This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EIDHR- Armenia, Ghana, Rwanda'.

 
 
Contracting Authority 
 
The European Union, represented by the European Commission 
 
Support for initiatives and actions aimed at promoting and enhancing the rights and wellbeing of the 
Child by protecting the Child against abuse, exploitation, and exposure to harm. 

EUROPEAN INSTRUMENT FOR DEMOCRACY AND HUMAN RIGHTS 
Actions in partner country 
GHANA 
Open Call for Proposals 
 
 
Guidelines for grant applicants 
 
Budget line 19 04 01 
 
Reference: EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
 
 
Deadline for submission of Full Applications: 26th April 2013 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 1 of 22 
 

NOTICE 
 
This  is  an  open  Call  for  Proposals,  where  all  documents  are  submitted  together  (Concept  Note  and  Full 
Application  Form).  In  the  first  instance,  only  the  Concept  Notes  will  be  evaluated.  Thereafter,  for  the 
applicants  who  have  been pre-selected, the full  proposal  will be  evaluated.  After  the evaluation of  the  full 
proposals, an eligibility check will be performed for those which have been provisionally selected. Eligibility 
will  be  checked  on  the  basis  of  the  supporting  documents  requested  by  the  Contracting  Authority  and  the 
signed ‘Declaration by the Applicant’ sent together with the application. 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 2 of 22 
 

Table of contents 
1.  ' EUROPEAN INSTRUMENT FOR DEMOCRACY AND HUMAN RIGHTS'' - ACTIONS IN 
PARTNER COUNTRIES - GHANA 
 
1.1  Background........................................................................................................................................... 4 
1.2  Objectives of the programme and priority issues ................................................................................. 5 
1.3  Financial allocation provided by the contracting authority .................................................................. 6 
2.  RULES FOR THIS CALL FOR PROPOSALS 
7 
2.1  Eligibility criteria.................................................................................................................................. 7 
2.1.1  Eligibility of applicants: who may apply? .................................................................................... 7 
2.1.2  Partnerships and eligibility of partners ......................................................................................... 8 
2.1.3  Eligible actions: actions for which an application may be made .................................................. 9 
2.1.4  Eligibility of costs: costs which may be taken into consideration for the grant.......................... 11 
2.2  How to apply and the procedures to follow........................................................................................ 12 
2.2.1  Full Application form ................................................................................................................. 12 
2.2.2  Where and how to send the Full Application form ..................................................................... 14 
2.2.3  Deadline for submission of the Full Application form ............................................................... 14 
2.2.4  Further information for the Full Application form ..................................................................... 14 
  
2.3  Evaluation and selection of applications ............................................................................................ 15 
2.4  Submission of supporting documents for provisionally selected applications ................................... 18 
2.5   Notification of the Contracting Authority’s decision ......................................................................... 20 
2.5.1 Content of the decision................................................................................................................. 20 
2.5.2 Indicative time table ..................................................................................................................... 20 
2.6  Conditions applicable to implementation of the action following the Contracting Authority's decision 
to award a grant .................................................................................................................................. 20 
2.7  Early warning system and central exclusion database.................................................................. 21 
 
 
3.  LIST OF ANNEXES 
 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 3 of 22 
 

1.  EUROPEAN INSTRUMENT FOR DEMOCRACY AND HUMAN RIGHTS ACTIONS IN 
PARTNER COUNTRIES - GHANA 
1.1 
BACKGROUND 
 
The  European  Instrument  for  Democracy  and  Human  Rights  (EIDHR)1  was  adopted  by  the  European 
Parliament  and  the  Council  in  December  2006.  This  new  instrument  takes  the  place  of  the  European 
Initiative for Democracy and Human Rights, which was created at the initiative of the European Parliament 
in 1994. The entry into force of this specific instrument on 1 January 2007 makes it possible to give financial 
support  for  activities  to  strengthen  democracy  and  the  human  rights  in  the  world  under  the  2007-2013 
financial perspectives. 
 
This instrument supports actions being undertaken by and through civil society organisations to protect and 
enhance fundamental freedoms and rights, which constitute the basis for human development. In this context 
it seeks to support initiatives and actions that aim at protecting the vulnerable and marginalised segments of 
society such as children against human rights violations.  
Ghana  was  one  of  the  first  countries  to  sign  and  ratify  the  Convention  on  the  Rights  of  the  Child  on  29th 
January 1990 and 5th February, 1990 respectively. Ghana again signed the African Charter on the Rights and 
Welfare of the Child on 18th August 1997. On 13th June 2000, Ghana ratified the Convention concerning the 
prohibition and Immediate Action for the Elimination of the Worst Forms of Child Labour. Interspersed with 
the  signing  and  ratification  of  these  Conventions,  the  Government  of  Ghana  also  embarked  on  a  series  of 
reforms aimed at protecting the Rights of the Child such as the promulgation of the Children's Act 1998 (Act 
560), Juvenile Justice Act 2003 (Act653), Child Rights Regulations 2003 (LI 1705), Human Trafficking Act 
2005 (Act 694), Domestic Violence Act 2007 (Act732). 
The  Children's  Act  seeks  to  foster  parental  duty  and  responsibility  to  the  Child,  Right  to  education  and 
wellbeing of the Child, protection of the Child from exploitative labour as well as protection from torture and 
degrading  treatment.  The  concept  of  the  state  as  parent  of  the  child  has  been  implied  and  the  local 
government authority – the District Assembly – has been mandated to protect the child from child abuse. 
Many people have expressed misgivings about the capacity of the Children's Act to ensure child protection. 
The  Commission  for  Human  Rights  and  Administrative  Justice  (CHRAJ)  –  an  Independent  national 
institution  responsible  for  the  protection  of  human  rights  in  Ghana  –  according  to  its  2008  Annual  Report 
recorded a total number of 11,323 complaints with 4665 children's rights-related cases constituting over 40% 
of cases. 
For  example,  the  Children's  Act  sets  the  minimum  age  for  employment  at  15  years.  The  Children's  Act 
prohibits children under 18 from engaging in hazardous labour. Employers who operate in the formal sector 
must  keep  a  register  with  the  ages  of  the  young  people  they  employ.  The  failure  to  keep  this  register  can 
result in a fine of 10 million cedis (US$1,121) or 2 years in prison of the offending party. However, child 
labour laws are not implemented with any effectiveness or consistency. Labour authorities carry out routine 
inspections of every workplace in the formal sector, but seldom monitor the informal sector where working 
children  can  be  found.  Furthermore,  other  law  enforcement  agencies  including  the  police  are  inadequately 
resourced to prosecute and are largely unfamiliar with child protection laws. 
The normative view is that societies must have the best interest of the child as a primary consideration in all 
decisions  and  actions  that  may  affect  present  and  future  children  at  all  societal  levels.  This  principle, 
according to International law, is meant to underpin the implementation of child rights. Children should have 
the  right  to  know  and  be  cared  for  by  their  parents  or  those  entitled  by  law  to  bring  them  up;  a  child  is 
entitled to basic education which shall be the responsibility of the State and the parents of the child; no child 
should be deprived by any person of medical treatment, education or any other social or economic benefit by 
reason of religious or other beliefs; children are entitled to be protected from social or economic exploitation 
                                                 
1   Regulation (EC) No 1889/2006 of the European Parliament and of the Council, 20.12.2006, OJ L 386, 29.12.2006, 
p.1 (http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/eidhr/working-documents_en.htm). 
 
 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 4 of 22 
 

and should not be required to perform work that is likely to be hazardous or to interfere with their education 
or to be harmful to their health or physical, mental, spiritual, moral or social development. 
Specific agencies of state at various levels are expected to provide security and protection to children. The 
District Assembly under the auspices of the department of Social Welfare has a responsibility to protect the 
interest  and  well  being  of  children.  The  Police  plays  an  important  role  under  the  Domestic  Violence  and 
Victims Support Unit at both district, regional and national levels. 
The Ministry of Women and Children Affairs is to initiate and formulate policies to facilitate the survival, 
development and growth of children. The issues of children are cross-cutting and this requires that the sector 
ministry collaborates with different agencies to advance the cause of children. 
The  Commission  for  Human  Rights  and  Administrative  Justice  has  as  one  of  triple  mandates  the 
responsibility to protect the rights of all persons in the country. 
However, non state actors such as non-governmental organisations have equally played significant roles in 
defending  and  enforcing  the  fundamental  human  rights  of  people  in  Ghana.  There  are  a  number  of  non-
governmental organisations dedicated to the protection of child rights in Ghana. 
 
1.2 
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME AND PRIORITY ISSUES  
 
The  general  objective  of  the  European  Instrument  for  Democracy  and  Human  Rights  (EIDHR)  is  to 
contribute to the development and consolidation of democracy and the rule of law and respect for all human 
rights and fundamental freedoms, consistent with the European Union’s foreign policy as a whole. 
 
This instrument is designed to help civil society to become an effective force for political reform and defence 
of human rights. In doing this, it aims to complement the geographical programmes that work through direct 
cooperation  with  governments  and  mostly  focus  on  public  institution-building.  The  EIDHR  offers 
independence of action, which is a critical feature of cooperation with civil society organisations at national 
level,  especially  in  the  sensitive  areas  of  democracy  and  human  rights.  The  creation  of  flexibility  and 
increased  capacity  to  respond  to  changing  circumstances  and  to  support  innovation  are  among  its  intrinsic 
features. 
 
The  EIDHR  is  global  in  scope.  It  supports  actions  carried  out  in  third  countries  throughout  the  world,  but 
also in Member States if relevant to needs in third countries. 
 
The European Commission has drawn up a Strategy Paper 2011-2013 for the implementation of the EIDHR. 
The strategy aims inter alia at assisting local civil society to develop greater cohesion in working on political 
pluralism  and  democratic  political  participation  through  the  implementation  of  country-based  support 
schemes. 
 
The Strategy Paper identifies five distinct objectives for years 2011-2013: 
 
1.  Enhancing respect for human rights and fundamental freedoms in countries and regions where they 
are most at risk. 
2.  Strengthening the role of civil society in promoting human rights and democratic reform, supporting 
the  peaceful  conciliation  of  group  interests  and  consolidating  political  participation  and 
representation. 
3.  Supporting  actions  on  human-rights  and  democracy  issues  in  areas  covered  by  EU  guidelines, 
including dialogues on human rights, human-rights defenders, the death penalty, torture, and children 
and armed conflict. 
4.  Supporting and strengthening the international and regional frameworks for the protection of human 
rights, justice, the rule of law and the promotion of democracy. 
5.  Building  confidence  in  and  enhancing  the  reliability  and  transparency  of  democratic  electoral 
processes, in particular through election observation. 
 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 5 of 22 
 

The current Strategy Paper for the period 2011-2013 can be consulted at: 
http://ec.europa.eu/europeaid/what/human-rights/index_en.htm   
 
The  global  objective  of  this  Call for  Proposals is:  to  support civil society  in  Ghana in  working  on  human 
rights (political, civil, economic, social and cultural) and democratisation, so as to: 
1. pursue common agendas for human rights and democratic reform; 
2. build towards consensus on disputed or controversial areas of policy; 
3. enhance political representation and participation; 
4. enhance the inclusiveness and pluralism of civil society 
5. support activities aimed at promoting the issues covered by EU guidelines on Human Rights. 
The specific objective (s) of this Call for Proposals is:   to support initiatives and actions aimed at promoting 
and enhancing the rights and wellbeing of the Child by protecting the Child against abuse, exploitation, and 
exposure to harm. 
 
1.3 
FINANCIAL ALLOCATION PROVIDED BY THE CONTRACTING AUTHORITY 
The overall indicative amount made available under this Call for Proposals is EUR 300,000 from the 2012 
Budget Year 2012 The Contracting Authority reserves the right not to award all available funds. 
Subject to the final decision of the Budgetary Authority, an additional EUR 300,000 may be allocated to this 
call for proposals from the 2013 budget. The final amount will be decided by the Commission in the EIDHR 
2013 Annual Action Programme 
 
Size of grants 
Any grant requested under this Call for Proposals must fall between the following minimum and maximum 
amounts: 
•  minimum amount: EUR 100,000 
•  maximum amount: EUR 200,000 
A  grant  may  not  be  for  less  than  50%  of  the  total  eligible  costs  of  the  action.  In  addition,  no  grant  may 
exceed 90% of the total eligible costs of the action (see also section 2.1.4).  
The  balance  (i.e.  the  difference  between  the  total  cost  of  the  action  and  the  amount  requested  from  the 
Contracting  Authority)  must  be  financed  from  the  applicant's  or  partners'  own  resources,  or  from  sources 
other than the European Union budget or the European Development Fund2. 
The grant may cover the entire eligible costs of the action if this is deemed essential to carry it out. If that is 
the case, the applicant must justify full financing in Section 2.1 of Part B of the grant application form.  
                                                 
2   Where a grant is financed by the European Development Fund, any mention of European Union financing must be 
understood as referring to European Development Fund financing. 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 6 of 22 
 

2.  RULES FOR THIS CALL FOR PROPOSALS 
These guidelines set out the rules for the submission, selection and implementation of actions financed under 
this  Call,  in  conformity  with  the  provisions  of  the  Practical  Guide  to  contract  procedures  for  EU  external 
actions,  which  is  applicable  to  the  present  call  (available  on  the  Internet  at  this  address: 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm). 
 
2.1 
ELIGIBILITY CRITERIA 
 
There are three sets of eligibility criteria, relating to: 
 
•  The applicant, the entity submitting the application form, if any, its co-applicant(s) (where it is not 
specified  otherwise  the  applicant  and  the  co-applicant(s)  are  hereinafter  jointly  referred  as  the 
"applicants") (2.1.1), and, if any, their affiliated entity(ies) (2.1.3); 
•  projects for which a grant may be awarded (2.1.3); 
•  types of cost that may be taken into account in setting the amount of the grant (2.1.4). 
2.1.1 
Eligibility of applicants: (i.e. applicant and co-applicant(s)) 
(1) In order to be eligible for a grant, applicants must
•  be legal persons and  
•  be non profit making and 
•  be  non-governmental  organisations  or  public  institutions  with  a  specific  and  clear  mandate  for 
protecting human rights and democracy and 
•  belong to one of the following categories as defined per Art. 10 of the EIDHR Regulation3:   
 
a)  Civil  society  organisations,  including  non-governmental  non-profit  organisations  and 
independent political foundations, community based organisations, and private sector non-profit 
agencies,  institutions  and  organisations,  and  networks  thereof  at  local,  national,  regional  and 
international level; 
 
b)  Public  sector  non-profit  agencies,  institutions  and  organisations  and  networks  at  local, 
national, regional, and international level 4 and 
 
•  be  established5  in  Ghana  or  in  a  European  Member  State,  in  an  accession  or  official  candidate 
country as recognised by the EU or in a Member State of the European Economic Area (EEA) and 
•  be directly responsible for the preparation and management of the action with their co-applicants, not 
acting as an intermediary and 
                                                 
3   Regulation  (EC)  No  1889/2006  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  December  2006  on 
Establishing a Financing Instrument for the Promotion of Democracy and Human Rights worldwide. 
  
Available at http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/eidhr/documents/reg_1889_2006_jo_l386_en.pdf 
  
4  International organisations  are international public-sector organisations set up by intergovernmental agreements as 
well  as  specialised  agencies  set  up  by  them;  the  International  Committee  of  the  Red  Cross  (ICRC)  and  the 
International Federation of National Red  Cross and  Red Crescent Societies, European Investment Bank (EIB) and 
European Investment Fund (EIF) are also recognized as international organisations. 
5   Such  nationality  being  determined  on  the  basis  of  the  organisation's  statutes  which  should  demonstrate  that  it  has 
been established by an instrument governed by the national law of the country concerned. In this respect, any legal 
entity whose statutes have been established in another country cannot be considered an eligible local organisation, 
even if the statutes are registered locally or a “Memorandum of Understanding” has been concluded. 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 7 of 22 
 

(2) Potential applicants may not participate in calls for proposals or be awarded grants if they are in any of 
the situations which are listed in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures for EU 
external actions (available from the following Internet address: 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm); 
 
In Part B, section 7 of the grant application form (“Declaration by the applicant”), the applicant must declare 
that the applicant himself, the co-applicant(s) and affiliated entity(ies) are not in any of these situations. 
 
The applicant may act individually or with co-applicant(s). 
 
Co-applicant(s) 
 
Co-applicant(s) participate in designing and implementing the action, and the costs they incur are eligible in 
the same way as those incurred by the applicant.  
 
Co-applicant(s) must satisfy the eligibility criteria as applicable to the applicant himself. 
 
Eligible applicants non established in Ghana must act with at least one Ghanaian co-applicant. 
 
If awarded the Grant contract, the applicant and (if any) the co-applicants will become the Beneficiaries in 
the  Action.  In  particular,  the  applicant  will  become  the  Beneficiary  identified  as  the  Coordinator  in  annex 
E3h1  (Special  conditions).  The  Coordinator  is  the  main  interlocutor  of  the  Contracting  Authority.  It 
represents and acts on behalf of any other Beneficiary (if any) and coordinate the design and implementation 
of the Action. 
 
2.1.2  
Associates and Contractors 
The following are not co-applicant(s) nor affiliated entity(ies) and do not have to sign the "mandate" 
or "affiliated entities' statement": 

•  Associates 
Other organisations may be involved in the action. Such associates play a real role in the action but may not 
receive funding from the grant, with the exception of per diem or travel costs. Associates do not have to meet 
the eligibility criteria referred to in section 2.1.1. Associates must be mentioned in Part B section 5 — 
‘Associates of the Applicant participating in the Action’ — of the Grant Application Form.  
•  Contractors 
The grant beneficiaries and their affiliated entities are permitted to award contracts. Associates or affiliated 
entity(ies) cannot be also contractors in the project. Contractors are subject to the procurement rules set out 
in Annex IV to the standard grant contract. 
•  Sub-grantees 
The  grant  beneficiaries  may  award  financial  support  (sub-grants)  to  third  entities  (sub-grantees).  Sub-
grantees  are  neither  affiliated  entity(ies)  nor  associates  nor  contractors.  Sub-grantees  are  subject  to  the 
nationality and origin rules set out in Annex IV to the standard grant contract. 
 
2.1.3 
Affiliated entities 
The applicant and its co-applicant(s) may act with affiliated entity(ies).  
 
Affiliated entity(ies) 
 
The following entities may be considered as affiliated entities to the applicant or to the co-applicant(s): 
 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 8 of 22 
 

(i)  legal entities together forming one legal entity, including where it is specifically established for the 
purpose of implementing the action. In this case, the resulting legal entity may apply as a single 
applicant or co-applicant.  
 
(ii) legal entities having a link with the applicant, notably a legal or capital link, which is neither limited to 
the action nor established for the sole purpose of its implementation on the condition that they satisfy 
the eligibility and non-exclusion criteria of an applicant. 
 
Affiliated entity(ies) to the applicant and of the co-applicant(s) participate in designing and implementing the 
action. The costs incurred by affiliated entity(ies) are eligible in the same way as those incurred by the 
applicant and by the co-applicant(s) respectively. If awarded the Grant contract, affiliated entity(ies) (if any) 
will not become the Beneficiaries in the Action 
 
Affiliated entity(ies) must satisfy respectively the eligibility criteria as applicable to the applicant and to the 
co-applicant(s).  
 
2.1.4 Eligible actions: actions for which an application may be made 
 
An action is composed of a set of activities. 
Duration 
The planned duration of an action may not be lower than 24 months nor exceed 48 months
Location 
Actions must take place in Ghana 
Objectives and priorities 
See section 1.2 
Themes 
In relation to the objectives outlined in section 1.2, the following two themes have been identified: 
  Supporting initiatives and actions by non state actors working collaboratively with state institutions 
to detect and protect children against abuse, violence, trafficking as well as enhance the rights and 
welfare of vulnerable and marginalized children in Ghana. 
  Support actions of independent Human Rights institutions to detect and prevent child abuse, torture, 
trafficking  and  violence  against  children  as  well  as  facilitate  the  effective  implementation  of  the 
Children's Act 1998 (Act560). 
Type of actions 
Priority will be given to actions that will contribute to the achievement of the following results: 
  Enhanced role of the District Assembly through the Department of Social Welfare to take proactive 
steps in ensuring the detection and prevention of the violation of child rights such as torture, abuse, 
trafficking, exploitation, etc. 
  Effective collaboration between non state actors and state institutions in detecting and preventing the 
violation of the rights of children at the school, community, district and national levels; 
  The identification and resolution of challenges impeding the effective enforcement of child centred 
laws and legislations at both local and national levels. 
  The  effective  facilitation  of  the  implementation  of  the  Children's  Act  1998  (Act  560)  and  other 
relevant legislations. 
 
