Ausschreibungsbedingungen
EASA.2012.OP.12
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die
Europäische Agentur für Flugsicherheit
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Die EASA – Einführung .................................................................... 3
1
Die Ausschreibung im Überblick .............................................. 4
1.1 Beschreibung des Auftrags ......................................................... 4
1.2 Zeitplan ................................................................................... 4
1.3 Teilnahme am Ausschreibungsverfahren ...................................... 5
1.4 Teilnahme von Bietergemeinschaften ........................................... 5
1.5 Vergabe von Unteraufträgen ...................................................... 5
1.6 Aufmachung der Angebote ......................................................... 6
1.7 Bindefrist des Angebots ............................................................. 7
1.8 Kontaktaufnahme zwischen EASA und Bieter ................................ 7
1.9 Besuch der Räumlichkeiten der EASA ........................................... 8
1.10 Aufteilung in Lose ..................................................................... 8
1.11 Varianten ................................................................................ 9
1.12 Umfang zusätzlicher oder Wiederholung gleichartiger
Dienstleistungen ............................................................................... 9
1.13 Vertraulichkeit und Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten ......... 9
1.14 Bestimmungen des Vertrags ....................................................... 9
2
Aufgabenstellung .................................................................. 10
2.1 Einleitung: Hintergrund der Ausschreibung ................................. 10
2.2 Beschreibung der benötigten Dienstleistungen ............................ 10
2.2.1 Personal ............................................................................ 11
2.2.2 Arbeitszeiten ..................................................................... 14
2.2.3 Transporte ........................................................................ 15
2.2.4 Räumlichkeiten der EASA .................................................... 16
2.2.5 Vom Auftragnehmer zu stellende Werkzeuge, Transportmittel,
Steighilfen und Verbrauchsmaterial ............................................... 17
2.2.6 Geschätzte Mitarbeiterentwicklung der Agentur ...................... 20
2.2.7 Umzug des Standortes der Agentur ....................................... 20
2.2.8 Haftung/Versicherung ......................................................... 21
2.2.9 Vertraulichkeit ................................................................... 21
2.2.10 Statistiken und Arbeitsberichte ........................................... 21
2.2.11 Anwesenheitsnachweise .................................................... 21
2.2.12 Arbeitskarte, Personal- Fluktuationsquote ............................ 22
2.2.13 Malussystem .................................................................... 24
2.2.14 Abrechnung ..................................................................... 25
2.2.15 Qualitätsmanagement ....................................................... 25
2.2.16 Wiederkehrende Gesprächsrunden ...................................... 25
2.2.17 Auftragsende/Übergabe ..................................................... 26
2.2.18 Sonstiges ........................................................................ 27
2.3 Auftragsvolumen .................................................................... 27
2.4 Auftragsdauer ........................................................................ 27
2.5 Lieferort/Ausführung ............................................................... 28 2.6 Varianten .............................................................................. 28
2.7 Berichterstattung .................................................................... 28
2.8 Beschreibung des Vertrages ..................................................... 28
3
Ausschluss- und Auswahlkriterien ........................................ 30
1
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3.1 Ausschlusskriterien ................................................................. 30
3.2 Auswahlkriterien ..................................................................... 31
3.2.1 Rechtsfähigkeit .................................................................. 31
3.2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit .................... 31
3.2.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit .......................... 32
4
Auftragsvergabe .................................................................... 34
4.1 Technische Bewertung ............................................................. 34
4.2 Technisches Angebot ............................................................... 37
4.3 Finanzielle Bewertung .............................................................. 37
4.4 Finanzielles Angebot ................................................................ 41
4.5 Auswahl des erfolgreichen Angebots .......................................... 41
Anhang I - VERTRAGSENTWURF .................................................... 42
Anhang II - [Muster] Finanzielles Angebot………………………....……65
Anhang III - LEBENSLAUF ............................................................. 67
Anhang IV - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSSCHLUßKRITERIEN und ERKLÄRUNG
NICHTVORLIEGEN EINES INTERESSENSKONFLIKTS ....................................... 70
EIDESSTATTLICHE ERKLÄRUNG: AUSSCHLUSSKRITERIEN ............................ 71
Anhang V – FORMULAR „RECHTSTRÄGER“ ................................................ 74
Anhang VI – FORMULAR „FINANZANGABEN“ .................................................... 75
Anhang VII – VOLLMACHTERKLÄRUNG: “STATEMENT OF AUTHORISED
SIGNATORY” ............................................................................................................ 76
Anhang VIII – ERKLÄRUNG: “STATEMENT OF ACCEPTANCE ” ....................... 77
Anhang X – FORMULAR ZUR ANGEBOTSEINREICHUNG ........................ 79
Anhang XI: Grundsätzliche Aufgaben ......................................................... 82
Anhang XII - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSWAHLKRITERIEN ................... 86
Anhang XIII – Referenzen ............................................................................... 87
Anhang XIV–Antrag - REQUEST FOR EASA PREMISES FLOOR PLANS .
......................................................................................................................... 88
2
Die EASA – Einführung
Die Europäische Agentur für Flugsicherheit (im Folgenden als „EASA“ (von European
Aviation Safety Agency), „die Agentur“ oder als der „öffentliche Auftraggeber“ bezeichnet)
ist eine Einrichtung der Europäischen Union, die mit spezifischen Regulierungs- und
Durchführungsaufgaben im Bereich der Flugsicherheit betraut worden ist. Die Agentur
stellt ein Schlüsselelement in der Strategie der Europäischen Union für die Einführung und
Erhaltung eines einheitlich hohen Niveaus der Flugsicherheit in Europa dar.
Die Agentur nimmt derzeit hauptsächlich folgende Aufgaben wahr:
Regelsetzung – Entwurf von Rechtsvorschriften zur Flugsicherheit und fachliche
Beratung der Europäischen Kommission und der Mitgliedstaaten
Inspektions-, Ausbildungs- und Normungsprogramme zur Gewährleistung einer
einheitlichen Umsetzung der EU-Rechtsvorschriften im Bereich der Flugsicherheit in
allen Mitgliedstaaten
Musterzulassungen von Luftfahrzeugen, Triebwerken und Ausrüstungsteilen unter
Gesichtspunkten der Sicherheit und des Umweltschutzes
Genehmigung von Unternehmen mit Sitz in aller Welt, die Luftfahrtzeuge
entwickeln, und von Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, die Luftfahrzeuge
herstellen und warten
Sicherheitsgenehmigung für außereuropäische Luftfahrtgesellschaften
Koordinierung des Programms SAFA (
Safety Assessment of Foreign Aircraft) der
Europäischen Gemeinschaft zur Sicherheit von Luftfahrzeugen aus Drittländern, die
Flughäfen in der Gemeinschaft anfliegen, sowie
Datenerhebung, Analyse und Forschung zur Verbesserung der Flugsicherheit
Sicherheitsvorschriften für Flughäfen und Flugverkehrsmanagementsysteme.
Die Agentur hat ihren Sitz in Köln und beschäftigt bereits etwa 750 Mitarbeiter aus ganz
Europa. In naher Zukunft wird sie weitere hochqualifizierte Spezialisten und
Verwaltungsfachleute einstellen und damit ihre Stellung als Europas Kompetenzzentrum
für die Flugsicherheit festigen.
Weitere
Informationen
finden
Sie
auf
der
Website
der
Agentur
unter
http://www.easa.europa.eu .
3
1 Die Ausschreibung im Überblick
1.1
Beschreibung des Auftrags
Die von der EASA benötigten Dienstleistungen werden in der Aufgabenstellung
beschrieben (Teil 2 der vorliegenden Ausschreibungsbedingungen).
1.2
Zeitplan
Zusammenfassender
Termin
Anmerkungen
Zeitplan
Starttermin
26. Juli 2012
Besuch
vor
Ort
oder Woche 36 (
genauer Termin Voraussichtlich
Klärungstreffen
(falls
wird auf folgender Webseite
vorgesehen)
der Agentur veröffentlicht:
http://www.easa.europa.eu/
procurement )
Schlusstermin
für 11. September 2012,
Klarstellungsanfragen an die 17:00 Uhr
EASA
Schlusstermin für Antworten 14. September 2012
Den Bietern wird
der
EASA
auf
empfohlen, die
Klarstellungsanfragen
EASA-Webseite
regelmäßig auf
mögliche
Aktualisierungen
und/oder
Erläuterungen zu
prüfen
Schlusstermin für die
19. September 2012
Persönlich über-
Einreichung der Angebote
mittelte Angebote
sind spätestens um
17:00 Ortszeit
einzureichen.
Öffnungssitzung
27. September 2012, 10:00
Uhr 1
Schlusstermin für die
Ende Oktober / Anfang Voraussichtlich
Bewertung der Angebote
November 2012
Unterzeichnung des Vertrags
November/ Dezember 2012
Voraussichtlich
Ortszeit Köln
1 Je teilnehmendem Bieter darf höchstens ein gesetzlicher Vertreter bei der Öffnungssitzung anwesend sein. Die
Bieter unterrichten die Agentur spätestens fünf Tage vor der Öffnungssitzung über ihre Absicht, einen
gesetzlichen Vertreter zu entsenden.
4
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1.3
Teilnahme am Ausschreibungsverfahren
Das Ausschreibungsverfahren steht jeder natürlichen oder juristischen Person offen,
die sich auf den Auftrag bewerben möchte und in den EU Mitgliedstaaten, Norwegen,
Iceland, Liechentenstein oder der Schweiz ansässig ist.
Außerdem dürfen sich Bieter nicht in Verhältnissen befinden, wie sie unter Ziffer
3.1
(Ausschlusskriterien) dieser Ausschreibungsbedingungen beschrieben werden, und
ihre Rechtsfähigkeit muss ihnen die Teilnahme an diesem Ausschreibungsverfahren
ermöglichen (siehe Ziffer 3.2.1).
Beachten Sie bitte, dass jeder Versuch eines Bieters, vertrauliche Informationen zu
erlangen, unrechtmäßige Absprachen mit Wettbewerbern zu treffen oder den
Bewertungsausschuss oder die EASA im Verlauf der Prüfung, Klärung, Bewertung und
des Vergleichs der Angebote zu beeinflussen, zur Ablehnung seines Angebots führt
und Sanktionen nach sich ziehen kann.
1.4
Teilnahme von Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften
können
ein
Angebot
einreichen,
wenn
es
den
Wettbewerbsregeln entspricht.
Bei einer Bietergemeinschaft kann es sich um einen dauerhaften, rechtskräftig
gegründeten oder um einen informell für ein spezielles Ausschreibungsverfahren
gebildeten Zusammenschluss handeln.
Solche Zusammenschlüsse (oder Bietergemeinschaften) müssen das Unternehmen
oder die Person benennen, das/die das Projekt leitet (das federführende Mitglied) und
eine Kopie des Dokuments einreichen, mit dem dieses Unternehmen oder diese
Person zur Einreichung eines Angebots ermächtigt wird. Alle Mitglieder einer
Bietergemeinschaft (d. h. das federführende Mitglied und die anderen Mitglieder)
haften gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber gesamtschuldnerisch.
Außerdem muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die erforderlichen Nachweise
zu den Ausschluss- und Auswahlkriterien beibringen (siehe Ziffer
3 dieser
Ausschreibungsbedingungen). In Bezug auf die Auswahlkriterien „wirtschaftliche und
finanzielle Leistungsfähigkeit“ sowie „technische und berufliche Leistungsfähigkeit“
werden die von den einzelnen Mitgliedern beigebrachten Nachweise daraufhin
überprüft, dass die Erfüllung des Kriteriums durch die Bietergemeinschaft insgesamt
gewährleistet ist.
Die Teilnahme einer nicht teilnahmeberechtigten Person führt automatisch zu ihrem
Ausschluss. Gehört die nicht teilnahmeberechtigte Person einer Bietergemeinschaft
an, wird die gesamte Bietergemeinschaft ausgeschlossen.
1.5
Vergabe von Unteraufträgen
Der Bieter muss klar zu erkennen geben, welche Teile in % der Arbeit er als
Unterauftrag vergibt.
Der Unterauftragnehmer darf seinerseits keine weiteren Unteraufträge vergeben.
Unterauftragnehmer
müssen
die
für
die
Auftragsvergabe
geltenden
Zulassungskriterien
erfüllen.
Ist
die
Identität
des/der
vorgesehenen
Unterauftragnehmer(s) zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung bereits bekannt, gibt
5
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der Bieter eine Erklärung ab, in der er die Berechtigung des Unterauftragnehmers
gewährleistet.
Ist die Identität des Unterauftragnehmers zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung
noch nicht bekannt, muss der Bieter, der den Zuschlag erhält, vor der Vergabe eines
Unterauftrags die schriftliche Genehmigung der EASA einholen.
Wird kein Unterauftragnehmer benannt, so wird davon ausgegangen, dass die
Leistungen direkt vom Bieter erbracht werden.
1.6
Aufmachung der Angebote
Die Angebote müssen folgenden Bedingungen entsprechen:
1.6.1
Die Angebote sind nach dem Verfahren des
doppelten Umschlags
einzureichen.
Der
äußere Umschlag oder das Päckchen ist mit einem Klebestreifen zu
versiegeln, über dem der Namenszug des Absenders quer anzubringen ist,
und muss eine Aufschrift mit folgenden Angaben tragen:
Aktenzeichen dieser Ausschreibung:
EASA.2012.OP.12,
Projekttitel:
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische
Agentur für Flugsicherheit,
Name des Bieters,
den Hinweis „
Angebot - darf nicht vom internen Postdienst
geöffnet werden“,
die
Adresse
für
die
Einreichung
des
Angebots
(wie
im
Aufforderungsschreiben zur Angebotsabgabe angegeben) und
gegebenenfalls das Einlieferungsdatum (Poststempel) auf dem äußeren
Umschlag, das gut lesbar sein muss.
Der äußere Umschlag enthält
drei innere Umschläge, nämlich
Umschlag A,
B und C.
Diese drei Umschläge haben folgenden Inhalt:
Umschlag A – Verwaltungsunterlagen
das unterzeichnete, datierte und komplett ausgefüllte
Formular zur
Angebotseinreichung aus
Anhang X
die gemäß Ziffer
3.1 erforderliche
Erklärung zu den Ausschlusskriterien
nach dem Muster aus
Anhang IV
das gemäß Ziffer 3.2.1 erforderliche Formular
„Rechtsträger“ nach dem
Muster aus
Anhang V, sowie die beigefügten Unterlagen, die angefordert
werden
das Formular „
Finanzangaben“ aus
Anhang VI mit IBAN und SWIFT/BIC
code,
die unter Ziffer 3.2.1 und 3.2.2
geforderten Unterlagen zu den
Auswahlkriterien „
Rechtsfähigkeit“ (inklusive der Vollmachtserklärung
6
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„Statement
of
authorised
signatory“
aus
Anhang
VII)
und
„
wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“
gegebenfalls der
Vertrag der Bietergemeinschaft
Erklärung
„Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts“ aus
Anhang IV
Erklärung „
Statement of Acceptance“ aus
Anhang VIII
Umschlag B – Technisches Angebot
Ein unterzeichnetes Original und 3 mit dem Original identische Kopien der
unter Ziffer 3.2.3 geforderten Unterlagen zum Auswahlkriterium „technische
und berufliche Leistungsfähigkeit“ (inkl.
Anhänge III,
IX und
XIII) und des
technischen Angebots mit allen unter Ziffer
4.2 geforderten Informationen,
darunter auch die gemäß Ziffer
1.5 erforderlichen Angaben zur
Unterauftragsvergabe.
Umschlag C – Finanzielles Angebot
Ein unterzeichnetes Original und 3 mit dem Original identische Kopien des
finanziellen Angebots im Format aus
Anhang II.
1.6.2
Das Original des Angebots ist mit
„ORIGINAL“ zu kennzeichnen, und die
Kopien sind wie das Original zu unterzeichnen, aber mit
„KOPIE“ zu
kennzeichnen.
1.6.3
Die Angebote sind in einer der Amtssprachen der Europäischen Union
abzufassen,
vorzugsweise in Deutsch.
Von außerordentlicher Bedeutung ist, dass die Angebote im ordnungsgemäßen
Format vorgelegt werden und alle Unterlagen enthalten, die der Auswahlausschuss
für ihre Bewertung benötigt. Die Nichtbeachtung dieser Anforderungen stellt einen
Formfehler dar, der zur Ablehnung des Angebots führen kann.
1.7
Bindefrist des Angebots
Die Bindefrist des Angebots, in der der Bieter an sämtliche Angebotsbedingungen
gebunden bleibt, beträgt 90 Tage ab dem Schlusstermin für die Einreichung der
Angebote. In außergewöhnlichen Fällen kann die EASA die Bieter vor Ablauf der
Bindefrist auffordern, sie um eine bestimmte Anzahl von Tagen, die 40 nicht
übersteigen darf, zu verlängern.
Der erfolgreiche Bieter bleibt ab dem Termin der Mitteilung, dass sein Angebot zur
Vertragsvergabe vorgeschlagen wurde, für weitere 60 Tage an sein Angebot
gebunden. Dieser zusätzliche Zeitraum von 60 Tagen beginnt unabhängig vom
Datum der Mitteilung mit dem Ablauf des ursprünglichen Zeitraums von 90 Tagen.
1.8
Kontaktaufnahme zwischen EASA und Bieter
Während des gesamten Vergabeverfahrens sind Kontakte zwischen der EASA und
den Bietern nur in Ausnahmefällen und unter folgenden Bedingungen zulässig:
Vor Ablauf der Abgabefrist:
7
link to page 5
Auf Veranlassung des Bieters kann die EASA ergänzende Auskünfte erteilen, die
ausschließlich der näheren Erläuterung der Art des Auftrags dienen. Alle Anfragen
sind schriftlich per E-Mail unter Angabe des Aktenzeichens und des
Ausschreibungstitels
an
die
folgende
Adresse
zu
richten:
xxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx oder die
Faxnummer +49-221 89 99 09 99.
Ersuchen um ergänzende Auskünfte, die nach dem unter Ziffer 1.2 genannten
Schlusstermin für Klarstellungsanfragen bei der EASA eingehen, werden nicht
bearbeitet.
Stellt die EASA einen Irrtum, eine Ungenauigkeit, eine Auslassung oder sonstige
sachliche Fehler im Wortlaut der Ausschreibung fest, kann sie dies auf eigene
Initiative allen Beteiligten mitteilen.
Alle ergänzenden Informationen einschließlich der oben angeführten werden auf
der Website der EASA veröffentlicht,
die Sie regelmäßig konsultieren sollten,
um auf dem aktuellsten Stand zu bleiben.
Nach Öffnung der Angebote:
Erfordert ein Angebot nach Öffnung der Angebote Klarstellungen oder sind
offenkundige sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, so
kann die EASA aus eigener Initiative mit dem Bieter Kontakt aufnehmen; dies
darf jedoch nicht zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots führen.
1.9
Besuch der Räumlichkeiten der EASA
Wie im Zeitplan unter Ziffer
1.2 ausgewiesen, ist ein Termin vor Ort/ein
Informationstreffen in den Räumlichkeiten der EASA vorgesehen, um die Mietflächen
und die momentanen Einrichtungen zu besichtigen. Die Teilnahmekosten trägt der
Bieter.
Der Besuch der Räumlichkeiten der EASA wird als wichtig erachtet, damit Bieter
einen Eindruck der baulichen Gegebenheiten und der Infrastruktur der Agentur
gewinnen können.
Grundrisspläne der Räumlichkeiten der EASA werden auf schriftliche Anfrage an die
Agentur mit dem datierten und unterschriebenen Vordruck in
Anhang XIV bei dem
Termin zur Objektbesichtigung übergeben.
Angaben zur Objektbesichtigung :
- Die Besichtigungszeit beträgt ca. 1,5 Std. und beinhaltet vorab festgelegte,
exemplarische Bereiche im Haus;
- Die Besichtigung wird durch das von der Agentur beauftragte
Sicherheitsunternehmen durchgeführt, Kontakt zur EASA bzw. zu sonstigen
vergabe- oder auftragsrelevanten Personen wird nicht stattfinden.
- Es werden keine Fragen zu vertrags- bzw. angebotsrelevanten Themen
beantwortet.
1.10 Aufteilung in Lose
Diese Ausschreibung ist nicht in Lose aufgeteilt. Der Bietermuss in der Lage sein, alle
geforderten Leistungen zu erbringen.
8
1.11 Varianten
Wenn die Ausschreibungsbedingungen keinen entsprechenden Hinweis enthalten,
darf Ihr Angebot von den gewünschten Dienstleistungen nicht abweichen.
1.12 Umfang zusätzlicher oder Wiederholung gleichartiger Dienstleistungen
Vorbehaltlich der Verfügbarkeit von Mitteln und zufriedenstellender Leistungen des
Auftragnehmers kann die EASA nach eigenem Ermessen die Dauer des Projekts
verlängern und/oder seinen Umfang erweitern.
1.13 Vertraulichkeit und Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten
Bei ihrer allgemeinen Tätigkeit und insbesondere bei Ausschreibungsverfahren folgt
die EASA den nachstehenden Vorschriften:
Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober
1995 und Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des
Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der
Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der
Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr, und
Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom
30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des
Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission.
1.14 Bestimmungen des Vertrags
Beim Entwurf Ihres Angebots sollten Sie die Bestimmungen des Vertragsentwurfs
berücksichtigen (siehe
Anhang I der vorliegenden Ausschreibungsbedingungen). Im
Vertragsentwurf wird insbesondere festgelegt, wie und unter welchen Bedingungen
Zahlungen an den Auftragnehmer geleistet werden.
Nota bene:
Mit der Abgabe seines Angebots erkennt der Bieter die Bedingungen in der
Aufforderung zur Angebotsabgabe, den Ausschreibungsbedingungen und dem
Vertragsentwurf an und verzichtet auf etwaige eigene allgemeine und besondere
Geschäftsbedingungen. Der Bieter ist, wenn er den Zuschlag erhält, während der
Ausführung des Auftrags an sein Angebot gebunden (siehe
Anhang VIII Statement
of Acceptance).
9
2 Aufgabenstellung
Die Aufgabenstellung wird Bestandteil des Vertrages, der als Ergebnis dieser
Ausschreibung gegebenenfalls geschlossen wird.
2.1
Einleitung: Hintergrund der Ausschreibung
Die Europäische Agentur für Flugsicherheit, European Aviation Safety Agency, EASA
(im Folgenden „Die Agentur“), hat Ihren Sitz in 50679 Köln, Ottoplatz 1, dem “Köln
Triangle”.
Die Agentur wurde von der Europäischen Kommission gegründet und beschäftigt
insgesamt derzeit ca. 750 Mitarbeiter.
Die Agentur hat im Köln Triangle ca. 18.600 m² Büro-, Konferenz- und Lagerflächen
angemietet und wird in den nächsten Jahren personell weiter wachsen (siehe auch
2.2.6).
Die Mietflächen erstrecken sich vom Untergeschoß (Ebene -2) bis zur 22. Etage.
Der Auftragnehmer wird eng mit dem Infrastrukturmanagement der Abteilung
Corporate Services im Direktorat Finance&Business sowie der Rezeption und dem
Sicherheitsdienstleister der Agentur (Fremdfirma) zusammenarbeiten.
Das Infrastrukturmanagement ist neben der Koordinierung der im Mietbereich
tätigen Fremdfirmen zuständig für die Abstimmung mit dem Vermieter, die
Besprechungsräume und die Zuweisung und Ausstattung von Arbeitsplätzen.
Die Agentur sucht eine erfahrene und zuverlässige Firma für die Ausführung von
Umzügen und Transporten innerhalb und außerhalb der Agentur sowie für
Hausmeisterdienste innerhalb der Agentur.
Hierfür werden folgende Dienstleistungen benötigt:
2.2
Beschreibung der benötigten Dienstleistungen
Hausmeisterdienste: Unter Hausmeisterdiensten versteht die Agentur die Ausführung von alltäglich
anfallenden Kleinreparaturen (z. B. an Möbeln, Einrichtungsgegenständen, Türen und
Fenstern, Ausbesserungs- und Malerarbeiten an beschichteteten Wand- und
Bodenflächen , Beseitigung von Verstopfungen in Toiletten und Urinalen und
Vergleichbares), die Aufnahme, Prüfung, Weiterleitung und Verfolgung von Schäden,
Mängeln und Störungen, die nicht in Eigenregie selbst repariert werden können sowie
die Planung, Durchführung und Koordination von notwendigen regelmäßigen
Prüfungen (z. B. von elektrischen Anlagen, Kabelführung in Büros und
Besprechungsräumen, ortveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln) im Mietbereich
der EASA, sofern diese nicht durch das Facility Management des Vermieters oder
Dritte durchgeführt werden müssen.
Diese Arbeiten sind durch eine/-n handwerklich ausgebildete/-n und versierte/-n
Facharbeiter/-in vorzugsweise aus dem Bereich Elektrotechnik oder Heizungs-,
Lüftungs-, Klimatechnik durchzuführen.
