Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Correspondence received on the Copyright Directive between 07/2016-09/2016'.



 
Ref. Ares(2017)3194500 - 26/06/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology 
 
 
  Director-General 
 
Brussels,  
CONNECT/I2/VD/hz (2017) 3495620 
Ms Kirsten FIEDLER 
Managing Director 
European Digital Right 
Rue Belliard, 20 
1040 Brussels 
Email:ask+request-4175-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2017/2215 
Dear Ms Fiedler, 
We  refer  to  your  email  dated  10/04/2017  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 10/04/2017 under the above mentioned reference number. 
1. 
SCOPE OF THE REQUEST 
You request access to "documents which contain the following information for the period 
of 14 July until the publication of the draft Copyright Directive on 14 September 2016:- 
all correspondence (including emails) to officials in DG CNECT from the International 
Federation of the Phonographic Industry (IFPI) and the European Grouping of Societies 
of  
Authors  and  Composers  (GESAC)."  You  further  mentioned  that  you  were  only 
requesting "access to the contents of the communications and that personally identifiable 
information (such as email headers) can therefore be sent with redactions"

Since  the  description  given  in  your  application  did  not  enable  us  to  clearly  identify  the 
concrete  documents  which  would  correspond  to  your  request,  we  sent  you  a  request  of 
clarification on 02/05/2017 (Ref. Ares (2017)2251266).  On  08/05/2017, you  informed  us 
that  your  request  "covers  all  correspondence  (including  emails)  from  the  International 
Federation  of  the  Phonographic  Industry  (IFPI)  and  the  European  Grouping 
of  Societies   of   Authors  and   Composers  (GESAC)  sent  to   officials in  DG   CNECT 
regarding the proposal for a directive on copyright in the Digital Single Market, for the 
period running from 14 July 2016 until 14 September 2016 (adoption of the proposal)

(Ref. Ares (2017) 3094896). On 01/06/2017, we sent you a holding reply concerning the 
extension of the deadline. (Ref. Ares (2017)2762934). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

2. 
DOCUMENTS COVERED BY REGULATION 1049/2001  
Your application concerns the following documents: 
(1) 
Email from IFPI with legal note, 15/07/2016, (Ref. Ares(2017)2268842) 
(2) 
Email from IFPI with legal note, 19/07/2016, (Ref. Ares(2017)2268925) 
(3) 
Email from IFPI, 29/07/2016, (Ref. Ares(2017)2268979) 
(4) 
Email from IFPI, with legal note, 02/08/2016, (Ref. Ares(2017)2269094) 
(5) 
Email from IFPI with legal note,05/08/2016, (Ref. Ares(2017)2269139) 
(6) 
Email from IFPI with legal note, 11/08/2016, (Ref. Ares Ares(2017)2269213) 
(7) 
Email from IFPI, 30/08/2016, (Ref. Ares(2017)2269439) 
(8) 
Email from GESAC, 05/09/2016, (Ref. Ares(2017)2269315) 
(9) 
Email from IFPI, 07/09/2016, (Ref. Ares(2017)2269382) 
(10) 
Email from GESAC, 14/09/2016, (Ref. Ares(2017)2269504) 
3. 
ASSESSMENT OF THE DOCUMENTS  
The  documents  which  you  seek  to  obtain  relate  to  correspondences  between  stakeholders 
(IFPI and GESAC) and the Commission (namely officials in DG CNECT) during the period 
preceding the adoption of the "Proposal for a Directive of the European Parliament and of 
the  Council  on  copyright  in  the  Digital  Single  Market",  COM/2016/0593  final  - 
2016/0280  (COD).  They  contain  legal  opinions  and  third  parties'  positions  regarding 
areas of law related to the Proposal. 
Since the documents originate from third parties, IFPI and GESACthe originators of the 
documents,  have  been  consulted  pursuant  to  article  4(4)  of  the  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 (hereinafter "Regulation 1049/2001") regarding public access to documents. 
IFPI  has  objected  to  full  disclosure  of  the  documents  2,  4-7  and  9  on  the  basis  of  the 
exceptions  provided for in Articles 4(2) second indent (protection of legal advice), 4(2) first 
indent (protection of commercial interests) and 4(3) (protection of the Institution's decision 
making  process)  of  the  Regulation  1049/2001.  GESAC  did  not  object  to  disclose  their 
emails (documents 8 and 10).  
Following  an  examination  of  the  documents  requested  under  the  provisions  of  this 
Regulation and taking into account the consultation of the third parties, I have arrived at the 
following conclusion:  
a)  DOCUMENTS 3, 8 AND 10:  FULL ACCESS WITH ONLY PERSONAL DATA REDACTED  
Annex 1 contains the documents to which full access is granted following simple redaction 
of personal data. 
Pursuant  to  Article  4(1)  (b)  of  Regulation  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of the 
individual, in particular in accordance with Community legislation regarding the protection 
of personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 45/2001 of 
the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of 


individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions 
and bodies and on the free movement of such data (hereinafter "Regulation 45/2001") . 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  45/2001 
becomes fully applicable. 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is 
no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned. Moreover, in your application you mention expressly that personally identifiable 
information  can  be  redacted.  Therefore,  we  are  disclosing  the  documents  requested 
expunged from this personal data. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  expunged  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data 
protection,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to 
make  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position 
according to the procedure laid down at the point 5 of this letter. 
b)  DOCUMENTS 1,  4 AND 5:  PARTIAL ACCESS  
Annex 2 contains the documents to which partial access is granted. 
Some parts of the documents have been redacted as their disclosure is prevented by one or 
more  exceptions  to  the  right  of  public  access  to  documents  laid  down  in  Article  4  of 
Regulation 1049/2001: 
i. 
Protection of privacy (Art. 4 (1) (b)) 
Some  of  the  deleted  parts  of  the  documents  contain  personal  data,  in  particular  names  of 
senders, recipients and contact details, which have been redacted for the reasons indicated 
under point 3a). 
ii. 
Protection of legal advice (Art. 4 (2) second indent) and of the commercial interest 
(Art. 4(2) first indent) 
Article 4(2), second indent of Regulation 1049/2001 provides that "[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: (...) legal 
advice (...) unless there is an overriding public interest in disclosure
." 
Article 4(2), first indent provides that "[t]he institutions shall refuse access to a document 
where disclosure would undermine the protection of [...] commercial interests of a natural 
or  legal  person,  including  intellectual  property
  (...)  unless  there  is  an  overriding  public 
interest in disclosure." 

Documents 1, 4 and 5 consist of an email exchange between the European Commission and 
IFPI  in  which  reference  is  made  to  legal  advice  (enclosed)  prepared  by  IFPI's  external 
counsel or by their in-house lawyer. 


In  reply  to  the  Commission's  consultation,  IFPI  argues  that  the  public  release  of  the 
documents  would  seriously  undermine  the  company's  legal  professional  privilege.  This 
privilege is considered as the company's ability to seek legal advice and to choose and revert 
to its legal advisers in all freedom and without any outside interference or risk of disclosure 
of  the  related  communications.  The  legal  advisers/law  firm  concerned  or  other  legal 
advisers/law firms would become hesitant in future to provide advice to IFPI and to do so it 
in a frank, objective and comprehensive manner if they would learn that their legal opinions, 
which they provided specifically and in all confidentiality to IFPI, would be made public. 
Release of the documents would therefore have the effect of undermining the protection of 
legal advice in the sense of Article 4(2), second indent of Regulation 1049/2001. 
For similar reasons (i.e. the direct, indirect revelation on the specific legal issues of interest 
for IFPI and the legal  strategy and approach taken by them) the release  of  the documents 
would also harm the professional secrecy and the commercial image of both IFPI's members 
and  their  legal  advisers/law  firm  concerned,  and  in  this  way  undermine  the  commercial 
interests  protected  by  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  1049/2001.  It  could  notably 
jeopardize  IFPI's  members'  position  with  regard  to  future  contractual  negotiations  or 
litigations given that defendants would have prior knowledge of legal arguments. 
iii. 
Protection of legal advice (Art. 4(2) second indent) and of the Institution's decision 
making process (art.4(3)) 
One redacted part of document 1 relates to a position taken by the Commission's legal 
service  on  an  issue  related  to  the  copyright  reform.  Disclosure  of  the  part  of  this 
document  at  this  stage  would  have  a  serious  impact  on  the  Commission's  interest  in 
receiving frank, objective and comprehensive legal advice. It would also constitute a risk 
to weaken the Commission in any possible dispute. 
Furthermore,  based  on  Article  4(3)  of  Regulation  1049/2001,  I  consider  that  providing 
access  to  the  part  of  the  document  concerned  would  seriously  undermine  the  decision 
making  process  in  the  context  of  the  ongoing  legislative  process  and  the  intense 
discussions and  negotiations of the legislative Proposal in  the European Parliament and 
the Council. 
c)  DOCUMENTS 2, 6, 7 AND 9:  NO DISCLOSURE 
Annex 3 contains the list of documents to which access is denied. 
As  regard  documents  2,  6,  7,  9,  I  regret  to  inform  you  that  your  application  cannot  be 
granted, as disclosure is prevented by the exceptions to the right of access laid down in 
Article 4(2) first and second indent of the Regulation 1049/2001. 
These  documents  contain  non-public  positions  of  IFPI  on  specific  issues  arising  in  the 
context  of  the  copyright  reform,  the  disclosure  of  which  at  this  stage  could  seriously 
undermine    the  negotiating  position  of  IFPI's  members  in  the  course  of  their  business 
activity.  They  constitute  commercially  sensitive  business  information,  representing 
commercial  interests,  which  are  protected  against  disclosure  under  the  first  indent  of 
Article 4(2) of Regulation 1049/2001.  
They also contain legal advice from IFPI's external and in-house lawyers on specific legal 
issues pertaining to copyright. For the same reasons as the ones here-above  mentioned by 



IFPI, access to these documents must be denied as they are covered by the exception laid 
down in the second indent of article 4(2) of Regulation 1049/2001. 
I  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  the  documents  without 
undermining the interests described above. Yet I have arrived at the conclusion that this was 
not  possible,  since  the  invoked  above  exceptions  of  Article 4(2)  cover  the  documents  in 
their entirety. 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exceptions called upon in point 3b)ii and 3b)iii and laid down in Article 4(2) and 4(3) 
of Regulation 1049/2001 apply, unless there is an overriding public interest in disclosure of 
the  documents.  While  recognising  the  importance  of  transparency  in  enabling  citizens  to 
participate in the democratic process, in this case, I take the view that the public interest in 
making  the  content  of  these  documents  public  does  not  outweigh  the  harm  that  their 
disclosure would cause to the interests protected by the invoked exceptions. 
5. 
CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review its position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/327 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
Roberto Viola 
Enclosure: 


Electronically signed on 26/06/2017 16:37 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline