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EUROPEAN COMMISSION 
Budget 
Central Financial Service 
BUDG.D2 -   Programme management and implementing contracts 
 
 
Secretariat-General 
Directorate B - Institutional and Administrative Policies 
SG.B.4-Transparency 
 
GUIDANCE NOTE ON  
ACCESS TO INFORMATION AND DOCUMENTS 
RELATED TO PROCUREMENT AND GRANT AWARD PROCEDURES 
1.  INTRODUCTION, DEFINITIONS AND LEGAL BASES 
The  objective  of  this  document  is  to  provide  guidance  to  services  on  how  to  deal  with  requests  to 
access  documents  or  information  in  relation  to  grants  and  procurement1  directly  managed  by  the 
Commission  or  executive  agencies,  so  indirect  management  is  not  covered.  This  guidance  note  does 
not deal with the obligations of publication under grants and procurement.  
In procurement and/or grant  award procedures  unsuccessful  grant  applicants,  candidates or tenderers 
often  request  access  to  documents  and/or  to  information  concerning  these  procedures.  The  Financial 
Regulation (‘FR’) and its Rules of Application (‘RAP’) include specific provisions on the information 
that can be given to participants at different stages of the procedure. Such access is considered to be 
privileged access to information, because not everybody, but only specific parties can ask for it. You 
can find details about this kind of access under point 2. 
Any  citizen  of  the  Union,  and  any  natural  or  legal  person  residing  or  having  its  registered  office  in 
Member  State,  has  the  right  to  request  public  access  to  documents  of  the  institutions  according  to 
Regulation No 1049/2001. Contrary to the privileged access which can be granted to  specific parties, 
access to documents according to Regulation  No 1049/2001 is a general right. It does not depend on 
whether  the  applicant  was  a  candidate,  a  tenderer  or  a  grant  applicant.  Furthermore,  a  document 
released  under  Regulation  1049/2001  to  an  applicant  for  access  to  documents  is,  legally  speaking, 
accessible  erga  omnes.  You  can  find  details  about  access  to  documents  according  to  Regulation 
No 1049/2001 under point 3. 
Grant  applicants,  candidates  or  tenderers  often  base  their  requests  for  access  to  documents  and/or 
information  in  procurement  and/or  grant  procedures  both  on  the  FR  and  its  RAP  and  on  Regulation 
No 1049/2001.  
The  legal  basis  on  which  you  reply  (FR  and  RAP  or  Regulation  1049/2001  or  both)  depends  on  the 
specific  circumstances  and  on  the  wording  of  the  applicant's  request.  If  the  applicant  is  entitled  to 
privileged  access  under  the  FR  and  RAP  and  not  explicitly  refer  to  Regulation  1049/2001,  the 
application can be handled exclusively under the provisions of the FR and RAP. If, in addition to that, 
                                                           

For more information on grants and procurement procedures, please consult: 
Grants: https://myintracomm.ec.testa.eu/budgweb/EN/imp/grants/Pages/imp-090_grants.aspx  
Procurement: https://myintracomm.ec.testa.eu/budgweb/EN/imp/procurement/Pages/imp-
080_procurement.aspx 
 


  
Regulation 1049/2001 is invoked, the request will have to be assessed also under this angle. In case of 
doubt, you can ask the applicant to clarify. 
1.1. DEFINITIONS 
For the purpose of this guidance, the following terms are used:  
  ‘Information’ is any news, knowledge or data not necessarily available in written, visual, oral, 
electronic or any other form. Requests for information may concern only news, knowledge or data 
not to be found in a single document or a number of items that may be found in several documents 
and that require a certain level of aggregation; 
  ‘Document’ is, according to Article 3(a) of Regulation No 1049/2001, ‘any content whatever its 
medium  (written  on  paper  or  stored  in  electronic  form  or  as  a  sound,  visual  or  audio-visual 
recording) concerning  a  matter relating to the policies, activities  and decisions  falling  within the 
institution’s sphere of responsibility’;  
  ‘Applicant  for  access  to  documents’  means  any  person  who  requests  documents  under 
Regulation No 1049/2001;  
  ‘Grant applicant’ means a person who has submitted a grant application in response to a call for 
proposals;  
  ‘Candidate’  means  a  person  who  has  submitted  a  request  for  participation  in  a  procurement 
procedure in two steps;  
  ‘Tenderer’ means a person who has submitted a tender in response to a procurement procedure; 
  ‘Contractor’ means a person who has signed a procurement contract; 
  ‘Beneficiary’ means a person who has signed a grant agreement.  
This  note  refers  to  grant  applicants,  candidates,  tenderers,  contractors  and  beneficiaries  as 
interested parties. Their rights depend on the specific provisions of the FR and the RAP. 
1.2.  LEGAL BASES 
1.2.1. THE TREATY 
The principle of transparency and openness is enshrined in the Treaty on the Functioning of the 
European Union (TFUE)2 and in the Charter of Fundamental Rights of the European Union (the 
Charter).  
Article  42  of  the  Charter  provides  that  [a]ny  citizen  of  the  Union,  any  natural  or  legal  person 
residing or having its registered office in a member State, has a right of access to documents of 
the institutions, bodies, offices and agencies of the Union, whatever their medium. 

Article  15(3)  TFEU  provides  that  [a]ny  citizen  of  the  Union,  and  any  natural  or  legal  person 
residing  or  having  its  registered  office  in  a  Member  State,  shall  have  a  right  of  access  to 
documents  of  the  Union’s  institutions,  bodies,  offices  and  agencies,  whatever  their  medium, 
subject to the principles and the conditions to be defined in accordance with this paragraph (...)

These conditions are defined in Regulation No 1049/20013.  
                                                           
2   Official Journal C 326, 26.10.2012. 
3   Regulation No 1049/2001 of the European Parliament and the  Council of 30 May 2001 regarding public 
access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145  of 31.05.2001,  p.43).  See 
also, as regards the right of public access to environmental information, Regulation (EC) No 1367/2006 of 
the European Parliament and of the Council of 6 September 2006 on the application of the provisions of the 
Aarhus Convention on Access to Information, Public Participation in Decision-making and Access to justice 
in Environmental Matters to Community institutions and bodies (OJ L 264, 25.09.2006, p. 13). 


  
In  addition,  the  Commission  applies  its  own  Detailed  Rules  for  the  Application  of  Regulation 
No 1049/2001 contained in Commission Decision 2001/9374 (Commission Rules of Procedure).  
1.2.2. THE FINANCIAL REGULATION AND ITS RULES OF APPLICATION 
Although  applicants  for  access  to  information  or  documents  related  to  procurement  or  grant 
award  procedures  may  base  their  requests  on  either  the  FR/RAP,  Regulation  No 1049/2001  or 
both,  please  be  aware  that  ‘privileged  access  to  information  for  interested  parties’  and  ‘public 
access to documents’ are governed by different rules.  
The provisions relating to privileged access to information for interested parties are laid down in 
the Financial Regulation (FR)5 and its Rules of Application (RAP)6: 
  Concerning  interested  parties  in  procurement  procedures,  Article  113(2)  FR  and  Article 
161(1) RAP impose upon the contracting authority an obligation to inform  all candidates or 
tenderers  of  the  grounds  on  which  the  award  or  rejection  decision  was  taken.  In  addition, 
Article  113(3)  FR  and  Article  161(2)  RAP  also  provide  for  a  specific  right  of  access  to 
information,  upon  written  request  by  tenderers  who  are  not  in  a  situation  of  exclusion  and 
whose tenders are compliant with the tender specifications. Those tenderers can have access 
to the name of the successful tenderer and of the characteristics and relative advantages of the 
successful tender. 
  Concerning interested parties in grant award procedures, Article 133(3) FR and Article 205 
RAP impose to the contracting authority an obligation to inform grant applicants of the award 
or rejection decision and its justification. 
1.2.3. REGULATION NO 1049/2001 ON PUBLIC ACCESS TO DOCUMENTS 
Requests  for  public  access  to  documents  (introduced  by  any  natural  or  legal  person)  are 
governed by Regulation No 1049/2001 which contains the principles, conditions and limits to the 
right of access to Parliament, Council and Commission documents.  
The  detailed  rules  of  application  of  Regulation  No 1049/2001  are  laid  down  by  Commission 
Decision 2001/937. 
For the Commission, the Secretariat-General (SG.B4) provides a website with guidance on how 
to deal with requests under Regulation No 1049/2001:  
https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/index.aspx  
Administrative and legal coordinators for access to documents are at your disposal in each  DG. 
They can provide help and guidance when dealing with initial requests for access to documents7.  
For administrative and legal questions of horizontal importance the Transparency Unit  (SG.B.4) 
in the Secretariat-General provides assistance to the administrative and legal coordinators of the 
DGs.  
                                                           
4   Commission  Decision  2001/937  of  5  December  2001  amending  its  rules  of  procedure  (OJ  L  345  of 
29.12.2001, p. 94). 
5   Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 
on the financial rules applicable to the general budget of the Union and repealing Council Regulation (EC, 
Euratom) No 1605/2002 (OJ L 298 of 26.10.2012, p. 1) as amended. 
6   Commission Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 of 29 October 2012 on the rules of application of 
Regulation  (EU,  Euratom)  No 966/2012  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  on  the  financial 
rules applicable to the general budget of the Union (OJ L 362, 31.12.2012, p. 1) as amended. 
7   https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/documents/liste_corresp_fr.pdf 


  
Regular courses are organised by SG.B4 for all officers interested in deepening their knowledge 
on  access  to  documents  (in  Syslog).  Specialised  courses  and  Legal  Seminars  are  organised  by 
SG.B4  for  administrative  and  legal  coordinators.  Tailored  trainings  for  DGs  are  available  upon 
request to the SG.B4 Unit.  
1.2.4. THE CODE OF GOOD ADMINISTRATIVE BEHAVIOUR 
In the Commission, requests for information (not documents) are governed by the Code of Good 
Administrative Behaviour8.  
For practical implementation, please consult DG HR intranet9.  
Unit SG.B3 is responsible for following the complaints procedure foreseen by the Commission’s 
Code of Good Administrative Behaviour, including for the drafting of corresponding answers in 
consultation with the Legal Service.  
2.  PRIVILEGED  ACCESS  TO  INFORMATION  IN  PROCUREMENT  AND  GRANT  AWARD 
PROCEDURES 
This part of the guidance (point 2) concerns solely access to information, which is not intended to be 
disclosed to the general public, by interested parties in the framework of procurement and grant award 
procedures, as provided for in the FR/RAP.  
Other basic acts may provide for privileged access, for instance by the Programme Committee to the 
award  decision  for  certain  grants.  These  rights  of  access  are  specific  to  each  basic  act  and  are  not 
covered by this note. 
2.1. PRIVILEGED  ACCESS  TO  INFORMATION  OF  INTERESTED  PARTIES  IN  PROCUREMENT 
PROCEDURES (ART. 113 FR) 
2.1.1. INFORMATION ON REJECTED REQUESTS TO PARTICIPATE OR TENDERS  
Article  113(2)  FR  provides  that  [t]he  contracting  authority  shall  notify  all  candidates  or  tenderers 
whose requests to participate or tenders are rejected, of the grounds on which the decision was taken

In addition, the second subparagraph of Article 161(1) RAP provides that  [t]he contracting authority 
shall indicate the reasons why the request to participate or tender has not been accepted
.  
It is therefore an obligation for the contracting authority to provide full information to an unsuccessful 
candidate  or  tenderer  about  the  grounds  and  the  full  reasons  (usually  copied  from  the  evaluation 
report) for the decision to reject its request to participate or tender. The candidate or tenderer does not 
need to request any of this information in writing and has a right to know from the outset. 
To this end, DG BUDG provides model notification letters which provide for the inclusion of excerpts 
from  the  evaluation  report,  as  well  as  the  duration  of  the  standstill  period  and  the  available  legal 
remedies.  
2.1.2. INFORMATION  ON  THE  CHARACTERISTICS  AND  RELATIVE  ADVANTAGES  OF  THE 
SUCCESSFUL TENDER 
In  addition,  Art.  113(3)  (a)  of  the  FR  provides  that  [t]he  contracting  authority  shall  inform  each 
tenderer  who  is  not  in  an  exclusion  situation,  whose  tender  is  compliant  with  the  procurement 
documents and who makes a request in writing, of … the name of the tenderer, or tenderers in the case 

                                                           

Commission  Decision  (EC,  ECSC,  Euratom)  No  2000/633  of  17  October  2000  amending  its  Rules  of 
Procedure (OJ L 267 of 20.10.2000, p. 63). 
 