Type of activities 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 9 of 22 
 

Activities can include the following (the list is not exhaustive) 
  Working jointly with the District Assembly – the Department of Social Welfare – to detect, prevent 
and address the causes of  the abuse of children and violence against children at the domestic, school 
and community levels; 
  Organisation  of  working  sessions,  seminars  and  meetings  to  highlight  the  plight  of  vulnerable 
children; 
  Initiatives  to  facilitate  the  effective  coordination  of  relevant  stakeholders  such  as  the  Ministry  of 
Women  and  Children  Affairs,  the  Commission  on  Human  Rights  and  Administrative  Justice,  the 
Domestic  Violence  and  Victims  Support  Unit,  and  other  relevant  agencies  to  adopt  pragmatic 
measures to prevent the violation of child rights; 
  The  provision  of  technical  support  to  the  relevant  stakeholders  at  district  level  to  implement  and 
monitor activities aimed at enhancing the welfare of vulnerable children; 
  Promotion of advocacy on specific child rights issues with the view of ensuring the responsiveness 
of government; 
  Coordination of non state actors focused on child rights to harmonise strategies and approaches for 
tackling child abuse, child labour, torture, etc. 
 
Redistribution of the grant  
 
To  help  achieve  the  objectives  of  the  action,  especially  where  the  action  proposed  by  the  applicants 
requires financial support to be given to third parties
, the applicants may propose awarding sub-grants.  
In the case of applicants anticipating a redistribution of the grant, they must specify in their applications the 
objectives and results to be obtained and the types of entity that will be eligible for a sub-grant.. A fixed list 
of the types of activity eligible for sub-grants must be included in the application, together with the criteria 
for  selecting  sub-grantees  including  the  criteria  for  determining  the  exact  amount  of  each  sub-grant.  The 
maximum amount of a sub-grant is € 60 000 per third party, except where a redistribution of the grant is the 
main purpose of the action.  
Note that the applicant must comply with the objectives and priorities and guarantee the visibility of the EU-
financing (see the Communication and Visibility Manual for EU external actions laid down and published by 
the European Commission at (see http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm). 
The following types of action are ineligible: 
•  actions concerned only or mainly with individual sponsorships for participation in workshops, seminars, 
conferences, congresses; 
•  actions concerned only or mainly with individual scholarships for studies or training courses; 
•  actions in the formal education sector, except in special circumstances; 
•  equipment costs beyond 35% 
•  actions supporting political parties; 
•  actions which include proselytism; 
•  actions which discriminate against individuals or groups of people on grounds of their gender, sexual 
orientation, religious beliefs or lack of them, or their ethnic origin; 
•  actions which are in conflict with Constitutional provisions. 
Number of applications and grants per applicant 
  The applicant may submit more than one application under this Call for Proposals. 
  The applicant may not be awarded more than one grant under this Call for Proposals. 
  The applicant may be a co-applicant or an afflilated entity in another application at the same time. 
  A co-applicant may submit more than one application under this Call for Proposals. 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 10 of 22 
 

  A co-applicant may not be awarded more than one grant under this Call for Proposals. 
  A co-applicant may be an affiliated entity in another application at the same time. 
  The affiliated entity(ies) may take part in more than one application. 
 
2.1.4 
Eligibility of costs: costs which may be taken into consideration for the grant 
Only ‘eligible costs’ can be covered by a grant. The categories of costs that are eligible and non-eligible are 
indicated below. The budget is both a cost estimate and a ceiling for ‘eligible costs’.  
 
The reimbursement of eligible costs may be based on any or a combination of the following forms: 
 
−  actual costs incurred by the Beneficiary(ies) and affiliated entity(ies) 
−  one or more simplified cost options. 
Simplified cost options may take the form of: 
−  unit costs: covering all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in 
advance by reference to an amount per unit. 
−  lump sums: covering in global terms all or certain specific categories of eligible costs which are 
clearly identified in advance. 
−  flat-rate  financing:  covering  specific  categories  of  eligible  costs  which  are  clearly  identified  in 
advance by applying a percentage fixed ex ante. 
The amounts or rates have to be based on estimates using objective data such as statistical data or any other 
objective  means or with reference to certified or auditable historical data of the applicants or the affiliated 
entity(ies). The methods used to determine the amounts or rates of unit costs, lump sums or flat-rates must 
comply with the criteria established in Annex K, and especially ensure that the costs correspond fairly to the 
actual costs incurred by the Grant Beneficiary(ies) and affiliated entity(ies), are in line with their accounting 
practices,  no  profit  is  made  and  the  costs  are  not  already  covered  by  other  sources  of  funding  (no  double 
funding).  Refer  to  Annex  K  for  directions  and  a  checklist  of  controls  to  assess  the  minimum  necessary 
conditions that provide reasonable assurance for the acceptance of the proposed amounts. 
 
The applicant proposing  this  form  of  reimbursement, must  clearly  indicate in  worksheet no.1  of  Annex  B, 
each  heading/item    of  eligible  costs  concerned  by  this  type  of  financing,  i.e.  add  the  reference  in  capital 
letters  to  "UNIT  RATE" (per  month/flight  etc), "LUMPSUM"  or  "FLAT  RATE"  in the  Unit  column.  (see 
example in Annex K) 
Additionally in Annex B, in the second column of worksheet no.2, "Justification of the estimated costs" per 
each of the corresponding budget item or heading the applicant must: 
 
−  describe the information and methods used to establish the amounts of unit costs, lump sums and/or 
flat-rates, to which costs they refer, etc. 
−  clearly explain the formulas for calculation of the final eligible amount6 
−  identify the beneficiary who will use the simplified cost option (in case of affiliated entity, specify 
first the beneficiary), in order to verify the maximum amount per each beneficiary (which includes if 
applicable simplified cost options of its affiliated entity(ies)) 
                                                 

Examples:- for staff costs: number of hours or days of work * hourly or daily rate pre-set according to the category 
of personnel concerned;- for travel expenses: distance in km * pre-set cost of transport per km; number of days * 
daily  allowance  pre-set  according  to  the  country;-  for  specific  costs  arising  from  the  organization  of  an  event: 
number of participants at the event * pre-set total cost per participant etc. 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 11 of 22 
 

At contracting phase, the Contracting Authority decides whether to accept the proposed amounts or rates on 
the basis of the provisional budget submitted by the applicant, by analysing factual data of grants carried out 
by the applicant or of similar actions and by performing checks established by Annex K.  
 
The  total  amount  of  financing  on  the  basis  of  simplified  cost  options  that  can  be  authorised  by  the 
Contracting Authority for any of the applicants individually (including simplified cost options proposed by 
their own affiliated entities) cannot exceed EUR 60 000 (the indirect costs are not taken into account).  
 
Recommendations to award a grant are always subject to the condition that the checks preceding the signing 
of  the  contract  do  not  reveal  problems  requiring  changes  to  the  budget  (such  as  arithmetical  errors, 
inaccuracies, unrealistic costs and ineligible costs). The checks may give rise to requests for clarification and 
may  lead  the  Contracting  Authority  to  impose  modifications  or  reductions  to  address  such  mistakes  or 
inaccuracies. It is not possible to increase the grant or the percentage of EU co-financing as a result of these 
corrections. 
 
It is therefore in the applicant’s interest to provide a realistic and cost-effective budget
 
Eligible direct costs 
 
To be eligible under the Call for Proposals, costs must comply with the provisions of Article 14 of the 
General Conditions to the Standard Grant Contract (see Annex G of the Guidelines). 
Contingency reserve 
A contingency reserve not exceeding 5% of the estimated direct eligible costs may be included in the Budget 
of the Action. It can only be used with the prior written authorisation of the Contracting Authority. 
Eligible indirect costs 
The indirect costs incurred in carrying out the action may be eligible for flat-rate funding fixed at not more 
than  7%  of  the  estimated  total  eligible  direct  costs.  Indirect  costs  are  eligible  provided  that  they  do  not 
include costs assigned to another heading of the budget of the standard grant contract. The applicant may be 
asked to justify the requested percentage before contracting. However, once the flat-rate has been fixed in the 
special conditions of the standard grant contract, no supporting documents need to be provided. 
If the applicant is in receipt of an operating grant financed from the EU, no indirect costs may be claimed 
within the proposed budget for the action. 
Contributions in kind 
 
Contributions in kind mean the provision of goods or services to a Beneficiary(ies) or affiliated entity(ies)  
free of charge by a third party. As contributions in kind do not involve any expenditure for a Beneficiary(ies) 
or affiliated entity(ies), they are not eligible costs.  
 
Contributions  in  kind  may  not  be  treated  as  co-financing.  However,  if  the  description  of  the  action  as 
proposed includes contributions in kind, the contributions have to be made. 
 
Ineligible costs 
The following costs are not eligible: 
–  debts and debt service charges 
–  provisions for losses or potential future liabilities; 
–  interest owed; 
–  costs declared by the beneficiary and covered by another action or work programme; 
–  purchases  of  land  or  buildings,  except  where  necessary  for  the  direct  implementation  of  the  action,  in 
which case ownership must be transferred to the final beneficiaries and/or local partners, at the latest by 
the end of the action; 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 12 of 22 
 

–  currency exchange losses; 
–  credit to third parties. 
 
2.2 
HOW TO APPLY AND THE PROCEDURES TO FOLLOW 
 
Registration is obligatory for all applicants and affiliated entity(ies). 
 
PADOR  is  an  on-line  database in  which  organisations  register  and  update their data  regularly,  through  the 
EuropeAid website: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm 
 
Before  starting  to  register  your  organisation  in  PADOR,  please  read  the  ‘Quick  guide’  on  the  website.  It 
explains the registration process. 
 
It is strongly recommended to register in PADOR when you start drafting your proposal and not to wait until 
just before the deadline of submission. 
 
On  the  paper  version  of  the  proposal  you  must  give  your  EuropeAid  ID  (EID).  To  get  this  ID,  your 
organisation  must  enter  PADOR  to  register,  save  and  ‘sign’  certain  obligatory  data  (the  fields  shown  in 
orange on each screen) and the related documents (see section 2.4). 
 
However, if it is impossible for the organisation to register in PADOR, it must submit a justification proving 
that this impossibility is general and beyond the control of the applicants and/or its affiliated entity(ies). In 
such cases, the applicants and/or affiliated entity(ies).concerned must complete the ‘PADOR off-line form7 
attached  to  these  Guidelines  and  send  it  by  the  submission  deadline,  together  with  the  application,  to  the 
address  indicated  in  sections  2.2.2  and  2.2.6.  The  registration  in  PADOR  will  then  be  carried  out  by  the 
European Commission service in charge of the CfP. If, at a later stage, the organisation wishes to update its 
data itself, it will have to send an access request to the PADOR helpdesk. 
 
All questions related to registration in PADOR should be addressed to the PADOR helpdesk at: Europeaid-
xxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
2.2.1 
Application forms  
Applications  must  be  submitted  in  accordance  with  the  instructions  on  the  Concept  Note  and  the  Full 
Application form in the Grant Application Form annexes to these Guidelines (Annex A)  
 
Applicants must apply in English. 
 
Any  error  or  major  discrepancy  related  to  the  points  listed  in  the  instructions  on  the  Concept  Note  or  any 
major inconsistency in the application form (e.g. if the amounts in the budget worksheets are inconsistent) 
may lead to the rejection of the application. 
 
Clarifications  will  only  be  requested  when  the  information  provided  is  unclear  and  thus  prevents  the 
Contracting Authority from conducting an objective assessment. 
 
Hand-written applications will not be accepted. 
 
Please  note  that  only  the  application  form  and  the  published  annexes  which  have  to  be  filled  in  (budget, 
logical framework) will be evaluated. It is therefore of utmost importance that these documents contain ALL 
the relevant information concerning the action. No additional annexes should be sent. 
                                                 

Which corresponds to Sections 3 and 4 of Part B of the application form. 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 13 of 22 
 


2.2.2 
Where and how to send the Full Application form 
Applications must be submitted in one original and 2 copy in A4 size, each bound. The complete application 
form  (Part  A:  concept  note  and  Part  B:  full application  form),  budget  and logical  framework  must  also  be 
supplied in electronic format (CD-Rom) in a separate and single file (i.e. the application form  must not be 
split into several different files). The electronic file must contain exactly the same application as the paper 
version enclosed. 
 
The Checklist (Section 6 of Part B the grant application form) and the Declaration by the applicant (Section 
7 of Part B of the grant application form) must be stapled separately and enclosed in the envelope. 
 
Where an applicant sends several different applications (if allowed to do so by the Guidelines of the Call), 
each one has to be sent separately. 
 
The outer envelope must bear the reference number and the title of the Call for Proposals, together with 
the  title,  the  full  name  and  address  of  the  applicant,  and  the  words  ‘Not  to  be  opened  before  the  opening 
session’. 
 
Applications must be submitted in a sealed envelope by registered mail, private courier service or by hand-
delivery (a signed and dated certificate of receipt will be given to the deliverer) at the address below: 
 
Postal address 
Delegation of the European Union to Ghana 
P.O.Box 9505, Kotoka International Airport, Accra, Ghana 
 
Address for hand delivery and by private courier service 
Delegation of the European Union to Ghana 
The Round House, 81 Cantonments Road, Accra 
 
Applications  sent  by  any  other  means  (e.g.  by  fax  or  by  e-mail)  or  delivered  to  other  addresses  will  be 
rejected. 
Applicants must verify that their application is complete using the checklist (Section 6 of Part B of the 
grant application form). Incomplete applications may be rejected. 

 
2.2.3 
Deadline for submission of Applications 
 
The deadline for the submission of applications is 26 April 2013 as evidenced by the date of dispatch, the 
postmark or the date of the deposit slip. In the case of hand-deliveries, the deadline for receipt is 26 April 
2013 at 3:00 pm (local time in Ghana)
 as evidenced by the signed and dated receipt.  
 