Dieser/Diese Facharbeiter/-in wird auch die Funktion des/der Vorarbeiters/-in
Umzugs-, Transport- und Hausmeisterdienste ausfüllen und ist somit der/die
Ansprechpartner/-in des Auftragnehmers vor Ort für die Agentur. Als solcher obliegt
ihm/ihr über die Arbeiten des Tagesgeschäftes der Umzugsdienste und der
Hausmeisterdienste hinaus die Koordination und Anleitung der Mitarbeiter/-innen
10
einschließlich der Koordination, Überwachung und Freimeldung der von ihnen
ausgeführten Arbeiten.
Weitere Aufgaben sind das Verteilen und Austauschen von Wasserbehältern für
Wasserspender, das Leeren von Dokumentenvernichtern, das Austauschen von
Entsorgungsbehältern für Dokumente, die Bereitstellung von Papiermüllbehältern für
die Abholung durch Spezialfirmen an zentraler Stelle im Anliegerhof, das Auffüllen
von Kopierpapier an zentralen Stellen der Etagen, Unterstützung bei Inventuren,
Installation
von
Elementen
eines
Kabelmanagements
in
Büros
und
Besprechungsräumen, regelmäßige Rundgänge im ganzen Mietbereich insbesondere
in den Besprechungsräumen zur Feststellung von Mängeln, Störungen,
Verschmutzungen, fehlenden Einrichtungsgegenständen oder IT-Equipment, das Auf-
und Umstellen von Tischen und Stühlen für Besprechungen, Auf- und Abbauen von
Büromöbeln und Regalen, etc. im ganzen Mietbereich auf Anforderung.
Der/Die Vorarbeiter/-in arbeitet eng mit einem Ansprechpartner der Agentur sowie
mit dem Facility Management des Vermieters zusammen.
Umzugsdienste: Es finden innerhalb der Agentur in unregelmäßigen Abständen Umzüge
unterschiedlicher Größenordnung statt. Kleinere Umzüge beinhalten meist die
Umsetzung von Mitarbeitern innerhalb von Abteilungen, Direktoraten und Etagen
bzw. die Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter. Diese Arbeiten sollen in
der Regel durch die Stammbesetzung (Vorarbeiter/-in und Mitarbeiter/-innen)
durchgeführt werden.
Bei größere Umzügen werden ggf. ganze Etagen, Abteilungen oder Direktorate
kurzfristig und etagenübergreifend im Haus verschoben. Dazu ist meist die
Unterstützung des Stammpersonals mit zusätzlichen Arbeitskräften des
Auftragnehmers notwendig.
Transportdienste:
Transporte fallen in der Regel außerhalb der Mietfläche der Agentur an.
Üblicherweise sind IT-Equipment, Messestände oder Informationsmaterial zu
Konferenzräumen von Hotels oder anderen Tagungsstätten im näheren Umfeld der
Agentur bzw. im Kölner Stadtgebiet zu liefern und abzuholen.
Es kann nötig sein, dass Transporte über das Kölner Stadtgebiet hinaus bis ins
benachbarte Ausland (beispielsweise Belgien) notwendig werden.
Diese Leistungen werden durch zusätzliche Mitarbeiter/-innen des Auftragnehmers,
aber unter Mithilfe bei der Koordination und Planung durch den/die Vorarbeiter/-in
ausgeführt.
Eine Auflistung der anfallenden Arbeiten ist im
Anhang XI beigefügt. Die Liste dient
zur Orientierung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
2.2.1 Personal
Es ist geplant, den Umzugs- und Hausmeisterdienst arbeitstäglich mit drei
Arbeitskräften (jeweils 1 Vorarbeiter/-in und 2 Mitarbeiter/-innen) zu besetzen
(Tätigkeit 1 und 2).
Bei Bedarf und nur nach Bestätigung durch die Agentur können weitere Mitarbeiter/-
innen stundenweise eingesetzt und abgerechnet werden (Tätigkeit 3 und 4).
Das Stammpersonal des Umzugs-, Transport- und Hausmeisterdienstes besteht aus
Objektleiter/-in, Vorarbeiter/-in und Mitarbeiter/-innen. Gegebenenfalls kann zur
Unterstützung zusätzliches Personal bei Transporten und Umzügen außerhalb der
Mietflächen der Agentur notwendig werden.
11
Objektleiter/-in und Vorarbeiter/-in sind namentlich zu benennen. Jeweils ein
Lebenslauf ist entsprechend dem Muster gem.
Anhang III dem Angebot beizufügen.
Beide anleitenden Personen müssen über mindestens 3 Jahre Erfahrung in Projekten
der mit mindestens der gleichen Größenordnung wie der Ausschreibung verfügen.
Die Agentur legt Wert darauf, dass die Fluktuation der Mitarbeiter/-innen so gering
wie möglich gehalten wird, damit eine konstante Qualität der Arbeit gewährleistet ist,
um Störungen der Abläufe durch häufigen Personalwechsel und dem damit
verbundenen Wissens- und Effektivitätsverlust vorzubeugen.
Dies gilt im Besonderen für die Person des/der Vorarbeiters/-in.
Die Fluktuation ist daher auch ein malusrelevanter Faktor, der zu Kürzungen der
monatlichen Abrechnung führen kann (siehe Punkt 2.2.12).
Objektleiter/-in:
Der/die Objektleiter/-in ist Ansprechpartner für alle Themen kaufmännischer,
technischer und personeller Art für den Ansprechpartner der Agentur, die durch
den/die
Vorarbeiter/-in
vor
Ort
nicht
erfüllt
werden
können.
Er/Sie sollte per Post, E-Mail und Mobilfunk während der täglichen Arbeitszeiten der
Teammitglieder
erreichbar
sein.
Der/die
Objektleiter/-in
muss
seinen
Tätigkeitsschwerpunkt
nicht
vor
Ort
haben.
Er/Sie nimmt mindestens an den Quartalsbesprechungen sowie Jahresbesprechungen
teil (siehe auch Punkt 2.1.16 Wiederkehrende Gesprächsrunden).
Vorarbeiter/-in:
Der/die Vorarbeiter/-in ist der zentrale Anlaufpunkt des Ansprechpartners der
Agentur vor Ort. Er/Sie muss per E-Mail und Mobilfunk während der täglichen
Arbeitszeiten erreichbar sein.
Mit ihm/ihr werden alle Arbeitsaufträge geplant und abgestimmt. Er/Sie ist neben
den täglichen Arbeiten des Umzugs- und Hausmeisterdienstes für die Koordination
und Verteilung der Arbeitsaufträge im Team, die termingerechte Ausführung und die
Qualität der ausgeführten Arbeiten verantwortlich.
Der/Die Vorarbeiter/-in hat darüber hinaus notwendige Kleinreparaturen innerhalb
der Mietfläche der EASA auszuführen.
Des Weiteren hat der/die Vorarbeiter/-in alle Arbeiten auszuführen, die auch durch
die Mitarbeiter/-innen ausgeführt werden.
Eine abgeschlossene handwerkliche Ausbildung -vorzugsweise als Elektriker/-in,
möglicherweise auch als Anlagenmechaniker/-in für Heizungs-, Sanitär- und
Klimatechnik oder einem vergleichbaren Berufszweig - ist erforderlich.
Nachweisbare Berufserfahrung und weitere erworbene Zusatzqualifikationen wie zum
Beispiel
eine
Meisterprüfung,
langjährige
belegbare
Berufserfahrung,
elektrotechnisch unterwiesene Person nach DIN VDE 0100, DIN VDE 0105, BGV A3,
Fortbildung zur Prüfung von ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln,
Fortbildungen/Berechtigungen
zur
Arbeit
an
USV-Anlagen,
Sicherheitsbeleuchtungsanlagen und Batterieanlagen, Kenntnisse im Bereich
Heizungs-, Sanitär- und Klimatechnik, Maler- oder Tischlerhandwerk oder einem
vergleichbaren Berufszweig, Kenntnisse im Bereich Inventur, Kenntnisse der
europäischen Normungen, Fachkraft für inneren und äußeren Blitzschutz,
regelmäßige
Teilnahmen
an
spezifischen
Auffrischungs-
und
Fortbildungsmaßnahmen, sowie weiteren Qualifizierungsmaßnahmen in anderen
Berufszweigen sind von Vorteil.
12
Der Vorarbeiter/-in arbeitet eng mit der Abteilung Infrastruktur-Management
zusammen und hat eingehende Meldungen der EASA-Mitarbeiter bezüglich Störungen
und Mängeln im Mietbereich aufzunehmen, nach Dringlichkeit zu bewerten und
geeignete Maßnahmen einzuleiten, um den weiteren reibungslosen Ablauf der
Störung- bzw. Mängelbeseitigung zu gewährleisten.
Diese Maßnahmen können in der Durchführung von eigenen Reparaturmaßnahmen
bestehen oder in der Absetzung einer Störmeldung an das Facility Management des
Vermieters nach vorheriger Einschätzung und Bewertung der Situation vor Ort.
Die Störmeldungen werden von dem/der Vorarbeiter/-in über ein Internetportal an
das Facility Management des Vermieters gemeldet und bis zum Abschluss verfolgt.
Der Bieter stellt sicher, dass der/die Vorarbeiter/-in Erfahrung im Umgang mit
Computern bzw. üblichen MS Office Produkten (Word, Excel, Outlook, etc.) hat.
Computerkenntnisse sind im Lebenslauf (
Anhang III)
anzugeben.
Der Vorarbeiter/-in verfolgt die Abarbeitung der Störungen und Mängel im
Mietbereich hinsichtlich der Termine, Kosten und Qualität in enger Abstimmung mit
dem Ansprechpartner der Agentur.
Er/Sie nimmt an den Wochen-, Quartals- sowie Jahresbesprechungen teil (siehe auch
Punkt 2.1.16 Wiederkehrende Gesprächsrunden).
Mitarbeiter/-innen:
Die Mitarbeiter/-innen arbeiten auf Anweisung und unter der Regie des/der
Vorarbeiters/-in. Eine abgeschlossene Berufsausbildung ist von Vorteil, aber nicht
zwingend vorausgesetzt. Die Mitarbeiter/-innen haben eine mindestens zweijährige
Erfahrung als Umzugshelfer nachzuweisen.
Allgemeines:
Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen Arbeitskräfte und verpflichtet sich,
jederzeit entsprechend den Vertragsbestimmungen geeignetes und zuverlässiges
Personal einzusetzen.
Beanstandungen und Folgen aus einer Verletzung dieser Verpflichtung gehen zu
Lasten des Auftragnehmers.
Arbeitserlaubnispflichtige ausländische Mitarbeiter darf der Auftragnehmer zur
Erfüllung seiner vertraglichen Leistungen nur einsetzen, wenn es sich um
Beschäftigte des Auftragnehmers handelt. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die
von ihm eingesetzten Arbeitskräfte im Besitz gültiger Aufenthalts- bzw.
Arbeitserlaubnisse sowie Sozialversicherungsnachweise sind und den sonstigen
festgesetzten Melde- und Nachweispflichten nachgekommen wird. Kopien der jeweils
erforderlichen Dokumente hat der Auftragnehmer der EASA auf Verlangen
vorzulegen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sein eingesetztes Personal auf eigene Kosten
mit der notwendigen Arbeitskleidung und Schutzausrüstung auszustatten.
Alle Teammitglieder bis auf den/die Objektleiter/-in sind mit einheitlicher
Arbeitskleidung, die sie als Mitarbeiter des Auftragnehmers eindeutig erkennbar
macht sowie mit den Aufgaben entsprechender persönlicher Schutzausrüstung
auszustatten. Die Arbeitskleidung ist ständig zu tragen. Die Schutzausrüstung muss
den
Anforderungen
der
für
den
Auftragnehmer
zuständigen
Berufsgenossenschaft(en) genügen.
Die Agentur legt Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild der Mitarbeiter des
Auftragnehmers. Alle Arbeiten sollen dezent und mit Rücksicht auf die notwendige
13
Arbeitsatmosphäre der EASA-Mitarbeiter erfolgen. Die Kontaktaufnahme der
Mitarbeiter/-innen mit den Mitarbeitern der EASA ist während der Arbeitszeiten auf
das Notwendigste zu beschränken.
Alle Teammitglieder erhalten zudem einen Ausweis der Agentur, der stets sichtbar zu
tragen ist sowie Zugangsschlüssel zum überwiegenden Teil der Räume.
Schlüssel und Ausweis sind nach Arbeitsschluss in der Agentur zu belassen, beim von
der Agentur beauftragten Sicherheitsunternehmen abzugeben
Alle Teammitglieder müssen während der Dienstzeit im Hause jederzeit erreichbar
sein und gegebenenfalls auch untereinander und mit dem Ansprechpartner der EASA
kommunizieren können. Dazu hat der Auftragnehmer alle Teammitglieder mit
Mobilfunktelefonen auszurüsten. Die Kosten sind in den Angebotspreis
einzukalkulieren.
EASA hat das Recht das Betreiben von Mobiltelefonen in seinen Räumlichkeiten zu
untersagen. Das Betreiben von Mobiltelefonen mit Kamerafunktion ist nur in
Abstimmung mit der EASA erlaubt.
Ein Desktoprechner, Drucker und Telefon werden zur Verfügung gestellt.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, als Vorarbeiter/-in und Mitarbeiter/-innen
ausschließlich Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter einzusetzen, welche die deutsche Sprache
in Wort und Schrift fließend beherrschen. Der/die Vorarbeiter/-in muss darüber
hinaus über gute Kenntnisse, die Mitarbeiter über Grundkenntnisse der englischen
Sprache verfügen, so dass ein reibungsloser Betriebsablauf und die erforderliche
Grundkommunikation mit Mitarbeitern der EASA sowie Dritten vor Ort gewährleistet
sind.
Zusätzliche Kenntnisse in anderen Sprachen der EU sind von Vorteil.
Die Sprachkenntnisse des/der TeamleiterVorarbeiters/-in und der Mitarbeiter/-innen
des Stammpersonals sind im Lebenslauf (gemäß
Anhang III) anzugeben.
Die Agentur behält sich vor, die Sprachkenntnisse der Mitarbeiter/-innen mittels
kurzer Interviews zu prüfen und Mitarbeiter/-innen mit nicht ausreichenden
Sprachkenntnissen gegebenenfalls abzulehnen.
Hinweis: Die Tätigkeiten des Objektleiters sind in die Kosten für Vorarbeiter/-in und
Mitarbeiter/-innen für das finanzielle Angebot miteinzukalkulieren.
Die Agentur behält sich vor, vorgeschlagene, sowie bereits in den Räumlichkeiten der
Agentur eingesetzte Arbeitskräfte abzulehnen ohne dafür einen besonderen Grund
für die Ablehnung benennen zu müssen.
In einem solchen Falle muss der Vertragspartner umgehend den Einsatz einer
entsprechenden Ersatzperson sicherstellen.
2.2.2 Arbeitszeiten
Die täglichen Kernaufgaben (siehe
Anhang XI) sind durch das Stammpersonal
bestehend aus insgesamt drei Mitarbeitern (ein/-e Vorarbeiter/-in, zwei Mitarbeiter/-
innen) mit jeweils einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden an ca. 245 Tagen
im Jahr auszuführen. Arbeitszeiten und Arbeitstage können in Abhängigkeit der
Erfordernisse der Agentur variieren.
Dabei ist sicherzustellen, dass die Grundaufgaben montags bis freitags in der Zeit
von 8.00 Uhr morgens bis 18.00 Uhr abends durchgeführt werden.
Sollten darüber hinaus entsprechende Dienstleistungen erforderlich werden, so gilt
auch der Samstag als Werktag.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten sind einzuhalten. Pausenzeiten sind
jedoch so zu gestalten, dass mindestens eine Arbeitskraft des Stammpersonals
immer für die Annahme und Ausführung von Arbeiten zur Verfügung steht.
14
Die Arbeitszeit des/der Vorarbeiters/-in soll aufgrund ihres u.a. leitenden Charakters
in der Zeit zwischen 8.00 und 17.00 Uhr liegen.
Je nach Anforderungen der Agentur kann es notwendig sein, dass Arbeiten außerhalb
der o. g. üblichen Arbeitszeiten auch in den Abendstunden und nachts bzw. an Sonn-
und Feiertagen ausgeführt werden müssen.
Der Ausfall eines/einer Mitarbeiter/-in darf zu keinen wesentlichen Verzögerungen im
Ablauf des Tagesgeschäftes führen. Ausfälle sind den Ansprechpartnern der Agentur
unverzüglich mitzuteilen. Bei einem Ausfall eines Mitarbeiters von mehr als 4
Stunden ist noch am selben Tag Ersatz zu schaffen.
Weiterhin muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass auf Abruf zusätzliches
Personal folgendermaßen zur Verfügung gestellt werden kann:
Der Abruf seitens der EASA erfolgt für bis zu vier zusätzliche Arbeitskräfte
mindestens zwei Arbeitstage, für fünf bis zu acht Arbeitskräften mindestens vier
Arbeitstage und für über zwölf Arbeitskräfte mindestens sechs Arbeitstage vor dem
geplanten Arbeitseinsatz.
Das zusätzliche Personal arbeitet unter der Aufsicht des Stammpersonals.
Die Agentur übernimmt keine Reise-, Unterkunfts-, An- und Abfahrts- oder
Lieferkosten sowie kein Kilometergeld, Auslösungen oder Staub-, Schwerarbeits-
oder ähnliche Zuschläge. Diese sind in die angebotenen Einheitspreise
einzukalkulieren.
Der Bieter hat in geeigneter Weise darzustellen, wie und mit welchem Personalpool
er die Arbeitszeiten und weiteren Anforderungen zur zuverlässigen und vollständigen
Durchführung der Aufgaben umzusetzen gedenkt (siehe auch 4.1 Technisches
Angebot).
2.2.3
Transporte
Vom Auftragnehmer sind auf Anfrage der Agentur Transporte durchzuführen.
Die Transporte werden hauptsächlich im Stadtgebiet der Stadt Köln zum Transport
von IT- und Tagungsequipment, Ausstellungselementen und Messebedarf benötigt.
Darüber hinaus sind aber auch Transporte über das Stadtgebiet der Stadt Köln
hinaus bis ins benachbarte Ausland (z. B. Belgien) durchzuführen.
Die Transporte werden vom Ansprechpartner der Agentur mindestens 3 Werktage
vor dem Transporttag schriftlich angekündigt, Transporte ins Ausland mindestens 5
Werktage.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Transporte nach rechtzeitiger
Ankündigung durch die Agentur (s. o.) am 4. bzw. 6. Werktag ausgeführt werden.
Die Transportgüter sind fachgerecht zu verpacken, gegen Beschädigungen zu sichern
und ausreichend zu versichern.
Ein- und Ausladen der Transportgüter bei der Agentur und bei dem Zielort erfolgt
ggf. unter Zuhilfenahme der Mitarbeiter/-innen, die als Stammpersonal in der
Agentur arbeiten. Die Mitarbeiter/-innen sind somit auch für Arbeiten außerhalb der
Agentur ausreichend zu versichern.
Transporte werden in vier Gruppen eingeteilt. Ausschlaggebend für die
Eingruppierung eines Transportes ist die einfache Entfernung (Luftlinie) zwischen
dem Sitz der Agentur und dem Zielort. Die Abrechnung erfolgt pauschal ohne
Berücksichtigung der tatsächlich gefahrenen Kilometer bzw. dem tatsächlichen
Zeitaufwand.
Liegend zwischen Anlieferung und Abholung von Transportgütern beispielsweise für
einen Kongress außerhalb der Agentur (hauptsächlich Gruppe A, s.u.) mehr als 3
Stunden, so ist jeweils die Anlieferung und die Abholung als ein Transport zu
verstehen.
Transporte2
- in
Gruppe A werden in einem Radius von bis zu 5 km Luftlinie um den Sitz der
Agentur, (Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 6x pro Monat),
2 Folgende Angaben sind Schätzungen und für die Agentur nicht bindend.
15
- in
Gruppe B in einem Radius von bis zu 20 km Luftlinie um den Sitz der Agentur,
(Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 2x pro Monat),
- in
Gruppe C in einem Radius von bis zu 100 km Luftlinie um den Sitz der
Agentur (Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 1x pro Monat),
- in
Gruppe D in einem Radius von bis zu 250 km Luftlinie um den Sitz der
Agentur (Häufigkeit: voraussichtlich durchschnittlich ca. 3x pro Monat),
von einem Fahrer mit einem Fahrzeug je nach Bedarf bis 7,5 to zulässigem
Gesamtgewicht durchgeführt.
Für Gruppe D ist zusätzlich ein Transporthelfer mit einzukalkulieren.
Ziele: Anlieferungen und Abholungen zu Veranstaltungsräumen, Messen etc.
Transportgüter: z. B. IT-Equipment wie Monitore, Laptops, Desktopcomputer,
Mikrophonanlagen, Messestandelemente, Dokumente und ggf. Büromöbel (Stühle,
Tische, etc.).
Je Gruppe ist ein Pauschalpreis für die Ausführung der Transporte zu kalkulieren
(siehe auch 4.3.1). Mit diesem Preis sind alle Aufwendungen des Auftragnehmers für
den jeweiligen Transport abgegolten.
2.2.4
Räumlichkeiten der EASA
Das Büro des Umzugs- und Hausmeisterdienstes befindet sich derzeit im Erdgeschoß
des Gebäudes Ottoplatz 1.
Anlieferungen erfolgen über die Eingänge Ottoplatz 1, Hermann-Pünder-Straße oder
über den Anlieferhof im 1. Untergeschoss.
Das Büro des Umzugs- und Hausmeisterdienstes ist mit einer üblichen
Büromöblierung bestehend aus Tischen, Stühlen, Schränken ausgestattet. Darüber
hinausgehende Einrichtungsgegenstände sind vom Auftragnehmer zu stellen.
Die Agentur stellt für den/die Vorarbeiter/-in einen Desktopcomputer mit Monitor,
Druckmöglichkeit und E-Mail-Anschluss zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter des
Auftragnehmer hat sich zur Nutzung der EDV-Anlagen ausschließlich zur dienstlichen
Nutzung entsprechend den Sicherheitsvorschriften der Agentur schriftlich zu
verpflichten.
Es ist davon auszugehen, dass Software des Auftragnehmer nicht auf den gestellten
EDV-Anlagen verwendet werden kann. Sollte diese Software zur Erbringung der
Leistung zwingend notwendig sein, so sind vom Auftragnehmer eigene EDV-Anlagen
zu stellen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich festzustellen, ob die Räumlichkeiten, welche die
Agentur zur Verfügung stellen kann, für diese Zwecke und Geräte geeignet sind.
Sofern vom Auftragnehmer eigene Geräte in den Räumen der Agentur aufgestellt
werden, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass diese Geräte nur und
ausschließlich für Belange der Agentur eingesetzt werden.
Da der Raum nur temporär und ausschließlich durch den Auftragnehmer genutzt
wird, obliegt die Ordnung in diesem Raum alleinig dem Auftragnehmer. Die Agentur
legt Wert auf ein ordentliches und aufgeräumtes Erscheinungsbild des Raumes.
Die Reinigung des Raumes erfolgt in Abstimmung mit dem Ansprechpartner der
Agentur und den Mitarbeitern vor Ort durch eine durch die Agentur gebundene
Reinigungsfirma.
Die Übergabe des Büros ist zu protokollieren.
Der Auftragnehmer hat unverzüglich nach Beendigung des Vertragsverhältnisses
seine Materialien, Betriebsmittel, Einrichtungsgegenstände und sonstige Utensilien zu
entfernen und die bereitgestellten Räume gereinigt und gemäß Übernahmeprotokoll
zurückzugeben. Ggf. ausgehändigte Schlüssel für das Objekt sind nach
Vertragsablauf der EASA unverzüglich auszuhändigen.
Das zur Auftragserfüllung erforderliche Wasser und die elektrische Energie stellt
EASA dem Auftragnehmer unentgeltlich zur Verfügung. Der Auftragnehmer hat auf
einen sparsamen und umweltgerechten Verbrauch zu achten.
16
2.2.5 Vom Auftragnehmer zu stellende Werkzeuge, Transportmittel, Steighilfen
und Verbrauchsmaterial
Der Bieter hat in geeigneter Weise darzustellen, wie er die nachstehend
beschriebenen Anforderungen zur zuverlässigen und kontinuierlichen Ausstattung
seiner Mitarbeiter mit Werkzeug, Transportmitteln, Steighilfen und Versandmaterial
umzusetzen gedenkt (siehe auch 4.1 Technisches Angebot).
Geräte und Maschinen müssen den Sicherheitsbestimmungen entsprechen und
Prüfvermerke (z.B. GS (Geprüfte Sicherheit), CE-Zeichen (EG-
Konformitätserklärung)) tragen.
Werkzeuge, Transportmittel und Steighilfen des Auftragnehmers sind als dessen
Eigentum eindeutig zu kennzeichnen.
