Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


 
 
 
 

Council of the 
 
 

 European Union 
   
 
Brussels, 10 June 2016 
(OR. en) 
    9308/16 
 
 
 
 
 
 
INF 86 

 
 
API 59 
 
'I/A' ITEM NOTE 
From: 
Working Party on Information 
To: 
Permanent Representatives Committee/Council 
No. prev. doc.: 
8942/16 
Subject: 
Fourteenth annual report of the Council on the implementation of 
Regulation (EU) No 1049/2001 of the European Parliament and of the 
Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, 
Council and Commission documents 
 
 
1. 
Article 17(1) of Regulation 1049/2001 on access to documents establishes that each 
institution has to publish an annual report on the implementation of the Regulation for the 
preceding year. 
 
2. 
The draft Annual Report for the year 2015 identifies the main trends and features of requests 
for access to Council documents and reviews complaints to the Ombudsman as well as rulings 
given by the European Courts in cases concerning the Council's implementation of the 
regulation. The format of the report changed and its length has been shortened, given that the 
statistical data providing the basis for the report is now available in the form of open data on 
the Council's website. 
 
3. 
Statistical information on requests for access to documents addressed to the Council in 2015 
was presented to the Working Party on Information at its meeting on 19 May 2016. 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

4. 
The Working Party Information agreed, through an informal consultation procedure, with the 
draft Annual Report as set out in the Annex to this note. 
 
5. 
The Permanent Representatives Committee is therefore invited to recommend to the Council 
to approve, as an "A" item of its agenda, the draft Annual Report. 
 
 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

link to page 3  
ANNEX 
COUNCIL ANNUAL REPORT 
ON ACCESS TO DOCUMENTS - 2015
 
OPEN DATASET AVAILABLE ON COUNCIL'S WEBSITE 
In April 2016, the Council published the open dataset on requests for access to documents on its 
website. The dataset is available in machine readable format. It is possible to query the data via the 
application program interface (API) SPARQL endpoint or to download the entire dataset in zip 
format. Experienced users can use the dataset to create tailor-made reports and statistics. A user-
friendly search engine will also be available from July onwards. 
Two additional datasets have also been published as open data, namely the metadata of the 
Council's public register of documents and the Council's voting results on the adoption of legislative 
acts. The three datasets are available on the Council's website and on the EU Open Data Portal.  
REQUESTS FOR ACCESS TO DOCUMENTS IN 2015 
The public register 
The register attracts about 10% of the Council's website traffic. In 2015, the register was consulted 
over 350 000 times. Its 162 000 visitors arrived at the register through web search engines (36%), 
were redirected from another website (30%) or have the register's address bookmarked (31%). 
About a third of the visitors came from Belgium, 10% from Germany and 8% from the UK. 
On 31 December 2015, the public register listed 344 628 original language documents (2 492 257 
documents in all language versions). Of the total number of original language documents listed in 
the register, 69% are public and available for downloading, that is, 238 340 documents. 
                                                 
1 
This report has been drawn up pursuant to article 17(1) of regulation (EC) no 1049/2001 of the European 
Parliament and of the Council regarding public access to European Parliament, Council and 
Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43), which provides that "Each institution 
shall publish annually a report for the preceding year including the number of cases in which 
the institution refused to grant access to documents, the reasons for such refusals and the 
number of sensitive documents not recorded in the register". 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

link to page 4 link to page 4  
Throughout 2015, 35 010 documents were added to the register, of which 81%, that is 28 270 
documents, are now public and available for downloading. In 2015, the Council issued 
19 506 documents public upon circulation, issued 14 400 LIMITE documents and added to the 
register 725 documents partially available to the public. The Council also issued 634 classified 
documents2 of which 382 are listed in the register and 252 were not included. 
Requests for access to documents 
In 2015, the Council received 2 784 initial requests for access to documents and 24 confirmatory 
applications, requiring the analysis of 12 102 documents. At the initial stage, full access was 
granted to 9 277 documents and partial access to 1 094 documents. Access was refused to 1 731 
documents. Regarding confirmatory applications, full access was granted to 23 documents and 
partial access to 38 documents. The Council maintained the refusal of 66 documents. 
During the period covered by this report, the Council issued 8 670 legislative documents3 of which 
3 115 were issued as public upon circulation. Of the remaining 5 555 legislative documents issued 
as LIMITE (with reference in the register but not directly accessible), 4 683 documents were made 
public upon request, a release rate of 84%. 
At the initial stage, documents were refused mainly in order to protect the Council's decision-
making process (587 times, 45%), to protect the public interest as regards international relations 
(244 times, 19%) and as regards public security (47 times, 4%). In 28% of cases (362 times), 
documents were refused by combining several exceptions. The protection of personal data was the 
exception used most often to justify partial access (317 times, 29%). 
At the confirmatory stage, documents were refused mainly in order to protect the public interest as 
regards international relations (23 times, 35%) and to protect the Council's decision-making process 
together with another exception (41 times, 62%). The protection of the decision-making process in 
combination with another reason was also the exception most often used to justify partial access (24 
times, 63%). 
                                                 
2 
As established by Council Decision 2013/488/EU of 23 September 2013 on the security rules 
for protecting EU classified information (OJ L 274, 15.10.2013, p. 1). 
3 
As defined in Article 12 of Regulation 1049/2001, legislative documents are documents 
drawn up and/or received in the course of a legislative procedure. 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
It took the General Secretariat an average of 16 working days to process initial requests and 29 
working days to process confirmatory applications. The deadline of 15 working days to process 
initial requests was extended for 671 requests, that is, in 24% of cases. For confirmatory 
applications the deadline was extended for 22 out of 24 confirmatory applications. 
The tables in the annex give further detail on requests for access to documents. 
 
COMPLAINTS LODGED WITH THE EUROPEAN OMBUDSMAN AND LEGAL ACTION 
 
Complaints lodged with the European Ombudsman 
 
Complaint 2049/2014/NF of 8 January 2015 
 
This complaint concerned a refusal by the European Council to grant public access to two 
documents relating to the work of the task force set up in 2010 to strengthen economic governance 
across the EU. In its reply to the applicant’s confirmatory request, the European Council argued that 
the publication of the documents would undermine the protection of the financial, monetary or 
economic policy of the European Union or of a member state and the protection of the institution's 
decision-making process. 
 
Having inspected the relevant documents, the Ombudsman took the preliminary view that their 
content did not appear as sensitive as claimed by the European Council, in particular when taking 
into account the fact that the documents had been drawn up in 2010. The European Council 
subsequently reconsidered its assessment and released the two documents to the complainant. With 
her letter of 16 March 2016, the Ombudsman closed the case, concluding that the European Council 
had settled the matter and thereby satisfied the complainant. 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
Complaint 1011/2015/TN of 13 July 2015 
This complaint concerned the refusal of the Council of the European Union to grant public access to 
the opinions on the suitability of member state candidates to perform the duties of judge and 
advocate-general at the Court of Justice and at the General Court of the EU. These opinions are 
drawn up by a panel of experts and are used by member states when deliberating on the suitability 
of a given candidate. The Council had initially refused access to the opinions arguing that the 
documents were of an intergovernmental nature and therefore not covered by the scope of 
Regulation 1049/2001. 
The Ombudsman opened an inquiry into the matter, setting out in her preliminary view that 
regulation 1049/2001 did apply to the document concerned by the request for public access.  In its 
opinion, the Council explained that it had reassessed its practice and concluded that Regulation 
1049/2001 also applied to documents held by its General Secretariat when performing tasks of 
support to various intergovernmental bodies and entities, including documents originating from the 
said panel.  
By her decision of 4 May 2016, the Ombudsman closed her inquiry into the matter, concluding that 
the Council by its change of policy had taken steps to resolve the matter. 
 
Complaint 916/2015/OV of 22 July 2015 
 
This complaint concerned the Council's refusal to grant full public access to five documents 
concerning the operational results of the Mos Maiorum, Aphrodite and Perkünas joint operations.  
The complainant alleged that the Council had wrongly refused to grant public access to the 
documents concerned invoking the need to protect the public interest as regards public security and 
international relations. Following the inspection of the relevant documents, the Ombudsman took 
the view that the Council could consider granting further partial access to certain parts of the 
documents. 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
On 13 May 2016, the Council informed the Ombudsman and the complainant that it had reassessed 
the requested documents to take into account the time elapsed since the abovementioned operations 
and the changing migration trends in Europe. Following its reassessment, the Council had come to 
the conclusion that full access could be granted to two of the requested documents (6224/13 ADD 1 
and 6224/13 ADD 2) and extended partial access could be granted to another two documents 
(5474/15 and 6224/13). However, the Council maintained its assessment that no further partial 
access could be given to the fifth document (16045/13). The Council considered that the release of 
specific sections of the latter three documents would still undermine the protection of the public 
interest as regards public security and international relations. 
 
Own-initiative inquiry (OI/8/2015/FOR) on transparency in trilogues - concerning the European 
Parliament, the Council of the European Union and the European Commission 
 
In May 2015, the European Ombudsman opened an own-initiative inquiry on transparency in 
trilogues. In her letter, addressed to the European Parliament, the Council and the Commission, the 
Ombudsman asked the three institutions to reply to several questions about the organisation of 
trilogues and the handling of documents (drafting and accessibility). The institutions were also 
requested to make arrangements for her team to inspect two closed legislative files in the 
framework of her inquiry: the mortgage credit directive (2014/14/EU) and the clinical trial 
regulation
 (536/2014). 
 
In its reply to the Ombudsman's letter, the Council pointed out that the organisation of the 
legislative activity
 as such, including the organisation of trilogues, could not be considered an 
administrative activity
, but should be regarded as an essential aspect of the exercise of the 
legislators' prerogatives. However, the Council considered that the handling of documents, 
including documents prepared for trilogues, constituted an administrative activity falling within the 
Ombudsman's mandate and therefore authorised the inspection of the preparatory documents 
relating to the two abovementioned legislative files. The inspections took place on 12 and 20 
November 2015, respectively. 
 
At the time of publication of this report, the Council had not yet received a reply from the 
Ombudsman concerning this own-initiative inquiry. 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

link to page 8 link to page 8  
Court cases 
 
By its judgment of 18 September 2015 in case 395/13 (Samuli Miettinen v Council), the General 
Court (Seventh Chamber) annulled the Council's decision of 13 May 2013 refusing full public 
access to document 12979/12, which contained an opinion of the Council legal service regarding 
two legislative proposals.4 
 
This case concerned the application of the exceptions to the right of public access set out in article 
4(2), second indent, and in article 4(3), first subparagraph, of Regulation no 1049/2001 concerning 
the protection of legal advice and the protection of the institution's decision-making process. 
The ruling of the General Court did not develop any particular new elements regarding previous 
jurisprudence in this field but did seem to reduce even further the use of the exception on the 
protection of legal advice, already limited by the Court of Justice in the “Turco-judgment”5. The 
ruling also confirmed the very restrictive line taken by the Court in the recent “Access Info Europe” 
case as regards the protection of the decision-making process of an EU institution when legislating. 
By its judgment of 7 October 2015 in case T-658/14 (Ivan Jurašinović v Council), the General 
Court (Fifth Chamber) dismissed the action brought by the applicant against the Council’s decision 
to refuse full public access to the correspondence between the EU institutions and the International 
Criminal Tribunal for the Former Yugoslavia (ICTY) in the context of the 'Gotovina' case before 
the ICTY. In its judgment, the General Court took the view that the Council’s refusal of full access 
to the correspondence with the ICTY was justified on the grounds of the need to protect the public 
interest as regards international relations, as provided for in article 4(1)(a), third indent of 
Regulation (EC) no 1049/2001. 
                                                 
4 
Proposal for a directive of the European Parliament and of the Council on criminal sanctions 
for insider dealing and market manipulation and proposal for a regulation on insider dealing 
and market manipulation and other instruments regarding the harmonisation of administrative 
sanctions in the framework of financial services. 
 
See the Court’s judgment of 1 July 2008, Sweden and Turco v Council, C-39/05 P and C-
52/05 P, ECR, EU:C:2008:374. 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

link to page 9  
Case T-710/14 (Herbert Smith Freehills), challenging the legality of the Council’s decision to 
refuse public access to emails sent by an official of the Council's legal service during trilogue 
negotiations on a legislative file6 is currently pending before the General Court.  
The Council is intervening in support of the European Parliament in Case T-540/15 (Emilio De 
Capitani
 v European Parliament). Mr De Capitani has brought an action before the Court for the 
annulment of the European Parliament's decision to refuse full access to multicolumn documents 
prepared for trilogue meetings, in the context of negotiations on the legislative proposal for a 
regulation of the European Parliament and of the Council on the European Union Agency for Law 
Enforcement Cooperation and Training (Europol). In particular, this case regards the refusal of 
access to the fourth column, which sets out the compromise text agreed by the institutions, based on 
the protection of the decision-making process of the institutions provided for in article 4(3) first 
subparagraph of Regulation 1049/2001. 
 
__________________________ 
                                                 
6 
Proposal for a directive of the European Parliament and of the Council on the approximation 
of laws, regulations and administrative provisions of the member states concerning the 
manufacture, presentation and sale of tobacco and related products. See also the Council 
Annual Report on Access to documents - 2014, p. 19. 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 

 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
ANNEX to the ANNEX 
 
1.  Number of initial requests pursuant to Regulation No 1049/2001 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
2 116 
1 871 
2 212 
2 445 
2 784 
 
2.  Number of documents requested by initial requests 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
9 641 
6 166 
7 564 
10 839 
12 102 
 
3.  Documents released by the General Secretariat of the Council at initial stage 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
8 506 
4 858 
5 951 
8 964 
10 371 
partial 
full 
partial 
full 
partial 
full 
partial 
full 
partial 
full 
1 103 
7 403 
998 
3 860 
867 
5 084 
776 
8 188 
1 094 
9 277 
 
4.  Number of confirmatory applications 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
27 
23 
25 
40 
24 
 
5.  Number of documents considered by confirmatory applications 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
59 
78 
77 
225 
127 
 
6.  Documents released by the Council at confirmatory stage 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
41 
27 
33 
159 
61 
partial 
full 
partial 
full 
partial 
full 
partial 
full 
partial 
full 
15 
26 
17 
10 
29 

132 
27 
38 
23 
 
7.  Rate of documents released during the whole procedure (full release / full + partial release) 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
77% 
88,6% 
64,9% 
81,2% 
67,6% 
79,5% 
75,9% 
84,2% 
77,9% 
87,4% 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
10 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
8.  Professional profile of the applicants (initial requests) 
 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
Civil society 
25,8% 
27,2% 
29,4% 
28,5% 
27% 
Journalists 
3,3% 
2,8% 
1,8% 
4,5% 
4,1% 
Lawyers 
10% 
9,8% 
10% 
10,3% 
10,3% 
Academic world 
37,6% 
33,4% 
29,2% 
31,7% 
37,9% 
Public authorities (non-EU 
institutions, third-country 
5,4% 
4,0% 
4,4% 
3,8% 
2,8% 
representatives, etc.) 
Members of the European 
Parliament and assistants 
0,9% 
1% 
0,6% 
0,4% 
0,9% 
Others 
5,3% 
6,6% 
5,8% 
6% 
10,3% 
Undeclared 
13,5% 
16,5% 
18,8% 
14,8% 
6,7% 
 
9.  Professional profile of the applicants (confirmatory applications) 
 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
Civil society 
19,3% 
28,5% 
21,8% 
27,7% 
16,6% 
Journalists 
11,5% 
9,5% 
0% 
3,5% 
5,6% 
Lawyers 
15,4% 
14,3% 
13% 
31% 
33,3% 
Academic world 
34,6% 
23,8% 
43,5% 
24,1% 
33,3% 
Public authorities (non-EU 
institutions, third-country 
0% 
0% 
0% 
3,4% 
0% 
representatives, etc.) 
Members of the European 
3,8% 
4,8% 
0% 
0% 
5,6% 
Parliament and assistants 
Others 
7,7% 
4,8% 
4,3% 
0% 
0% 
Undeclared 
7,7% 
14,3% 
17,4% 
10,3% 
5,6% 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
11 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
10. 
Geographic distribution of the applicants (initial requests) 
Country 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
Belgium 
30,5% 
33% 
28% 
29% 
25% 
Bulgaria 
0,4% 
0,1% 
0,6% 
0,1% 
0,3% 
Croatia 
0,5% 
0,2% 
0,2% 
0,1% 
0,3% 
Czech Republic 
1% 
0,7% 
0,8% 
1,8% 
0,5% 
Denmark 
1% 
0,6% 
2,1% 
2,3% 
3,3% 
Germany 
14,5% 
14,6% 
18,5% 
13,9% 
13% 
Estonia 
0% 
0% 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
Greece 
0,7% 
0,5% 
1% 
0,2% 
0,8% 
Spain 
3,5% 
3,3% 
3,3% 
3,6% 
4,9% 
France 
7,7% 
7,3% 
5,7% 
6% 
5,6% 
Ireland 
0,7% 
1,1% 
0,9% 
1,4% 
1% 
Italy 
6,3% 
5,6% 
4,6% 
4% 
4,1% 
Cyprus 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
Latvia 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
0,1% 
0,1% 
Lithuania 
0,1% 
0% 
0,5% 
0% 
0% 
Luxembourg 
1,3% 
1,2% 
1,8% 
1,6% 
0,4% 
Hungary 
0,8% 
0,2% 
0,5% 
0,3% 
0,2% 
Malta 
0,2% 
0,2% 
0,1% 
0,5% 
0,2% 
Netherlands 
7,6% 
5,8% 
5% 
6,8% 
7,3% 
Austria 
1,9% 
1,9% 
2% 
1,8% 
1,6% 
Poland 
1,6% 
2,3% 
1,7% 
1,5% 
1,7% 
Portugal 
0,9% 
0,7% 
0,4% 
1% 
0,5% 
Romania 
0,2% 
0,2% 
0% 
0,4% 
0,3% 
Slovenia 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
0,2% 
0,2% 
Slovakia 
0,3% 
0,5% 
0,1% 
0,1% 
0,3% 
Finland 
0,4% 
0,6% 
1% 
1,1% 
1,1% 
Sweden 
1,3% 
1,3% 
1,2% 
1% 
0,8% 
United Kingdom 
9,2% 
11,5% 
10,2% 
9,6% 
9,9% 
Third countries 
5,9% 
4,2% 
3,5% 
4,1% 
4% 
Undeclared 
0,9% 
2,2% 
5,5% 
7,1% 
12,2% 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
12 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
11. 
Geographic distribution of the applicants (confirmatory applications) 
Country 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
Belgium 
23,1% 
38,1% 
 26,1% 
27,6% 
38,9% 
Bulgaria 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Croatia 
0% 
0% 
4,3% 
3,4% 
0% 
Czech Republic 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Denmark 
3,9% 
0% 
0% 
3,5% 
0% 
Germany 
19,2% 
19% 
21,7% 
6,9% 
16,7% 
Estonia 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Greece 
0% 
0% 
 0% 
0% 
5,5% 
Spain 
3,8% 
0% 
 0% 
0% 
