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Ausschreibungsbedingungen 
EASA.2012.OP.12 
 
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die 
Europäische Agentur für Flugsicherheit 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 


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1 
Die Ausschreibung im Überblick .............................................. 4 
1.1  Beschreibung des Auftrags ......................................................... 4 
1.2  Zeitplan ................................................................................... 4 
1.3  Teilnahme am Ausschreibungsverfahren ...................................... 5 
1.4  Teilnahme von Bietergemeinschaften ........................................... 5 
1.5  Vergabe von Unteraufträgen ...................................................... 5 
1.6  Aufmachung der Angebote ......................................................... 6 
1.7  Bindefrist des Angebots ............................................................. 7 
1.8  Kontaktaufnahme zwischen EASA und Bieter ................................ 7 
1.9  Besuch der Räumlichkeiten der EASA ........................................... 8 
1.10  Aufteilung in Lose ..................................................................... 8 
1.11  Varianten ................................................................................ 9 
1.12  Umfang zusätzlicher oder Wiederholung gleichartiger 
Dienstleistungen ............................................................................... 9 
1.13  Vertraulichkeit und Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten ......... 9 
1.14  Bestimmungen des Vertrags ....................................................... 9 

2 
Aufgabenstellung .................................................................. 10 
2.1  Einleitung: Hintergrund der Ausschreibung ................................. 10 
2.2  Beschreibung der benötigten Dienstleistungen ............................ 10 

2.2.1 Personal ............................................................................ 11 
2.2.2 Arbeitszeiten ..................................................................... 14 
2.2.3 Transporte ........................................................................ 15 
2.2.4 Räumlichkeiten der EASA .................................................... 16 
2.2.5 Vom Auftragnehmer zu stellende Werkzeuge, Transportmittel, 
Steighilfen und Verbrauchsmaterial ............................................... 17 
2.2.6 Geschätzte Mitarbeiterentwicklung der Agentur ...................... 20 
2.2.7 Umzug des Standortes der Agentur ....................................... 20 
2.2.8 Haftung/Versicherung ......................................................... 21 
2.2.9 Vertraulichkeit ................................................................... 21 
2.2.10 Statistiken und Arbeitsberichte ........................................... 21 
2.2.11 Anwesenheitsnachweise .................................................... 21 
2.2.12 Arbeitskarte, Personal- Fluktuationsquote ............................ 22 
2.2.13 Malussystem .................................................................... 24 
2.2.14 Abrechnung ..................................................................... 25 
2.2.15 Qualitätsmanagement ....................................................... 25 
2.2.16 Wiederkehrende Gesprächsrunden ...................................... 25 
2.2.17 Auftragsende/Übergabe ..................................................... 26 
2.2.18 Sonstiges ........................................................................ 27 
2.3  Auftragsvolumen .................................................................... 27 
2.4  Auftragsdauer ........................................................................ 27 
2.5  Lieferort/Ausführung ............................................................... 28  
2.6  Varianten .............................................................................. 28 
2.7  Berichterstattung .................................................................... 28 
2.8  Beschreibung des Vertrages ..................................................... 28 

3 
Ausschluss- und Auswahlkriterien ........................................ 30 
 


link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 35 link to page 35 link to page 38 link to page 38 link to page 42 link to page 42 link to page 43 link to page 68 link to page 71 link to page 71 link to page 72 link to page 75 link to page 76 link to page 77 link to page 77 link to page 78 link to page 80 link to page 83 link to page 87 link to page 88 link to page 89 link to page 89 3.1  Ausschlusskriterien ................................................................. 30 
3.2  Auswahlkriterien ..................................................................... 31 
3.2.1 Rechtsfähigkeit .................................................................. 31 
3.2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit .................... 31 
3.2.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit .......................... 32 
4 
Auftragsvergabe .................................................................... 34 
4.1  Technische Bewertung ............................................................. 34 
4.2  Technisches Angebot ............................................................... 37 
4.3  Finanzielle Bewertung .............................................................. 37 
4.4  Finanzielles Angebot ................................................................ 41 
4.5  Auswahl des erfolgreichen Angebots .......................................... 41 

Anhang I - VERTRAGSENTWURF .................................................... 42 
 
Anhang II - [Muster] Finanzielles Angebot………………………....……65 
Anhang III - LEBENSLAUF ............................................................. 67 
Anhang IV - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSSCHLUßKRITERIEN und ERKLÄRUNG 
NICHTVORLIEGEN EINES INTERESSENSKONFLIKTS ....................................... 70 
EIDESSTATTLICHE ERKLÄRUNG: AUSSCHLUSSKRITERIEN ............................ 71 
Anhang V – FORMULAR „RECHTSTRÄGER“ ................................................ 74 
Anhang VI – FORMULAR „FINANZANGABEN“ .................................................... 75 
Anhang VII – VOLLMACHTERKLÄRUNG: “STATEMENT OF AUTHORISED 
SIGNATORY” ............................................................................................................ 76 
Anhang VIII – ERKLÄRUNG: “STATEMENT OF ACCEPTANCE ” ....................... 77 
Anhang X – FORMULAR ZUR ANGEBOTSEINREICHUNG ........................ 79 
Anhang XI: Grundsätzliche Aufgaben ......................................................... 82 
Anhang XII - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSWAHLKRITERIEN ................... 86 
Anhang XIII – Referenzen ............................................................................... 87 
Anhang XIV–Antrag - REQUEST FOR EASA PREMISES FLOOR PLANS . 
 

 ......................................................................................................................... 88 
 
 
 
 


 
Die EASA – Einführung 
 
Die  Europäische  Agentur  für  Flugsicherheit  (im  Folgenden  als  „EASA“  (von  European 
Aviation Safety Agency), „die Agentur“ oder als der „öffentliche Auftraggeber“ bezeichnet) 
ist  eine  Einrichtung  der  Europäischen  Union,  die  mit  spezifischen  Regulierungs-  und 
Durchführungsaufgaben  im  Bereich  der  Flugsicherheit  betraut  worden  ist.  Die  Agentur 
stellt ein Schlüsselelement in der Strategie der Europäischen Union für die Einführung und 
Erhaltung eines einheitlich hohen Niveaus der Flugsicherheit in Europa dar. 
 
Die Agentur nimmt derzeit hauptsächlich folgende Aufgaben wahr: 
  Regelsetzung  –  Entwurf  von  Rechtsvorschriften  zur  Flugsicherheit  und  fachliche 
Beratung der Europäischen Kommission und der Mitgliedstaaten 
  Inspektions-,  Ausbildungs-  und  Normungsprogramme  zur  Gewährleistung  einer 
einheitlichen Umsetzung der EU-Rechtsvorschriften im Bereich der Flugsicherheit in 
allen Mitgliedstaaten 
  Musterzulassungen  von  Luftfahrzeugen,  Triebwerken  und  Ausrüstungsteilen  unter 
Gesichtspunkten der Sicherheit und des Umweltschutzes 
  Genehmigung  von  Unternehmen  mit  Sitz  in  aller  Welt,  die  Luftfahrtzeuge 
entwickeln,  und  von  Unternehmen  mit  Sitz  außerhalb  der  EU,  die  Luftfahrzeuge 
herstellen und warten 
  Sicherheitsgenehmigung für außereuropäische Luftfahrtgesellschaften 
  Koordinierung  des  Programms  SAFA  (Safety  Assessment  of  Foreign  Aircraft)  der 
Europäischen Gemeinschaft zur Sicherheit von Luftfahrzeugen aus Drittländern, die 
Flughäfen in der Gemeinschaft anfliegen, sowie 
  Datenerhebung, Analyse und Forschung zur Verbesserung der Flugsicherheit 
  Sicherheitsvorschriften für Flughäfen und Flugverkehrsmanagementsysteme. 
Die Agentur hat ihren Sitz in Köln und beschäftigt bereits etwa 750 Mitarbeiter aus ganz 
Europa.  In  naher  Zukunft  wird  sie  weitere  hochqualifizierte  Spezialisten  und 
Verwaltungsfachleute  einstellen  und  damit  ihre  Stellung  als  Europas  Kompetenzzentrum 
für die Flugsicherheit festigen. 
 
Weitere 
Informationen 
finden 
Sie 
auf 
der 
Website 
der 
Agentur 
unter 
http://www.easa.europa.eu . 
 
 


1  Die Ausschreibung im Überblick 
1.1 
Beschreibung des Auftrags 
Die  von  der  EASA  benötigten  Dienstleistungen  werden  in  der  Aufgabenstellung 
beschrieben (Teil 2 der vorliegenden Ausschreibungsbedingungen). 
1.2 
Zeitplan 
Zusammenfassender 
Termin 
Anmerkungen 
Zeitplan 
Starttermin 
26. Juli 2012 
 
Besuch 
vor 
Ort 
oder  Woche  36  (genauer  Termin  Voraussichtlich 
Klärungstreffen 
(falls  wird  auf  folgender  Webseite 
vorgesehen) 
der  Agentur  veröffentlicht: 
http://www.easa.europa.eu/
procurement 

Schlusstermin 
für  11. September 2012,  
 
Klarstellungsanfragen  an  die  17:00 Uhr 
EASA 
 
Schlusstermin  für  Antworten   14. September 2012 
Den Bietern wird 
der 
EASA 
auf 
empfohlen, die 
Klarstellungsanfragen 
EASA-Webseite 
regelmäßig auf 
mögliche 
Aktualisierungen 
und/oder 
Erläuterungen zu 
prüfen 
Schlusstermin für die 
19. September 2012 
Persönlich über-
Einreichung der Angebote 
mittelte Angebote 
sind spätestens um 
17:00 Ortszeit  
einzureichen. 
Öffnungssitzung 
27.  September  2012,  10:00   
Uhr 1  
Schlusstermin für die 
Ende  Oktober  /  Anfang  Voraussichtlich 
Bewertung der Angebote 
November 2012 
Unterzeichnung des Vertrags 
November/ Dezember 2012 
Voraussichtlich 
                                                 
 Ortszeit Köln 
 1 Je teilnehmendem Bieter darf höchstens ein gesetzlicher Vertreter bei der Öffnungssitzung anwesend sein. Die 
Bieter unterrichten die Agentur spätestens fünf Tage vor der Öffnungssitzung über ihre Absicht, einen 
gesetzlichen Vertreter zu entsenden. 
 


link to page 31 link to page 31 1.3 
Teilnahme am Ausschreibungsverfahren 
Das Ausschreibungsverfahren steht jeder natürlichen oder juristischen Person offen, 
die sich auf den Auftrag bewerben möchte und in den EU Mitgliedstaaten, Norwegen, 
Iceland, Liechentenstein oder der Schweiz ansässig ist. 
 
Außerdem dürfen sich Bieter nicht in Verhältnissen befinden, wie sie unter Ziffer 3.1 
(Ausschlusskriterien)  dieser  Ausschreibungsbedingungen  beschrieben  werden,  und 
ihre  Rechtsfähigkeit  muss  ihnen  die  Teilnahme  an  diesem  Ausschreibungsverfahren 
ermöglichen (siehe Ziffer 3.2.1). 
 
Beachten  Sie  bitte,  dass  jeder  Versuch  eines  Bieters,  vertrauliche  Informationen  zu 
erlangen,  unrechtmäßige  Absprachen  mit  Wettbewerbern  zu  treffen  oder  den 
Bewertungsausschuss oder die EASA im Verlauf der Prüfung, Klärung, Bewertung und 
des  Vergleichs  der  Angebote  zu  beeinflussen,  zur  Ablehnung  seines  Angebots  führt 
und Sanktionen nach sich ziehen kann. 
1.4 
Teilnahme von Bietergemeinschaften 
Bietergemeinschaften 
können 
ein 
Angebot 
einreichen, 
wenn 
es 
den 
Wettbewerbsregeln entspricht. 
 
Bei  einer  Bietergemeinschaft  kann  es  sich  um  einen  dauerhaften,  rechtskräftig 
gegründeten  oder  um  einen  informell  für  ein  spezielles  Ausschreibungsverfahren 
gebildeten Zusammenschluss handeln. 
 
Solche  Zusammenschlüsse  (oder  Bietergemeinschaften)  müssen  das  Unternehmen 
oder die Person benennen, das/die das Projekt leitet (das federführende Mitglied) und 
eine  Kopie  des  Dokuments  einreichen,  mit  dem  dieses  Unternehmen  oder  diese 
Person  zur  Einreichung  eines  Angebots  ermächtigt  wird.  Alle  Mitglieder  einer 
Bietergemeinschaft  (d. h.  das  federführende  Mitglied  und  die  anderen  Mitglieder) 
haften gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber gesamtschuldnerisch. 
 
Außerdem  muss  jedes  Mitglied  der  Bietergemeinschaft  die  erforderlichen  Nachweise 
zu  den  Ausschluss-  und  Auswahlkriterien  beibringen  (siehe  Ziffer  3  dieser 
Ausschreibungsbedingungen). In Bezug auf die Auswahlkriterien „wirtschaftliche und 
finanzielle  Leistungsfähigkeit“  sowie    „technische  und  berufliche  Leistungsfähigkeit“ 
werden  die  von  den  einzelnen  Mitgliedern  beigebrachten  Nachweise  daraufhin 
überprüft, dass die Erfüllung des Kriteriums durch die Bietergemeinschaft insgesamt 
gewährleistet ist. 
 
Die Teilnahme einer nicht teilnahmeberechtigten Person führt automatisch zu ihrem 
Ausschluss.  Gehört  die  nicht  teilnahmeberechtigte  Person  einer  Bietergemeinschaft 
an, wird die gesamte Bietergemeinschaft ausgeschlossen. 
1.5 
Vergabe von Unteraufträgen 
 
Der  Bieter  muss  klar  zu  erkennen  geben,  welche  Teile  in  %  der  Arbeit  er  als 
Unterauftrag vergibt. 
 
 
Der Unterauftragnehmer darf seinerseits keine weiteren Unteraufträge vergeben. 
 
Unterauftragnehmer 
müssen 
die 
für 
die 
Auftragsvergabe 
geltenden 
Zulassungskriterien 
erfüllen. 
Ist 
die 
Identität 
des/der 
vorgesehenen 
Unterauftragnehmer(s) zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung bereits bekannt, gibt 
 


link to page 31 der  Bieter  eine  Erklärung  ab,  in  der  er  die  Berechtigung  des  Unterauftragnehmers 
gewährleistet. 
 
Ist  die  Identität  des  Unterauftragnehmers  zum  Zeitpunkt  der  Angebotseinreichung 
noch nicht bekannt, muss der Bieter, der den Zuschlag erhält, vor der Vergabe eines 
Unterauftrags die schriftliche Genehmigung der EASA einholen. 
 
Wird  kein  Unterauftragnehmer  benannt,  so  wird  davon  ausgegangen,  dass  die 
Leistungen direkt vom Bieter erbracht werden. 
 
 
1.6 
Aufmachung der Angebote 
Die Angebote müssen folgenden Bedingungen entsprechen: 
 
1.6.1 
Die  Angebote  sind  nach  dem  Verfahren  des  doppelten  Umschlags 
einzureichen. 
Der  äußere  Umschlag  oder  das  Päckchen  ist  mit  einem  Klebestreifen  zu 
versiegeln,  über  dem  der  Namenszug  des  Absenders  quer  anzubringen  ist, 
und muss eine Aufschrift mit folgenden Angaben tragen:  
  Aktenzeichen dieser Ausschreibung: EASA.2012.OP.12
  Projekttitel: Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische 
Agentur für Flugsicherheit
  Name des Bieters, 
  den  Hinweis  „Angebot  -  darf  nicht  vom  internen  Postdienst 
geöffnet werden“, 
  die 
Adresse 
für 
die 
Einreichung 
des 
Angebots 
(wie 
im 
Aufforderungsschreiben zur Angebotsabgabe angegeben) und 
  gegebenenfalls  das  Einlieferungsdatum  (Poststempel)  auf  dem  äußeren 
Umschlag, das gut lesbar sein muss. 
Der äußere Umschlag enthält drei innere Umschläge, nämlich Umschlag A, 
B und C
Diese drei Umschläge haben folgenden Inhalt: 
Umschlag A – Verwaltungsunterlagen 
  das  unterzeichnete,  datierte  und  komplett  ausgefüllte  Formular  zur 
Angebotseinreichung aus Anhang X 
  die gemäß Ziffer 3.1 erforderliche Erklärung zu den Ausschlusskriterien 
nach dem Muster aus Anhang IV 
  das  gemäß  Ziffer  3.2.1    erforderliche  Formular  „Rechtsträger“  nach  dem 
Muster  aus  Anhang  V,  sowie  die  beigefügten  Unterlagen,  die  angefordert 
werden 
  das Formular „Finanzangaben“ aus Anhang VI mit IBAN und SWIFT/BIC 
code, 
  die  unter  Ziffer  3.2.1  und  3.2.2  geforderten  Unterlagen  zu  den 
Auswahlkriterien  „Rechtsfähigkeit“  (inklusive  der  Vollmachtserklärung 
 


link to page 38 link to page 6 „Statement 
of 
authorised 
signatory“ 
aus 
Anhang 
VII
und 
wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ 
  gegebenfalls der Vertrag der Bietergemeinschaft 
  Erklärung „Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts“ aus Anhang IV 
  Erklärung „Statement of Acceptance“ aus Anhang VIII 
 
 
Umschlag B – Technisches Angebot 
Ein  unterzeichnetes  Original  und  3  mit  dem  Original  identische  Kopien  der 
unter  Ziffer  3.2.3  geforderten  Unterlagen  zum  Auswahlkriterium  „technische 
und berufliche Leistungsfähigkeit“ (inkl. Anhänge IIIIX und XIII) und des 
technischen  Angebots  mit  allen  unter  Ziffer  4.2  geforderten  Informationen, 
darunter  auch  die  gemäß  Ziffer  1.5  erforderlichen  Angaben  zur 
Unterauftragsvergabe. 
Umschlag C – Finanzielles Angebot 
Ein  unterzeichnetes  Original  und  3  mit  dem  Original  identische  Kopien  des 
finanziellen Angebots im Format aus Anhang II
1.6.2 
Das  Original  des  Angebots  ist  mit  „ORIGINAL“  zu  kennzeichnen,  und  die 
Kopien  sind  wie  das  Original  zu  unterzeichnen,  aber  mit  KOPIE  zu 
kennzeichnen. 
1.6.3 
Die  Angebote  sind  in  einer  der  Amtssprachen  der  Europäischen  Union 
abzufassen, vorzugsweise in Deutsch
 
Von  außerordentlicher  Bedeutung  ist,  dass  die  Angebote  im  ordnungsgemäßen 
Format  vorgelegt  werden  und  alle  Unterlagen  enthalten,  die  der  Auswahlausschuss 
für  ihre  Bewertung  benötigt.  Die  Nichtbeachtung  dieser  Anforderungen  stellt  einen 
Formfehler dar, der zur Ablehnung des Angebots führen kann. 
 
1.7 
Bindefrist des Angebots 
Die  Bindefrist  des  Angebots,  in  der  der  Bieter  an  sämtliche  Angebotsbedingungen 
gebunden  bleibt,  beträgt  90  Tage  ab  dem  Schlusstermin  für  die  Einreichung  der 
Angebote.  In  außergewöhnlichen  Fällen  kann  die  EASA  die  Bieter  vor  Ablauf  der 
Bindefrist  auffordern,  sie  um  eine  bestimmte  Anzahl  von  Tagen,  die  40  nicht 
übersteigen darf, zu verlängern. 
 
Der  erfolgreiche  Bieter  bleibt  ab  dem  Termin  der  Mitteilung,  dass  sein  Angebot  zur 
Vertragsvergabe  vorgeschlagen  wurde,  für  weitere  60  Tage  an  sein  Angebot 
gebunden.  Dieser  zusätzliche  Zeitraum  von  60  Tagen  beginnt  unabhängig  vom 
Datum der Mitteilung mit dem Ablauf des ursprünglichen Zeitraums von 90 Tagen. 
1.8 
Kontaktaufnahme zwischen EASA und Bieter 
Während  des  gesamten  Vergabeverfahrens  sind  Kontakte  zwischen  der  EASA  und 
den Bietern nur in Ausnahmefällen und unter folgenden Bedingungen zulässig: 
 
Vor Ablauf der Abgabefrist: 
 


link to page 5   Auf  Veranlassung  des  Bieters  kann  die  EASA  ergänzende  Auskünfte  erteilen,  die 
ausschließlich der näheren Erläuterung der Art des Auftrags dienen. Alle Anfragen 
sind  schriftlich  per  E-Mail  unter  Angabe  des  Aktenzeichens  und  des 
Ausschreibungstitels 
an 
die 
folgende 
Adresse 
zu 
richten: 
xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx oder die Faxnummer +49-221 89 99 09 99. 
  Ersuchen  um  ergänzende  Auskünfte,  die  nach  dem  unter  Ziffer  1.2  genannten 
Schlusstermin  für  Klarstellungsanfragen  bei  der  EASA  eingehen,  werden  nicht 
bearbeitet. 
  Stellt die EASA einen Irrtum, eine Ungenauigkeit, eine  Auslassung oder sonstige 
sachliche  Fehler  im  Wortlaut  der  Ausschreibung  fest,  kann  sie  dies  auf  eigene 
Initiative allen Beteiligten mitteilen. 
  Alle  ergänzenden  Informationen  einschließlich  der  oben  angeführten  werden  auf 
der Website der EASA veröffentlicht, die Sie regelmäßig konsultieren sollten, 
um auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. 
Nach Öffnung der Angebote: 

  Erfordert  ein  Angebot  nach  Öffnung  der  Angebote  Klarstellungen  oder  sind 
offenkundige  sachliche  Irrtümer  im  Wortlaut  des  Angebots  zu  berichtigen,  so 
kann  die  EASA  aus  eigener  Initiative  mit  dem  Bieter  Kontakt  aufnehmen;  dies 
darf jedoch nicht zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots führen. 
1.9 
Besuch der Räumlichkeiten der EASA 
Wie im Zeitplan unter Ziffer 1.2 ausgewiesen, ist ein Termin vor Ort/ein 
Informationstreffen in den Räumlichkeiten der EASA vorgesehen, um die Mietflächen 
und die momentanen Einrichtungen zu besichtigen. Die Teilnahmekosten trägt der 
Bieter.  
Der Besuch  der Räumlichkeiten der EASA wird als wichtig erachtet, damit Bieter 
einen Eindruck der baulichen Gegebenheiten und der Infrastruktur der Agentur 
gewinnen können. 
Grundrisspläne der Räumlichkeiten der EASA werden auf schriftliche Anfrage an die 
Agentur mit dem datierten und unterschriebenen Vordruck in Anhang XIV bei dem 
Termin zur Objektbesichtigung übergeben.  
 
Angaben zur Objektbesichtigung : 
 
- Die Besichtigungszeit beträgt ca. 1,5 Std. und beinhaltet vorab festgelegte, 
exemplarische Bereiche im Haus; 
 
- Die Besichtigung wird durch das von der Agentur beauftragte 
Sicherheitsunternehmen durchgeführt, Kontakt zur EASA bzw. zu sonstigen 
vergabe- oder auftragsrelevanten Personen wird nicht stattfinden.  
 
- Es werden keine Fragen zu vertrags- bzw. angebotsrelevanten Themen 
beantwortet. 
 
 
 
1.10  Aufteilung in Lose 
Diese Ausschreibung ist nicht in Lose aufgeteilt. Der Bietermuss in der Lage sein, alle 
geforderten Leistungen zu erbringen. 
 


1.11  Varianten 
Wenn  die  Ausschreibungsbedingungen  keinen  entsprechenden  Hinweis  enthalten, 
darf Ihr Angebot von den gewünschten Dienstleistungen nicht abweichen. 
1.12  Umfang zusätzlicher oder Wiederholung gleichartiger Dienstleistungen 
Vorbehaltlich  der  Verfügbarkeit  von  Mitteln  und  zufriedenstellender  Leistungen  des 
Auftragnehmers  kann  die  EASA  nach  eigenem  Ermessen  die  Dauer  des  Projekts 
verlängern und/oder seinen Umfang erweitern. 
1.13  Vertraulichkeit und Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten 
Bei  ihrer  allgemeinen  Tätigkeit  und  insbesondere  bei  Ausschreibungsverfahren  folgt 
die EASA den nachstehenden Vorschriften: 
  Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 
1995  und  Verordnung  (EG)  Nr.  45/2001  des  Europäischen  Parlaments  und  des 
Rates  vom  18. Dezember  2000  zum  Schutz  natürlicher  Personen  bei  der 
Verarbeitung personenbezogener Daten durch  die Organe und Einrichtungen  der 
Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr, und 
  Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 
30. Mai  2001  über  den  Zugang  der  Öffentlichkeit  zu  Dokumenten  des 
Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission. 
1.14  Bestimmungen des Vertrags 
Beim  Entwurf  Ihres  Angebots  sollten  Sie  die  Bestimmungen  des  Vertragsentwurfs 
berücksichtigen (siehe Anhang I der vorliegenden Ausschreibungsbedingungen). Im 
Vertragsentwurf  wird  insbesondere  festgelegt,  wie  und  unter  welchen  Bedingungen 
Zahlungen an den Auftragnehmer geleistet werden. 
 
 
Nota bene: 
 
Mit  der  Abgabe  seines  Angebots  erkennt  der  Bieter  die  Bedingungen  in  der 
Aufforderung  zur  Angebotsabgabe,  den  Ausschreibungsbedingungen  und  dem 
Vertragsentwurf  an  und  verzichtet  auf  etwaige  eigene  allgemeine  und  besondere 
Geschäftsbedingungen.  Der  Bieter  ist,  wenn  er  den  Zuschlag  erhält,  während  der 
Ausführung des Auftrags an sein Angebot gebunden (siehe Anhang VIII Statement 
of Acceptance). 
 


2  Aufgabenstellung 
Die  Aufgabenstellung  wird  Bestandteil  des  Vertrages,  der  als  Ergebnis  dieser 
Ausschreibung gegebenenfalls geschlossen wird. 
 
2.1 
Einleitung: Hintergrund der Ausschreibung 
Die Europäische Agentur für Flugsicherheit, European Aviation Safety Agency, EASA 
(im Folgenden „Die Agentur“), hat Ihren Sitz in 50679 Köln, Ottoplatz 1, dem “Köln 
Triangle”.  
Die  Agentur  wurde  von  der  Europäischen  Kommission  gegründet  und  beschäftigt 
insgesamt derzeit ca. 750 Mitarbeiter.  
Die Agentur hat im Köln Triangle ca. 18.600 m² Büro-, Konferenz- und Lagerflächen 
angemietet  und  wird  in  den  nächsten  Jahren  personell  weiter  wachsen  (siehe  auch 
2.2.6). 
Die Mietflächen erstrecken sich vom Untergeschoß (Ebene -2) bis zur 22. Etage. 
Der  Auftragnehmer  wird  eng  mit  dem  Infrastrukturmanagement  der  Abteilung 
Corporate  Services  im  Direktorat  Finance&Business  sowie  der  Rezeption  und  dem 
Sicherheitsdienstleister der Agentur (Fremdfirma) zusammenarbeiten. 
Das  Infrastrukturmanagement  ist  neben  der  Koordinierung  der  im  Mietbereich 
tätigen  Fremdfirmen  zuständig  für  die  Abstimmung  mit  dem  Vermieter,  die 
Besprechungsräume und die Zuweisung und Ausstattung von Arbeitsplätzen.   
Die  Agentur  sucht  eine  erfahrene  und  zuverlässige  Firma  für  die  Ausführung  von 
Umzügen  und  Transporten  innerhalb  und  außerhalb  der  Agentur  sowie  für 
Hausmeisterdienste innerhalb der Agentur.  
Hierfür werden folgende Dienstleistungen benötigt: 
 
2.2 
Beschreibung der benötigten Dienstleistungen 
 
Hausmeisterdienste:
  
Unter  Hausmeisterdiensten  versteht  die  Agentur  die  Ausführung  von  alltäglich 
anfallenden Kleinreparaturen (z. B. an Möbeln, Einrichtungsgegenständen, Türen und 
Fenstern,  Ausbesserungs-  und  Malerarbeiten  an  beschichteteten  Wand-  und 
Bodenflächen  ,  Beseitigung  von  Verstopfungen  in  Toiletten  und  Urinalen  und 
Vergleichbares), die Aufnahme, Prüfung, Weiterleitung und Verfolgung von Schäden, 
Mängeln und Störungen, die nicht in Eigenregie selbst repariert werden können sowie 
die  Planung,  Durchführung  und  Koordination  von  notwendigen  regelmäßigen 
Prüfungen  (z.  B.  von  elektrischen  Anlagen,  Kabelführung  in  Büros  und 
Besprechungsräumen, ortveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln) im Mietbereich 
der  EASA,  sofern  diese  nicht  durch  das  Facility  Management  des  Vermieters  oder 
Dritte durchgeführt werden müssen.  
Diese  Arbeiten  sind  durch  eine/-n  handwerklich  ausgebildete/-n  und  versierte/-n 
Facharbeiter/-in  vorzugsweise  aus  dem  Bereich  Elektrotechnik  oder  Heizungs-, 
Lüftungs-, Klimatechnik durchzuführen.  
Dieser/Diese  Facharbeiter/-in  wird  auch  die  Funktion  des/der    Vorarbeiters/-in 
Umzugs-,  Transport-  und  Hausmeisterdienste  ausfüllen  und  ist  somit  der/die 
Ansprechpartner/-in des Auftragnehmers vor Ort für die Agentur. Als solcher obliegt 
ihm/ihr  über  die  Arbeiten  des  Tagesgeschäftes  der  Umzugsdienste  und  der 
Hausmeisterdienste  hinaus  die  Koordination  und  Anleitung  der  Mitarbeiter/-innen 
 
10 

einschließlich  der  Koordination,  Überwachung  und  Freimeldung  der  von  ihnen 
ausgeführten Arbeiten. 
Weitere  Aufgaben  sind  das  Verteilen  und  Austauschen  von  Wasserbehältern    für 
Wasserspender,  das  Leeren  von  Dokumentenvernichtern,  das  Austauschen  von 
Entsorgungsbehältern für Dokumente, die Bereitstellung von Papiermüllbehältern für 
die  Abholung  durch  Spezialfirmen  an  zentraler  Stelle  im  Anliegerhof,  das  Auffüllen 
von  Kopierpapier  an  zentralen  Stellen  der  Etagen,  Unterstützung  bei  Inventuren, 
Installation 
von 
Elementen 
eines 
Kabelmanagements 
in 
Büros 
und 
Besprechungsräumen, regelmäßige Rundgänge im ganzen Mietbereich insbesondere 
in  den  Besprechungsräumen  zur  Feststellung  von  Mängeln,  Störungen, 
Verschmutzungen, fehlenden Einrichtungsgegenständen oder IT-Equipment, das Auf- 
und  Umstellen  von  Tischen und  Stühlen  für  Besprechungen,  Auf-  und  Abbauen  von 
Büromöbeln und Regalen, etc. im ganzen Mietbereich auf Anforderung. 
Der/Die  Vorarbeiter/-in  arbeitet  eng  mit  einem  Ansprechpartner  der  Agentur  sowie 
mit dem Facility Management des Vermieters zusammen.  
Umzugsdienste: 
Es  finden  innerhalb  der  Agentur  in  unregelmäßigen  Abständen  Umzüge 
unterschiedlicher  Größenordnung  statt.  Kleinere  Umzüge  beinhalten  meist  die 
Umsetzung  von  Mitarbeitern  innerhalb  von  Abteilungen,  Direktoraten  und  Etagen 
bzw. die Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter. Diese Arbeiten sollen in 
der  Regel  durch  die  Stammbesetzung  (Vorarbeiter/-in  und  Mitarbeiter/-innen) 
durchgeführt werden. 
Bei  größere  Umzügen  werden  ggf.  ganze  Etagen,  Abteilungen  oder  Direktorate 
kurzfristig  und  etagenübergreifend  im  Haus  verschoben.  Dazu  ist  meist  die 
Unterstützung  des  Stammpersonals  mit  zusätzlichen  Arbeitskräften  des 
Auftragnehmers notwendig. 
Transportdienste: 
Transporte  fallen  in  der  Regel  außerhalb  der  Mietfläche  der  Agentur  an. 
Üblicherweise  sind  IT-Equipment,  Messestände  oder  Informationsmaterial  zu 
Konferenzräumen  von  Hotels  oder  anderen  Tagungsstätten  im  näheren  Umfeld  der 
Agentur bzw. im Kölner Stadtgebiet zu liefern und abzuholen. 
Es  kann  nötig  sein,  dass  Transporte  über  das  Kölner  Stadtgebiet  hinaus  bis  ins 
benachbarte Ausland (beispielsweise Belgien) notwendig werden. 
Diese  Leistungen  werden  durch  zusätzliche  Mitarbeiter/-innen  des  Auftragnehmers, 
aber  unter  Mithilfe  bei  der  Koordination  und  Planung  durch  den/die  Vorarbeiter/-in 
ausgeführt.  
 
