Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG EAC'.



 
Ref. Ares(2016)5750696 - 04/10/2016
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR EDUCATION AND CULTURE 
 
Resources and Planning 
  The Director 
 
Brussels 
EAC.R.1/APG 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
 
Wiesje VAN NUNEN 
Access Info Europe 
Cava de San Miguel 8, 4C 
28005 Madrid 
 
Advanced copy by email: ask+request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Dear Ms Van Nunen, 
Subject: 
Reply  to  your  application  for  access  to  documents.  GestDem 
2016/4896. DG EAC memos, guidance and guidelines on the creation 
and  keeping  of  meeting  records  and  on  the  processing  of  access  to 
information requests 

We  refer  to  your  e-mail  dated  02/09/2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 02/09/2016 under the above mentioned reference number. 
You request access to: 
(1) 
Memos,  guidance,  guidelines,  or  training  material  (or  any  other  document)  for 
DG  staff  on  record  creation  and/or  record  keeping;  particularly,  documents  that 
refer  to  creation/keeping  of  agendas  (diaries  of  public  officials´  engagements), 
lists  of  meetings,  minutes  of  meetings,  lists  of  participants  in  meetings,  and 
documents justifying decisions. 
(2) 
Memos,  guidance,  guidelines,  or  training  material  (or  any  other  document)  for 
DG staff on the processing of access to information requests. 
Regarding  part  (1),  DG  EAC  has  identified  the  following  documents  as  falling  under 
the scope of your request: 
1.1. 
List  of  documents  of  the  DG  EAC  to  be  registered  (Ares(2013)2760789  – 
26/07/2013) 
1.2. 
Administrative  arrangements  for  the  organisation  of  the  Directors  Steering 
Committee (DSC) (Ares(2014)2964658 – 10/09/2014) 
1.3. 
IT Governance for DG EAC (Ares(2016)2031277 – 28/04/2016) 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture 

 
Regarding  part  (2),  a  distinction  needs  to  be  made  between  requests  for  access  to 
documents  and  requests  for  access  to  information.  These  two  categories  of  requests  are 
regulated by separate legal frameworks. Requests for access to documents are regulated 
by Regulation 1049/2001, while the Code of Good Administrative Behaviour1 applies to 
request for access to information.  
In  DG  EAC,  there  are  no  documents  addressed  to  staff  concerning  the  processing  of 
requests  for  information,  other  than  the  above-mentioned  Code.  Nevertheless,  a 
document concerning the treatment of requests for access to documents, in which access 
to information is mentioned, has been found and can be considered as falling under the 
scope of your request: 
2.1. 
Procédures  de  traitement  des  demandes  d'accès  aux  documents  à  l'EAC 
(Ares(2014)1473123 – 07/05/2014) 
All  the  documents  to  which  you  have  requested  access  contain  personal  data  and 
therefore we have decided to grant partial access to the documents, expunged of personal 
data,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  the  Regulation  (privacy  and  integrity  of  the 
individual). 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC) 
No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement of such data2. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC) 
No 45/2001 becomes fully applicable3.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients  if  they  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  to  them  and  if 
there is no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be 
prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  the  documents  requested  expunged  from  this 
personal data. 
 
 
                                                 
1 http://ec.europa.eu/transparency/code/index_en.htm  
2  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
3 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 



In case you would disagree with the assessment that the expunged data are personal data 
which  can  only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate under  the  rules  of  personal 
data  protection,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
1049/2001, to make a confirmatory application requesting the Commission to review this 
position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General  
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282  
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
Arturo CABALLERO BASSEDAS 
 
 
Enclosures: 
1.1.  List of documents of the DG EAC to be registered  
1.2.  Administrative arrangements for the organisation of the Directors Steering committee (DSC) 
1.3.  IT Governance for DG EAC 
2.1.  Procédures de traitement des demandes d'accès aux documents à l'EAC 

Electronically signed on 03/10/2016 17:39 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline