Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation EU Parliament'.


Access to
documents
and
information
Staff Guidance
Handbook on Transparency
EP
E RS | Eu
E rop
r ean Parl
ar iamentary
r  Researc
ar h Servic
r e
Unité Transparence, accès aux docu
T m
ra ent
nsp sa e
r t
e  re
nc lyat
Uions 
nit avec les représentants d'intérêt
European Parliament
European Parliament
September 2014
March 2015
C O N T E N T S
T I T L E   I
R U L E S   O N   A C C E S S   T O   D O C U M E N T S   A N D   I N F O R M A T I O N
C H A P T E R   I
S P E C I F I C   R U L E S O N A C C E S S   T O   D O C U M E N T S   A N D
I N F O R M A T I O N
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I.1
ACCESS TO DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
I.1.1
Regulation (EC) No 1049/2001
I.1.2
The European Parliament’s Rules of Procedure
I.1.3
Bureau decisions on public access to Parliament’s documents
I.1.4
Internal rules on handling confidential documents
I.2
ACCESS TO INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0
I.2.1
Guide to the obligations of officials and other servants of the European Parliament
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C H A P T E R   I I
O T H E R A P P L I C A B L E R U L E S O N A C C E S S T O D O C U M E N T S   O R
I N F O R M A T I O N
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
II.1
REGULATION (EC) NO 45/2001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2
I .1.1
The framework
I .1.2
The transfer of personal data to recipients subject to the national law of a Member State
adopted pursuant to Directive 95/46/EC
I .1.3
The prohibition on processing certain categories of data
II.2
THE FINANCIAL REGULATION AND ITS RULES OF APPLICATION . . . . . . . . . . . . . 1 4
I .2.1
The framework
I .2.2
Requests for access to documents and information on procurement procedures
I .2.3
Requests for access to documents and information on procedures for grant award procedures
2
T I T L E   I I
I N P R A C T I C E : H A N D L I N G R E Q U E S T S   F O R   D O C U M E N T S   A N D
I N F O R M A T I O N
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C H A P T E R   I I I
H A N D L I N G E X T E R N A L   R E Q U E S T S   F O R   D O C U M E N T S
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
III.1
THE GENERAL FRAMEWORK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6
I I.1.1 The transparency principle
I I.1.2 The general procedure
III.2
TYPICAL CASES OF EXTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7
I I.2.1 External request for documents that are part of a legislative procedure
I I.2.2 External requests for legal documents
I I.2.3 External requests for declarations of Members' financial interests (DFI)
I I.2.4 External requests for lists of intergroups and their declarations of financial interests
I I.2.5 External requests for documents on financing political parties and European foundations
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C H A P T E R   I V
H A N D L I N G   E X T E R N A L   R E Q U E S T S   F O R   I N F O R M A T I O N
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IV.1
THE GENERAL FRAMEWORK. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0
IV.1.1 The general procedure
IV.2
TYPICAL CASES OF EXTERNAL REQUESTS FOR INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . 2 0
IV.2.1 External requests for general information
IV.2.2 External requests for specific information
IV.2.3 External requests for specific information involving several departments
IV.2.4 Requests for information from journalists
3
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C H A P T E R   V
H A N D L I N G E X T E R N A L   R E Q U E S T S
F O R   D O C U M E N T S   A N D   I N F O R M A T I O N : S P E C I F I C   C A S E S
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
V.1
EXTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS AND INFORMATION RELATING TO
PETITIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2
V.1.1
Requests for documents and information by a petitioner
V.1.2
Requests for documents by third parties introduced under Regulation 1049/2001
V.2.
EXTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS AND INFORMATION CONCERNING
PUBLIC PROCUREMENT OR GRANT AWARD PROCEDURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 3
V.2.1
External requests for documents and information relating to procurement contracts
V.2.2
External requests for documents and information relating to grants
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C H A P T E R   V I
H A N D L I N G I N T E R N A L   R E Q U E S T S   F O R   D O C U M E N T S   A N D
I N F O R M A T I O N
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VI.1
INTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 5
VI.1.1 Internal requests for documents: general procedure between departments
VI.1.2 MEPs' requests for documents: consultation procedure
VI.1.3 MEPs' requests for information products
VI.1.4 Staff requests for documents for professional purposes
VI.2
INTERNAL REQUESTS FOR INFORMATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7
VI.2.1 MEPs' requests for information: general procedure
VI.2.2 MEPs' requests sent to the Members' Hotline
VI.2.3 MEPs' requests for practical information: One-Stop Shop
VI.2.4 Staff requests for information for professional purposes
4
T I T L E   I I I
I N T E R I N S T I T U T I O N A L   C O O P E R A T I O N
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C H A P T E R   V I I
C O O P E R A T I O N   W I T H   O T H E R   E U   I N S T I T U T I O N S
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VII.1 H A N D L I N G R E Q U E S T S   F O R   D O C U M E N T S   A N D
I N F O R M A T I O N   B E T W E E N   I N S T I T U T I O N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 9
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C H A P T E R   V I I I
C O O P E R A T I O N   W I T H   T H E M E M B E R   S T A T E S
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VIII.1 H A N D L I N G R E Q U E S T S   F O R   D O C U M E N T S   A N D
I N F O R M A T I O N   F R O M   M E M B E R   S T A T E S '
A U T H O R I T I E S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 0
5
STAFF GUIDANCE ON ACCESS TO
DOCUMENTS AND INFORMATION
Introduction
The transparency principle
The first article of the Treaty on European Union (TEU) states that decisions are taken as openly
as possible (i.e. with transparency) and as closely as possible to the citizens.
Under  the  principle  of  transparency  every  EU  citizen has the  right  to  ask  the  European
administration for documents or information. The legal basis of this right of access is the Treaty
on the Functioning of the European Union (TFEU):
 Article 15(3) for documents,
 Article  24(4)  for information, and in  accordance  with  the  principle  of  good
administration  as  defined  in  Article  41  of  the  Charter  of  Fundamental  Rights  of  the
European Union and Article 298 of the TFEU.
The  European  Parliament  has  also  enshrined  the  principle  of  transparency  in  its  rules  of
procedure, which state that:
 Parliament shall ensure that its activities are conducted with the utmost transparency,
 its debates shall be public,
 committees shall normally meet in public.
Title  I  of  this Guide  sets  out  the  rules  governing  the  right of access  to  documents  and
information.
