Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.



 
Ref. Ares(2016)6018372 - 19/10/2016
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate A - Resources, Information and Policy Coordination 
  Information, Communication and Civil Society 
 
Brussels,  
trade.a.3.dir(2016)6218453 
 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 

 
Mireia Crespo Castellano 
Access Info Europe 
Cava de San Miguel 8, 4C 
28005 Madrid 
Spain 
 
Advance copy by email: 
ask+request-3284-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your request for access to documents – Ref GestDem No 2016/4892 
Dear Ms Crespo, 
I  refer  to  your  email  of  2  September  2016  in  which  you  made  a  request  for  access  to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  registered 
on the same date under the above mentioned reference number. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You requested access to: 
1.  “Memos, guidance, guidelines, or training material (or any other document) for 
DG  staff  on  record  creation  and/or  record  keeping.  You  explained  that  you  are 
particularly  interested  in  documents  that  refer  to  creation/keeping  of:  agendas 
(diaries of public officials´ engagements), lists of meetings, minutes of meetings, 
lists of participants in meetings, and documents justifying decisions

2.  Memos,  guidance,  guidelines,  or  training  material  (or  any  other  document)  for 
DG staff on the processing of access to information requests.” 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

On 2 September, and according to article 6(2) of Regulation 1049/2001, DG Trade asked 
you, by e-mail, to clarify the timeline of your request.  
As we received no reply, we asked you again, on 8 September, to provide more detailed 
information on the documents which you seek to obtain. On 9 September, you answered 
that  you would like to have  access  to “all documents  which have  been produced  in the 
past three years and/or (if produced earlier) are currently being used by the DG’s staff”

explaining  that  you  are  interested  “in  all  documents  held  by  the  DG,  whether  or  not 
created by it”

Regarding the second part of your request, I would like to clarify that a distinction needs 
to  be  made  between  requests  for  access  to  documents  and  requests  for  access  to 
information. These two categories of requests are regulated by separate legal frameworks 
and different deadlines apply thereto. Requests for access to documents are regulated by 
Regulation  1049/2001,  while  the  Code  of  Good  Administrative  Behaviour2  applies  to 
requests for access to information
Please  note  that  there  are  no  documents  (other  than  the  above-mentioned  Code) 
addressed to the staff of DG Trade concerning the processing of requests for information. 
I  assume,  however,  that  the  second  part  of  your  request  relates  to  "memos,  guidance, 
guidelines, or training material (or any other document) for DG staff on the processing of 
access to documents requests". 
I  note  that  you  and  your  organisation,  Access  Info  Europe  (AIE),  recently  submitted 
similar  requests  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  (requests  with  reference 
GestDem 2016/4877 and 2016/4880). 
In reply to those requests, the Secretariat-General released a series of internal guidelines 
and  guidance  notes.  We  therefore  interpret  the  scope  of  your  request  to  DG  Trade  as 
referring  only  to  DG  Trade-specific  guidance  on  the  topics  listed  in  your  request  and 
excluding those documents that were already released to on 14 and 16 September by the 
Commission in these two above-mentioned requests.  
We have identified the following documents falling under the scope of your request: 
  A note for the attention to all DG Trade staff enclosing the document "Guidelines 
on the Registration of Documents" (Ares(2014)2052618) ("document 1"); 
  A note to the attention of all Heads of unit in DG Trade enclosing the document 
"Indicative  list  of  documents  which  should  be  registered  and  filed  in  ARES" 
(Ares(2015)4043105) ("document 2"); 
                                                 
2   http://ec.europa.eu/transparency/code/index_en.htm  


  A  document  entitled  "Indicative,  non-exhaustive  list  of  working  files  and  other 
documents that can be destroyed by the units" (Ares(2016)1351734) ("document 
3
"); 
  A note for the attention of all Heads of unit in DG Trade entitled "Personal data 
protection  –  Service  provided  by  Unit  A3  to  all  DG  TRADE  units:  Global 
'notification'  to  the  Data  Protection  Officer  (DPO)  of  the  Commission,  covering 
all  future  DG  Trade  meetings,  workshops,  seminars,  events,  conferences… 
including  lists  and  mailing  lists"  (Ares(2015)4095799)  ("document  4"),  which 
includes five attached documents registered under the same ARES number: 
o  "Notification DPO-3050.5 – TRADE: DG Trade – Meetings, workshops, 
seminars,  conferences,  events,  including  mailing-lists  and  contact  lists" 
("document 4.1"); 
o  "Model Privacy Statement (Meeting) for on-line registration" ("document 
4.2"); 
o  "Model Privacy Statement (Invitation) to be used for invitations by letter 
or e-mail" ("document 4.3"); 
o  "Model  Privacy  Statement  (Mailing  List)  to  be  used  for  mailing  lists" 
("document 4.4"); 
o  "Model  Privacy  Statement  (Contact  List)  to  be  used  for  contact  lists" 
("document 4.5"); 
  Vademecum on Access to Documents (Ares(2016)5752766) ("document 5"); 
  Access to Documents Toolkit (Ares(2016)5752522) ("document 6"). 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
Having carefully examined the documents identified above in light of the applicable legal 
framework, we are pleased to inform you that full access can be granted to the content 
of these documents. Copies of the documents are enclosed. 
However,  some  personal  data  have  been  withheld  in  the  documents  1,  2,  4  and  6  in 
accordance  with  Article  4.1(b)  of  Regulation  1049/2001,  which  provides  that  “[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of: […] privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance 
with Community legislation regarding the protection of personal data
". Please note that 
names of the senior management of the Commission starting from the Director level have 
been disclosed. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 


regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and 
on the free movement of such data.3 
The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 1049/2001 
seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"
  "the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become 
applicable in their entirety".
4 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
5  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data,"
6  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.7 
In accordance with Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
. The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data".
 
I  consider  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  the  aforementioned 
personal  data  transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed  on  the  basis  of  the 
information  available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the 
legitimate interests of the persons concerned. Therefore, these personal data shall remain 
undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals concerned. 
*** 
You may reuse the documents free of charge for non-commercial and commercial purposes 
provided that the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or 
message. The Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
*** 
                                                 
3   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 
4   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
5   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
6   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
7   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
8   Id., paragraph 107; see also judgment in C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, 
paragraph 77. 



In case you would disagree with the assessment that the withheld data are personal data 
which  can  only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate under  the  rules  of  personal 
data protection, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, 
to make a confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
[e-signed] 
 
 
 
 
Lutz Güllner 
Head of Unit 
 

Electronically signed on 19/10/2016 16:48 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline