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L  343/22 
EN     
Official  Journal of  the European Union 
28.11.2014 
COMMISSION DECISION 
of 25  November 2014 
on  the  publication  of  information  on  meetings  held  between  Members  of  the  Commission  and 
organisations or  self-employed  individuals 
(2014/839/EU,  Euratom) 
THE  EUROPEAN  COMMISSION, 
Having  regard  to the Treaty on European  Union, 
Having  regard  to the Treaty on the Functioning  of  the European Union, and in particular  Article  249  thereof, 
Having  regard  to  the  Treaty  establishing  the  European  Atomic  Energy  Community,  and  in  particular  Article  106a 
thereof, 
Whereas: 
(1)
In  accordance  with  Article  11(1)  and  (2)  of  the  Treaty on  European  Union  (TEU),  the  institutions  must,  by  appro­
priate  means,  give  citizens  and  representative  associations  the  opportunity  to  make  known  and  publicly  exchange 
their  views  in  all  areas  of  Union  action.  They  are  also  required  to  maintain  an  open,  transparent  and  regular 
dialogue  with  representative  associations  and  civil  society.  Further,  in  accordance  with  Article  2  of  Protocol  No  2 
on  the  application  of  the  principles  of  subsidiarity  and  proportionality,  and  with  Article  11(3)  TEU,  the  Commis­
sion has  to consult widely before  proposing legislative  acts. 
(2)
For  these  purposes,  the  Members  of  the  Commission,  and  members  of  their  Cabinets,  regularly  meet  with  organ­
isations  or  self-employed  individuals,  in  order  to  learn  about  the  difficulties  they  are  confronted  with  and  to 
understand  their  views on  Union policies and  legislation. 
(3)
In  accordance  with  Article  10(3)  TEU,  in  order  to  facilitate  the  participation  of  European  citizens  in  the  demo­
cratic  life  of  the  Union  and  to  ensure  that  decisions  are  taken  as  openly  as  possible,  it  is  important  to  enable  citi­
zens  to  know  what  contacts  the  Members  of  the  Commission  and  members  of  their  Cabinets  have  with  organ­
isations or  self-employed individuals. 
(4)  
Citizens  already  have  a  right  of  access  to  documents  of  the  institutions  pursuant  to  Regulation  (EC) 
No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  (1).  This  Decision  does  not  concern  access  to 
documents  nor  the application of  Regulation (EC)  No  1049/2001. 
(5)
In  line  with  the  Political  Guidelines  of  15  July  2014  laid  down  by  the  President  of  the  Commission,  the  Commis­
sion is committed to enhancing transparency  in respect of contacts  with  stakeholders  and  lobbyists. 
(6)  
While  there  is  no  need  for  further  measures  with  regard  to  the  participation  of  Members  of  the  Commission  and 
members  of  their  Cabinets  in  public  events,  since  such  information  is  already  in  the  public  domain,  the  publica­
tion  of  information  on  meetings  held  with  organisations  or  self-employed  individuals  would  further  enhance  the 
transparency of  the action  of  the Commission. 
(7)  
The  Members  of  the  Commission  should  therefore  make  public  information  on  meetings  held  by  them  or  by 
members  of  their  Cabinets  with  organisations  or  self-employed  individuals  on  issues  relating  to  decision-making 
and  policy implementation in  the Union. 
(8)
Meetings  with  representatives  of  other  Union  institutions  or  bodies,  which  reflect  the  ordinary  course  of  interin­
stitutional  relations,  are  not  covered  by  this  Decision.  Meetings  with  representatives  of  public  authorities  of  the 
Member  States  are  not  covered  by  this  Decision  as  those  authorities  pursue  the  general  interest  and  contribute  to 
the work of  the Commission  under  the principle of sincere cooperation.  In order  to protect  the international rela­
tions  of  the  Union,  meetings  with  representatives  of  public  authorities  of  third  countries  and  of  international 
organisations  are  not  covered  by  this  Decision.  This  Decision  is  not  applicable  to  the  High  Representative  for 
Foreign  Affairs  and  Security  Policy/Vice-President  of  the  Commission  for  the  meetings  she  holds  in  her  capacity 
as High  Representative. 
(1) Regulation (EC)  No 1049/2001  of  the European  Parliament and  of  the Council  of 30  May 2001  regarding public  access  to European 
Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 