Title I  deals with the procedures and practices used by the departments most directly involved,
such  as  the  Unit  for  Transparency Unit,  the  Citizens'  Enquiries  Unit,  the  Legal  Service,  the
Central Financial Unit and other departments that deal with external requests from members
of the public or with internal requests from MEPs or staff.
Title I I deals with the handling of requests for documents and information in the context of
inter-institutional cooperation.
This guidance has no legal value. It explains best practices and lessons drawn from case law of the Court of
Justice  in  the  field  of  access  to  documents  and  information. This  staff  guidance  has  been  drafted  by  the
Transparency  unit  in  cooperation  with  the  Legal  Service,  the  Citizens'  Enquiries  Unit,  Parliament  Data
Protection Officer, the Central Financial Unit  and other departments to help Parliament services in handling
requests for access to documents and information.
6
This  guide  has  no  legal  value. It  is  a  compilation  of  well  established
administrative  practices  and  lessons  drawn  from  the  Court  of  Justice's
rulings in the matter, drawn up by the Transparency Unit with assistance
inter alia from the Legal Service, the Citizens' Enquiries  Unit, the Data
Protection  Officer  and  the  Central  Unit  of  DG  FINS  to  assist  the
European  Parliament's  departments  in  dealing  with  requests  for
documents and information.
T I T L E   I
R U L E S   O N   A C C E S S   T O   D O C U M E N T S   A N D
I N F O R M A T I O N
Title I sets out the specific rules governing the right of access to documents and information,
and other rules that have to be taken into account when handing such a request.
CHAPTER I
SPECIFIC RULES ON
ACCESS TO DOCUMENTS AND INFORMATION
I.1
ACCESS TO DOCUMENTS
I.1.1
Regulation (EC) No 1049/2001
Regulation (EC) No 1049/20011 (referred to below as 'Regulation 1049/2001') sets out the
framework and the restrictions on the right of access to the EU institutions' documents. It
states: Any  citizen  of  the  Union,  and  any  natural or  legal  person  residing  or  having  its
registered  office  in  a  Member  State,  has  a  right  of  access  to  documents  of  the  institutions,
subject to the principles, conditions and limits defined in this regulation.
Regulation 1049/2001  makes a distinction between initial applications and confirmatory
applications.  The  first  request  for  application  for  a  document  is  considered  an  'initial
application' (Articles 6 and 7 of Regulation 1049/2001). In the event of a total or partial
refusal, the applicant may submit a second request, a ‘confirmatory application' (Article
7(2) and Article 8 of Regulation 1049/2001). If  access is again refused, the applicant can
make  a  complaint  to  the  Ombudsman  or institute  proceedings  before  the  Court  of
Justice.
Under Regulation 1049/2001, transparency should be the guiding principle when dealing
with any request for access to documents. If access is refused, solid arguments should be
put forward to justify the refusal.
Arguments  justifying  a  refusal  should  be  made  on  a  case-by-case  basis, under  those
exceptions as set out in Article 4 of Regulation 1049/2001, with the aim of ensuring access
to  as  much  of  the  content  of  the  document  as  possible.  Apart  from documents  fal ing
under the  exceptions listed in  Article  4  and  the  special  arrangements  for  ‘sensitive
1 Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43).
7
documents’  under  Article  9  of  Regulation  1049/20012,  al   of  the  institutions’  documents
ought, in principle, to be accessible to the public.
This is  the administrative  procedure derived  from Regulation  1049/2001 (1049/2001
procedure).
I.1.2
The European Parliament’s Rules of Procedure
Rules 115 and 116 of Parliament's Rules of Procedure set out provisions for transparency
of Parliament’s  activities and  the  conditions for  public  access  to  documents.  Rule  116
states that:
 the term ‘Parliament documents’ means any content within the meaning of Article
3(a) of Regulation 1049/2001, which has been drawn up or received by officers of
Parliament,  by  Parliament’s  governing  bodies,  committees  or  interparliamentary
delegations, or by Parliament’s Secretariat,
 documents  drawn  up  by  individual  Members  or  political  groups  are  Parliament
documents for the purposes of access to documents if they are tabled under the
Rules of Procedure,
 Parliament shal  establish a register of Parliament documents,
 categories  of  documents  which  are  directly  accessible  shal   be  set  out  in  a  list
adopted by the Bureau and published on Parliament's website.
I.1.3
Bureau decisions on public access to Parliament’s documents
Alongside Parliament’s internal rules, the Bureau has taken two decisions on public access
to documents held by Parliament:
 The decision of 28 November 2001 on rules governing public access to Parliament
documents3,
 The  decision  of  8  March  2010  on  documents  that  are  directly  accessible  and  the
electronic register of references (ERR)4.
The Bureau decision of 28 November 2001 covers access to existing documents, those
drawn up by or received by Parliament.
It states that:
 requests for information are to be dealt with on the basis of other provisions, (eighth
recital),
2 Under  this  reglation,  ‘sensitive  documents’  are  documents  originating  from  the  institutions  or  agencies
established  by  them,  the  Member States,  third  countries  or  International  Organisations,  classified  as  ‘ TRÈS
SECRET/TOP SECRET’, ‘SECRET’ or ‘CONFIDENTIEL’ in certain areas.
3 Bureau decision of 28 November 2001 on Rules governing public access to European Parliament documents,
amended by  the  Bureau  on  22  June  2011  and  published  in  the  Official  Journal  of  the  European  Union  (OJ
C 216, 22.7.2011, p.19).
4 Bureau decision of 8 March 2010, PE 432.279/BUR/Ann 1.
8
 the  decision  does  not govern  interinstitutional  access  to  and  forwarding  of
documents, which are dealt with in interinstitutional agreements (seventh recital),
 Members  and  staff  of  the  institutions have special  access  rights, which they  can
exercise without referring to Regulation 1049/2001 (sixth recital).
The  decision  of  28  November  2001  also  stipulates  that  Regulation  1049/2001  applies
when any initial request for access to a document is made (see Article 7):
 by using the form made available in the electronic register of references (ERR) or
 by  referring  explicitly  to  the  right  of  access  to  the  documents, as  defined under
Regulation 1049/2001.
However, the 1049/2001 procedure does not apply to al requests for documents where a
specific procedure provides for privileged access. This privileged access is set out in:
 Parliament’s Rules of Procedure,
 the Staff Regulations,
 the Financial Regulation.
The  Bureau  decision  of  8  March  2010 lists Parliament documents which  are directly
accessible to the public.
This list reflects the structure of the electronic register of references (ERR), organised by
type  of  document,  such  as  documents relating  to parliamentary  activity,  Parliament
general information documents, official documents forwarded by other institutions, third-
party  documents,  budgetary procedures  and  documents  already  in  the  public  domain
disclosed in the framework of Regulation 1049/2001.
The ERR is  the  instrument providing public  access  to  documents, created  on Bureau
decision  to  implement  Article  11  of  Regulation  1049/2001.  The ERR contains document
references; some of these documents are directly accessible and others are accessible on
request.
I.1.4
Internal rules on administrative handling of confidential documents5
The  internal  rules  on the  administrative handling of confidential  documents  set  out
special  arrangements  for  dealing  with  requests  for  public  access  to  confidential
documents, meaning documents containing ‘classified information’6 or ‘other confidential
information’7. In  so  far  as  such  a  document  can  be  disclosed to  the  public  under
Regulation  1049/2001,  declassification  and/or  unmarking must  take  place before
disclosure8.
5 Bureau decision of 15 April 2013: Rules governing the treatment of confidential information by the European
Parliament, OJ C 96, 1.4.2014, p. 1; see also the  future implementing  measures (Handling instructions) to be
adopted by the Secretary-General.
6 See Article 2(c) and (d) of the Bureau decision of 15 April 2013.
7 See Article 2(f) of the Bureau decision of 15 April 2013.
8 See in particular the Secretary-General’s handling instructions nos 1 and 6, which are due to be adopted.
9
I.2
ACCESS TO INFORMATION
I.2.1
Guide to the obligations of officials and other servants of the European Parliament
In applying the transparency principle to requests for information, a distinction has to be
made between ‘document’ and ‘information’. This distinction has been defined by:
 the European Ombudsman in several opinions,
 the Court of Justice in its judgments.
The Bureau decision of 28 November 2001 states that ‘requests for information are to be
dealt  with  on  the  basis of  other  provisions’  (eighth recital).  This  means  that Regulation
1049/2001 does not apply to requests for information.
Requests for information, in whatever form, are thus dealt with under the Guide to the
obligations  of  officials  and  other  servants  of  the  European  Parliament or  Code  of
Conduct adopted by the Bureau on 7 July 20089 and the European Ombudsman’s Code of
Good  Administrative  Practice,  although  the  latter  has  not  been  formal y  adopted  by
Parliament.
According to Chapter III of the Code of Conduct, dealing with relations with citizens:
 Parliament must be as transparent and open as possible and reply to requests for
information in the most appropriate way,
 the administration must send a positive or negative reply to applicants as soon as
possible after receiving any request by letter or e-mail,
 the  administration  must  send  an  acknowledgement  of  receipt  if  a  detailed  reply
cannot be provided promptly,
 the  administration  must  also  ask  the  applicant  for  further  clarification  if  the
question is unclear.
Parliament thus has an obligation to respond to applicants. This requirement is al  the
more  important  in  that  there  is  a  legal  obligation  to  provide  information.  This  is
established  under  Article  13  of  Regulation  (EC)  No  45/2001  on  the  protection  of
individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions
and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data  (referred  to  below  as  ‘Regulation
45/2001’)10, which gives applicants a special right of access to information concerning the
processing of personal data relating to them.
Nevertheless, Parliament  is  not  obliged  to  answer communications  containing
inappropriate content that is repetitive, abusive or pointless.
9 Bureau  decision  of  7  July  2008: Guide  to  the  obligations  of  officials  and  other  servants  of  the  European
Parliament (PE 422.596/BUR).
10 Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the
protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and
bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001).
10
Parliament  must  refuse  to transfer information where there  are  legal  or  administrative
limitations  or  prohibitions  on disclosure.  Examples include cases  where  Parliament
considers  that  the  disclosure  of  information  to  the  general  public  may  breach
confidentiality requirements associated  with  the  information,  such  as  the  rights of  third
parties or internal rules on the processing of confidential information11.
11 Bureau decision of 15 April 2013: Rules governing the treatment of confidential information by the European
Parliament,  OJ  C  96,  1.4.2014,  p.  1; see  also  the  implementing  measures  (Handling  instructions)  due  to  be
adopted by the Secretary-General.
11
CHAPTER II
OTHER APPLICABLE RULES ON ACCESS TO DOCUMENTS OR INFORMATION
II.1
REGULATION (EC) No 45/2001
I .1.1 The framework
The  right  of  access  to  documents  and  information  is limited by  the principle  of
protection of personal data as set out in Regulation 45/2001.
Regulation 45/2001 lays down the framework and limits for the processing of personal
data and the free movement of such data. It also provides for the transfer of personal
data, depending on whether the recipient is:
(a) a Community institution or body,
(b) a recipient other than a Community institution or body, subject to the national
law of a Member State adopted pursuant to Directive 95/46/CE12,
(c) a recipient, other than a Community institution or body, that is not bound by
Directive 95/46/EC.
Personal  data  transfers  following  requests  for  documents  or  information  from  other
Community institutions or bodies and requests by Member State national authorities are
dealt with under Title III of this guide.
Personal  data  transfers in  response  to requests from applicants other  than  Community
institutions or bodies, for documents and information that are not covered by Directive
95/46/EC are subject to specific conditions set out in Article 9 of Regulation 45/2001.
When a request for access to a document or for information is received, the department
responsible (the department which is author of the document or the department holding
the document or information requested) is required to check whether the document or
information requested contains personal data.
Checking is carried out:
 with  the  help, in  particular, of Parliament's Data  Protection  Officer  and,  where
appropriate, of the Legal Service,
 in accordance with Article 2(a) of Regulation 45/2001,
 taking account of Articles 5, 6, 8 and 9 of Regulation 45/2001 and, where necessary,
Article 18 of Regulation 45/2001.
12 Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of
individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  and  on  the  free  movement  of  such  data  (OJ  L 281,
23.11.1995, p.31).
12
I .1.2 The  transfer of personal  data to  recipients subject  to  the  national  law  of  a  Member
State adopted pursuant to Directive 95/46/EC
The  transfer  of  documents  or  information  containing personal  data  concerning  third
parties must meet the following conditions:
(a) Lawfulness of processing, which must be justified by one of the following cases
(Article 5 of Regulation 45/2001):
 processing  is  necessary  for  the  performance  of  a  task  carried out  in  the
public interest, or
 processing is necessary for compliance with a legal obligation, or
 processing is necessary for the performance of a contract, or
 the data subject has unambiguously given his or her consent, or
 processing  is  necessary  in  order  to  protect  the  vital  interests  of  the  data
subject.
and,
(b) The  necessity  of  having  data  transferred (Article  8(b)  of  Regulation  45/2001).
This must be established by the applicant who wil  receive the data and must not
prejudice the legitimate interests of the person concerned.
To  sum  up,  personal  data  concerning  a  third  party  can  be  transferred  in  response  to  a
request for documents or information only if examination of the request proves that:
 the transfer is lawful,
 the necessity for the transfer has been proved by the applicant who wil  receive
the data and,
 the transfer wil  not prejudice the legitimate interests of the person concerned.
Applicants  who  wish  to  receive documents  or  information  containing  personal  data
concerning a third party must demonstrate the necessity of the transfer of the data so that
the administration  can weigh this  need against  the legitimate  interests  of  the  person
concerned.
When  the  person  concerned  has  explicitly given advance consent to  disclosure  of  data
concerning him or her or if the data in question have already been lawful y disclosed, in
principle a transfer of the data is no longer liable to prejudice the legitimate interests of
the person concerned.
The transmission of personal data operates on an individual basis. Personal data are
not publishable or accessible to the general public, thus transmission does not have an
erga omnes effect.
Furthermore,  when  the  data  are  transferred,  the  department responsible should  inform
the  applicant who  wil   receive  the  data that the  data being  transferred are  subject  to
specific legal obligations laid down in national law, starting from the time of transfer.
13
I .1.3 The prohibition on processing certain categories of data
Article 10 of Regulation 45/2001 states that the processing of personal data revealing racial
or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade-union membership,
and of data concerning health or sex life, is prohibited.
The ban on processing does not apply if one of the exceptions cited in Article 10 applies.
These include, for example, express prior consent, proof that the transfer is necessary to
protect  vital  interests  or  it  can  be  demonstrated  that  the  data  have  already  been  made
public. If one of these exceptions is confirmed, the department responsible must handle
the  request  for  access taking  into  ful   consideration  any  demonstration  of  necessity  of
transfer.
II.2
THE FINANCIAL REGULATION AND ITS RULES OF APPLICATION
I .2.1 The framework
Regulation  (EU,  Euratom)  No  966/2012  on  the  financial  rules  applicable  to  the  general
budget  of  the  Union  (Financial  Regulation - FR)13,  and  Delegated  Regulation  (EU)  No
1268/2012, on the rules of application of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 (rules of
application - RAP)14 set  out  specific  procedures for privileged  access for non-selected
candidates  and  tenderers  to  documents  and  information  on procurement  and  grant
award procedures.
I .2.2 Requests for access to documents and information on procurement procedures
The procedure for launching invitations to tender is laid down in Title V of the FR.
The  contracting  authority must publish  general  information  on  the outcome of  the
procedure,  such  as  the name,  place,  amount,  nature  and  subject  of  the  contract.  Under
Article 113 of the FR and Article 161 of the RAP, the contracting authority is required to
inform candidates  and  tenderers  individual y,  as interested  parties,  of  the  decisions
taken concerning the award.
The FR and  the RAP recognise  that  non-selected  candidates  and  tenderers  have  a
privileged right of access implicit to the procedure, which should enable them to assess
their position in relation to the successful tenderer.
Thus the rules require the contracting authority, following a written request, to provide
additional information to help the interested parties to understand why their request to
participate (candidates) or their tender (tenderers) has not been accepted.
13 Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012
on the financial rules applicable to the general budget of the Union (OJ L 298, 26.10.2012, p.1).
14 Commission  Delegated  Regulation  (EU)  No  1268/2012  of  29  October  2012  on  the  rules  of  application  of
Regulation  (EU,  Euratom)  No  966/2012  of  the  European Parliament  and  of  the  Council  on  the  financial  rules
applicable to the general budget of the Union (OJ L 362, 31.12.2012, p.1).
14
Unsuccessful tenderers who make a written request and whose tender complies with the
specifications may also obtain information about the characteristics and relative merits of
the tender that has been accepted, including the name of the tenderer.
The rules also require the information to be sent within 15 calendar days of receipt of the
request.
I .2.3 Requests for access to documents and information on grant award procedures
The procedure for awarding grants is described under Title VI of the FR.
Article 35 of the FR and Article 21 of the RAP require a certain amount of data concerning
grants to be published annually on Parliament’s website.
Article  133  of  the FR states: The  authorising  officer  responsible  shall  inform  applicants  in
writing  of  the  decision  on  their  application.  If  the  grant  requested  is  not  awarded,  the
institution concerned shall give the reasons for the rejection of the application, with reference
in particular to the selection and award criteria.
Article 205 of the RAP states that rejected applicants shal  be informed as soon as possible
and  in  any  case  within  15  calendar  days after  information  has  been  sent  to  the  successful
applicants.
15
T I T L E   I I
I N P R A C T I C E : H A N D L I N G   R E Q U E S T S   F O R   D O C U M E N T S
A N D   I N F O R M A T I O N
Title I  deals with general procedures for dealing with requests for documents or information or
both and provides examples of typical cases for which a specific practice has been established.
CHAPTER III
HANDLING EXTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS
III.1
THE GENERAL FRAMEWORK
I I.1.1 The transparency principle
Regulation 1049/2001 states that openness enables citizens to participate more closely in
the  decision-making  process  and  guarantees  that  the  administration  enjoys  greater
legitimacy  and  is  more  effective  and  more  accountable  to  the  citizen  in  a  democratic
system.
The  aim  is  therefore  is  to  enable the  fullest  possible  public  access  to  documents,
particularly in relation to legislative procedures.
Consequently any refusal to grant access to documents has to be duly justified, on a case-
by-case  basis,  on  the  basis  of  the  exceptions provided  under Article  4  of  Regulation
1049/2001, which have to be strictly interpreted and applied.
I I.1.2 The general procedure
Under Bureau decision of 28 November 2001, the Transparency Unit is the competent
department for dealing with requests for access to documents.
Any  request  for  access  to  documents which  makes reference to  Regulation  1049/2001
must be transferred to  the  Transparency  Unit by  the  department  which  received  the
request, as soon as possible. The Transparency Unit must reply within 15 working days of
receipt of the request.
To this end, the Transparency Unit, as the competent department, coordinates the reply
with  the department responsible (the department which  is author  or  holder  of  the
document  requested).  The department responsible has  to provide  the  document(s)
requested to the Transparency Unit and suggest a course of action to be taken within five
working days, in accordance with Article 9 of the decision of 28 November 2001.
