or received 
by one of the Committee's constituent bodies or by the Committee's Secretariat-General. 
 
3. 
The Committee shall provide public access to its documents through the  register laid down in 
Chapter II and on request in accordance with Chapter III. 
                                                      
3 
OJ L 160, 28.6.2003, p. 96. 
4 
OJ L 173, 27.6.2001, p. 5. 
2/12 
 
CHAPTER II 
 
REGISTER OF COMMITTEE DOCUMENTS 
 
Article 2  
 
1. 
In accordance with Articles 11 and 12 of Regulation (EC) No 1049/2001, a register of documents 
shall be established within the Committee. 
 
2. 
Committee documents mentioned in the list appended to this Decision and documents to which 
access has been granted under Chapter III of this Decision shall be directly accessible to citizens 
in electronic form in the register.  
 
3. 
The Committee may decide to include in the register documents other than those mentioned in 
paragraph 2. In this case, the Committee shall decide, on account of the nature of each document, 
either to make the document directly accessible to citizens in electronic form in the register or to 
include in the register only a reference number for the document, the subject matter and/or a short 
description of its content and the date on which it was received or drawn up and recorded in the 
register. 
 
CHAPTER III 
 
PROCEDURE FOR ACCESS ON REQUEST 
 
Article 3 
 
Documents accessible on request 
 
Committee  documents  that  are  not  mentioned  in  the  list  appended  to  this  Decision  shall,  as  far  as 
possible,  be  accessible  to  citizens  on  request,  subject  to  the  limits  laid  down  in  Articles  4  and  9  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
Article 4 
 
Initial application 
 
1.  Submission:  
 
1.1. 
Applications  for  access  to  a  document  shall  be  sent  to  the  Secretariat-General  of  the 
Committee in any form of writing, including in electronic format, in one of the languages 
listed in Article 1 of Regulation No 1/1958 determining the languages to be used by the 
European Economic Community5. 
                                                      
5 
OJ P 017, 6.10.1958, p. 385. 
3/12 
 
1.2. 
Applications shall be made in a sufficiently precise manner and shall in particular contain 
information enabling the document or documents requested to be identified as well as the 
name and contact details of the applicant. 
 
1.3. 
If an application is not sufficiently precise, the Committee shall ask the applicant to clarify 
it  and  shall  assist  him  or  her  in  doing  so;  in  this  case,  the  period  for  replying  shall  be 
suspended until the Committee receives this information. 
 
1.4. 
In the event of repeated or successive applications concerning very long documents or a 
large number of documents, the Committee may confer with the applicant informally with 
a view to finding a solution. 
 
1.5. 
The applicant is not obliged to state the reasons for the application. 
 
2.  Processing:  
 
2.1. 
An application for access to a document held by the Committee shall be sent on the same 
day  as  it  is  registered  to  the  team  responsible  for  handling  applications  for  access  to 
documents, which shall acknowledge receipt of the application, draft a reply and deliver 
the document within the prescribed time limit. 
 
2.2. 
If the application relates to a document drawn up by the Committee to which one of the 
exceptions laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 may be applicable, the 
team responsible for the register shall contact the originator of the document, which shall 
suggest the course of action to be taken within five working days. 
 
2.3. 
If the doubt as to disclosure concerns documents from third parties, the Committee shall 
consult  the  latter,  giving  them  no  less  than  five  working  days  in  which  to  make  their 
position known, with a view to assessing whether one of the exceptions laid down in Article 
4 of Regulation (EC) No 1049/2001 is applicable. 
 
2.4. 
If the application submitted to the Committee concerns a document that originates from 
another institution and has not yet been made public by that institution, the Committee shall 
give the institution responsible for the document no less than five working days in which 
to express any reservations regarding disclosure of the document. 
 
2.5. 
If no reply is received from the third parties or the institution from which the document 
originates within the prescribed deadline, the Committee shall carry on with the procedure. 
 