Eine Auflistung der anfallenden Arbeiten ist im Anhang XI beigefügt. Die Liste dient  
zur Orientierung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 
 
2.2.1  Personal 
Es  ist  geplant,  den  Umzugs-  und  Hausmeisterdienst  arbeitstäglich  mit  drei 
Arbeitskräften  (jeweils  1  Vorarbeiter/-in  und  2  Mitarbeiter/-innen)  zu  besetzen 
(Tätigkeit  1 und 2). 
  
Bei Bedarf und nur nach Bestätigung durch die Agentur können weitere Mitarbeiter/-
innen  stundenweise  eingesetzt  und  abgerechnet  werden  (Tätigkeit  3  und  4). 
 
Das Stammpersonal des Umzugs-, Transport- und Hausmeisterdienstes besteht aus 
Objektleiter/-in,  Vorarbeiter/-in  und  Mitarbeiter/-innen.  Gegebenenfalls  kann  zur 
Unterstützung  zusätzliches  Personal  bei  Transporten  und  Umzügen  außerhalb  der 
Mietflächen der Agentur notwendig werden. 
 
11 

Objektleiter/-in  und  Vorarbeiter/-in  sind  namentlich  zu  benennen.  Jeweils  ein 
Lebenslauf ist entsprechend dem Muster gem. Anhang III dem Angebot beizufügen. 
Beide anleitenden Personen müssen über mindestens 3 Jahre Erfahrung in Projekten 
der mit mindestens der gleichen Größenordnung wie der Ausschreibung verfügen. 
 
Die  Agentur  legt  Wert  darauf,  dass  die  Fluktuation  der  Mitarbeiter/-innen  so  gering 
wie möglich gehalten wird, damit eine konstante Qualität der Arbeit gewährleistet ist, 
um  Störungen  der  Abläufe  durch  häufigen  Personalwechsel  und  dem  damit 
verbundenen Wissens- und Effektivitätsverlust vorzubeugen. 
Dies gilt im Besonderen für die Person des/der Vorarbeiters/-in. 
Die  Fluktuation  ist  daher  auch  ein  malusrelevanter  Faktor,  der  zu  Kürzungen  der 
monatlichen Abrechnung führen kann (siehe Punkt 2.2.12).  
 
 
Objektleiter/-in: 
Der/die  Objektleiter/-in  ist  Ansprechpartner  für  alle  Themen  kaufmännischer, 
technischer  und  personeller  Art  für  den  Ansprechpartner  der  Agentur,  die  durch 
den/die 
Vorarbeiter/-in 
vor 
Ort 
nicht 
erfüllt 
werden 
können. 
Er/Sie sollte per Post, E-Mail und Mobilfunk während der täglichen Arbeitszeiten der 
Teammitglieder 
erreichbar 
sein. 
Der/die 
Objektleiter/-in 
muss 
seinen 
Tätigkeitsschwerpunkt 
nicht 
vor 
Ort 
haben.  
Er/Sie nimmt mindestens an den Quartalsbesprechungen sowie Jahresbesprechungen 
teil (siehe auch Punkt 2.1.16 Wiederkehrende Gesprächsrunden). 
 
Vorarbeiter/-in: 
Der/die    Vorarbeiter/-in  ist  der  zentrale  Anlaufpunkt  des  Ansprechpartners  der 
Agentur  vor  Ort.  Er/Sie  muss  per  E-Mail  und  Mobilfunk  während  der  täglichen 
Arbeitszeiten erreichbar sein.  
Mit  ihm/ihr  werden  alle  Arbeitsaufträge  geplant  und  abgestimmt.  Er/Sie  ist  neben 
den  täglichen  Arbeiten  des  Umzugs-  und  Hausmeisterdienstes  für  die  Koordination 
und Verteilung der Arbeitsaufträge im Team, die termingerechte Ausführung und die 
Qualität der ausgeführten Arbeiten verantwortlich. 
Der/Die  Vorarbeiter/-in  hat  darüber  hinaus  notwendige  Kleinreparaturen  innerhalb 
der Mietfläche der EASA auszuführen.  
Des Weiteren hat der/die Vorarbeiter/-in  alle Arbeiten auszuführen, die auch durch 
die Mitarbeiter/-innen ausgeführt werden.  
Eine  abgeschlossene  handwerkliche  Ausbildung  -vorzugsweise  als  Elektriker/-in, 
möglicherweise  auch  als  Anlagenmechaniker/-in  für  Heizungs-,  Sanitär-  und 
Klimatechnik oder einem vergleichbaren Berufszweig  - ist erforderlich. 
 
Nachweisbare Berufserfahrung und weitere erworbene Zusatzqualifikationen wie zum 
Beispiel 
eine 
Meisterprüfung, 
langjährige 
belegbare 
Berufserfahrung, 
elektrotechnisch unterwiesene Person nach DIN VDE 0100, DIN VDE 0105, BGV A3, 
Fortbildung  zur  Prüfung  von  ortsveränderlichen  elektrischen  Betriebsmitteln, 
Fortbildungen/Berechtigungen 
zur 
Arbeit 
an 
USV-Anlagen, 
Sicherheitsbeleuchtungsanlagen  und  Batterieanlagen,  Kenntnisse  im  Bereich 
Heizungs-,  Sanitär-  und  Klimatechnik,  Maler-  oder  Tischlerhandwerk  oder  einem 
vergleichbaren  Berufszweig,  Kenntnisse  im  Bereich  Inventur,  Kenntnisse  der 
europäischen  Normungen,  Fachkraft  für  inneren  und  äußeren  Blitzschutz, 
regelmäßige 
Teilnahmen 
an 
spezifischen 
Auffrischungs- 
und 
Fortbildungsmaßnahmen,  sowie  weiteren  Qualifizierungsmaßnahmen  in  anderen 
Berufszweigen sind von Vorteil. 
 
12 

Der  Vorarbeiter/-in  arbeitet  eng  mit  der  Abteilung  Infrastruktur-Management 
zusammen und hat eingehende Meldungen der EASA-Mitarbeiter bezüglich Störungen 
und  Mängeln  im  Mietbereich  aufzunehmen,  nach  Dringlichkeit  zu  bewerten  und 
geeignete  Maßnahmen  einzuleiten,  um  den  weiteren  reibungslosen  Ablauf  der 
Störung- bzw. Mängelbeseitigung zu gewährleisten.  
Diese  Maßnahmen  können  in  der  Durchführung  von  eigenen  Reparaturmaßnahmen 
bestehen oder in der Absetzung einer Störmeldung an das Facility Management des 
Vermieters nach vorheriger Einschätzung und Bewertung der Situation vor Ort.  
Die  Störmeldungen  werden  von  dem/der  Vorarbeiter/-in  über  ein  Internetportal  an 
das Facility Management des Vermieters gemeldet und bis zum Abschluss verfolgt. 
Der  Bieter  stellt  sicher,  dass  der/die  Vorarbeiter/-in  Erfahrung  im  Umgang  mit 
Computern  bzw.  üblichen  MS  Office  Produkten  (Word,  Excel,  Outlook,  etc.)  hat. 
Computerkenntnisse sind im Lebenslauf (Anhang III) anzugeben. 
 
Der  Vorarbeiter/-in  verfolgt  die  Abarbeitung  der  Störungen  und  Mängel  im 
Mietbereich hinsichtlich der Termine, Kosten und Qualität in enger Abstimmung mit 
dem Ansprechpartner der Agentur.  
Er/Sie nimmt an den Wochen-, Quartals- sowie Jahresbesprechungen teil (siehe auch 
Punkt 2.1.16 Wiederkehrende Gesprächsrunden). 
 
 
Mitarbeiter/-innen: 
Die  Mitarbeiter/-innen  arbeiten  auf  Anweisung  und  unter  der  Regie  des/der 
Vorarbeiters/-in.  Eine  abgeschlossene  Berufsausbildung  ist  von  Vorteil,  aber  nicht 
zwingend  vorausgesetzt.  Die  Mitarbeiter/-innen  haben  eine  mindestens  zweijährige 
Erfahrung als Umzugshelfer nachzuweisen. 
 
Allgemeines: 
Der  Auftragnehmer  stellt  die  erforderlichen  Arbeitskräfte  und  verpflichtet  sich, 
jederzeit  entsprechend  den  Vertragsbestimmungen  geeignetes  und  zuverlässiges 
Personal einzusetzen. 
Beanstandungen  und  Folgen  aus  einer  Verletzung  dieser  Verpflichtung  gehen  zu 
Lasten des Auftragnehmers.  
Arbeitserlaubnispflichtige  ausländische  Mitarbeiter  darf  der  Auftragnehmer  zur 
Erfüllung  seiner  vertraglichen  Leistungen  nur  einsetzen,  wenn  es  sich  um 
Beschäftigte des Auftragnehmers handelt. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die 
von  ihm  eingesetzten  Arbeitskräfte  im  Besitz  gültiger  Aufenthalts-  bzw. 
Arbeitserlaubnisse  sowie  Sozialversicherungsnachweise  sind  und  den  sonstigen 
festgesetzten Melde- und Nachweispflichten nachgekommen wird. Kopien der jeweils 
erforderlichen  Dokumente  hat  der  Auftragnehmer  der  EASA  auf  Verlangen 
vorzulegen.   
Der  Auftragnehmer  verpflichtet  sich,  sein  eingesetztes  Personal  auf  eigene  Kosten 
mit der notwendigen Arbeitskleidung und Schutzausrüstung auszustatten. 
Alle  Teammitglieder  bis  auf  den/die  Objektleiter/-in  sind  mit  einheitlicher 
Arbeitskleidung,  die  sie  als  Mitarbeiter  des  Auftragnehmers  eindeutig  erkennbar 
macht  sowie  mit  den  Aufgaben  entsprechender  persönlicher  Schutzausrüstung 
auszustatten. Die Arbeitskleidung ist ständig zu tragen. Die Schutzausrüstung muss 
den 
Anforderungen 
der 
für 
den 
Auftragnehmer 
zuständigen 
Berufsgenossenschaft(en) genügen.  
Die  Agentur  legt  Wert  auf  ein  gepflegtes  Erscheinungsbild  der  Mitarbeiter  des 
Auftragnehmers.  Alle  Arbeiten  sollen  dezent  und  mit  Rücksicht  auf  die  notwendige 
 
13 

Arbeitsatmosphäre  der  EASA-Mitarbeiter  erfolgen.  Die  Kontaktaufnahme  der 
Mitarbeiter/-innen  mit  den  Mitarbeitern  der  EASA  ist  während  der  Arbeitszeiten  auf 
das Notwendigste zu beschränken. 
Alle Teammitglieder erhalten zudem einen Ausweis der Agentur, der stets sichtbar zu 
tragen ist sowie Zugangsschlüssel zum überwiegenden Teil der Räume.  
Schlüssel und Ausweis sind nach Arbeitsschluss in der Agentur zu belassen, beim von 
der Agentur beauftragten Sicherheitsunternehmen abzugeben 
Alle  Teammitglieder  müssen  während  der  Dienstzeit  im  Hause  jederzeit  erreichbar 
sein und gegebenenfalls auch untereinander und mit dem Ansprechpartner der EASA 
kommunizieren  können.  Dazu  hat  der  Auftragnehmer  alle  Teammitglieder  mit 
Mobilfunktelefonen  auszurüsten.  Die  Kosten  sind  in  den  Angebotspreis 
einzukalkulieren.  
EASA  hat  das  Recht  das  Betreiben  von  Mobiltelefonen  in  seinen  Räumlichkeiten  zu 
untersagen.  Das  Betreiben  von  Mobiltelefonen  mit  Kamerafunktion  ist  nur  in 
Abstimmung mit der EASA erlaubt.  
Ein Desktoprechner, Drucker und Telefon werden zur Verfügung gestellt. 
Der  Auftragnehmer  verpflichtet  sich,  als  Vorarbeiter/-in  und  Mitarbeiter/-innen 
ausschließlich Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter einzusetzen, welche die deutsche Sprache 
in  Wort  und  Schrift  fließend  beherrschen.  Der/die  Vorarbeiter/-in  muss  darüber 
hinaus  über    gute  Kenntnisse,  die  Mitarbeiter  über  Grundkenntnisse  der  englischen 
Sprache  verfügen,  so  dass  ein  reibungsloser  Betriebsablauf  und  die  erforderliche 
Grundkommunikation mit Mitarbeitern der EASA sowie Dritten vor Ort gewährleistet 
sind. 
Zusätzliche Kenntnisse in anderen Sprachen der EU sind von Vorteil.   
Die  Sprachkenntnisse des/der  TeamleiterVorarbeiters/-in  und  der  Mitarbeiter/-innen 
des Stammpersonals sind im Lebenslauf (gemäß Anhang III) anzugeben. 
Die  Agentur  behält  sich  vor,  die  Sprachkenntnisse  der  Mitarbeiter/-innen  mittels 
kurzer  Interviews  zu  prüfen  und  Mitarbeiter/-innen  mit  nicht  ausreichenden 
Sprachkenntnissen gegebenenfalls abzulehnen.  
Hinweis: Die Tätigkeiten des Objektleiters sind in die Kosten für Vorarbeiter/-in und 
Mitarbeiter/-innen für das finanzielle Angebot miteinzukalkulieren.  
 
Die Agentur behält sich vor, vorgeschlagene, sowie bereits in den Räumlichkeiten der 
Agentur eingesetzte Arbeitskräfte abzulehnen ohne dafür einen besonderen Grund 
für die Ablehnung benennen zu müssen.  
In einem solchen Falle muss der Vertragspartner umgehend den Einsatz einer 
entsprechenden Ersatzperson sicherstellen. 
 
2.2.2  Arbeitszeiten 
 
Die  täglichen  Kernaufgaben  (siehe  Anhang  XI)  sind  durch  das  Stammpersonal 
bestehend aus insgesamt drei Mitarbeitern (ein/-e Vorarbeiter/-in, zwei Mitarbeiter/-
innen) mit jeweils einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden an ca. 245 Tagen 
im  Jahr  auszuführen.  Arbeitszeiten  und  Arbeitstage  können  in  Abhängigkeit  der 
Erfordernisse der Agentur variieren. 
Dabei  ist  sicherzustellen,  dass  die  Grundaufgaben  montags  bis  freitags  in  der  Zeit 
von 8.00 Uhr morgens bis 18.00 Uhr abends durchgeführt werden. 
Sollten  darüber  hinaus  entsprechende  Dienstleistungen  erforderlich  werden,  so  gilt 
auch der Samstag  als Werktag. 
Die  gesetzlich  vorgeschriebenen  Pausenzeiten  sind  einzuhalten.  Pausenzeiten  sind 
jedoch  so  zu  gestalten,  dass  mindestens  eine  Arbeitskraft  des  Stammpersonals 
immer für die Annahme und Ausführung von Arbeiten zur Verfügung steht. 
 
14 

Die Arbeitszeit des/der Vorarbeiters/-in soll aufgrund ihres u.a. leitenden Charakters 
in der Zeit zwischen 8.00 und 17.00 Uhr liegen. 
Je nach Anforderungen der Agentur kann es notwendig sein, dass Arbeiten außerhalb 
der o. g. üblichen Arbeitszeiten auch in den Abendstunden und nachts bzw. an Sonn- 
und Feiertagen ausgeführt werden müssen.  
Der Ausfall eines/einer Mitarbeiter/-in darf zu keinen wesentlichen Verzögerungen im 
Ablauf des Tagesgeschäftes führen. Ausfälle sind den Ansprechpartnern der Agentur 
unverzüglich  mitzuteilen.  Bei  einem  Ausfall  eines  Mitarbeiters  von  mehr  als  4 
Stunden ist noch am selben Tag Ersatz zu schaffen. 
Weiterhin  muss  der  Auftragnehmer  sicherstellen,  dass  auf  Abruf  zusätzliches 
Personal folgendermaßen zur Verfügung gestellt werden kann:  
Der  Abruf  seitens  der  EASA  erfolgt  für  bis  zu  vier  zusätzliche  Arbeitskräfte 
mindestens  zwei  Arbeitstage,  für  fünf  bis  zu  acht  Arbeitskräften  mindestens  vier 
Arbeitstage und für über zwölf Arbeitskräfte mindestens sechs  Arbeitstage vor  dem 
geplanten Arbeitseinsatz. 
Das zusätzliche Personal arbeitet unter der Aufsicht des Stammpersonals.  
Die  Agentur  übernimmt  keine  Reise-,  Unterkunfts-,  An-  und  Abfahrts-  oder 
Lieferkosten  sowie  kein  Kilometergeld,  Auslösungen  oder  Staub-,  Schwerarbeits- 
oder  ähnliche  Zuschläge.  Diese  sind  in  die  angebotenen  Einheitspreise 
einzukalkulieren.  
Der Bieter hat in geeigneter Weise darzustellen, wie und mit welchem Personalpool 
er die Arbeitszeiten und weiteren Anforderungen zur zuverlässigen und vollständigen 
Durchführung  der  Aufgaben  umzusetzen  gedenkt  (siehe  auch  4.1  Technisches 
Angebot). 
 
2.2.3 
Transporte 
Vom  Auftragnehmer  sind  auf  Anfrage  der  Agentur  Transporte  durchzuführen.  
Die  Transporte  werden  hauptsächlich  im  Stadtgebiet  der  Stadt  Köln  zum  Transport 
von IT- und Tagungsequipment, Ausstellungselementen und Messebedarf benötigt.  
Darüber  hinaus  sind  aber  auch  Transporte  über  das  Stadtgebiet  der  Stadt  Köln 
hinaus bis ins benachbarte Ausland (z. B. Belgien) durchzuführen. 
Die  Transporte  werden  vom  Ansprechpartner  der  Agentur  mindestens  3  Werktage 
vor dem Transporttag schriftlich  angekündigt, Transporte ins  Ausland mindestens  5 
Werktage.  
Der  Auftragnehmer  hat  sicherzustellen,  dass  die  Transporte  nach  rechtzeitiger 
Ankündigung durch die Agentur (s. o.) am 4. bzw. 6. Werktag ausgeführt werden. 
Die Transportgüter sind fachgerecht zu verpacken, gegen Beschädigungen zu sichern 
und ausreichend zu versichern. 
Ein-  und  Ausladen  der  Transportgüter  bei  der  Agentur  und  bei  dem  Zielort  erfolgt 
ggf.  unter  Zuhilfenahme  der  Mitarbeiter/-innen,  die  als  Stammpersonal  in  der 
Agentur arbeiten. Die Mitarbeiter/-innen sind somit auch für Arbeiten außerhalb der 
Agentur ausreichend zu versichern. 
  
Transporte  werden  in  vier  Gruppen  eingeteilt.  Ausschlaggebend  für  die 
Eingruppierung  eines  Transportes  ist  die  einfache  Entfernung  (Luftlinie)  zwischen 
dem  Sitz  der  Agentur  und  dem  Zielort.  Die  Abrechnung  erfolgt  pauschal  ohne 
Berücksichtigung  der  tatsächlich  gefahrenen  Kilometer  bzw.  dem  tatsächlichen 
Zeitaufwand.  
Liegend  zwischen  Anlieferung  und  Abholung  von  Transportgütern  beispielsweise  für 
einen  Kongress  außerhalb  der  Agentur  (hauptsächlich  Gruppe  A,  s.u.)  mehr  als  3 
Stunden,  so  ist  jeweils  die  Anlieferung  und  die  Abholung  als  ein  Transport  zu 
verstehen. 
 
Transporte2  
-  in Gruppe A werden in einem Radius von bis zu 5 km Luftlinie um den Sitz der 
Agentur, (Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 6x pro Monat), 
                                                 
2 Folgende Angaben sind Schätzungen und für die Agentur nicht bindend. 
 
15 

-  in Gruppe B in einem Radius von bis zu 20 km Luftlinie um den Sitz der Agentur, 
(Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 2x pro Monat), 
-  in Gruppe C in einem Radius von bis zu 100 km Luftlinie um den Sitz der 
Agentur (Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 1x pro Monat), 
-  in Gruppe D in einem Radius von bis zu 250 km Luftlinie um den Sitz der 
Agentur (Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 3x pro Monat), 
von  einem  Fahrer  mit  einem  Fahrzeug  je  nach  Bedarf  bis  7,5  to  zulässigem 
Gesamtgewicht durchgeführt.  
Für Gruppe D ist zusätzlich ein Transporthelfer mit einzukalkulieren. 
 
Ziele: Anlieferungen und Abholungen zu Veranstaltungsräumen, Messen etc. 
Transportgüter:  z.  B.  IT-Equipment  wie  Monitore,  Laptops,  Desktopcomputer, 
Mikrophonanlagen,  Messestandelemente,  Dokumente  und  ggf.  Büromöbel  (Stühle, 
Tische, etc.). 
 
Je  Gruppe  ist  ein  Pauschalpreis  für  die  Ausführung  der  Transporte  zu  kalkulieren 
(siehe auch 4.3.1). Mit diesem Preis sind alle Aufwendungen des Auftragnehmers für 
den jeweiligen Transport abgegolten. 
2.2.4 
Räumlichkeiten der EASA 
Das Büro des Umzugs- und Hausmeisterdienstes befindet sich derzeit im Erdgeschoß 
des Gebäudes Ottoplatz 1.  
Anlieferungen erfolgen über die Eingänge Ottoplatz 1, Hermann-Pünder-Straße oder 
über den Anlieferhof im 1. Untergeschoss.  
Das  Büro  des  Umzugs-  und  Hausmeisterdienstes  ist  mit  einer  üblichen 
Büromöblierung  bestehend  aus  Tischen,  Stühlen,  Schränken  ausgestattet.  Darüber 
hinausgehende Einrichtungsgegenstände sind vom Auftragnehmer zu stellen. 
Die  Agentur  stellt  für  den/die  Vorarbeiter/-in  einen  Desktopcomputer  mit  Monitor, 
Druckmöglichkeit  und  E-Mail-Anschluss  zur  Verfügung.  Jeder  Mitarbeiter  des 
Auftragnehmer hat sich zur Nutzung der EDV-Anlagen ausschließlich zur dienstlichen 
Nutzung  entsprechend  den  Sicherheitsvorschriften  der  Agentur  schriftlich  zu 
verpflichten. 
Es ist davon auszugehen, dass Software des Auftragnehmer nicht auf den gestellten 
EDV-Anlagen  verwendet  werden  kann.  Sollte  diese  Software  zur  Erbringung  der 
Leistung zwingend notwendig sein, so sind vom Auftragnehmer eigene EDV-Anlagen 
zu stellen.    
Der Auftragnehmer verpflichtet sich festzustellen, ob die Räumlichkeiten, welche die 
Agentur  zur  Verfügung  stellen  kann,  für  diese  Zwecke  und  Geräte  geeignet  sind. 
Sofern  vom  Auftragnehmer  eigene  Geräte  in  den  Räumen  der  Agentur  aufgestellt 
werden,  hat  der  Auftragnehmer  sicherzustellen,  dass  diese  Geräte  nur  und 
ausschließlich für Belange der Agentur eingesetzt werden.  
Da  der  Raum  nur  temporär  und  ausschließlich  durch  den  Auftragnehmer  genutzt 
wird, obliegt die Ordnung in diesem Raum alleinig dem Auftragnehmer. Die Agentur 
legt Wert auf ein ordentliches und aufgeräumtes Erscheinungsbild des Raumes.  
Die  Reinigung  des  Raumes  erfolgt  in  Abstimmung  mit  dem  Ansprechpartner  der 
Agentur  und  den  Mitarbeitern  vor  Ort  durch  eine  durch  die  Agentur  gebundene 
Reinigungsfirma. 
Die Übergabe des Büros ist zu protokollieren. 
Der  Auftragnehmer  hat  unverzüglich  nach  Beendigung  des  Vertragsverhältnisses 
seine Materialien, Betriebsmittel, Einrichtungsgegenstände und sonstige Utensilien zu 
entfernen und die bereitgestellten Räume gereinigt und gemäß Übernahmeprotokoll 
zurückzugeben.  Ggf.  ausgehändigte  Schlüssel  für  das  Objekt  sind  nach 
Vertragsablauf der EASA unverzüglich auszuhändigen. 
 
Das  zur  Auftragserfüllung  erforderliche  Wasser  und  die  elektrische  Energie  stellt 
EASA  dem  Auftragnehmer  unentgeltlich  zur  Verfügung.  Der  Auftragnehmer  hat  auf 
einen sparsamen und umweltgerechten Verbrauch zu achten. 
 
 
 
16 

 
 
2.2.5  Vom Auftragnehmer zu stellende Werkzeuge, Transportmittel, Steighilfen 
und Verbrauchsmaterial 
 
Der  Bieter  hat  in  geeigneter  Weise  darzustellen,  wie  er  die  nachstehend 
beschriebenen  Anforderungen  zur  zuverlässigen  und  kontinuierlichen  Ausstattung 
seiner  Mitarbeiter  mit  Werkzeug,  Transportmitteln,  Steighilfen  und  Versandmaterial 
umzusetzen gedenkt (siehe auch 4.1 Technisches Angebot). 
 
Geräte und Maschinen müssen den Sicherheitsbestimmungen entsprechen und 
Prüfvermerke (z.B. GS (Geprüfte Sicherheit), CE-Zeichen (EG-
Konformitätserklärung)) tragen.  
Werkzeuge, Transportmittel und Steighilfen des Auftragnehmers sind als dessen 
Eigentum eindeutig zu kennzeichnen. 
Nachweise 
der 
durchgeführten 
Prüfungen 
und 
Wartungen 
sowie 
Gerätedokumentationen  und  Gebrauchsanweisungen  sind  vorzuhalten  und  auf 
Verlangen des Ansprechpartners der Agentur vorzulegen. 
 
Notwendige  Prüfsiegel  sind  entsprechend  den  Vorschriften  an  Werkzeugen, 
Transportmitteln und Steighilfen anzubringen. 
 