9  
https://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/en/code/Pages/conduct.aspx. 


  
of  a  framework  contract,  to  whom  the  contract  is  awarded  and,  except  in  the  case  of  a  specific 
contract  under a  framework contract  with reopening of competition, the  characteristics and  relative 
advantages of the successful tender
, the price paid or contract value, whichever is appropriate
.  
Such information is provided on a privileged basis, as only the specific parties fulfilling the conditions 
indicated in Art. 113(3)(a) of the FR can obtain, upon written request, the said information during the 
procurement procedure, before signature of the contract.  
If  the  contracting  authority  receives  such  a  request,  it  must  provide  the  information  about  the 
successful  tender  as  soon  as  possible  and  at  the  latest  within  15  days  of  receipt  of  the  request.  The 
information  includes  the  name  of  the  tenderer  (including  the  names  of  the  different  legal  entities  in 
case  of  joint  offer),  the  contract  price  (not  unit  or  detailed  prices  which  are  part  of  the  commercial 
secrets  of  the  tenderer)  or  contract  value  (for  framework  contracts),  the  break-down  of  points  and 
comments  of  the  evaluation  per  criterion,  the  total  score  and  the  comparative  ranking,  exactly  as 
provided  for  in  the  evaluation  report.  It  is  therefore  strongly  recommended  to  integrate  the 
corresponding excerpts from the latter into the reply to the information request. However, at this stage 
of the procedure, provided full information is given, it is not required to provide the evaluation report 
itself before the contract is signed 10.11  
Indeed,  the  evaluation  report  should  contain  the  full  grounds  for  rejection,  so  when  providing  this 
information,  it  is  important  to  provide  exactly  the  reasons  written  originally  in  the  evaluation  report 
and not to formulate new ones12.  
2.1.2.1. 
FRAMEWORK CONTRACTS 
In the specific case of framework contracts (‘FWCs’) in cascade, a successful tenderer can request 
information  about  the  comparative  advantages  of  successful  tenders  ranked  above  it.  Thus,  the 
second ranked tenderer can request information about the first ranked but not about the third, the third 
can  request  information  about  the  first  and  second  tender  and  the  first  tenderer  cannot  request  any 
information about other tenders.  
                                                           
10   Case T-165/12 Evropaiki dynamiki vs. Commission, para. 50-51.  
11   The General Court has judged that the evaluation report does not need to be provided for requests under 
Article 113(3) (see Case T-250/05 Evropaïki Dynamics vs. Commission, ECR 2007 page II-00085 at para. 
113 
as well as T-63/06, Evropaïki Dynamiki vs. EMCDDA, ECR 2010 page II-00177); it is only necessary to 
state the reasons for which the tenderer was rejected. Although a judgement of the General Court (Case T-
59/05 Evropaïki Dynamics vs. Commission, ECR 2008 page II-00157 at para. 134-135, 
confirmed on appeal 
by    the  Court  of  Justice  C-476/08P,  Evropaïki  Dynamiki  vs.  European  Commission,  ECR  2009  page  I-
00207) 
considered desirable that the Commission systematically provides, to the tenderers which have made 
a written request, a copy of the evaluation report from which, if necessary, confidential information has been 
removed (i.e. partial access), in following case-law (Case C-560/10 P para 15 and C-462/10 P, paras 38-39) 
the Court of Justice found that it does not follow from the wording of the then applicable first subparagraph 
of Article 100(2) of the Financial Regulation or of the then applicable third subparagraph of Article 149(3) 
of the Implementing Rules, or from the judgment in Case T-59/05 Evropaïki Dynamiki v Commission, that, 
upon written request by an unsuccessful tenderer, the contracting authority is under an obligation to provide 
it with a full copy of the evaluation report. This latter approach has been further confirmed by the General 
Court in recent Case T-536/11, European Dynamics v Commission, para 40.  
12   Case T-387/08 Evropaiki dynamiki vs. Commission, ECR 2010 page II-00178 at para. 37, Case T-183/00 
Strabag Benelux vs. Council, ECR 2003 page II-00135 at para. 57-58, Case T-465/04 Evropaïki Dynamiki 
vs. Commission, ECR 2008 page II-00154 at para. 59, 
T-406/06, Evropaiki dynamiki vs. Commission, ECR 
2008  page  II-00247  at  para.  106-108,  
  T-300/07  Evropaiki  dynamiki  vs.  Commission,  ECR  2010  page  II-
04521  at  para.  59-61  
and  C-560/10P,  Evropaïki  Dynamiki  vs.  European  Commission,  ECR  2011  page  I-
00151 at para. 18, c
onfirming the General’s Court decision.  


  
In  the  case  of  award  of  a  FWC  with  reopening  of  competition,  successful  tenderers  can  request 
information  about  the  characteristics  and  relative  advantages  of  all  successful  tenders.  Indeed,  a 
successful  tenderer  may  dispute  the  award  of  the  FWC  to  another  successful  tenderer  that  would 
compete for specific contracts.  
In such FWC with reopening of  competition, this privileged access to information about competitors 
does  not  apply  when  reopening  the  competition  between  contractors  for  specific  contracts.  In  this 
case, the unsuccessful contractors for specific contracts can only be given the name of the successful 
contractor.  
2.1.2.2. 
INFORMATION ON NEGOTIATION AND DIALOGUES 
In case of negotiations or competitive dialogue, tenderers who are not in a situation of exclusion and 
whose tenders are compliant with the tender specifications may request in writing information on the 
progress  of  negotiation  or  dialogue  with  tenderers  (Art.  113(3)  (b)  FR).  The  contracting  authority 
should  explain  the  rounds  of  negotiations/dialogue  that  have  taken  place  so  far.  If  the 
negotiation/dialogue take place in stages, the number of rejected tenders/solutions should also be given 
for each stage.  
2.1.2.3. 
REDACTION OF CERTAIN PARTS 
When answering a request for the characteristics and relative advantages of a tender or information on 
negotiation  or  dialogue,  information  cannot  be  provided  if  the  (…)  disclosure  would  impede  law 
enforcement,  would  be  contrary  to  the  public  interest  or  would  prejudice  the  legitimate  commercial 
interests of economic operators or might distort fair competition between them (Article 113(3), second 
subparagraph FR), or would be contrary to the provisions applicable to the protection of personal data 
(see  section  4.3).  This  must  be  checked  on  a  case-by-case  basis,  particularly  if  the  comments  of  the 
evaluation committee refer to parts of the technical offer that could be considered as business secrets. 
If this happens, the relevant parts must be redacted. 
2.2. INFORMATION  OF  INTERESTED  PARTIES  IN  GRANT  AWARD  PROCEDURES  (ARTICLE 
133(3) FR) 
According  to  Article  133(3)  of  the  Financial  Regulation,  upon  adoption  of  the  award  decision,  all 
applicants should be informed in writing on whether their proposal has been accepted or rejected: 

