Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meeting with the Secretary General of the Energy Charter'.



 
Ref. Ares(2017)3662357 - 20/07/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
Trade/G3/FPC/NL/lnb 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Ms Anna Maskell 
Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx    
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem No 2017/2738 
 
Dear Ms Maskell, 
I  refer  to  your  application  of  8  May  2017  in  which  you  made  a  request  for  access  to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011,  registered  on  the  same 
date under the abovementioned reference number.  
You would like to receive access to: 
"all  communication,  including  emails,  and  documents  (agenda,  minutes,  list  of 
participants,  etc.)  related  to  the  meeting  listed  in  the  news  from  the  Energy  Charter 
Treaty    (http://www.energycharter.org/media/news/article/secretary-general-rusnak-
meets-with-the-european-commissioner-for-trade-mr-karel-de-gucht/)
  between  former 
Commissioner Karel de Gucht and Secretary General of the Energy Charter, Mr. Urban 
Rusnák, on the 22nd of April 2014
"
We have identified two documents falling under the scope of your request: 
  A  request  for  meeting  with  Commissioner  De  Gucht  by  the  Energy  Charter 
Secretariat made on 7 March 2014 (Ares(2014)621458) ("document 1"); 
  A  summary  report  of  the  meeting  between  Commissioner  De  Gucht  and 
Secretary-General  Urban  Rusnák,  which  includes  a  document  in  attachment 
(Ares(2017)3062081) ("document 2"). 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
 

2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of  the  exceptions,  and  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether  disclosure of the parts of the 
document in question pose a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain 
whether there is any overriding public interest justifying disclosure"
3. 
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having examined the requested documents under the applicable legal framework, partial 
access  is  granted  to  documents  1  and  2
.  In  particular,  as  regards  document  1,  only 
personal  data  have  been  redacted,  pursuant  to  article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001 
and in accordance with Regulation (EC) No 45/2001 ("Regulation 45/2001")6. 
As regards document 2, in addition to personal data, additional information was redacted 
in accordance with articles 4(1)(a) third indent (protection of the public interest as regards 
international relations) and 4(3) first subparagraph (protection of the institution's decision-
making process) of Regulation 1049/2001. 
The reasons  justifying the application of the exceptions are set out  below  in Sections  2.1, 
2.2 and 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public 
interest in the disclosure. 
2.1 
Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a)  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions 
shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations”
. 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
  Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4   Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 


According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation"
7.  In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4(1)(a)] could undermine the public interest"
8. 
The Energy Charter is an international organization, which aims to find balanced solutions 
to  key  energy  challenges  among  a  diverse  range  of  member  countries  across  Europe  and 
Asia,  including  producers,  consumers  and  transit  states,  participating  in  the  Charter  on  an 
equal basis. Fifty-two European and Asian countries have signed or acceded to the Energy 
Charter  Treaty.  All  EU  Member  States  are  individual  signatories,  but  the  Treaty  has  also 
been signed collectively by the European Community and Euratom so the total number of 
parties to the Treaty is fifty-four. 
Document 2 is a meeting report of the meeting between Commissioner Karel De Gucht and 
Urban Rusnák, Secretary-General of the Energy Charter, on 22 April 2014. Parts of this 
document  have  been  redacted  as  they  reflect  views  and  concerns  expressed  for  internal 
use,  regarding  negotiations  with  third  countries  or  concerning  the  political  or  economic 
situation  in  third  countries.  Annex  to  document  2  has  been  withheld  as  it  reveals  the 
position of the EU as regards the Energy Charter proposal on the revision of the rules on 
investment.  Public  release  of  those  comments  would  seriously  undermine  the  EU's 
objectives  in  the  area  of  trade  and  energy  policy,  and  ultimately  would  undermine  the 
protection of the international relations of the EU. 
More specifically, some of the redacted passages in document 2 are related to the TITP 
negotiations  with  the  US.  Although  the  TTIP  negotiations  have  now  come  to  a  pause, 
exposing internal views and considerations would weaken the negotiating capacity of the 
EU  more  generally,  reduce  its  margin  of  manoeuvre  and  be  exploited  by  our  trading 
partners  to  obtain  specific  results.  With  respect  to  TTIP  in  particular,  preserving  the 
negotiating  position  of  the  EU  and  tactical  approaches  is  important  in  order  not  to 
jeopardise the results achieved so far in these negotiations. It should be noted that some 
of  the  withheld  passages  also  reveal,  although  indirectly,  the  position  of  the  US.  Such 
disclosure  is  likely  to  upset  the  mutual  trust  between  the  EU  and  the  US  and  thus 
undermine the relations of the EU with this partner.  
Similarly, the attachment to document 2 represents a comparative table of the position of 
the  EU  and  the  position  of  the  Energy  Charter  as  regards  the  reform  of  the  investment 
rules under the Energy Charter Treaty. Revealing the position of the EU and preliminary 
                                                 
7   Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36 
8   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 


proposal of the Energy Charter on the reform of the Energy Charter Treaty would break 
the  climate  of  confidence  and  trust  between  the  two  institutions,  therefore  undermining 
the protection of the international relations of the EU.  
Even if the information contained in some of the redacted passages of document 2 or in 
the attachment to document 2 was related specifically to the TTIP negotiations or to the 
Energy  Charter  Treaty  reform,  there  is  a  reasonably  foreseeable  risk  that  its  public 
disclosure  would  undermine  and  weaken  the  position  of  the  EU  in  its  ongoing  trade 
negotiations with other third countries in which similar topics are being discussed.  
Furthermore,  some  of  the  redacted  passages  in  document  2  describe  in  a  very  detailed 
way  the  open  discussion  between  Commissioner  De  Gucht  and  Secretary-General 
Rusnák on different issues  and  concerns vis-á-vis  the Energy Charter and its individual 
members.  The  disclosure  of  the  EU  position  on  these  issues  would  undermine  in  a 
reasonably  foreseeable manner the climate of confidence and trust  between  the EU and 
its  partners.  Preserving  a  certain  level  of  discretion  and  special  care  in  handling 
documents that reflect the positions of our partners and internal views, impressions and 
characterisations of these positions is essential in order not to jeopardise the international 
relations  of  the  EU.  International  partners  need  to  be  able  to  rely  on  each  other's 
discretion and to trust that they can engage in open and frank exchanges of views without 
having to fear that these views and positions may in the future be exposed. As the Court 
recognised in Case T-301/10 in’t Veld v Commission“[…] establishing and protecting a 
sphere  of  mutual  trust  in  the  context  of  international  relations  is  a  very  delicate 
exercise"
9 
2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
The applicable legislation in this field is Regulation 45/2001. In this respect, the Court of 
Justice has ruled that "the provisions of Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 
constitute  essential  provisions,  become  applicable  in  their  entirety  where  an  application 
based  on  Regulation  1049/2001  seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal 
data"
10
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
11  and  that  "surnames  and 
                                                 
9   Judgment in Sophie in’t Veld v European Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraph 126. 
10   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
11   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 


forenames  may  be  regarded  as  personal  data"12,  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions13. 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
. The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data"
14
Documents  1  and  2  contain  personal  information,  such  as  names,  email  addresses  or 
telephone  numbers  that  allow  the  identification  of  natural  persons.  The  name  of 
Commissioner  De  Gucht  and  of  the  Secretary-General  of  the  Energy  Charter  are 
disclosed.  
I note that you have not established the necessity of having these personal data transferred to 
you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed,  on  the  basis  of  the  information  available,  that 
disclosure of such personal data would not prejudice the legitimate interests of the persons 
concerned.  Therefore,  these  personal  data  shall  remain  undisclosed  in  order  to  ensure  the 
protection of the privacy and integrity of the individuals concerned. 
2.3  
Protection of the institution's decision-making process 
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that “[a]ccess to a document drawn up by 
an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution,  which  relates  to  a  matter 
where the decision has not been taken by the institution, shall be refused if disclosure of 
the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making  process, 
unless there is an overriding public interest in disclosure”.
  
The jurisprudence of the EU Courts has also recognized that "the protection of the decision-
making  process  from  targeted  external  pressure  may  constitute  a  legitimate  ground  for 
restricting  access  to  documents  relating  to  the  decision-making  process"
15  and  that  the 
capacity of its staff to express their opinions freely must be preserved16 so as to avoid the 
risk that the disclosure would lead to future self-censorship. As the General Court put it, the 
result of such self-censorship "would be that the Commission could no longer benefit from 
the frankly-expressed and complete views required of its agents and officials and would be 
deprived of a constructive form of internal criticism, given free of all external constraints 
and pressures and designed to facilitate the taking of decisions […]"
17.  
                                                 
12   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
13   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
14   Id., paragraph 107; see also judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, 
paragraph 77. 
15   Judgment in MasterCard and Others v Commission, T-516/11, EU:T:2014:759, paragraph 71 
16   Judgment in Muñiz v Commission, T-144/05, EU:T:2008:596, paragraph 89. 
17   Judgment in MyTravel v Commission, T-403/05, EU:T:2008:316, paragraph 52. 