Die für ortsveränderliche elektrische Anlagen geltende BGV A3-Prüfung nach 
DIN/VDE 0701/0702 ist vom Auftragnehmer eigenständig durchzuführen, zu 
kontrollieren und zu dokumentieren. Die Nachweise hierzu sind für EASA jederzeit 
einsehbar im Objekt bereitzustellen. 
Der  Auftragnehmer  verpflichtet  sich,  nur  voll  funktionsfähige,  den  gültigen 
Bestimmungen und Gesetzen sowie den Unfallverhütungsvorschriften entsprechende 
Geräte,  Werkzeuge  und  Transportmittel  einzusetzen.  Alle  Geräte,  Werkzeuge  und 
Transportmittel,  die  den  vorgenannten  Bestimmungen  nicht  entsprechen,  sind 
unverzüglich zu entfernen und zu ersetzen. 
Der  Betrieb  und  die  Bedienung  aller  durch  den  Auftragnehmer  gestellten  Geräte 
gemäß  aller  jeweils  gültigen  Bestimmungen,  Regelungen  und  Vorgaben  seitens  des 
Gesetzgebers 
und 
des 
Herstellers 
obliegen 
alleinig, 
selbständig 
und 
eigenverantwortlich dem Auftragnehmer. Dazu gehört auch die Pflege, Reparatur und 
Wartung  sowie  ggf.  die  Aktualisierung  der  Software  für  das  entsprechende  Gerät, 
z.B. einer aktuelleren Version bzw. einer komplett neuen Generation bzw. Anpassung 
von Software für das Gerät.  
Diese  Arbeiten  können  während  der  normalen  Geschäftszeit  der  Agentur 
durchgeführt  werden.  Die  Intervalle  und  Zeiten  sind  so  zu  wählen,  dass  die 
Arbeitsabläufe  des  Auftragnehmers  bzw.  der  Agentur  nicht  gestört  werden.  Da  der 
Sicherheitsdienst der Agentur permanent besetzt ist, um ggf. Zugang zu gewähren, 
kann  der  Auftragnehmer  die  Wartung  nach  Absprache  mit  der  Agentur  auch 
außerhalb der normalen Zeiten durchführen lassen. 
Die  Agentur  stellt  dem  Auftragnehmer  ausreichend  Möglichkeiten  Werkzeug  und 
Ausrüstung sicher zu verschließen. 
Der Auftragnehmer haftet vollständig für Diebstahl und Beschädigung seiner eigenen 
Geräte,  Materialien,  Werkzeuge  und  Transportmittel  sowie  das  Eigentum  seiner 
Mitarbeiter. 
Fehlende  oder  abhanden  gekommene  Werkzeuge,  Transportmittel  und  Steighilfen 
des Auftragnehmers sind unverzüglich zu ersetzen.  
Wartungs- und/oder reparaturbedürftige Werkzeuge, Transportmittel und Steighilfen 
des Auftragnehmers sind unverzüglich instandzusetzen bzw. zu ersetzen.  
Fehlende,  abhanden  gekommene  Werkzeuge,  Transportmittel  und  Steighilfen  der 
Agentur sind unverzüglich dem zuständigen Ansprechpartner der Agentur zu melden 
und das weitere Vorgehen ist abzustimmen. Wartungs- und/oder reparaturbedürftige 
 
17 

Werkzeuge,  Transportmittel  und  Steighilfen  der  Agentur  sind  unverzüglich  aus  dem 
Verkehr  zu  ziehen,  dem  zuständigen  Ansprechpartner  der  Agentur  zu  melden  und 
das weitere Vorgehen ist abzustimmen.  
 
Werkzeug: 
Der  Auftragnehmer  stellt  alle  Werkzeuge,  die  für  die  Ausführung  von 
Kleinreparaturen, 
Umzügen, 
einfachen 
Maler-, 
Tischler-, 
Elektro- 
und 
Trockenbauarbeiten, Montagen und Installationen in der Mietfläche notwendig sind. 
Die  folgende  Aufstellung  notwendiger  Werkzeuge  ist  nicht  als  abschließend  oder 
vollständig anzusehen: 
 
-  Schraubendreher und –schlüssel 
-  (Schlag)Bohrmaschinen  und  Akkuschrauber  für  Holz,  Gipskarton,  Stahl, 
Mauerwerk  und  Beton  bis  zu  einem  Bohrdurchmesser  von  30mm  und  einer 
Bohrtiefe bis 10 cm mit entsprechenden Bohrern und Bits 
-  Stromprüf- und –messgeräte 
-  Hammer, Meißel 
-  Sägen  und  Stichsägen  mit  Blättern  für  verschiedene  Materialien  (Stahl,  Blech, 
Holz, Kunststoff), Trennschleifer, Schweißgeräte, Blechscheren 
-  Rohrzangen, Kneifzangen, Abisolierzangen  
-  Gliedermaßstäbe, Maßbänder, Wasserwaagen, Nivelliergeräte (Laser) 
-  Schraubzwingen, Schraubstock 
-  Bohrkronen und Schlitzfräse für Elektroinstallationen 
-  Cuttermesser 
-  Schutzfolien, Abdeckmaterial 
-  Pinsel, Farbrollen, Spachtel 
-  Feilen für Holz, Metall 
-  Persönliche Schutzausrüstung wie Handschuhe, Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen, 
Gehörschutz etc. 
 
Einhaltung  der  jeweils  gültigen  und  relevanten  Unfallverhütungsvorschriften  (z.B.: 
BGVA2, BGVA3), einwandfreie Funktion, Wartung, Verbrauchmaterialien, Ersatzteile, 
Reparatur,  sonstige  Materialien,  Hilfs-  und  Betriebsstoffe  zur  Reparatur,  sowie  des 
dazugehörigen Werkzeuges sind Sache des Auftragnehmer.  
 
Der  Auftragnehmer  wird  darauf  hingewiesen,  dass  vor  jeglichen  Trenn-,  Schweiß- 
und  Schneidarbeiten  ein  Schweißerlaubnisschein  beim  Vermieter  einzuholen, 
auszufüllen,  zu  unterschreiben  und  vom  Vermieter  bestätigen  zu  lassen  ist.  Eine 
Kopie  ist  dem  Vertreter  der  Agentur  zu  übergeben,  eine  weitere  Kopie  ist    vom 
Auftragnehmer  abzulegen.  Den  im  Schweißerlaubnisschein  enthaltenen  Auflagen  ist 
unbedingt Folge zu leisten. Schäden aus deren Nichteinhaltung gehen vollumfänglich 
zu Lasten des Auftragnehmers. 
 
Transportmittel (innerhalb der Agentur): 
 
Der  Auftragnehmer  stellt  alle  Transportmittel,  die  für  die  Ausführung  von 
Kleinreparaturen, Umzügen, Montagen und Installationen in der Mietfläche notwendig 
sind. 
Die  folgende  Aufstellung  notwendiger  Werkzeuge  ist  nicht  als  abschließend  oder 
vollständig anzusehen: 
 
- 2  Hubwagen  mit  einer  Hubleistung  von  drei  Tonnen  u.  A.  für  Europaletten  und 
Gitterboxen 
- 2  Tischwagen  /  Magazinwagen  als  Vierwand-Gitterwagen  Böden  aus  stabilen 
Multiplexplatten mit einer Tagkraft von 400kg. Lenkrollen des Plattformwagens mit 
Vollgummibereifung gebremst, oder gleichwertig 
- 1  Etagenwagen  (Gitterwagen,  Kommissionierwagen):  ein  fester  und  vier  lose 
Böden,  Stirnwände,  eine  Längswand  und  Dach  mit  Drahtgitter  40  x  40  x  4  mm 
 
18 

verkleidet.  Mit  Doppel-Flügeltür  aus  Winkelstahl  mit  eingeschweißtem  Drahtgitter, 
Stangenverschluss  abschließbar  mittels  Vorhängeschloss,  Elastik  -  Vollgummi  - 
Bereifung: 200  mm  Zwei  Lenk-  und  zwei  Bockrollen  Lenkrollen  gemäß  EN  1757-3 
mit  zwei  Feststellern,  Gesamtlänge:  1.170  mm  Gesamtbreite:  740  mm 
Gesamthöhe:  1.790  mm  Ladefläche  (L  x  B):  1.000  x  680  mm,  Lichter 
Etagenabstand: 280 mm, oder gleichwertig 
- 8 Transporthilfen für Möbel, Rollwagen für schwere Lasten, Größe ca. 60 x 50 cm, 
TÜV  +  GS  geprüft,  Tragekraft  ca.  400  Kg,  4  Leichtlauflenkrollen,  Oberfläche 
antirutsch beschichtet, wasserfest / wetterfest für Außeneinsatz geeignet, Platte mit 
eingearbeitetem Tragegriff, Rollendurchmesser ca. 80 mm, oder gleichwertig 
- 2 Stapelkarren z. B. mit Drahtgitter, Tragfähigkeit ca. 350 kg, Kunststoffgriffe nach 
geltenden  Sicherheitsvorschriften.  Pulverbeschichtet.  Räder  mit  Wälzlagerung. 
Vollgummireifen für geringen Rollwiderstand. 
 
Einhaltung  der  jeweils  gültigen  und  relevanten  Unfallverhütungsvorschriften  (z.B.: 
BGVA2, BGVA3), einwandfreie Funktion, Wartung, Verbrauchmaterialien, Ersatzteile, 
Reparatur,  sonstige  Materialien,  Hilfs-  und  Betriebsstoffe  zur  Reparatur,  sowie  des 
dazugehörigen Werkzeuges sind Sache des Auftragnehmers.  
Die  Vorschriften  der  DGUV  (Deutsche  Gesetzliche  Unfallversicherung)  D27  sind 
einzuhalten.  Für  die  Benutzung  der  Geräte  müssen  Betriebsanweisungen  vom 
Auftragnehmer erstellt und bekannt gemacht werden. 
Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass Flurförderzeuge, ihre Anbaugeräte 
sowie die nach der Unfallverhütungsvorschrift für den Betrieb von Flurförderzeugen 
erforderlichen Sicherheitseinrichtungen in Abständen von längstens einem Jahr durch 
eine sachkundige Person geprüft werden. Die wiederkehrenden Prüfungen müssen 
sich auf die Prüfung des Zustandes der Bauteile und Einrichtungen, auf 
Vollständigkeit und Wirksamkeit der Sicherheitseinrichtungen sowie auf 
Vollständigkeit des Prüfnachweises erstrecken. Der Auftragnehmer hat über die 
wiederkehrenden Prüfungen Nachweis zu führen (siehe auch 
http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/d27.pdf ). Hierzu ist vom 
Auftragnehmer ein Prüfbuch anzulegen. Entsprechende Prüfplaketten sind auf allen 
Transportmitteln anzubringen. Das Prüfbuch ist regelmäßig zu führen, im Büro des 
Auftragnehmers zu hinterlegen und dem Ansprechpartner der Agentur auf Verlangen 
vorzulegen. 
 
 
Steighilfen: 
 
-  2  Anlegeleitern  Höhe  ca.1,85m,  lichte  Weite  ca.  300mm,  Sprossenabstand  ca. 
280mm, vorzugsweise aus Aluminium 
-  1  Anlegeleiter  Höhe  ca.  2,95m,  lichte  Weite  ca.  300mm,  Sprossenabstand  ca. 
280mm, vorzugsweise aus Aluminium 
-  2  Stufenstehleitern  Höhe  ca.  2,00m,  Holmbreite  ca.  760mm,  Stufenabstand  ca. 
250mm,  reißfeste  Polyester-Gurtbänder,  kunststoffummantelte  Stahlscharniere, 
oberste Stufen bilden ein Podest, vorzugsweise aus Aluminium 
-  1  Stufenstehleiter  Höhe  ca.  3,00m,  Holmbreite  ca.  760mm,  Stufenabstand  ca. 
250mm,  reißfeste  Polyester-Gurtbänder,  kunststoffummantelte  Stahlscharniere, 
oberste Stufen bilden ein Podest, vorzugsweise aus Aluminium 
-  2  Arbeitsböcke  aus  Aluminium  mit  einem  Gerüstboden.  Standhöhe  ca.  1,00m, 
Länge  Gerüstboden  ca.  1,10m,  Anzahl  Sprossen:  4,  einseitig  sicherer  Aufstieg 
durch  breite  Stufen,  U-Profile  auf  einer  Seite  zum  Ausbau  mit  Gerüstboden  ca. 
620  mm  breit  zu  einer  Plattform,  als  leichtes  und  einfaches  Kleingerüst  für  den 
Bau,  zum  Transport  zusammenklappbar,  Stufenabstand:  ca.  250  mm, 
Außenbreite: ca. 750 mm 
 
Nach der Betriebssicherheitsverordnung und der Unfallverhütungsvorschrift „Leitern 
und Tritte“ (BGV D36) ist der Auftragnehmer für den ordnungsgemäßen Zustand 
seiner Leitern verantwortlich (siehe auch 
http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/d36.pdf). Hierzu ist vom 
Auftragnehmer ein Prüfbuch anzulegen (siehe auch 
 
19 

http://etf.bgetem.de/htdocs/r30/vc_shop/bilder/firma53/s_012_a04-2010.pdf)
Nach einer eindeutigen Kennzeichnung und Inventarisierung der Leitern können die 
Wiederholungsprüfungen mit vertretbarem Aufwand durchgeführt werden. 
Entsprechende Prüfplaketten sind auf allen Steighilfen anzubringen. 
Die Leitern sind mit selbstklebenden Betriebsanleitungen zum Anbringen an den 
Leiterholmen auszurüsten. 
Das Prüfbuch ist regelmäßig zu führen, im Büro des Auftragnehmers zu hinterlegen 
und dem Ansprechpartner der Agentur auf Verlangen vorzulegen. 
 
Umzugskartons3: 
  

Vom Auftragnehmer sind auf Abruf der Agentur stabile Umzugskartons der Größe 
38x38x65 cm für interne Umzüge und Transporte zu stellen und in der Agentur 
vorzuhalten. 
Für die ausreichende Vorhaltung und Nachbestellung ist der Auftragnehmer 
verantwortlich. Es sollten mindestens 200-300 Umzugskartons jederzeit in der 
Agentur verfügbar sein. 
Pro Jahr ist mit einer Menge von max. 1.000 Umzugskartons zu rechnen.  
 
Sonstiges: 
  
- Verpackungsmaterial für Umzugsgüter für interne Umzüge ist durch den 
Auftragnehmer zu stellen und in die Einheitspreise Tätigkeit 6 (4.3.1) 
einzukalkulieren. 
 
- Verpackungsmaterial für Umzugsgüter für externe Umzüge ist durch den 
Auftragnehmer zu stellen und in die Einheitspreise Tätigkeit 5 (4.3.1) 
einzukalkulieren. 
 
 
Die  Einhaltung  der  oben  aufgelisteten  Punkte  zu  Abschnitt  2.2.5  liegt 

ausdrücklich beim Auftragnehmer. 
 
 
2.2.6  Geschätzte Mitarbeiterentwicklung der Agentur 
 
Ausgehend von einer momentanen Mitarbeiteranzahl von ca. 750, wird diese bis zum 
Jahr 2015 auf voraussichtlich ca. 900 ansteigen. 
 
2.2.7  Umzug des Standortes der Agentur 
 
Es besteht die Möglichkeit, dass die Agentur während der Vertragslaufzeit innerhalb 
des Gebietes der Stadt Köln einen neuen Standort beziehen wird.  
Die Agentur wird den Auftragnehmer über einen Standortwechsel und die dafür 
notwendigen Mehrleistungen mindestens drei Monate im Voraus umfassend 
informieren. 
Im Falle eines Standortwechsels vor Ablauf des Vertrages werden die 
Vertragsparteien versuchen, den Vertrag wie gehabt inkraft zu belassen 
(vorbehaltlich etwaiger, so gering wie möglich zu haltender Änderungen), es sei 
denn, dass beide Parteien den Vertrag zu einem gemeinsam zu bestimmenden 
Zeitpunkt beenden wollen.  
 
                                                 
3 Mengenangaben sind bloße Schätzungen und für die Agentur nicht bindend. 
 
20 

2.2.8  Haftung/Versicherung 
 
Der Auftragnehmer und ggf. dessen Unterauftragnehmer ist alleinig haftbar für jeden 
Verlust oder Schaden, der durch ihn in Ausübung des Vertrages verursacht wird. 
Eine Versicherungsbestätigung ist vom Bieter mit den Angebotsunterlagen 
einzureichen (siehe auch 3.2.2 und Anhang XII).  
 
Schäden sind der EASA unverzüglich mitzuteilen. 
  
2.2.9  Vertraulichkeit 
Die  Tätigkeit  verpflichtet  gemäß  Datenschutzgesetz  zu  absoluter  Verschwiegenheit 
gegenüber Dritten bezüglich der Erfüllung und des Inhaltes des Vertrages oder Teilen 
daraus, auch über das Vertragsverhältnis hinaus. 
Daten dürfen ausschließlich nur insoweit verwendet werden wie sie zur Erfüllung des 
Vertrages  von  Belang  sind.  Jede  weitere  Nutzung  von  Mitarbeiter-  oder 
agentureigenen Daten bedarf ausdrücklich der vorherigen schriftlichen Genehmigung 
der Agentur. 
Der Auftragnehmer und seine Mitarbeiter haben relevante Daten vor unautorisiertem 
Zugriff zu schützen soweit dies technisch möglich ist. Sollte dies eine Änderung oder 
Anpassung von Ausstattung oder Abläufen bedeuten, so hat der  Auftragnehmer die 
Agentur  selbständig  darauf  hinzuweisen  um  in  enger  Abstimmung  mit  der  Agentur 
eine praktikable Lösung zu finden.  
Der Auftragnehmer verpflichtet sich auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses 
dieses Stillschweigen zu wahren. 
Sollte der Auftragnehmer oder seine Vertreter Indiskretionen, ausgelöst durch Dritte, 
feststellen, ist unverzüglich der Ansprechpartner der Agentur zu benachrichtigen. 
Diese  Verpflichtung  betrifft  auch  die  durch  den  Auftragnehmer  eingesetzten 
Mitarbeiter, auch über deren Beschäftigungsverhältnis hinaus. 
 
2.2.10  Statistiken und Arbeitsberichte 
Es  ist  eine  praktikable  monatliche  Statistik  bezogen  auf  die  Menge,  Art  und  Dauer 
der ausgeführten Arbeiten zu erstellen, sowie täglich kurze  Arbeitsberichte . Statistik 
und  Arbeitsberichte  sind    monatlich  unaufgefordert  spätestens  am  4.  Werktag  des 
darauffolgenden Monats an den Ansprechpartner der Agentur weiterzuleiten. 
Art  und  Umfang  der  zu  erstellenden  Statistiken  ist  unverzüglich  nach  der 
Vertragsunterzeichnung,  jedoch  spätestens  10  Werktage  nach  Beginn  der  Arbeiten 
im  Detail  (Inhalt,  Übergabetermine,  etc.)  dem  Ansprechpartner  der  Agentur 
vorzulegen, gemeinschaftlich abzustimmen und schriftlich festzuhalten.  
Die  regelmäßige  und  vollständige  Übergabe  der  Statistiken  und  Arbeitsberichte  ist 
ein  Kriterium  des  Malussystems.  Nichteinhaltung  der  Vorgaben  können 
Maluszahlungen zur Folge haben. (siehe 2.2.13) 
2.2.11  Anwesenheitsnachweise 
Der Auftragnehmer hat durch geeignete Maßnahmen die tatsächlichen 
Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zu belegen. Hierzu verpflichtet sich der 
Auftragnehmer, ein Zeiterfassungssystem in den Räumen der EASA Security zu 
installieren, mit dem Beginn und Ende der Anwesenheit im Haus erfasst werden. 
Die gesetzlichen Pausenzeiten, weitere Abwesenheiten einschließlich Raucherpausen 
sind hierbei zu erfassen und von der täglichen Arbeitszeit abzuziehen. 
Ggf. kann der Auftragnehmer das Zeiterfassungssystem der EASA mit nutzen. Die 
Nutzung wird dann unentgeltlich zur Verfügung gestellt. 
Jeweils zum Monatsende sind die Sollstunden den Ist-Stunden gegenüberzustellen. 
Diese  Gegenüberstellung  ist  ein  Kriterium  der  Malusregelung.  Je  nach  prozentualer 
Höhe  der  Abweichung  können  prozentuale  Abzüge  der  monatlichen  Vergütung 
vorgenommen werden. 
 
21 

Anwesenheitsnachweise 
sind 
Abrechnungsgrundlage 
gemäß 
Punkt 
2.2.14 
Abrechnung.  
2.2.12  Arbeitskarte, Personal- Fluktuationsquote 
Die Agentur hat ein großes Interesse an einer zuverlässigen und kontinuierlichen 
Ausführung der Leistung. Nach Ansicht der Agentur wird dies unter anderem durch 
die Bereitstellung eines über die Zeit stabilen Stammpersonals (Vorarbeiter/-in und 
Mitarbeiter/-innen) gewährleistet. 
 
Arbeitskarte: 
Die Arbeitskarte ist ein Instrument, welches gewisse Mindestanforderungen an 
Einweisung, Schulung aber auch an die Vorgaben des Entsendegesetzes sicherstellt. 
Die Arbeitskarten sind vom Auftragnehmer zu erstellen, dem Ansprechpartner der 
Agentur zu übergeben und abzulegen. 
Für jeden im Objekt tätigen Mitarbeiter ist vor Beginn der Tätigkeitsaufnahme eine 
fortlaufend nummerierte Arbeitskarte anzulegen. 
 
Die Arbeitskarten inkl. der zugehörigen Dokumente aller vom Auftragnehmer aktuell, 
in Zukunft oder in der Vergangenheit tätig gewordenen Mitarbeiter sind stets auf 
dem aktuellen Stand zu halten und während der gesamten Vertragslaufzeit im Objekt 
aufzubewahren.  
 
Aktive Arbeitskarten für im Objekt noch tätige Arbeitskräfte sind hierbei von Passiven  
für definitiv für das Objekt nicht mehr tätige Arbeitskräfte zu trennen.  
 
Vor Beginn der erstmaligen Tätigkeitsaufnahme und danach jeweils monatlich sind 
der Agentur neu angelegte Arbeitskarten sowie auch die Arbeitskarten von für das 
Objekt definitiv nicht mehr eingesetzten Mitarbeitern vorzulegen und vom 
Ansprechpartner der Agentur abzuzeichnen.  
Mitarbeiter/Innen des Auftragnehmers können nur mit vollständig ausgefüllter und 
von der EASA gegengezeichneter Arbeitskarte im Objekt tätig werden. 
 
Fehlende oder unvollständig ausgefüllte Arbeitskarten (bzw. nicht eingehaltene 
Regelungen) genauso wie die Nichteinhaltung der vorgegebenen Kennzahlenwerte 
können gemäß Kontrollen der Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen zu 
Beanstandungen bzw. Reklamationen mit entsprechenden Maluszahlungen (siehe 
2.2.13) führen. 
Wird ein Kennzahlenwert im Monat nicht eingehalten - siehe Vorgaben Kennzahlen 
der Arbeitskarte - wird für diesen Monat ggf. eine Reklamation ausgewiesen und 
damit eine entsprechende Maluszahlung (dies gilt auch für die kommenden Monate, 
solange, bis der Kennwert wieder innerhalb des vorgegebenen Korridors liegt). 
 
Da derr Auftragnehmer über eine Vielzahl an Informationen über seine Mitarbeiter 
verfügt und eigene Formularblätter für verschiedene Anforderungen bereithält, wird 
von EASA keine Vorgabe für die Arbeitskarte in Form oder Speichermedium gegeben. 
 
Nachfolgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Arbeitskarte müssen jedoch 
zwingend gegeben sein: 
 
Status Arbeitskarte 
 Fortlaufende Nummer der Arbeitskarte, z.B. 1-2012 (erste Arbeitskarte / Jahr 
2012) 
 angelegt am [Datum] 
 angelegt von [Name] 
 Aktiv / Passiv 
 bei Aktivierung bzw. Veränderung von Aktiv auf Passiv ist die entsprechende 
Arbeitskarte der EASA innerhalb eines Monats vorzulegen (Bestätigung durch 
Unterschrift der EASA) 
 
 
22 

Personalien (muss vor erstmaligem Tätigwerden im Objekt vollständig 
ausgefüllt sein bzw. vorliegen) 

 Name, Foto, Telefonnummer für Erreichbarkeit 
 Status Arbeitsvertrag (Tarifvertrag falls vorhanden, Geringverdiener, Angestellter). 
Eine Kopie des Arbeitsvertrages ist vorzuhalten (Anforderung des Entsendegesetzes) 
 Jegliche zur Ausübung der Tätigkeiten notwendigen gesundheitlichen 
Voraussetzungen und den damit verbundenen Untersuchungen wurden durchgeführt. 
 Qualifikation / Ausbildung 
 Für das Unternehmen tätig seit... 
 Im Objekt eingesetzt als ... (z.B. Vorarbeiter/-in, Mitarbeiter/-in, Springer, 
Vertretung) 
 vertragliche Mindestanforderungen sind gegeben (Sprachkenntnisse, polizeiliches 
Führungszeugnis,…) 
 ordnungsgemäße Arbeitspapiere (Krankenversicherung / Sozialversicherung, etc.) 
 wurde in die speziellen Anforderungen des Objektes bzw. der für die Mitarbeiter 
vertraglich relevanten Regelungen eingewiesen 
 
Kennzahlen der Arbeitskarte 

 
Aus den Daten der Arbeitskarte sind nachfolgende Kennzahlen zu entwickeln und der 
EASA im Monatsbericht auszuweisen: 
 
Personalstammquote (malusrelevant):  
Aktive Arbeitskarten (aktueller Monat) / Personaldurchschnittsbesetzung laut 
Kalkulation. 
WICHTIG: Die Personalstammquote sollte sich innerhalb der ersten drei 
Vertragsmonate zwischen 1,5 und max. 2 einpendeln - d.h. für mindestens 50% des 
Personals soll Ersatzpersonal bei Personalausfall zur Verfügung stehen (siehe 
Beispielrechnung). 

 
Fluktuationsquote (malusrelevant):  
Passive Arbeitskarten (Gesamt für jeweils ein Vertragsjahr) 
Personaldurchschnittsbesetzung laut Kalkulation.  
Nach einem Vertragsjahr werden die Passiven Arbeitskarten des vergangenen 
Vertragsjahres nicht mehr in die Summe eingerechnet (Neustart der 
Fluktuationsquote). 
WICHTIG: Die Fluktuationsquote darf nach den ersten drei Monaten nicht über 50% 
liegen, nach sechs Monaten nicht über 75% und nach 12 Monaten nicht über 100%. 
In den darauffolgenden Vertragsjahren darf die Fluktuationsquote jeweils 50% nicht 
überschreiten (siehe Beispielrechnung). 

 
 
Beispiel für die Berechnung Personalstamm- und der Fluktuationsquote: 
Laut Kalkulation sind z.B. 2 Mitarbeiter/-innen und ein/e Vorarbeiter/-in vorgesehen, 

sowie eine Arbeitskraft für optionale Tätigkeiten = 4 MA 
Personaldurchschnittsbesetzung. Um Fluktuation und Krankheit im Griff zu haben, 

besteht für das Objekt ein Personalpool zu Beginn des Monats X von 6 MA = Anzahl 
der aktiven Arbeitskarten (täglich im Objekt arbeiten nur max. 4, der Rest ist 

anderweitig beschäftigt). 
Personalstammquote ist somit für den Monat X: 6/4 =1,5 (Quote sollte nur kleineren 

Schwankungen unterliegen) -> keine Maluszahlung. 
Am Ende des dritten Vertragsmonats haben sich bereits über die letzten Monate 4 
passive Arbeitskarten angesammelt = 3 MA sind aus dem Objekt definitiv 

ausgeschieden (Ihre Arbeitskarten wurden von aktiv auf passiv umgeschrieben). 
Die Fluktuationsquote ist somit 3/4 = 0,75 also 75% Fluktuation über das 

Vertragsjahr bis zum Ende des dritten Monats -> Maluszahlung möglich. 
 

 
23 

Vorteil der Personalstammquote: Der Auftragnehmer muss zu jeder Zeit nachweisen, 
dass er einen hinreichend großen Personalpool an eingewiesenem Personal zur 
Verfügung hat.  
Vorteil der Fluktuationsquote: Der Auftragnehmer muss zu jeder Zeit seine 
Fluktuation nachweisen. Ein stetiger Personalwechsel wird dadurch sukzessive 
unterbunden. 
EASA kann aus berechtigten Gründen den Korridor bzw. den Verlauf der 
Fluktuationsquote zu Gunsten des Auftragnehmers anpassen oder zeitweise 
aussetzen, sofern der Auftragnehmer einen entsprechenden Antrag stellt. 
2.2.13  Malussystem 
 
Das Malussystem bezieht sich auf drei Komponenten:  
 
1.  Einhaltung  von  Qualität  und  Regelmäßigkeit  vertraglich  geforderter 
Leistungen: 
 
Nichterfüllung  kann  mit  einem  Abzug  von  2%  auf  die  Nettosumme  der 
Rechnung I (siehe 2.2.14 belegt werden, jedoch nicht mit mehr als 15% pro 
Monat). Hierunter fallen nachstehende Leistungen: 
 
  Punkt 2.2.10: Statistiken und Arbeitsberichte  
  Punkt 2.2.12: Personalstamm- und Fluktuationsquote 
  Punkt 
2.2.11: 
Anwesenheitsnachweise: 
Unterschreitung 
der 
monatlichen  Ist-Stunden  im  Vergleich  zu  den  monatlichen 
Sollstunden um mehr als 5%. 
 