Where applications are accepted, this notification must state the maximum amount of the grant 
to be awarded to the applicant;  

Where  applications  are  rejected,  the  notification  must  state  the  reasons  for  rejection  with 
reference to the exclusion, eligibility, selection and award criteria.  
Such notifications are based on the evaluation report and the award decision and should be carefully 
formulated, as they can serve as a basis for a potential complaint or appeal against the decision.  
3.  PUBLIC ACCESS TO DOCUMENTS (REGULATION No 1049/2001)  
The  principle  enshrined  in  Regulation  No 1049/2001  on  public  access  to  documents  is  that  all 
documents held  by the institution  are covered by its  material scope; therefore  no internal documents 
relating to the activities of the institution are, a priori, excluded from its scope. 
However, the right of access can be limited by the exceptions of Article 4 of the Regulation, pertaining 
to the protection of legitimate public or private interests. 
All  documents  made  available  under  Regulation  No 1049/2001  enter  the  public  domain  and  are 
thereby  available  to  everyone  (erga  omnes).  It  follows  that  all  natural  or  legal  persons  requesting 
public access to a document under Regulation No 1049/2001, irrespective of whether or not they are 
candidates, tenderers or grant applicants, have equal rights of access under this Regulation. Therefore, 


  
their particular interests as candidates, tenderers or grant applicants cannot be taken into account under 
Regulation No 1049/2001.  
An individual assessment must be carried out in each case, to assess if one or several of the exceptions 
of Article 4 of Regulation No 1049/2001 applies to a set of documents, a particular document or parts 
thereof. In case of a refusal, partial access must always be considered.  
Detailed information on how to deal with access-to-documents requests is provided in GoPro (GoPro 
on access to documents) an
d the SG.B.4 website. 
4.  EXCEPTIONS  TO  THE  RIGHT  OF  ACCESS  POTENTIALLY  APPLICABLE  TO  PROCUREMENT  AND 
GRANTS-RELATED DOCUMENTS 
The  exceptions  that  are  usually  considered  in  case  of  procurement  and  grants-related  documents,  or 
parts thereof, are listed below. 
Depending  on  the  specific  circumstances  of  each  case  other  exceptions  could  nevertheless  be 
applicable. In all cases, a concrete and individual assessment of the documents falling within the scope 
of a specific request must be carried out. 
4.1.  EXCEPTION ‘COMMERCIAL INTERESTS, INCLUDING INTELLECTUAL PROPERTY’ 
Article  4(2),  first  indent  of  the  Regulation  foresees  that  [t]he  institutions  shall  refuse  access  to  a 
document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or 
legal person, including intellectual property. 
Given the nature of the documents relating to procurement and grant award procedures, the exception 
of  access  relating  to  commercial  interests  of  natural  or  legal  persons,  including  those  relating  to 
intellectual property (Article 4(2), first indent of the Regulation), is the exception most likely to apply. 
Indeed,  information  relating  to  methodologies,  know-how,  specific  pricing  or  any  other  information 
carrying a commercial value is usually reflected in the tender or grant application  for the purpose of 
responding to a grant or procurement award procedure.  
Disclosure,  to  the  general  public,  of  such  information  relating  to  the  execution  of  a  service  or  of  an 
action would undermine the protection of the relevant natural or legal person’s expertise, strategy and 
creativity and thus their commercial strength. It must be noted that, in cases of grant applications, the 
exception relating to commercial interests can in principle be applied to non-commercial entities, such 
as  non-profit  associations.  The  General  Court  also  accepted  this  exception  for  a  university13.  The 
General Court has acknowledged the existence of a general presumption in cases concerning the bids 
submitted by tenderers in a public procurement procedure in the event that a request for access is made 
by another tenderer14. This was confirmed again recently by the General Court15. This exception can 
even apply to the Commission, for example to its own commercial interests in concluding contracts. 
If  it  is  clear  that  the  requested  document  is  not  covered  by  any  exception  and  therefore  should  be 
disclosed (for example, the award decision after the contract signature), the Commission discloses the 
document. 
                                                           
13   T-439/08 Agapiou Joséphidès vs. Commission and EACEA, §127-128. 
14   Judgment of 29 January 2013 in Case T 339/10 and T 532/10, Cosepuri vs EFSA EU:T:2013:38, paragraph 
101. 
15   Judgment of the General Court of 26 May 2016 in Case International Management Group vs Commission 
(not yet reported), para. 30. 
 


  
On  the  contrary,  if,  after  a  concrete  assessment,  the  Commission  deems  that  the  disclosure  of 
commercial  information  would  undermine  an  entity’s  commercial  interests,  access  to  the  respective 
parts of the document must be refused. 
In  case  of  doubt  as  regards  documents  originating  from  a  third  party,  the  third  party  needs  to  be 
consulted according to Article 4(4) of Regulation No 1049/2001. This means in practice that you first 
need  to  assess  whether  it  is  clear  that  the  requested  document(s)  shall  or  shall  not be  disclosed.  The 
third-party  author  must  be  consulted  regarding  the  possibility  to  grant  partial  or  full  access  to  the 
document(s) requested only if it is not clear that the document(s) shall or shall not be disclosed. 
No consultation is necessary in the following three cases: 
- If access to the content of the documents originating from third parties manifestly does not affect 
one  of  the  protected  interests  under  the  exceptions  provided  for  in  Article  4  of  Regulation 
1049/2001.  Correspondence  (letters,  e-mails)  from  third  parties  can  normally  be  made  public, 
unless specific commercially sensitive elements, personal data of staff or other sensitive elements 
warrant  protection  under  one  of  the  exceptions  of  Article  4,  and  without  prejudice  to  the  need  to 
consult in case of doubt;  
- If the documents are clearly covered by one or several exceptions (such as documents containing 
commercially sensitive data); 
- If the third-party documents are covered by a general presumption of non-disclosure, recognised 
by  the  case-law  of  the  ECJ  (for  more  information  see  the  case-law  table  available  on  the  SG.B4 
website).
 