Nachweise
der
durchgeführten
Prüfungen
und
Wartungen
sowie
Gerätedokumentationen und Gebrauchsanweisungen sind vorzuhalten und auf
Verlangen des Ansprechpartners der Agentur vorzulegen.
Notwendige Prüfsiegel sind entsprechend den Vorschriften an Werkzeugen,
Transportmitteln und Steighilfen anzubringen.
Die für ortsveränderliche elektrische Anlagen geltende BGV A3-Prüfung nach
DIN/VDE 0701/0702 ist vom Auftragnehmer eigenständig durchzuführen, zu
kontrollieren und zu dokumentieren. Die Nachweise hierzu sind für EASA jederzeit
einsehbar im Objekt bereitzustellen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur voll funktionsfähige, den gültigen
Bestimmungen und Gesetzen sowie den Unfallverhütungsvorschriften entsprechende
Geräte, Werkzeuge und Transportmittel einzusetzen. Alle Geräte, Werkzeuge und
Transportmittel, die den vorgenannten Bestimmungen nicht entsprechen, sind
unverzüglich zu entfernen und zu ersetzen.
Der Betrieb und die Bedienung aller durch den Auftragnehmer gestellten Geräte
gemäß aller jeweils gültigen Bestimmungen, Regelungen und Vorgaben seitens des
Gesetzgebers
und
des
Herstellers
obliegen
alleinig,
selbständig
und
eigenverantwortlich dem Auftragnehmer. Dazu gehört auch die Pflege, Reparatur und
Wartung sowie ggf. die Aktualisierung der Software für das entsprechende Gerät,
z.B. einer aktuelleren Version bzw. einer komplett neuen Generation bzw. Anpassung
von Software für das Gerät.
Diese Arbeiten können während der normalen Geschäftszeit der Agentur
durchgeführt werden. Die Intervalle und Zeiten sind so zu wählen, dass die
Arbeitsabläufe des Auftragnehmers bzw. der Agentur nicht gestört werden. Da der
Sicherheitsdienst der Agentur permanent besetzt ist, um ggf. Zugang zu gewähren,
kann der Auftragnehmer die Wartung nach Absprache mit der Agentur auch
außerhalb der normalen Zeiten durchführen lassen.
Die Agentur stellt dem Auftragnehmer ausreichend Möglichkeiten Werkzeug und
Ausrüstung sicher zu verschließen.
Der Auftragnehmer haftet vollständig für Diebstahl und Beschädigung seiner eigenen
Geräte, Materialien, Werkzeuge und Transportmittel sowie das Eigentum seiner
Mitarbeiter.
Fehlende oder abhanden gekommene Werkzeuge, Transportmittel und Steighilfen
des Auftragnehmers sind unverzüglich zu ersetzen.
Wartungs- und/oder reparaturbedürftige Werkzeuge, Transportmittel und Steighilfen
des Auftragnehmers sind unverzüglich instandzusetzen bzw. zu ersetzen.
Fehlende, abhanden gekommene Werkzeuge, Transportmittel und Steighilfen der
Agentur sind unverzüglich dem zuständigen Ansprechpartner der Agentur zu melden
und das weitere Vorgehen ist abzustimmen. Wartungs- und/oder reparaturbedürftige
17
Werkzeuge, Transportmittel und Steighilfen der Agentur sind unverzüglich aus dem
Verkehr zu ziehen, dem zuständigen Ansprechpartner der Agentur zu melden und
das weitere Vorgehen ist abzustimmen.
Werkzeug:
Der Auftragnehmer stellt alle Werkzeuge, die für die Ausführung von
Kleinreparaturen,
Umzügen,
einfachen
Maler-,
Tischler-,
Elektro-
und
Trockenbauarbeiten, Montagen und Installationen in der Mietfläche notwendig sind.
Die folgende Aufstellung notwendiger Werkzeuge ist nicht als abschließend oder
vollständig anzusehen:
- Schraubendreher und –schlüssel
- (Schlag)Bohrmaschinen und Akkuschrauber für Holz, Gipskarton, Stahl,
Mauerwerk und Beton bis zu einem Bohrdurchmesser von 30mm und einer
Bohrtiefe bis 10 cm mit entsprechenden Bohrern und Bits
- Stromprüf- und –messgeräte
- Hammer, Meißel
- Sägen und Stichsägen mit Blättern für verschiedene Materialien (Stahl, Blech,
Holz, Kunststoff), Trennschleifer, Schweißgeräte, Blechscheren
- Rohrzangen, Kneifzangen, Abisolierzangen
- Gliedermaßstäbe, Maßbänder, Wasserwaagen, Nivelliergeräte (Laser)
- Schraubzwingen, Schraubstock
- Bohrkronen und Schlitzfräse für Elektroinstallationen
- Cuttermesser
- Schutzfolien, Abdeckmaterial
- Pinsel, Farbrollen, Spachtel
- Feilen für Holz, Metall
- Persönliche Schutzausrüstung wie Handschuhe, Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen,
Gehörschutz etc.
Einhaltung der jeweils gültigen und relevanten Unfallverhütungsvorschriften (z.B.:
BGVA2, BGVA3), einwandfreie Funktion, Wartung, Verbrauchmaterialien, Ersatzteile,
Reparatur, sonstige Materialien, Hilfs- und Betriebsstoffe zur Reparatur, sowie des
dazugehörigen Werkzeuges sind Sache des Auftragnehmer.
Der Auftragnehmer wird darauf hingewiesen, dass vor jeglichen Trenn-, Schweiß-
und Schneidarbeiten ein Schweißerlaubnisschein beim Vermieter einzuholen,
auszufüllen, zu unterschreiben und vom Vermieter bestätigen zu lassen ist. Eine
Kopie ist dem Vertreter der Agentur zu übergeben, eine weitere Kopie ist vom
Auftragnehmer abzulegen. Den im Schweißerlaubnisschein enthaltenen Auflagen ist
unbedingt Folge zu leisten. Schäden aus deren Nichteinhaltung gehen vollumfänglich
zu Lasten des Auftragnehmers.
Transportmittel (innerhalb der Agentur):
Der Auftragnehmer stellt alle Transportmittel, die für die Ausführung von
Kleinreparaturen, Umzügen, Montagen und Installationen in der Mietfläche notwendig
sind.
Die folgende Aufstellung notwendiger Werkzeuge ist nicht als abschließend oder
vollständig anzusehen:
- 2 Hubwagen mit einer Hubleistung von drei Tonnen u. A. für Europaletten und
Gitterboxen
- 2 Tischwagen / Magazinwagen als Vierwand-Gitterwagen Böden aus stabilen
Multiplexplatten mit einer Tagkraft von 400kg. Lenkrollen des Plattformwagens mit
Vollgummibereifung gebremst, oder gleichwertig
- 1 Etagenwagen (Gitterwagen, Kommissionierwagen): ein fester und vier lose
Böden, Stirnwände, eine Längswand und Dach mit Drahtgitter 40 x 40 x 4 mm
18
verkleidet. Mit Doppel-Flügeltür aus Winkelstahl mit eingeschweißtem Drahtgitter,
Stangenverschluss abschließbar mittels Vorhängeschloss, Elastik - Vollgummi -
Bereifung: 200 mm Zwei Lenk- und zwei Bockrollen Lenkrollen gemäß EN 1757-3
mit zwei Feststellern, Gesamtlänge: 1.170 mm Gesamtbreite: 740 mm
Gesamthöhe: 1.790 mm Ladefläche (L x B): 1.000 x 680 mm, Lichter
Etagenabstand: 280 mm, oder gleichwertig
- 8 Transporthilfen für Möbel, Rollwagen für schwere Lasten, Größe ca. 60 x
50 cm,
TÜV + GS geprüft, Tragekraft ca. 400 Kg, 4 Leichtlauflenkrollen, Oberfläche
antirutsch beschichtet, wasserfest / wetterfest für Außeneinsatz geeignet, Platte mit
eingearbeitetem Tragegriff, Rollendurchmesser ca. 80 mm, oder gleichwertig
- 2 Stapelkarren z. B. mit Drahtgitter, Tragfähigkeit ca. 350 kg, Kunststoffgriffe nach
geltenden Sicherheitsvorschriften. Pulverbeschichtet. Räder mit Wälzlagerung.
Vollgummireifen für geringen Rollwiderstand.
Einhaltung der jeweils gültigen und relevanten Unfallverhütungsvorschriften (z.B.:
BGVA2, BGVA3), einwandfreie Funktion, Wartung, Verbrauchmaterialien, Ersatzteile,
Reparatur, sonstige Materialien, Hilfs- und Betriebsstoffe zur Reparatur, sowie des
dazugehörigen Werkzeuges sind Sache des Auftragnehmers.
Die Vorschriften der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) D27 sind
einzuhalten. Für die Benutzung der Geräte müssen Betriebsanweisungen vom
Auftragnehmer erstellt und bekannt gemacht werden.
Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass Flurförderzeuge, ihre Anbaugeräte
sowie die nach der Unfallverhütungsvorschrift für den Betrieb von Flurförderzeugen
erforderlichen Sicherheitseinrichtungen in Abständen von längstens einem Jahr durch
eine sachkundige Person geprüft werden. Die wiederkehrenden Prüfungen müssen
sich auf die Prüfung des Zustandes der Bauteile und Einrichtungen, auf
Vollständigkeit und Wirksamkeit der Sicherheitseinrichtungen sowie auf
Vollständigkeit des Prüfnachweises erstrecken. Der Auftragnehmer hat über die
wiederkehrenden Prüfungen Nachweis zu führen (siehe auch
http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/d27.pdf ). Hierzu ist vom
Auftragnehmer ein Prüfbuch anzulegen. Entsprechende Prüfplaketten sind auf allen
Transportmitteln anzubringen. Das Prüfbuch ist regelmäßig zu führen, im Büro des
Auftragnehmers zu hinterlegen und dem Ansprechpartner der Agentur auf Verlangen
vorzulegen.
Steighilfen:
- 2 Anlegeleitern Höhe ca.1,85m, lichte Weite ca. 300mm, Sprossenabstand ca.
280mm, vorzugsweise aus Aluminium
- 1 Anlegeleiter Höhe ca. 2,95m, lichte Weite ca. 300mm, Sprossenabstand ca.
280mm, vorzugsweise aus Aluminium
- 2 Stufenstehleitern Höhe ca. 2,00m, Holmbreite ca. 760mm, Stufenabstand ca.
250mm, reißfeste Polyester-Gurtbänder, kunststoffummantelte Stahlscharniere,
oberste Stufen bilden ein Podest, vorzugsweise aus Aluminium
- 1 Stufenstehleiter Höhe ca. 3,00m, Holmbreite ca. 760mm, Stufenabstand ca.
250mm, reißfeste Polyester-Gurtbänder, kunststoffummantelte Stahlscharniere,
oberste Stufen bilden ein Podest, vorzugsweise aus Aluminium
- 2 Arbeitsböcke aus Aluminium mit einem Gerüstboden. Standhöhe ca. 1,00m,
Länge Gerüstboden ca. 1,10m, Anzahl Sprossen: 4, einseitig sicherer Aufstieg
durch breite Stufen, U-Profile auf einer Seite zum Ausbau mit Gerüstboden ca.
620 mm breit zu einer Plattform, als leichtes und einfaches Kleingerüst für den
Bau, zum Transport zusammenklappbar, Stufenabstand: ca. 250 mm,
Außenbreite: ca. 750 mm
Nach der Betriebssicherheitsverordnung und der Unfallverhütungsvorschrift „Leitern
und Tritte“ (BGV D36) ist der Auftragnehmer für den ordnungsgemäßen Zustand
seiner Leitern verantwortlich (siehe auch
http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/d36.pdf). Hierzu ist vom
Auftragnehmer ein Prüfbuch anzulegen (siehe auch
19
http://etf.bgetem.de/htdocs/r30/vc_shop/bilder/firma53/s_012_a04-2010.pdf).
Nach einer eindeutigen Kennzeichnung und Inventarisierung der Leitern können die
Wiederholungsprüfungen mit vertretbarem Aufwand durchgeführt werden.
Entsprechende Prüfplaketten sind auf allen Steighilfen anzubringen.
Die Leitern sind mit selbstklebenden Betriebsanleitungen zum Anbringen an den
Leiterholmen auszurüsten.
Das Prüfbuch ist regelmäßig zu führen, im Büro des Auftragnehmers zu hinterlegen
und dem Ansprechpartner der Agentur auf Verlangen vorzulegen.
Umzugskartons3:
Vom Auftragnehmer sind auf Abruf der Agentur stabile Umzugskartons der Größe
38x38x65 cm für interne Umzüge und Transporte zu stellen und in der Agentur
vorzuhalten.
Für die ausreichende Vorhaltung und Nachbestellung ist der Auftragnehmer
verantwortlich. Es sollten mindestens 200-300 Umzugskartons jederzeit in der
Agentur verfügbar sein.
Pro Jahr ist mit einer Menge von max. 1.000 Umzugskartons zu rechnen.
Sonstiges:
- Verpackungsmaterial für Umzugsgüter für interne Umzüge ist durch den
Auftragnehmer zu stellen und in die Einheitspreise Tätigkeit 6 (4.3.1)
einzukalkulieren.
- Verpackungsmaterial für Umzugsgüter für externe Umzüge ist durch den
Auftragnehmer zu stellen und in die Einheitspreise Tätigkeit 5 (4.3.1)
einzukalkulieren.
Die Einhaltung der oben aufgelisteten Punkte zu Abschnitt 2.2.5 liegt
ausdrücklich beim Auftragnehmer.
2.2.6 Geschätzte Mitarbeiterentwicklung der Agentur
Ausgehend von einer momentanen Mitarbeiteranzahl von ca. 750, wird diese bis zum
Jahr 2015 auf voraussichtlich ca. 900 ansteigen.
2.2.7 Umzug des Standortes der Agentur
Es besteht die Möglichkeit, dass die Agentur während der Vertragslaufzeit innerhalb
des Gebietes der Stadt Köln einen neuen Standort beziehen wird.
Die Agentur wird den Auftragnehmer über einen Standortwechsel und die dafür
notwendigen Mehrleistungen mindestens drei Monate im Voraus umfassend
informieren.
Im Falle eines Standortwechsels vor Ablauf des Vertrages werden die
Vertragsparteien versuchen, den Vertrag wie gehabt inkraft zu belassen
(vorbehaltlich etwaiger, so gering wie möglich zu haltender Änderungen), es sei
denn, dass beide Parteien den Vertrag zu einem gemeinsam zu bestimmenden
Zeitpunkt beenden wollen.
3 Mengenangaben sind bloße Schätzungen und für die Agentur nicht bindend.
20
2.2.8 Haftung/Versicherung
Der Auftragnehmer und ggf. dessen Unterauftragnehmer ist alleinig haftbar für jeden
Verlust oder Schaden, der durch ihn in Ausübung des Vertrages verursacht wird.
Eine Versicherungsbestätigung ist vom Bieter mit den Angebotsunterlagen
einzureichen (siehe auch 3.2.2 und
Anhang XII).
Schäden sind der EASA unverzüglich mitzuteilen.
2.2.9 Vertraulichkeit
Die Tätigkeit verpflichtet gemäß Datenschutzgesetz zu absoluter Verschwiegenheit
gegenüber Dritten bezüglich der Erfüllung und des Inhaltes des Vertrages oder Teilen
daraus, auch über das Vertragsverhältnis hinaus.
Daten dürfen ausschließlich nur insoweit verwendet werden wie sie zur Erfüllung des
Vertrages von Belang sind. Jede weitere Nutzung von Mitarbeiter- oder
agentureigenen Daten bedarf ausdrücklich der vorherigen schriftlichen Genehmigung
der Agentur.
Der Auftragnehmer und seine Mitarbeiter haben relevante Daten vor unautorisiertem
Zugriff zu schützen soweit dies technisch möglich ist. Sollte dies eine Änderung oder
Anpassung von Ausstattung oder Abläufen bedeuten, so hat der Auftragnehmer die
Agentur selbständig darauf hinzuweisen um in enger Abstimmung mit der Agentur
eine praktikable Lösung zu finden.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses
dieses Stillschweigen zu wahren.
Sollte der Auftragnehmer oder seine Vertreter Indiskretionen, ausgelöst durch Dritte,
feststellen, ist unverzüglich der Ansprechpartner der Agentur zu benachrichtigen.
Diese Verpflichtung betrifft auch die durch den Auftragnehmer eingesetzten
Mitarbeiter, auch über deren Beschäftigungsverhältnis hinaus.
2.2.10 Statistiken und Arbeitsberichte
Es ist eine praktikable monatliche Statistik bezogen auf die Menge, Art und Dauer
der ausgeführten Arbeiten zu erstellen, sowie täglich kurze Arbeitsberichte . Statistik
und Arbeitsberichte sind monatlich unaufgefordert spätestens am 4. Werktag des
darauffolgenden Monats an den Ansprechpartner der Agentur weiterzuleiten.
Art und Umfang der zu erstellenden Statistiken ist unverzüglich nach der
Vertragsunterzeichnung, jedoch spätestens 10 Werktage nach Beginn der Arbeiten
im Detail (Inhalt, Übergabetermine, etc.) dem Ansprechpartner der Agentur
vorzulegen, gemeinschaftlich abzustimmen und schriftlich festzuhalten.
Die regelmäßige und vollständige Übergabe der Statistiken und Arbeitsberichte ist
ein Kriterium des Malussystems. Nichteinhaltung der Vorgaben können
Maluszahlungen zur Folge haben. (siehe 2.2.13)
2.2.11 Anwesenheitsnachweise
Der Auftragnehmer hat durch geeignete Maßnahmen die tatsächlichen
Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zu belegen. Hierzu verpflichtet sich der
Auftragnehmer, ein Zeiterfassungssystem in den Räumen der EASA Security zu
installieren, mit dem Beginn und Ende der Anwesenheit im Haus erfasst werden.
Die gesetzlichen Pausenzeiten, weitere Abwesenheiten einschließlich Raucherpausen
sind hierbei zu erfassen und von der täglichen Arbeitszeit abzuziehen.
Ggf. kann der Auftragnehmer das Zeiterfassungssystem der EASA mit nutzen. Die
Nutzung wird dann unentgeltlich zur Verfügung gestellt.
Jeweils zum Monatsende sind die Sollstunden den Ist-Stunden gegenüberzustellen.
Diese Gegenüberstellung ist ein Kriterium der Malusregelung. Je nach prozentualer
Höhe der Abweichung können prozentuale Abzüge der monatlichen Vergütung
vorgenommen werden.
21
Anwesenheitsnachweise
sind
Abrechnungsgrundlage
gemäß
Punkt
2.2.14
Abrechnung.
2.2.12 Arbeitskarte, Personal- Fluktuationsquote
Die Agentur hat ein großes Interesse an einer zuverlässigen und kontinuierlichen
Ausführung der Leistung. Nach Ansicht der Agentur wird dies unter anderem durch
die Bereitstellung eines über die Zeit stabilen Stammpersonals (Vorarbeiter/-in und
Mitarbeiter/-innen) gewährleistet.
Arbeitskarte:
Die Arbeitskarte ist ein Instrument, welches gewisse Mindestanforderungen an
Einweisung, Schulung aber auch an die Vorgaben des Entsendegesetzes sicherstellt.
Die Arbeitskarten sind vom Auftragnehmer zu erstellen, dem Ansprechpartner der
Agentur zu übergeben und abzulegen.
Für jeden im Objekt tätigen Mitarbeiter ist vor Beginn der Tätigkeitsaufnahme eine
fortlaufend nummerierte Arbeitskarte anzulegen.
Die Arbeitskarten inkl. der zugehörigen Dokumente aller vom Auftragnehmer aktuell,
in Zukunft oder in der Vergangenheit tätig gewordenen Mitarbeiter sind stets auf
dem aktuellen Stand zu halten und während der gesamten Vertragslaufzeit im Objekt
aufzubewahren.
Aktive Arbeitskarten für im Objekt noch tätige Arbeitskräfte sind hierbei von Passiven
für definitiv für das Objekt nicht mehr tätige Arbeitskräfte zu trennen.
Vor Beginn der erstmaligen Tätigkeitsaufnahme und danach jeweils monatlich sind
der Agentur neu angelegte Arbeitskarten sowie auch die Arbeitskarten von für das
Objekt definitiv nicht mehr eingesetzten Mitarbeitern vorzulegen und vom
Ansprechpartner der Agentur abzuzeichnen.
Mitarbeiter/Innen des Auftragnehmers können nur mit vollständig ausgefüllter und
von der EASA gegengezeichneter Arbeitskarte im Objekt tätig werden.
Fehlende oder unvollständig ausgefüllte Arbeitskarten (bzw. nicht eingehaltene
Regelungen) genauso wie die Nichteinhaltung der vorgegebenen Kennzahlenwerte
können gemäß Kontrollen der Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen zu
Beanstandungen bzw. Reklamationen mit entsprechenden Maluszahlungen (siehe
2.2.13) führen.
Wird ein Kennzahlenwert im Monat nicht eingehalten - siehe Vorgaben Kennzahlen
der Arbeitskarte - wird für diesen Monat ggf. eine Reklamation ausgewiesen und
damit eine entsprechende Maluszahlung (dies gilt auch für die kommenden Monate,
solange, bis der Kennwert wieder innerhalb des vorgegebenen Korridors liegt).
Da derr Auftragnehmer über eine Vielzahl an Informationen über seine Mitarbeiter
verfügt und eigene Formularblätter für verschiedene Anforderungen bereithält, wird
von EASA keine Vorgabe für die Arbeitskarte in Form oder Speichermedium gegeben.
Nachfolgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Arbeitskarte müssen jedoch
zwingend gegeben sein:
Status Arbeitskarte
Fortlaufende Nummer der Arbeitskarte, z.B. 1-2012 (erste Arbeitskarte / Jahr
2012)
angelegt am [Datum]
angelegt von [Name]
Aktiv / Passiv
bei Aktivierung bzw. Veränderung von Aktiv auf Passiv ist die entsprechende
Arbeitskarte der EASA innerhalb eines Monats vorzulegen (Bestätigung durch
Unterschrift der EASA)
22
Personalien (muss vor erstmaligem Tätigwerden im Objekt vollständig
ausgefüllt sein bzw. vorliegen)
Name, Foto, Telefonnummer für Erreichbarkeit
Status Arbeitsvertrag (Tarifvertrag falls vorhanden, Geringverdiener, Angestellter).
Eine Kopie des Arbeitsvertrages ist vorzuhalten (Anforderung des Entsendegesetzes)
Jegliche zur Ausübung der Tätigkeiten notwendigen gesundheitlichen
Voraussetzungen und den damit verbundenen Untersuchungen wurden durchgeführt.
Qualifikation / Ausbildung
Für das Unternehmen tätig seit...
Im Objekt eingesetzt als ... (z.B. Vorarbeiter/-in, Mitarbeiter/-in, Springer,
Vertretung)
vertragliche Mindestanforderungen sind gegeben (Sprachkenntnisse, polizeiliches
Führungszeugnis,…)
ordnungsgemäße Arbeitspapiere (Krankenversicherung / Sozialversicherung, etc.)
wurde in die speziellen Anforderungen des Objektes bzw. der für die Mitarbeiter
vertraglich relevanten Regelungen eingewiesen
Kennzahlen der Arbeitskarte
Aus den Daten der Arbeitskarte sind nachfolgende Kennzahlen zu entwickeln und der
EASA im Monatsbericht auszuweisen:
Personalstammquote (malusrelevant):
Aktive Arbeitskarten (aktueller Monat) / Personaldurchschnittsbesetzung laut
Kalkulation.
WICHTIG: Die Personalstammquote sollte sich innerhalb der ersten drei
Vertragsmonate zwischen 1,5 und max. 2 einpendeln -
d.h. für mindestens 50% des
Personals soll Ersatzpersonal bei Personalausfall zur Verfügung stehen (siehe
Beispielrechnung).
Fluktuationsquote (malusrelevant):
Passive Arbeitskarten (Gesamt für jeweils ein Vertragsjahr) /
Personaldurchschnittsbesetzung laut Kalkulation.
Nach einem Vertragsjahr werden die Passiven Arbeitskarten des vergangenen
Vertragsjahres nicht mehr in die Summe eingerechnet (Neustart der
Fluktuationsquote).
WICHTIG: Die Fluktuationsquote darf nach den ersten drei Monaten nicht über 50%
liegen, nach sechs Monaten nicht über 75% und nach 12 Monaten nicht über 100%.
In den darauffolgenden Vertragsjahren darf die Fluktuationsquote jeweils 50% nicht
überschreiten
(siehe Beispielrechnung).
.
Beispiel für die Berechnung Personalstamm- und der Fluktuationsquote:
Laut Kalkulation sind z.B. 2 Mitarbeiter/-innen und ein/e Vorarbeiter/-in vorgesehen,
sowie eine Arbeitskraft für optionale Tätigkeiten = 4 MA
Personaldurchschnittsbesetzung. Um Fluktuation und Krankheit im Griff zu haben,
besteht für das Objekt ein Personalpool zu Beginn des Monats X von 6 MA = Anzahl
der aktiven Arbeitskarten (täglich im Objekt arbeiten nur max. 4, der Rest ist
anderweitig beschäftigt).
