Esta es la versiĆ³n HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la informaciĆ³n 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.





Ref. Ares(2016)5506068 - 22/09/2016
 
 
 
 
FILING 
 
Filing responsibility 
The CF unit has to file documents for which it is responsible. If you are not CF of the document 
you  create,  give  a  CLASS  assignment to the  CF.  If  you  are  not  sure  of  the  CF,  associate the 
CAD (ASOC for ve_dgt.cad) and indicate under Instructions: "add the CF". 
If  you  work  in  Directorates  A,  B,  C  or  D  add  a  CLASS  assignment  for  ve_dgt.cad  in  all 
documents you create. The CAD will file them for you. 
File contents 
It  is  advised  to  check  the  contents  of  your  files  in  order  to  locate  the  documents  which  are 
wrongly filed. You can consult the contents of a file by clicking on the "file code" or the "specific 
code" and then on the "+" sign. The list of the documents can be exported in .xls. 
Creation of files 
The creation of files has been centralized, please send your file creation requests to DGT-CAD. 
Closure of files 
As  a  result  of  the  adoption  of  the  Common  Retention  List  and  of  the  Archives  Schedule,  it  is 
even more important to close your files regularly. This way, the ARP (Administrative Retention 
Period) of the file will start to run and the time of retention of the files within your archives will be 
minimised.  
You will be regularly contacted by the CAD on this subject. 
 
Using the "Not to be filed" functionality 
When can we use the functionality "not to be filed"? 
The  button  "not  to  be  filed"  is  available  as  long  as  the  document  has  not  been  filed  in  my  DG 
If a user of my DG has decided "not to file" the document (or if the document is already filed in my DG), the 
button "not to be filed" will not be available for users of my DG anymore. 
Can we file a document that someone decided it should "not to be filed"? 
Yes, the button allows not to file but does not prevent to file a document. The system does not remove 
automatically the status "not to be filed" but it is still possible to remove it manually so long as the document 
is filed in the DG. 
Is it possible to know who chose "not to be filed" for a document? 
Yes, using the same icon as for the filing 
Who can find all documents "not to be filed" in my DG? 
Users with DMO profile will have access to all the documents via NOMCOM or the filing plan in Ares (under 
development) 
14/10/2014