In all other cases, the third-party author must be consulted (Article 4 of the Regulation; Article 5 of the 
internal  rules  stipulated  in  Commission  decision  2001/937).  Consultations  of  third  parties  should 
enable the latter to explain their position if possible with reference to the exceptions set out in Article 
4 of Regulation No 1049/2001. 
Please  note that when dealing  with the request at the initial level,  the DGs/services  should  not grant 
access  to  the  documents  concerned,  or  parts  thereof,  in  cases  where  the  author  objects  to  disclosure 
and  justifies  the  objection,  if  possible  with  reference  to  the  exceptions  provided  for  in  Article  4, 
paragraph  1  or  2  of  Regulation  No  1049/2001.  Where  no  such  justification  is  given,  the  service 
concerned should insist that the third-party author provides one. The fact that a third party objected is 
not  in  itself  an  exception  that  can  be  invoked,  as  the  refusal  should  always  be  argued  by  the 
Commission services on the basis of exceptions laid down in Article 4 of Regulation 1049/2001. The 
decision whether the document is disclosed remains with the Commission.  
In case of Member State opposition, a reference should be made both to Articles 4(4) and 4(5) and to 
the  prima  facie  assessment  of  exceptions  invoked  by  the  Member  State.  In  these  cases,  the 
Commission checks whether the explanations put forward are manifestly wrong. 
Practical details on the consultations can be found in SG.B4's guidance on the current administrative 
practice. 
In  the  context  of  procurement  and  grant  award  procedures  refusals  on  the  basis  of  the  exception 
relating  to  commercial  interests  can,  for  example,  be  substantiated  by  the  risk  that  disclosure  of 
technical  and/or  detailed  financial  information  would  be  used  by  competitors  in  future  similar 
procedures, to the detriment of the natural or legal persons concerned.  
The evaluation report is in principle partially accessible to the public after the end of the procurement 
or  grants  award  procedure,  i.e.  after  contract  or  grant  agreement  signature.  The  scores,  ranking, 
application of the ranking formula and the global price should be accessible. Only the names of natural 


  
persons  and  commercially  sensitive  information  (including  details  on  pricing)  should  be  redacted. 
Therefore, special attention should be given when drafting the report, so as to avoid including, as far 
as possible, any sensitive commercial information, the disclosure of which may be detrimental to the 
legitimate commercial interests of tenderers or candidates while at the same time ensuring the quality 
of the evaluation report that has to give a clear overview of the merits and weaknesses of the different 
proposals or tenders.  
The  names  of  legal  persons  that  participated  in  a  call  for  tenders  or  a  call  for  proposals  can  be 
protected if the rejection was based on a comparison of their merits, as the divulgation of these names 
could undermine the reputation of the company or organisation concerned (but this has to follow from 
the specific contents of the documents concerned).  
If, on the other hand, the rejection was based only on  fulfilling (or not) purely objective  criteria (for 
instance,  eligibility  criteria  such  as  the  absence  of  a  European  character  of  an  association),  the 
respective  parts  of  the  documents  cannot  be  protected  under  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation 
1049/2001. 
Moreover,  the  exception  relating  to  commercial  interests  is  an  expression  of  the  Commission’s 
obligation  of  professional  secrecy  which  flows  from  Article  339  TFEU.  This  means  that  the 
Commission  must  take  all  necessary  precautions  to  ensure  that  the  protection  of  information  about 
undertakings covered by professional secrecy and other confidential information is not undermined. It 
applies  in  particular  to  (…)  information  about  undertakings,  their  business  relations  or  their  cost 
components. 
4.2.  EXCEPTION ‘PRIVACY AND THE INTEGRITY OF THE INDIVIDUAL’ 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  No 1049/2001  provides  that  [t]he  institutions  shall  refuse  access  to  a 
document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the  protection  of 
personal data. 
The  above-mentioned  exception  must  be  invoked  in  the  context  of  procurement  and  grant  award 
procedures  if  public  disclosure  of  personal  data  appearing  in  the  procurement  and  grant-related 
documents  were  to  undermine  the  privacy  and  integrity  of  natural  persons.  This  flows  from  the 
wording  of  Article  4(1)(b),  which  refers  explicitly  to  the  applicable  data  protection  rules  which 
become applicable.  
Indeed,  where  a  request  based  on  Regulation  No 1049/2001  seeks  to  obtain  access  to  personal  data 
included  in  documents  held  by  the  Commission,  the  provisions  of  Data  Protection  Regulation 
No 45/200116 become applicable in their entirety17. 
This means that the applicant for access to documents must substantiate a need to obtain the personal 
data  concerned,  based  on  express  and  legitimate  justifications  or  convincing  arguments18.  If  this 
condition  is  fulfilled19,  then  the  institution  examines  if  the  transfer  of  the  requested  personal  data 
would prejudice the legitimate rights of the individuals concerned.  
These  conditions  are  cumulative.  However,  the  applicant  has  to  first  prove  the  necessity  of  the 
transfer. If it is demonstrated to be necessary, it is then for the institution to determine whether there is 
                                                           
16   Regulation  (EC)  No 45/2001  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to 
processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such 
data (OJ L 8 of 12.01.2001, p.1).
 