0% 
France 
7,7% 
9,5% 
4,4% 
6,9% 
5,6% 
Ireland 
0% 
0% 
 0% 
3,5% 
0% 
Italy 
7,7% 
0% 
4,4% 
3,4% 
0% 
Cyprus 
0% 
0% 
 0% 
0% 
0% 
Latvia 
0% 
0% 
 0% 
0% 
0% 
Lithuania 
0% 
0% 
 0% 
0% 
0% 
Luxembourg 
0% 
0% 
 0% 
0% 
0% 
Hungary 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Malta 
0% 
0% 
 0% 
0% 
0% 
Netherlands 
7,7% 
4,8% 
8,7% 
6,9% 
11,1% 
Austria 
0% 
0% 
0% 
6,9% 
0% 
Poland 
0% 
0% 
4,3% 
0% 
0% 
Portugal 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Romania 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Slovenia 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
Slovakia 
0% 
0% 
 0% 
0% 
0% 
Finland 
0% 
0% 
4,4% 
6,9% 
0% 
Sweden 
0% 
0% 
0% 
0% 
0% 
United Kingdom 
23,1% 
14,3% 
4,4% 
20,7% 
11,1% 
Third countries 
3,8% 
0% 
4,3% 
0% 
0% 
Undeclared 
0% 
14,3% 
13% 
3,4% 
11,1% 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
13 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
12. 
Policy area of requested documents 
Policy 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
Agriculture, Fisheries 
3,5% 
5% 
3% 
4,9% 
3,6% 
Internal Market 
8% 
9,7% 
11,7% 
6,7% 
8,3% 
Research 
0,4% 
1% 
2,1% 
1,1% 
0,1% 
Culture 
0,2% 
0,7% 
0,5% 
0,4% 
0,4% 
Education/Youth 
0,4% 
0,2% 
0,6% 
0,5% 
0,5% 
Industry 
0,1% 
0% 
0,4% 
0,3% 
0% 
Competitiveness 
1,4% 
1,6% 
1,1% 
1,1% 
0,4% 
Energy 
2,1% 
2,7% 
2% 
1,3% 
0,9% 
Transport 
1,5% 
1,4% 
2,6% 
3,9% 
3,3% 
Environment 
9,1% 
7,6% 
12,6% 
13,1% 
8% 
Health and Consumer Protection 
3,6% 
3,5% 
4,5% 
6,1% 
5,2% 
Economic and Monetary Policy 
5,9% 
6,9% 
8,7% 
4% 
8,5% 
Tax Questions – Fiscal Issues 
12,5% 
6,7% 
3,7% 
4,2% 
4,3% 
External Relations – CFSP 
12,8% 
10,7% 
8,1% 
10,6% 
12,7% 
Civilian Protection 
0% 
0,6% 
0,8% 
0,6% 
0,3% 
Enlargement 
1% 
1,2% 
0,4% 
0,4% 
0,6% 
Defence and Military matters 
2,2% 
2,7% 
2,5% 
0,8% 
1,4% 
Assistance for Development 
0,1% 
0% 
0,4% 
0,1% 
0% 
Regional Policy and 
Economical/Social Cohesion 
0,1% 
0,4% 
0,1% 
0,3% 
0% 
Social Policy 
2,7% 
3,9% 
5,2% 
5,1% 
4,1% 
Justice and Home Affairs 
19,5% 
18,1% 
16,8% 
23,4% 
27,4% 
Legal questions 
3,1% 
5,4% 
5,1% 
3,6% 
2,2% 
Functioning of the institutions 
2,4% 
2,4% 
2,8% 
2,8% 
3,3% 
Financing of the Union 
(Budget, Statute) 
0,2% 
0,8% 
0,4% 
0,2% 
0,1% 
Transparency 
0,3% 
1,2% 
0,5% 
0,5% 
0,5% 
General policy questions 
0,6% 
0,7% 
1,1% 
1,8% 
1,6% 
Parliamentary Questions 
3% 
2,5% 
0,7% 
0,5% 
1,1% 
Various 
0,2% 
0,2% 
0,1% 
0,2% 
0% 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
14 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
13. 
Exceptions used to refuse access (initial stage) 
Exceptions foreseen in 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
regulation 1049/2001 