3.  Decision: 
 
3.1. 
Where  access  to  the  requested  document  is  granted,  the  Committee  shall,  within 
15 working days from registration of the application, supply the requested document to the 
applicant. The Director of Directorate A shall be responsible for replies giving access to 
the requested documents. 
4/12 
 
3.2. 
Where access to the requested document is refused, the Committee shall, within 15 working 
days from registration of the application, notify the applicant in writing of the grounds for 
the total or partial refusal and inform the applicant of his or her right to make a confirmatory 
application. Failure by the Committee to reply within the prescribed time limit shall entitle 
the  applicant  to  make  a  confirmatory  application.  The  Secretary-General  shall  be 
responsible for replies refusing, totally or partially, access to the requested documents. 
 
3.3. 
In exceptional cases, for instance where an application relates to a very long document or 
a large number of documents, the time limit provided for in paragraphs 3.1 and 3.2 may be 
extended by 15 working days, provided the applicant is notified in advance and that detailed 
reasons are given. 
 
3.4. 
The  Director  of  Directorate  A  and  the  Secretary-General  may  delegate  their  respective 
powers mentioned in paragraphs 3.1 and 3.2. 
 
Article 5 
 
Confirmatory applications 
 
1.  Submission:  
 
1.1. 
Confirmatory  applications  shall  be  sent  to  the  Committee  within  15  working  days  from 
receipt of the total or partial refusal of access to the document requested or, in the absence 
of any reply to the initial application, from the expiry of the period fixed for the reply. 
 
1.2. 
Confirmatory applications shall be made in accordance with the same formal requirements 
as for the initial application. 
 
2.  Processing:  
 
The  provisions  laid  down  in  Article 4(2)  of  this  Decision  shall  apply  by  analogy  to  the 
processing of confirmatory applications; however, the Committee shall not be under the 
obligation to acknowledge receipt of the confirmatory application. 
 
3.  Decision:  
 
3.1. 
Where  access  to  the  requested  document  is  granted,  the  Committee  shall,  within 
15 working  days  from  registration  of  the  confirmatory  application,  supply  the  requested 
document to the applicant. The President shall be responsible for replies giving access to 
the requested documents. 
 
3.2. 
Where access to the requested document is refused, the Committee shall, within 15 working 
days from registration of the confirmatory application, notify the applicant in writing of the 
grounds for the total or partial refusal and inform the applicant of the remedies open to him 
5/12 
or her. The President shall be responsible for replies refusing, totally or partially, access to 
the requested documents. 
 
3.3. 
In exceptional cases, for instance where a confirmatory application relates to a very long 
document or a large number of documents, the time limit provided for in paragraphs 3.1 
and 3.2 may be extended by 15 working days, provided the applicant is notified in advance 
and that detailed reasons are given. 
 
3.4. 
The President may delegate the powers mentioned in paragraphs 3.1 and 3.2. 
 
Article 6 
 
Remedies 
 
Where the Committee totally or partially refuses to grant access to a document following a confirmatory 
application or fails to reply within the prescribed time limit, the applicant shall have the possibility of 
instituting  court  proceedings  against  the  Committee  and/or  making  a  complaint  to  the  European 
Ombudsman under the conditions laid down in Article 263 and 228 of the Treaty on the Functioning of 
the European Union, respectively. 
 
Article 7 
 
Issue of documents and cost of the reply 
 
1.  Issue of documents 
 
1.1. 
Documents are to be supplied in the form of a paper copy, or in electronic format, with 
full regard to the applicant's preference. 
 
1.2. 
If a document has already been released by the Committee or by another institution and is 
easily accessible, the Committee may facilitate access to the document by informing the 
applicant of how to obtain the requested document. 
 
2.  Cost of the reply 
 
The cost of producing and sending copies of 20 or more A4 pages may be charged to the 
applicant. This charge may not exceed the real cost of the operation. Supply in electronic 
format shall be free of charge. 
 
6/12 
CHAPTER IV 
 
FINAL PROVISIONS 
 
Article 8 
 
Implementing measures 
 
The Secretary-General shall be given the task of implementing the measures necessary to ensure the 
application of this Decision.  
 
Article 9 
 
Repeal of Decision No 64/2003 and of Decision No 128/2003 
 
This Decision repeals Committee of the Regions Bureau Decision No 64/2003 of 11 February 2003 on 
public access to Committee of the Regions documents and Committee of the Regions Bureau Decision 
No 128/2003 of 17 June 2003 on public access to Committee of the Regions documents via the electronic 
document register. 
 
Article 10 
 
Entry into force 
 
This Decision shall enter into force on the date following that of its publication in the Official Journal 
of the European Union.  
 
 
Done at Brussels, 9 October 2020 
 
For the Bureau of the Committee of the Regions 
 
 
signed 
Apostolos Tzitzikostas 
 
7/12 
Appendix 
 
 
 
List of Committee of the Regions documents directly accessible to the public 
 
1.  Documents relating to political work 
 
Requests and reasons for drawing up an own-initiative opinion 
Allocations of referrals 
Thematic commission draft opinions 
Thematic commission draft outlook opinions 
Thematic commission draft reports 
Thematic commission draft outlook reports 
Commission draft resolutions 
Information memos provided to members in commission meetings 
Amendments to commission draft opinions 
Amendments to commission draft outlook opinions 
Amendments to commission draft reports 
Amendments to commission draft outlook reports 
Amendments to commission draft resolutions 
Draft opinions submitted to plenary sessions 
Draft outlook opinions submitted to plenary sessions 
Draft reports submitted to plenary sessions 
Draft outlook reports submitted to plenary sessions 
Draft resolutions submitted to plenary sessions 
Information memos/Background notes submitted to plenary sessions 
Amendments to draft opinions submitted to plenary sessions 
Amendments to draft outlook opinions submitted to plenary sessions 
Amendments to draft reports submitted to plenary sessions 
Amendments to draft outlook reports submitted to plenary sessions 
Amendments to draft resolutions submitted to plenary sessions 
Records of the proceedings at plenary sessions 
Opinions of the (European) Committee of the Regions 
Outlook opinions of the (European) Committee of the Regions 
Commission  reports  stating  the  reasons  for  bringing  an  action  for  infringement  of  the  subsidiarity 
principle or failure to carry out obligatory consultation of the Committee  
Reports of the (European) Committee of the Regions 
Outlook reports of the (European) Committee of the Regions  
Resolutions of the (European) Committee of the Regions 
Decisions not to draw up an opinion 
 
8/12 
2.  Documents  relating  to  the  organisation  and  functioning  of  Committee  decision-making 
bodies 
 
Draft Rules of Procedure 
Amendments to draft Rules of Procedure 
Rules of Procedure 
Reports on the revision of the Rules of Procedure 
Plenary session decisions on the election of Bureau members 
Plenary session decisions on setting-up commissions 
Bureau decisions on setting-up working groups, joint consultative committees, interregional groups, task 
forces and other political bodies 
Plenary session decisions on the nomination of the President  
Plenary session decisions on the nomination of the 1st Vice-President 
 
3.  Documents relating to CoR political strategy 
 
Draft declarations 
Declarations  
Annual evaluation reports 
End of term evaluation reports 
Executive summaries and reports on the impact of Committee opinions 
Executive summaries and annual activity reports 
Political priorities 
Start-of-term political programmes 
CoR thematic commission work programmes 
 
4.  Documents relating to the work of Committee bodies 
 
Bureau documents 
Compositions 
Notices of meeting 
Draft agendas 
Attendance lists 
Bureau memos 
Calendars of meetings 
Minutes 
 