17   Case C-28/08 P Bavarian Lager, ECR 2010 page I-06055 at para. 57 and 59-64. 
18   Idem, para. 78. 
19   Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014 in case C-127/13, Strack vs Commission, para. 108. 


  
no  reason  to  assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject.  If 
there  is  no  such  reason,  the  transfer  requested  must  be  made,  whereas,  if  there  is  such  a  reason,  the 
institution concerned must weigh the various competing interests in order to decide on the request for 
access20.  
A  general  reference  to  the  principle  of  transparency  is  often  not  sufficient  to  substantiate  a  need  to 
obtain  the  personal  data  concerned21.  Instead,  there  should  be  concrete  reasons  invoked  in  order  to 
justify the proportionality of the transfer and to consider that the transfer is the most appropriate and 
proportionate measure for attaining the aim put forward by the applicant22 
The  privacy  and  integrity  of  natural  persons  may  also  be  at  stake  where  the  document  requested 
contains  names  and/or  other  personal  data  of  grant  applicants,  candidates,  tenderers  or  other 
individuals  (e.g.  CVs,  email  addresses,  etc.).  In  such  cases,  the  names  and  CVs  concerned  must  be 
redacted on the basis of the exception of Article 4(1)(b), unless the two above-mentioned conditions 
(substantiation  of  a  need  and  no  prejudice  to  the  individuals’  legitimate  rights)  are  fulfilled.  In 
practice, there will be partial access to the rest of the document. The same risks exist for the names of 
firms only in so far as the official title of the firm identifies one or more natural persons23. 
4.3.  ‘DECISION-MAKING PROCESS’ EXCEPTION 
Article 4(3), first subparagraph of Regulation No 1049/2001 provides that [a]ccess to a document drawn 
up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution  which  relates  to  a  matter  where  the 
decision  has  not  been  taken  by  the  institution  shall  be  refused  if  disclosure  of  the  document  would 
seriously undermine the institution’s decision-making process (…).
 
Article  4(3),  second  subparagraph  of  Regulation  No 1049/2001  provides  that  [a]ccess  to  a  document 
containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and  preliminary  consultation  within  the 
institution concerned shall be refused even after the decision has been taken if disclosure of the document 
would seriously undermine the institution’s decision-making process (…). 
An exception to the right of access may have to be invoked in order to protect the institution’s decision-
making  process  from  serious  harm  (Article 4(3),  first  subparagraph  of  Regulation  No 1049/2001  for 
ongoing public procurement or grant award procedures, or Article 4(3), second subparagraph for closed 
procedures).  
In  case  of  ongoing  procurement  or  grant  award  procedures,  access  to  the  procurement  and  grant  award 
documents must be refused if their disclosure would seriously affect the ongoing decision-making process 
because  of  likely  undue  external  pressure.  This  will  normally  be  the  case  for  documents  reflecting 
opinions of the evaluation committee, of external  experts as well as for the tenders and grant proposals 
submitted to the Commission.  
Individual  evaluation  reports  by  experts  or  members  of  the  evaluation  committee  relate  to  a  very  early 
step  within  an  evaluation  process  resulting  in  a  recommendation  for  award  and,  subsequently,  the 
adoption  of  the  final  decision  regarding  the  award/rejection  of  a  grant  or  contract  and  can  be  protected 
according to Article 4(3) first subparagraph of Regulation No 1049/2001. They can also contain personal 
data according to Regulation No 45/2001, if a natural person is or could be identified through those data.  
                                                           
20   Judgment of the Court of Justice of 16 July 2015 in case C-615/13 P, ClientEarth vs EFSA, para. 47. 
21   Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014 in case C-127/13, Strack vs Commission, para. 108. 
22  See Judgment of the Court of Justice 16 July 2015 in case C-615/13 P, ClientEarth vs EFSA, para 53. 
23   Judgment of the Court (Grand Chamber) of 9 November 2010, Volker und Markus Schecke GbR (C-92/09) 
and Hartmut Eifert (C-93/09) vs Land Hessen, para. 53.  
 
10 

  
In  principle,  individual  comments  or  evaluation  grids  filled  out  by  the  individual  members  of  an 
evaluation committee are not attached to the corresponding evaluation report  because the evaluation is 
an  opinion  of  the  committee  as  such,  and  not  a  sum  of  the  opinions  of  its  separate  members. 
Concerning the individual assessment sheets  drawn up by the members of the evaluation committee, 
the General Court has stated that the public interest in transparency cannot be considered superior to the 
principle  of  independence  of  the  members  of  the  evaluation  committee  and  cannot,  therefore,  justify 
disclosure of the evaluation grids24. 
In specific cases (e.g. under certain grant programmes or in some IT systems), the individual assessment 
sheets  are  registered  and  stored  either  with  the  evaluation  report  or  separately.  Individual  evaluations 
which are stored in an IT Tool, for example in the Horizon 2020 system, are, in principle, not accessible 
(protection  of  the  decision  making  process  and  if  applicable,  protection  of  privacy  and  integrity  of  the 
individual).  
Also  in  case  of  closed  procedures,  opinions  for  internal  use  expressed  as  part  of  deliberations  and 
preliminary  consultations,  such  as  the individual opinions  of  the  evaluation  committee  members  can be 
protected  under  Article  4(3)  (in  that  case:  second  subparagraph)  of  Regulation  No  1049/2001.  As  a 
precondition,  it  must  be  reasonably  foreseeable  that  their  disclosure  would  seriously  undermine  the 
decision-making process, even after the decision is taken.  
4.4.  OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The  exceptions  on  the  grounds  of  ‘commercial  interests’  (Article  4(2),  first  indent  of  Regulation 
No 1049/2001)  and  ‘decision-making  process’  (Article  4(3)  of  Regulation  No 1049/2001)  are  not 
absolute. They apply only ‘unless there is an overriding public interest in disclosure’. This implies that, 
even where the conditions for applying one of the exceptions have been fulfilled, the documents to which 
access  has been  requested  must nonetheless be  disclosed  where  this is justified by an overriding public 
interest. 
In this connection, it is necessary to check, for each document involved, whether:  
(1) Disclosure is in the public interest or, rather, in the interest of a private party; 
(2) Where there is a public interest, it is sufficiently important to override the interest which the 
exception  in  question  is  designed  to  protect  (e.g.  the  protection  of  the  commercial  interests  of 
the natural and legal persons concerned or the decision-making process). 
Where  procurement  and  grant  award  procedures  are  concerned,  requests  for  access  are  generally 
submitted by one of the unsuccessful tenderers or grant applicants in an attempt to obtain information 
to understand why their tender or grant application was not selected. In such cases, the interest at stake 
is  clearly  private  and  cannot  under  any  circumstances  constitute  an  overriding  public  interest  that 
would justify the disclosure of the document in question.  
In  practice,  it  will  be  difficult  to  substantiate  an  overriding  public  interest  which  is  sufficiently 
important  to  override  the  interest(s)  protected,  as  the  Financial  Regulation  provides  the  necessary 
procedural guarantees to ensure that the procurement and grant award procedures take place under the 
fairest conditions possible.  
A mere general interest of the public in obtaining the document concerned or in assessing whether the 
procedure was conducted fairly will normally not constitute in itself a public interest that can override 
the  need  for  protection  of  the  legitimate  commercial  interests  of  the  natural  and  legal  persons 
                                                           
24   Judgment of the General Court of 22 May 2012 in case T-6/10, Sviluppo Globale vs Commission, para. 88. 
 
11 

  
concerned or the Commission’s decision-making process25. Nor can an applicant’s personal interest in 
obtaining  access  to  the  document  concerned  (for  instance,  to  finalise  a  master’s  thesis,  initiate  court 
proceedings or verify whether his/her tender or grant application was rightfully rejected) constitute an 
overriding public interest. 
Please  note  that  the  exception  of  4(1)(b)  of  Regulation  No 1049/2001  (exception  ‘privacy  and  the 
integrity of the individual’) cannot be set aside by an overriding public interest.   
 
