Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'UK Erasmus+ National Agency - Contractual obligations'.


GfNA-III.11- Erasmus+ Technical instructions for managing changes to the composition of Strategic Partnerships in 
Ref. Ares(2016)3996406 - 29/07/2016
EPlusLink – version 23 April 2015 
 
 
Technical instructions for managing changes to the composition of Strategic 
Partnerships in EPlusLink 
 
Disclaimer:  As  a  follow-up  to  numerous  requests  for  guidance  on  the  steps  to  be  taken  in  case  of 
withdrawal/change/adding of partners in KA2 projects, the present instructions have been prepared for the NAs 
to facilitate the implementation of changes in EPlusLink. 
 
I. 
STRATEGIC PARTNERSHIPS (MULTI-BENEFICIARY AGREEMENT) 
According  to  the  multi-beneficiary  agreement  (article  II.15.2),  in  duly  justified  cases,  following  the 
termination of one or more beneficiaries, the coordinator together with the remaining beneficiaries can 
make  a  proposal  (amendment  request)  to  the  NA  to  replace  the  withdrawing  partner/s,  and/or 
redistribute  their  activities  among  the  remaining  partners.  This  proposal  should  also  provide 
indications on how the budget of the Strategic Partnership should be revised. An amendment has to be 
made to introduce the necessary modifications. 
 
Before  authorising  a  change  in  any  of  the  cases  described  in  this  Annex,  the  National  Agency  shall 
conduct a viability assessment to determine that the proposed change: 
  Does not impact the eligibility of the project as a whole: the minimum number and type of 
participating organisations is preserved 
  Does not hinder the ability of the Strategic Partnership to carry out the planned core-activities 
and reach the intended objectives (i.e. if the role of the withdrawing partner is fundamental for 
the implementation of the project and/or it is not being replaced by a partner with equivalent 
profile and expertise). 
1.  REPLACEMENT OF PARTNERS –  the following procedures should be followed by the NA: 
a)  If the withdrawing partner has been  contributing to the activities of the partnership  for a 
certain period of time and therefore is entitled to receive a part of the grant in relation to 
the  activities  undertaken,  the  NA  must  not  delete  the  replaced  partner  in  EPlusLink
Instead,  the  NA  should  reduce  the  withdrawing  partner's  budget  to  the  amount  that  it  is 
entitled  to receive for the  performed  activities, including  the appropriate amount of PMI 
funds. 
If  the  partner  has  not  contributed  to  the  activities  of  the  partnership  and  therefore  is  not 
entitled  to  receive  a  part  of  the  grant,  the  NA  must  delete  the  replaced  partner  in 
EPlusLink

b)  Add a new partner with the corresponding budget. If the new partner has not registered in 
URF in the past and does not have a PIC, the organisation has to first register in URF. The 
new partner has to be validated by their respective NA. 
c)  Add a note or attach a file in EPlusLink documenting the replacement of the partner. 
 

 

GfNA-III.11- Erasmus+ Technical instructions for managing changes to the composition of Strategic Partnerships in 
EPlusLink – version 23 April 2015 
 