28.11.2014 
EN     
Official  Journal of  the European Union 
L 343/23 
(9)  
In  order  to  respect  the  specific  character  of  the  dialogue  with  the  social  partners,  provided  for  in  Article  154  of 
the  Treaty  on  the  Functioning  of  the  European  Union  (TFEU),  as  well  as  the  specific  character  of  the  dialogue 
with  churches  and  philosophical  and  non-confessional  organisations,  provided  for  in  Article  17(3)  TFEU,  meet­
ings  taking place  in  those contexts  should not be  covered  by this  Decision. 
(10)
In  view  of  the  specific  role  of  political  parties  recognised  by  Article  10(4)  TEU,  and  given  that  the  Inter-institu­
tional  agreement  between  the  European  Parliament  and  the  European  Commission  of  16  April  2014  on  the 
transparency  register  for  organisations  and  self-employed  individuals  engaged  in  EU  policy-making  and  policy 
implementation  (1)  provides  that  the  register  does  not  apply  to  political  parties,  meetings  with  representatives  of 
political  parties  should also  not be  covered  by this  Decision. 
(11)   Since  in  certain  specific  cases  the  publication  of  information  on  meetings  may  undermine  the  protection  of  the 
life, the  integrity or  privacy of an  individual,  the financial,  monetary or  economic  policy of  the  Union,  the  market 
stability  or  sensitive  commercial  information,  the  proper  conduct  of  court  proceedings  or  inspections,  investiga­
tions,  audits  or  other  administrative  procedures;  or  the  protection  of  any  other  important  public  interest  recog­
nised  at Union level,  the publication  of such information  should be  withheld in such cases. 
(12)   In accordance with  Article 5(a) of Regulation (EC) No 45/2001 of  the European Parliament and of  the Council  (2), 
the  names  of  Members  of  the  Commission  as  well  as  of  members  of  the  Cabinets  who  attend  meetings  with 
organisations  or  self-employed  individuals  can  be  made  public;  other  individuals  must  have  unambiguously  given 
their consent. 
(13)   This  Decision  is  without  prejudice  to  more  enhanced  transparency  requirements  or  commitments  resulting  from 
Union legislation  or  international  agreements  concluded by the  Union, 
HAS ADOPTED  THIS DECISION: 
Article  1 
1.
The  Members  of  the  Commission  shall  make  public  information  on  all  meetings  held  by  them  and  members  of 
their  Cabinet  with  organisations  or  self-employed  individuals  on  issues  relating  to  policy-making  and  implementation  in 
the Union,  in  accordance with  the provisions of  this Decision. 
2.
The  information  to  be  made  public  shall  consist  of  the  date  of  the  meeting,  the  location,  the  name  of  the  Member 
of  the  Commission  and/or  member  of  the  Cabinet,  the  name  of  the  organisation  or  self-employed  individual  and  the 
subject of  the meeting. 
Article  2 
For  the purpose of  this  Decision the following  definitions shall  apply: 
(a)   ‘meeting’  means  a  bilateral  encounter  organised  at  the  initiative  of  an  organisation  or  self-employed  individual  or  a 
Member  of  the  Commission  and/or  a  member  of  his/her  Cabinet  to  discuss  an  issue  related  to  policy-making  and 
implementation  in  the  Union.  Encounters  taking  place  in  the  context  of  an  administrative  procedure  established  by 
the  Treaties  or  Union  acts,  which  falls  under  the  direct  responsibility  of  the  Member  of  the  Commission,  as  well  as 
encounters  of a  purely  private  or social  character  or spontaneous  encounters  are  excluded  from  this notion; 
(b)   ‘organisation  or  self-employed  individual’  means  any  organisation  or  individual,  irrespective  of  their  legal  status, 
engaged  in  activities  carried  out  with  the  objective  of  directly or  indirectly  influencing  the  formulation  or  implemen­
tation  of  policy  and  the  decision-making  processes  of  the  institutions  of  the  Union,  irrespective  of  where  these  activ­
ities  are  undertaken and of  the channel or  medium of communication  used. 
This  notion  does  not  include  representatives  of  other  Union  institutions  or  bodies,  national,  regional  and  local 
authorities  of Member States and  of  third countries  or  international organisations.  However, it covers any association 
or  network  created to represent  regions  or other  sub-national  public authorities  collectively. 
(1) OJ L 277, 19.9.2014, p. 11. 
(2) Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard  to the processing  of  personal  data  by the  Community institutions  and  bodies  and  on  the  free movement of  such data  (OJ  L  8, 
12.1.2001, p. 1). 

L  343/24 
EN     
Official  Journal of  the European Union 
28.11.2014 
Article  3 
1.
This  Decision  shall  not  apply  to  meetings  held  with  social  partners  at  Union  level  in  the  context  of  the  social 
dialogue,  or  to  meetings  held  in  the  context  of  the  dialogue  with  churches,  religious  associations  or  communities,  as 
well  as with  philosophical  and non-confessional organisations 
2.
This Decision shall  not apply to meetings  held with  representatives  of  political parties. 
Article  4 
1.
The  information  set out  in  Article  1(2)  shall  be  published  in  a  standardised  format on  the  websites of  the  Members 
of  the Commission within  a period of  two weeks  following  the meeting. 
2.
The  publication  of  the  information  may  be  withheld  where  such  publication  could  undermine  the  protection  of 
one  of  the  interests  referred  to  in  Article  4(1),  (2)  and  (3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  in  particular  the  life,  the 
integrity  or  privacy  of  an  individual,  the  financial,  monetary  or  economic  policy  of  the  Union,  the  market  stability  or 
sensitive  commercial  information,  the proper  conduct of court  proceedings  or  inspections,  investigations, audits  or  other 
administrative  procedures;  or  the protection  of any other  important  public interest recognised  at Union level. 
Article  5 
The  names  of  individuals  (acting  on  behalf  of  organisations  or  self-employed  individuals)  or  Commission  officials  (other 
than  members  of  the  Cabinets)  attending  meetings  shall  not  be  made  public  unless  they  have  unambiguously  given  their 
consent 
Article  6 
The  organisations  and  self-employed  individuals  shall  be  informed  of  the  fact  that  the  information  set out  in  Article  1(2) 
will be  made  public. 
Article  7 
This  Decision  shall  enter  into  force  on  the  day  following  that  of  its  publication  in  the  Official  Journal  of  the  European 
Union

It  shall  apply from 1  December  2014. 
Done at  Strasbourg, 25  November  2014. 
For  the  Commission 
The  President 
Jean-Claude JUNCKER  

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