Personalstammquote ist somit für den Monat X: 6/4 =1,5 (Quote sollte nur kleineren
Schwankungen unterliegen) -> keine Maluszahlung.
Am Ende des dritten Vertragsmonats haben sich bereits über die letzten Monate 4
passive Arbeitskarten angesammelt = 3 MA sind aus dem Objekt definitiv
ausgeschieden (Ihre Arbeitskarten wurden von aktiv auf passiv umgeschrieben).
Die Fluktuationsquote ist somit 3/4 = 0,75 also 75% Fluktuation über das
Vertragsjahr bis zum Ende des dritten Monats -> Maluszahlung möglich.
23
Vorteil der Personalstammquote: Der Auftragnehmer muss zu jeder Zeit nachweisen,
dass er einen hinreichend großen Personalpool an eingewiesenem Personal zur
Verfügung hat.
Vorteil der Fluktuationsquote: Der Auftragnehmer muss zu jeder Zeit seine
Fluktuation nachweisen. Ein stetiger Personalwechsel wird dadurch sukzessive
unterbunden.
EASA kann aus berechtigten Gründen den Korridor bzw. den Verlauf der
Fluktuationsquote zu Gunsten des Auftragnehmers anpassen oder zeitweise
aussetzen, sofern der Auftragnehmer einen entsprechenden Antrag stellt.
2.2.13 Malussystem
Das Malussystem bezieht sich auf drei Komponenten:
1. Einhaltung von Qualität und Regelmäßigkeit vertraglich geforderter
Leistungen:
Nichterfüllung kann mit einem Abzug von 2% auf die Nettosumme der
Rechnung I (siehe 2.2.14 belegt werden, jedoch nicht mit mehr als 15% pro
Monat). Hierunter fallen nachstehende Leistungen:
Punkt 2.2.10: Statistiken und Arbeitsberichte
Punkt 2.2.12: Personalstamm- und Fluktuationsquote
Punkt
2.2.11:
Anwesenheitsnachweise:
Unterschreitung
der
monatlichen Ist-Stunden im Vergleich zu den monatlichen
Sollstunden um mehr als 5%.
2. Verstöße gegen Vertragsinhalte:
Verstöße gegen die Vertragsbedingungen werden dem Vertragspartner
schriftlich angezeigt. Der Vertragspartner hat hierzu schriftlich innerhalb von
2 Werktagen Stellung zu nehmen und unverzüglich dafür Sorge zu tragen,
dass geeignete Maßnahmen eingeleitet werden, um den beanstandeten
Zustand abzustellen und ggf. Wiederholungen zu vermeiden.
Der Vertragspartner kann einen begründeten Einspruch erheben. Ist der
Verstoß weiterhin strittig, wird versucht, diesen Punkt bei der nächsten
Monatsbesprechung mit der Objektleitung des Vertragspartners möglichst
einer einvernehmlichen Lösung zugeführt. Sollte kein Einvernehmen erzielt
werden können, behält sich die Agentur vor, die Malusregeglung wie folgt
anzuwenden:
2% der Nettosumme der Rechnung (siehe 2.2.14 können in dem
betreffenden Monat abgezogen werden, jedoch nicht mit mehr als 15% pro
Monat).
3. Nutzerhinweise:
Sollten
dem
Ansprechpartner
der
Agentur
Verstöße
gegen
Vertragsbestimmungen und vertraglich geforderte Leistungen von Seiten der
Mitarbeiter der Agentur mitgeteilt werden, können diese wie unter 2. als
Verstöße gegen die Vertragsbedingungen gewertet werden, jedoch nicht mit
mehr als 15% pro Monat.
Bei Verstößen nach Punkt 1.-3. wird der Vertragspartner schriftlich über die
geplante Malusbewertung informiert bzw. die Malusbewertung wird in den
Monatsbesprechungen ausgesprochen.
Das Malussystem wird als zielführend im Sinne einer qualitätsorientierten und
ergebnisorientierten Leistungserbringung erachtet t.
Entsprechend der Höhe der monatlichen Kosten und der angefallenen Mali wird die
Höhe der monatlichen Vergütung schriftlich festgelegt.
24
Die Gesamtheit aller Maluszahlungen eines Jahres soll 10% der vereinbarten
Jahresvergütung für die Gesamtnettosumme der Personalkosten nicht
überschreiten.
2.2.14 Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über den Auftragnehmer.
Rechnungsstellungen durch Dritte sind ausdrücklich ausgeschlossen.
Der Auftragnehmer erstellt monatliche Rechnungen in jeweils zweifacher
Ausfertigung, unabhängig davon, welche Dienste in Anspruch genommen wurden.
In der Rechnung werden die monatlichen Vergütungen für Stellung der Mitarbeiter,
Geräte, Sonderstunden etc. aufgeführt.
Grundlage der Malusbewertung sind die monatlichen Vergütungen der
Teammitglieder, d. h. alle malusbedingten prozentualen Abzüge werden von der
Gesamtnettosumme der Personalkosten in Abzug gebracht.
Weitere Abrechnungselemente sind nicht Gegenstand von Malusabzügen.
Form und Inhalt der Rechnungen sind vor erster Erstellung mit dem Ansprechpartner
der Agentur abzustimmen.
Der Rechnungsentwurf ist in der dem Leistungsmonat folgenden Monatsbesprechung
dem Ansprechpartner der Agentur zusammen mit allen notwendigen Unterlagen
(Statistiken siehe Punkt 2.2.10., Anwesenheitsnachweise siehe Punkt 2.2.11,
Malusbewertungen siehe Punkt 2.2.13.) vorzulegen.
Entsprechend der Höhe der monatlichen Kosten und der angefallenen Mali wird die
Höhe der monatlichen Vergütung einvernehmlich schriftlich festgelegt.
Diese schriftliche Festlegung ist die Abrechnungsgrundlage. Ohne diese
Abrechnungsgrundlage können eingereichte Rechnungen nicht bearbeitet werden
und werden zurückgewiesen.
Falsch gestellte Rechnungen sind nach Reklamation durch die Agentur vom
Auftragnehmer schriftlich zu stornieren. Der Agentur ist die Rechnung ist in
korrigierter Form neu zu stellen.
2.2.15 Qualitätsmanagement
Die Bieter müssen über ein Qualitätsmanagementsystem verfügen.
Eine kurze Vorstellung des Systems von max. drei Seiten ist dem Angebot
beizufügen (siehe Punkt 3.2.3)
Das Qualitätsmanagementsystem des Bieters ist EASA vom Bieter vorzustellen und
geht in die Bewertung der technischen Leistungsfähigkeit ein (siehe auch 4.1
Technisches Angebot).
Die in der Leistungsbeschreibung festgelegten täglichen und turnusmäßigen Arbeiten
sind auf einem gleichbleibend hohen Qualitätsniveau zu erbringen. EASA und
Auftragnehmer sind sich einig, dass Qualität nicht erst im Nachhinein durch eine
Leistungskontrolle, sondern gerade durch eine Reihe von weiteren Parametern im
Vorfeld
gesichert
werden
kann
(u.a.
Einfluss
der
Personalauswahl,
Personalarbeitszeit, Personalfluktuation, eingesetzte Maschinen und Gerätschaften).
2.2.16 Wiederkehrende Gesprächsrunden
Allgemeine Hinweise
Dienen dem Informationsaustausch (Transparenz)
Kanalisieren den Informationsaustausch (Effizienz)
Führen zu Entscheidungen und Optimierungen (Effektivität)
Jeweils erste Monatsbesprechung nach Quartalsende wird zur
25
Quartalsbesprechung
Ablage erfolgt durch den Auftragnehmer
Monatsbesprechung
• Termin: Ist jeweils vom Auftragnehmer zu organisieren
• Teilnehmerkreis: Ansprechpartner (EASA), Vorarbeiter/-in (Auftragnehmer)
• Gesprächsinhalte:
-
Besondere Vorkommnisse (Schäden, Mängel, Reklamationen)
-
Zeit- und Urlaubsplanung (ist im Vorfeld der Besprechung zuzusenden)
-
Kennzahlen Personalstammquote, Fluktuationsquote, Anwesenheitszeiten
Personal etc.
-
Klärung von Abrechnungsfragen für den vergangenen Monat (Reklamationen)
-
Veränderungsbedarf und Verbesserungsvorschläge
-
Besonderheiten für den nächsten Monat
-
Festlegung der Abrechnungssumme für den vorangegangenen Monat (ggf.
Abzüge durch Malus)
Prozess:
-
Monatsbericht mit Besprechungsergebnis innerhalb von drei Werktagen nach
der Besprechung per E-Mail an Ansprechpartner (EASA)
-
Dokumentation der Besprechungsergebnisse und ggf. Überarbeitung des
Monatsberichtes erfolgt durch den Auftragnehmer
Quartalsbesprechung
• Termin: Ist jeweils vom Auftragnehmer zu organisieren
• Teilnehmerkreis: Ansprechpartner (EASA), Vorarbeiter/-in (Auftragnehmer),
Objektleiter/-in (Auftragnehmer)
• Gesprächsinhalte:
-
Besondere Vorkommnisse (Schäden, Mängel, Reklamationen)
Kennzahlen Personalstammquote und Fluktuationsquote,
Anwesendheitszeiten Personal…..
Klärung von Abrechnungsfragen für das vergangene Quartal
(Reklamationen)
-
Veränderungsbedarf und Verbesserungsvorschläge
-
Besonderheiten für den nächsten Monat
-
Besonderheiten für das nächste Quartal,
-
Informationsaustausch
der
Aufwands-/Nutzen-bzw.
Kosten-
/Einnahmensituation des Auftragnehmers
Prozess:
-
Quartalsbericht mit Besprechungsergebnis innerhalb von drei Werktagen nach
der Besprechung per E-Mail an Ansprechpartner (EASA)
-
Dokumentation der Besprechungsergebnisse und ggf. Überarbeitung des
Quartalsberichtes erfolgt durch den Auftragnhemer
Jahresbesprechung:
•
vergleichbar einer Quartalsbesprechung jedoch ggf. mit erweitertem
Teilnehmerkreis und gesonderter Agenda gemäß Vorgaben EASA. (Einladung und
Agendaversand erfolgt durch den Auftragnehmer)
•
keine Termin-, Zeit-, Dokument-und Prozessvorgaben
•
Empfehlung für Zeitpunkt: Nach Bekanntgabe der Jahresabrechnungen
(Frühjahr) oder jeweils nach einem Jahr nach Vertragsbeginn
2.2.17 Auftragsende/Übergabe
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, in einem Zeitraum von einem Monat vor Ende des
letzten Einzelvertrages den nachfolgenden Auftragnehmer umfänglich und vollständig
in die Örtlichkeiten und Abläufe einzuweisen.
Die erfolgreiche Einweisung ist durch den nachfolgenden Auftragnehmer zu
bestätigen.
26
Die Agentur ist berechtigt, die Zahlung der letzten Monatsrechnung bis zur Übergabe
des Nachweises der erfolgreichen Einweisung einzubehalten.
Innerhalb von einem Monat nach Ende des letzten Einzelvertrages hat der
Auftragnehmer die vollständige Dokumentation aller Vorgänge des
Vertragszeitraumes jeweils einfach im Original und einer Kopie zu übergeben.
Die Übergabe ist zu dokumentieren. Die Agentur ist berechtigt, die Zahlung der
letzten Monatsrechnung bis zur vollständigen Übergabe einzubehalten.
Der Auftragnehmer hat unverzüglich nach Beendigung des Vertragsverhältnisses
seine Materialien, Betriebsmittel, Einrichtungsgegenstände und sonstige Utensilien
zu
entfernen
und
die
bereitgestellten
Räume
gereinigt
und
gemäß
Übernahmeprotokoll zurückzugeben. Ggf. ausgehändigte Schlüssel für das Objekt
sind nach Vertragsablauf der EASA unverzüglich auszuhändigen.
2.2.18 Sonstiges
Der Auftragnehmer ist ausdrücklich nur dann befugt das Logo der Agentur, den
Schriftzug oder andere auf die Agentur hinweisende Informationen für Werbezwecke
zu benutzen, wenn hierfür vorher eine spezifische, schriftliche Genehmigung durch
die Agentur erteilt wurde.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gemäß diesem Vertrag zu erbringenden
Leistungen nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik, des Umweltschutzes
und der Arbeitssicherheit , sowie gemäß der von EASA verfassten Hausordnung bzw.
Regelungen des innerbetrieblichen Arbeitsumfeldes durchzuführen. Entsprechende
Nachweise sind der EASA vorzulegen. Insbesondere sind einzuhalten:
-
Richtlinien
der
EU
zu
Sicherheit
und
Gesundheitsschutz
(http://europa.eu/legislation_summaries/employment_and_social_poli
cy/health_hygiene_safety_at_work/c11113_de.htm )
-
Arbeitsstättenverordnung
-
Betriebssicherheitsverordnung
-
Arbeitsschutzgesetz / Arbeitssicherheitsgesetz (Unfallverhütungsvorschriften -
UVV)
-
Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
-
Hausordnung inkl. besonderer Vorgaben für Dienstleistungen im Vertragsobjekt
(wird im Falles des Vertragsschlusses zur Verfügung gestellt).
Die Mitarbeiter des Auftragnehmers haben den Anweisungen und Wünschen der
EASA oder dessen Beauftragten, die sich auf die vertragsgemäße Ausführung der
Leistungen beziehen, unverzüglich Folge zu leisten.
2.3
Auftragsvolumen
Die Agentur beabsichtigt mit dem erfolgreichen Bieter einen Rahmenvertrag iHv.
max. EUR 1.000.000,- (in Worten: eine Million EUR) für eine maximale Laufzeit von
vier (4) Jahren zu schließen (s. auch Abschnitt 2.8).
2.4
Auftragsdauer
Der Rahmenvertrag hat eine Mindestdauer von einem Jahr und kann bis zu dreimal,
jeweils um ein Jahr, verlängert werden. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt vier
Jahre.
27
2.5
Lieferort/Ausführung
Die Ausführung der Leistungen erfolgt in den Räumlichkeiten der EASA. Ausnahmen
siehe Punkt 2.2.3.
2.6
Varianten
Varianten sind nicht zulässig.
2.7
Berichterstattung
Siehe Punkte 2.2.10, 2.2.11, 2.2.12.
2.8
Beschreibung des Vertrages Ein Rahmenvertrag ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien – in
diesem Fall zwischen der EASA und dem (jeweiligen) Vertragspartner. Er ist die Basis
für mögliche zukünftige Dienstleistungserwerbe durch die EASA (Agentur). Der
Rahmenvertrag beinhaltet unter anderem eine Beschreibung des
Dienstleistungsumfangs, welcher von der EASA erworben werden kann, Methodik,
Zeitplan und Honorare, welche vom Vertragspartner eingehalten werden müssen. Es
handelt sich um einen Vertrag mit einer festgelegten Laufzeit (innerhalb einer
festgelegten maximalen Laufzeit von 4 Jahren), jedoch nicht mit einem festgelegten
Betrag, sondern lediglich mit einem maximalen Gesamtbetrag. Der Rahmenvertrag
selbst ist kein Auftrag für Lieferungen oder Dienstleistungen und stellt keine
finanzielle Verpflichtung dar.
Das Kaskadensystem
Die Agentur beabsichtigt den Abschluss mehrerer Rahmenverträge mit den
erfolgreichen Bietern (maximal 3). Die erfolgreichen Bieter werden in einer Rangliste
aufgeführt.
Rahmenverträge stellen an sich keinen Auftrag dar.
Die Ausführung des Rahmenvertrags erfolgt durch Einzelverträge. Die
Unterzeichnung von Einzelverträgen oder Auftragsscheinen durch die Agentur erfolgt
unter Anwendung des Kaskadensystems.
1. Von der Agentur werden für jeden Einzelfall der geforderte Leistungsumfang (in
diesem Abschnitt nachfolgend das „Projekt“) und die entsprechende Reaktionszeit
festgelegt. Innerhalb der Frist unterbreitet der Vertragspartner sein Angebot
entsprechend der von der Agentur geforderten Leistungsbeschreibung.
2. Bei Dienstleistungsanfragen, adressiert die Agentur diese zuerst an den
ranghöchsten Vertragspartner des aus der Evaluierung der Ausschreibungen
hervorgegangenen Vertrags. Ist dieser an erster Stelle platzierte Vertragspartner
in der Lage, die geforderte Reaktionsfrist einzuhalten und die angefragte Leistung
zu erbringen, erhält er für das entsprechende Projekt den Einzelvertrag.
3. Bei Nichteinhaltung der Reaktionsfrist, oder falls der ranghöchste
Vertragspartner nicht für die Leistungserbringung zur Verfügung steht, geht die
Agentur davon aus, dass dieser für die Leistungserbringung nicht imstande ist. In
diesem Fall sendet die Agentur die gleiche Leistungsanforderung an den
rangnächsten Vertragspartner des aus der Evaluierung der Ausschreibungen
hervorgegangenen Vertrags. Bei Einhaltung der Reaktionsfrist und falls der
zweitplatzierte Vertragspartner für die Leistungserbringung zur Verfügung steht,
erhält dieser für das entsprechende Projekt den Einzelvertrag.
28
4. Bei Nichteinhaltung der Reaktionsfrist oder falls der zweitplatzierte
Vertragspartner nicht für die Leistungserbringung zur Verfügung steht, geht die
Agentur davon aus, dass zur Leistungserbringung nicht imstande ist. In diesem
Fall wiederholt die Agentur den o.g. Prozess mit dem an dritter Stelle platzierten
Vertragspartner, usw.
5. Dieser Prozess endet entweder mit der Beauftragung eines der benannten
Vertragspartner mit dem Projekt, oder dem Misslingen der Projektvergabe. Bei
Misslingen ist es der Agentur möglich, das Projekt umzudefinieren oder zu einem
späteren Zeitpunkt den o.g. Ablauf mit dem unveränderten Projekt zu
wiederholen.
Der erstgenannte Vertragspartner wird stets als erster kontaktiert. Im
Kaskadensystem sind die Leistungsbeschreibungen unverändert (so müssen z.B.
Profile und/oder technische Anhänge gleichlautend bleiben).
29
3 Ausschluss- und Auswahlkriterien
3.1
Ausschlusskriterien
An dieser Ausschreibung können sich nur Bieter beteiligen, die sich nicht in
einer der folgenden Situationen befinden:
a)
sie
befinden
sich
im
Konkursverfahren,
im
gerichtlichen
Vergleichsverfahren oder in Liquidation oder haben ihre gewerbliche
Tätigkeit eingestellt oder befinden sich aufgrund eines in den
einzelstaatlichen
Rechtsvorschriften
vorgesehenen
gleichartigen
Verfahrens in einer entsprechenden Lage;
b)
sie sind aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft
worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;
c)
sie haben im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere
Verfehlung begangen, welche vom öffentlichen Auftraggeber
nachweislich festgestellt wurde;
d)
sie sind der Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
oder Steuern nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer
Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des
Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen;
e)
sie sind rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer
kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen
Interessen der Gemeinschaften gerichteten Handlung verurteilt
worden;
f)
im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer Finanzhilfe
aus dem Haushalt der Europäischen Union ist eine schwere
Vertragsverletzung
wegen
Nichterfüllung
ihrer
vertraglichen
Verpflichtungen festgestellt worden.
Außer aus den oben aufgeführten Gründen werden Verträge nicht an Bieter
vergeben, die sich während des Vergabeverfahrens
in einem Interessenkonflikt befinden oder
im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme
an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben
oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt haben.
Erforderliche Nachweise
Bieter müssen eine ordnungsgemäß datierte und unterzeichnete ehrenwörtliche
Erklärung (nach dem Muster aus
Anhang IV) abgeben, dass sie sich nicht in
einer der oben beschriebenen Situationen befinden.
Hinweis:
Der Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, muss innerhalb von 15 Tagen nach
der Mitteilung des Zuschlags und vor Unterzeichnung des Vertrags seine oben
erwähnte Erklärung durch folgende Nachweise belegen:
Zu Punkt a), b) und e) ein aktueller Auszug aus dem Strafregister oder, in
Ermangelung eines solchen, ein gleichwertiges, von einer zuständigen
Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes
ausgestelltes Dokument, aus dem hervorgeht, dass diese Anforderungen
erfüllt sind.
30
Zu Punkt d) eine aktuelle Bescheinigung, ausgestellt von der zuständigen
Behörde des betreffenden Staates.
Falls die oben genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht
ausgestellt wird, kann sie durch eine eidesstattliche oder ehrenwörtliche
Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Bieter vor einer zuständigen
Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen
Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
3.2
Auswahlkriterien
Der Bieter muss seine Rechtsfähigkeit sowie seine wirtschaftliche, finanzielle,
technische und berufliche Befähigung zur Durchführung des Auftrags
nachweisen.
3.2.1 Rechtsfähigkeit
Anforderungen
Alle Bieter müssen den Nachweis erbringen, dass sie nach nationalem Recht zur
Erbringung der Auftragsleistung befugt sind; dieser Nachweis kann durch einen
Eintrag in einem Handels- oder Berufsregister, eine eidesstattliche Erklärung
oder Bescheinigung, die Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation, eine
ausdrückliche Berechtigung oder die Eintragung im Umsatzsteuerregister
erfolgen.
Erforderlicher Nachweis
Der Bieter übermittelt das ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete
Formular „Rechtsträger“ (siehe
Anhang V), dem er die darin geforderten
Unterlagen beifügt. (Sofern der Bieter bereits einen anderen Vertrag mit der
EASA unterzeichnet hat, kann er anstelle des Formulars „Rechtsträger“ und der
zugehörigen Nachweise eine Kopie des seinerzeit eingereichten Formulars
„Rechtsträger“ übermitteln, wenn sich sein rechtlicher Status nicht innerhalb
der letzten 12 Monate geändert hat.)
3.2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Anforderungen
Der Bieter muss sich in stabilen finanziellen Verhältnissen befinden und über
die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit verfügen, die für die
Durchführung des Auftrags erforderlich ist.
Erforderlicher Nachweis
Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ist durch die folgenden
Nachweise zu belegen:
Bilanzen
oder
Bilanzauszüge
mindestens
der
letzten
beiden
abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern deren Veröffentlichung im
Niederlassungsland des Wirtschaftsteilnehmers gesetzlich vorgeschrieben
ist, und
eine Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im
auftragsrelevanten
Tätigkeitsbereich
während
der
letzten
drei
Geschäftsjahre.
Eigenerklärung zur Betriebs-Haftpflichtversicherung – siehe
Anhang XII-
mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensfall:
31
Personenschäden
Euro 5.000.000,--
Sachschäden
Euro 5.000.000,--
Vermögensschäden/Datenschutzrisiko Euro 300.000,--
Obhut- und Bearbeitungsschäden
Euro 300.000,--
Schlüsselverlustschäden
Euro 30.000,--
Kann ein Bieter wegen eines von der EASA anerkannten außergewöhnlichen
Grundes die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis
seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit durch Vorlage
anderer, von der EASA für geeignet erachteter Belege erbringen.
3.2.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Anforderungen und erforderliche Nachweise
Der Bieter muss über eine entsprechende technische und berufliche
Leistungsfähigkeit
verfügen,
um
die
von
der
EASA
gestellten
Qualitätsanforderungen in konstanter Weise erfüllen zu können (s.u.).
Anforderungen
Erforderliche Nachweise
Die Anforderungen an die
technische und berufliche
Leistungsfähigkeit sind mit den
folgenden Nachweisen oder
Informationen zu belegen.
Für einzelne Nachweise sind die
Vorlagen in den entsprechenden
Anhängen zu verwenden.
1. Eine mindestens
5-jährige
Eine entsprechende Kopie der
Erfahrung des Bieters im
Gewerbeanmeldung
Umzugsgewerbe.
2. Ein rechtlich bevollmächtigter
Name, Funktion, Firmenzugehörigkeit,
Vertreter der Firmenleitung - die
Benennung der Berufserfahrung mit
Objektleitung des Objektes – mit
Zeitangaben (siehe Lebenslauf gem.
mindestens 3-jähriger
Anhang III)
Berufserfahrung in leitender
Position im Umzugsgewerbe oder
im Bereich des Handwerks in
ähnlichen Projekten wie der
Ausschreibung
3. Vorarbeiter/-in des Objektes mit
Name, Funktion, Firmenzugehörigkeit,
einer
abgeschlossenen
Referenzen, Lebenslauf (
Anhang III),
handwerklichen Ausbildung in
Ausbildungs- und Arbeitsnachweise
auftragsrelevantem Bereich
vorzugsweise als Elektriker,
mindestens 3 Jahren Erfahrung in ähnlichen Projekten wie der
Ausschreibung,
Sprachkenntnissen
gemäß
2.2.1 und
32
Computerkenntnissen (übliche MS
Office Produkte (Word, Excel,
Outlook).
4.