Protection of public 
interest as regards public 
93 
8,9% 
64 
5,8% 
58 
3,8% 
35 
2% 
47 
3,6% 
security 
Protection of public 
interest as regards defence 
15 
1,4% 
18 
1,6% 

0,6% 

0,2% 
22 
1,7% 
and military matters 
Protection of public 
interest as regards 
221  21,2%  226  20,5%  375  24,7%  455  25,8%  244  18,7% 
international relations 
Protection of public 
interest as regards the 
financial, monetary or 
economic policy of the 
11 
1,1% 

0% 

0,3% 

0% 
28 
2,2% 
Community or a Member 
State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 
individual (protection of 

0,2% 

0,2% 

0,1% 

0,2% 

0,2% 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 
legal person, including 

0% 

0% 

0,1% 

0% 

0% 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 
10 
1% 

0,6% 

0,5% 
13 
0,7% 
11 
0,8% 
advice 
Protection of the purpose 
of inspections, 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
investigations and audits 
Protection of the 
Institution's decision-
426  40,9%  455  41,3%  556  36,7%  379  21,5%  587 
45% 
making process 
Several reasons together or 
other reasons 
264  25,3%  330 
30% 
503  33,2%  871  49,4%  362  27,8% 
Document not held by the 
Council/Other author 

0% 

0% 

0% 

0,2% 

0% 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
15 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
14. 
Exceptions used to refuse access (confirmatory applications) 
Exceptions foreseen in 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
regulation 1049/2001 










Protection of public interest 
as regards public security 

15,8% 

0% 

0% 

0,4% 

3% 
Protection of public interest 
as regards defence and 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
military matters 
Protection of public interest 
as regards international 
15 
78,9% 

3,9% 
20 
69% 
35 
14,6% 
23 
34,9% 
relations 
Protection of public interest 
as regards the financial, 
monetary or economic 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
policy of the Community or 
a Member State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 
individual (protection of 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 
legal person, including 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 

0% 

2% 

0% 

1,2% 

0% 
advice 
Protection of the purpose of 
inspections, investigations 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
and audits 
Protection of Institution's 
decision-making process 

0% 

2% 

3,4% 

0% 

0% 
Several reasons together or 
other reasons 

5,3% 
47 
92,1% 

27,6%  201  83,8% 
41 
62% 
Document not held by the 
Council/other author 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
16 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
15. 
Exceptions used to justify partial access (initial stage) 
Exceptions foreseen in 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
regulation 1049/2001 










Protection of public 
interest as regards public 
49 
4,4% 
44 
4,8% 
28 
3,2% 
35 
4,6% 
33 
3% 
security 
Protection of public 
interest as regards defence 

0,1% 

0,2% 

0,6% 

0,3% 

0,4% 
and military matters 
Protection of public 
interest as regards 
323  29,3%  174  18,8% 
57 
6,6% 
184 
24% 
105 
9,6% 
international relations 
Protection of public 
interest as regards the 
financial, monetary or 
economic policy of the 

0% 

0% 

0,1% 

0% 

0,2% 
Community or a Member 
State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 
individual (protection of 
35 
3,2% 
125  13,5% 
46 
5,3% 
64 
8,3% 
317 
29% 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 
legal person, including 