2.2.4 
Further information for the Full Application form 
An information session on this Call for Proposals will be held on March 2013 at 10.00 (venue and date to be 
confirmed will be published in the two websites indicated below). 
Questions may be sent by e-mail  no later than 21 days before the deadline for the submission of applications 
to the addresses listed below, indicating clearly the reference of the Call for Proposals: 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 14 of 22 
 

E-mail address:  xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx[Fax: (+233) 302 774154]  
The Contracting Authority has no obligation to provide further clarifications after this date. 
Replies will be given no later than 11 days before the deadline for the submission of applications.  
 
To  ensure  equal  treatment  of  applicants,  the  Contracting  Authority  cannot  give  a  prior  opinion  on  the 
eligibility of an applicant, affiliated entity(ies),, an action or specific activities. 
 
Questions  that  may  be  relevant  to  other  applicants,  together  with  the  answers,  will  be  published  on  the 
EuropeAid  website:  https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome 
and  EU  Delegation  to  Ghana  website:  http://eeas.europa.eu/delegations/ghana/index_en.htm.  It  is  therefore 
advisable  to  consult  the  abovementioned  website  regularly  in  order  to  be  informed  of  the  questions  and 
answers published. Venue and date of the information session will also be published in these two websites. 
 
All questions related to PADOR registration should be addressed to the PADOR helpdesk:  
xxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
2.3 
EVALUATION AND SELECTION OF APPLICATIONS 
Applications  will  be  examined  and  evaluated  by  the  Contracting  Authority  with  the  possible  assistance  of 
external assessors. All actions submitted by applicants will be assessed according to the following steps and 
criteria. 
If  the  examination  of  the  application  reveals  that  the  proposed  action  does  not  meet  the  eligibility  criteria 
stated in paragraph 2.1.3, the application shall be rejected on this sole basis. 
(1) 
STEP 1: OPENING & ADMINISTRATIVE CHECKS AND CONCEPT NOTE EVALUATION 
The following will be assessed: 
 
•  Compliance  with  the  submission  deadline.  If  the  deadline  has  not  been  met,  the  application  will 
automatically be rejected. 
•  The Application Form satisfies all the criteria specified in points 1-5 of the Checklist Section 6 of 
Part B of the grant application form.  If any of the requested information is missing or is incorrect, 
the application may be rejected on that sole basis and the application will not be evaluated further. 
The Concept Notes that pass the first administrative check will be evaluated on the relevance and design of 
the proposed action. 
 
The Concept Note will receive an overall score out of 50 using the breakdown in the evaluation grid below. 
The evaluation will also check on compliance with the instructions on the Concept Note, which can be found 
in Part A of the Application Form. 
 
The evaluation criteria are divided into headings and subheadings. Each subheading will be given a score 
between 1 and 5 as follows: 1 = very poor; 2 = poor; 3 = adequate; 4 = good; 5 = very good. 
 
 
Scores 
1. Relevance of the action 
Sub-score 
30 
1.1 How relevant is the proposal to the objectives and priorities of the Call for Proposals?* 
5x2** 
 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 15 of 22 
 

1.2  How  relevant  to  the  particular  needs  and  constraints  of  the  target  country  is  the 
5x2* 
 
proposal? (including synergy with other EU initiatives and avoidance of duplication) 
1.3 How clearly defined and strategically chosen are those involved (final beneficiaries, 

 
target groups)? Have their needs been clearly defined and does the proposal address 
them appropriately? 
1.4  Does  the  proposal  contain  specific  added-value  elements,  such  as  environmental 

 
issues,  promotion  of  gender  equality  and  equal  opportunities,  needs  of  disabled 
people, rights of minorities and rights of indigenous peoples, or innovation and best 
practices  and  the  other  additional  elements  indicated  under  1.2.  of  these  guidelines 
such  as  child  participation  and  the  involvement  of  a  relevant  local  and/or  national 
authority (ies) 

2. Design of the action 
Sub-score 
20 
2.1 How coherent is the overall design of the action?  
5x2** 
 
In particular, does it reflect the analysis of the problems involved, take into account 
external factors and relevant stakeholders?  
2.2 Is the action feasible and consistent in relation to the objectives and expected results? 
5x2** 
TOTAL SCORE 
 
50 
** the scores are multiplied by 2 because of their importance 
 
Once all Concept Notes have been assessed, a list will be drawn up with the proposed actions ranked 
according to their total score.  
 
First, only the Concept Notes with a score of at least 30 will be considered for pre-selection.  
 
Secondly, the number of Concept Notes will be reduced, taking account of the ranking, to the number of 
Concept Notes whose total aggregate amount of requested contributions is equal to 200 % of the available 
budget for this Call for Proposals. The amount of requested contributions of each concept note will be based 
on the indicative financial envelopes for each lot. 
 
After the evaluation of Concept Notes, the Contracting Authority will send letters to all applicants, indicating 
whether their application was submitted by the deadline, informing them of the reference number they have 
been allocated, whether the Concept Note was evaluated and the results of that evaluation. The Evaluation 
Committee will then proceed with the applicants whose proposals have been pre-selected. 
 
STEP 2: EVALUATION OF THE FULL APPLICATION  
First, the following will be assessed: 
•  The full application form satisfies all the criteria specified in points 1-8 of the Checklist (Section 6 of 
Part B of the grant application form). If any of the requested information is missing or is incorrect, 
the application may be rejected on that sole basis and the application will not be evaluated further. 
 
The quality of the applications, including the proposed budget and capacity of the applicants and affiliated 
entity(ies),, will be evaluated using the evaluation criteria in the evaluation grid below. There are two types 
of evaluation criteria: selection and award criteria. 
 
The selection criteria help to evaluate the applicant(s)'s and the co-applicant(s) 's operational capacity and 
the applicant's financial capacity and to ensure that they: 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 16 of 22 
 

 
•  have  stable  and  sufficient  sources  of  finance  to  maintain  their  activity  throughout  the  proposed 
action and, where appropriate, to participate in its funding; 
•  have the management capacity, professional competencies and qualifications required to successfully 
complete the proposed action. This also applies to any affiliated entity(ies) of the applicants. 
The award criteria help to evaluate the quality of the applications in relation to the objectives and priorities, 
and to award grants to projects which maximise the overall effectiveness of the Call for Proposals. They help 
to select applications which the Contracting Authority can be confident will comply with its objectives and 
priorities.  They  cover  the  relevance  of  the  action,  its  consistency  with  the  objectives  of  the  Call  for 
Proposals, quality, expected impact, sustainability and cost-effectiveness. 
 
The  evaluation  criteria  are  divided  into  sections  and  subsections.  Each  subsection  will  be  given  a  score 
between 1 and 5 as follows: 1 = very poor; 2 = poor; 3 = adequate; 4 = good; 5 = very good.  
Evaluation Grid 
Maximum 
Section 
Score 
1. Financial and operational capacity 
Yes/No 
1.1  Do  the  applicants  and,  if  applicable,  affiliated  entity(ies)  have  sufficient  experience  of 
 
project management? 
1.2  Do  the  applicants  and,  if  applicable,  affiliated  entity(ies)  have  sufficient  technical 
 
expertise? (especially knowledge of the issues to be addressed.) 
1.3  Do  the  applicants  and,  if  applicable,  affiliated  entity(ies)  have  sufficient  management 
 
capacity?  
(including staff, equipment and ability to handle the budget for the action)? 
1.4 Does the applicant have stable and sufficient sources of finance? 
 