Compliance with the deadline is al  the more important in cases where access is refused
on the basis of the exceptions set out in Article 4 of Regulation 1049/2001.
16
The service that holds the document must therefore:
 make the document available to the Transparency Unit, which is responsible for
preparing Parliament’s reply, and
 give advice on action to be taken, particularly with regard to possible exceptions
that would justify a refusal to disclose the document (ful  or partial).
If the response to an initial request is positive, the answer is sent to the applicant by the
Transparency Unit under the authority of the Secretary-General.
In the event of a refusal of an initial application for access, full or partial, the decision is
made by the Secretary-General, on proposal by the Transparency Unit (Article  12 of the
decision of 28 November 2001). Following a refusal, ful  or partial, if the applicant makes a
confirmatory application, the decision is made by the Vice-President responsible (Article
15 of the decision of 28 November 2001). The Legal Service may be asked for its opinion at
any stage of the procedure.
In  accordance  with  Article  9(c)  of  the  Bureau’s  decision  of  2  July  2012  on  the Rules  on
document  management  in  the  European  Parliament15, document  management  officers
(DMOs) appointed in each directorate-general or equivalent administrative body are to be
copied  into  any  document  request  that  the  Transparency  Unit  sends  to  departments
responsible and coordinate the reply within their directorate-general.
III.2
TYPICAL CASES OF EXTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS
I I.2.1 External requests for documents that are part of a legislative procedure
The  principles  of  transparency  and  the  ful est  possible  access  are  of  prime  importance,
particularly  when  dealing  with  requests  for  documents  that  are  part  of  legislative
procedures,  including  internal  or  preparatory  documents  such  as  reports  containing
negotiating  mandates,  trialogue  documents,  reports  drawn  up  after  trialogues,
compromise texts and amendments, etc.
According to the Turco case law, documents that are part of a legislative procedure must
in principle be directly and ful y accessible to the public.
The Transparency Unit deals with external requests for access to documents that are part
of legislative procedures, in cooperation with the departments responsible. Any refusal to
grant access to documents that are part of a legislative procedure has to be duly justified,
on a case-by-case basis, on the basis of the exceptions provided in Article 4 of Regulation
1049/2001, which have to be strictly interpreted and applied.
By  way  of  example,  Article  4(3)  of  Regulation  1049/2001 provides for the  possibility  of
refusing  access  to  an  internal  or preparatory document  if  its  disclosure  would  seriously
15 Bureau  decision  of  2  July  2012  on  the Rules  on  document  management  in  the  European  Parliament
(PE422.611/BUR)
17
undermine  Parliament’s  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public
interest in its disclosure.
Nevertheless,  as  confirmed  by  the  Court  of  Justice’s  case  law16,  access  to  an  internal  or
preparatory document  cannot  be  refused  on  the  grounds  that  the  decision  has  not  yet
been  taken, as  the fact  that  a  document  is  at a preliminary stage  does  not  provide
sufficient justification alone for application of the exception. In order to refuse access to a
document  in  a  legislative  process,  it  is  also  necessary  to  explain  how  access  might
specifically and effectively undermine a protected interest; the risks must be reasonably
foreseeable and not purely hypothetical.
Consequently,  in  order  to  refuse  access  to  a  document  in  a  legislative  process,  the
department responsible must provide the Transparency Unit with the reasons why access
to  the  document  would specifically  and effectively undermine  Parliament’s  decision-
making process, and establish that there is no overriding public interest in disclosing the
document.
I I.2.2 External requests for legal documents
The  Transparency  Unit handles external  requests  for  documents  relating  to ongoing
proceedings in cooperation with the Legal Service, subject to the conditions established by
EU case law.
In the event of such requests, it should be checked whether disclosure of legal pleadings
in ongoing proceedings is likely to undermine the protection of court proceedings. If this
is  the  case,  Parliament  may  envisage  refusal  of  access  as  laid  down  in  Article  4(2)  of
Regulation 1049/2001.
I I.2.3 External requests for declarations of Members' financial interests (DFI)
The Transparency Unit handles requests for declarations of Members' financial interests in
cooperation with the Members’ Administration Unit.
Members are required to fil  in and keep up-to-date a declaration of financial interests that
is  directly  accessible  on  the  Europarl  website on  each  individual  Member's  page.  The
original versions of the declarations are deposited with the Members’ Administration Unit
and are accessible to the public on request.
The  applicant  can  ask  for  a  copy  of  the  original  version  but  if  there  are  a considerable
number of documents involved, the applicant is asked to consult the documents in person
(Brussels or Luxembourg).
16 Judgment of 17 October 2013 in case C-280/11 P, Council v Access Info Europe.
18
I I.2.4 External requests for lists of intergroups and their declarations of financial interests
The  Transparency  Unit handles external  requests  for  documents  relating  to  intergroups
and  their  declarations  of  financial  interests, in  cooperation  with  the  Members'
Administration Unit.
The  intergroups are comprised  of MEPs from  al political  groups and parliamentary
committees, for informal exchanges of views on particular themes and promote contacts
between MEPs and civil society. Intergroups are not Parliament bodies.
The  list  of  intergroups for the  current  parliamentary  term,  their  membership  and
declarations of financial interests are directly accessible to the public on the intergroups’
page on Europarl.
The  lists of  intergroups  from  previous  parliamentary  terms,  their  membership  and
declarations  of  financial  interests  are deposited with  the  Members’  Administration  Unit
and are accessible to the public on request.
Applicants can ask for a copy of a list or a declaration of financial interests but if there are a
considerable number  of documents  involved,  the  applicant is asked to  consult  the
documents in person (Brussels or Luxembourg).
I I.2.5 External  requests  for  documents  on  financing  political  parties  and  European
foundations
The Transparency Unit handles external requests for documents relating to the financing
of political parties and European foundations, in cooperation with the Political Structures
Financing Unit.
European  political  parties  may  receive  annual  financial  support  from  Parliament  in  the
form of an operating grant. The funding rules are set out in Regulation (EC) No 2004/2003
(currently  being  revised)17.  The  implementing  procedures  were  adopted  by  decision  of
Parliament’s Bureau of 26 March 200418. The administrative aspects are dealt with by the
Political  Structures  Financing  Unit  in  Parliament’s  Directorate-General  for  Finance  (DG
FINS).
The  public  can  find  various  financial  statements  and  tables  setting  out  the  amounts
al ocated to political parties and foundations since 2004 on Europarl, under the heading
About Parliament – Grants to political parties and foundations.
17 Regulation (EC) No 2004/2003 of the European Parliament and of the Council of 4 November 2003 on the
regulations  governing  political  parties  at  European  level  and  the  rules  regarding  their  funding  (OJ  L  297,
15.11.2003, p. 1).
18 Bureau  decision  of  29  April  2004  laying  down  the  procedures  for  implementing  Regulation  (EC)  No
2004/2003 on the regulations governing political parties at European level and the rules governing their funding,
consolidated version last modified by the Bureau decision of 13 January 2014.
19
CHAPTER IV
HANDLING EXTERNAL REQUESTS FOR INFORMATION
IV.1
THE GENERAL FRAMEWORK
IV.1.1 The general procedure
The  Bureau  decision  of  28  November  2001  concerning  public  access  to  European
Parliament documents states that requests for information are to be dealt with on the basis
of  other  provisions (eighth  recital).  Thus Regulation  1049/2001  does  not  apply  to
requests for information.
Requests  for  information,  in  whatever  form,  are  dealt  with  under  Parliament’s  Code  of
Conduct, and the European Ombudsman’s Code of Good Administrative Behaviour, even
though the latter has not been formal y adopted by Parliament.
In practice it is possible to identify typical cases of external requests for information, which
come primarily from the general public, journalists or interested parties.
The most significant cases of external requests for information are described below.
IV.2 TYPICAL CASES OF EXTERNAL REQUESTS FOR INFORMATION
IV.2.1 External requests for general information
An external  request  for  general  information means  a  request  from  a  member  of  the
public  for  information  about  Parliament’s  activities,  organisation  and  prerogatives,  with
the aim of obtaining a better understanding of Parliament and its activities.
External requests for general information are usual y addressed to the Citizens’ Enquiries
Unit, which has the primary responsibility for handling such requests.
The Citizens’ Enquiries Unit must respond as soon as possible after receipt of the request.
According  to  the  Code  of  Good  Administrative  Practice,  it  is  good  practice  to  send  an
acknowledgement of receipt if the department handling the request is not sure whether it
is possible to send a substantive reply within two weeks.
However, external requests for general information may also come to other departments
in  Parliament.  In  that  case  the  department that  receives  the  request can contact  the
Citizens’ Enquiries Unit to see how the request should be handled and whether it should
be reassigned.
20
IV.2.2 External requests for specific information
An external request for specific information means any request from a member of the
public  for  information  that  is  not  in  the  public  domain and that  concerns  the  activities,
organisation and specific tasks of a Parliament department. The department responsible
for handling the request is the department that is author or holder of the information.
The  department  responsible must  respond as  soon  as  possible after receipt  of  the
request. According to the Code of Good Administrative Practice, it is good practice to send
an  acknowledgement  of  receipt  if  the  department  handling  the  request  thinks  it  is  not
possible to send a substantive reply within a period of two weeks.
Any request for specific information that has a bearing on the particular responsibilities of
another  department must be  reassigned as  soon  as  possible  by  the  department
concerned  to  the  department  responsible, which  wil   thus  be made responsible  for
handling the request. The department that received the request original y must inform the
applicant that the request has been transferred to the department responsible. It is also
possible  that  external  requests  for  specific  information wil   be  sent to  the  Citizens’
Enquiries  Unit,  which  should  contact  the  department  responsible  with  a  view  to
reassigning the request for information and its processing.
IV.2.3 External requests for specific information involving several departments
Any external request for specific information that concerns the activities, organisation or
tasks of several departments in Parliament must be reassigned as soon as possible by the
department that receives the request to the Citizens’ Enquiries Unit, which is responsible
for coordinating and sending the reply.
The Citizens’ Enquiries Unit has to provide the answer as soon as possible after receipt of
the request.
To  this  end,  the  departments  responsible  should  send  it  the  information  requested as
soon as possible after receipt of the request.
IV.2.4 Requests for information from journalists
Parliament’s  Directorate-General  for  Communication  (DG  COMM)  is  responsible  for
handling requests for information from journalists. DG COMM has prepared information
packs that can be used to answer journalists’ specific requests.
If  necessary,  DG  COMM  wil   assess  on  a  case-by-case  basis  whether  certain  requests  by
journalists  should  be  handled  in  cooperation  with  the  Citizens’  Enquiries Unit,  the
Transparency Unit and/or the Data Protection Officer, in the light of Regulation 1049/2001
or Regulation 45/2001.
21
CHAPTER V
HANDLING EXTERNAL REQUESTS
FOR DOCUMENTS AND INFORMATION: SPECIFIC CASES
V.1 EXTERNAL  REQUESTS  FOR  DOCUMENTS  AND  INFORMATION  RELATING  TO
PETITIONS
V.1.1 Requests for documents and information by a petitioner
The 1049/2001 procedure does not apply to requests for documents for which there
is a special privileged access procedure.
Consequently,  any  request  by  a  petitioner,  to  the  Transparency  Unit  or  the  Citizens’
Enquiries  Unit, for documents  or  information that  wil   provide additional  information
concerning  his  or  her  own  petition,  is  considered  in  the  framework  of a  petitioner’s
privileged right  of  access to  his  or  her  own  file.  The  request  is  thus  automatical y
reassigned to the secretariat of the Petitions Committee, as the department responsible.
V.1.2 Requests for documents by third parties introduced under Regulation 1049/2001
Any member of the public or third party can request access to documents relating to a
petition file, by citing Regulation 1049/2001. If the applicant is not an interested party, the
1049/2001 procedure applies. In that case, the Transparency Unit deals with requests for
documents in cooperation with the department responsible, in the light of the exceptions
set out in Article 4 of Regulation 1049/2001.
The department responsible is  required  to transmit the  document(s) requested  to  the
Transparency Unit and suggest a course of action to be taken within five working days,
in accordance with Article 9 of the decision of 28 November 2001. Any refusal of disclosure
must be justified on the basis of the exceptions listed in Regulation 1049/2001.
The Rules of Procedure provides for  certain conditions under  which the  name  of  the
petitioner and the content of the petition may not be disclosed to the public.
22
V.2. EXTERNAL  REQUESTS  FOR  DOCUMENTS  AND  INFORMATION  CONCERNING
PUBLIC PROCUREMENT OR GRANT AWARD PROCEDURES
V.2.1 External requests for documents and information relating to procurement contracts
The 1049/2001 procedure does not apply in the first instance to requests for documents
for which there is a special privileged access procedure.