Annex  to  document  2  includes  a  comparative  table  of  the  position  of  the  EU  and  the 
position of the Energy Charter as regards this topic that was drafted for internal purposes 
of  the  discussions  at  the  moment  of  the  meeting  between  Commissioner  De  Gucht  and 
Secretary-General  Rusnák.  The  discussions  on  the  reform  of  the  ISDS  rules  are  still 
ongoing and the positions of the EU and of the Energy Charter may have evolved in the 
process  of  the  negotiations  and  may  not  reflect  the  position  of  both  institutions  at  this 
moment. 
Disclosing the withheld attachment would seriously undermine the decision-making process 
of the institution in this specific case, as it would reduce the free exchange of views between 
the  Commission  staff  by  exposing  views  and  considerations  to  undue  pressure  and 
unfounded conclusions both from external stakeholders and from our negotiating partners. It 
would also  have a negative impact on decisions  still to be taken by the  EU by giving out 
elements of the Commission's assessment and its possible future approaches. Protecting the 
confidentiality of internal views and opinions allows for the parties involved to speak freely 
and  frankly.  Reducing  this  degree  of  confidentiality  would  lessen  the  trust  of  the  parties 
involved and give risk of self-censorship, which would in turn undermine the quality of the 
discussions and the decision-making process.  
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The  exception  laid  down  in  article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001 
applies  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  the  documents. 
Such  an  interest  must,  first,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure. The Court of Justice has acknowledged that it is for the institution concerned 
by  the  request  for  access  to  balance  the  particular  interest  to  be  protected  by  non-
disclosure of the document against the public interest. In this respect, the public interest 
is of particular relevance where the institution "is acting in its legislative capacity"18 as 
transparency  and  openness  of  the  legislative  process  strengthen  the  democratic  right  of 
European  citizens  to  scrutinize  the  information  which  has  formed  the  basis  of  a 
legislative act19. 
The  documents  withheld  under  article  4(3)  all  pertain  to  the  domain  of  the  executive 
functions  of  the  EU  as  they  concern  trade  negotiations.  In  this  context,  the  Court  has 
acknowledged that “public participation in the procedure relating to the negotiation and 
the  conclusion  of  an  international  agreement  is  necessarily  restricted,  in  view  of  the 
legitimate interest in not revealing strategic elements of the negotiations
"20. 
After  careful  assessment,  we  have  concluded  that  on  balance,  preserving  the 
Commission's  decision-making  prevails  over  transparency  in  this  specific  case.  In 
particular, disclosure at this stage of documents withheld under article 4(3) of Regulation 
                                                 
18   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 46. 
19   Id., paragraph 67. 
20   Judgment in Sophie in ’t Veld v European Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 120 and 
181; see also Judgment in Sophie in ’t Veld v Council, T-529/09, EU:T:2012:215, paragraph 88. 




1049/2001 would undermine the possibility of achieving the best possible outcome in the 
public  interest.  Disclosing  the  withheld  attachment  would  expose  the  EU  to  have  to 
justify  preliminary  positions  which  eventually  evolved  in  the  decision-making  process 
and which may endanger the relationship with an important institutional partner.  
Therefore,  on  the  basis  of  the  considerations  made  above,  we  have  not  been  able  to 
identify  a  public  interest  capable  of  overriding  the  Commission’s  decision  making 
process. 
4.  
PARTIAL ACCESS 
Pursuant  to  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001  "[i]f  only  parts  of  the  requested 
document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document 
shall  be released"
.  Accordingly, we have also considered whether partial access  can be 
granted to the annex to document 2. 
After a careful review, we have concluded that this attachment is entirely covered by the 
exceptions  described  above  as  it is impossible to disclose  any  parts  of these documents 
without undermining the protection of the interests identified in this reply.  
*** 
In case you would disagree with the assessment provided in this reply, you are entitled, in 
accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
                      Jean-Luc DEMARTY 
Encl.:   released documents 

Electronically signed on 19/07/2017 20:57 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563