Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.




  
Ref. Ares(2016)5557955 - 26/09/2016
 
Information sheet 21: ARES and MIPS 
Last updated: 2014       
 
 
ARES and MIPS 
 
MIPS is the Commission electronic application used for the management of requests 
for  mission  orders  and  declarations  of  costs.  MIPS  is  100%  paper  less.  No  paper 
signatory is needed. 
 
I. Mission orders 
 
As of 14th October 2013, the processing of missions is entirely electronic. Al  steps are 
handled through the MIPS web application. You need to scan and upload in MIPS all 
original  supporting  documents  (note  to  the  file,  programme  of  the  mission, 
derogation if applicable). Scanned and uploaded documents wil  be considered as 
original supporting documents by PMO.   
 
II. Mission statement of expenses (Declaration of costs) 
 
Until  your  mission  expenses  have  been  fully  reimbursed,  please  keep  the  original 
paper documents for control purposes or in case of a dispute.  
 
  Upload the mission order in MIPS; 
  Create your statement of expenses in MIPS; 
  Upload in MIPS the scanned version of the supporting original documents 
(agenda of the meeting(s), all used travel tickets, all supporting documents 
concerning costs, e-mail exchanges with the travel agency if the mission is 
combined with annual leave); 
  The validation workflow of the mission statement of expenses takes place only 
in MIPS. 
Warning: 
No ARES workflow between RTD and PMO as the sole workflow should 
be MIPS 100% paperless! 

 
III. Mission report  
 
The mission report needs to be filed in ARES 
in the project file (‘grant management’ 
file). If the mission takes place outside the scope of a project, the mission report must 
be filed under the heading in use for DG RTD filing plan  2.10 – NOMCOM filing plan 
10.02.06.12.015 Internal management of units/services.  
 
The files created under this heading are SERIAL FILES.  
 
 
The  filing  of  the  mission  report  is  compulsory  in  the  perspective  of  an  effective 
document management policy that aims to have complete official files. 

 
 
Should you have any doubts, please do not hesitate to contact RTD ARES Helpdesk (94668)