0% 

0% 

0% 

0,3% 

0% 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 
58 
5,2% 
18 
1,9% 
32 
3,7% 
57 
7,4% 
22 
2% 
advice 
Protection of the purpose 
of inspections, 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
investigations and audits 
Protection of the 
Institution's decision-
422  38,3%  334  36,1%  525  60,5%  180  23,5%  295 
27% 
making process 
Several reasons together or 
other reasons 
215  19,5%  228  24,7%  173 
20% 
242  31,6%  315 
29% 
Document not held by the 
Council/Other author 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
17 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
16. 
Exceptions used to justify partial access (confirmatory stage) 
Exceptions foreseen in 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
regulation 1049/2001 










Protection of public 
interest as regards public 

6,7% 

13% 

3,5% 

0% 

2% 
security 
Protection of public 
interest as regards defence 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
and military matters 
Protection of public 
interest as regards 

40% 

8,7% 

0% 
95 
72% 
12 
31,6% 
international relations 
Protection of public 
interest as regards the 
financial, monetary or 
economic policy of the 

0% 

0% 

3,5% 

0% 

0% 
Community or a Member 
State 
Protection of privacy and 
the integrity of the 
individual (protection of 

0% 

4,4% 

3,4% 

1,5% 

2,6% 
personal data) 
Protection of commercial 
interests of a natural or 
legal person, including 

0% 

0% 

0% 

0,7% 

0% 
intellectual property 
Protection of court 
proceedings and legal 

6,7% 

4,4% 

17,2% 

0% 

0% 
advice 
Protection of the purpose 
of inspections, 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
investigations and audits 
Protection of Institution's 
decision-making process 

13,3% 

4,3% 
15 
51,7% 

2,3% 

0% 
Several reasons together or 
other reasons 

33,3% 

65,2% 

20,7% 
31 
23,5% 
24 
63,2% 
Document not held by the 
Council/other author 

0% 

0% 

0% 

0% 

0% 
 
 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
18 
 
DG F 2C 
 
EN 
 

 
17. 
Number of documents (all language versions) referred to in the public register and 
number of public documents 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
1 583 636 
1 760 045 
1 962 312 
1 729 944  1 337 933 
(77%) 
1 915 737  1 480 557 
(77%) 
2 076 220 
2 273 581 
2 492 257 
(76%) 
(77%) 
(78%) 
18. 
Number of documents added to in the public Register in 2015 
 
Public upon 
circulation 
LIMITE 
LIMITE made public 
upon request 
Others 
Legislative 
3 115 
5 555 
4 683 

Non legislative 
16 391 
8 846 
4 080 
382 
19. 
Average number of working days to reply to a request for access to documents or to a 
complaint made to the European Ombudsman 
 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
For the initial 
16 
16 
18 
17 
16 
applications 
(2 116 
(1 871 
(2 212 
(2 443 
(2 784 
requests) 
requests) 
requests) 
requests) 
requests) 
For the confirmatory 
29 
28 
26 
27 
29 
applications 
(27 appl) 
(23 appl) 
(25 appl) 
(40 appl) 
(24 appl) 
Pondered average 
(initial + confirmatory) 
16,16 
16,15 
18,09 
17,16 
16,11 
Ombudsman 
32 
64 

12 
168 
20.  Number of applications with extended deadline - Art  7(3) and 8(2) 
 
2011 
2012 
2013 
2014 
2015 
Initial 
513 of 2 116, 
452 of 1 871, 
587 of 2 212, 
589 of 2 445, 
671 of 2 784 
applications 
24,2% 
24,2% 
26,5% 
24,1% 
24,1% 
Confirmatory 
applications 
24 (of 27) 
20 (of 23) 
21 (of 25) 
39 (of 40) 
22 (of 24) 
 
 

 
9308/16 
 
JT/CSM/nb 
19 
 
DG F 2C 
 
EN