                                                           
25   Judgment of the Court of Justice of 21 September 2010 in case C-514/07, Sweden and Others vs API and 
Commission , para. 156-159. 
 
12 

  
ANNEX 1  
ACCESS TO DOCUMENTS (REG. 1049/2001) RELATED TO PROCUREMENT PROCEDURES 
The listed documents do not necessarily appear in all procedures. 
 
OP = Open Procedure  
RP  =  Restricted  Procedure  (1st  step:  candidates  send  a  request  to  participate;  2nd  step:  invited  candidates  submit 
tenders) 
CPN:  Competitive  Procedure  with  Negotiation  (1st  step:  candidates  send  a  request  to  participate;  2nd  step:  invited 
candidates submit tenders) 
NP = Negotiated Procedure (low or middle value or without publication of contract notice under Article 134 RAP) 
The  proposed  practices  listed  below  can  help  the  services  in  their  analysis.  It  is  imperative  to  carry  out  a 
concrete assessment of the document(s) on a case-by-case basis by reference to the guidance note
Reading the 
table is not sufficient in order to assess if a document should or should not be disclosed. 

NB:  under  the  ‘privacy  and  integrity’  exception,  the  applicant  for  access  to  documents  must  justify  the necessity  of 
transfer of personal data in accordance with Regulation No 45/2001  
 
Document requested 
Timing  
 Usual administrative practices 
Launch of the procurement procedure 
Pre-information notice 
From the moment of publication  
Accessible (document published) 
Justification for using a NP 
After the procedure is launched (the 
Accessible  
decision to use a NP is already taken)  
Contract notice 
From the moment of publication  
Accessible (document published) 
Submission and opening of requests to participate 
List of candidates who 
During procedure/after submission of 
Not accessible (decision making 
submitted a request to 
requests to participate (1st step for RP 
process exception), as disclosure, at 
participate in a RP or CPN or 
or CNP)  
this stage, may encourage collusion 
NP 
of candidates 
After deadline for receipt of tenders 
Accessible except for the names of 
has elapsed (end of 2nd step) or 
natural persons or names of firms 
cancellation of the procedure  
identifying one or more natural 
persons (privacy exception) 
Requests to participate  
During procedure/after contract 
Not accessible in principle (privacy 
signature or cancellation of the 
and/or commercial interests 
procedure 
exceptions);  
Written record of the opening of 
After deadline for receipt of tenders 
Partially accessible: the names of 
requests to participate (1st step 
has elapsed (end of 2nd step) 
individuals and of the members of 
of RP or CPN or NP) 
the opening committee  are 
normally redacted  (privacy 
exception or decision-making 
process) 
13 

  
Written record of the evaluation 
After contract signature or cancellation  Partially accessible: the names of 
of requests to participate (1st 
of the procedure  
individuals and the names and 
step RP or CPN or NP) 
individual opinions of the 
evaluators (privacy exception  or 
decision-making process 
exception), as well as passages 
whose disclosure would harm 
candidates’ commercial interests 
(commercial interests exception), 
are normally redacted   
 
Procurement documents (notice, 
 As soon as the procedure is launched 
OP, RP, CPN, NP: Procurement 
invitation to tender, tender 
  
documents are accessible after 
specifications and draft contract) 
redaction of personal data (privacy 
exception) except for the parts 
thereof that are confidential, in 
particular for tender specifications 
in RP or NP, if the choice of the 
procedure reflects a specific 
concern and a need for 
confidentiality (for example for 
security reasons).   
 
Confidential parts of the 
procurement documents are not 
accessible according to Art. 153(1) 
RAP  
Additional information, 
As soon as the information is 
OP, RP, CPN, NP: Accessible 
questions & answers 
published  
(documents published) (after 
redaction of personal data ) 
As soon as the information has been 
All procurement documents are 
made available to candidates or 
accessible except for the 
tenderers 
confidential parts according to Art. 
153(1) RAP (see above) 
Submission and opening of tenders 
Received tenders 
 
Normally not accessible 
(commercial interests exception) 
Decision appointing the 
 After contract signature or 
Partially accessible: the names of 
committees for the opening and 
cancellation of the procedure  
members of the committees 
evaluation of tenders 
(privacy exception and/ or decision-
making process exception) are 
normally redacted  
Written record of the opening of 
As soon as the written record is drawn-
Partially accessible: the names of 
tenders (OP + 2nd step RP, CPN, 
up  
individuals, members of the 
NP) 
opening committee and 
representatives of the tenderers 
(privacy exception or decision-
making process exception) are 
normally redacted  
 
 
14 

  
Evaluation of tenders 
Declarations on the absence of 
As soon as they are drawn-up  
Partially  accessible:  the  names  of 
conflicts of interest and 
individuals  and  members  of  the 
confidentiality signed by the 
opening 
committee 
(privacy 
evaluators  
exception 
or 
decision-making 
process  exception)  are  normally 
redacted  
Clarifications on supporting 
After contract signature or cancellation  Partially accessible: information 
documents or correction of 
of the procedure  
covered by the commercial interests 
clerical errors requested from 
and privacy exceptions are 
tenderers during evaluation and 
normally redacted  
their replies 
Evaluation report 
After contract signature or cancellation  Partially accessible: the names of 
of the procedure  
individuals and the names of the 
 
evaluators (privacy exception or 
decision-making process exception) 
and passages whose disclosure 
would harm tenderers’ commercial 
interests including specific prices 
(commercial interests exception) 
are in principle redacted. 
 