Mitarbeiter-/innen mit
Name, Funktion, Firmenzugehörigkeit,
mindestens
zweijähriger Erfahrung Referenzen, Lebenslauf (
Anhang III),
als Umzugshelfer und
Arbeits- und ggf.
Sprachkenntnissen gemäß
2.2.1
Ausbildungsnachweise
5. Mindestens
3 aktuelle
Objektanschrift, Ansprechpartner mit
entsprechende Referenzen, (inkl.
genauer Bezeichnung und
Ansprechpartnern und
Kontaktdaten, kurze Bezeichnung der
Telefonnummern), die nach Art und
Auftragsart- und des Umfangs,
Umfang mit dem
Auftragsbeginn bzw. –ende (siehe
Ausschreibungsobjekt vergleichbar
Anhang XIII)
sind und deren Betreuung
längstens 3
Jahre zurückliegt.
6.
Entlohnung der Arbeitskräfte
Nachweis entsprechend der
gemäß gesetzlichen Vorschriften.
Eigenerklärung zur gesetzlichen
Entlohnung der eingesetzten
Arbeitskräfte – siehe
Anhang IX
7. Eine
Bieterpräsentation zur
Dieser Nachweis muss nachfolgende
Darstellung der Leistungsfähigkeit Informationen enthalten:
allgemein und insbesondere
Beschreibung des im Unternehmen
- Niederlassungen, Referenzen, Anzahl
gültigen Qualitätsmanagementsystems der Mitarbeiter, Mitarbeiterqualifikation
(s. auch 2.2.15), sowie Darstellung
einer einheitlichen, angemessenen
– Kennwerte von Operativkräften und
Bekleidung der Arbeitskräfte gem.
Aufträgen wie z.B. durchschnittliche
2.2.1 „Allgemeines“.
Firmenzugehörigkeit, durchschnittliche
Auftragsdauer, durchschnittliche
Auftragsgröße
- im Unternehmen verankertes
Qualitätsmanagementsystem im Sinne
von Logistik, Materialbeschaffung,
Personalwirtschaft,
Leistungserbringung, Weiterbildung
etc.
- Darstellung einer im Einklang mit
2.2.1 stehenden Bekleidung und
angemessenen Ausrüstung der
Arbeitskräfte
33
Hinweis:
Gegebenenfalls kann ein Wirtschaftsteilnehmer bei einem bestimmten Auftrag
auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, und zwar
unabhängig davon, welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen
Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber
den Nachweis erbringen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die
notwendigen
Mittel
verfügen
wird,
durch
Beibringung
einer
Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur
Verfügung zu stellen.
4 Auftragsvergabe
Nur Angebote, die den Anforderungen der Ausschluss- und Auswahlkriterien
genügen, werden im Hinblick auf ihren Preis und ihre Qualität bewertet.
Der Auftrag wird an den Bieter mit dem wirtschaftlich günstigsten Angebot
(bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) vergeben.
4.1
Technische Bewertung
Die Qualität der einzelnen technischen Angebote wird nach Maßgabe der
Zuschlagskriterien und der zugehörigen Gewichtung berechnet, die der
nachstehenden Bewertungstabelle zu entnehmen sind.
Die in der unterstehenden Tabelle genannten Hinweise zu Inhalt, Aufbau und
Struktur der zu erstellenden Dokumente sind für die spätere Bewertung des
Angebots mit Bezug auf die Zuschlagskriterien maßgeblich. Zusammen mit der
allgemeinen Qualität der Präsentation können sie als Anhaltspunkt für die
Qualität der späteren Projektimplementierung dienen. Daher werden die Bieter
aufgefordert, bei der Erstellung und Präsentation ihres Angebots höchste
Sorgfalt walten zu lassen.
Nr Zuschlagskriterien
Bewertungskriterien
Max.
.
Punkt-
zahl
1. Konsistenz des technischen
Vollständigkeit, Relevanz,
5 P
Angebots und der allgemeinen
Lesbarkeit und Verständlichkeit
Qualität der Präsentation des
des Dokuments
Angebots (dieses beinhaltet den
klaren Aufbau des Angebots gemäß
der Ausschreibung sowie Prägnanz,
Relevanz, Präzision und
Vollständigkeit der eingereichten
Informationen und Dokumente und
deren Benutzerfreundlichkeit).
2. Zuverlässige und kontinuierliche - Beschreibung, wie eine
20 P
Ausstattung der Mitarbeiter des
kontinuierliche Ausstattung der
Bieters mit Werkzeugen,
Mitbeiter gewährleistet wird
Transportmitteln, Steighilfen und
- Darstellung, wie der Betrieb
Verbrauchsmaterialien (siehe 2.2.5)
sichergestellt wird, sollten Geräte
ausfallen
- Vollständige Beschreibung der
34
zum Einsatz kommenden
Gerätschaften und Materialien
- Ggf. Nachweis der
Gleichwertigkeit bei
Verwendung von anderen
Geräten als in Punkt 2.2.5
angegeben
- Nennung von Vorteilen
gegenüber anderen Maschinen
(Energieverbrauch /
Umweltverträglichkeit und
Gesundheits-schutz,
Wartungsfreundlichkeit,
Schulungsbedarf)
- Konzept zur Sicherstellung der
kontinuierlichen
Betriebsfähigkeit sowie zur
Durchführung der notwendigen
Wartungen, Prüfungen und
Reparaturen
3. Implementierungsfähigkeit bei
(siehe 2.2.)
25 P
Auftragsvergabe für
Darstellung eines detaillierten
Auftragsobjekt in Köln
Implementierungsplans
für Auftragsobjekt in Köln
Wie werden neue Aufträge
angegangen, bzw.
Vertragsvereinbarungen wirksam
verankert? Unterpunkte, die zur
Bewertung herangezogen
werden:
a) im Unternehmen verankerte
Richtlinien, Arbeitsanweisungen,
etc.
b) im Unternehmen verankertes
Kommunikationsnetz aller
Beteiligten in der
Implementierungsphase
c) Kennwerte von Operativkräften
und Aufträgen wie z.B.
durchschnittliche Fluktuation,
Personalaufwendungen
d) Darstellung eines detaillierten
Plans zur Übergabe/Vertragsende
(siehe Punkt 2.2.17)
4. Qualitätssicherungsmaßnahmen Darstellung der
15 P
bei Auftragsvergabe in Köln
Qualitätssicherungsmaßnahmen
Wie werden vertraglich
vereinbarte Qualitätsvorgaben
eingehalten, gesichert und
kontrolliert?
Unterpunkte die zur Bewertung
herangezogen werden:
a) im Unternehmen verankerte
Qualitätsmanagementrichtlinien,
35
Prozess der Qualitätskontrollen,
Schulungsvorgaben, und
Einhaltung von Arbeits- und
Umweltschutzmassnahmen etc.
b)
im Unternehmen
verankertes Kommunikationsnetz
aller Beteiligten für ein wirksames
Qualitätsmanagement.
5. Projektorganisation, Relevanz
Soll präzise die zum Einsatz
10 P
und Effizienz bei der
kommende Personalorganisation
Zusammenstellung des Teams,
und deren Interaktion/Relevanz
Interaktion des Personals
darstellen, (unter anderem
Benennung und Name der
Objektleitung und Vorarbeiter/-in
mit Lebenslauf (siehe auch Punkt
2.2.1)),
Erläuterung der notwendigen
Personalbesetzung der
Hausmeister- Umzugs- und
Transportdienste und deren
Arbeitsorganisation
6. Personalpool
Benennung und Anzahl
10 P
von Kräften im
Personalpool (Ersatz bei
Krankheit, Kündigung,
etc.)
7. Transporte (siehe 2.2.3)
Punkte, die zur Bewertung
15 P
herangezogen werden:
- Beschreibung der zum Einsatz
kommenden Fahrzeuge
(Anzahl, Größe, Typ, Alter,
etc.)
- Konzept zur Sicherstellung der
pünktlichen Durchführung von
rechtzeitig angekündigten
Transporten (auch im Hinblick
auf notwendige Wartungen,
Prüfungen und Reparaturen
der Fahrzeuge) und zum
Schutz der Transportgüter
sowie deren Versicherung
INSGESAMT
100
Vorstellungsgespräche
Nach
den
Erwartungen
des
Auswahlausschusses
werden
keine
Vorstellungsgespräche erforderlich sein.
36
link to page 6
4.2
Technisches Angebot
Die Bewertung der technischen Qualität stützt sich auf die Fähigkeit des
Bieters, den in den Ausschreibungsbedingungen beschriebenen Zweck des
Auftrags zu erreichen. Das technische Angebot muss deshalb die unter
Ziffer
4.1 („Bewertungskriterien“) genannten Informationen enthalten, um die
Bewertung des Angebots anhand der oben aufgeführten technischen Kriterien
zu ermöglichen.
Zusätzlich zu diesen Informationen muss der Bieter Angaben zur
Unterauftragsvergabe gemäß
Ziffer 1.5 machen.
4.3
Finanzielle Bewertung
Nur Angebote, die bei den technischen Vergabekriterien mindestens 70 von
maximal 100 Punkten erreichen, werden einer finanziellen Bewertung
unterzogen.
Die finanziellen Angebote werden zunächst auf arithmetische Fehler bei der
Berechnung und Addition überprüft. Fehler werden vom Auswahlausschuss wie
folgt korrigiert: Ergibt sich zwischen dem Einheitspreis und dem durch
Multiplikation von Einheitspreis und Menge ermittelten Gesamtbetrag eine
Abweichung, wird der angebotene Einheitspreis berücksichtigt.
Die Bewertung erfolgt auf Grundlage des angebotenen Preises. Sofern die
Ausschreibungsbedingungen auf eine maximale Mittelausstattung verweisen,
werden alle Bieter ausgeschlossen, deren finanzielles Angebot diesen Betrag
übersteigt.
4.3.1 Gewichtung des finanziellen Angebots
Die folgende Gewichtung wird in der finanziellen Bewertung angewandt.
Die Gewichtung beruht auf der Analyse der Aufwendungen entsprechender
Dienstleistungen der letzten Jahre unter Berücksichtigung des voraussichtlichen
Wachstums der Agentur.
Tätigkeit 1
Kosten, Mo. – Fr. bzw.
Koeffizient
Werktags
08:00 – 18:00 Uhr
Besetzen und Betreiben des
20 %
Umzugs- und
Hausmeisterdienstes mit 1
Vorarbeiter/-in wie
_____________€/Std.
beschrieben, täglich je 8
Arbeitsstunden, per
Stundensatz:
Tätigkeit 2
Kosten, Mo. – Fr. bzw.
Koeffizient
Werktags
08:00 – 18:00 Uhr
Besetzen und Betreiben des
25%
Umzugsdienstes mit 2
Mitarbeiter/-innen oder einer
zusätzlichen Arbeitskraft
37
(Mitarbeiter) wie beschrieben,
_____________€/Std.
täglich je 8 Arbeitsstunden, per
Stundensatz pro Mitarbeiter:
Tätigkeit 3
Kosten für Zuschlag pro
Stunde
a) Zuschlag zum
10 %
Stundensatz aus
Tätigkeit 1 für Arbeiten
_____________€/Std.
zwischen 18.00 und 8.00
Uhr
b) Zuschlag zum
Stundensatz aus
Tätigkeit 1 für Arbeiten
_____________€/Std.
an Sonn- und Feiertagen
zwischen 8.00 und 18.00
Uhr
c) Zuschlag zum
Stundensatz aus
Tätigkeit 1 für Arbeiten
_____________€/Std.
an Sonn- und Feiertagen
zwischen 18.00 und 8.00
Uhr
Tätigkeit 4
Kosten für Zuschlag pro
Stunde
10%
a) Zuschlag zum
Stundensatz aus
Tätigkeit 2 für Arbeiten
________€/Std.
zwischen 18.00 und 8.00
Uhr
b) Zuschlag zum
Stundensatz aus
Tätigkeit 2 für Arbeiten
an Sonn- und Feiertagen
________€/Std.
zwischen 8.00 und 18.00
Uhr
c) Zuschlag zum
Stundensatz aus
Tätigkeit 2 für Arbeiten
an Sonn- und Feiertagen
________€/Std.
zwischen 18.00 und 8.00
Uhr
Tätigkeit 5
Kosten pro Transport
Transporte (siehe 2.2.3):
38
1. Transporte Gruppe A bis
____________€/Transport
10 %
5 km
2. Transporte Gruppe B bis
____________€/Transport
2 %
20 km
3. Transporte Gruppe C bis
____________€/Transport
2 %
100 km
4. Transporte Gruppe D bis
____________€/Transport
6%
250 km
Gesamtkoeffizient Tätigkeit 5
20 %
Tätigkeit 6
Kosten pro Monat
(pauschal)
Vom Auftragnehmer zu
10 %
stellende Werkzeuge,
Transportmittel, Steighilfen und
Verpackungsmaterial interne
Umzüge (siehe 2.2.5)
____________€/Monat
Tätigkeit 7
Kosten pro Karton
5%
Umzugskartons bei jährlichem
Verbrauch von max. 1000
____________€/Karton
Umzugskartons (siehe 2.2.5)
Kategorie
Preis (bzw.
(
Koeffizient)
Durchschnittspreis)
TÄTIGKEIT 1
a
20
TÄTIGKEIT 2
b
25
TÄTIGKEIT 3
c
10
TÄTIGKEIT 4
d
10
TÄTIGKEIT 5.1
e.1
10
TÄTIGKEIT 5.2
e.2
2
TÄTIGKEIT 5.3
e.3
2
TÄTIGKEIT 5.4
e.4
6
TÄTIGKEIT 6
f
10
TÄTIGKEIT 7
g
5
___
INSGESAMT
100
4.3.2 Konsolidiertes finanzielles Angebot
39
Berechnungsformel: Gewichteter Angebotspreis = [(y1/a X
0,20 ) + (y2/b X
0,25) + (y3/c X
0,10) + (y4/d X 0,10) + (y5.1/e.1 X
0,10) +(y5.2/e.2 X
0,02) +
(y5.3/e.3 X
0,02) + (y5.4/e.4 X
0,06) + (y6/f X
0,10) + (y7/g X
0,05)]
a ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 1 „Besetzen und
Betreiben des Umzugs- und Hausmeisterdienstes mit 1 Vorarbeiter/-in wie
beschrieben, täglich je 8 Arbeitsstunden, per Stundensatz“.
y1 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 1.
b ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 2 „Besetzen und
Betreiben des Umzugsdienstes mit 2 Mitarbeiter/-innen oder einer zusätzlichen
Arbeitskraft (Mitarbeiter) wie beschrieben, täglich je 8 Arbeitsstunden, per
Stundensatz pro Mitarbeiter“.
y2 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 2.
c ist der Durchschnittspreis des individuellen finanziellen Angebots für „Zuschläge
pro Stunde für Tätigkeit 1“.
y3 ist der Durchschnittspreis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für
Tätigkeit 3.
d ist der Durchschnittspreis des individuellen finanziellen Angebots für „Zuschläge
pro Stunde für Tätigkeit 2“.
y4 ist der Durchschnittspreis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für
Tätigkeit 4.
e.1 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.1 “ Transporte
Gruppe A bis 5 km“.
y5.1 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.1.
e.2 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.2 “ Transporte
Gruppe B bis 20 km“.
y5.2 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.2.
e.3 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.3 “ Transporte
Gruppe C bis 100 km“.
y5.3 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.3.
e.4 ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 5.4 “ Transporte
Gruppe D bis 250 km“.
y5.4 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 5.4.
f ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 6 “ Vom
Auftragnehmer zu stellende Werkzeuge, Transportmittel, Steighilfen und
Verpackungsmaterial interne Umzüge (siehe 2.2.5)“.
y6 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 6.
g ist der Preis des individuellen finanziellen Angebots für Tätigkeit 7 „Umzugskartons
bei jährlichem Verbrauch von max. 1000 Umzugskartons (siehe 2.2.5)“.
y7 ist der Preis des günstigsten finanziellen Angebots aller Bieter für Tätigkeit 7.
40
4.4
Finanzielles Angebot
Das finanzielle Angebot ist in dem in
Anhang II beschriebenen Format
einzureichen.
Die Preise sind in EURO anzugeben und schließen alle für die Durchführung
des Auftrags erforderlichen Ausgaben ein.
Die obige Einteilung darf nicht weiter unterteilt werden.
Für
jede Kategorie ist ein Preis anzugeben.
Kein Preis darf 0 (in Worten: null) betragen.
Die Preise sind für das erste Jahr der Auftragsausführung fest und
unveränderlich. Ab dem Anfang des zweiten Jahrs der Auftragsausführung
können die Preise angepasst werden. Die Anpassung erfolgt ausschließlich
nach Maßgabe des beigefügten Vertragsentwurfs (s. Art. I.3.3).
Alle Preise sind ausschließlich Zöllen, Steuern oder sonstigen Abgaben
(insbesondere ausschließlich Mehrwertsteuer) anzubieten, da die EASA nach
Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der
Europäischen Gemeinschaften davon befreit ist.
Kosten, die bei der Erstellung und Einreichung der Angebote anfallen, werden
vom Bieter getragen und nicht erstattet.
4.5
Auswahl des erfolgreichen Angebots
Das wirtschaftlich günstigste Angebot wird ermittelt, indem die technische
Qualität im Verhältnis von 40/60 gegen den Preis abgewogen wird.
Die Angebote werden nur und ausschließlich nach den Kriterien und der ihnen
zugeordneten Gewichtung (s.o.) bewertet.
Konsolidiertes Ergebnis =
Technisches Angebot x 0,4 + Finanzielles Angebot x 0,6
41
Anhang I - VERTRAGSENTWURF
EUROPEAN AVIATION SAFETY AGENCY
DIENSTLEISTUNGSRAHMENVERTRAG FÜR
UMZUGS- UND HAUSMEISTERDIENSTE DER
EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR
FLUGSICHERHEIT
VERTRAGSNUMMER –
EASA.2012.OP.12
Die Europäische Agentur für Flugsicherheit ("die Agentur"), die zur Unterzeichnung
dieses Vertrags vertreten wird durch Herrn Patrick Goudou, Executive Director,
einerseits
und
[vollständige Bezeichnung]
[Rechtsform] [Nummer der Eintragung in das Berufsregister]
[vollständige Anschrift]
[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer] („der Auftragnehmer“), der zur Unterzeichnung des Vertrags vertreten wird durch
[Vorname, Name und Funktion]
andererseits,
42
PRÄAMBLE
Der Auftragnehmer wurde als [erster][zweiter][dritter] Auftragnehmer eines
Mehrfach-Rahmenvertrags mit Kaskadensystem ausgewählt.
Der [erste] [zweite] [dritte] Auftragnehmer des Mehrfach-Rahmenvertrags mit
Kaskadensystem ist:
[name and address]
Der [erste] [zweite] [dritte] Auftragnehmer des Mehrfach-Rahmenvertrags mit
Kaskadensystem ist:
[name and address]
43
haben folgende
Besondere Bedingungen und
Allgemeine Bedingungen sowie
folgende Anhänge beschlossen:
Anhang I des Vertrages - Ausschreibungsbedingungen EASA.2012.OP.12
Anhang II des Vertrages - Angebot Nr. [….] vom [….]
Anhang III des Vertrages a) Einzelvertrag
b)
Auftragsschein
die Bestandteile dieses Vertrags sind ("der Vertrag").
Die Besonderen Bedingungen gehen den übrigen Teilen des Vertrags vor. Die
Allgemeinen Bedingungen gehen den Anhängen vor. Die Ausschreibungsbedingungen
(Anhang I) gehen denen des Angebots (Anhang II) vor.
Vorbehaltlich der vorstehenden Bestimmungen sind die verschiedenen Teile dieses
Vertrags als sich gegenseitig erläuternd zu verstehen. Etwaige Unklarheiten oder
Widersprüche innerhalb eines Teils oder zwischen den Teilen werden durch eine
schriftliche Anweisung der Agentur erklärt und behoben. Ficht der Auftragnehmer
eine solche Anweisung an, bleiben seine Rechte gemäß Artikel I.7 bestehen.
44
I -BESONDERE BEDINGUNGEN
ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND
I.1.1. Gegenstand des Vertrags ist die Ausführung von Umzügen und Transporten
innerhalb und außerhalb der Agentur sowie von Hausmeisterdiensten
innerhalb der Agentur
entsprechend Anhang I.
I.1.2 Mit der Unterzeichnung des Vertrags geht die Agentur keine Kaufverpflichtung
ein. Ausschließlich bindend für die Agentur sind die zur Vertragsdurchführung
geschlossenen Einzelverträge.
I.1.3 Nachdem die Durchführung des Vertrages verlangt wurde ode nach Beginn
der Vertragslaufzeit, führt der Auftragnehmer die Dienstleistungen nach
Maßgabe sämtlicher Vertragsbestimmungen durch.
I.1.4 Der Auftragnehmer erwirbt mit diesem Vertrag kein ausschließliches Recht,
die in Anhang I genannten Dienstleistungen für die Agentur zu erbringen. Der
Auftragnehmer wurde als [erster][zweiter][dritter] Auftragnehmer eines
Mehrfach-Rahmenvertrags mit Kaskadensystem ausgewählt.
ARTIKEL I.2 - LAUFZEIT
I.2.1 Der Vertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die letzte Partei in
Kraft.
I.2.2 Auf keinen Fall darf die Vertragserfüllung beginnen, bevor der Vertrag in Kraft
ist. Desgleichen darf die Leistungserbringung keinesfalls vor dem Tag
beginnen, an dem der Einzelvertrag wirksam wird.
I.2.3 Der Vertrag ist auf 12 Monate ab seinem Inkrafttreten befristet. Dieser
Zeitraum und alle anderen, im Vertrag genannten Zeiträume, sind, soweit
nicht anders angegeben, in Kalendertagen ausgedrückt.
I.2.4 Die Einzelverträge sind vor Ablauf des Vertrages, auf den sie sich beziehen,
unterschrieben zurückzusenden.
Der Vertrag findet auf diese Einzelverträge auch nach Ende der Laufzeit,
jedoch maximal 10 Monate lang, Anwendung.
I.2.5 Der Vertrag wird automatisch bis zu drei Mal unter den gleichen Bedingungen
verlängert, es sei denn eine der Vertragsparteien übermittelt der anderen
Vertragspartei drei Monate vor Ablauf des Vertrags schriftlich eine anders
lautende Entscheidung. Die Verlängerung bedeutet nicht, dass bestehende
Verpflichtungen geändert oder zurückgestellt werden.
ARTIKEL I.3 –PREISE
I.3.1 Die Preise für die Dienstleistungen sind die in Anhang II genannten Preise.
I.3.2 Die Preise werden in EUR festgesetzt.
I.3.3 Die Preise sind Festpreise und können im ersten Jahr der Vertragserfüllung
nicht geändert werden.
Ab dem zweiten Jahr der Vertragserfüllung und in jedem Folgejahr können
80 % eines jeden Preises auf Antrag einer der Vertragsparteien nach oben
oder unten angepasst werden; der Antrag muss per Einschreiben spätestens
45
drei Monate vor dem Jahrestag der Vertragsunterzeichnung bei der anderen
Vertragspartei eingehen. Die Agentur erwirbt die Leistungen zu den am Tage
der Unterzeichnung des Auftrags bzw. des Einzelvertrags geltenden Preisen.
Diese Preise sind Festpreise.
Bei dieser Anpassung wird die Entwicklung des harmonisierten
Verbraucherpreisindex (HVPI) zugrunde gelegt, wobei die Erstveröffentlichung
des Index durch [das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union in
der
monatlichen
Eurostat-Publikation
„Daten
kurz
gefasst“
http://www.ec.europa.eu/eurostat/ maßgebend ist.
Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel:
Ir
Pr = Po (0,2+0,8
)
Io
Dabei sind:
Pr = angepasster Preis;
Po = Preis im ursprünglichen Angebot;
Io = Index des Monats, in den die Frist für die Einreichung der Angebote
fiel;
Ir = Index des Monats,in dem das Schreiben mit dem Antrag auf
Preisänderung eingegangen ist.
Eine Preisanpassung erfolgt ausschließlich aufgrund der obigen Formel und
entsprechendem Index.
I.3.4 – VERTRAGSUMFANG
Für den Vertrag gilt ein Höchstbetrag von
[Betrag in Zahlen] (
[Betrag in
Worten:]) EUR für die maximale Gesamtlaufzeit des Vertrages.
ARTIKEL I.4 – AUSFÜHRUNG DES VERTRAGS
I.4.1 Die Ausführung des Vertrages erfolgt gemäß Anhang I.
I.4.2 Ein Einzelvertrag der Agentur muss vom Auftragnehmer datiert und
unterzeichnet zurückgesandt werden und bei der Agentur binnen sieben
Werktagen nach dem Tag eingehen, an dem der Einzelvertrag dem
Auftragnehmer von der Agentur übermittelt wurde. Die Frist für die
Durchführung des Auftrags läuft ab dem Tag, an dem der Auftragnehmer den
Einzelvertrag unterzeichnet, sofern im Einzelvertrag kein anderes Datum
angegeben ist.