2.  WITHDRAWAL OF PARTNERS – if the NA has conducted the viability assessment and concluded 
that the partnership may continue without the withdrawing partner, it shall approve the withdrawal 
and implement it by following the same procedure as in case of partner replacement. 
Additionally, if requested by the project coordinator and deemed appropriate by the NA, the 
unused part of the withdrawing partner's budget may be re-allocated to the remaining partners 
according to the re-allocation of the withdrawing partner's tasks to other partners in the project. 
Finally,  the  withdrawal  should  be  documented  in  EPlusLink  with  an  appropriate  note  or 
attachment. 
3.  CHANGE  OF  COORDINATOR  –  is  not  possible  as  it  would  inevitably  constitute  a  substantial 
change  of  the  nature  of  the  partnership  due  to  the  unique  role  and  necessary  financial  and 
operational capacity of the coordinator organisation. 
A  technical  change  of  the  coordinator  is  allowed  only  in  the  case  of  a  merge  or  split  of  the 
coordinating  organisation  which  determines  a  change  in  its  legal  status  (while  the  organisation 
substantially remains the same as the one that has applied for funds on behalf of the partnership). 
To  address  such  a  case,  the  coordinating  NA  should  manually  modify  the  details  of  the 
coordinator in EPlusLink and document this change with an appropriate note or a file attachment 
showing the change in the legal status of the coordinator. 
4.  ADDING A PARTNER – it is possible on the condition that it can be soundly proven to increase the 
quality of the partnership. Taking over by a new partner of responsibilities in the implementation 
of tasks originally foreseen for partners  specified in the application form should only be allowed 
under  duly  justified  circumstances  and  proving  that  at  least  the  same  level  of  project  quality  is 
ensured. 
The new partner has to have a PIC, be validated by their respective NA and must sign a mandate 
that should be submitted by the applicant  together with the request to add the new partner to the 
partnership.  
In  EPlusLink,  the  NA  should:  add  the  new  partner  with  the  corresponding  budget,  modify  the 
budget of the other partners (if requested by the applicant and approved by the NA), add a note or 
attach a file documenting the addition of the new partner.  
 
II. 
STRATEGIC PARTNERSHIPS FOR SCHOOLS ONLY (MONO-BENEFICIARY GRANT 
AGREEMENTS) 

1.  REPLACEMENT OF PARTNERS, ADDING OF PARTNERS OR CHANGE OF COORDINATOR – there is 
no possibility to implement any of these changes with the mono-beneficiary Grant Agreements. 
2.  WITHDRAWAL  OF  PARTNERS  – both  the  Partner  NA  and  the  Coordinator  NA  must  receive  a 
written  request  from  the  withdrawing  school  that  they  wish  to  withdraw  from  the  project.  The 
Coordinator NA shall then verify if the project can continue without the partner by assessing the 
essential conditions defined in the opening part of this Annex. 
Following  the  decision  by  the  Coordinator  NA,  the  Partner  NA  terminates  their  agreement  with 
the withdrawing school. 

 

GfNA-III.11- Erasmus+ Technical instructions for managing changes to the composition of Strategic Partnerships in 
EPlusLink – version 23 April 2015 
 
3.  REDISTRIBUTION OF ACTIVITIES FOLLOWING A WITHDRAWAL OF A PARTNER – no transfer of 
funds  can  take  place  between  the  withdrawing  partner  and  the  remaining  ones  due  to  the 
partnership being contracted with mono-beneficiary grant agreements.  
However, some or all of the activities that would have been organised by the withdrawing partner 
can be re-allocated to remaining partners. The funds for the re-allocated activities may be obtained 
either  by  transfers  between  budget  headings  without  Grant  Agreement  amendment  or  via  Grant 
Agreement amendment, if necessary. 
The reallocation of activities may occur only if it does not cause undue constraint on the budgets 
of  the  remaining  partners.  The  National  Agencies  who  are  in  a  contractual  relationship  with  the 
remaining  organisations  in  the  partnership  should  coordinate  to  decide  jointly  which  overall  re-
allocation of activities is viable, taking into account that the quality of project implementation and 
expected impact must not be adversely affected. Whenever possible, this step should therefore be a 
part of the viability assessment conducted by the Coordinator NA upon receiving the request for 
withdrawal. 
To  ensure  continued  viability  of  the  partnerships,  an  appropriate  reduction  of  the  scope  of  re-
allocated  activities  can  be  made  insofar  as  it  does  not  affect  the  core-activities  planned  by  the 
partnership  and  does  not  prevent  the  remaining  partners  from  reaching  the  project's  overall 
objectives. The re-allocated activities should be reported in the final report by the project and will 
be taken into account at the final assessment stage.