Please note that in the restricted 
procedures there are two 
evaluation reports relating to two 
successive stages of the procedure. 
Privileged access rights provided 
for in Article 113(3) FR is limited 
to tenderers. Therefore, candidates 
that are not selected in stage 1 do 
not have the privileged access right 
to ask for information related to 
stage 2. 
 
During the standstill period 
(starting by the communication of 
the result of the selection to 
participants and ending by the 
signature of the contract) 
candidates often request the 
evaluation report and/or the offer of 
the winner.  Until the contract is 
signed, the exception of the 
ongoing decision-making process 
applies for access-to-documents 
requests under Regulation 
No 1049/2001. During the 
standstill period, such requests 
should be dealt with under 113(3) 
of the FR for the interested parties 
who have a privileged access.
 
15 

  
Individual evaluation sheets  
 
Not accessible in principle: 
 
personal notes or evaluation sheets 
 
(scores and comments) drafted or 
 
filled in by individual members of 
the evaluation committee (decision 
making process exception/ privacy 
exception).  
Expertise report from external 
 
Partially accessible: the names of 
expert to contribute to 
 
individuals and the names of the 
evaluation report 
evaluators (privacy exception or 
decision-making process exception) 
and passages whose disclosure 
would harm tenderers’ commercial 
interests including specific prices 
(commercial interests exception) 
are normally redacted 
Award and signature of contract or cancellation of procedure 
Award decision  
After adoption of the decision   
Accessible  
Notification of contract award to  After signature of the contract 
Partially accessible: the names of 
the successful tenderer 
individuals and the names of the 
evaluators (privacy exception or 
decision-making process exception) 
and passages whose disclosure 
would harm tenderers’ commercial 
interests including specific prices 
(commercial interests exception) 
are normally redacted 
Contract and its annexes (tender 
 
The contract is accessible once it 
specifications, tender…)  
has been signed with the exception 
of the tender submitted by the 
tenderer which is annexed to the 
contract and which is normally 
withheld (commercial interests 
exception), even after signature of 
the contract.  
 
The tender specifications are 
normally public. Exceptionally, if 
confidential information pertaining 
to the authority that issues a call for 
tenders is given only to tenderers 
that meet certain criteria in RP or 
NP, this information is not publicly 
disclosed (example: plan of a 
Commission building in the context 
of a call for tenders for security 
services).  
Notifications of award decision 
After contract signature or cancellation  Partially accessible:  the names of 
to unsuccessful tenderers 
of the procedure 
individuals (privacy exception) and 
passages where disclosure would 
harm tenderers’ commercial 
interests (commercial interests 
exception) are normally redacted 
Decision to cancel  the 
As soon as the decision is taken  
Accessible 
procedure 
16 

  
Notification to tenderers of 
As soon as the notification letters are 
Partially accessible: the names of 
cancellation of procedure 
sent out  
individuals (privacy exception) and 
those parts falling under the 
commercial interests and/or 
decision-making process exceptions 
are normally redacted  
Award or cancellation notice 
From publication  
Accessible (document published)  
 
 
 
17 

  
ANNEX 2 
ACCESS TO DOCUMENTS (REG. 1049/2001) FOR GRANT AWARD PROCEDURES 
 
The  proposed  practices  listed  below  can  help  the  services  in  their  analysis.  It  is  imperative  to  carry  out  a 
concrete assessment of the document(s) on a case-by-case basis by reference to the guidance note
Reading the 
table is not sufficient in order to assess if a document should or should not be disclosed. 
 
 
NB: under the ‘privacy and integrity’ exception, the  applicant  for access to documents  must justify the necessity of 
transfer of personal data in accordance with Regulation No 45/2001. 
 
Document requested 
Timing  
Usual administrative practices  
Publication of call for proposals 
Call for proposals 
From the moment of publication  
Accessible (document published)  
Call for proposals file 
From the moment of publication or once it 
Accessible (document published) 
is made available to applicants  
Additional information 
 As soon as the additional information is 
Accessible (information 
during the procedure 
published  
published)  
Submission of grant applications 
Grant applications 
 
Not accessible (commercial 
interests and privacy exceptions), 
even after finalisation of the grant 
award procedure  
Evaluation of grant applications 
Declarations on the 
As soon as they are drawn-up  
Partially accessible: names of 
absence of conflict of 
members of the committee 
interest signed by the 
(privacy exception) or parts 
members of the 
falling under the decision-making 
evaluation committee 
process exception are normally 
redacted  
Document on evaluation 
If  published with the call for proposals 
 Accessible immediately 
methodology, where 
 
 
applicable 
After taking the award/rejection decision on  Accessible 
concerned applications (if not published) 
Clarifications requested 
After signature of grant agreement or after 
Partially accessible: information 
from applicants during 
cancellation of the procedure 
covered by the commercial 
evaluation and their 
interests and privacy exceptions is 
replies  
normally redacted  
Written record of 
After signature of grant agreement of after 
Partially accessible: the names of 
evaluation of grant 
cancellation of the procedure  
individuals, the names of external 
applications 
experts and members of the 
evaluation committee (privacy 
exception), and passages whose 
disclosure would harm grant 
applicants’ commercial interests 
(commercial interests exception) 
18 

  
are normally redacted 
Individual evaluation 
  
Not accessible in principle: 
sheets  
(privacy exception, commercial 
interests and/or decision-making 
process exceptions) 
Individual evaluations which 
are stored in an IT Tool, 
for 
example in the Horizon 2020 
system, are, in principle, not 
accessible (protection of privacy 
and integrity of the individual and 
of the decision making process)  
Award of grants and signature of grant agreements 
Award/rejection decisions  When the decision is signed  
Award and rejection decisions are 
partially accessible (protection of 
commercial interests, of privacy 
and integrity of the individual)  
The names of unsuccessful 
applicants (or candidates to expert 
groups) can under certain 
conditions be protected 
(commercial interests exception) 
Notification of the 
As soon as notification letters are sent out  
Partially accessible: the names of 
award/rejection decision 
individuals, the names of external 
to the applicants 
experts and members of the 
evaluation committee (privacy 
exception), and passages whose 
disclosure would harm grant 
applicants’ commercial interests 
(commercial interests exception) 
are normally redacted 
Grant  agreement  and  its   When the agreement is signed  
Partially accessible: the grant 
annexes 
application and personal data  
(commercial interests exception 
and/or privacy exception) are 
normally withheld.  
 
19 

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