Conference of Presidents 
Agendas  
 
Plenary session documents 
Notices of meeting 
Draft agendas 
Minutes 
Attendance lists 
Statements and speeches by guest speakers 
 
9/12 
Documents of Committee thematic commissions (in addition to those mentioned under point 1), joint 
consultative  committees,  working  groups,  interregional  groups,  task  forces  and  other  Committee 
political bodies 
 
Political priorities (as included in action plans and work programmes) 
Start-of-term political programmes 
Activity reports and thematic reports 
Recommendations  
Compositions 
Notices of meeting 
Draft agendas 
Minutes 
Attendance lists 
Proposals for external activities 
Presentations relating to thematic debates or opinions 
 
Presidency 
Statements and speeches by the President 
Statements and speeches by the Vice-Presidents 
 
Members 
Appointments of members 
Members' letters of resignation 
Ends of members' terms of office 
Declarations of members' financial interests 
 
Expenses and allowances 
Rules  on  the  reimbursement  of  travel  expenses  and  the  payment  of  flat-rate  travel  and  meeting 
allowances for members  
 
Documents of political groups 
Setting-up of groups 
Meetings between commission chairs and the Committee President 
Notices of meeting 
Agendas 
 
Seminars and conferences 
Notices of meetings, seminars and conferences 
Follow-up documents 
 
5.  Documents of CoR networks and platforms 
 
European grouping of territorial cooperation (EGTC) 
Register 
National decisions 
 
Subsidiarity Monitoring Network (SMN) 
Subsidiarity work programmes 
10/12 
Subsidiarity annual reports 
Studies 
Subsidiarity conference agendas  
Brochures 
Consultation reports 
Contributions by SMN partners 
 
Europe2020 platform 
Monitoring reports 
Lists of members 
 
Division of powers platform 
Division of powers studies 
 
6.  Documents relating to communication and research 
 
Strategic documents  
Committee Communication Strategies 
Annual communication action plans 
Annual communication reports (on activities from the previous year) 
 
Other documents 
Press releases 
Electronic newsletters (distributed via the subscription service available on the website homepage) 
 
Organisation of events (conferences, round tables, public hearings, workshops, etc.) 
Notices of meetings (conferences, round tables, public hearings, workshops, etc.) which are open to the 
public 
Information for members on events organised by the Committee 
Programmes/agendas of events organised by the Committee 
Summaries/analyses/evaluations of events organised by the Committee 
 
Studies carried out by the Committee 
Studies 
Bureau research programmes 
 
Members' guides 
Guide for rapporteurs  
Guide for members  
 
7.  Documents relating to relations with others 
 
Cooperation agreements 
Communications with European and international institutions and bodies  
Communications with Member States 
Communications with local and regional authorities 
Communications with international organisations 
Communications with associations 
11/12 
European groupings of territorial cooperation  
 
8.  Documents relating to Committee administration, planning and reporting 
 
Recruitment and traineeships 
Vacancy notices 
Privacy statements relating to the recruitment of officials, secondment of seconded national experts 
and traineeships 
Rules applicable to national experts seconded to the Committee 
Rules governing the traineeships scheme of the Committee 
Rules regarding financial contribution towards the travel expenses actually incurred at the beginning 
and end of traineeships by standard trainees at the Committee departments of the Committee 
 
Tender procedures 
General conditions for purchase orders (low-value contracts) 
Privacy statement relating to public procurement procedures 
Contract notices published in the Official Journal 
Award notices published in the Official Journal 
Ex-ante publication of upcoming low- and middle-value contracts 
List of low- and middle-value contracts signed by the Committee in the previous year 
List of specific contracts and order forms based on a framework contract signed by the CoR in the 
previous year 
 
Whistleblowing rules and declarations of outside activities of senior officials 
Privacy statement relating to data protection during whistleblowing processes 
Rules on whistleblowing 
Administrative arrangements between the Committee and OLAF  
Annual information regarding the occupational activities of former senior officials 
 
12/12