2.  Verstöße gegen Vertragsinhalte: 
 
Verstöße  gegen  die  Vertragsbedingungen  werden  dem  Vertragspartner 
schriftlich angezeigt. Der Vertragspartner hat hierzu schriftlich innerhalb von 
2  Werktagen  Stellung  zu  nehmen  und  unverzüglich  dafür  Sorge  zu  tragen, 
dass  geeignete  Maßnahmen  eingeleitet  werden,  um  den  beanstandeten 
Zustand abzustellen und ggf. Wiederholungen zu vermeiden.  
Der  Vertragspartner  kann  einen  begründeten  Einspruch  erheben.  Ist  der 
Verstoß  weiterhin  strittig,  wird  versucht,  diesen  Punkt  bei  der  nächsten 
Monatsbesprechung  mit  der  Objektleitung  des  Vertragspartners  möglichst  
einer  einvernehmlichen  Lösung  zugeführt.  Sollte  kein  Einvernehmen  erzielt 
werden  können,  behält  sich  die  Agentur  vor,  die  Malusregeglung  wie  folgt 
anzuwenden: 
2%  der  Nettosumme  der  Rechnung  (siehe  2.2.14  können  in  dem 
betreffenden Monat abgezogen werden, jedoch nicht mit mehr als 15% pro 
Monat).  
 
3.  Nutzerhinweise: 
 
Sollten 
dem 
Ansprechpartner 
der 
Agentur 
Verstöße 
gegen 
Vertragsbestimmungen und vertraglich geforderte Leistungen von Seiten der 
Mitarbeiter  der  Agentur    mitgeteilt  werden,  können  diese  wie  unter  2.  als 
Verstöße gegen die Vertragsbedingungen gewertet werden, jedoch nicht mit 
mehr als 15% pro Monat. 
 
Bei  Verstößen  nach  Punkt  1.-3.  wird  der  Vertragspartner  schriftlich  über  die 
geplante  Malusbewertung  informiert  bzw.  die  Malusbewertung  wird  in  den 
Monatsbesprechungen ausgesprochen. 
Das  Malussystem  wird  als  zielführend  im  Sinne  einer  qualitätsorientierten  und 
ergebnisorientierten Leistungserbringung erachtet t. 
Entsprechend der Höhe der monatlichen Kosten und der angefallenen Mali wird die 
Höhe der monatlichen Vergütung schriftlich festgelegt.  
 
24 

Die  Gesamtheit  aller  Maluszahlungen  eines  Jahres  soll  10%  der  vereinbarten 
Jahresvergütung  für  die  Gesamtnettosumme  der  Personalkosten  nicht 
überschreiten. 
 
2.2.14  Abrechnung 
Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über den Auftragnehmer.  
Rechnungsstellungen durch Dritte sind ausdrücklich ausgeschlossen.  
Der  Auftragnehmer  erstellt  monatliche  Rechnungen  in  jeweils  zweifacher 
Ausfertigung, unabhängig davon, welche Dienste in Anspruch genommen wurden. 
 
In  der  Rechnung werden  die  monatlichen  Vergütungen  für  Stellung  der  Mitarbeiter, 
Geräte, Sonderstunden etc. aufgeführt.  
Grundlage  der  Malusbewertung  sind  die  monatlichen  Vergütungen  der 
Teammitglieder,  d.  h.  alle  malusbedingten  prozentualen  Abzüge  werden  von  der 
Gesamtnettosumme der Personalkosten in Abzug gebracht. 
 
Weitere Abrechnungselemente sind nicht Gegenstand von Malusabzügen.  
 
Form und Inhalt der Rechnungen sind vor erster Erstellung mit dem Ansprechpartner 
der Agentur abzustimmen. 
 
Der Rechnungsentwurf ist in der dem Leistungsmonat folgenden Monatsbesprechung 
dem  Ansprechpartner  der  Agentur  zusammen  mit  allen  notwendigen  Unterlagen 
(Statistiken  siehe  Punkt  2.2.10.,  Anwesenheitsnachweise  siehe  Punkt  2.2.11, 
Malusbewertungen siehe Punkt 2.2.13.) vorzulegen.  
Entsprechend  der  Höhe  der  monatlichen  Kosten  und  der  angefallenen  Mali  wird  die 
Höhe der monatlichen Vergütung einvernehmlich schriftlich festgelegt.  
Diese  schriftliche  Festlegung  ist  die  Abrechnungsgrundlage.  Ohne  diese 
Abrechnungsgrundlage  können  eingereichte  Rechnungen  nicht  bearbeitet  werden 
und werden zurückgewiesen.  
 
Falsch  gestellte  Rechnungen  sind  nach  Reklamation  durch  die  Agentur  vom 
Auftragnehmer  schriftlich  zu  stornieren.  Der  Agentur  ist  die  Rechnung  ist  in 
korrigierter Form neu zu stellen. 
 
2.2.15  Qualitätsmanagement 
Die Bieter müssen über ein Qualitätsmanagementsystem verfügen. 
Eine  kurze  Vorstellung  des  Systems  von  max.  drei  Seiten  ist  dem  Angebot 
beizufügen (siehe Punkt 3.2.3) 
Das  Qualitätsmanagementsystem  des  Bieters  ist  EASA  vom  Bieter  vorzustellen  und 
geht  in  die  Bewertung  der  technischen  Leistungsfähigkeit  ein  (siehe  auch  4.1 
Technisches Angebot).  
Die in der Leistungsbeschreibung festgelegten täglichen und turnusmäßigen Arbeiten 
sind  auf  einem  gleichbleibend  hohen  Qualitätsniveau  zu  erbringen.  EASA  und 
Auftragnehmer  sind  sich  einig,  dass  Qualität  nicht  erst  im  Nachhinein  durch  eine 
Leistungskontrolle,  sondern  gerade  durch  eine  Reihe  von  weiteren  Parametern  im 
Vorfeld 
gesichert 
werden 
kann 
(u.a. 
Einfluss 
der 
Personalauswahl, 
Personalarbeitszeit, Personalfluktuation, eingesetzte Maschinen und Gerätschaften). 
2.2.16  Wiederkehrende Gesprächsrunden 
 
Allgemeine Hinweise  
  Dienen dem Informationsaustausch (Transparenz)  
  Kanalisieren den Informationsaustausch (Effizienz)  
  Führen zu Entscheidungen und Optimierungen (Effektivität)  
  Jeweils erste Monatsbesprechung nach Quartalsende wird zur 
 
25 

Quartalsbesprechung 
  Ablage erfolgt durch den Auftragnehmer 
 
Monatsbesprechung 
•  Termin: Ist jeweils vom Auftragnehmer zu organisieren  
•  Teilnehmerkreis: Ansprechpartner (EASA), Vorarbeiter/-in (Auftragnehmer) 
•  Gesprächsinhalte: 

Besondere Vorkommnisse (Schäden, Mängel, Reklamationen) 

Zeit- und Urlaubsplanung (ist im Vorfeld der Besprechung zuzusenden) 

Kennzahlen Personalstammquote, Fluktuationsquote, Anwesenheitszeiten 
Personal etc. 

Klärung von Abrechnungsfragen für den vergangenen Monat (Reklamationen) 

Veränderungsbedarf und Verbesserungsvorschläge 

Besonderheiten für den nächsten Monat 

Festlegung der Abrechnungssumme für den vorangegangenen Monat (ggf. 
Abzüge durch Malus) 
  Prozess: 

Monatsbericht mit Besprechungsergebnis innerhalb von drei Werktagen nach 
der Besprechung per E-Mail an Ansprechpartner (EASA) 

Dokumentation der Besprechungsergebnisse und ggf. Überarbeitung des 
Monatsberichtes erfolgt durch den Auftragnehmer 
 
Quartalsbesprechung  
•  Termin: Ist jeweils vom Auftragnehmer zu organisieren  
•  Teilnehmerkreis: Ansprechpartner (EASA), Vorarbeiter/-in (Auftragnehmer), 
Objektleiter/-in (Auftragnehmer)  
•     Gesprächsinhalte:  

Besondere Vorkommnisse (Schäden, Mängel, Reklamationen) 
 
Kennzahlen Personalstammquote und Fluktuationsquote, 
Anwesendheitszeiten Personal….. 
 
Klärung von Abrechnungsfragen für das vergangene Quartal 
(Reklamationen) 

Veränderungsbedarf und Verbesserungsvorschläge  

Besonderheiten für den nächsten Monat 

Besonderheiten für das nächste Quartal,  

Informationsaustausch 
der 
Aufwands-/Nutzen-bzw. 
Kosten-
/Einnahmensituation des Auftragnehmers  
  Prozess: 

Quartalsbericht mit Besprechungsergebnis innerhalb von drei Werktagen nach 
der Besprechung per E-Mail an Ansprechpartner (EASA) 

Dokumentation  der  Besprechungsergebnisse  und  ggf.  Überarbeitung  des 
Quartalsberichtes erfolgt durch den Auftragnhemer 
 
Jahresbesprechung: 
• 
vergleichbar  einer  Quartalsbesprechung  jedoch  ggf.  mit  erweitertem 
Teilnehmerkreis  und  gesonderter  Agenda  gemäß  Vorgaben  EASA.  (Einladung  und 
Agendaversand erfolgt durch den Auftragnehmer)  
• 
keine Termin-, Zeit-, Dokument-und Prozessvorgaben  
• 
Empfehlung  für  Zeitpunkt:  Nach  Bekanntgabe  der  Jahresabrechnungen 
(Frühjahr) oder jeweils nach einem Jahr nach Vertragsbeginn  
 
2.2.17  Auftragsende/Übergabe 
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, in einem Zeitraum von einem Monat vor Ende des 
letzten Einzelvertrages den nachfolgenden Auftragnehmer umfänglich und vollständig 
in die Örtlichkeiten und Abläufe einzuweisen. 
Die erfolgreiche Einweisung ist durch den nachfolgenden Auftragnehmer zu 
bestätigen. 
 
26 

Die Agentur ist berechtigt, die Zahlung der letzten Monatsrechnung bis zur Übergabe 
des Nachweises der erfolgreichen Einweisung einzubehalten. 
 
Innerhalb von einem Monat nach Ende des letzten Einzelvertrages hat der 
Auftragnehmer die vollständige Dokumentation aller Vorgänge des 
Vertragszeitraumes jeweils einfach im Original und einer Kopie zu übergeben.  
Die  Übergabe  ist  zu  dokumentieren.  Die  Agentur  ist  berechtigt,  die  Zahlung  der 
letzten Monatsrechnung bis zur vollständigen Übergabe einzubehalten.  
Der  Auftragnehmer  hat  unverzüglich  nach  Beendigung  des  Vertragsverhältnisses 
seine  Materialien,  Betriebsmittel,  Einrichtungsgegenstände    und  sonstige  Utensilien 
zu 
entfernen 
und 
die 
bereitgestellten 
Räume 
gereinigt 
und 
gemäß 
Übernahmeprotokoll  zurückzugeben.  Ggf.  ausgehändigte  Schlüssel  für  das  Objekt 
sind nach Vertragsablauf der EASA unverzüglich auszuhändigen. 
 
2.2.18 Sonstiges 
Der  Auftragnehmer  ist  ausdrücklich  nur  dann  befugt  das  Logo  der  Agentur,  den 
Schriftzug oder andere auf die Agentur hinweisende Informationen für Werbezwecke 
zu  benutzen,  wenn  hierfür  vorher  eine  spezifische,  schriftliche  Genehmigung  durch 
die Agentur erteilt wurde.  
 
Der  Auftragnehmer  verpflichtet  sich,  die  gemäß  diesem  Vertrag  zu  erbringenden 
Leistungen nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik, des Umweltschutzes 
und der Arbeitssicherheit , sowie gemäß der von EASA verfassten Hausordnung bzw. 
Regelungen  des  innerbetrieblichen  Arbeitsumfeldes  durchzuführen.  Entsprechende 
Nachweise sind der EASA vorzulegen. Insbesondere sind einzuhalten: 
 

Richtlinien 
der 
EU 
zu 
Sicherheit 
und 
Gesundheitsschutz 
(http://europa.eu/legislation_summaries/employment_and_social_poli
cy/health_hygiene_safety_at_work/c11113_de.htm 


Arbeitsstättenverordnung 

Betriebssicherheitsverordnung 

Arbeitsschutzgesetz  /  Arbeitssicherheitsgesetz  (Unfallverhütungsvorschriften  - 
UVV) 

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz 

Hausordnung  inkl.  besonderer  Vorgaben  für  Dienstleistungen  im  Vertragsobjekt 
(wird im Falles des Vertragsschlusses zur Verfügung gestellt). 
 
Die Mitarbeiter des Auftragnehmers haben den Anweisungen und Wünschen der 
EASA oder dessen Beauftragten, die sich auf die vertragsgemäße Ausführung der 
Leistungen beziehen, unverzüglich Folge zu leisten. 
 
 
2.3 
Auftragsvolumen 
Die  Agentur  beabsichtigt  mit  dem  erfolgreichen  Bieter  einen  Rahmenvertrag  iHv. 
max. EUR 1.000.000,- (in Worten: eine Million EUR) für eine maximale Laufzeit von 
vier (4) Jahren zu schließen (s. auch Abschnitt 2.8). 
 
2.4 
Auftragsdauer 
Der Rahmenvertrag hat eine Mindestdauer von einem Jahr und kann bis zu dreimal, 
jeweils  um  ein  Jahr,  verlängert  werden.  Die  maximale  Gesamtlaufzeit  beträgt  vier 
Jahre. 
 
 
27 

2.5 
Lieferort/Ausführung 
Die Ausführung der Leistungen erfolgt in den Räumlichkeiten der EASA. Ausnahmen 
siehe Punkt 2.2.3. 
 
2.6 
Varianten 
Varianten sind nicht zulässig. 
 
2.7 
Berichterstattung 
Siehe Punkte 2.2.10, 2.2.11, 2.2.12. 
 
2.8 
Beschreibung des Vertrages  
Ein Rahmenvertrag ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien – in 
diesem Fall zwischen der EASA und dem (jeweiligen) Vertragspartner. Er ist die Basis 
für mögliche zukünftige Dienstleistungserwerbe durch die EASA (Agentur). Der 
Rahmenvertrag beinhaltet unter anderem eine Beschreibung des 
Dienstleistungsumfangs, welcher von der EASA erworben werden kann, Methodik, 
Zeitplan und Honorare, welche vom Vertragspartner eingehalten werden müssen. Es 
handelt sich um einen Vertrag mit einer festgelegten Laufzeit (innerhalb einer 
festgelegten maximalen Laufzeit von 4 Jahren), jedoch nicht mit einem festgelegten 
Betrag, sondern lediglich mit einem maximalen Gesamtbetrag. Der Rahmenvertrag 
selbst ist kein Auftrag für Lieferungen oder Dienstleistungen und stellt keine 
finanzielle Verpflichtung dar. 
Das Kaskadensystem 
Die Agentur beabsichtigt den Abschluss mehrerer Rahmenverträge mit den 
erfolgreichen Bietern (maximal 3). Die erfolgreichen Bieter werden in einer Rangliste 
aufgeführt.  
Rahmenverträge stellen an sich keinen Auftrag dar.  
Die Ausführung des Rahmenvertrags erfolgt durch Einzelverträge. Die  
Unterzeichnung von Einzelverträgen oder Auftragsscheinen durch die Agentur erfolgt 
unter Anwendung des Kaskadensystems. 
1.  Von der Agentur werden für jeden Einzelfall der geforderte Leistungsumfang (in 
diesem Abschnitt nachfolgend das „Projekt“) und die entsprechende Reaktionszeit 
festgelegt. Innerhalb der Frist unterbreitet der Vertragspartner sein Angebot 
entsprechend der von der Agentur geforderten  Leistungsbeschreibung. 
 
2.  Bei Dienstleistungsanfragen, adressiert die Agentur diese zuerst an den 
ranghöchsten Vertragspartner  des aus der Evaluierung der Ausschreibungen  
hervorgegangenen Vertrags. Ist dieser an erster Stelle platzierte Vertragspartner  
in der Lage, die geforderte Reaktionsfrist einzuhalten und die angefragte Leistung 
zu erbringen, erhält er für das entsprechende Projekt den Einzelvertrag.    
 
3.  Bei Nichteinhaltung der Reaktionsfrist, oder  falls der ranghöchste 
Vertragspartner  nicht für die Leistungserbringung zur Verfügung steht,  geht die 
Agentur davon aus, dass dieser für die Leistungserbringung nicht imstande ist. In 
diesem Fall sendet die Agentur die gleiche Leistungsanforderung an den 
rangnächsten Vertragspartner  des aus der Evaluierung der Ausschreibungen  
hervorgegangenen Vertrags. Bei Einhaltung der Reaktionsfrist und falls der 
zweitplatzierte Vertragspartner für die Leistungserbringung zur Verfügung steht, 
erhält dieser für das entsprechende Projekt den Einzelvertrag.  
 
28 

 
4.  Bei Nichteinhaltung der Reaktionsfrist oder falls der zweitplatzierte 
Vertragspartner  nicht für die Leistungserbringung zur Verfügung steht,  geht die 
Agentur davon aus, dass zur Leistungserbringung nicht imstande ist. In diesem 
Fall wiederholt die Agentur den o.g. Prozess mit dem an dritter Stelle platzierten 
Vertragspartner, usw. 
 
 
5.  Dieser Prozess endet entweder mit der Beauftragung eines  der benannten 
Vertragspartner mit dem Projekt, oder dem Misslingen der Projektvergabe.  Bei 
Misslingen  ist es der Agentur möglich, das Projekt umzudefinieren oder zu einem 
späteren Zeitpunkt den o.g. Ablauf mit dem unveränderten Projekt zu 
wiederholen.  
Der erstgenannte Vertragspartner wird stets als erster kontaktiert. Im  
Kaskadensystem sind die Leistungsbeschreibungen unverändert (so müssen z.B. 
Profile und/oder technische Anhänge gleichlautend bleiben). 
 
 
 
29 

3  Ausschluss- und Auswahlkriterien 
3.1 
Ausschlusskriterien 
An  dieser  Ausschreibung  können  sich  nur  Bieter  beteiligen,  die  sich  nicht  in 
einer der folgenden Situationen befinden: 
a) 
sie 
befinden 
sich 
im 
Konkursverfahren, 
im 
gerichtlichen 
Vergleichsverfahren  oder  in  Liquidation  oder  haben  ihre  gewerbliche 
Tätigkeit  eingestellt  oder  befinden  sich  aufgrund  eines  in  den 
einzelstaatlichen 
Rechtsvorschriften 
vorgesehenen 
gleichartigen 
Verfahrens in einer entsprechenden Lage; 
b) 
sie  sind  aufgrund  eines  rechtskräftigen  Urteils  aus  Gründen  bestraft 
worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen; 
c) 
sie  haben  im  Rahmen  ihrer  beruflichen  Tätigkeit  eine  schwere 
Verfehlung  begangen,  welche  vom  öffentlichen  Auftraggeber 
nachweislich festgestellt wurde; 
d) 
sie  sind  der  Pflicht  zur  Entrichtung  von  Sozialversicherungsbeiträgen 
oder  Steuern  nach  den  Rechtsvorschriften  des  Landes  ihrer 
Niederlassung,  des  Landes  des  öffentlichen  Auftraggebers  oder  des 
Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen; 
e) 
sie sind rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer 
kriminellen  Vereinigung  oder  einer  anderen  gegen  die  finanziellen 
Interessen  der  Gemeinschaften  gerichteten  Handlung  verurteilt 
worden; 
f) 
im  Zusammenhang  mit  einem  anderen  Auftrag  oder  einer  Finanzhilfe 
aus  dem  Haushalt  der  Europäischen  Union  ist  eine  schwere 
Vertragsverletzung 
wegen 
Nichterfüllung 
ihrer 
vertraglichen 
Verpflichtungen festgestellt worden. 
Außer  aus  den  oben  aufgeführten  Gründen  werden  Verträge  nicht  an  Bieter 
vergeben, die sich während des Vergabeverfahrens 
  in einem Interessenkonflikt befinden oder 
  im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme 
an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben 
oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt haben. 
Erforderliche Nachweise 
 
Bieter müssen eine ordnungsgemäß datierte und unterzeichnete ehrenwörtliche 
Erklärung  (nach  dem Muster  aus  Anhang  IV)  abgeben, dass  sie  sich  nicht  in 
einer der oben beschriebenen Situationen befinden. 
 
Hinweis: 
 
Der Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, muss innerhalb von 15 Tagen nach 
der Mitteilung des Zuschlags und vor Unterzeichnung des Vertrags seine oben 
erwähnte Erklärung durch folgende Nachweise belegen: 
  Zu Punkt a), b) und e) ein aktueller Auszug aus dem Strafregister oder, in 
Ermangelung  eines  solchen,  ein  gleichwertiges,  von  einer  zuständigen 
Justiz-  oder  Verwaltungsbehörde  des  Ursprungs-  oder  Herkunftslandes 
ausgestelltes  Dokument,  aus  dem  hervorgeht,  dass  diese  Anforderungen 
erfüllt sind. 
 
30 

  Zu  Punkt d)  eine  aktuelle  Bescheinigung,  ausgestellt  von  der  zuständigen 
Behörde des betreffenden Staates. 
Falls  die  oben  genannte  Bescheinigung  von  dem  betreffenden  Land  nicht 
ausgestellt  wird,  kann  sie  durch  eine  eidesstattliche  oder  ehrenwörtliche 
Erklärung  ersetzt  werden,  die  der  betreffende  Bieter  vor  einer  zuständigen 
Justiz-  oder  Verwaltungsbehörde,  einem  Notar  oder  einer  dafür  zuständigen 
Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt. 
3.2 
Auswahlkriterien 
Der  Bieter  muss  seine  Rechtsfähigkeit  sowie  seine  wirtschaftliche,  finanzielle, 
technische  und  berufliche  Befähigung  zur  Durchführung  des  Auftrags 
nachweisen. 
3.2.1 Rechtsfähigkeit 
Anforderungen 
Alle Bieter müssen den Nachweis erbringen, dass sie nach nationalem Recht zur 
Erbringung der Auftragsleistung befugt sind; dieser Nachweis kann durch einen 
Eintrag  in  einem  Handels-  oder  Berufsregister,  eine  eidesstattliche  Erklärung 
oder  Bescheinigung,  die  Mitgliedschaft  in  einer  bestimmten  Organisation,  eine 
ausdrückliche  Berechtigung  oder  die  Eintragung  im  Umsatzsteuerregister 
erfolgen. 
Erforderlicher Nachweis 
Der  Bieter  übermittelt  das  ordnungsgemäß  ausgefüllte  und  unterzeichnete 
Formular  „Rechtsträger“  (siehe  Anhang V),  dem  er  die  darin  geforderten 
Unterlagen  beifügt.  (Sofern  der  Bieter  bereits  einen  anderen  Vertrag  mit  der 
EASA unterzeichnet hat, kann er anstelle des Formulars „Rechtsträger“ und der 
zugehörigen  Nachweise  eine  Kopie  des  seinerzeit  eingereichten  Formulars 
„Rechtsträger“  übermitteln,  wenn  sich  sein  rechtlicher  Status  nicht  innerhalb 
der letzten 12 Monate geändert hat.) 
3.2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit 
 
Anforderungen 
Der  Bieter  muss  sich  in  stabilen  finanziellen  Verhältnissen  befinden  und  über 
die  wirtschaftliche  und  finanzielle  Leistungsfähigkeit  verfügen,  die  für  die 
Durchführung des Auftrags erforderlich ist. 
 
Erforderlicher Nachweis 
Die  finanzielle  und  wirtschaftliche  Leistungsfähigkeit  ist  durch  die  folgenden 
Nachweise zu belegen: 
  Bilanzen 
oder 
Bilanzauszüge 
mindestens 
der 
letzten 
beiden 
abgeschlossenen  Geschäftsjahre,  sofern  deren  Veröffentlichung  im 
Niederlassungsland  des  Wirtschaftsteilnehmers  gesetzlich  vorgeschrieben 
ist, und 
  eine  Erklärung  über  den  Gesamtumsatz  und  den  Umsatz  im 
auftragsrelevanten 
Tätigkeitsbereich 
während 
der 
letzten 
drei 
Geschäftsjahre. 
  Eigenerklärung  zur  Betriebs-Haftpflichtversicherung  –  siehe  Anhang  XII
mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensfall: 
 
31 

  Personenschäden  
 
 
Euro  5.000.000,-- 
 
  Sachschäden 
 
 
 
Euro  5.000.000,-- 
 
  Vermögensschäden/Datenschutzrisiko  Euro  300.000,-- 
 
  Obhut- und Bearbeitungsschäden 
Euro  300.000,-- 
 
  Schlüsselverlustschäden  
 
Euro  30.000,-- 
 
Kann  ein  Bieter  wegen  eines  von  der  EASA  anerkannten  außergewöhnlichen 
Grundes die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis 
seiner  wirtschaftlichen  und  finanziellen  Leistungsfähigkeit  durch  Vorlage 
anderer, von der EASA für geeignet erachteter Belege erbringen. 
3.2.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 
Anforderungen und erforderliche Nachweise
 
Der  Bieter  muss  über  eine  entsprechende  technische  und  berufliche 
Leistungsfähigkeit 
verfügen, 
um 
die 
von 
der 
EASA 
gestellten 
Qualitätsanforderungen in konstanter Weise erfüllen zu können (s.u.). 
 
 
Anforderungen 
Erforderliche Nachweise 
 
Die Anforderungen an die 
technische und berufliche 
Leistungsfähigkeit sind mit den 
folgenden Nachweisen oder 
Informationen zu belegen.  
Für einzelne Nachweise sind die 
Vorlagen in den entsprechenden 
Anhängen zu verwenden. 
 
1. Eine mindestens 5-jährige 
Eine entsprechende Kopie der 
Erfahrung des Bieters im 
Gewerbeanmeldung 
Umzugsgewerbe
2. Ein rechtlich bevollmächtigter 
Name, Funktion, Firmenzugehörigkeit, 
Vertreter der Firmenleitung - die 
Benennung der Berufserfahrung mit 
Objektleitung des Objektes – mit 
Zeitangaben (siehe Lebenslauf gem. 
mindestens 3-jähriger 
Anhang III
Berufserfahrung in leitender 
Position im Umzugsgewerbe oder 

im Bereich des Handwerks in 
ähnlichen Projekten wie der 
Ausschreibung  
3. Vorarbeiter/-in des Objektes mit 
Name, Funktion, Firmenzugehörigkeit, 
einer abgeschlossenen 
Referenzen, Lebenslauf (Anhang III), 
handwerklichen Ausbildung in 
Ausbildungs- und Arbeitsnachweise 
auftragsrelevantem Bereich 
vorzugsweise als Elektriker, 
mindestens 3 Jahren Erfahrung in 
ähnlichen Projekten wie der 
Ausschreibung, Sprachkenntnissen 
gemäß 2.2.1 und 
 
32 

Computerkenntnissen (übliche MS 
Office Produkte (Word, Excel, 
Outlook).  
4. 
Mitarbeiter-/innen mit 
Name, Funktion, Firmenzugehörigkeit, 
mindestens zweijähriger Erfahrung  Referenzen, Lebenslauf (Anhang III), 
als Umzugshelfer und 
Arbeits- und ggf. 
Sprachkenntnissen gemäß 2.2.1 
Ausbildungsnachweise 
5. Mindestens 3 aktuelle 
Objektanschrift, Ansprechpartner mit 
entsprechende Referenzen, (inkl. 
genauer Bezeichnung und 
Ansprechpartnern und 
Kontaktdaten, kurze Bezeichnung der 
Telefonnummern), die nach Art und 
Auftragsart- und des Umfangs, 
Umfang mit dem 
Auftragsbeginn bzw. –ende (siehe 
Ausschreibungsobjekt vergleichbar 
Anhang XIII
sind und deren Betreuung längstens 3 
Jahre zurückliegt. 
6. Entlohnung der Arbeitskräfte 
Nachweis entsprechend der 
gemäß gesetzlichen Vorschriften. 
Eigenerklärung zur gesetzlichen 
Entlohnung der eingesetzten 
Arbeitskräfte – siehe Anhang IX 
7. Eine Bieterpräsentation zur 
Dieser Nachweis muss nachfolgende 
Darstellung der Leistungsfähigkeit  Informationen enthalten: 
allgemein und insbesondere 
 
Beschreibung des im Unternehmen 
- Niederlassungen, Referenzen, Anzahl 
gültigen Qualitätsmanagementsystems  der Mitarbeiter, Mitarbeiterqualifikation 
(s. auch 2.2.15), sowie Darstellung 
 
einer einheitlichen, angemessenen 
 – Kennwerte von Operativkräften und 
Bekleidung der Arbeitskräfte gem. 
Aufträgen wie z.B. durchschnittliche 
2.2.1 „Allgemeines“.  
Firmenzugehörigkeit, durchschnittliche 
Auftragsdauer, durchschnittliche 
Auftragsgröße  
 
- im Unternehmen verankertes 
Qualitätsmanagementsystem im Sinne 
von Logistik, Materialbeschaffung, 
Personalwirtschaft, 
Leistungserbringung, Weiterbildung 
etc. 
- Darstellung einer im Einklang mit 
2.2.1 stehenden Bekleidung und 
angemessenen Ausrüstung der 
Arbeitskräfte 
 
 
33 

Hinweis: 
Gegebenenfalls  kann  ein  Wirtschaftsteilnehmer  bei  einem  bestimmten  Auftrag 

auf  die  Leistungsfähigkeit  anderer  Unternehmen  verweisen,  und  zwar 
unabhängig  davon,  welche  rechtlichen  Beziehungen  zwischen  ihm  und  diesen 

Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber 
den  Nachweis  erbringen,  dass  er  für  die  Ausführung  des  Auftrags  über  die 

notwendigen 
Mittel 
verfügen 
wird, 
durch 
Beibringung 
einer 
Verpflichtungserklärung  der  betreffenden  Unternehmen,  ihm  diese  Mittel  zur 
Verfügung zu stellen. 
4  Auftragsvergabe 
Nur  Angebote,  die  den  Anforderungen  der  Ausschluss-  und  Auswahlkriterien 
genügen, werden im Hinblick auf ihren Preis und ihre Qualität bewertet. 
Der  Auftrag  wird  an  den  Bieter  mit  dem  wirtschaftlich  günstigsten  Angebot 
(bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) vergeben. 
4.1 
Technische Bewertung 
Die  Qualität  der  einzelnen  technischen  Angebote  wird  nach  Maßgabe  der 
Zuschlagskriterien  und  der  zugehörigen  Gewichtung  berechnet,  die  der 
nachstehenden Bewertungstabelle zu entnehmen sind. 
Die  in  der  unterstehenden  Tabelle  genannten  Hinweise  zu  Inhalt,  Aufbau  und 
Struktur  der  zu  erstellenden  Dokumente  sind  für  die  spätere  Bewertung  des 
Angebots mit Bezug auf die Zuschlagskriterien maßgeblich. Zusammen mit der 
allgemeinen  Qualität  der  Präsentation  können  sie  als  Anhaltspunkt  für  die 
Qualität der späteren Projektimplementierung dienen. Daher werden die Bieter 
aufgefordert,  bei  der  Erstellung  und  Präsentation  ihres  Angebots  höchste 
Sorgfalt walten zu lassen. 
 
Nr Zuschlagskriterien 
Bewertungskriterien 
Max. 

Punkt-
zahl 

 
 
 
 
1.  Konsistenz des technischen 
Vollständigkeit, Relevanz, 
5 P 
Angebots und der allgemeinen 
Lesbarkeit und Verständlichkeit 
Qualität der Präsentation des 
des Dokuments  
Angebots (dieses beinhaltet den 
klaren Aufbau des Angebots gemäß 
der Ausschreibung sowie Prägnanz, 
Relevanz, Präzision und 
Vollständigkeit der eingereichten 
Informationen und Dokumente und 
deren Benutzerfreundlichkeit). 
2.  Zuverlässige und kontinuierliche  - Beschreibung, wie eine 
20 P 
Ausstattung der Mitarbeiter des 
kontinuierliche Ausstattung der 
Bieters mit Werkzeugen, 
Mitbeiter gewährleistet wird 
Transportmitteln, Steighilfen und 
- Darstellung, wie der Betrieb 
Verbrauchsmaterialien (siehe 2.2.5)  sichergestellt wird, sollten Geräte 
 
ausfallen 
-  Vollständige Beschreibung der 
 
34 

zum Einsatz kommenden 
Gerätschaften und Materialien 
-  Ggf. Nachweis der 
Gleichwertigkeit bei 
Verwendung von anderen 
Geräten als in Punkt 2.2.5 
angegeben 
-  Nennung von Vorteilen 
gegenüber anderen Maschinen 
(Energieverbrauch / 
Umweltverträglichkeit und 
Gesundheits-schutz, 
Wartungsfreundlichkeit, 
Schulungsbedarf) 
-  Konzept zur Sicherstellung der 
kontinuierlichen 
Betriebsfähigkeit sowie zur 
Durchführung der notwendigen 
Wartungen, Prüfungen und 
Reparaturen 
 
3.  Implementierungsfähigkeit bei 
(siehe 2.2.) 
25 P 
Auftragsvergabe für 
Darstellung eines detaillierten 
Auftragsobjekt in Köln 
Implementierungsplans  
für Auftragsobjekt in Köln 
 
Wie werden neue Aufträge 
angegangen, bzw. 
Vertragsvereinbarungen wirksam 
verankert? Unterpunkte, die zur 
Bewertung herangezogen 
werden: 
a) im Unternehmen verankerte 
Richtlinien, Arbeitsanweisungen, 
etc. 
b) im Unternehmen verankertes 
Kommunikationsnetz aller 
Beteiligten in der 
Implementierungsphase 
c) Kennwerte von Operativkräften 
und Aufträgen wie z.B. 
durchschnittliche Fluktuation, 
Personalaufwendungen 
d) Darstellung eines detaillierten 
Plans zur Übergabe/Vertragsende 
(siehe Punkt 2.2.17) 
4.  Qualitätssicherungsmaßnahmen  Darstellung der 
15 P 
bei Auftragsvergabe in Köln 
Qualitätssicherungsmaßnahmen  
 
Wie werden vertraglich 
vereinbarte Qualitätsvorgaben 
eingehalten, gesichert und 
kontrolliert? 
Unterpunkte die zur Bewertung 
herangezogen werden: 
a) im Unternehmen verankerte 
Qualitätsmanagementrichtlinien, 
 
35 

Prozess der Qualitätskontrollen, 
Schulungsvorgaben, und 
Einhaltung von Arbeits- und 
Umweltschutzmassnahmen etc. 
b) 
im Unternehmen 
verankertes Kommunikationsnetz 
aller Beteiligten für ein wirksames 
Qualitätsmanagement. 
 
5.  Projektorganisation,   Relevanz 
Soll präzise die zum Einsatz 
10 P 
und Effizienz bei der 
kommende Personalorganisation 
Zusammenstellung des Teams, 
und deren Interaktion/Relevanz 
Interaktion des Personals 
darstellen, (unter anderem 
Benennung und Name der 
Objektleitung und Vorarbeiter/-in 
mit Lebenslauf (siehe auch Punkt 
2.2.1)), 
Erläuterung der notwendigen 
Personalbesetzung der 
Hausmeister- Umzugs- und 
Transportdienste und deren 
Arbeitsorganisation 
6.  Personalpool 
Benennung und Anzahl 
10 P 
von Kräften im 
Personalpool (Ersatz bei 
Krankheit, Kündigung, 
etc.) 
7.  Transporte (siehe 2.2.3) 
Punkte, die zur Bewertung 
15 P 
herangezogen werden: 
 
-  Beschreibung der zum Einsatz 
kommenden Fahrzeuge 
(Anzahl, Größe, Typ, Alter, 
etc.)  
-  Konzept zur Sicherstellung der 
pünktlichen Durchführung von 
rechtzeitig angekündigten 
Transporten (auch im Hinblick 
auf notwendige Wartungen, 
Prüfungen und Reparaturen 
der Fahrzeuge) und zum 
Schutz der Transportgüter 
sowie deren Versicherung  
 
 
INSGESAMT 
 
100 
 
Vorstellungsgespräche 
Nach 
den 
Erwartungen 
des 
Auswahlausschusses 
werden 
keine 
Vorstellungsgespräche erforderlich sein. 
 
36 

link to page 6 4.2 
Technisches Angebot 
Die  Bewertung  der  technischen  Qualität  stützt  sich  auf  die  Fähigkeit  des 
Bieters,  den  in  den  Ausschreibungsbedingungen  beschriebenen  Zweck  des 
Auftrags  zu  erreichen.  Das  technische  Angebot  muss  deshalb  die  unter  Ziffer 
4.1  („Bewertungskriterien“)  genannten  Informationen  enthalten,  um  die 
Bewertung  des  Angebots  anhand  der  oben  aufgeführten  technischen  Kriterien 
zu ermöglichen. 
Zusätzlich  zu  diesen  Informationen  muss  der  Bieter  Angaben  zur 
Unterauftragsvergabe gemäß Ziffer 1.5 machen. 
4.3 
Finanzielle Bewertung 
Nur  Angebote,  die  bei  den  technischen  Vergabekriterien  mindestens  70  von 
maximal  100  Punkten  erreichen,  werden  einer  finanziellen  Bewertung 
unterzogen. 
Die  finanziellen  Angebote  werden  zunächst  auf  arithmetische  Fehler  bei  der 
Berechnung und Addition überprüft. Fehler werden vom Auswahlausschuss wie 
folgt  korrigiert:  Ergibt  sich  zwischen  dem  Einheitspreis  und  dem  durch 
Multiplikation  von  Einheitspreis  und  Menge  ermittelten  Gesamtbetrag  eine 
Abweichung, wird der angebotene Einheitspreis berücksichtigt. 
Die  Bewertung  erfolgt  auf  Grundlage  des  angebotenen  Preises.  Sofern  die 
Ausschreibungsbedingungen  auf  eine  maximale  Mittelausstattung  verweisen, 
werden  alle  Bieter  ausgeschlossen,  deren  finanzielles  Angebot  diesen  Betrag 
übersteigt. 
 
4.3.1  Gewichtung des finanziellen Angebots 
 
Die folgende Gewichtung wird in der finanziellen Bewertung angewandt.  
Die  Gewichtung  beruht  auf  der  Analyse  der  Aufwendungen  entsprechender 
Dienstleistungen  der  letzten  Jahre  unter  Berücksichtigung  des  voraussichtlichen 
Wachstums der Agentur. 
 
Tätigkeit 1 
Kosten, Mo. – Fr. bzw. 
Koeffizient 
Werktags 
08:00 – 18:00 Uhr 
 
 
 
Besetzen und Betreiben des 
 
20 % 
Umzugs- und 
 
Hausmeisterdienstes mit 1 
 
Vorarbeiter/-in wie 
    _____________€/Std. 
beschrieben, täglich je 8 
Arbeitsstunden, per 

Stundensatz:  
 
Tätigkeit 2 
Kosten, Mo. – Fr. bzw. 
Koeffizient 
Werktags 
08:00 – 18:00 Uhr 
Besetzen und Betreiben des 
 
25% 
Umzugsdienstes mit 2 
 
Mitarbeiter/-innen oder einer 
 
zusätzlichen Arbeitskraft 
 
 
37 

(Mitarbeiter) wie beschrieben, 
_____________€/Std. 
täglich je 8 Arbeitsstunden, per 
Stundensatz pro Mitarbeiter:  
 
Tätigkeit 3 
 
 
Kosten für Zuschlag pro 
Stunde 
 
 
 
a)  Zuschlag zum 
 
10 % 
Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 1 für Arbeiten 
_____________€/Std. 
zwischen 18.00 und 8.00 
 
Uhr 
 
 
 
b)  Zuschlag zum 
 
Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 1 für Arbeiten 
_____________€/Std. 
an Sonn- und Feiertagen 
 
zwischen 8.00 und 18.00 
 
Uhr 
 
 
 
c)  Zuschlag zum 
 
Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 1 für Arbeiten 
_____________€/Std. 
an Sonn- und Feiertagen 
zwischen 18.00 und 8.00 

Uhr 
 
 
Tätigkeit 4 
Kosten für Zuschlag pro 
 
Stunde 
 
 
10% 
a) Zuschlag zum 
 
Stundensatz aus 
 
Tätigkeit  2 für Arbeiten 
________€/Std. 
zwischen 18.00 und 8.00 
 
Uhr 
 
 
 
b) Zuschlag zum 
 
Stundensatz aus 
 
Tätigkeit  2 für Arbeiten 
 
an Sonn- und Feiertagen 
________€/Std. 
zwischen 8.00 und 18.00 
 
Uhr 
 
 
 
c) Zuschlag zum 
 
Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 2 für Arbeiten 
 
an Sonn- und Feiertagen 
________€/Std. 
zwischen 18.00 und 8.00 
Uhr 
 

Tätigkeit 5 
Kosten pro Transport 
 
 
 
 
 
 
Transporte (siehe 2.2.3): 
 
 
 
38 

 
 
 
1.  Transporte Gruppe A bis 
____________€/Transport 
10 % 
5 km  
 
 
 
 
 
 
 
 
2.  Transporte Gruppe B bis 
____________€/Transport 
2 % 
20 km 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.  Transporte Gruppe C bis 
____________€/Transport 
2 % 
100 km 
 
 
 
 
 
 
 
 
4.  Transporte Gruppe D bis 
____________€/Transport 
6% 
250 km 
 
 
 
Gesamtkoeffizient Tätigkeit 5 
 
20 % 
Tätigkeit 6 
Kosten pro Monat 
 
(pauschal) 
 
 
Vom Auftragnehmer zu 
 
10 % 
stellende Werkzeuge, 
 
Transportmittel, Steighilfen und 
 
Verpackungsmaterial interne 
 
Umzüge (siehe 2.2.5) 
____________€/Monat 
 
Tätigkeit 7 
Kosten pro Karton 
 
 
 
5% 
Umzugskartons bei jährlichem 
 
Verbrauch von max. 1000 
____________€/Karton 
Umzugskartons (siehe 2.2.5) 
 
 
 
 
 
Kategorie 
Preis (bzw. 
(Koeffizient
Durchschnittspreis) 
TÄTIGKEIT 1 

20 
TÄTIGKEIT 2 

25 
TÄTIGKEIT 3 

10 
TÄTIGKEIT 4 

10 
TÄTIGKEIT 5.1 
e.1 
10 
TÄTIGKEIT 5.2 
e.2 

TÄTIGKEIT 5.3 
e.3 

TÄTIGKEIT 5.4 
e.4 

TÄTIGKEIT 6 

10 
TÄTIGKEIT 7 


 
 
___ 
INSGESAMT 
 
100 
 
 

4.3.2 Konsolidiertes finanzielles Angebot 
 
 
39 

Berechnungsformel:  Gewichteter  Angebotspreis  =  [(y1/a  X  0,20  )  +  (y2/b  X 
0,25) + (y3/c X 0,10) + (y4/d X 0,10) + (y5.1/e.1 X 0,10) +(y5.2/e.2 X 0,02) + 
(y5.3/e.3 X 0,02) + (y5.4/e.4 X 0,06) + (y6/f X 0,10) + (y7/g X 0,05)] 
 

a ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 1 „Besetzen und 
Betreiben des Umzugs- und Hausmeisterdienstes mit 1 Vorarbeiter/-in wie 
beschrieben, täglich je 8 Arbeitsstunden, per Stundensatz“. 
 
y1 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 1. 
   
b ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 2 „Besetzen und 
Betreiben des Umzugsdienstes mit 2 Mitarbeiter/-innen oder einer zusätzlichen 
Arbeitskraft (Mitarbeiter) wie beschrieben, täglich je 8 Arbeitsstunden, per 
Stundensatz pro Mitarbeiter“.  
y2  ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 2. 
c ist der Durchschnittspreis des individuellen finanziellen Angebots für „Zuschläge 
pro Stunde für Tätigkeit 1“. 
 
y3 ist der Durchschnittspreis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für 
Tätigkeit 3. 
 
d ist der Durchschnittspreis des individuellen finanziellen Angebots für „Zuschläge 
pro Stunde für Tätigkeit 2“. 
 
y4 ist der Durchschnittspreis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für 
Tätigkeit 4. 
e.1 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.1 “ Transporte 
Gruppe A bis 5 km“. 
y5.1 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.1. 
e.2 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.2 “ Transporte 
Gruppe B bis 20 km“. 
y5.2 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.2. 
e.3 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.3 “ Transporte 
Gruppe C bis 100 km“. 
y5.3 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.3. 
e.4 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.4 “ Transporte 
Gruppe D bis 250 km“. 
y5.4 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.4. 
 
f  ist  der  Preis  des  individuellen  finanziellen  Angebots  für  Tätigkeit  6  “  Vom 
Auftragnehmer  zu  stellende  Werkzeuge,  Transportmittel,  Steighilfen  und 
Verpackungsmaterial interne Umzüge (siehe 2.2.5)“. 
y6 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 6. 
g ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 7 „Umzugskartons 
bei jährlichem Verbrauch von max. 1000 Umzugskartons (siehe 2.2.5)“. 
y7 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 7. 
 
 
 
40 

4.4 
Finanzielles Angebot 
  Das  finanzielle  Angebot  ist  in  dem  in  Anhang  II  beschriebenen  Format 
einzureichen. 
  Die  Preise  sind  in  EURO  anzugeben  und  schließen  alle  für  die  Durchführung 
des Auftrags erforderlichen Ausgaben ein. 
  Die obige Einteilung darf nicht weiter unterteilt werden.  
  Für jede Kategorie ist ein Preis anzugeben. 
  Kein Preis darf 0 (in Worten: null) betragen. 
 Die  Preise  sind  für  das  erste  Jahr  der  Auftragsausführung  fest  und 
unveränderlich.  Ab  dem  Anfang  des  zweiten  Jahrs  der  Auftragsausführung 
können  die  Preise  angepasst  werden.  Die  Anpassung  erfolgt  ausschließlich 
nach Maßgabe des beigefügten Vertragsentwurfs (s. Art. I.3.3). 
  Alle  Preise  sind  ausschließlich  Zöllen,  Steuern  oder  sonstigen  Abgaben 
(insbesondere  ausschließlich  Mehrwertsteuer)  anzubieten,  da  die  EASA  nach 
Artikel 3  und  4  des  Protokolls  über  die  Vorrechte  und  Befreiungen  der 
Europäischen Gemeinschaften davon befreit ist. 
  Kosten, die bei der Erstellung und Einreichung der Angebote anfallen, werden 
vom Bieter getragen und nicht erstattet. 
4.5 
Auswahl des erfolgreichen Angebots 
Das  wirtschaftlich  günstigste  Angebot  wird  ermittelt,  indem  die  technische 
Qualität im Verhältnis von 40/60 gegen den Preis abgewogen wird. 
Die Angebote werden nur und ausschließlich nach den Kriterien und der ihnen 
zugeordneten Gewichtung (s.o.) bewertet. 
 
Konsolidiertes Ergebnis =  
Technisches Angebot x 0,4 + Finanzielles Angebot x 0,6 
 
 
41 


Anhang I - VERTRAGSENTWURF 
 
EUROPEAN AVIATION SAFETY AGENCY 
 
 
 
 
   
 
 

DIENSTLEISTUNGSRAHMENVERTRAG FÜR 
UMZUGS- UND HAUSMEISTERDIENSTE DER 
EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR 
FLUGSICHERHEIT 
 
 
 
VERTRAGSNUMMER – EASA.2012.OP.12 
 
 
Die  Europäische  Agentur  für  Flugsicherheit  ("die  Agentur"),  die  zur  Unterzeichnung 
dieses Vertrags vertreten wird durch Herrn Patrick Goudou, Executive Director, 
 
einerseits  
 
und 
 
[vollständige Bezeichnung] 
[Rechtsform] 
[Nummer der Eintragung in das Berufsregister] 
[vollständige Anschrift] 
[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer] 
 
(„der  Auftragnehmer“),  der  zur  Unterzeichnung  des  Vertrags  vertreten  wird  durch 
[Vorname, Name und Funktion] 
 
andererseits, 
 
 
 
 
 
 
42 

PRÄAMBLE 
 
Der Auftragnehmer wurde als [erster][zweiter][dritter] Auftragnehmer eines 
Mehrfach-Rahmenvertrags mit Kaskadensystem ausgewählt. 
 
Der [erste] [zweite] [dritte] Auftragnehmer des Mehrfach-Rahmenvertrags mit 
Kaskadensystem ist: 
[name and address] 
 
Der [erste] [zweite] [dritte] Auftragnehmer des Mehrfach-Rahmenvertrags mit 
Kaskadensystem ist: 
[name and address] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
43 

 
 
 
 
haben folgende Besondere Bedingungen und Allgemeine Bedingungen sowie 
folgende Anhänge beschlossen: 
 
 
 
Anhang I des Vertrages - Ausschreibungsbedingungen EASA.2012.OP.12 
Anhang II des Vertrages - Angebot Nr. [….] vom [….] 
Anhang III des Vertrages 
a) Einzelvertrag 
b) Auftragsschein  
 
 
die Bestandteile dieses Vertrags sind ("der Vertrag"). 
 
Die Besonderen Bedingungen gehen den übrigen Teilen des Vertrags vor. Die 
Allgemeinen Bedingungen gehen den Anhängen vor. Die Ausschreibungsbedingungen 
(Anhang I) gehen denen des Angebots (Anhang II) vor. 
 
Vorbehaltlich der vorstehenden Bestimmungen sind die verschiedenen Teile dieses 
Vertrags als sich gegenseitig erläuternd zu verstehen. Etwaige Unklarheiten oder 
Widersprüche innerhalb eines Teils oder zwischen den Teilen werden durch eine 
schriftliche Anweisung der Agentur erklärt und behoben. Ficht der Auftragnehmer 
eine solche Anweisung an, bleiben seine Rechte gemäß Artikel I.7 bestehen. 
 
 
 
 
44 

I -BESONDERE BEDINGUNGEN 
 
 
ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND 

 
I.1.1.  Gegenstand  des  Vertrags  ist  die  Ausführung  von  Umzügen  und  Transporten 
innerhalb  und  außerhalb  der  Agentur  sowie  von  Hausmeisterdiensten 
innerhalb der Agentur entsprechend Anhang I. 
I.1.2  Mit der Unterzeichnung des Vertrags geht die Agentur keine Kaufverpflichtung 
ein. Ausschließlich bindend für die Agentur sind die zur Vertragsdurchführung 
geschlossenen Einzelverträge. 
I.1.3  Nachdem  die  Durchführung  des  Vertrages  verlangt  wurde  ode  nach  Beginn 
der  Vertragslaufzeit,  führt  der  Auftragnehmer  die  Dienstleistungen  nach 
Maßgabe sämtlicher Vertragsbestimmungen durch. 
I.1.4  Der  Auftragnehmer  erwirbt  mit  diesem  Vertrag  kein  ausschließliches  Recht, 
die in Anhang I genannten Dienstleistungen für die Agentur zu erbringen. Der 
Auftragnehmer  wurde  als  [erster][zweiter][dritter]  Auftragnehmer  eines 
Mehrfach-Rahmenvertrags mit Kaskadensystem ausgewählt. 
 
 
ARTIKEL I.2 - LAUFZEIT 
 
I.2.1  Der  Vertrag  tritt  am  Tag  seiner  Unterzeichnung  durch  die  letzte  Partei  in 
Kraft. 
I.2.2  Auf keinen Fall darf die Vertragserfüllung beginnen, bevor der Vertrag in Kraft 
ist.  Desgleichen  darf  die  Leistungserbringung  keinesfalls  vor  dem  Tag 
beginnen, an dem der Einzelvertrag wirksam wird. 
I.2.3  Der  Vertrag  ist  auf  12  Monate  ab  seinem  Inkrafttreten  befristet.  Dieser 
Zeitraum  und  alle  anderen,  im  Vertrag  genannten  Zeiträume,  sind,  soweit 
nicht anders angegeben, in Kalendertagen ausgedrückt. 
I.2.4  Die  Einzelverträge  sind  vor  Ablauf  des  Vertrages,  auf  den  sie  sich  beziehen, 
unterschrieben zurückzusenden. 
 
Der  Vertrag  findet  auf  diese  Einzelverträge  auch  nach  Ende  der  Laufzeit, 
jedoch maximal 10 Monate lang,  Anwendung. 
I.2.5  Der Vertrag wird automatisch bis zu drei Mal unter den gleichen Bedingungen 
verlängert,  es  sei  denn  eine  der  Vertragsparteien  übermittelt  der  anderen 
Vertragspartei  drei  Monate  vor  Ablauf  des  Vertrags  schriftlich  eine  anders 
lautende  Entscheidung.  Die  Verlängerung  bedeutet  nicht,  dass  bestehende 
Verpflichtungen geändert oder zurückgestellt werden. 
 
 
 
ARTIKEL I.3 –PREISE 
 
I.3.1  Die Preise für die Dienstleistungen sind die in Anhang II genannten Preise. 
I.3.2  Die Preise werden in EUR festgesetzt. 
I.3.3  Die  Preise  sind  Festpreise  und  können  im  ersten  Jahr  der  Vertragserfüllung 
nicht geändert werden. 
Ab  dem  zweiten  Jahr  der  Vertragserfüllung  und  in  jedem  Folgejahr  können 
80 %  eines  jeden  Preises  auf  Antrag  einer  der  Vertragsparteien  nach  oben 
oder unten angepasst werden; der Antrag muss per Einschreiben spätestens 
 
45 

drei  Monate  vor  dem  Jahrestag  der  Vertragsunterzeichnung  bei  der  anderen 
Vertragspartei eingehen. Die Agentur erwirbt die Leistungen zu den am Tage 
der  Unterzeichnung  des  Auftrags  bzw.  des  Einzelvertrags  geltenden  Preisen. 
Diese Preise sind Festpreise. 
 
Bei  dieser  Anpassung  wird  die  Entwicklung  des  harmonisierten 
Verbraucherpreisindex (HVPI) zugrunde gelegt, wobei die Erstveröffentlichung 
des  Index  durch  [das  Amt  für  Veröffentlichungen  der  Europäischen  Union  in 
der 
monatlichen 
Eurostat-Publikation 
„Daten 
kurz 
gefasst“ 
http://www.ec.europa.eu/eurostat/ maßgebend ist. 
 
Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel: 
Ir
 
Pr = Po (0,2+0,8 

Io
Dabei sind: 
Pr  =  angepasster Preis; 
Po  =  Preis im ursprünglichen Angebot; 
Io  =  Index des Monats,  in den  die Frist für die Einreichung der Angebote 
fiel; 
Ir  =  Index  des  Monats,in  dem  das  Schreiben  mit  dem  Antrag  auf 
Preisänderung eingegangen ist. 
 
Eine Preisanpassung erfolgt ausschließlich aufgrund der obigen Formel und 
entsprechendem Index.  
 
I.3.4 – VERTRAGSUMFANG 
Für den Vertrag gilt ein Höchstbetrag von [Betrag in Zahlen] ([Betrag in 
Worten:]
) EUR für die maximale Gesamtlaufzeit des Vertrages.   
 
 
ARTIKEL I.4 – AUSFÜHRUNG DES VERTRAGS 

 
I.4.1 Die Ausführung des Vertrages erfolgt gemäß Anhang I. 
 
I.4.2 Ein Einzelvertrag der Agentur muss vom Auftragnehmer datiert und 
unterzeichnet zurückgesandt werden und bei der Agentur binnen sieben 
Werktagen nach dem Tag eingehen, an dem der Einzelvertrag dem 
Auftragnehmer von der Agentur übermittelt wurde. Die Frist für die 
Durchführung des Auftrags läuft ab dem Tag, an dem der Auftragnehmer den 
Einzelvertrag unterzeichnet, sofern im Einzelvertrag kein anderes Datum 
angegeben ist. 
 
 
ARTIKEL I.5 – ZAHLUNGSFRISTEN
 
Die  Zahlungen  aufgrund  des  Vertrags  erfolgen  insbesondere  nach  Maßgabe  von 
diesem  Artikel  (inklusive  Anhang  I)  und  Artikel  II.5.  Die  Zahlungen  erfolgen  nur, 
wenn  der  Auftragnehmer  zum  Zeitpunkt  der  Vorlage  der  Rechnung  sämtliche 
vertraglichen Verpflichtungen erfüllt hat. Zahlungsaufforderungen sind nicht zulässig, 
wenn  für frühere  Zeiträume  fällige  Zahlungen  für  Einzelverträge  wegen  Nicht-  oder 
Schlechterfüllung ausgeblieben sind.  
  Anträgen auf Zahlungen ist Folgendes beizufügen: 
 
  die Aufschlüsselung der gelieferten und angebotenen Dienstleistungen, wie in 
Anhang I spezifiziert; 
 
46 

  die  detailierten  Rechnungen,  auf  denen  die  Nummer  des  Vertrags  und  des  
Einzelvertrags angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind. 
 
Binnen 30 Tagen nach Eingang der betreffenden Rechnung(en) erfolgt die Zahlung 
in Höhe der betreffenden Rechnungsbeträge
 
Artikel II.4 und II.7 sind nicht anwendbar. 
 
 
ARTIKEL I.6 - BANKKONTO 
 
Die Zahlungen erfolgen auf folgendes Euro-Konto des Auftragnehmers: 
 
Name der Bank: […] 
Anschrift der kontoführenden Zweigstelle: [...] 
Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: [...] 
Vollständige Kontonummer (einschließlich der Bankkodes): [...] 
IBAN-Code des Kontos: […] 
BIC/SWIFT-Codes des Kontos: […] 
 
 
 
ARTIKEL I. 7 - ALLGEMEINE VERWALTUNGSBESTIMMUNGEN 
 
Jede Mitteilung im Zusammenhang mit dem Vertrag und seiner Durchführung hat zu 
ihrer  Wirksamkeit  schriftlich  und  unter  Angabe  der  Nummer  des  Vertrags  und  des  
Einzelvertrags zu erfolgen. Im Regelfall gilt ein Schreiben als zu dem Zeitpunkt bei 
der  Agentur  eingegangen,  zu  dem  die  unten  angegebene  zuständige  Stelle  dieses 
Schreiben registriert hat. Mitteilungen sind an folgende Anschrift zu richten: 
 
Europäische Agentur für Flugsicherheit: 
 
[Name] 
[Position] 
European Aviation Safety Agency 
[Directorate] 
Postfach 10 12 53 
D-50452 Köln, Germany 
 
Auftragnehmer: 
 
Herr/Frau [] 
[Funktion] 
[Firmenname] 
[Vollständige Anschrift] 
 
ARTIKEL I.8 - ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND 
 
I.8.1  
Dieser  Vertrag  unterliegt  dem  europäischen  Unionsrecht,  das  gegebenenfalls 
durch das materielle Recht von Deutschland ergänzt wird. 
I.8.2  Für  alle  Streitigkeiten  zwischen  den  Parteien  über  die  Auslegung  oder 
Anwendung des Vertrags, die nicht gütlich beigelegt werden können, sind die 
Gerichte von Köln zuständig. 
 
