Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.






 
 
Ref. Ares(2016)5462719 - 20/09/2016
BASIC PRINCIPLES 
driving the rules of access to documents under the 
Regulation 1049/2001 
 
 
 
 
 
1.  COORDINATION  of  handling  of  requests  for  access  to  documents  is 
ensured  by  the  unit  A.4.  Each  request  has  to  be  transmitted  without 
delay to the JRC ACCESS DOCUMENTS functional mailbox.  
 
2.  DEADLINE  of  15  working  days  from  when  the  Commission  receives  the 
request  must  be  strictly  respected.  Lack  of  reply  within  that  time  limit 
means  tacit  refusal  of  access.  One  extension  of  the  deadline  is  possible  – 
only  if  justified  and  if  the applicant  is  informed before  the  expiration of  the 
deadline. 
 
3.  EVERYBODY  has  a  right  to  submit  a  request  for  access  to  documents. 
Do  not  be  surprised  if  a  PhD  student  or  a  journalist  approaches  you 
requesting access to the newest scientific report. 
 
4.  EVERY  DOCUMENT  can  be  requested.  The  widest  possible  access  to 
Institution's  documents  has  to  be  ensured  and  the  "document"  is  any 
content  in  whatever  medium  (…)  held  by  the  Institution
.  This  broad 
definition  encompasses  work-in-progress  and  documents  originating  from 
third parties. 
 
5.  NOT  EVERY  document  has  to  be  RELEASED.  Refusal  of  access  can  be 
justified  by  way  of  exceptions to  the  general  principle  of  widest  possible 
access. 
 
6.  The  exceptions  protect  certain  and  concrete  INTERESTS  of  the 
Institutions  or  third  parties.  The  release  has  to  pose  HARM  to  the 
interests  to  enable the JRC to invoke the exception. 
 
7.  The exceptions have to be applied STRICTLY. The risk of harm associated 
with  release  of  the  document  must  be  specific and actual.  It  cannot  be 
purely hypothetical, but must be  reasonably foreseeable. 
 
8.  The  application  of  the  exceptions  must  be  compliant  with  the  principle  of 
PROPORTIONALITY.  If  only  certain  part  of  the  contents  of  the 
document  relates  to  interests  covered  by  exceptions,  access  to  the 
remaining part of the document has to be granted (partial access). 
 
9.  In  case  of  documents  originating  from  THIRD  PARTIES,  the  originator 
has to be consulted before the document is released. 
 
10.  EQUAL  TREATMENT  has  to  be  ensured.  The  document  released  to  one 
applicant may not, in principle, be refused the other.