2. Relevance of the action 
30 
Score transferred from the Concept Note evaluation 
 
3. Effectiveness and feasibility of the action 
20 
3.1 Are the activities proposed appropriate, practical, and consistent with the objectives and 

expected results? 
3.2 Is the action plan clear and feasible? 

3.3 Does the proposal contain objectively verifiable indicators for the outcome of the action? 

Is any evaluation planned? 
3.4 Is the partners' level of involvement and participation in the action satisfactory? 

4. Sustainability of the action  
15 
4.1 Is the action likely to have a tangible impact on its target groups? 

4.2 Is the proposal likely to have multiplier effects? (Including scope for replication and 

extension of the outcome of the action and dissemination of information.) 
4.3 Are the expected results of the proposed action sustainable: 

- financially (how will the activities be financed after the funding ends?) 
- institutionally (will structures allowing the activities to continue be in place at the end 
of the action? Will there be local “ownership” of the results of the action?) 
- at policy level (where applicable) (what will be the structural impact of the action — 
e.g. will it lead to improved legislation, codes of conduct, methods, etc?) 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 17 of 22 
 

- environmentally (if applicable) (will the action have a negative/positive 
environmental impact?)
 
5. Budget and cost-effectiveness of the action 
15 
5.1 Are the activities appropriately reflected in the budget? 
5x2* 
5.2 Is the ratio between the estimated costs and the expected results satisfactory? 
5  
Maximum total score 
80 
*the scores are multiplied by 2 because of their importance 
 
Note on Section 1. Financial and operational capacity 
If the answer is negative to one or more of the criteria, the application will be rejected. 
 
Provisional selection 
After  the  evaluation,  a  table  will  be  drawn  up  listing  the  applications  ranked  according  to  their  score  and 
within  the  limits  of  the  funds  available.  In  addition,  a  reserve  list  will  be  drawn  up  following  the  same 
criteria to be used if more funds should become available during the validity period of the reserve list. 
 (3) 
STEP 3: VERIFICATION OF ELIGIBILITY OF THE APPLICANT AND PARTNERS 
The eligibility verification, based on the supporting documents requested by the Contracting Authority (see 
Section 2.4) will only be performed for the applications that have been provisionally selected according to 
their score and within the available financial envelope.  
 
•  The  Declaration  by  the  applicant  (Section  7  of  Part  B  the  grant  application  form)  will  be  cross-
checked  with  the  supporting  documents  provided  by  the  applicant.  Any  missing  supporting 
document  or  any  incoherence  between  the  Declaration  by  the  applicant  and  the  supporting 
documents may lead to the rejection of the application on that sole basis.  
•  The eligibility of applicants, the affiliated entities(ies), and the action will be verified according to 
the criteria set out in Sections 2.1.1, 2.1.2 and 2.1.3. 
Any  rejected  application  will  be  replaced  by  the  next  best  placed  application  in  the  reserve  list  that  falls 
within the available financial envelope. 
2.4 
SUBMISSION OF SUPPORTING DOCUMENTS FOR PROVISIONALLY SELECTED APPLICATIONS  
An applicant that has been provisionally selected or placed on the reserve list will be informed in writing by 
the  Contracting  Authority.  It  will  be  requested  to  supply  the  following  documents  in  order  to  allow  the 
Contracting Authority to verify the eligibility of the applicants and their affiliated entity(ies)8: 
 
Supporting documents may/must be provided through PADOR, see Section 2.2 
1.  The statutes or articles of association of the applicants9 and of each affiliated entity(ies) . Where the 
Contracting Authority has recognised the applicants’ eligibility for another call for proposals under the 
same  budget  line  within  2  years  before  the  deadline  for  receipt  of  applications,  the  applicants  may 
submit, instead of its statutes, a copy of the document proving eligibility in a former Call (e.g. a copy 
of the special conditions of a grant contract received during the reference period), unless a change in 
legal  status  has  occurred  in  the  meantime10.    This  obligation  does  not  apply  to  international 
                                                 

No supporting document will be requested for applications for a grant not exceeding EUR 60 000. 

Where applicants and/or (a) affiliated entity(ies)  is a public body created by a law, a copy of the said law must be 
provided. 
10  To be inserted only where the eligibility conditions have not changed from one call for proposals to the other. 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 18 of 22 
 

organisations which have signed a framework agreement with the European Commission. A list of the 
relevant framework agreements is available at the following address: 
 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/international_organisations/other_internation
al_organisations/index_en.htm 
2.  A copy of the applicant’s latest accounts (the profit and loss account and the balance sheet for the last 
financial year for which the accounts have been closed)11. 
3.  Legal  entity  sheet  (see  annex  D  of  these  Guidelines)  duly  completed  and  signed  by  each  of  the  
applicants,  accompanied  by  the  justifying  documents  requested  there.  If  the  applicants  have  already 
signed  a  contract  with  the  Contracting  Authority,  instead  of  the  legal  entity  sheet  and  supporting 
documents, the legal entity number may be provided, unless a change in legal status occurred in the 
meantime.] 
4.  A financial identification form of the applicant conforming to the model attached at Annex E of these 
Guidelines, certified by the bank to which the payments will be made. This bank should be located in 
the  country  where  the  applicant  is  established.  If  the  applicant  has  already  submitted  a  financial 
identification  form  in  the  past  for  a  contract  where  the  European  Commission  was  in  charge  of  the 
payments  and  intends  to  use  the  same  bank  account,  a  copy  of  the  previous  financial  identification 
form may be provided instead. 
Where the requested supporting documents are not uploaded in PADOR they must be supplied in the form of 
originals,  photocopies  or  scanned  versions  (i.e.  showing  legible  stamps,  signatures  and  dates)  of  the  said 
originals. However, the Legal entity sheet and the financial identification form must always be submitted in 
original. 
 
Where such documents are not in one of the official languages of the European Union, a translation into the 
language  of  the  call  for  proposals  of  the  relevant  parts  of  these  documents  proving  the  applicant(s)'s 
eligibility, must be attached and will prevail for the purpose of analysing the application. 
 
Where these documents are in an official language of the European Union other than the language of the call 
for proposals, it is strongly recommended, in order to facilitate the evaluation, to provide a translation of the 
relevant parts of the documents, proving the applicant’s eligibility, into the language of the call for proposals. 
 
If the abovementioned supporting documents are not provided before the deadline indicated in the request for 
supporting documents sent to the applicant by the Contracting Authority, the application may be rejected. 
 