ARTIKEL I.5 – ZAHLUNGSFRISTEN
Die Zahlungen aufgrund des Vertrags erfolgen insbesondere nach Maßgabe von
diesem Artikel (inklusive Anhang I) und Artikel II.5. Die Zahlungen erfolgen nur,
wenn der Auftragnehmer zum Zeitpunkt der Vorlage der Rechnung sämtliche
vertraglichen Verpflichtungen erfüllt hat. Zahlungsaufforderungen sind nicht zulässig,
wenn für frühere Zeiträume fällige Zahlungen für Einzelverträge wegen Nicht- oder
Schlechterfüllung ausgeblieben sind.
Anträgen auf Zahlungen ist Folgendes beizufügen:
die Aufschlüsselung der gelieferten und angebotenen Dienstleistungen, wie in
Anhang I spezifiziert;
46
die detailierten Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des
Einzelvertrags angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind.
Binnen
30 Tagen nach Eingang der betreffenden Rechnung(en)
erfolgt die Zahlung
in Höhe der betreffenden Rechnungsbeträge
.
Artikel II.4 und II.7 sind nicht anwendbar.
ARTIKEL I.6 - BANKKONTO
Die Zahlungen erfolgen auf folgendes Euro-Konto des Auftragnehmers:
Name der Bank: […]
Anschrift der kontoführenden Zweigstelle: [...]
Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: [...]
Vollständige Kontonummer (einschließlich der Bankkodes): [...]
IBAN-Code des Kontos: […]
BIC/SWIFT-Codes des Kontos: […]
ARTIKEL I. 7 - ALLGEMEINE VERWALTUNGSBESTIMMUNGEN
Jede Mitteilung im Zusammenhang mit dem Vertrag und seiner Durchführung hat zu
ihrer Wirksamkeit schriftlich und unter Angabe der Nummer des Vertrags und des
Einzelvertrags zu erfolgen. Im Regelfall gilt ein Schreiben als zu dem Zeitpunkt bei
der Agentur eingegangen, zu dem die unten angegebene zuständige Stelle dieses
Schreiben registriert hat. Mitteilungen sind an folgende Anschrift zu richten:
Europäische Agentur für Flugsicherheit:
[Name]
[Position]
European Aviation Safety Agency
[Directorate]
Postfach 10 12 53
D-50452 Köln, Germany
Auftragnehmer:
Herr/Frau []
[Funktion]
[Firmenname]
[Vollständige Anschrift]
ARTIKEL I.8 - ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND
I.8.1 Dieser Vertrag unterliegt dem europäischen Unionsrecht, das gegebenenfalls
durch das materielle Recht von Deutschland ergänzt wird.
I.8.2 Für alle Streitigkeiten zwischen den Parteien über die Auslegung oder
Anwendung des Vertrags, die nicht gütlich beigelegt werden können, sind die
Gerichte von Köln zuständig.
47
ARTIKEL I.9 – DATENSCHUTZ
Alle im Vertrag enthaltenen, damit zusammenhängenden oder die Vertragserfüllung
betreffenden personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung (EG) Nr.
45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum
Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch
die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr
bearbeitet. Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt einzig und allein zum Zweck der
Erfüllung, der Verwaltung und der Überwachung des Vertrags. Die Daten können
jedoch an die Einrichtungen übermittelt werden, die in Anwendung des europäischen
Unionsrechts mit einer Überwachungs- oder Prüfungsaufgabe betraut sind. Der
Auftragnehmer hat Zugang zu seinen persönlichen Daten und hat das Recht, die
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu fordern. Fragen in
Zusammenhang mit der Bearbeitung der personenbezogenen Daten sind an [für die
Verarbeitung verantwortliche Stelle] zu richten. Der Auftragnehmer kann sich
jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden.
Erfordert die Erfüllung des Vertrags die Verarbeitung personenbezogener Daten, darf
der Auftragnehmer nur auf Weisung des für die Verarbeitung der Daten Zuständigen
handeln, insbesondere was den Zweck der Verarbeitung, die Kategorien der zu
verarbeitenden Daten, die Empfänger der Daten und die Möglichkeiten der
betreffenden Person, ihre Rechte auszuüben, anbelangt.
Die Daten sind vertraulich im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des
Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der
Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der
Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr. Der Auftragnehmer gestattet nur dem
zur Erfüllung, zur Verwaltung oder zur Überwachung des Vertrags unbedingt
erforderlichen Personal Zugriff auf die Daten.
Angesichts der inhärenten Risiken der Verarbeitung und der Art der betreffenden
personenbezogenen Daten verpflichtet sich der Auftragnehmer, geeignete technische
und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu treffen, um:
a) zu verhindern, dass Unbefugte Zugang zu Datenverarbeitungssystemen erhalten,
mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, und um insbesondere zu
verhindern,
aa) dass Datenträger unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden
können;
ab) dass eine unbefugte Eingabe in den Speicher sowie eine unbefugte
Weitergabe, Veränderung oder Löschung gespeicherter personenbezogener Daten
stattfindet;
ac) dass Datenverarbeitungssysteme mit Hilfe von Einrichtungen zur
Datenübertragung von Unbefugten benutzt werden können;
b) zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems
Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden
personenbezogenen Daten zugreifen können;
c) zu erfassen, welche personenbezogenen Daten zu welcher Zeit an wen
übermittelt worden sind;
d) zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag Dritter
verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des auftraggebenden
Organs oder der auftraggebenden Einrichtung verarbeitet werden können;
e) sicherzustellen, dass während der Übertragung personenbezogener Daten sowie
beim Transport von Datenträgern die Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert oder
gelöscht werden können;
f) seine Organisationsstruktur in einer Weise zu gestalten, die den Anforderungen
des Datenschutzes gerecht wird.
48
ARTIKEL I.10 – KÜNDIGUNG DURCH EINE VERTRAGSPARTEI
Jede Vertragspartei kann den Vertrag unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von
neun Monaten ohne Schadenersatzpflicht schriftlich kündigen. Kündigt die Agentur
den Vertrag, hat der Auftragnehmer lediglich Anspruch auf eine anteilige Vergütung
entsprechend den vor dem Kündigungsdatum bestellten und erbrachten Leistungen.
Bei Erhalt des Kündigungsschreibens trifft der Auftragnehmer alle erforderlichen
Maßnahmen, um die Ausgaben möglichst gering zu halten, Schäden zu vermeiden
und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu annullieren oder deren Umfang
zu reduzieren. Er erstellt binnen 60 Tagen nach dem Wirksamwerden der Kündigung
die in den Besonderen Bestimmungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die
bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen.
ARTIKEL I.11
Artikel II.1.9 versteht sich unbeschadet der im Punkt 2.2.13 der
Ausschreibungsbedingungen
(Anhang
I
dieses
Vertrages)
vorgesehenen
Malusregelungen.
ARTIKEL I.12 – VERTRAGSSTRAFE
Die Vertragsstrafe gemäß Artikel II.16 ist auf den Gesamtbetrag des entsprechenden
Einzelvertrags mit 0,2% je Kalendertag zu berechnen und ist auf den Gesamtbetrag
eines solchen Einzelvertrags begrenzt, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
II - ALLGEMEINE BEDINGUNGEN
ARTIKEL II.1 - VERTRAGSERFÜLLUNG
II.1.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Vertrag fachgerecht auszuführen. Der
Auftragnehmer allein haftet für die Einhaltung der ihm insbesondere aufgrund
arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Bestimmungen obliegenden rechtlichen
Verpflichtungen.
II.1.2 Der Auftragnehmer beschafft die Genehmigungen, die nach den am
Erfüllungsort geltenden Rechtsvorschriften für die Vertragserfüllung
erforderlich sind.
II.1.3 Unbeschadet Artikel II.3 betrifft jede Bezugnahme auf das Personal des
Auftragnehmers in diesem Vertrag ausschließlich das von diesem zur
Vertragserfüllung eingesetzte Personal.
II.1.4 Der Auftragnehmer setzt zur Vertragserfüllung Personal ein, das die
erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen für die Ausführung des ihm
zugewiesenen Auftrags besitzt.
II.1.5 Der Auftragnehmer darf die Agentur weder vertreten noch durch sein
Auftreten den Anschein erwecken, dies sei der Fall. Der Auftragnehmer stellt
Dritten gegenüber klar, dass er nicht dem Europäischen Öffentlichen Dienst
angehört.
49
II.1.6 Der Auftragnehmer haftet für das zur Auftragsausführung eingesetzte
Personal.
Der Auftragnehmer regelt das Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis zu
seinen Mitarbeitern wie folgt:
Das Personal, das die vom Auftragnehmer geforderten Leistungen
ausführt, darf keine unmittelbaren Weisungen von der Agentur
entgegennehmen.
Die Agentur wird in keinem Fall als Arbeitgeber des Personals
betrachtet; das Personal verpflichtet sich, aus der vertraglichen
Beziehung zwischen Agentur und Auftragnehmer keinerlei Rechte
gegenüber der Agentur abzuleiten.
II.1.7 Bei Störungen oder Zwischenfällen infolge von Handlungen eines in den
Räumlichkeiten der Agentur arbeitenden Mitarbeiters des Auftragnehmers,
oder wenn die fachliche Befähigung eines Mitarbeiters des Auftragnehmers
nicht dem aufgrund des Vertrags erforderlichen Profil entspricht, ersetzt der
Auftragnehmer den betreffenden Mitarbeiter unverzüglich. Die Agentur kann
mit entsprechender Begründung den Ersatz eines Mitarbeiters des
Auftragnehmers verlangen. Das Ersatzpersonal muss über die erforderlichen
Qualifikationen verfügen und in der Lage sein, den Vertrag unter den gleichen
Bedingungen zu erfüllen. Der Auftragnehmer haftet für jede Verzögerung bei
der Vertragserfüllung, die sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter nach
Maßgabe dieses Artikels ersetzt wird.
II.1.8 Wird
die
Vertragserfüllung
mittelbar
oder
unmittelbar
durch
unvorhergesehene Ereignisse, Handlungen oder Unterlassungen teilweise oder
vollständig behindert, so hat der Auftragnehmer dies umgehend und von sich
aus festzustellen und der Agentur schriftlich zu melden. In der Meldung ist die
Ursache zu beschreiben und anzugeben, wann sie eingetreten ist. Außerdem
ist mitzuteilen, welche Abhilfemaßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat,
um seinen vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen. Der Auftragnehmer
bemüht sich vorrangig um die Beseitigung der Ursache und nicht um die
Klärung der Haftungsfrage.
II.1.9.Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Verpflichtungen nicht nach
Maßgabe des Vertrags, kann die Agentur - unbeschadet ihres Rechts, den
Vertrag zu kündigen - im Verhältnis zum entstandenen Schaden Zahlungen
kürzen oder ausgezahlte Beträge einziehen. Außerdem kann die Agentur
finanzielle Sanktionen oder Vertragsstrafen gemäß Artikel II.16 verhängen.
ARTIKEL II. 2 – HAFTUNG
II.2.1 Die Agentur kann nicht für Schäden haftbar gemacht werden, die dem
Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung entstehen, es sei denn, diese
Schäden sind auf ein vorsätzlich regelwidriges oder grob fahrlässiges
Verhalten der Agentur zurückzuführen.
II.2.2 Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm bei der Vertragserfüllung,
einschließlich im Rahmen der Erteilung von Aufträgen an Dritte gemäß Artikel
II.13, mittelbar oder unmittelbar verursachten Verluste und Schäden. Die
Agentur kann nicht für Handlungen oder Unterlassungen des Auftragnehmers
bei der Vertragserfüllung haftbar gemacht werden.
50
II.2.3 Im Falle einer Klage, der Geltendmachung einer Forderung oder eines
Verfahrens durch einen Dritten gegen die Agentur infolge eines durch den
Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung verursachten Schadens verpflichtet
sich dieser zum Schadenersatz.
II.2.4 Erhebt ein Dritter im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung Klage gegen
die Agentur, leistet der Auftragnehmer der Agentur Beistand. Die dem
Auftragnehmer dadurch entstehenden Kosten können der Agentur angelastet
werden.
II.2.5 Der Auftragnehmer schließt die nach dem maßgeblichen Recht erforderlichen
Versicherungen zur Deckung von Risiken und Schäden bei der
Vertragserfüllung ab. Er schließt eine angemessene, den Gepflogenheiten in
seinem Wirtschaftszweig entsprechende Zusatzversicherung ab. Die Agentur
erhält auf Wunsch eine Kopie der jeweiligen Versicherungspolicen.
ARTIKEL II.3 - INTERESSENKONFLIKT
II.3.1 Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um eine Situation zu
vermeiden, die eine unparteiische und objektive Vertragserfüllung
beeinträchtigen könnte. Ein derartiger Interessenkonflikt kann sich
insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität oder
nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie
sonstigen Interessengemeinschaften ergeben. Entstehen im Zuge der
Vertragserfüllung Interessenkonflikte, so sind diese der Agentur unverzüglich
schriftlich mitzuteilen. Der Auftragnehmer trifft umgehend alle nötigen
Vorkehrungen, um diese Interessenkonflikte zu beenden.
Die Agentur behält sich vor, die in diesem Zusammenhang getroffenen
Maßnahmen des Auftragnehmers auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen und
erforderlichenfalls zusätzliche Maßnahmen zu verlangen, für deren
Durchführung sie eine Frist setzt. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass
Mitarbeiter und Geschäftsleitung nicht in eine Situation geraten, die zu einem
Interessenkonflikt führen könnte. Unbeschadet Artikel II.1 ersetzt der
Auftragnehmer umgehend und auf eigene Kosten alle Mitarbeiter, die sich in
einer solchen Situation befinden.
II.3.2 Der Auftragnehmer unterhält keine Beziehungen, die seine Unabhängigkeit
beeinträchtigen könnten.
II.3.3 Der Auftragnehmer erklärt, dass
er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft
nicht machen wird, mit denen ein Vorteil versprochen, angeboten oder
gewährt wird;
er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die
Vergabe des Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine
Sachleistung gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen
hat, die - unmittelbar oder mittelbar - als rechtswidriges Verhalten oder
Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies in Zukunft
auch nicht tun wird.
II.3.4 Der Auftragnehmer gibt schriftlich alle einschlägigen Verpflichtungen an seine
Mitarbeiter, die Geschäftsleitung sowie die an der Vertragserfüllung
51
beteiligten Dritten weiter. Er übermittelt der Agentur auf ihren Wunsch eine
Kopie der Weisungen und eingegangenen Verpflichtungen.
ARTIKEL II. 4 – FAKTURIERUNG UND ZAHLUNGEN
II.4.1 Vorfinanzierung:
Ist in Artikel I.5. Absatz 1 eine Sicherheitsleistung vorgesehen, leistet der
Auftragnehmer zur Deckung der vertraglich vorgesehenen Vorfinanzierung
eine von einer Bank oder einem zugelassenen Finanzinstitut (dem Bürgen)
gestellte Sicherheit in Höhe des in dem vorgenannten Artikel angegebenen
Betrags. Diese Sicherheit kann auch in Form einer selbstschuldnerischen
Bürgschaft eines Dritten gestellt werden.
Das betreffende Bank- oder Finanzinstitut zahlt auf Antrag der Agentur einen
Betrag in Höhe der Zahlungen an den Auftragnehmer, für die dieser noch
keine Leistungen erbracht hat.
Die Bank oder das Finanzinstitut leistet die Sicherheit auf erste Anforderung
und verlangt von der Agentur keine Vorausklage gegen den Hauptschuldner
(den Auftragnehmer).
In der Bürgschaftserklärung ist festzulegen, dass sie spätestens ab dem Tag
gilt, an dem der Auftragnehmer die Vorfinanzierung erhält. Die Agentur
befreit den Bürgen von seinen Verpflichtungen, sobald der Auftragnehmer
nachweist, dass er die der Vorfinanzierung entsprechenden Leistungen
erbracht hat. Die Sicherheit wird einbehalten, bis die Vorfinanzierung mit den
Zwischenzahlungen oder dem Restbetrag verrechnet worden ist. Sie wird in
dem darauf folgenden Monat freigegeben. Die Kosten für diese
Sicherheitsleistung gehen zu Lasten des Auftragnehmers.
II.4.2 Zwischenzahlungen:
Nach Ablauf der Fristen in Anhang I übermittelt der Auftragnehmer der
Agentur einen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der Besonderen
Bedingungen folgende Unterlagen beifügt:
einen entsprechend den Anweisungen in Anhang I erstellten Zwischenbericht
über die technische Durchführung;
die Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des Einzelvertrags
angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind;
eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7.
Ist die Vorlage dieses Berichts eine Zahlungsvoraussetzung, steht der Agentur
die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist zu, um
den Bericht zu billigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw.
Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche
Informationen anfordern kann, oder
den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.
Äußert sich die Agentur binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als
gebilligt. Mit der Billigung des dem Zahlungsantrag beigefügten Berichts wird
weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Authentizität, Vollständigkeit und
Korrektheit der darin enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt.
Verlangt die Agentur einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten
Bericht ablehnt, ist der neue Bericht ihr innerhalb der in den Besonderen
Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten
Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung.
52
II.4.3 Zahlung des Restbetrags:
Binnen sechzig Tagen nach Abschluss der im Einzelvertrag aufgeführten
Leistungen übermittelt der Auftragnehmer der Agentur einen Zahlungsantrag,
dem er - nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen - folgende Unterlagen
beifügt:
ein Schlussbericht, der entsprechend den Anweisungen in Anhang I erstellt
wird;
die Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des Einzelvertrags
angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind;
eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7.
Ist die Vorlage dieses Berichts eine Zahlungsvoraussetzung, steht der Agentur
die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist zu, um
den Bericht zu billigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw.
Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche Informationen
anfordern kann, oder
den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.
Äußert sich die Agentur binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als
gebilligt. Mit der Billigung des dem Zahlungsantrag beigefügten Berichts wird
weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Authentizität, Vollständigkeit und
Korrektheit der darin enthalten Erklärungen und Informationen bestätigt.
Verlangt die Agentur einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten
Bericht ablehnt, ist der neue Bericht ihr innerhalb der in den Besonderen
Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten
Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung.
ARTIKEL II. 5 – ZAHLUNGEN – ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
II.5.1 Eine Zahlung gilt an dem Tag als geleistet, an dem das Bankkonto der
Agentur belastet wird.
II.5.2 Die Zahlungsfristen in Artikel I.5 können von der Agentur jederzeit ausgesetzt
werden, sofern sie dem Auftragnehmer mitteilt, dass sie seinem
Zahlungsantrag nicht stattgeben kann, weil die Zahlung nicht fällig oder der
Antrag nicht ordnungsgemäß mit den nötigen Belegen versehen ist. Bezweifelt
die Agentur die Erstattungsfähigkeit der im Zahlungsantrag angegebenen
Ausgaben, kann sie die Zahlungsfrist aussetzen, um weitere Überprüfungen,
einschließlich Kontrollen vor Ort, vorzunehmen und sich vor der Zahlung von
der Erstattungsfähigkeit der Ausgaben zu überzeugen.
Die Agentur benachrichtigt den Auftragnehmer davon und gibt die Gründe für
die Aussetzung an; dies erfolgt durch Einschreiben mit Rückschein oder auf
gleichwertige Art. Die Aussetzung ist ab dem Tag wirksam, an dem die
Kommission diese Mitteilung absendet. Die in Artikel I.5 genannte Frist läuft
weiter, sobald die Aussetzung aufgehoben ist.
II.5.3 Bei verspäteter Zahlung hat der Auftragnehmer Anspruch auf Verzugszinsen,
falls die berechneten Verzugszinsen den Betrag von 200 EUR überschreiten.
Sollten die Zinsen den Betrag von 200 EUR nicht überschreiten, darf der
Auftragnehmer innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der Zahlung
Verzugszinsen fordern. Die Verzugszinsen werden berechnet zu dem von der
Europäischen Zentralbank für ihre jüngsten Hauptrefinanzierungsgeschäfte
53
zugrunde gelegten und am ersten Kalendertag des Fälligkeitsdatums
geltenden Zinssatz, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C,
veröffentlicht wird („
Referenzzinssatz“), zuzüglich sieben Prozentpunkten
(„
Marge“). Dieser Zinssatz wird im Amtsblatt der Europäischen Union,
Reihe C, veröffentlicht. Der Zinsbetrag wird berechnet für den Zeitraum
zwischen dem Tag, an dem die Zahlungsfrist abläuft, und dem Tag, an dem
die Zahlung erfolgt. Die Aussetzung der Zahlung durch die Kommission gilt
nicht als Zahlungsverzug.
ARTIKEL II. 6 – EINZIEHUNG
II.6.1 Wurde dem Auftragnehmer mehr ausgezahlt als vorgesehen, oder ist eine
Einziehung nach Maßgabe des Vertrags gerechtfertigt, erstattet der
Auftragnehmer die betreffenden Beträge in Euro entsprechend den von der
Agentur festgelegten Modalitäten und Fristen, nachdem er eine Lastschrift
erhalten hat.
II.6.2 Kommt der Empfänger der Zahlungsaufforderung bis zu dem darin genannten
Datum nicht nach, berechnet die Agentur Verzugszinsen unter Anwendung
des in Artikel II.5 Absatz.3 vorgesehenen Zinssatzes. Der Zinsbetrag wird
berechnet für den Zeitraum zwischen dem Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist
und dem Tag, an dem der geschuldete Betrag vollständig gezahlt wird.
II.6.3 Kommt der Auftragnehmer der Zahlungsaufforderung bis zu dem darin
genannten Datum nicht nach, kann die Agentur einredefreie, auf einen
Geldbetrag lautende und fällige Summen nach Unterrichtung des
Auftragnehmers durch Aufrechnung mit seinen Forderungen ihr gegenüber
einziehen, wenn diese gleichfalls einredefrei sind, auf einen Geldbetrag lauten
und fällig sind. Wurde eine Sicherheit geleistet, kann die Agentur auch die
Sicherheit einbehalten.
ARTIKEL II. 7 – ERSTATTUNGEN –
II.7.1 Soweit dies in den Besonderen Bedingungen oder in Anhang I vorgesehen ist,
erstattet die Agentur die Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit der
Ausführung der Leistungen gemäß Artikel I.1 stehen, sofern sie durch
Originalbelege,
einschließlich
Quittungen
und
benutzte
Fahrkarten
nachgewiesen sind.
II.7.2 Etwaige Reise- und Aufenthaltskosten werden - für die Reisekosten auf der
Grundlage der kürzesten Fahrstrecke - erstattet.
II.7.3 Reisekosten werden wie folgt erstattet:
a) Flugreisen werden erstattet bis zu dem am Tag der Reservierung
geltenden Höchstpreis für den Flug in der Touristenklasse,
b) Schiffsreisen und Eisenbahnfahrten werden erstattet bis zum
Höchstpreis für eine Reise erster Klasse,
c) Fahrten mit dem PKW werden erstattet zum Preis für einen Fahrausweis
für die Eisenbahnfahrt erster Klasse für dieselbe Strecke am selben Tag,
54
d) Reisen an einen Ort außerhalb der Union werden nach Maßgabe der
allgemeinen Bedingungen dieses Artikels nur mit vorheriger schriftlicher
Zustimmung der Agentur erstattet.
II.7.4 Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage eines Tagegeldes wie folgt
erstattet:
a) Für Reisen über eine Entfernung von bis zu 200 km (Hin- und Rückfahrt)
wird kein Tagegeld gezahlt,
b) Tagegeld wird ausschließlich auf Vorlage eines Nachweises gezahlt, in
dem die Anwesenheit der betreffenden Person am Bestimmungsort
bestätigt wird,
c) Mit dem Tagegeld werden pauschal alle Aufenthaltskosten einschließlich
Unterbringung, Mahlzeiten, Beförderung vor Ort, Versicherungen und
Spesen als abgegolten,
d) Das Tagegeld wird, sofern es vorgesehen ist, zu dem in Artikel I.3
angegebenen Satz gezahlt.
II.7.5 Die Kosten für die Beförderung von Ausrüstungen und Gepäckstücken werden
nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Agentur erstattet.
ARTIKEL II.8 - EIGENTUMSRECHTE AN DEN ERGEBNISSEN - GEISTIGES UND
GEWERBLICHES EIGENTUM Mit Ausnahme bereits bestehender Rechte sind sämtliche Ergebnisse und Rechte,
einschließlich der Rechte am geistigen und gewerblichen Eigentum, die im Zuge der
Vertragserfüllung erzielt bzw. erworben werden, Eigentum der Gemeinschaft, die
über die Verwendung und Veröffentlichung sowie die Abtretung an Dritte ohne
geografische oder sonstige Einschränkung entscheiden kann.
ARTIKEL II. 9 – VERSCHWIEGENHEITSPFLICHT
II.9.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Informationen oder Unterlagen im
Zusammenhang mit der Vertragserfüllung streng vertraulich zu behandeln
und weder auf sonstige Art zu verwenden noch an Dritte weiterzugeben.
Diese Verpflichtung besteht auch nach Abschluss der Leistungen fort.