 
 
 
47 

ARTIKEL I.9 – DATENSCHUTZ 
 
Alle im Vertrag enthaltenen, damit zusammenhängenden oder die Vertragserfüllung 
betreffenden  personenbezogenen  Daten  werden  gemäß  der  Verordnung  (EG)  Nr. 
45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum 
Schutz  natürlicher  Personen  bei  der  Verarbeitung  personenbezogener  Daten  durch 
die  Organe  und  Einrichtungen  der  Gemeinschaft  und  zum  freien  Datenverkehr 
bearbeitet.  Die  Bearbeitung  dieser  Daten  erfolgt  einzig  und  allein  zum  Zweck  der 
Erfüllung,  der  Verwaltung  und  der  Überwachung  des  Vertrags.  Die  Daten  können 
jedoch an die Einrichtungen übermittelt werden, die in Anwendung des europäischen 
Unionsrechts  mit  einer  Überwachungs-  oder  Prüfungsaufgabe  betraut  sind.  Der 
Auftragnehmer  hat  Zugang  zu  seinen  persönlichen  Daten  und  hat  das  Recht,  die 
Berichtigung  unrichtiger  oder  unvollständiger  Daten  zu  fordern.  Fragen  in 
Zusammenhang mit der Bearbeitung der personenbezogenen Daten sind an [für die 
Verarbeitung  verantwortliche  Stelle]  zu  richten.  Der  Auftragnehmer  kann  sich 
jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. 
Erfordert die Erfüllung des Vertrags die Verarbeitung personenbezogener Daten, darf 
der Auftragnehmer nur auf Weisung des für die Verarbeitung der Daten Zuständigen 
handeln,  insbesondere  was  den  Zweck  der  Verarbeitung,  die  Kategorien  der  zu 
verarbeitenden  Daten,  die  Empfänger  der  Daten  und  die  Möglichkeiten  der 
betreffenden Person, ihre Rechte auszuüben, anbelangt. 
Die  Daten  sind  vertraulich  im  Sinne  der  Verordnung  (EG)  Nr. 45/2001  des 
Europäischen  Parlaments  und  des  Rates  zum  Schutz  natürlicher  Personen  bei  der 
Verarbeitung  personenbezogener  Daten  durch  die  Organe  und  Einrichtungen  der 
Gemeinschaft  und  zum  freien  Datenverkehr.  Der  Auftragnehmer  gestattet  nur  dem 
zur  Erfüllung,  zur  Verwaltung  oder  zur  Überwachung  des  Vertrags  unbedingt 
erforderlichen Personal Zugriff auf die Daten. 
Angesichts  der  inhärenten  Risiken  der  Verarbeitung  und  der  Art  der  betreffenden 
personenbezogenen Daten verpflichtet sich der Auftragnehmer, geeignete technische 
und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu treffen, um: 
a)  zu verhindern, dass Unbefugte Zugang zu Datenverarbeitungssystemen erhalten, 
mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, und um insbesondere zu 
verhindern, 
aa) dass  Datenträger  unbefugt  gelesen,  kopiert,  verändert  oder  entfernt werden 
können; 
ab) dass  eine  unbefugte  Eingabe  in  den  Speicher  sowie  eine  unbefugte 
Weitergabe, Veränderung oder Löschung gespeicherter personenbezogener Daten 
stattfindet; 
ac) dass  Datenverarbeitungssysteme  mit  Hilfe  von  Einrichtungen  zur 
Datenübertragung von Unbefugten benutzt werden können; 
b)  zu  gewährleisten,  dass  die  zur  Benutzung  eines  Datenverarbeitungssystems 
Berechtigten  ausschließlich  auf  die  ihrer  Zugriffsberechtigung  unterliegenden 
personenbezogenen Daten zugreifen können; 
c)  zu  erfassen,  welche  personenbezogenen  Daten  zu  welcher  Zeit  an  wen 
übermittelt worden sind; 
d)  zu  gewährleisten,  dass  personenbezogene  Daten,  die  im  Auftrag  Dritter 
verarbeitet  werden,  nur  entsprechend  den  Weisungen  des  auftraggebenden 
Organs oder der auftraggebenden Einrichtung verarbeitet werden können; 
e)  sicherzustellen,  dass  während  der  Übertragung  personenbezogener  Daten  sowie 
beim Transport von Datenträgern die Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert oder 
gelöscht werden können; 
f)  seine  Organisationsstruktur  in  einer  Weise  zu  gestalten,  die  den  Anforderungen 
des Datenschutzes gerecht wird. 
 
 
 
 
48 

ARTIKEL I.10 – KÜNDIGUNG DURCH EINE VERTRAGSPARTEI 
 
Jede  Vertragspartei  kann  den  Vertrag  unter  Einhaltung  einer  Kündigungsfrist  von 
neun  Monaten  ohne  Schadenersatzpflicht  schriftlich  kündigen.  Kündigt  die  Agentur 
den Vertrag, hat der Auftragnehmer lediglich Anspruch auf eine anteilige Vergütung 
entsprechend den vor dem Kündigungsdatum bestellten und erbrachten Leistungen. 
Bei  Erhalt  des  Kündigungsschreibens  trifft  der  Auftragnehmer  alle  erforderlichen 
Maßnahmen,  um  die  Ausgaben  möglichst  gering  zu  halten,  Schäden  zu  vermeiden 
und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu annullieren oder deren Umfang 
zu reduzieren. Er erstellt binnen 60 Tagen nach dem Wirksamwerden der Kündigung 
die in den Besonderen Bestimmungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die 
bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen. 
 
 
ARTIKEL I.11 
 
Artikel  II.1.9  versteht  sich  unbeschadet  der  im  Punkt  2.2.13  der 
Ausschreibungsbedingungen 
(Anhang 

dieses 
Vertrages) 
vorgesehenen 
Malusregelungen.  
 
 
ARTIKEL I.12 – VERTRAGSSTRAFE  

 
Die Vertragsstrafe gemäß Artikel II.16 ist auf den Gesamtbetrag des entsprechenden 
Einzelvertrags mit 0,2% je Kalendertag zu berechnen und ist auf den Gesamtbetrag 
eines solchen Einzelvertrags begrenzt, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.  
 
 
  
II - ALLGEMEINE BEDINGUNGEN 
 
 
 
ARTIKEL II.1 - VERTRAGSERFÜLLUNG 

 
II.1.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Vertrag fachgerecht auszuführen. Der 
Auftragnehmer allein haftet für die Einhaltung der ihm insbesondere aufgrund 
arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Bestimmungen obliegenden rechtlichen 
Verpflichtungen. 
 
II.1.2 Der  Auftragnehmer  beschafft  die  Genehmigungen,  die  nach  den  am 
Erfüllungsort  geltenden  Rechtsvorschriften  für  die  Vertragserfüllung 
erforderlich sind. 
 
II.1.3
 Unbeschadet  Artikel  II.3  betrifft  jede  Bezugnahme  auf  das  Personal  des 
Auftragnehmers  in  diesem  Vertrag  ausschließlich  das  von  diesem  zur 
Vertragserfüllung eingesetzte Personal. 
 
II.1.4 Der  Auftragnehmer  setzt  zur  Vertragserfüllung  Personal  ein,  das  die 
erforderlichen  Qualifikationen  und  Erfahrungen  für  die  Ausführung  des  ihm 
zugewiesenen Auftrags besitzt. 
 
II.1.5 Der  Auftragnehmer  darf  die  Agentur  weder  vertreten  noch  durch  sein 
Auftreten den Anschein erwecken, dies sei der Fall. Der Auftragnehmer stellt 
Dritten  gegenüber  klar,  dass  er  nicht  dem  Europäischen  Öffentlichen  Dienst 
angehört. 
 
 
49 

II.1.6 Der  Auftragnehmer  haftet  für  das  zur  Auftragsausführung  eingesetzte 
Personal. 
 
Der  Auftragnehmer  regelt  das  Beschäftigungs-  oder  Dienstverhältnis  zu 
seinen Mitarbeitern wie folgt: 
 
 
Das  Personal,  das  die  vom  Auftragnehmer  geforderten  Leistungen 
ausführt,  darf  keine  unmittelbaren  Weisungen  von  der  Agentur 
entgegennehmen. 
 
 
Die  Agentur  wird  in  keinem  Fall  als  Arbeitgeber  des  Personals 
betrachtet;  das  Personal  verpflichtet  sich,  aus  der  vertraglichen 
Beziehung  zwischen  Agentur  und  Auftragnehmer  keinerlei  Rechte 
gegenüber der Agentur abzuleiten. 
 
II.1.7 Bei  Störungen  oder  Zwischenfällen  infolge  von  Handlungen  eines  in  den 
Räumlichkeiten  der  Agentur  arbeitenden  Mitarbeiters  des  Auftragnehmers, 
oder  wenn  die  fachliche  Befähigung  eines  Mitarbeiters  des  Auftragnehmers 
nicht  dem  aufgrund  des  Vertrags  erforderlichen  Profil  entspricht,  ersetzt  der 
Auftragnehmer  den  betreffenden  Mitarbeiter  unverzüglich.  Die  Agentur  kann 
mit  entsprechender  Begründung  den  Ersatz  eines  Mitarbeiters  des 
Auftragnehmers  verlangen.  Das  Ersatzpersonal  muss  über  die  erforderlichen 
Qualifikationen verfügen und in der Lage sein, den Vertrag unter den gleichen 
Bedingungen zu erfüllen. Der Auftragnehmer haftet für jede Verzögerung bei 
der  Vertragserfüllung,  die  sich  daraus  ergibt,  dass  ein  Mitarbeiter  nach 
Maßgabe dieses Artikels ersetzt wird. 
 
II.1.8 Wird 
die 
Vertragserfüllung 
mittelbar 
oder 
unmittelbar 
durch 
unvorhergesehene Ereignisse, Handlungen oder Unterlassungen teilweise oder 
vollständig behindert, so hat der Auftragnehmer dies umgehend und von sich 
aus festzustellen und der Agentur schriftlich zu melden. In der Meldung ist die 
Ursache zu beschreiben und anzugeben, wann sie eingetreten ist. Außerdem 
ist  mitzuteilen,  welche  Abhilfemaßnahmen  der  Auftragnehmer  ergriffen  hat, 
um seinen vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen. Der Auftragnehmer 
bemüht  sich  vorrangig  um  die  Beseitigung  der  Ursache  und  nicht  um  die 
Klärung der Haftungsfrage. 
 
II.1.9.Erfüllt  der  Auftragnehmer  seine  vertraglichen  Verpflichtungen  nicht  nach 
Maßgabe  des  Vertrags,  kann  die  Agentur  -  unbeschadet  ihres  Rechts,  den 
Vertrag  zu  kündigen  -  im  Verhältnis  zum  entstandenen  Schaden  Zahlungen 
kürzen  oder  ausgezahlte  Beträge  einziehen.  Außerdem  kann  die  Agentur 
finanzielle Sanktionen oder Vertragsstrafen gemäß Artikel II.16 verhängen. 
 
ARTIKEL II. 2 – HAFTUNG 
 
II.2.1 Die  Agentur  kann  nicht  für  Schäden  haftbar  gemacht  werden,  die  dem 
Auftragnehmer  bei  der  Vertragserfüllung  entstehen,  es  sei  denn,  diese 
Schäden  sind  auf  ein  vorsätzlich  regelwidriges  oder  grob  fahrlässiges 
Verhalten der Agentur zurückzuführen. 
 
II.2.2 Der  Auftragnehmer  haftet  für  alle  von  ihm  bei  der  Vertragserfüllung, 
einschließlich im Rahmen der Erteilung von Aufträgen an Dritte gemäß Artikel 
II.13,  mittelbar  oder  unmittelbar  verursachten  Verluste  und  Schäden.  Die 
Agentur kann nicht für Handlungen oder Unterlassungen des Auftragnehmers 
bei der Vertragserfüllung haftbar gemacht werden. 
 
 
50 

II.2.3 Im  Falle  einer  Klage,  der  Geltendmachung  einer  Forderung  oder  eines 
Verfahrens  durch  einen  Dritten  gegen  die  Agentur  infolge  eines  durch  den 
Auftragnehmer  bei  der  Vertragserfüllung  verursachten  Schadens  verpflichtet 
sich dieser zum Schadenersatz. 
 
II.2.4 Erhebt  ein  Dritter  im  Zusammenhang  mit  der  Vertragserfüllung  Klage  gegen 
die  Agentur,  leistet  der  Auftragnehmer  der  Agentur  Beistand.  Die  dem 
Auftragnehmer dadurch entstehenden Kosten können der Agentur angelastet 
werden. 
 
II.2.5 Der Auftragnehmer schließt die nach dem maßgeblichen Recht erforderlichen 
Versicherungen  zur  Deckung  von  Risiken  und  Schäden  bei  der 
Vertragserfüllung  ab.  Er  schließt  eine  angemessene,  den  Gepflogenheiten  in 
seinem  Wirtschaftszweig  entsprechende  Zusatzversicherung  ab.  Die  Agentur 
erhält auf Wunsch eine Kopie der jeweiligen Versicherungspolicen. 
 
 
 
 
ARTIKEL II.3 - INTERESSENKONFLIKT 

 
II.3.1 Der  Auftragnehmer  trifft  alle  nötigen  Vorkehrungen,  um  eine  Situation  zu 
vermeiden,  die  eine  unparteiische  und  objektive  Vertragserfüllung 
beeinträchtigen  könnte.  Ein  derartiger  Interessenkonflikt  kann  sich 
insbesondere  aus  einem  wirtschaftlichen  Interesse,  politischer  Affinität  oder 
nationalen  Bindungen,  familiären  oder  freundschaftlichen  Beziehungen  sowie 
sonstigen  Interessengemeinschaften  ergeben.  Entstehen  im  Zuge  der 
Vertragserfüllung Interessenkonflikte, so sind diese der Agentur unverzüglich 
schriftlich  mitzuteilen.  Der  Auftragnehmer  trifft  umgehend  alle  nötigen 
Vorkehrungen, um diese Interessenkonflikte zu beenden. 
 
 
Die  Agentur  behält  sich  vor,  die  in  diesem  Zusammenhang  getroffenen 
Maßnahmen des Auftragnehmers auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen und 
erforderlichenfalls  zusätzliche  Maßnahmen  zu  verlangen,  für  deren 
Durchführung sie eine Frist setzt. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass 
Mitarbeiter und Geschäftsleitung nicht in eine Situation geraten, die zu einem 
Interessenkonflikt  führen  könnte.  Unbeschadet  Artikel  II.1  ersetzt  der 
Auftragnehmer umgehend und auf eigene Kosten alle Mitarbeiter, die sich in 
einer solchen Situation befinden. 
 
II.3.2 Der  Auftragnehmer  unterhält  keine  Beziehungen,  die  seine  Unabhängigkeit 
beeinträchtigen könnten. 
 
II.3.3 Der Auftragnehmer erklärt, dass 
 
er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft 
nicht  machen  wird,  mit  denen  ein  Vorteil  versprochen,  angeboten  oder 
gewährt wird; 
 
er  weder  mittelbar  noch  unmittelbar  als  Anreiz  oder  Entgelt  für  die 
Vergabe des Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine 
Sachleistung gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen 
hat, die - unmittelbar oder mittelbar - als rechtswidriges Verhalten oder 
Bestechung  bzw.  Bestechlichkeit  anzusehen  sind,  und  dies  in  Zukunft 
auch nicht tun wird. 
 
II.3.4 Der Auftragnehmer gibt schriftlich alle einschlägigen Verpflichtungen an seine 
Mitarbeiter,  die  Geschäftsleitung  sowie  die  an  der  Vertragserfüllung 
 
51 

beteiligten Dritten weiter.  Er übermittelt der Agentur auf ihren Wunsch eine 
Kopie der Weisungen und eingegangenen Verpflichtungen. 
 
 
ARTIKEL II. 4 – FAKTURIERUNG UND ZAHLUNGEN 
 
II.4.1
  Vorfinanzierung: 
Ist  in  Artikel  I.5.  Absatz  1  eine  Sicherheitsleistung  vorgesehen,  leistet  der 
Auftragnehmer  zur  Deckung  der  vertraglich  vorgesehenen  Vorfinanzierung 
eine  von  einer  Bank  oder  einem  zugelassenen  Finanzinstitut  (dem  Bürgen) 
gestellte  Sicherheit  in  Höhe  des  in  dem  vorgenannten  Artikel  angegebenen 
Betrags.  Diese  Sicherheit  kann  auch  in  Form  einer  selbstschuldnerischen 
Bürgschaft eines Dritten gestellt werden. 
Das betreffende Bank- oder Finanzinstitut zahlt auf Antrag der Agentur einen 
Betrag  in  Höhe  der  Zahlungen  an  den  Auftragnehmer,  für  die  dieser  noch 
keine Leistungen erbracht hat. 
Die Bank oder das Finanzinstitut leistet die Sicherheit auf erste Anforderung 
und  verlangt  von  der  Agentur  keine  Vorausklage  gegen  den  Hauptschuldner 
(den Auftragnehmer). 
In der Bürgschaftserklärung ist festzulegen, dass sie spätestens ab dem Tag 
gilt,  an  dem  der  Auftragnehmer  die  Vorfinanzierung  erhält.  Die  Agentur 
befreit  den  Bürgen  von  seinen  Verpflichtungen,  sobald  der  Auftragnehmer 
nachweist,  dass  er  die  der  Vorfinanzierung  entsprechenden  Leistungen 
erbracht hat. Die Sicherheit wird einbehalten, bis die Vorfinanzierung mit den 
Zwischenzahlungen  oder  dem  Restbetrag  verrechnet  worden  ist.  Sie  wird  in 
dem  darauf  folgenden  Monat  freigegeben.  Die  Kosten  für  diese 
Sicherheitsleistung gehen zu Lasten des Auftragnehmers. 
 
 
II.4.2 Zwischenzahlungen: 
Nach  Ablauf  der  Fristen  in  Anhang  I  übermittelt  der  Auftragnehmer  der 
Agentur  einen  Zahlungsantrag,  dem  er  nach  Maßgabe  der  Besonderen 
Bedingungen folgende Unterlagen beifügt: 
  einen entsprechend den Anweisungen in Anhang I erstellten Zwischenbericht 
über die technische Durchführung; 
  die Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des Einzelvertrags 
angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind; 
  eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7. 
 
Ist die Vorlage dieses Berichts eine Zahlungsvoraussetzung, steht der Agentur 
die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist zu, um 
 
den  Bericht  zu  billigen,  wobei  sie  gegebenenfalls  Bemerkungen  bzw. 
Vorbehalte  anbringen  oder  diese  Frist  aussetzen  und  zusätzliche 
Informationen anfordern kann, oder 
 
den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen. 
Äußert  sich  die  Agentur  binnen  dieser  Frist  nicht,  so  gilt  der  Bericht  als 
gebilligt. Mit der Billigung des dem Zahlungsantrag beigefügten Berichts wird 
weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Authentizität, Vollständigkeit und 
Korrektheit der darin enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt. 
Verlangt die Agentur einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten 
Bericht  ablehnt,  ist  der  neue  Bericht  ihr  innerhalb  der  in  den  Besonderen 
Bedingungen  genannten  Frist  zu  übermitteln.  Die  oben  genannten 
Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung. 
 
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II.4.3 Zahlung des Restbetrags: 
 
Binnen  sechzig  Tagen  nach  Abschluss  der  im  Einzelvertrag  aufgeführten 
Leistungen übermittelt der Auftragnehmer der Agentur einen Zahlungsantrag, 
dem er - nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen - folgende Unterlagen 
beifügt: 
 
  ein  Schlussbericht,  der  entsprechend  den  Anweisungen  in  Anhang  I  erstellt 
wird; 
  die Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des Einzelvertrags 
angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind; 
  eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7. 
Ist die Vorlage dieses Berichts eine Zahlungsvoraussetzung, steht der Agentur 
die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist zu, um 
  den  Bericht  zu  billigen,  wobei  sie  gegebenenfalls  Bemerkungen  bzw. 
Vorbehalte  anbringen  oder  diese  Frist  aussetzen  und  zusätzliche  Informationen 
anfordern kann, oder 
  den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen. 
Äußert  sich  die  Agentur  binnen  dieser  Frist  nicht,  so  gilt  der  Bericht  als 
gebilligt. Mit der Billigung des dem Zahlungsantrag beigefügten Berichts wird 
weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Authentizität, Vollständigkeit und 
Korrektheit der darin enthalten Erklärungen und Informationen bestätigt. 
Verlangt die Agentur einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten 
Bericht  ablehnt,  ist  der  neue  Bericht  ihr  innerhalb  der  in  den  Besonderen 
Bedingungen  genannten  Frist  zu  übermitteln.  Die  oben  genannten 
Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung. 
 
 
ARTIKEL II. 5 – ZAHLUNGEN – ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN 
 
II.5.1 Eine  Zahlung  gilt  an  dem  Tag  als  geleistet,  an  dem  das  Bankkonto  der 
Agentur belastet wird. 
 
II.5.2 Die Zahlungsfristen in Artikel I.5 können von der Agentur jederzeit ausgesetzt 
werden,  sofern  sie  dem  Auftragnehmer  mitteilt,  dass  sie  seinem 
Zahlungsantrag  nicht  stattgeben  kann,  weil  die  Zahlung  nicht  fällig  oder  der 
Antrag nicht ordnungsgemäß mit den nötigen Belegen versehen ist. Bezweifelt 
die  Agentur  die  Erstattungsfähigkeit  der  im  Zahlungsantrag  angegebenen 
Ausgaben,  kann  sie  die  Zahlungsfrist  aussetzen,  um  weitere  Überprüfungen, 
einschließlich Kontrollen vor Ort, vorzunehmen und sich vor der Zahlung von 
der Erstattungsfähigkeit der Ausgaben zu überzeugen. 
 
Die Agentur benachrichtigt den Auftragnehmer davon und gibt die Gründe für 
die  Aussetzung  an;  dies  erfolgt  durch  Einschreiben  mit  Rückschein  oder  auf 
gleichwertige  Art.  Die  Aussetzung  ist  ab  dem  Tag  wirksam,  an  dem  die 
Kommission diese Mitteilung absendet. Die in  Artikel I.5 genannte Frist läuft 
weiter, sobald die Aussetzung aufgehoben ist. 
II.5.3 Bei verspäteter Zahlung hat der Auftragnehmer Anspruch auf Verzugszinsen, 
falls  die  berechneten  Verzugszinsen  den  Betrag  von  200  EUR  überschreiten. 
Sollten  die  Zinsen  den  Betrag  von  200  EUR  nicht  überschreiten,  darf  der 
Auftragnehmer  innerhalb  von  zwei  Monaten  nach  Eingang  der  Zahlung 
Verzugszinsen fordern. Die Verzugszinsen werden berechnet zu dem von der 
Europäischen  Zentralbank  für  ihre  jüngsten  Hauptrefinanzierungsgeschäfte 
 
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zugrunde  gelegten  und  am  ersten  Kalendertag  des  Fälligkeitsdatums 
geltenden  Zinssatz,  der  im  Amtsblatt  der  Europäischen  Union,  Reihe C, 
veröffentlicht  wird  („Referenzzinssatz“),  zuzüglich  sieben  Prozentpunkten 
(„Marge“).  Dieser  Zinssatz  wird  im  Amtsblatt  der  Europäischen  Union, 
Reihe C,  veröffentlicht.  Der  Zinsbetrag  wird  berechnet  für  den  Zeitraum 
zwischen dem Tag, an dem die Zahlungsfrist abläuft, und dem Tag, an dem 
die  Zahlung  erfolgt.  Die  Aussetzung  der  Zahlung  durch  die  Kommission  gilt 
nicht als Zahlungsverzug. 
 
 
ARTIKEL II. 6 – EINZIEHUNG 

 
II.6.1 Wurde  dem  Auftragnehmer  mehr  ausgezahlt  als    vorgesehen,  oder  ist  eine 
Einziehung  nach  Maßgabe  des  Vertrags  gerechtfertigt,  erstattet  der 
Auftragnehmer  die  betreffenden  Beträge  in  Euro  entsprechend  den  von  der 
Agentur  festgelegten  Modalitäten  und  Fristen,  nachdem  er  eine  Lastschrift 
erhalten hat. 
II.6.2 Kommt der Empfänger der Zahlungsaufforderung bis zu dem darin genannten 
Datum  nicht  nach,  berechnet  die  Agentur  Verzugszinsen  unter  Anwendung 
des  in  Artikel  II.5  Absatz.3  vorgesehenen  Zinssatzes.  Der  Zinsbetrag  wird 
berechnet für den Zeitraum zwischen dem Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist 
und dem Tag, an dem der geschuldete Betrag vollständig gezahlt wird. 
 
II.6.3 Kommt  der  Auftragnehmer  der  Zahlungsaufforderung  bis  zu  dem  darin 
genannten  Datum  nicht  nach,  kann  die  Agentur  einredefreie,  auf  einen 
Geldbetrag  lautende  und  fällige  Summen  nach  Unterrichtung  des 
Auftragnehmers  durch  Aufrechnung  mit  seinen  Forderungen  ihr  gegenüber 
einziehen, wenn diese gleichfalls einredefrei sind, auf einen Geldbetrag lauten 
und  fällig  sind.  Wurde  eine  Sicherheit  geleistet,  kann  die  Agentur  auch  die 
Sicherheit einbehalten. 
 
 
ARTIKEL II. 7 – ERSTATTUNGEN –  
 
II.7.1 Soweit dies in den Besonderen Bedingungen oder in Anhang I vorgesehen ist, 
erstattet  die  Agentur die  Ausgaben,  die  in  direktem  Zusammenhang  mit  der 
Ausführung  der  Leistungen  gemäß  Artikel  I.1  stehen,  sofern  sie  durch 
Originalbelege, 
einschließlich 
Quittungen 
und 
benutzte 
Fahrkarten 
nachgewiesen sind. 
 
II.7.2 Etwaige  Reise-  und  Aufenthaltskosten  werden  -  für  die  Reisekosten  auf  der 
Grundlage der kürzesten Fahrstrecke - erstattet. 
 
II.7.3 Reisekosten werden wie folgt erstattet: 
 
a)  Flugreisen  werden  erstattet  bis  zu  dem  am  Tag  der  Reservierung 
geltenden Höchstpreis für den Flug in der Touristenklasse, 
 
b)  Schiffsreisen  und  Eisenbahnfahrten  werden  erstattet  bis  zum 
Höchstpreis für eine Reise erster Klasse, 
 
c)  Fahrten mit dem PKW werden erstattet zum Preis für einen Fahrausweis 
für die Eisenbahnfahrt erster Klasse für dieselbe Strecke am selben Tag, 
 
 
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d)  Reisen  an  einen  Ort  außerhalb  der  Union  werden  nach  Maßgabe  der 
allgemeinen Bedingungen dieses Artikels nur mit vorheriger schriftlicher 
Zustimmung der Agentur erstattet. 
 
II.7.4 Aufenthaltskosten  werden  auf  der  Grundlage  eines  Tagegeldes  wie  folgt 
erstattet: 
 
a)  Für Reisen über eine Entfernung von bis zu 200 km (Hin- und Rückfahrt) 
wird kein Tagegeld gezahlt, 
 
b)  Tagegeld  wird  ausschließlich  auf  Vorlage  eines  Nachweises  gezahlt,  in 
dem  die  Anwesenheit  der  betreffenden  Person  am  Bestimmungsort 
bestätigt wird, 
 
c)  Mit dem Tagegeld werden pauschal alle Aufenthaltskosten einschließlich 
Unterbringung,  Mahlzeiten,  Beförderung  vor  Ort,  Versicherungen  und 
Spesen als abgegolten, 
 
d)  Das  Tagegeld  wird,  sofern  es  vorgesehen  ist,  zu  dem  in  Artikel  I.3 
angegebenen Satz gezahlt. 
 
II.7.5 Die Kosten für die Beförderung von Ausrüstungen und Gepäckstücken werden 
nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Agentur erstattet. 
 
 
ARTIKEL II.8 - EIGENTUMSRECHTE AN DEN ERGEBNISSEN - GEISTIGES UND 
GEWERBLICHES EIGENTUM 
 
Mit  Ausnahme  bereits  bestehender  Rechte  sind  sämtliche  Ergebnisse  und  Rechte, 
einschließlich der Rechte am geistigen und gewerblichen Eigentum, die im Zuge der 
Vertragserfüllung  erzielt  bzw.  erworben  werden,  Eigentum  der  Gemeinschaft,  die 
über  die  Verwendung  und  Veröffentlichung  sowie  die  Abtretung  an  Dritte  ohne 
geografische oder sonstige Einschränkung entscheiden kann. 
 
 
ARTIKEL II. 9 – VERSCHWIEGENHEITSPFLICHT 
 
II.9.1 Der  Auftragnehmer  verpflichtet  sich,  Informationen  oder  Unterlagen  im 
Zusammenhang  mit  der  Vertragserfüllung  streng  vertraulich  zu  behandeln 
und  weder  auf  sonstige  Art  zu  verwenden  noch  an  Dritte  weiterzugeben. 
Diese Verpflichtung besteht auch nach Abschluss der Leistungen fort. 
 
II.9.2 Die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung des Auftragnehmers verpflichten sich 
ihm gegenüber, dass sie über sämtliche Informationen, von denen sie bei der 
Ausführung  der  Leistungen  direkt  oder  indirekt  Kenntnis  erhalten, 
Stillschweigen  bewahren  und  keine  Unterlagen  oder  sonstige,  nicht  für  die 
Öffentlichkeit  bestimmte  Informationen  an  Dritte  weitergeben  oder  zu  ihrem 
eigenen Vorteil bzw. zum Vorteil Dritter verwenden, und zwar auch nicht nach 
Abschluss der Leistungen. 
 