After verifying the supporting documents, the Evaluation Committee will make  a final recommendation to 
the Contracting Authority, which will decide on the award of grants. 
2.5  
NOTIFICATION OF THE CONTRACTING AUTHORITY’S DECISION 
2.5.1 Content of the decision 
Applicants will be informed in writing of the Contracting Authority’s decision concerning their application 
and, in case of rejections, the reasons for the negative decision.  
Applicants  believing  that  they  have  been  harmed  by  an  error  or  irregularity  during  the award  process  may 
file a complaint. See further Section 2.4.15 of the Practical Guide.  
2.5.2 Indicative time table  
                                                 
11   This  obligation  does  not  apply  to  natural  persons  who  have  received  a  scholarship  or  that  are  in  most  need  in 
receipt of direct support, nor to public bodies and to international organisations. It does not apply either when the 
accounts are in practice the same documents as the external audit report already provided pursuant to Section 2.4.2.  
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 19 of 22 
 

 
 
DATE 
TIME* local time in 
Ghana 
Information meeting  
March 2013 
To be confirmed 
Deadline for request for any clarifications from the 
5 April 2013 
4:00 pm 
Contracting Authority 
Last  date  on  which  clarifications  are  issued  by  the 
15 April 2013 
4:00 pm- 
Contracting Authority 
Deadline for submission of Application Form 
26 April 2013 
 3:00 pm 
Information 
to 
applicants 
on 
opening, 
12 June 2013* 
 
administrative  checks  and  concept  note  evaluation  
(Step 1) 

Information  to  applicants  on  the  evaluation  of  the 
15 July 2013* 

Full Application Form (Step 2) 
Notification  of  award  (after  the  eligibility  check) 
30 July 2013* 

(step 3) 
Contract signature 
2nd  September 2013* 

*Provisional  date.  All  times  are  in  the  time  zone  of  the  country  of  the  Contracting  Authority 
 
This indicative timetable may be updated by the Contracting Authority during the procedure. In such case, 
the  updated  timetable  shall  be  published  on  internet  at  the  EU  Delegation  to  Ghana  web  site 
https://eeas.europa.eu/delegations/ghana/index_en.htm 
2.6 
CONDITIONS  FOR  IMPLEMENTATION  AFTER  THE  CONTRACTING  AUTHORITY’S  DECISION  TO 
AWARD A GRANT 

Following the decision to award a grant, the Beneficiary will be offered a contract based on the Contracting 
Authority’s  standard  grant  contract  (see  Annex  G  of  these  Guidelines).  By  signing  the  application  form 
(Annex A of these Guidelines), the applicant agrees, if awarded a grant, to accept the contractual conditions 
of the standard grant contract.  
In case of a mono-beneficiary contract, if the successful applicant is an international organisation, the model 
Contribution Agreement with an international organisation or any other contract template agreed between the 
international organisation concerned and the Contracting Authority will be used instead of the standard grant 
contract,  provided  that  the  international  organisation  in  question  offers  the  guarantees  provided  for  in  the 
applicable Financial Regulation, as described in Chapter 6 of the Practical Guide to contract procedures for 
EU external actions. 
Implementation contracts 
Where  implementation  of  the  action  requires  the  Beneficiary(ies)  and  its  affiliated  entity(ies)  (if  any)  to 
award procurement contracts, it must award the contract to the tenderer offering the best value for money, 
that  is  to  say,  the  best  price-quality  ratio,  in  compliance  with  the  principles  of  transparency  and  equal 
treatment  for  potential  contractors,  care  being  taken  to  avoid  any  conflict  of  interests.  To  this  end,  the 
Beneficiary must follow the procedures set out in Annex IV to the standard grant contract. 
  
2.7 
EARLY WARNING SYSTEM AND CENTRAL EXCLUSION DATABASE  
The applicants and, if they are legal entities, persons who have powers of representation, decision-making or 
control over them, are informed that, should they be in one of the situations mentioned in:   
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 20 of 22 
 

-  the  Commission  Decision  of  16.12.2008  on  the  Early  Warning  System  (EWS)  for  the  use  of  authorising 
officers of the Commission and the executive agencies (OJ, L 344, 20.12.2008, p.125) or 
-the Commission Regulation of 17.12.2008 on the Central Exclusion Database (CED) (OJ L344, 20.12.2008, 
p.12), 
their personal details (name, given name if natural person, address, legal form and name and given name of 
the persons with powers of representation, decision-making or control, if legal person) may be registered in 
the  EWS  only  or  both  in  the  EWS  and  CED,  and  communicated  to  the  persons  and  entities  listed  in  the 
above-mentioned Decision and Regulation, in relation to the award or the execution of a grant agreement or 
decision.]  
 
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 21 of 22 
 

3.  LIST OF ANNEXES 
DOCUMENTS TO BE COMPLETED 
ANNEX A: GRANT APPLICATION FORM (WORD FORMAT) 
ANNEX B: BUDGET (EXCEL FORMAT) 
ANNEX C: LOGICAL FRAMEWORK (EXCEL FORMAT12 
ANNEX D: LEGAL ENTITY SHEET 13 
ANNEX E: FINANCIAL IDENTIFICATION FORM 
ANNEX F: PADOR OFF-LINE FORM14 
DOCUMENTS FOR INFORMATION 
ANNEX G: STANDARD GRANT CONTRACT 
- ANNEX II:  GENERAL CONDITIONS APPLICABLE TO EUROPEAN UNION-FINANCED GRANT CONTRACTS 
FOR EXTERNAL ACTIONS 
- ANNEX IV:  CONTRACT AWARD PROCEDURES 
- ANNEX V:  STANDARD REQUEST FOR PAYMENT 
- ANNEX VI:  MODEL NARRATIVE AND FINANCIAL REPORT 
-ANNEX VII:  MODEL REPORT OF FACTUAL FINDINGS AND TERMS OF REFERENCE FOR AN EXPENDITURE 
VERIFICATION OF AN EU FINANCED GRANT CONTRACT FOR EXTERNAL ACTIONS 
-ANNEX IX: 
STANDARD TEMPLATE FOR TRANSFER OF OWNERSHIP OF ASSETS 
ANNEX  H:  DAILY  ALLOWANCE  RATES  (PER  DIEM),  available  at  the  following  address: 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm 
ANNEX I: STANDARD CONTRIBUTION AGREEMENT, APPLICABLE IN CASE WHERE THE BENEFICIARY IS AN 
INTERNATIONAL ORGANISATION  
ANNEX  J:  INFORMATION  ON  THE  TAX  REGIME  APPLICABLE  TO  GRANT  CONTRACTS  SIGNED  UNDER  THE 
CALL. 
 
ANNEX K: Guidelines and Checklist for assessing Budget and Simplified cost options. 
 
PROJECT CYCLE MANAGEMENT GUIDELINES  
http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm   
                                                 
12  Optional where the total amount of the grants to be awarded under the Call for Proposals is EUR 100 000 or less. 
13  Only applicable where the European Commission is the Contracting Authority or will make the payments under 
the contracts to be signed. 
14    Only applicable in centralised calls where PADOR is made of use  
 
GHANA – ' European Instrument for Democracy and Human Rights'  – AAP 2012-13 
EUROPEAID/133776/L/SV/GH 
Page 22 of 22