Consequently, any  request  for  access  to  documents concerning  a procurement
procedure that comes from a tenderer who is identified as an interested party is dealt
with  by  the department  responsible  for  the  public  procurement  procedure in
accordance  with  the "interested  parties" procedure.  In  such  cases, the  department
responsible should assess the request in accordance with Article 113 of the FR and Article
161 of the RAP.
If an unsuccessful tenderer requests access to documents on the grounds of Parliament’s
duty of transparency, the department should deal with the tenderer’s request under the
"interested  parties" procedure  in  accordance  with  the FR.  If  the  tenderer  insists  on
application of Regulation 1049/2001, the department responsible should refer the request
to the department that takes responsibility, which is the Transparency Unit.
A member of the public or any third party can request access to documents concerning an
invitation to tender by citing Regulation 1049/2001. If the applicant is not an interested
party,  the  1049/2001  procedure  applies.  In  that  case,  the  Transparency  Unit  deals  with
requests  for  documents  in  cooperation with  the  department  responsible,  in  the  light of
the provisions of the FR and the exceptions set out in Article 4 of Regulation 1049/2001.
The department responsible is  required  to transmit the  document(s) requested  to  the
Transparency Unit and suggest a course of action to be taken within five working days,
in accordance with Article 9 of the decision of 28 November 2001. Any refusal of disclosure
must be justified on the basis of the exceptions provided in Regulation 1049/2001.
Any request for access to documents concerning a procurement procedure entered by
a  tenderer who  is  identified  as  an interested  party is  dealt  with  by  the department
responsible  for  the  public  procurement  procedure.  In  that  case,  the  department
responsible should assess the request in accordance with Article 113 of the FR and Article
161 of the RAP.
Nevertheless,  the  Citizens’  Enquiries  Unit  remains  the  department  responsible  for
handling any requests  for general information  that  it  receives  concerning  public
procurement  procedures.  If  requests  for  general  information  are  sent  to  another
Parliament  department,  the  department  that  received  the  request  must  contact  the
Citizens’ Enquiries Unit to see how the request should be handled and whether it should
be reassigned.
23
V.2.2 External requests for documents and information relating to grants
In  the  absence  of  a  specific  procedure  in  the FR that  gives  interested  parties  or  third
parties access to documents relating to grants, the 1049/2001 procedure applies, provided
specific  reference  is  made  to  it  in  the  request. In  that  case,  the  Transparency  Unit  deals
with  request  for  documents  in  cooperation  with  the  department  responsible,  in
accordance  with  the  provisions  of  the FR and  the  exceptions  set  out  in  Article  4  of
Regulation 1049/2001.
The department responsible is  required  to transmit the  document(s) requested  to  the
Transparency Unit and suggest a course of action to be taken within five working days,
in accordance with Article 9 of the decision of 28 November 2001. Any refusal of disclosure
must be justified on the basis of the exceptions provided in Regulation 1049/2001.
In  the  absence  of  a  specific  procedure  in  the FR that  gives  interested  parties  or  third
parties access to specific information on grant award procedures, these requests are dealt
with  by the  department responsible in  accordance  with  general  procedures  for  dealing
with requests for information.
24
CHAPTER VI
HANDLING INTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS AND INFORMATION
VI.1 INTERNAL REQUESTS FOR DOCUMENTS
VI.1.1 Internal requests for documents: general procedure between departments
MEPs  and  Parliament  staff  sometimes cite Regulation  1049/2001 when  they  request
documents.
Any  request  by  MEPs,  their  assistants  or  a  member  of  staff  that  refers  to  Regulation
1049/2001  when  requesting  an  internal  document  is  reassigned  to  the department
responsible  for  that  document,  which  is  thus  is  responsible  for  responding  to  the
request.
Use  of  the  1049/2001  procedure  could  potential y  lead  to  a pre-litigation  procedure
between  Parliament  and  the  MEP  or  official concerned,  which  is  why  the  Transparency
Unit  channels such requests through specific  internal  administrative  procedures,  in
accordance with Rule 5(4) and Rule 160 of Parliament’s Rules of Procedure and the Bureau
decision of 28 November 2001. The Transparency Unit should inform such applicants that
they have a privileged right of access.
VI.1.2 MEPs requests for documents: consultation procedure
Members who request access under Regulation 1049/2001 should be informed that they
have  a privileged  right of  access as  laid  down  in  Rule  5(4)  of  the  Rules  of  Procedure,
whereby Members are entitled to inspect any files held by Parliament.
Nevertheless, the right of inspection set out in the Rules of Procedure is limited:
 to the inspection of personal accounting documents and files;
 in accordance with the exceptions laid down in Rule 5:
i.
the  right  to  protection  of  personal  data  or  the  protection  of  the  commercial
interests of a third party,
i .
the right to protection of the institution’s internal operation, such as exceptions
providing for protection of legal advice or protection of the internal decision-
making process,
i i.
the  right  to  complete  confidentiality  of  documents  relating  to judicial
proceedings while the proceedings are going on, so the Legal Service is able to
defend Parliament effectively.
Taking these restrictions into account, the department responsible can offer Members to
consult the files in the offices of the directorate-general concerned. As this is only a right
of  inspection,  Members  are  not  in principle  able  to remove the  documents  from  the
directorate-general’s offices.
25
Account  must  also  be  taken  of  the  stage of procedure reached  for  a  specific  file  that a
Member  wishes  to  consult.  If  the  content  of  the  file  is  not available  for  wider  public
disclosure,  consultation  by  a  Member  must  be  subject  to  an  undertaking  on  his  or  her
honour not to disclose the information without Parliament’s prior agreement.
Where confidential  information is  concerned,  the  rules  and  procedures  set  out  in  the
Bureau decision  concerning  the  rules  governing  the  treatment  of  confidential
information19 and the implementing rules apply.
VI.1.3 MEPs requests for information products
The Members’ Research Services Directorate in the Directorate-General for Parliamentary
Research  Services  (DG  EPRS)  is  the department  responsible for  handling Members’
requests for information products.
The  Members’  Research  Services  Directorate  consists  of  specialised  thematic  units;  it
provides  a  dedicated  research capacity for  individual  Members  and  generates  a  wide
range of accessible briefing materials for al  Members, across the various EU policy fields.
It also offers personal briefing sessions for individual Members as part of its normal range
of services.
More specifical y the Members’ Research Services Directorate can provide:
 tailored, on-demand, analysis and research to individual Members, in response to
their requests in respect of policies, issues and legislation in any field of European
Union competence; and
 general briefing material of a clear, readable and content-rich kind, which is made
available  pro-actively  and  collectively  to  al   Members,  in  any  field  of  European
Union competence.
Any request from Members for an information product in the European Union’s various
areas of activity should be assigned to the Members’ Research Services Directorate as the
department responsible for handling it, where appropriate in cooperation with the On-site
and Online Library Services Unit in DG EPRS’s Directorate for the Library.
19 Bureau decision of 15 April 2013 concerning the rules governing the treatment of confidential information by
the European Parliament.
26
VI.1.4 Staff requests for documents for professional purposes
The processing of requests for documents by members of staff for professional purposes
is based on the need-to-know principle. Members of staff who need a document for their
work  should  contact  the  department  responsible,  which  wil consider the  conditions  in
which the document may be consulted.
Members of staff are bound by the duty of discretion laid down in the Staff Regulations.
The electronic register of references (ERR) contains references for Parliament documents
since 2001 and is a useful search tool. If a document cannot be found in the ERR database,
the member  of  staff should  contact  the  department  responsible,  which  is  the
department that should deal with the request.
VI.2 INTERNAL REQUESTS FOR INFORMATION
VI.2.1 MEPs' requests for information: general procedure
When carrying out their duties, MEPs may at any time ask the administration to provide
information on a particular subject.
Any  department  that  is  asked  for  information  by  a Member should  first  check  that  it  is
indeed the department responsible for handling the request. If it is not, it should assign
the  request  to  the  department  responsible and  inform  the  Member  that  another
department wil  be dealing with the request.
VI.2.2 MEPs requests sent to the Members' Hotline
The  Members’  Research  Services  Directorate  in  DG  EPRS  has  set  up  a  Members'  Hotline
that provides Members with a priority service;  the Member should be contacted within
three hours of receipt of the request.
Procedures for accessing the Members’ Hotline are set out on DG EPRS’s website:
27
VI.2.3 MEPs’ requests for practical information: One-Stop Shop
The One-Stop Shop for Members takes the form of a front desk offering priority treatment
to  Members  by  liaising  directly  with  the  specialised directorates-general whenever  the
service needed is not directly within the competence of the One-Stop Shop itself.
Requests from Members should receive a first reply within two hours, followed by a full
reply within 24 hours.
Members also have the option of contacting departments directly.
For requests relating to political work or advice on the statutory rights and obligations of
parliamentary assistants, the One-Stop Shop for Members provides information on whom
to contact in the department concerned.
Information  on  how  to  access  the  One-Stop  Shop  for  Members  can  be  found  on  the
Intranet:
http://www.epintranet.ep.parl.union.eu/intranet/ep/lang/en/content/mep/mep_entry_page
VI.2.4 Staff requests for information for professional purposes
The processing of requests for information by staff for professional purposes is based on
the need-to-know  principle. Staff who  need  information  for  their  work  should  contact
the department responsible, which wil consider the conditions in which the information
may be provided.
Members of staff are bound by the duty of discretion laid down in the Staff Regulations.
28
T I T L E   I I I
I N T E R I N S T I T U T I O N A L   C O O P E R A T I O N
Under Rule 140(1) of the Rules of Procedure, Parliament may enter into agreements with
other institutions in the context of the application of the Treaties or in order to improve or
clarify  procedures. Moreover,  Article  4  of  the  Treaty  on  European  Union  lays  down  the
principle of sincere cooperation between the European Union and the Member States.
CHAPTER VII
COOPERATION WITH OTHER EU INSTITUTIONS
VII.1 HANDLING REQUESTS  FOR  DOCUMENTS AND  INFORMATION  BETWEEN
INSTITUTIONS
Regulation 1049/2001 does not cover access to and the transmission of documents
between the institutions. These are subject to specific interinstitutional agreements, as
set out in:
 the Agreement between the European Parliament and the Commission on procedures
for implementing Council Decision 1999/468/EC laying down the procedures for the
exercise  of  implementing  powers  conferred  on  the  Commission,  as  amended  by
Decision 2006/512/EC;
 the  Framework  Agreement  on  relations  between  the  European  Parliament  and  the
European Commission;
 the Joint Declaration of the European Parliament, the Council and the Commission of
13 June 2007 on practical arrangements for the codecision procedure (Article 251 of
the EC Treaty);
 the Interinstitutional Agreement on better law-making;
 the  political  declaration  signed  by  the  European  Parliament,  the  Council  and  the
Commission entitled ‘Communicating Europe in Partnership’;
 the  Code  of  conduct  for  negotiating  in  the  context  of  the  ordinary  legislative
procedures;
 the Interinstitutional Agreement between the European Parliament and the European
Central Bank on the practical modalities of the exercise of democratic accountability
and  oversight  over  the  exercise  of  the  tasks  conferred  on  the  ECB  within  the
framework of the Single Supervisory Mechanism.
The  framework  agreements  that  govern  the  transmission  of  confidential  information
between  the  institutions,  particularly  the  agreements  signed  between  Parliament,  the
Commission and the Council, apply in the cases specifical y covered by these agreements.
The regulatory texts and the Bureau decision on confidential information apply. The same
applies in relation to Regulation 45/2001 if a transfer of personal data is involved.
29
CHAPTER VIII
COOPERATION WITH MEMBER STATES
VII.2 HANDLING REQUESTS FOR DOCUMENTS AND INFORMATION FROM MEMBER
STATES' AUTHORITIES
The Member States’ judicial authorities occasional y ask Parliament for documents and/or
information for use in national investigations, for example in relation to payments made
to an undertaking that has provided services to Parliament.
These  requests  do  not  fall  within  the  remit  of  Regulation  1049/2001,  as  the
documents and information provided to the national authorities are not for disclosure to
the general public (disclosure with erga omnes effect). These requests are dealt with under
Article  4  of  the  Treaty  on  European  Union  (TEU),  which  forms  the  legal  basis  for  the
principle  of  sincere  cooperation  between  the  European  Union  and  the  Member
States.
If these requests involve personal data, the provisions of Regulation 45/2001 apply.
The authority responsible for replying to requests by the Member States' authorities is the
President of Parliament, who is assisted by the department which is the author or which
holds the documents or information requested, if necessary in cooperation with the Legal
Service.
It should be noted that Article 15 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the
European Union requires the institutions to communicate to Member State governments
the names, grades and addresses of officials and other servants likely to benefit from the
conditions set out in the Protocol.
The identification of the beneficiaries of the conditions set out in the Protocol constitutes
in itself a specific category of requests for documents.
30
EPRS | European Parliamentary Research Service
31