II.9.2 Die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung des Auftragnehmers verpflichten sich
ihm gegenüber, dass sie über sämtliche Informationen, von denen sie bei der
Ausführung der Leistungen direkt oder indirekt Kenntnis erhalten,
Stillschweigen bewahren und keine Unterlagen oder sonstige, nicht für die
Öffentlichkeit bestimmte Informationen an Dritte weitergeben oder zu ihrem
eigenen Vorteil bzw. zum Vorteil Dritter verwenden, und zwar auch nicht nach
Abschluss der Leistungen.
ARTIKEL II.10 - NUTZUNG, VERBREITUNG UND VERÖFFENTLICHUNG VON
INFORMATIONEN
II.10.1 Der Auftragnehmer erlaubt es der Agentur, alle im Vertrag enthaltenen
Informationen oder mit diesem in Zusammenhang stehenden Informationen,
insbesondere die Identität des Auftragnehmers, Gegenstand und Laufzeit
55
des Vertrags, ihren Finanzierungsbeitrag sowie die Berichte, zu nutzen und
in den Medien, in sonstigen Informationsquellen und zu Zwecken gleich
welcher
Art
zu
verbreiten
und
zu
veröffentlichen.
Im
Falle
personenbezogener Daten findet Artikel I.9 Anwendung.
II.10.2 Die Agentur ist nicht verpflichtet, die in Erfüllung des Vertrags vorgelegten
Unterlagen oder Informationen zu verbreiten oder zu veröffentlichen, es sei
denn die Besonderen Bedingungen sehen etwas anderes vor. Entscheidet sie
sich gegen eine Veröffentlichung, kann der Auftragnehmer die Unterlagen
oder Informationen nur dann anderweitig veröffentlichen lassen, wenn die
Agentur dem schriftlich zugestimmt hat.
II.10.3 Jede
Verbreitung
oder
Veröffentlichung
von
Informationen
im
Zusammenhang mit dem Vertrag durch den Auftragnehmer ist zuvor von der
Agentur schriftlich zu genehmigen; in den Informationen ist der von der
Gemeinschaft gezahlte Betrag zu nennen. Anzugeben ist zudem, dass die
darin
geäußerten
Auffassungen
ausschließlich
die
Meinung
des
Auftragnehmers und nicht einen offiziellen Standpunkt der Agentur
wiedergeben.
II.10.4.
Der Auftragnehmer darf Informationen, von denen er im Zuge der
Vertragserfüllung Kenntnis erhält, zu anderen Zwecken als der
Vertragserfüllung nur verwenden, wenn die Agentur dem schriftlich
zugestimmt hat.
ARTIKEL II. 11 – STEUERLICHE BESTIMMUNGEN II.11.1 Der Auftragnehmer trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass die
anwendbaren nationalen Steuervorschriften beachtet werden. Jeder Verstoß
hat die Ungültigkeit der vorgelegten Rechnungen zur Folge.
II.11.2 Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass die Agentur gemäß Artikel 3 und 4
des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union in
der Regel von allen Zöllen, Steuern und Abgaben und damit auch von der
Umsatzsteuer befreit ist.
II.11.3.
Der Auftragnehmer unternimmt alle behördlichen Schritte, um
sicherzustellen, dass die zur Vertragserfüllung benötigten Gegenstände und
Dienstleistungen von allen Steuern und Abgaben, einschließlich der
Umsatzsteuer, befreit sind.
II.11.4.
In den Rechnungen des Auftragnehmers sind der umsatzsteuerliche
Ort der Leistung sowie - gesondert - die Beträge mit Umsatzsteuer und die
Beträge ohne Umsatzsteuer anzugeben.
ARTIKEL II. 12 – HÖHERE GEWALT II.12.1.
Unter höherer Gewalt sind unvorhersehbare und außergewöhnliche,
trotz der gebotenen Sorgfalt unabwendbare Situationen oder Ereignisse zu
verstehen, die unabhängig vom Willen der Vertragsparteien eintreten, nicht
auf einem Fehler oder einer Fahrlässigkeit einer Partei oder eines
Unterauftragnehmers beruhen und die andere Partei daran hindern, eine
Pflicht aus dem Vertrag zu erfüllen. Fehler an Material oder
Ausrüstungsgegenständen sowie Verzögerungen bei der Bereitstellung,
Arbeitsstreitigkeiten, Streiks oder finanzielle Schwierigkeiten können nur
56
dann als höhere Gewalt geltend gemacht werden, wenn sie unmittelbar
Folge eines anerkannten Falls höherer Gewalt sind.
II.12.2 Sieht sich eine der Parteien mit höherer Gewalt konfrontiert, so unterrichtet
sie unbeschadet von Artikel II.1.8 die andere Partei unverzüglich durch
Einschreiben mit Rückschein oder ein gleichwertiges Schreiben, wobei sie
Art, voraussichtliche Dauer und vorhersehbare Folgen des betreffenden
Ereignisses angibt.
II.12.3 Es wird keiner Partei als Verstoß gegen die Pflichten aus dem Vertrag
ausgelegt, wenn sie durch höhere Gewalt an der Erfüllung dieser Pflichten
gehindert ist. Kann der Auftragnehmer infolge höherer Gewalt seine
vertraglichen Pflichten nicht erfüllen, so hat er Anspruch auf Bezahlung
lediglich der tatsächlich erbrachten Leistungen.
II.12.4 Die Parteien ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um etwaige Schäden
möglichst gering zu halten.
ARTIKEL II. 13 – UNTERAUFTRÄGE
II.13.1 Der Auftragnehmer darf Unteraufträge nicht ohne vorherige schriftliche
Zustimmung der Agentur vergeben und auch nicht den Vertrag de facto von
einem Dritten ausführen lassen.
II.13.2 Die Zustimmung der Agentur zur Vergabe von Unteraufträgen entbindet den
Auftragnehmer nicht von seinen vertraglichen Pflichten ihr gegenüber. Er
haftet allein für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags.
II.13.3 Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass die Unterauftragsvergabe nicht
die Rechte und Garantien berührt, die der Agentur aus dem Vertrag,
insbesondere Artikel II.17 entstehen.
ARTIKEL II. 14 – ABTRETUNG
II.14.1 Der Vertrag oder Teile davon und die sich daraus ergebenden Rechte und
Pflichten dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Agentur an
Dritte abgetreten werden.
II.14.2 Erfolgt die Abtretung ohne die Zustimmung gemäß Absatz 1 oder unter
Missachtung einer erteilten Zustimmung, ist sie gegenüber der Agentur
unwirksam.
ARTIKEL II.15 - KÜNDIGUNG DURCH DIE AGENTUR
II.15.1 Die Agentur kann den Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder
einen
Einzelvertrag in folgenden Fällen kündigen:
a)
wenn der Auftragnehmer sich im Insolvenzverfahren, im gerichtlichen
Vergleichsverfahren oder in Liquidation befindet, seine gewerbliche Tätigkeit
eingestellt hat oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen
Rechtsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer
entsprechenden Lage befindet;
57
b)
wenn
der
Auftragnehmer
seiner
Pflicht
zur
Entrichtung
von
Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den
Rechtsvorschriften des Landes seiner Niederlassung, des Landes des
öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Vertragserfüllung nicht
nachgekommen ist;
c)
wenn die Agentur den Auftragnehmer oder jede verbundene Einrichtung oder
Person einer beruflichen Verfehlung verdächtigt oder Beweise dafür hat;
d)
wenn die Agentur den Auftragnehmer oder jede verbundene Einrichtung oder
Person des Betrugs, der Korruption oder der Beteiligung an einer kriminellen
Organisation oder einer anderen rechtswidrigen Tätigkeit zum Nachteil der
finanziellen Interessen der Union verdächtigt oder Beweise dafür hat;
e)
wenn die Agentur den Auftragnehmer oder jede verbundene Einrichtung oder
Person des Begehens wesentlicher Fehler oder Unregelmäßigkeiten oder des
Betrugs während des Vergabeverfahrens oder der Vertragserfüllung
verdächtigt oder Beweise dafür hat;
f)
wenn der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen aus Artikel II.3 nicht
nachgekommen ist;
g)
wenn der Auftragnehmer in Bezug auf die von der Agentur für die Teilnahme
an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Angaben oder keine
Angaben gemacht hat;
h)
wenn durch rechtliche, finanzielle, technische oder organisatorische
Änderungen beim Auftragnehmer nach Ansicht der Agentur die
Vertragserfüllung substanziell beeinträchtigt zu werden droht;
i)
wenn die Erledigung eines erteilten Auftrags oder eines Einzelvertrags nicht
tatsächlich binnen fünfzehn Tagen nach dem dafür vorgesehenen Datum
begonnen wurde und das vom Auftragnehmer gegebenenfalls vorgeschlagene
neue Datum von der Agentur nicht akzeptiert wird;
j)
wenn dem Auftragnehmer aus einem von ihm selbst zu vertretenden Grund
eine der zur Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen versagt wird;
k)
wenn der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten fortgesetzt in
schwerwiegender Weise verletzt, obwohl er mit förmlichem Schreiben über
den ihm vorgeworfenen Tatbestand unterrichtet und ihm zur Behebung des
betreffenden Problems eine ab dem Erhalt der förmlichen Mitteilung laufende
angemessene Frist eingeräumt wurde;
l)
wenn aufgrund der Beendigung des Vertragsverhältnisses mit einem oder
mehreren Auftragnehmern kein Mindestmaß an Wettbewerb innerhalb des
Mehrfach-Rahmenvertrags
mit
erneutem
Aufruf
zum
Wettbewerb
gewährleistet ist.
II.15.2 Im Fall höherer Gewalt, der gemäß Artikel II.12 mitgeteilt wird, kann jede
Partei den Vertrag kündigen, wenn die Vertragserfüllung nicht für einen
Zeitraum garantiert werden kann, der mindestens ein Fünftel des in Artikel
I.2 Absatz 3 ausmacht.
II.15.3 Vor einer Kündigung gemäß den Buchstaben c, d, e, h oder k erhält der
Auftragnehmer die Gelegenheit zur Stellungnahme.
58
Die Kündigung wird wirksam an dem Tag, an dem der Auftragnehmer das
Kündigungsschreiben per Einschreiben mit Rückschein erhält, bzw. an dem
Tag, der im Kündigungsschreiben angegeben ist.
II.15.4 Wirkungen der Kündigung:
Kündigt die Agentur den Vertrag oder einen noch nicht erledigten
Einzelvertrag nach Maßgabe dieses Artikels, verzichtet der Auftragnehmer
unbeschadet aller anderen Maßnahmen, die in diesem Vertrag vorgesehen
sind, auf jegliche Forderung wegen daraus entstandenen Schadens,
einschließlich entgangenen Gewinns wegen nicht abgeschlossener Arbeiten.
Bei Erhalt des Kündigungsschreibens trifft der Auftragnehmer alle
erforderlichen Maßnahmen, um die Ausgaben möglichst gering zu halten,
Schäden zu vermeiden und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu
annullieren oder deren Umfang zu reduzieren. Er erstellt binnen 60 Tagen
nach dem Wirksamwerden der Kündigung die in den Besonderen
Bestimmungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis zum
Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen.
Die Agentur kann für erlittenen Schaden Schadenersatz fordern und die im
Rahmen des Vertrags bereits an den Auftragnehmer gezahlten Beträge
wieder einfordern.
Nach der Kündigung kann die Agentur einen anderen Auftragnehmer damit
beauftragen, die Dienstleistungen zu erbringen oder zu Ende zu führen. Sie
kann, unbeschadet aller sonstigen Rechte und Ansprüche, die ihr aus diesem
Vertrag erwachsen, vom Auftragnehmer die Übernahme aller zusätzlichen
dadurch entstehenden Kosten verlangen.
ARTIKEL II. 16 – VERTRAGSSTRAFEN
Unbeschadet der tatsächlichen oder potenziellen Haftung des Auftragnehmers
aufgrund des Vertrags sowie des Kündigungsrechts der Agentur zahlt der
Auftragnehmer bei Nichterfüllung seiner vertraglichen Pflichten bis zu dem im
Vertrag festgelegten Zeitpunkt eine Vertragsstrafe, die sich ab diesem Zeitpunkt je
Kalendertag auf 0,2 % des Werts des betreffenden Auftrags beläuft. Der
Auftragnehmer kann binnen dreißig Tagen nach dem Tag, an dem ihm dieser
Beschluss per Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art mitgeteilt
wurde, Stellung nehmen. Äußert sich der Auftragnehmer nicht binnen dieser Frist
oder nimmt die Agentur ihren Beschluss nicht binnen dreißig Tagen nach Erhalt der
Stellungnahme zurück, ist die Vertragsstrafe vollstreckbar. Die Vertragsstrafe wird
nicht verhängt, wenn vorgesehen ist, dass im Falle einer Verzögerung der
Leistungserbringung Zinsen zu zahlen sind. Die Agentur und der Auftragnehmer
anerkennen, dass gemäß diesem Artikel zu zahlende Beträge Vertragsstrafen und
keine finanziellen Sanktionen sind und einen angemessenen Schadenersatz für die
Verluste darstellen, die erfahrungsgemäß aus einer solchen Vertragsverletzung
erwachsen können.
ARTIKEL II. 17 – KONTROLLEN UND PRÜFUNGEN
II.17.1 Der Rechnungshof ist befugt, gemäß Artikel 142 der Haushaltsordnung für
den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften von der
Unterzeichnung des Vertrags an bis zu fünf Jahren nach Zahlung des
Restbetrags für die letzterbrachte vertragliche Leistung die Unterlagen im
59
Besitz der natürlichen oder juristischen Personen, die Mittel aus dem
Haushalt der Europäischen Gemeinschaften erhalten, zu prüfen.
II.17.2 Die Agentur oder eine externe Einrichtung ihrer Wahl haben von der
Unterzeichnung des Vertrags an bis zu fünf Jahren nach Zahlung des
Restbetrags für den letzterbrachte vertragliche Leistung in Bezug auf
Kontrollen und Prüfungen der Einhaltung der Vertragsbestimmungen die
gleichen Rechte wie der Europäische Rechnungshof.
II.17.3 Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung kann zudem gemäß der
Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Parlaments und des Rates und
der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Rates von der Unterzeichnung des
Vertrags an bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die
letzterbrachte vertragliche Leistung Kontrollen vor Ort und Überprüfungen
vornehmen.
ARTIKEL II. 18 – VERTRAGSÄNDERUNGEN Zur Änderung des Vertrags bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den
Vertragsparteien. Mündliche Absprachen sind für die Parteien nicht bindend.
Einzelverträge können nicht als Vertragsänderungen gelten.
ARTIKEL II.19 - AUSSETZUNG DES VERTRAGS Die Agentur kann unbeschadet ihres Kündigungsrechts jederzeit die Ausführung des
Vertrags, noch nicht erledigter Einzelverträge oder Teile davon aussetzen. Die
Aussetzung ist wirksam ab dem Tag, an dem dem Auftragnehmer der Beschluss per
Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art mitgeteilt wird, bzw. an dem
Tag, der im Mitteilungsschreiben angegeben ist. Die Agentur kann den
Auftragnehmer jederzeit auffordern, die ausgesetzte Auftragsausführung wieder
aufzunehmen. Der Auftragnehmer hat im Falle der Aussetzung des Vertrags, der
Einzelverträge oder eines Teils davon keinen Anspruch auf Schadenersatz.
UNTERSCHRIFTEN
Für den Auftragnehmer:
Für die Agentur:
[Firmenname/Vorname/Name/Funktion]
[Vorname/Name/Funktion]
Unterschrift(en):_____________________ Unterschrift(en):__________________
[Ort], den [Datum]
Köln, den [Datum]
In dreifacher Ausfertigung in deutscher Sprache.
60
61
ANHANG III. a DES VERTRAGES
EINZELVERTRAG Nr. […
]
zur Durchführung des Rahmenvertrags Nr. ...
Die Europäische Agentur für Flugsicherheit ("die Agentur"), die zur Unterzeichnung
dieses Vertrags vertreten wird durch [Name, Vorname und Funktion]
einerseits,
und
[vollständige Bezeichnung]
[
Rechtsform]
[
Nummer der Eintragung in das Berufsregister]
[vollständige Anschrift]
[
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]
("der Auftragnehmer"), [
der zur Unterzeichnung des Vertrags vertreten wird durch
[Name, Vorname und Funktion]
]
andererseits,
haben folgendes beschlossen:
ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND
I.1.1 Dieser Einzelvertrag wird nach Maßgabe des Rahmenvertrags Nr. […]
geschlossen, den Agentur und Auftragnehmer am […] unterzeichnet haben
[und der am […]
verlängert wurde].
I.1.2 Gegenstand des Vertrags ist [Kurzbeschreibung ].
I.1.3 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, zu den
Bedingungen des
Rahmenvertrags, des Einzelvertrags und der dazugehörigen Anhänge, die
Bestandteil dieses Vertrages sind, folgende Aufgaben durchzuführen: [,
die
Aufgaben durchzuführen, die in Anhang […] im einzelnen bezeichnet sind.]
ARTIKEL I.2. - LAUFZEIT
I.2.1 Der Einzelvertrag tritt am [
Tag seiner Unterzeichnung durch die letzte
Partei][
Angabe des Datums, wenn beide Parteien bereits unterzeichnet
haben] in Kraft.
I.2.2 Die Auftragsausführung darf
[Tage/Monate] nicht überschreiten. Die
Leistungserbringung
beginnt
am
[
Datum
des
Inkrafttretens
des
Einzelvertrags] oder am […]. Die Verlängerung des Zeitraums der
Auftragsausführung bedarf der schriftlichen Zustimmung der Parteien und
erfolgt, bevor dieser Zeitraum abgelaufen ist.
62
ARTIKEL I.3: PREISE
I.3.1 Der von der Agentur gemäß diesem Einzelvertrag gezahlte Betrag beläuft sich
auf insgesamt [Angabe des Betrags in Zahlen und in Worten] EUR.
I.3.2 Zuzüglich zum Preis
[können keine weiteren Kosten als erstattungsfähig
geltend gemacht werden] [werden Kosten bis zu einem Betrag von … EUR
nach Maßgabe des Rahmenvertrags erstattet].
ARTKEL I.4: ANHANG [ANHÄNGE]
Annex A - XXX
UNTERSCHRIFTEN
Für den Auftragnehmer:
Für die Agentur:
[
Firmenname/Vorname/Name/Funktion]
[Vorname/Name/Funktion]
Unterschrift(en):_____________________ Unterschrift(en):__________________
[Ort], den [Datum]
[Köln], den [Datum]
In dreifacher Ausfertigung in [deutscher] Sprache.
63
ANHANG III. b DES VERTRAGES
AUFTRAGSSCHEIN NR. […
]
gemäß Rahmenvertrag Nr. […] vom […]
Europäische Agentur für Flugsicherheit
Herr/Frau [...]
Finance and Business Directorate
[Funktion]
Postfach 10 12 53
[Firmenname]
D-Köln, Deutschland
[Vollständige Anschrift]
Die Europäische Agentur für Flugsicherheit ist hinsichtlich ihrer finanziellen
Beteiligung an diesem Auftragsschein gemäß Artikel 3 und 4 des Protokolls über
die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union von sämtlichen Steuern
und Abgaben, insbesondere der Umsatzsteuer, befreit.
Beschreibung der Leistungen
Anzahl
Preis
GESAMTPREIS
[Pauschalpreis ohne erstattungsfähige Kosten]
[Die Auftragsausführung darf [...] nicht Weitere Einzelheiten überschreiten.
]
[Die Auftragsausführung beginnt am
[Tag
der
Unterzeichnung
dieses
Auftragsscheins
durch
den
Auftragnehmer] [Datum einfügen
]
Die Annahme dieses Auftrags beinhaltet den Verzicht auf andere Verkaufs- und
Leistungsbedingungen.
Für die Agentur:
Für den Auftragnehmer:
[Vorname/Name/Funktion]
[
Firmenname/Vorname/Name/Funktion]
Unterschrift(en):_________________ Unterschrift(en):_____________________
[Köln], den [Datum]
[Ort], den [Datum]
64
Anhang II – [Muster] Finanzielles Angebot
Tätigkeit 1
Kosten, Mo. – Fr. bzw.
Werktags
08:00 – 18:00 Uhr
Besetzen und Betreiben des Umzugs- und
Hausmeisterdienstes mit 1 Vorarbeiter/-in
wie beschrieben, täglich je 8
Arbeitsstunden, per Stundensatz:
_____________€/Std.
Tätigkeit 2
Kosten, Mo. – Fr. bzw.
Werktags
08:00 – 18:00 Uhr
Besetzen und Betreiben des
Umzugsdienstes mit 2 Mitarbeiter/-innen
oder einer zusätzlichen Arbeitskraft
(Mitarbeiter) wie beschrieben, täglich je 8
Arbeitsstunden, per Stundensatz pro
_____________€/Std.
Mitarbeiter:
Tätigkeit 3
Kosten für Zuschlag pro
Stunde
a)
Zuschlag zum Stundensatz aus
Tätigkeit 1 für Arbeiten zwischen
18.00 und 8.00 Uhr
_____________€/Std.
b)
Zuschlag zum Stundensatz aus
Tätigkeit 1 für Arbeiten an Sonn-
und Feiertagen zwischen 8.00 und
18.00 Uhr
_____________€/Std.
c)
Zuschlag zum Stundensatz aus
Tätigkeit 1 für Arbeiten an Sonn-
und Feiertagen zwischen 18.00 und
8.00 Uhr
_____________€/Std.
Tätigkeit 4
Kosten für Zuschlag pro
Stunde
a)
Zuschlag zum Stundensatz aus
Tätigkeit 2 für Arbeiten zwischen
________€/Std.
18.00 und 8.00 Uhr
b)
Zuschlag zum Stundensatz aus
Tätigkeit 2 für Arbeiten an Sonn-
und Feiertagen zwischen 8.00 und
________€/Std.
18.00 Uhr
c)
Zuschlag zum Stundensatz aus
Tätigkeit 2 für Arbeiten an Sonn-
und Feiertagen zwischen 18.00 und
________€/Std.
8.00 Uhr
65
Tätigkeit 5
Kosten pro Transport
Transporte (siehe 2.2.3):
5.1
Transporte Gruppe A
_________€/Transport
bis 5 km
_________€/Transport
5.2
Transporte Gruppe B
bis 20 km
_________€/Transport
5.3
Transporte Gruppe C
bis 100 km
_________€/Transport
5.4
Transporte Gruppe D
bis 250 km
Tätigkeit 6
Kosten pro Monat
(pauschal)
Vom Auftragnehmer zu stellende
Werkzeuge, Transportmittel, Steighilfen
und Verpackungsmaterial interne Umzüge
____________€/Monat
(siehe 2.2.5)
Tätigkeit 7
Kosten pro Karton
Umzugskartons bei jährlichem Verbrauch
von max. 1000 Umzugskartons (siehe
____________€/Karton
2.2.5)
Die Preise sind in EURO anzugeben und schließen alle für die Durchführung des Auftrags erforderlichen
Ausgaben ein.
Die obige Einteilung darf nicht weiter unterteilt werden.
Für
jede Kategorie ist ein Preis anzugeben.
Kein Preis darf 0 (in Worten: null) betragen.
Die Preise sind für das erste Jahr der Auftragsausführung fest und unveränderlich. Ab dem Anfang des
zweiten Jahrs der Auftragsausführung können die Preise angepasst werden. Die Anpassung erfolgt
ausschließlich nach Maßgabe des beigefügten Vertragsentwurfs (s. Art. I.3.3).
Alle Preise sind ausschließlich Zöllen, Steuern oder sonstigen Abgaben (insbesondere ausschließlich
Mehrwertsteuer) anzubieten, da die EASA nach Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und
Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften davon befreit ist.
Kosten, die bei der Erstellung und Einreichung der Angebote anfallen, werden vom Bieter getragen und
nicht erstattet.
________________________________________
Ort, Datum
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des
Bieters
66
Anhang III - LEBENSLAUF
E U R O P E A N
C U R R I C U L U M V I T A E
F O R M A T
AUFTRAGNEHMERGABEN
ZUR PERSON
Nachname(n)/Vorname(n)
[Nachname(n) Vorname(n)]
Addresse(n)
[Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Staat]
Telefon
Fax
E-mail
Staatsangehörigkeit
Geburtsdatum
BERUFSERFAHRUNG
Zeitraum
[Mit der am kürzesten zurückliegenden Berufserfahrung
beginnen und für jeden relevanten Arbeitsplatz separate
Eintragungen vornehmen.]
Name und Adresse des
Arbeitgebers
Tätigkeitsbereich oder
Branche
Beruf oder Funktion
Wichtigste Tätigkeiten
und Zuständigkeiten
SCHUL- UND
BERUFSBILDUNG
Zeitraum
[Mit der am kürzesten zurückliegenden Maßnahme
beginnen und für jeden abgeschlossenen Bildungs- und
Ausbildungsgang separate Eintragungen vornehmen.]
67
Name und Art der
Bildungs- oder
Ausbildungseinrichtung
Hauptfächer/berufliche
Fähigkeiten
Bezeichnung der
erworbenen
Qualifikation
Stufe der nationalen
(Falls nicht relevant, bitte löschen. Siehe Anleitung)
oder internationalen
Klassifikation
PERSÖNLICHE
FÄHIGKEITEN UND
KOMPETENZEN Muttersprache(n)
Muttersprache angeben (falls zutreffend, weitere
Muttersprache(n) angeben, siehe Anleitung)
Sonstige sprache(n)
[SPRACHE ]
Lesen/Verstehen
[ Niveau: fleißend, gut, grundkenntnisse ]
Schreiben
[ Niveau: fleißend, gut, grundkenntnisse ]
Sprechen
[ Niveau: fleißend, gut, grundkenntnisse ]
Soziale Fähigkeiten und Diesen Text durch eine Beschreibung der einschlägigen
Kompetenzen
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben
wurden. Falls nicht relevant, Rubrik bitte löschen (siehe
Anleitung)
Organisatorische
Diesen Text durch eine Beschreibung der einschlägigen
Fähigkeiten und
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben
Kompetenzen
wurden. Falls nicht relevant, Rubrik bitte löschen (siehe
Anleitung)
Technische Fähigkeiten, Diesen Text durch eine Beschreibung der einschlägigen
IKT-Kenntnisse und
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben
Kompetenzen
wurden. Falls nicht relevant, Rubrik bitte löschen (siehe
Anleitung)
Künstlerische
Diesen Text durch eine Beschreibung der einschlägigen
Fähigkeiten und
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben
Kompetenzen
wurden. Falls nicht relevant, Rubrik bitte löschen (siehe
Anleitung)
Sonstige Fähigkeiten
Diesen Text durch eine Beschreibung der einschlägigen
und Kompetenzen
Kompetenzen ersetzen und angeben, wo diese erworben
wurden. Falls nicht relevant, Rubrik bitte löschen (siehe
Anleitung)
68
Führerschein(e)
Hier angeben, ob Sie einen Führerschein besitzen und
wenn ja, für welche Fahrzeugklassen dieser gilt. Falls
nicht relevant, Rubrik bitte löschen (siehe Anleitung)
Zusätzliche Angaben
Hier weitere Angaben machen, die relevant sein können,
z. B. zu Kontaktpersonen, Referenzen usw. Falls nicht
relevant, Rubrik bitte löschen (siehe Anleitung)
Anlagen
Gegebenenfalls Anlagen auflisten. Falls nicht relevant,
Rubrik bitte löschen (siehe Anleitung)
69
Anhang IV - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSSCHLUßKRITERIEN
und ERKLÄRUNG NICHTVORLIEGEN EINES INTERESSENSKONFLIKTS
Vom Bieter auszufüllen und zu unterzeichnen (im Falle von Bietergemeinschaften von jedem
Mitglied der Bietergemeinschaft).
70
EIDESSTATTLICHE ERKLÄRUNG: AUSSCHLUSSKRITERIEN
Ich, ……………………….………… (Vorname) ……….………...….………….. (Name),
erkläre hiermit [als gesetzlicher Vertreter des Bieters]
* an Eides statt, dass,
a) der Bieter sich] [ich mich] nicht im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen
Vergleichsverfahren [befindet] [befinde] oder [seine] [meine ] gewerbliche Tätigkeit
eingestellt [hat] [habe] oder [er sich] [ich mich] nicht aufgrund eines in den
einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen
Verfahrens in einer vergleichbaren Lage [befindet] [befinde];
b) der Bieter nicht] [ich nicht]* aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft
worden [ist] [bin], welche [seine] [meine] berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen;
c)
der Bieter] [ich]* im Rahmen [seiner] [meiner]* beruflichen Tätigkeit keine schwere
Verfehlung begangen [hat] [habe];
d) der Bieter seiner] [ich meiner]* Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen,
Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes [seiner] [meiner]
Niederlassung oder nach deutschem Recht stets nachgekommen [ist] [bin];
e) der Bieter] [ich]* nicht rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer
kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der
Gemeinschaften gerichteten Handlung verurteilt worden [ist] [bin].
f)
der Bieter] [ich]* gegenwärtig nicht von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion (Ausschluss
für eine Höchstdauer von zehn Jahren von aus dem Haushalt der Europäischen
Gemeinschaften finanzierten Aufträgen) betroffen [ist] [bin],
entweder weil [er] [ich] im Zuge der Mitteilung der von einem öffentlichen Auftraggeber
für die Teilnahme an einer anderen Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche
Erklärungen abgegeben [hat] [habe] oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt [hat]
[habe];
oder weil im Zusammenhang mit einem anderen Vertrag eine schwere
Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung [seiner] [meiner] vertraglichen Verpflichtungen
festgestellt worden ist.
Geschehen zu ……………………….. am………… – …....................– ………
Unterschrift………………………………………………………………
Name (in GROSSBUCHSTABEN) …………………………………….
Funktion …………………………………………………………………
Hinweis:
Der Bieter, der den Zuschlag erhalten hat,
muss innerhalb von 15 Tagen nach der
Mitteilung des Zuschlags und vor Unterzeichnung des Vertrags seine oben erwähnte
Erklärung durch
folgende Nachweise belegen:
Zu Punkt a), b) und e) ein aktueller Auszug aus dem Strafregister oder, in
Ermangelung eines solchen, ein gleichwertiges,
von einer zuständigen Justiz- oder
*
Nichtzutreffendes streichen
71
Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes
ausgestelltes Dokument, aus dem
hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.
Zu Punkt d) eine aktuelle Bescheinigung,
ausgestellt von der zuständigen
Behörde des betreffenden Staates.
Falls die oben genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann
sie durch eine
eidesstattliche oder ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der
betreffende Bieter
vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder
einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes
abgibt.
72
EIDESSTATTLICHE ERKLÄRUNG: NICHTVORLIEGEN EINES INTERESSENSKONFLIKTS
Ich , ……………………….………… (Vorname) ……….………...….…………………………..(Name),
erkläre hiermit [als gesetzlicher Vertreter des Bieters]* an Eides statt, dass
g) [der Bieter sich nicht] [ich mich nicht] in einem Interessenkonflikt [befindet] [befinde],
h) [der Bieter] [ich] im Zuge der Mitteilung der vom Auftraggeber für die Teilnahme an dieser
Ausschreibung verlangten Auskünfte keine falschen Erklärungen abgegeben [hat] [habe]*
und alle verlangten Auskünfte erteilt [hat] [habe].
Geschehen zu ……………………………… am………… – ……………… – ………
Unterschrift …………………………………………………………………………………………….
Name (in GROSSBUCHSTABEN) ………………………………………………………………….
Funktion …………………………………………………………………
73
Anhang V – FORMULAR „RECHTSTRÄGER“
Kann entsprechend der Staatsangehörigkeit und der Rechtsform des Bieters von folgender
Website heruntergeladen werden:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_de.cfm
74
Anhang VI – FORMULAR „FINANZANGABEN“
In case of consortia, only one Financial Identification Form for the whole consortium shall
be submitted, nominating the bank account into which payments are to be made under the
contract (usually the account of the consortium leader) in the event that the respective
tender is successful.
75
Anhang VII –
VOLLMACHTERKLÄRUNG: “STATEMENT OF AUTHORISED SIGNATORY”
I, the undersigned ………………………………………. [name], …………..[title], being duly empowered
to act as representative of ……………………………………….. [company’s full legal name] (as
evidenced in [trade register/articles of association/by-laws, or equivalent]*, enclosed), hereby
confirm that
……………………………………….. [name], …………………..[title], is/are the authorised
signatory/ies for ………………………………………………. [company’s full legal name]; and
……………………………………….. [company’s full legal name], is the authorised signatory for the
Consortium comprising ………………………………. [leader’s name] and
…………………………………………………. [company’s full legal name] (as evidenced by the
enclosed delegations/powers of attorney signed by all consortium members)
for the purpose of signing, authorising and submitting any documents related to this tender
referenced –
EASA.2012.OP.12 –
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die
Europäische Agentur für Flugsicherheit – and any contract as may result from this
procedure.
Date
Signature
Enclosures:
-
trade register/articles of association/by-laws, or equivalent*
-
delegations/powers of attorney signed by all consortium members*
*(delete/fill in as appropriate)
76
Anhang VIII – ERKLÄRUNG: “STATEMENT OF ACCEPTANCE 4”
<Letterhead of the Tenderer>
[I, the undersigned ……………………………………, acting as
duly authorised signatory on behalf
of [full legal name of the company] [(leading and duly empowered to represent the consortium
comprised of [names of partners to the consortium])] for the tender procedure
[
EASA.2012.OP.12 –
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur
für Flugsicherheit
]]*;
[I, the undersigned ……………………………………, with passport number [XXX] issued in [state of
issuance] and registered address at [XXX], acting in my own capacity as a private person, in
relation to the tender submitted under tender procedure [
EASA.2012.OP.12 –
Umzugs- und
Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit]]*;
hereby solemnly declare and confirm [our/my]* unconditional and irrevocable
acceptance of all
the terms and conditions set out in the invitation to tender, in the tender specifications and in
the draft contract and, where appropriate, waiver of [the above-mentioned company’s/my]*
own general or specific terms and conditions. This acceptance shall be fully binding on the
tenderer as of submission of the tender and, in case of successful contract award, for the entire
duration of the contract.
I am aware that there is no possibility of negotiating the contract and, should the contract be
awarded to [us/me]* I hereby undertake to duly sign it with the same terms and conditions and
substantially in the form attached to the invitation to tender.
I am also aware and agree that non-acceptance of terms and/or conditions as cited above
may
lead to the exclusion of [our/my]* tender for non-compliance with the tender conditions.
In the event of the contract being awarded to [us/me]*, [we/I]* undertake to submit without
delay and certainly by
no later than 15 days following notification of award and prior to
the signature of the contract all the documents requested by the Agency in accordance with
the tender specifications, including in particular:
consortium agreement (in case of a consortium); and
the following
documentary proofs expected from the successful tenderer (and in case of a
consortium
from each of the partners to the consortium) to confirm the declaration on
exclusion criteria:
- for points a), b) and e) from the list of exclusion criteria in section 3.1 of the tender
specifications a
recent extract from the judicial record or, failing that, an equivalent
document recently issued by a judicial or administrative authority in the country of origin
or provenance showing that the requirements are satisfied; and
- for point d) from the list of exclusion criteria in section 3.1 of the tender specifications a
recent certificate issued by the competent authority of the State concerned; on the
understanding that
where the extract/document or certificate referred to above is not
issued in the country concerned, it
may be replaced by a sworn or, failing that, a
solemn statement
made by the interested party
before a judicial or administrative
authority, a notary or a qualified professional body in his country of origin or provenance.
______________________
Date and signature
4 Tenderers are reminded that any failure to later comply with their undertakings under this document or
any delay caused by them in signing the contract could trigger
penalties (Article 96 of Council Regulation
(EC, Euratom) n° 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget
of the European Communities (OJL 248, 16.09.2002, p.1))
* Delete as appropriate.
77
Anhang IX - Eigenerklärung zur Entlohnung der Mitarbeiter
EASA.2012.OP.12
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit
Nachweis zu 3.2.3 - Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zur Entlohnung der Mitarbeiter
Firma:
Hiermit erklären wir, dass wir unsere Mitarbeiter nach den für uns gültigen
gesetzlichen Vorschriften und zu dem gültigen Mindestlohn in den jeweils gültigen
Fassungen entlohnen.
___________
________________________________________
Ort, Datum
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Bieters
78
Anhang X – FORMULAR ZUR ANGEBOTSEINREICHUNG
EASA.2012.OP.12
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur
für Flugsicherheit
Von diesem Formular sind
ein unterzeichnetes Original und
drei Kopien
einzureichen.
1. EINGEREICHT von (Identität des Bieters)
Namen der dieses Angebot einreichenden Staatsang
Rechtsträger
e-
hörigkeit5
Federführend
es Mitglied
Mitglied 2
usw. … 6
2. KONTAKTPERSON für diese Ausschreibung (Anlaufstelle für die gesamte
gegebenenfalls erforderliche Kommunikation zwischen der EASA und
dem Bieter)
Name
Organisation
Anschrift
Telefon
Fax
E-Mail
5 Land, in dem der Rechtsträger eingetragen ist.
6 Nach Bedarf zusätzliche Zeilen für Mitglieder der Bietergemeinschaft einfügen oder löschen.
Beachten Sie bitte, dass
Unterauftragnehmer NICHT als Mitglieder der Bietergemeinschaft gelten. Wird das Angebot von einem einzelnen
Rechtsträger eingereicht, ist sein Name unter „Federführendes Mitglied“ einzutragen (und alle weiteren Zeilen sind zu
löschen).
79
3. ERKLÄRUNG
Ich, der Unterzeichnete, erkläre hiermit als Zeichnungsbevollmächtigter des oben
genannten Bieters (und im Falle einer Bietergemeinschaft aller ihrer Mitglieder), dass
wir den gesamten Inhalt der Vergabevorschriften zum oben bezeichneten
Ausschreibungsverfahren geprüft haben und ihn ohne Vorbehalt oder Einschränkung
akzeptieren. Unser Angebot besteht aus den folgenden Unterlagen:
UMSCHLAG A - VERWALTUNGSANGABEN
Erklärung(en) zu den Ausschlusskriterien (aus
Anhang IV)
aller unter Ziffer 1 des Formulars für die Angebotseinreichung
aufgeführten Rechtsträger
(es muss sich um das unterzeichnete
Original handeln)
Das
Formular „Rechtsträger“ (
unter Verwendung des
Musterformulars) und die darin geforderten Nachweise (s.
Anhang
V plus darin geforderte Unterlagen).
Das
Formular „Finanzangaben“ (
unter Verwendung des
Musterformulars aus Anhang VI) zur Bezeichnung des
Bankkontos, auf das die Zahlungen geleistet werden, wenn unser
Angebot erfolgreich ist.
die unter Ziffer 3.2.1 und 3.2.2 geforderten Unterlagen zu
den Auswahlkriterien „Rechtsfähigkeit“ (inklusive der
Vollmachtserklärung „Statement of authorised signatory“
aus Anhang VII) und „wirtschaftliche und finanzielle
Leistungsfähigkeit“ (inkl. Anhang XII)
gegebenfalls der
Vertrag der Bietergemeinschaft
Erklärung
„Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts“ aus
Anhang IV
Erklärung „
Statement of Acceptance“ aus
Anhang VIII
Anhang XIV – Antrag - REQUEST FOR EASA PREMISES FLOOR
PLANS
80
UMSCHLAG B – TECHNISCHES ANGEBOT
Unterlagen zum Nachweis unserer technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit (Ziffer
3.2.3 der Ausschreibungsbedingungen,
inkl.
Anhänge III,
IX und
XIII).
in einem gesonderten, versiegelten Umschlag einzureichen
UMSCHLAG C – FINANZIELLES ANGEBOT, das in einem
gesonderten, versiegelten Umschlag eingereicht wird.
(Gem. Muster aus
Anhang II)
Dieses Angebot steht unter dem Vorbehalt, dass es innerhalb der unter Ziffer
1.7 der
Vergabevorschriften genannten Bindefrist angenommen wird.
Unterzeichnet im Namen des Bieters:
Name
Unterschrift
Datum
81
Anhang XI: Grundsätzliche Aufgaben
EASA.2012.OP.12
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit
Aufgaben Umzugs- und Hausmeisterdienste
Zeitrahmen
Weitere
Aufgabe
Inhalte
mon
nach
Ort
Aktionen durch
Ziel
tägli
wöche
atlic
Beda
Teammitglieder
ch
ntlich
h
rf
Arbeitsdoku
Tagesbericht
Übergabe
mentation
täglich an
Übersicht über
X
Ansprechpartner ausgeführte
EASA
Arbeiten, Statistik
Stundenzettel
An
Ansprechpartner
X
EASA
Zeitnahe
übergeben
Abrechnung
Arbeitsbesp
Tagesbesprechun
Büro
Ergebnisse der
Optimierung der
rechungen
g
Ansprechp
Besprechung
Arbeitsabläufe
X
artner
notieren und
und
EASA
umsetzen
Kommunikation
Wochenbesprech
Büro
Ergebnisse der
Optimierung der
ung
Ansprechp
Besprechung
Arbeitsabläufe
X
artner
notieren und
und
EASA
umsetzen
Kommunikation
Monatsbesprechu
Büro
Ergebnisse der
Optimierung der
ng
Ansprechp
Besprechung
Arbeitsabläufe
X
artner
notieren und
und
EASA
umsetzen
Kommunikation
Quartalsbesprech
Büro
Ergebnisse der
Optimierung der
ungen
Ansprechp
Besprechung
Arbeitsabläufe
X
artner
notieren und
und
EASA
umsetzen
Kommunikation
Servicerund
Auffüllen von
Ständige
e
Wasserspendern,
Vorrat an
Verfügbarkeit von
ggf. desinfizieren,
Alle Etagen Ansprechpartner ausreichend
Prüftermin prüfen
EASA melden
Wasser für die
für Bestellungen
Nutzer, Hygiene
Füllstand große
Wenn voll,
Ständige
X
Standorte
Papierschredder
Behälter leeren,
Verfügbarkeit der
Schredder
prüfen
Verstopfungen
Schredder durch
alle Etagen
beseitigen
die Nutzer
Füllstand
Standorte
Wenn voll,
Papierentsorgung
Behälter
Behälter
sbehälter prüfen
alle Etagen
tauschen
82
Besprechungsräu
me checken, ggf.
Rezeption
Tische und Stühle
informieren bei
ausrichten,
Verschmutzung
Sauberkeit und
Besprechu
Technik auf
en, fehlender
und Ordnung in
ngsräume
Vollständigkeit
oder
den
prüfen, fehlendes
beschädigter
Besprechungsräu
Flipchartpapier
Technik oder
men für die
ersetzen
Möbel
Nutzer
Papier auffüllen
Ständige
Verfügbarkeit von
Alle Etagen
ausreichend
Papier für die
Nutzer
Pflasterbox in
Ständige
Küchen prüfen
Verfügbarkeit von
und auffüllen
Alle Etagen
ausreichend
Pflastern für die
Nutzer
Vorhandensein
nicht
entflammbarer
Alle Etagen
Unterlagen in
Küchen prüfen,
Reduzierung der
ggf. ersetzen
Brandgefahr
Papiershredder
ölen nach
Herstellerangabe
Funktionserhalt
n
der Shredder
Kabelmanag
Sortieren der
Reduzierung der
ement
Verkabelungen in
Unfallgefahr,
Alle Büros
Büros und
effektive Nutz-
und
Besprechungsräu
X
und Verfügbarkeit
Besprechu
me
der Räume,
ngsräume
Sicherung des IT-
Equipments
Verbrauchtes
Ansprechpartner
Material in
EASA
enstprechende
rechtzeitig
Liste eintragen
X
informieren,
und
wenn
Ansprechpartner
Materialien zur
EASA übergeben
Neige gehen
Umzüge
Verteilen von
Umzugskartons
auf Anwesiung
X
Ansprechpartner
EASA
Umsetzen von
Möbeln, Akten
und IT-Technik
der Mitarbeiter
X
innerhalb des
Hauses
entsprechend
dem Umzugsplan
83
Reorganisation
von Räumen
(Büros,
Kopierräume,
X
Archive,
Besprechungsräu
me, Lager)
Barcodenummern
umgesetzter
Möbel in Liste mit
Raummnummer
Optimierung der
notieren und Liste
X
Arbeitsabläufe zur
weitergeben an
Sicherstellung
Ansprechpartner
des korrekten
EASA
Assetmanagemen
ts
Erste-Hilfe-Kästen
der Ersthelfer und
grünes Kreuz am
Türschild
X
demontieren und
Optimierung der
neu installieren
Gesundheit am
Arbeitsplatz
Hilfestellung bei
ergonomischer
Optimierung der
Einstellung der
X
Gesundheit am
Stühle und Tische
Arbeitsplatz
Kontrollliste
Kontrollliste
Übersicht über
Werk-zeuge, aufstellen und
vorhandene
Materialien,
führen
Werkzeuge,
Geräte und
Transportmittel
Transportmi
X
und Materialien,
ttel von
rechtzeitige
EASA und
Bestellung
Auftragneh
fehlender
mer
Arbeitsmittel
Kontrollliste
Defekte und
aktualisieren und
fehlende Geräte
Kopie an
schriftlich
Ansprechpartner
melden, defekte
EASA
Geräte und
Werkzeuge
sofort aus dem
Verkehr ziehen,
auf Prüftermine
X
zu prüfender
Werkzeuge,
Transportmittel
Reduzierung der
und Geräte (z.
Unfallgefahr,
B. BGV A3 für
effektive Nutz-
elektrische
und Verfügbarkeit
Geräte , Leitern,
der Werkzeuge,
Ameisen, etc.)
Transportmittel
hinweisen
und Geräte
84
Installatione
Regale sicher
n/Demontag
aufstellen und
en
befestigen (Wand,
Boden), ggf.
X
umfallen durch
gegenseitiges
Sicheres Arbeiten
abstützen
in Archiven und
verhindern.
Büros
Flipcharts,
Whiteboards,
Lampen, Bilder,
Modelle,
X
Ausstattung der
Fussstützen,
Büros,
Stühle, usw.
Besprechungsräu
me und Archive
Kleinreparat
Befestigen von
uren
Toilettensitzen,
schließen von
Fenstern, Blinds,
Möbel, Montage
Optimierung der
X
von
Gesundheit am
Hygieneartikeln
Arbeitsplatz,
(Ersatz),
ständige
freimachen von
Verfügbarkeit der
Schreddern usw.
Einrichtungen
Büroschlüs
Sortieren und
sel
Türschlössern
einma
und Räumen
lig
zuordnen
Reparaturen siehe 2.2., 2.2.1
Reduzierung der
Unfallgefahr,
Optimierung der
Gesundheit am
X
Arbeitsplatz,
ständige
Verfügbarkeit der
Einrichtungen
Transporte
siehe 2.2.3
Ggf. begleiten
des Transports
X
zum ein- und
ausladen am
Ankunftsort
85
Anhang XII - ERKLÄRUNG ZU DEN AUSWAHLKRITERIEN
EASA.2012.OP.12
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit
Vom Bieter auszufüllen und zu unterzeichnen
Nachweis zu
3.2.2 – Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zur Betriebs-Haftpflichtversicherung
Firma: ___________________
Vor Zuschlagserteilung ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden
Mindestdeckungssummen pro Schadensfall nachzuweisen:
Personenschäden
Euro 5.000.000,--
Sachschäden
Euro 5.000.000,--
Vermögensschäden/Datenschutzrisiko
Euro 300.000,--
Obhut- und Bearbeitungsschäden
Euro 300.000,--
Schlüsselverlustschäden
Euro 30.000,--
[ ]
Hiermit bestätigen wir, dass die aktuellen Versicherungen vorstehende
Deckungssummen abdecken und wir während der Vertragslaufzeit vorstehenden
Mindestversicherungsschutz erhalten. (Nachweis ist beigefügt.)
[ ] Derzeit werden bei bestehender Versicherung die oben angegebenen
Mindestdeckungssummen je Schadensart nicht bzw. nicht in voller Höhe erreicht. Bei
Zuschlagserteilung verpflichten wir uns, die entsprechenden Deckungssummen je
Schadensart umgehend entsprechend anzupassen, den Nachweis unverzüglich
nachzureichen und während der Vertragslaufzeit vorstehenden
Mindestversicherungsschutz zu erhalten.
____________
____________________________________________
Ort, Datum
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Bieters
86
Anhang XIII – Referenzen
EASA.2012.OP.12
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit
Bitte geben Sie Referenzen entsprechend Punkt 3.1.3 vollständig an:
Nr
Projektbeschreibun Objektanschri
Anpsprechpartn
Art
Auftragsbegin
.
g
ft
er mit
und
n und -ende
Kontaktdaten
Umfan
g
Firma:
___________
________________________________________
Ort, Datum
Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des
Bieters
87
Anhang XIV–Antrag - REQUEST FOR EASA PREMISES FLOOR PLANS
EASA.2012.OP.12
Umzugs- und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit
I, the undersigned ……………………………………, being the authorised signatory for the
above-mentioned company/consortium for the tender “EASA.2012.OP.12 Umzugs-
und Hausmeisterdienste für die Europäische Agentur für Flugsicherheit”, hereby
request to obtain the EASA premises floor plans, which I undertake under our full
responsibility (i) to treat at all times as strictly confidential information, (ii) to keep
in safe custody at all times and (iii) not to disclose to any person (except our
employees/advisers/partners on a strict need-to-know basis for the purpose of the
above tender and on their respective written undertaking to comply with this
confidentiality obligation); I further undertake to keep strict control over any
possible copies of such plans and to immediately return them all (including the
version received) to the Agency upon request.
Signed for and on behalf of:
[ ]
Signature:
Name/Title:
Date:
88
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