 
ARTIKEL  II.10  -  NUTZUNG,  VERBREITUNG  UND  VERÖFFENTLICHUNG  VON 

INFORMATIONEN 
 
II.10.1 
Der  Auftragnehmer  erlaubt  es  der  Agentur,  alle  im  Vertrag  enthaltenen 
Informationen oder mit diesem in Zusammenhang stehenden Informationen, 
insbesondere  die  Identität  des  Auftragnehmers,  Gegenstand  und  Laufzeit 
 
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des Vertrags, ihren Finanzierungsbeitrag sowie die Berichte, zu nutzen und 
in  den  Medien,  in  sonstigen  Informationsquellen  und  zu  Zwecken  gleich 
welcher 
Art 
zu 
verbreiten 
und 
zu 
veröffentlichen. 
Im 
Falle 
personenbezogener Daten findet Artikel I.9 Anwendung. 
 
II.10.2 Die Agentur ist nicht verpflichtet,  die  in  Erfüllung  des Vertrags vorgelegten 
Unterlagen oder Informationen zu verbreiten oder zu veröffentlichen, es sei 
denn die Besonderen Bedingungen sehen etwas anderes vor. Entscheidet sie 
sich  gegen  eine  Veröffentlichung,  kann  der  Auftragnehmer  die  Unterlagen 
oder  Informationen  nur  dann  anderweitig  veröffentlichen  lassen,  wenn  die 
Agentur dem schriftlich zugestimmt hat. 
 
II.10.3 Jede 
Verbreitung 
oder 
Veröffentlichung 
von 
Informationen 
im 
Zusammenhang mit dem Vertrag durch den Auftragnehmer ist zuvor von der 
Agentur  schriftlich  zu  genehmigen;  in  den  Informationen  ist  der  von  der 
Gemeinschaft  gezahlte  Betrag  zu  nennen.  Anzugeben  ist  zudem,  dass  die 
darin 
geäußerten 
Auffassungen 
ausschließlich 
die 
Meinung 
des 
Auftragnehmers  und  nicht  einen  offiziellen  Standpunkt  der  Agentur 
wiedergeben. 
 
II.10.4. 
Der  Auftragnehmer  darf  Informationen,  von  denen  er  im  Zuge  der 
Vertragserfüllung  Kenntnis  erhält,  zu  anderen  Zwecken  als  der 
Vertragserfüllung  nur  verwenden,  wenn  die  Agentur  dem  schriftlich 
zugestimmt hat. 
 
 
ARTIKEL II. 11 – STEUERLICHE BESTIMMUNGEN 
 
II.11.1 Der  Auftragnehmer  trägt  die  alleinige  Verantwortung  dafür,  dass  die 
anwendbaren nationalen Steuervorschriften beachtet werden. Jeder Verstoß 
hat die Ungültigkeit der vorgelegten Rechnungen zur Folge. 
 
II.11.2 Dem  Auftragnehmer  ist  bekannt,  dass  die  Agentur  gemäß  Artikel  3  und  4 
des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union in 
der  Regel  von  allen  Zöllen,  Steuern  und  Abgaben  und  damit  auch  von  der 
Umsatzsteuer befreit ist. 
 
II.11.3. 
Der  Auftragnehmer  unternimmt  alle  behördlichen  Schritte,  um 
sicherzustellen, dass die zur Vertragserfüllung benötigten Gegenstände und 
Dienstleistungen  von  allen  Steuern  und  Abgaben,  einschließlich  der 
Umsatzsteuer, befreit sind. 
 
II.11.4. 
In  den  Rechnungen  des  Auftragnehmers  sind  der  umsatzsteuerliche 
Ort der Leistung sowie - gesondert - die Beträge mit Umsatzsteuer und die 
Beträge ohne Umsatzsteuer anzugeben. 
 
 
ARTIKEL II. 12 – HÖHERE GEWALT
 
 
II.12.1. 
Unter  höherer  Gewalt  sind  unvorhersehbare  und  außergewöhnliche, 
trotz  der  gebotenen  Sorgfalt  unabwendbare  Situationen  oder  Ereignisse  zu 
verstehen, die unabhängig vom Willen der Vertragsparteien eintreten, nicht 
auf  einem  Fehler  oder  einer  Fahrlässigkeit  einer  Partei  oder  eines 
Unterauftragnehmers  beruhen  und  die  andere  Partei  daran  hindern,  eine 
Pflicht  aus  dem  Vertrag  zu  erfüllen.  Fehler  an  Material  oder 
Ausrüstungsgegenständen  sowie  Verzögerungen  bei  der  Bereitstellung, 
Arbeitsstreitigkeiten,  Streiks  oder  finanzielle  Schwierigkeiten  können  nur 
 
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dann  als  höhere  Gewalt  geltend  gemacht  werden,  wenn  sie  unmittelbar 
Folge eines anerkannten Falls höherer Gewalt sind. 
 
II.12.2 Sieht sich eine der Parteien mit höherer Gewalt konfrontiert, so unterrichtet 
sie  unbeschadet  von  Artikel  II.1.8  die  andere  Partei  unverzüglich  durch 
Einschreiben  mit  Rückschein  oder  ein  gleichwertiges  Schreiben,  wobei  sie 
Art,  voraussichtliche  Dauer  und  vorhersehbare  Folgen  des  betreffenden 
Ereignisses angibt. 
 
II.12.3 Es  wird  keiner  Partei  als  Verstoß  gegen  die  Pflichten  aus  dem  Vertrag 
ausgelegt,  wenn  sie  durch  höhere  Gewalt  an  der  Erfüllung  dieser  Pflichten 
gehindert  ist.  Kann  der  Auftragnehmer  infolge  höherer  Gewalt  seine 
vertraglichen  Pflichten  nicht  erfüllen,  so  hat  er  Anspruch  auf  Bezahlung 
lediglich der tatsächlich erbrachten Leistungen. 
 
II.12.4 Die Parteien ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um etwaige Schäden 
möglichst gering zu halten. 
 
 
ARTIKEL II. 13 – UNTERAUFTRÄGE 
 
II.13.1 Der  Auftragnehmer  darf  Unteraufträge  nicht  ohne  vorherige  schriftliche 
Zustimmung der Agentur vergeben und auch nicht den Vertrag de facto von 
einem Dritten ausführen lassen. 
 
II.13.2 Die Zustimmung der Agentur zur Vergabe von Unteraufträgen entbindet den 
Auftragnehmer  nicht  von  seinen  vertraglichen  Pflichten  ihr  gegenüber.  Er 
haftet allein für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags. 
 
II.13.3 Der  Auftragnehmer  trägt  dafür  Sorge,  dass  die  Unterauftragsvergabe  nicht 
die  Rechte  und  Garantien  berührt,  die  der  Agentur  aus  dem  Vertrag, 
insbesondere Artikel II.17 entstehen. 
 
 
ARTIKEL II. 14 – ABTRETUNG 
 
II.14.1 Der  Vertrag  oder  Teile  davon  und  die  sich  daraus  ergebenden  Rechte  und 
Pflichten dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Agentur an 
Dritte abgetreten werden. 
 
II.14.2 Erfolgt  die  Abtretung  ohne  die  Zustimmung  gemäß  Absatz  1  oder  unter 
Missachtung  einer  erteilten  Zustimmung,  ist  sie  gegenüber  der  Agentur 
unwirksam. 
 
 
ARTIKEL II.15 - KÜNDIGUNG DURCH DIE AGENTUR 

 
II.15.1 Die  Agentur  kann  den  Vertrag,  einen  noch  nicht  erledigten  Auftrag  oder 
einen Einzelvertrag  in folgenden Fällen kündigen: 
 
a) 
wenn  der  Auftragnehmer  sich  im  Insolvenzverfahren,  im  gerichtlichen 
Vergleichsverfahren  oder  in  Liquidation  befindet,  seine  gewerbliche  Tätigkeit 
eingestellt  hat  oder  sich  aufgrund  eines  in  den  einzelstaatlichen 
Rechtsvorschriften  vorgesehenen  gleichartigen  Verfahrens  in  einer 
entsprechenden Lage befindet; 
 
 
57 

b) 
wenn 
der 
Auftragnehmer 
seiner 
Pflicht 
zur 
Entrichtung 
von 
Sozialversicherungsbeiträgen,  Steuern  oder  sonstigen  Abgaben  nach  den 
Rechtsvorschriften  des  Landes  seiner  Niederlassung,  des  Landes  des 
öffentlichen  Auftraggebers  oder  des  Landes  der  Vertragserfüllung  nicht 
nachgekommen ist; 
 
c) 
wenn die Agentur den Auftragnehmer oder jede verbundene Einrichtung oder 
Person einer beruflichen Verfehlung verdächtigt oder Beweise dafür hat;  
 
d) 
wenn die Agentur den Auftragnehmer oder jede verbundene Einrichtung oder 
Person des Betrugs, der Korruption oder der Beteiligung an einer kriminellen 
Organisation  oder  einer  anderen  rechtswidrigen  Tätigkeit  zum  Nachteil  der 
finanziellen Interessen der Union verdächtigt oder Beweise dafür hat; 
 
e) 
wenn die Agentur den Auftragnehmer oder jede verbundene Einrichtung oder 
Person  des  Begehens  wesentlicher  Fehler  oder  Unregelmäßigkeiten  oder  des 
Betrugs  während  des  Vergabeverfahrens  oder  der  Vertragserfüllung 
verdächtigt oder Beweise dafür hat; 
 
f) 
wenn  der  Auftragnehmer  seinen  Verpflichtungen  aus  Artikel  II.3  nicht 
nachgekommen ist; 
 
g) 
wenn der Auftragnehmer in Bezug auf die von der Agentur für die Teilnahme 
an  der  Ausschreibung  verlangten  Auskünfte  falsche  Angaben  oder  keine 
Angaben gemacht hat; 
 
h) 
wenn  durch  rechtliche,  finanzielle,  technische  oder  organisatorische 
Änderungen  beim  Auftragnehmer  nach  Ansicht  der  Agentur  die 
Vertragserfüllung substanziell beeinträchtigt zu werden droht; 
 
i) 
wenn  die  Erledigung  eines  erteilten  Auftrags  oder  eines  Einzelvertrags  nicht 
tatsächlich  binnen  fünfzehn  Tagen  nach  dem  dafür  vorgesehenen  Datum 
begonnen wurde und das vom Auftragnehmer gegebenenfalls vorgeschlagene 
neue Datum von der Agentur nicht akzeptiert wird; 
 
j) 
wenn  dem  Auftragnehmer  aus  einem  von  ihm  selbst  zu  vertretenden  Grund 
eine der zur Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen versagt wird; 
 
k) 
wenn  der  Auftragnehmer  seine  vertraglichen  Pflichten  fortgesetzt  in 
schwerwiegender  Weise  verletzt,  obwohl  er  mit  förmlichem  Schreiben  über 
den  ihm  vorgeworfenen  Tatbestand  unterrichtet  und  ihm  zur  Behebung  des 
betreffenden Problems eine ab dem Erhalt der förmlichen Mitteilung laufende 
angemessene Frist eingeräumt wurde; 
 
l) 
wenn  aufgrund  der  Beendigung  des  Vertragsverhältnisses  mit  einem  oder 
mehreren  Auftragnehmern  kein  Mindestmaß  an  Wettbewerb  innerhalb  des 
Mehrfach-Rahmenvertrags 
mit 
erneutem 
Aufruf 
zum 
Wettbewerb 
gewährleistet ist. 
 
II.15.2 Im  Fall  höherer  Gewalt,  der  gemäß  Artikel  II.12  mitgeteilt  wird,  kann  jede 
Partei  den  Vertrag  kündigen,  wenn  die  Vertragserfüllung  nicht  für  einen 
Zeitraum garantiert werden kann, der mindestens ein Fünftel des in Artikel 
I.2 Absatz 3 ausmacht. 
 
II.15.3 Vor  einer  Kündigung  gemäß  den  Buchstaben  c,  d,  e,  h  oder  k  erhält  der 
Auftragnehmer die Gelegenheit zur Stellungnahme. 
 
 
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Die  Kündigung  wird  wirksam  an  dem  Tag,  an  dem  der  Auftragnehmer  das 
Kündigungsschreiben  per  Einschreiben  mit  Rückschein  erhält,  bzw.  an  dem 
Tag, der im Kündigungsschreiben angegeben ist. 
 
II.15.4 Wirkungen der Kündigung: 
Kündigt die Agentur den Vertrag oder einen noch nicht erledigten 
Einzelvertrag nach Maßgabe dieses Artikels, verzichtet der Auftragnehmer 
unbeschadet aller anderen Maßnahmen, die in diesem Vertrag vorgesehen 
sind, auf jegliche Forderung wegen daraus entstandenen Schadens, 
einschließlich entgangenen Gewinns wegen nicht abgeschlossener Arbeiten. 
Bei Erhalt des Kündigungsschreibens trifft der Auftragnehmer alle 
erforderlichen Maßnahmen, um die Ausgaben möglichst gering zu halten, 
Schäden zu vermeiden und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu 
annullieren oder deren Umfang zu reduzieren. Er erstellt binnen 60 Tagen 
nach dem Wirksamwerden der Kündigung die in den Besonderen 
Bestimmungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis zum 
Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen. 
 
Die Agentur kann für erlittenen Schaden Schadenersatz fordern und die im 
Rahmen  des  Vertrags  bereits  an  den  Auftragnehmer  gezahlten  Beträge 
wieder einfordern. 
 
Nach der Kündigung kann die Agentur einen anderen Auftragnehmer damit 
beauftragen, die Dienstleistungen zu erbringen oder zu Ende zu führen. Sie 
kann, unbeschadet aller sonstigen Rechte und Ansprüche, die ihr aus diesem 
Vertrag  erwachsen,  vom  Auftragnehmer  die  Übernahme  aller  zusätzlichen 
dadurch entstehenden Kosten verlangen. 
 
 
ARTIKEL II. 16 – VERTRAGSSTRAFEN 
 
Unbeschadet  der  tatsächlichen  oder  potenziellen  Haftung  des  Auftragnehmers 
aufgrund  des  Vertrags  sowie  des  Kündigungsrechts  der  Agentur  zahlt  der 
Auftragnehmer  bei  Nichterfüllung  seiner  vertraglichen  Pflichten  bis  zu  dem  im 
Vertrag festgelegten Zeitpunkt eine Vertragsstrafe, die sich  ab diesem Zeitpunkt je 
Kalendertag  auf  0,2  %  des  Werts  des  betreffenden  Auftrags  beläuft.  Der 
Auftragnehmer  kann  binnen  dreißig  Tagen  nach  dem  Tag,  an  dem  ihm  dieser 
Beschluss  per  Einschreiben  mit  Rückschein  oder  auf  gleichwertige  Art  mitgeteilt 
wurde,  Stellung  nehmen.  Äußert  sich  der  Auftragnehmer  nicht  binnen  dieser  Frist 
oder nimmt die Agentur ihren Beschluss nicht binnen dreißig Tagen nach Erhalt der 
Stellungnahme  zurück,  ist  die  Vertragsstrafe  vollstreckbar.  Die  Vertragsstrafe  wird 
nicht  verhängt,  wenn  vorgesehen  ist,  dass  im  Falle  einer  Verzögerung  der 
Leistungserbringung  Zinsen  zu  zahlen  sind.    Die  Agentur  und  der  Auftragnehmer 
anerkennen,  dass  gemäß  diesem  Artikel  zu  zahlende  Beträge  Vertragsstrafen  und 
keine  finanziellen  Sanktionen  sind  und  einen  angemessenen  Schadenersatz  für  die 
Verluste  darstellen,  die  erfahrungsgemäß  aus  einer  solchen  Vertragsverletzung 
erwachsen können. 
 
 
ARTIKEL II. 17 – KONTROLLEN UND PRÜFUNGEN 
 
II.17.1 Der  Rechnungshof  ist  befugt,  gemäß  Artikel  142  der  Haushaltsordnung  für 
den  Gesamthaushaltsplan  der  Europäischen  Gemeinschaften  von  der 
Unterzeichnung  des  Vertrags  an  bis  zu  fünf  Jahren  nach  Zahlung  des 
Restbetrags  für  die  letzterbrachte  vertragliche  Leistung  die  Unterlagen  im 
 
59 

Besitz  der  natürlichen  oder  juristischen  Personen,  die  Mittel  aus  dem 
Haushalt der Europäischen Gemeinschaften erhalten, zu prüfen. 
 
II.17.2 Die  Agentur  oder  eine  externe  Einrichtung  ihrer  Wahl  haben  von  der 
Unterzeichnung  des  Vertrags  an  bis  zu  fünf  Jahren  nach  Zahlung  des 
Restbetrags  für  den  letzterbrachte  vertragliche  Leistung  in  Bezug  auf 
Kontrollen  und  Prüfungen  der  Einhaltung  der  Vertragsbestimmungen  die 
gleichen Rechte wie der Europäische Rechnungshof. 
 
II.17.3
 Das  Europäische  Amt  für  Betrugsbekämpfung  kann  zudem  gemäß  der 
Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Parlaments und des Rates und 
der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Rates von der Unterzeichnung des 
Vertrags  an  bis  zu  fünf  Jahren  nach  Zahlung  des  Restbetrags  für  die 
letzterbrachte  vertragliche  Leistung  Kontrollen  vor  Ort  und  Überprüfungen 
vornehmen. 
 
 
ARTIKEL II. 18 – VERTRAGSÄNDERUNGEN 
 
Zur Änderung des Vertrags bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den 
Vertragsparteien.  Mündliche  Absprachen  sind  für  die  Parteien  nicht  bindend.  
Einzelverträge können nicht als Vertragsänderungen gelten. 
 
 
ARTIKEL II.19 - AUSSETZUNG DES VERTRAGS 
 
Die Agentur kann unbeschadet ihres Kündigungsrechts jederzeit die Ausführung des 
Vertrags, noch nicht erledigter Einzelverträge oder Teile davon aussetzen. Die 
Aussetzung ist wirksam ab dem Tag, an dem dem Auftragnehmer der Beschluss per 
Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art mitgeteilt wird, bzw. an dem 
Tag, der im Mitteilungsschreiben angegeben ist. Die Agentur kann den 
Auftragnehmer jederzeit auffordern, die ausgesetzte Auftragsausführung wieder 
aufzunehmen. Der Auftragnehmer hat im Falle der Aussetzung des Vertrags, der 
Einzelverträge oder eines Teils davon keinen Anspruch auf Schadenersatz. 
 
 
UNTERSCHRIFTEN 
 
 
Für den Auftragnehmer: 
Für die Agentur: 
[Firmenname/Vorname/Name/Funktion] 
[Vorname/Name/Funktion] 
 
 
 
 
Unterschrift(en):_____________________  Unterschrift(en):__________________ 
 
 
[Ort], den [Datum] 
Köln, den [Datum] 
 
In dreifacher Ausfertigung in deutscher Sprache. 
 
 

 
 
 
60 

 
 
 
61 

ANHANG III. a DES VERTRAGES 
 
EINZELVERTRAG Nr. [
zur Durchführung des Rahmenvertrags Nr. ... 
 
 
Die  Europäische  Agentur  für  Flugsicherheit  ("die  Agentur"),  die  zur  Unterzeichnung 
dieses Vertrags vertreten wird durch [Name, Vorname und Funktion] 
 
einerseits, 
 
 
und 
 
[vollständige Bezeichnung] 
[Rechtsform] 
[Nummer der Eintragung in das Berufsregister] 
[vollständige Anschrift] 
[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer] 
 
("der  Auftragnehmer"),  [der  zur  Unterzeichnung  des  Vertrags  vertreten  wird  durch 
[Name, Vorname und Funktion]
 
andererseits, 
 
 
haben folgendes beschlossen: 
 
 
ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND 
 
I.1.1  Dieser  Einzelvertrag  wird  nach  Maßgabe  des  Rahmenvertrags  Nr.  […] 
geschlossen,  den  Agentur  und  Auftragnehmer  am  […]  unterzeichnet  haben 
[und der am […] verlängert wurde]. 
I.1.2  Gegenstand des Vertrags ist [Kurzbeschreibung ].  
I.1.3  Der  Auftragnehmer  verpflichtet  sich,  zu  den 
Bedingungen  des 
Rahmenvertrags,  des  Einzelvertrags  und  der  dazugehörigen  Anhänge,  die 
Bestandteil  dieses  Vertrages  sind,  folgende  Aufgaben  durchzuführen:  [,  die 
Aufgaben durchzuführen, die in Anhang […] im einzelnen bezeichnet sind.

 
 
ARTIKEL I.2. - LAUFZEIT 
 
I.2.1  Der  Einzelvertrag  tritt  am  [Tag  seiner  Unterzeichnung  durch  die  letzte 
Partei][Angabe  des  Datums,  wenn  beide  Parteien  bereits  unterzeichnet 
haben
] in Kraft. 
I.2.2  Die  Auftragsausführung  darf  [Tage/Monate]  nicht  überschreiten.  Die 
Leistungserbringung 
beginnt 
am 
[Datum 
des 
Inkrafttretens 
des 
Einzelvertrags]  oder  am  […].  Die  Verlängerung  des  Zeitraums  der 
Auftragsausführung  bedarf  der  schriftlichen  Zustimmung  der  Parteien  und 
erfolgt, bevor dieser Zeitraum abgelaufen ist. 
 
 
 
 
62 

ARTIKEL I.3: PREISE 
 
I.3.1  Der von der Agentur gemäß diesem Einzelvertrag gezahlte Betrag beläuft sich 
auf insgesamt [Angabe des Betrags in Zahlen und in Worten] EUR. 
 
I.3.2  Zuzüglich  zum  Preis  [können  keine  weiteren  Kosten  als  erstattungsfähig 
geltend  gemacht  werden]  [werden  Kosten  bis  zu  einem  Betrag  von  …  EUR 
nach Maßgabe des Rahmenvertrags erstattet].
 
 
 
ARTKEL I.4: ANHANG [ANHÄNGE] 
 
Annex A - XXX 
 
 
 
UNTERSCHRIFTEN 
 
Für den Auftragnehmer: 
Für die Agentur: 
[Firmenname/Vorname/Name/Funktion] 
[Vorname/Name/Funktion] 
 
 
 
 
Unterschrift(en):_____________________  Unterschrift(en):__________________ 
 
 
[Ort], den [Datum] 
[Köln], den [Datum] 
 
In dreifacher Ausfertigung in [deutscher] Sprache. 
 
 
 
 
63 

ANHANG III. b DES VERTRAGES 
 
AUFTRAGSSCHEIN  NR. [
gemäß Rahmenvertrag Nr. […] vom […]  
 
Europäische Agentur für Flugsicherheit 
Herr/Frau [...] 
Finance and Business Directorate 
[Funktion] 
Postfach 10 12 53 
[Firmenname] 
D-Köln, Deutschland  
[Vollständige Anschrift] 
 
Die Europäische Agentur für Flugsicherheit ist hinsichtlich ihrer finanziellen 
Beteiligung an diesem Auftragsschein gemäß Artikel 3 und 4 des Protokolls über 
die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union von sämtlichen Steuern 
und Abgaben, insbesondere der Umsatzsteuer, befreit.  
 
Beschreibung der Leistungen 
Anzahl 
Preis 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESAMTPREIS 
 
 
[Pauschalpreis ohne erstattungsfähige Kosten]  
[Die Auftragsausführung darf [...] nicht  Weitere Einzelheiten 
überschreiten.] 
 
 
[Die  Auftragsausführung  beginnt  am 
[Tag 

der 
Unterzeichnung 
dieses   
Auftragsscheins 
durch 
den 
Auftragnehmer] [Datum einfügen] 
 
 
 
Die Annahme dieses Auftrags beinhaltet den Verzicht auf andere Verkaufs- und 
Leistungsbedingungen. 
 
Für die Agentur: 
Für den Auftragnehmer: 
[Vorname/Name/Funktion] 
[Firmenname/Vorname/Name/Funktion] 
 
 
Unterschrift(en):_________________  Unterschrift(en):_____________________ 
[Köln], den [Datum] 
[Ort], den [Datum] 
 
 
 
64 

Anhang II – [Muster] Finanzielles Angebot 
 
Tätigkeit 1 
Kosten, Mo. – Fr. bzw. 
Werktags 
08:00 – 18:00 Uhr 
 
 
Besetzen und Betreiben des Umzugs- und 
 
Hausmeisterdienstes mit 1 Vorarbeiter/-in   
wie beschrieben, täglich je 8 
 
Arbeitsstunden, per Stundensatz:  
    _____________€/Std. 
 
Tätigkeit 2 
Kosten, Mo. – Fr. bzw. 
Werktags 
08:00 – 18:00 Uhr 
Besetzen und Betreiben des 
 
Umzugsdienstes mit 2 Mitarbeiter/-innen 
 
oder einer zusätzlichen Arbeitskraft 
 
(Mitarbeiter) wie beschrieben, täglich je 8 
 
Arbeitsstunden, per Stundensatz pro 
_____________€/Std. 
Mitarbeiter:  
 
Tätigkeit 3 
 
Kosten für Zuschlag pro 
Stunde 
 
 
a) 
Zuschlag zum Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 1 für Arbeiten zwischen 
 
18.00 und 8.00 Uhr 
_____________€/Std. 
 
 
b) 
Zuschlag zum Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 1 für Arbeiten an Sonn- 
 
und Feiertagen zwischen 8.00 und 
 
18.00 Uhr 
_____________€/Std. 
 
 
c) 
Zuschlag zum Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 1 für Arbeiten an Sonn- 
 
und Feiertagen zwischen 18.00 und 
 
8.00 Uhr 
_____________€/Std. 
 
 
Tätigkeit 4 
Kosten für Zuschlag pro 
Stunde 
 
 
a) 
Zuschlag zum Stundensatz aus 
 
Tätigkeit  2 für Arbeiten zwischen 
________€/Std. 
18.00 und 8.00 Uhr 
 
 
 
b) 
Zuschlag zum Stundensatz aus 
 
Tätigkeit  2 für Arbeiten an Sonn- 
 
und Feiertagen zwischen 8.00 und 
________€/Std. 
18.00 Uhr 
 
 
 
c) 
Zuschlag zum Stundensatz aus 
 
Tätigkeit 2 für Arbeiten an Sonn- 
 
und Feiertagen zwischen 18.00 und 
________€/Std. 
8.00 Uhr 
 
 
65 

Tätigkeit 5 
Kosten pro Transport 
 
 
 

Transporte (siehe 2.2.3): 
 
 
 
5.1 
Transporte Gruppe A 
_________€/Transport 
bis 5 km  
 
 
 
 
_________€/Transport 
5.2 
Transporte Gruppe B 
 
bis 20 km 
 
 
_________€/Transport 
 
 
5.3 
Transporte Gruppe C 
 
bis 100 km 
 
 
_________€/Transport 
 
 
5.4 
Transporte Gruppe D 
 
bis 250 km 
 
Tätigkeit 6 
Kosten pro Monat 
(pauschal) 
 
Vom Auftragnehmer zu stellende 
 
Werkzeuge, Transportmittel, Steighilfen 
 
und Verpackungsmaterial interne Umzüge 
____________€/Monat 
(siehe 2.2.5) 
 
Tätigkeit 7 
Kosten pro Karton 
 
 
Umzugskartons bei jährlichem Verbrauch 
 
von max. 1000 Umzugskartons (siehe 
____________€/Karton 
2.2.5) 
 
 
 

  Die Preise sind in EURO anzugeben und schließen alle für die Durchführung des Auftrags erforderlichen 
Ausgaben ein. 
  Die obige Einteilung darf nicht weiter unterteilt werden.  
  Für jede Kategorie ist ein Preis anzugeben. 
  Kein Preis darf 0 (in Worten: null) betragen. 
  Die Preise sind für das erste Jahr der Auftragsausführung fest und unveränderlich. Ab dem Anfang des 
zweiten  Jahrs  der  Auftragsausführung  können  die  Preise  angepasst  werden.  Die  Anpassung  erfolgt 
ausschließlich nach Maßgabe des beigefügten Vertragsentwurfs (s. Art. I.3.3). 
  Alle  Preise  sind  ausschließlich  Zöllen,  Steuern  oder  sonstigen  Abgaben  (insbesondere  ausschließlich 
Mehrwertsteuer) anzubieten, da die EASA nach Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und 
Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften davon befreit ist. 
  Kosten, die bei der Erstellung und Einreichung der Angebote anfallen, werden vom Bieter getragen und 
nicht erstattet. 
 
 
 
 
 
________________________________________ 
Ort, Datum   
 
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des 
Bieters 
 
66 


 
Anhang III - LEBENSLAUF 
 
E U R O P E A N  
C U R R I C U L U M   V I T A E  
F O R M A T  
 
 
 
 
AUFTRAGNEHMERGABEN 
ZUR PERSON 
 
Nachname(n)/Vorname(n)    [Nachname(n) Vorname(n)] 
Addresse(n) 
  [Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Staat] 
Telefon 
   
Fax 
   
E-mail 
   
 
Staatsangehörigkeit 
   
 
Geburtsdatum 
   
 
 
BERUFSERFAHRUNG 

 
  Zeitraum 
   [Mit der am kürzesten zurückliegenden Berufserfahrung 
beginnen und für jeden relevanten Arbeitsplatz separate 
Eintragungen vornehmen.] 

  Name und Adresse des     
Arbeitgebers 
  Tätigkeitsbereich oder 
   
Branche 
  Beruf oder Funktion 
   
 
  Wichtigste Tätigkeiten 
   
und Zuständigkeiten 
 
 
SCHUL- UND 
BERUFSBILDUNG 
 
  Zeitraum 
  [Mit  der  am  kürzesten  zurückliegenden  Maßnahme 
beginnen  und  für  jeden  abgeschlossenen  Bildungs-  und 
Ausbildungsgang separate Eintragungen vornehmen.]
 
 
67 

  Name und Art der 
   
Bildungs- oder 
Ausbildungseinrichtung 
  Hauptfächer/berufliche     
Fähigkeiten 
  Bezeichnung der 
   
erworbenen 
Qualifikation 
  Stufe der nationalen 
  (Falls nicht relevant, bitte löschen. Siehe Anleitung) 
oder internationalen 
Klassifikation 
 
PERSÖNLICHE 
FÄHIGKEITEN UND 

KOMPETENZEN  
 
Muttersprache(n) 
  Muttersprache angeben (falls zutreffend, weitere 
Muttersprache(n) angeben, siehe Anleitung) 
 
Sonstige sprache(n) 
 
 
  [SPRACHE ] 
Lesen/Verstehen 
  [ Niveau: fleißend, gut, grundkenntnisse ] 
Schreiben 
  [ Niveau: fleißend, gut, grundkenntnisse ] 
Sprechen 
  [ Niveau: fleißend, gut, grundkenntnisse ] 
 
Soziale Fähigkeiten und    Diesen  Text  durch  eine  Beschreibung  der  einschlägigen 
Kompetenzen  
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben 
wurden.  Falls  nicht  relevant,  Rubrik  bitte  löschen  (siehe 

Anleitung) 
 
Organisatorische 
  Diesen  Text  durch  eine  Beschreibung  der  einschlägigen 
Fähigkeiten und 
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben 
Kompetenzen 
wurden.  Falls  nicht  relevant,  Rubrik  bitte  löschen  (siehe 
Anleitung) 

 
Technische Fähigkeiten,    Diesen  Text  durch  eine  Beschreibung  der  einschlägigen 
IKT-Kenntnisse und 
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben 
Kompetenzen 
wurden.  Falls  nicht  relevant,  Rubrik  bitte  löschen  (siehe 
Anleitung) 

 
Künstlerische 
  Diesen  Text  durch  eine  Beschreibung  der  einschlägigen 
Fähigkeiten und 
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben 
Kompetenzen 
wurden.  Falls  nicht  relevant,  Rubrik  bitte  löschen  (siehe 
Anleitung) 

 
Sonstige Fähigkeiten 
  Diesen  Text  durch  eine  Beschreibung  der  einschlägigen 
und Kompetenzen 
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben 
wurden.  Falls  nicht  relevant,  Rubrik  bitte  löschen  (siehe 
Anleitung) 

 
 
68 

Führerschein(e) 
  Hier  angeben,  ob  Sie  einen  Führerschein  besitzen  und 
wenn  ja,  für  welche  Fahrzeugklassen  dieser  gilt.  Falls 
nicht relevant, Rubrik bitte löschen (siehe Anleitung) 
 
Zusätzliche Angaben 
  Hier weitere Angaben machen, die relevant sein können, 
z.  B.  zu  Kontaktpersonen,  Referenzen  usw.  Falls  nicht 
relevant, Rubrik bitte löschen (siehe Anleitung) 

 
 
Anlagen 
  Gegebenenfalls  Anlagen  auflisten.  Falls  nicht  relevant, 
Rubrik bitte löschen (siehe Anleitung) 
 
 
 
 
69 

Anhang IV - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSSCHLUßKRITERIEN 
und ERKLÄRUNG NICHTVORLIEGEN EINES INTERESSENSKONFLIKTS 
 
Vom  Bieter  auszufüllen  und  zu  unterzeichnen  (im  Falle  von  Bietergemeinschaften  von  jedem 
Mitglied der Bietergemeinschaft). 
 
 
 
 
 

 
70 

EIDESSTATTLICHE ERKLÄRUNG: AUSSCHLUSSKRITERIEN 
 
 
Ich, ……………………….………… (Vorname) ……….………...….………….. (Name),  
erkläre hiermit [als gesetzlicher Vertreter des Bieters] * an Eides statt, dass, 
 
a)  der Bieter sich] [ich mich] nicht im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen 
Vergleichsverfahren [befindet] [befinde] oder [seine] [meine ] gewerbliche Tätigkeit 
eingestellt [hat] [habe] oder [er sich] [ich mich] nicht aufgrund eines in den 
einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen 
Verfahrens in einer vergleichbaren Lage [befindet] [befinde]; 
b)  der Bieter nicht] [ich nicht]* aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft 
worden [ist] [bin], welche [seine] [meine] berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen; 
c) 
der Bieter] [ich]* im Rahmen [seiner] [meiner]* beruflichen Tätigkeit keine schwere 
Verfehlung begangen [hat] [habe]; 
d)  der Bieter seiner] [ich meiner]* Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, 
Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes [seiner] [meiner] 
Niederlassung oder nach deutschem Recht stets nachgekommen [ist] [bin]; 
e)  der Bieter] [ich]* nicht rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer 
kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der 
Gemeinschaften gerichteten Handlung verurteilt worden [ist] [bin]. 
f) 
der Bieter] [ich]* gegenwärtig nicht von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion (Ausschluss 
für eine Höchstdauer von zehn Jahren von aus dem Haushalt der Europäischen 
Gemeinschaften finanzierten  Aufträgen) betroffen [ist] [bin], 
 
  entweder weil [er] [ich] im Zuge der Mitteilung der von einem öffentlichen Auftraggeber 
für die Teilnahme an einer anderen Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche 
Erklärungen abgegeben [hat] [habe] oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt [hat] 
[habe]; 
  oder weil im Zusammenhang mit einem anderen Vertrag eine schwere 
Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung [seiner] [meiner] vertraglichen Verpflichtungen 
festgestellt worden ist. 
 
 
 
Geschehen zu ……………………….. am………… – …....................– ……… 
 
 
Unterschrift……………………………………………………………… 
 
Name (in GROSSBUCHSTABEN) ……………………………………. 
Funktion ………………………………………………………………… 
 
 
Hinweis: 
 
Der  Bieter,  der  den  Zuschlag  erhalten  hat,  muss  innerhalb  von  15 Tagen  nach  der 
Mitteilung  des  Zuschlags  und  vor  Unterzeichnung  des  Vertrags  seine  oben  erwähnte 
Erklärung durch folgende Nachweise belegen
 
Zu  Punkt a),  b)  und  e)  ein  aktueller  Auszug  aus  dem  Strafregister  oder,  in 
Ermangelung  eines  solchen,  ein  gleichwertiges,  von  einer  zuständigen  Justiz-  oder 
                                                 

Nichtzutreffendes streichen 
 
71 

Verwaltungsbehörde  des  Ursprungs-  oder  Herkunftslandes  ausgestelltes  Dokument,  aus  dem 
hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. 
 
Zu  Punkt d)  eine  aktuelle  Bescheinigung,  ausgestellt  von  der  zuständigen 
Behörde des betreffenden Staates. 
Falls die oben genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann 
sie  durch  eine  eidesstattliche  oder  ehrenwörtliche  Erklärung  ersetzt  werden,  die  der 
betreffende Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder 
einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt
 
72 

EIDESSTATTLICHE ERKLÄRUNG: NICHTVORLIEGEN EINES INTERESSENSKONFLIKTS 
 
 
Ich , ……………………….………… (Vorname) ……….………...….…………………………..(Name), 
erkläre hiermit [als gesetzlicher Vertreter des Bieters]* an Eides statt, dass  
 
g)  [der Bieter sich nicht] [ich mich nicht] in einem Interessenkonflikt [befindet] [befinde], 
 
h)  [der Bieter] [ich] im Zuge der Mitteilung der vom Auftraggeber für die Teilnahme an dieser 
Ausschreibung verlangten Auskünfte keine falschen Erklärungen abgegeben [hat] [habe]*  
und alle verlangten Auskünfte erteilt [hat] [habe]. 
 
 
 
Geschehen zu ……………………………… am………… – ……………… – ……… 
 
 
Unterschrift ……………………………………………………………………………………………. 
 
Name (in GROSSBUCHSTABEN) …………………………………………………………………. 
Funktion ………………………………………………………………… 
 
 
73 

Anhang V – FORMULAR „RECHTSTRÄGER“ 
 
 

Kann  entsprechend  der  Staatsangehörigkeit  und  der  Rechtsform  des  Bieters  von  folgender 
Website heruntergeladen werden:  
 
 
 
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_de.cfm  
 
 
 
 
74 


Anhang VI – FORMULAR „FINANZANGABEN“ 
In case of consortia, only one Financial Identification Form for the whole consortium shall 
be submitted, nominating the bank account into which payments are to be made under the 

contract  (usually  the  account  of  the  consortium  leader)  in  the  event  that  the  respective 
tender is successful.
 
 

 
 
75 

Anhang VII – VOLLMACHTERKLÄRUNG: “STATEMENT OF AUTHORISED SIGNATORY” 
 
 
 
 
I, the undersigned ………………………………………. [name], …………..[title], being duly empowered 
to act as representative of ……………………………………….. [company’s full legal name] (as 
evidenced in [trade register/articles of association/by-laws, or equivalent]*, enclosed), hereby 
confirm that  
 
 
  ……………………………………….. [name], …………………..[title], is/are the authorised 
signatory/ies for ………………………………………………. [company’s full legal name]; and 
 
  ……………………………………….. [company’s full legal name], is the authorised signatory for the 
Consortium comprising ………………………………. [leader’s name] and 
…………………………………………………. [company’s full legal name] (as evidenced by the 
enclosed delegations/powers of attorney signed by all consortium members) 
 
 
for the purpose of signing, authorising and submitting any documents related to this tender 
referenced – EASA.2012.OP.12 – Umzugs- und Hausmeisterdienste für die 
Europäische Agentur für Flugsicherheit – and any contract as may result from this 
procedure. 
 
 
 
 
Date 
 
 
Signature 
 
 
 
Enclosures:  

trade register/articles of association/by-laws, or equivalent* 
 
 

delegations/powers of attorney signed by all consortium members* 
 
*(delete/fill in as appropriate)  
 
 
76 

Anhang VIII – ERKLÄRUNG: “STATEMENT OF ACCEPTANCE 4” 
<Letterhead of the Tenderer> 
[I, the undersigned ……………………………………, acting as duly authorised signatory on behalf 
of [full legal name of the company] [(leading and duly empowered to represent the consortium 
comprised of [names of partners to the consortium])] for the tender procedure 
[EASA.2012.OP.12 – Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur 
für Flugsicherheit 
]]*;  
[I, the undersigned ……………………………………, with passport number [XXX] issued in [state of 
issuance] and registered address at [XXX], acting in my own capacity as a private person, in 
relation to the tender submitted under tender procedure [EASA.2012.OP.12 – Umzugs- und 
Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit]]*; 
hereby solemnly declare and confirm [our/my]* unconditional and irrevocable acceptance of all 
the terms and conditions set out in the invitation to tender, in the tender specifications and in 
the draft  contract and, where appropriate, waiver of [the above-mentioned company’s/my]* 
own general or specific terms and conditions. This acceptance shall be fully binding on the 
tenderer as of submission of the tender and, in case of successful contract award, for the entire 
duration of the contract.  
I am aware that there is no possibility of negotiating the contract and, should the contract be 
awarded to [us/me]* I hereby undertake to duly sign it with the same terms and conditions and 
substantially in the form attached to the invitation to tender. 
I am also aware and agree that non-acceptance of terms and/or conditions as cited above may 
lead to the exclusion of [our/my]* tender for non-compliance with the tender conditions.  
In the  event  of  the  contract  being  awarded  to  [us/me]*,  [we/I]*  undertake  to  submit  without 
delay and certainly by no later than 15 days following notification of award and prior to 
the signature of the contract all the documents requested by the Agency in accordance with 
the tender specifications, including in particular: 
  consortium agreement (in case of a consortium); and 
  the following documentary proofs expected from the successful tenderer (and in case of a 
consortium from each of the partners to the consortium) to confirm the declaration on 
exclusion criteria: 
-  for  points  a),  b)  and  e)  from  the  list  of  exclusion  criteria  in  section  3.1  of  the  tender 
specifications a  recent  extract  from  the  judicial record  or,  failing  that,  an equivalent 
document recently issued by a judicial or administrative authority in the country of origin 
or provenance showing that the requirements are satisfied; and 
-  for point d) from the list of exclusion criteria in section 3.1 of the tender specifications a 
recent certificate issued by the competent authority of the State concerned; on the 
understanding that  where the extract/document or certificate referred to above is not 
issued  in  the  country  concerned,  it  may  be  replaced  by  a  sworn  or,  failing  that,  a 
solemn  statement  made  by  the  interested  party  before  a  judicial  or  administrative 
authority, a notary or a qualified professional body in his country of origin or provenance.  
 
 
______________________ 
Date and signature 
 
 
                                                 
4 Tenderers are reminded that any failure to later comply with their undertakings under this document or 
any delay caused by them in signing the contract could trigger penalties (Article 96 of Council Regulation 
(EC, Euratom) n° 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget 
of the European Communities (OJL 248, 16.09.2002, p.1)) 
* Delete as appropriate. 
 
77 

 
Anhang IX - Eigenerklärung zur Entlohnung der Mitarbeiter 
 
 
EASA.2012.OP.12 
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit 
 
 
Nachweis zu 3.2.3 - Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 
 
Eigenerklärung zur Entlohnung der Mitarbeiter 
 
Firma:  
 
Hiermit erklären wir, dass wir unsere Mitarbeiter nach den für uns gültigen 
gesetzlichen Vorschriften und zu dem gültigen Mindestlohn in den jeweils gültigen 
Fassungen entlohnen. 
 
 
 
 
 
___________ 
 
________________________________________ 
Ort, Datum 
 
 
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Bieters 
 
 
 
 
 

 
 
 
78 

Anhang X – FORMULAR ZUR ANGEBOTSEINREICHUNG 
 
EASA.2012.OP.12 
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur 
für Flugsicherheit 
 
Von diesem Formular sind ein unterzeichnetes Original und drei  Kopien 
einzureichen. 
 
1. EINGEREICHT von (Identität des Bieters) 
 
Namen  der  dieses  Angebot  einreichenden  Staatsang
Rechtsträger
 
e-
hörigkeit5 
 
Federführend
 
 
es Mitglied 
Mitglied 2 
 
 
usw. … 6 
 
 
 
2. KONTAKTPERSON für diese Ausschreibung (Anlaufstelle für die gesamte 
gegebenenfalls  erforderliche  Kommunikation  zwischen  der  EASA  und 
dem Bieter) 
Name 
 
Organisation 
 
Anschrift 
 
Telefon 
 
Fax 
 
E-Mail 
 
                                                 
5  Land, in dem der Rechtsträger eingetragen ist. 
6  Nach Bedarf zusätzliche Zeilen für Mitglieder der Bietergemeinschaft einfügen oder löschen. Beachten Sie bitte, dass 
Unterauftragnehmer NICHT als Mitglieder der Bietergemeinschaft gelten. Wird das Angebot von einem einzelnen 
Rechtsträger eingereicht, ist sein Name unter „Federführendes Mitglied“ einzutragen (und alle weiteren Zeilen sind zu 
löschen). 
 
 
79 

3. ERKLÄRUNG  
Ich,  der  Unterzeichnete,  erkläre  hiermit  als  Zeichnungsbevollmächtigter  des  oben 
genannten Bieters (und im Falle einer Bietergemeinschaft aller ihrer Mitglieder), dass 
wir  den  gesamten  Inhalt  der  Vergabevorschriften  zum  oben  bezeichneten 
Ausschreibungsverfahren geprüft haben und ihn ohne Vorbehalt oder Einschränkung 
akzeptieren. Unser Angebot besteht aus den folgenden Unterlagen: 
 
UMSCHLAG A - VERWALTUNGSANGABEN 
  Erklärung(en)  zu  den  Ausschlusskriterien  (aus  Anhang  IV
aller  unter  Ziffer 1  des  Formulars  für  die  Angebotseinreichung 
 
aufgeführten  Rechtsträger  (es  muss  sich  um  das  unterzeichnete 
Original handeln)
 
  Das 
Formular  „Rechtsträger“  (unter  Verwendung  des 
 
Musterformulars) und die darin geforderten Nachweise (s. Anhang 
V
 plus darin geforderte Unterlagen). 
  Das  Formular  „Finanzangaben“  (unter  Verwendung  des 
 
Musterformulars  aus  Anhang  VI)  zur  Bezeichnung  des 
Bankkontos, auf das die Zahlungen geleistet werden, wenn unser 
Angebot erfolgreich ist. 
 die unter Ziffer 3.2.1 und 3.2.2 geforderten Unterlagen zu 
den  Auswahlkriterien  „Rechtsfähigkeit“  (inklusive  der 
Vollmachtserklärung  „Statement  of  authorised  signatory“ 
 
aus  Anhang  VII)  und  „wirtschaftliche  und  finanzielle 
Leistungsfähigkeit“ (inkl. Anhang XII) 
  gegebenfalls der Vertrag der Bietergemeinschaft 
 
  Erklärung  „Nichtvorliegen  eines  Interessenkonflikts“  aus 
 
Anhang IV 
  Erklärung „Statement of Acceptance“ aus Anhang VIII 
 
  Anhang  XIV  –  Antrag  -  REQUEST  FOR  EASA  PREMISES  FLOOR 
PLANS 
 
 
 
80 

UMSCHLAG B – TECHNISCHES ANGEBOT 
Unterlagen zum Nachweis unserer technischen und beruflichen 

Leistungsfähigkeit (Ziffer 3.2.3 der Ausschreibungsbedingungen, 
 
inkl. Anhänge IIIIX und XIII). 
in einem gesonderten, versiegelten Umschlag einzureichen 
UMSCHLAG C – FINANZIELLES ANGEBOT, das in einem 
gesonderten, versiegelten Umschlag eingereicht wird. 

 
(Gem. Muster aus Anhang II
 
Dieses Angebot steht unter dem Vorbehalt, dass es innerhalb der unter Ziffer 1.7 der 
Vergabevorschriften genannten Bindefrist angenommen wird. 
 
Unterzeichnet im Namen des Bieters: 
 
Name 
 
Unterschrift 
 
Datum 
 
 
 
 
 
81 

Anhang XI: Grundsätzliche Aufgaben 
 
EASA.2012.OP.12 
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit 
 
Aufgaben Umzugs- und Hausmeisterdienste 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Zeitrahmen 
Weitere 
Aufgabe  
Inhalte 
mon
nach 
Ort 
Aktionen durch 
Ziel 
tägli
wöche
atlic
Beda
Teammitglieder 
ch  
ntlich 

rf 
Arbeitsdoku
Tagesbericht 
Übergabe 
mentation 
täglich an 
Übersicht über 

  
  
  
  
Ansprechpartner  ausgeführte 
EASA 
Arbeiten, Statistik 
  
Stundenzettel 
An 
Ansprechpartner 
  

  
  
  
EASA 
Zeitnahe 
übergeben 
Abrechnung 
Arbeitsbesp
Tagesbesprechun
Büro 
Ergebnisse der 
Optimierung der 
rechungen 
g  
Ansprechp
Besprechung 
Arbeitsabläufe 

  
  
  
artner 
notieren und 
und 
EASA 
umsetzen 
Kommunikation 
  
Wochenbesprech
Büro 
Ergebnisse der 
Optimierung der 
ung 
Ansprechp
Besprechung 
Arbeitsabläufe 
  

  
  
artner 
notieren und 
und 
EASA 
umsetzen 
Kommunikation 
  
Monatsbesprechu
Büro 
Ergebnisse der 
Optimierung der 
ng 
Ansprechp
Besprechung 
Arbeitsabläufe 
  
  

  
artner 
notieren und 
und 
EASA 
umsetzen 
Kommunikation 
  
Quartalsbesprech
Büro 
Ergebnisse der 
Optimierung der 
ungen 
Ansprechp
Besprechung 
Arbeitsabläufe 
  
  
  

artner 
notieren und 
und 
EASA 
umsetzen 
Kommunikation 
Servicerund
Auffüllen von 
Ständige 

Wasserspendern, 
Vorrat an 
Verfügbarkeit von 
ggf. desinfizieren, 
Alle Etagen  Ansprechpartner  ausreichend 
Prüftermin prüfen 
EASA melden 
Wasser für die 
für Bestellungen 
Nutzer, Hygiene 
  
Füllstand große 
Wenn voll, 
Ständige 
  

  
  
Standorte 
Papierschredder 
Behälter leeren, 
Verfügbarkeit der 
Schredder 
prüfen 
Verstopfungen 
Schredder durch 
alle Etagen 
beseitigen 
die Nutzer 
  
Füllstand 
Standorte 
Wenn voll, 
Papierentsorgung
Behälter 
Behälter 
sbehälter prüfen 
alle Etagen 
tauschen 
  
 
82 

  
Besprechungsräu
me checken, ggf. 
Rezeption 
Tische und Stühle 
informieren bei 
ausrichten, 
Verschmutzung
Sauberkeit und 
Besprechu
Technik auf 
en, fehlender 
und Ordnung in 
ngsräume 
Vollständigkeit 
oder 
den 
prüfen, fehlendes 
beschädigter 
Besprechungsräu
Flipchartpapier 
Technik oder 
men für die 
ersetzen 
Möbel 
Nutzer  
  
Papier auffüllen 
Ständige 
Verfügbarkeit von 
Alle Etagen 
ausreichend 
Papier für die 
  
Nutzer 
  
Pflasterbox in 
Ständige 
Küchen prüfen 
Verfügbarkeit von 
und auffüllen 
  
  
  
Alle Etagen 
ausreichend 
Pflastern für die 
  
Nutzer 
  
Vorhandensein 
nicht 
entflammbarer 
  
  
  
Alle Etagen 
Unterlagen in 
Küchen prüfen, 
Reduzierung der 
ggf. ersetzen 
  
Brandgefahr 
  
Papiershredder 
ölen nach 
  
  
  
  
Herstellerangabe
Funktionserhalt 

  
der Shredder 
Kabelmanag
Sortieren der 
Reduzierung der 
ement 
Verkabelungen in 
Unfallgefahr, 
Alle Büros 
Büros und 
effektive Nutz- 
und 
Besprechungsräu
  
  
  

und Verfügbarkeit 
Besprechu
me 
der Räume, 
ngsräume 
Sicherung des IT-
  
Equipments 
  
Verbrauchtes 
Ansprechpartner 
Material in 
EASA 
enstprechende 
rechtzeitig 
Liste eintragen 
  

  
  
  
informieren, 
und 
wenn 
Ansprechpartner 
Materialien zur 
EASA übergeben 
Neige gehen 
  
Umzüge 
Verteilen von 
Umzugskartons 
auf Anwesiung 
  
  
  

  
Ansprechpartner 
EASA 
  
  
  
Umsetzen von 
Möbeln, Akten 
und IT-Technik 
der Mitarbeiter 
  
  
  

  
innerhalb des 
Hauses 
entsprechend 
dem Umzugsplan 
  
  
 
83 

  
Reorganisation 
von Räumen 
(Büros, 
Kopierräume, 
  
  
  

  
Archive, 
Besprechungsräu
me, Lager) 
  
  
  
Barcodenummern 
umgesetzter 
Möbel in Liste mit 
Raummnummer 
Optimierung der 
notieren und Liste 
  

  
  
  
Arbeitsabläufe zur 
weitergeben an 
Sicherstellung 
Ansprechpartner 
des korrekten 
EASA 
Assetmanagemen
  
ts 
  
Erste-Hilfe-Kästen 
der Ersthelfer und 
grünes Kreuz am 
Türschild 
  
  
  

  
demontieren und 
Optimierung der 
neu installieren 
Gesundheit am 
  
Arbeitsplatz 
  
Hilfestellung bei 
ergonomischer 
Optimierung der 
Einstellung der 
  
  
  

  
Gesundheit am 
Stühle und Tische  
  
Arbeitsplatz 
Kontrollliste 
Kontrollliste 
Übersicht über 
Werk-zeuge,  aufstellen und 
vorhandene 
Materialien, 
führen 
Werkzeuge, 
Geräte und  
Transportmittel 
Transportmi
  
  

  
  
und Materialien, 
ttel von 
rechtzeitige 
EASA und 
Bestellung 
Auftragneh
fehlender 
mer 
  
Arbeitsmittel 
  
Kontrollliste 
Defekte und 
aktualisieren und 
fehlende Geräte 
Kopie an 
schriftlich 
Ansprechpartner 
melden, defekte 
EASA 
Geräte und 
Werkzeuge 
sofort aus dem 
Verkehr ziehen, 
auf Prüftermine 
  
  

  
  
zu prüfender 
Werkzeuge, 
Transportmittel 
Reduzierung der 
und Geräte (z. 
Unfallgefahr, 
B. BGV A3 für 
effektive Nutz- 
elektrische 
und Verfügbarkeit 
Geräte , Leitern, 
der Werkzeuge, 
Ameisen, etc.) 
Transportmittel 
hinweisen 
und Geräte 
 
84 

Installatione
Regale sicher 
n/Demontag
aufstellen und 
en 
befestigen (Wand, 
Boden), ggf. 
  
  

  
  
umfallen durch 
gegenseitiges 
Sicheres Arbeiten 
abstützen 
in Archiven und 
verhindern. 
  
Büros 
  
Flipcharts, 
Whiteboards, 
Lampen, Bilder, 
Modelle, 
  
  

  
  
Ausstattung der 
Fussstützen, 
Büros,  
Stühle, usw. 
Besprechungsräu
  
me und Archive 
Kleinreparat
Befestigen von 
uren 
Toilettensitzen, 
schließen von 
Fenstern, Blinds, 
Möbel, Montage 
Optimierung der 
  
  

  
  
von 
Gesundheit am 
Hygieneartikeln 
Arbeitsplatz, 
(Ersatz), 
ständige 
freimachen von 
Verfügbarkeit der 
Schreddern usw. 
  
Einrichtungen 
Büroschlüs
Sortieren und 
sel 
Türschlössern 
einma
  
  
  
  
und Räumen 
lig 
zuordnen 
  
  
Reparaturen  siehe 2.2., 2.2.1 
Reduzierung der 
Unfallgefahr, 
Optimierung der 
Gesundheit am 
  
  
  

  
Arbeitsplatz, 
ständige 
Verfügbarkeit der 
  
Einrichtungen 
Transporte 
siehe 2.2.3 
Ggf. begleiten 
des Transports 
  
  
  

  
zum ein- und 
ausladen am 
Ankunftsort 
  
 
85 

Anhang XII - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSWAHLKRITERIEN 
 
EASA.2012.OP.12 
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit 
 
 
Vom Bieter auszufüllen und zu unterzeichnen 
 
 
Nachweis zu 3.2.2 – Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit 
Eigenerklärung zur Betriebs-Haftpflichtversicherung 
 
 
 
 
 
 
 
Firma:  ___________________ 
 
 
 
 
 
 
 
Vor Zuschlagserteilung ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden  
 
 
 
 
 
 
 
Mindestdeckungssummen pro Schadensfall nachzuweisen: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Personenschäden 
 
 
 
 
 
Euro  5.000.000,-- 
 
 
 
Sachschäden   
 
 
 
 
 
Euro  5.000.000,-- 
 
 
 
Vermögensschäden/Datenschutzrisiko 
 
 
Euro  300.000,-- 
 
 
 
Obhut- und Bearbeitungsschäden   
 
 
Euro  300.000,-- 
 
 
 
Schlüsselverlustschäden 
 
 
 
 
Euro  30.000,-- 
 
 
 
 
[   ] 
Hiermit bestätigen wir, dass die aktuellen Versicherungen vorstehende 
Deckungssummen abdecken und wir während der Vertragslaufzeit vorstehenden 
Mindestversicherungsschutz erhalten. (Nachweis ist beigefügt.)   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[   ] Derzeit werden bei bestehender Versicherung die oben angegebenen 
Mindestdeckungssummen je Schadensart nicht bzw. nicht in voller Höhe erreicht. Bei 
Zuschlagserteilung  verpflichten wir uns, die entsprechenden Deckungssummen je 
Schadensart umgehend entsprechend anzupassen, den Nachweis unverzüglich 
nachzureichen und während der Vertragslaufzeit vorstehenden 
Mindestversicherungsschutz zu erhalten.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
____________ 
____________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
Ort, Datum   
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Bieters
 
 
 
 
 
 
 
86 

Anhang XIII – Referenzen 
 
EASA.2012.OP.12 
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit 
 
Bitte geben Sie Referenzen entsprechend Punkt 3.1.3 vollständig an:  
 
Nr
Projektbeschreibun Objektanschri
Anpsprechpartn
Art 
Auftragsbegin
.  

ft 
er mit 
und 
n und -ende 
Kontaktdaten 
Umfan

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Firma:  
 
 
 
 
___________ 
 
________________________________________ 
Ort, Datum 
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des 
Bieters 
 
 
 
87 

Anhang XIV–Antrag - REQUEST FOR EASA PREMISES FLOOR PLANS 
EASA.2012.OP.12 
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit 
 
I,  the  undersigned  ……………………………………,  being  the  authorised  signatory  for  the 
above-mentioned  company/consortium  for  the  tender  “EASA.2012.OP.12  Umzugs- 
und  Hausmeisterdienste  für  die  Europäische  Agentur  für  Flugsicherheit”,  hereby 
request  to  obtain  the  EASA  premises  floor  plans,  which  I  undertake  under  our  full 
responsibility (i) to treat at all times as strictly confidential information, (ii) to keep 
in  safe  custody  at  all  times  and  (iii)  not  to  disclose  to  any  person  (except  our 
employees/advisers/partners  on  a  strict  need-to-know  basis  for  the  purpose  of  the 
above  tender  and  on  their  respective  written  undertaking  to  comply  with  this 
confidentiality  obligation);  I  further  undertake  to  keep  strict  control  over  any 
possible  copies  of  such  plans  and  to  immediately  return  them  all  (including  the 
version received) to the Agency upon request. 
 
Signed for and on behalf of: 
[                                                                            ] 
Signature: 
Name/Title: 
Date: 
 
 
 
88 

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