Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'EFSA's independence policy'.



 
 
HEAD OF LEGAL AND ASSURANCE SERVICES  
Parma, 26 July 2017 
Ref. DD/CP/mm (2017)- out -18120375  
 
Martin Pigeon 
Corporate Europe Observatory 
26, rue d'Edimbourg 
BE-1050 Brussels 
Belgium 
 
e-mail: ask+request-4300-
[correo electrónico] 
 
 
 
Re:  
Your request for public access to documents of 17 May 2017 
 
 

Our ref: PAD 2017/038 
 
Dear Mr Pigeon, 
I  refer  to  your  request  for  public  access  to  documents  submitted  on  17  May  2017 
through Ask the EU website, by means of which you requested access to “the following 
documents:
 
1.  all  correspondence,  including  emails,  between  EFSA  (employees  and  Board 
members)  and  third  parties  (excluding  with  and  from  Corporate  Europe 
Observatory,  PAN-Europe,  ENSSER,  La  Via  Campesina,  Testbiotech,  Sciences 
Citoyennes, Gene Watch and Greenpeace, as well as the submissions received by 
EFSA  during  its  recent  public  consultation  on  the  matter)  related  to  EFSA's 
independence (and in particular but not exclusively EFSA's ongoing review of its 
independence policy) since 1st January 2016. 
 

2.  all minutes of meetings between EFSA and third parties (minus Corporate Europe 
Observatory,  Testbiotech,  PAN-Europe,  ENSSER,  La  Via  Campesina,  Sciences 
Citoyennes, Gene Watch and Greenpeace, as well as the submissions received by 
EFSA  during  its  recent  public  consultation  on  the  matter)  related  to  EFSA's 
independence (and in particular but not exclusively EFSA's ongoing review of its 
independence policy) since 1st January 2016.” 

 
As per our letter of 4 July 2017 and taking into account the third-party consultations in 
accordance  with  Article  4(4)  of  the  PAD  Regulation,  which  took  considerable  time,  we 
proposed  you  a  reply  in  batches.  This  letter  constitutes  the  second  and  final  batch  of 
documents falling within the scope of your request as follows. 
 
1.  Partial disclosure – 2nd and final batch  
 
With regard to the first point of your request and as already stated in our letter of 4 July 
2017,  we  understand  that  your  request  covers  correspondence  (e-mails  or  other)  with 
third  parties  relating  to  EFSA’s  independence  policy  and  its  review,  in  the  time  period 
from 1 January 2016 until the date of your request.  
We  are  pleased  to  provide  you  with  a  final  set  of  documents  that  have  been  identified 
consisting of the correspondence between EFSA and the third parties as follows:  
 
European Food Safety Authority • Via Carlo Magno 1A • 43126 Parma • ITALY 
Tel. + 39 0521 036 111 • Fax + 39 0521 036 110 • www.efsa.europa.eu 


 
 
 
  Comments  received  after  the  submission  deadline  of  the  public  consultation  on 
EFSA’s draft Policy on Independence; 
  Two e-mails from a citizen; 
  Correspondence  exchanged  with  a  journalist  in  which  we  have  masked 
information outside the scope of your request related to the independence policy; 
  E-mails  exchanges  with  three  journalists  similar  in  content  concerning  the 
independence policy. 
 
We would like to inform you that on 21 June 2017 the Management Board adopted the 
update of the EFSA’s independence policy which is now publicly available1. Furthermore, 
an  ex  post  analysis  on  EFSA’s  2011  Policy  on  Independence  and  2014  Rules  on 
Declarations of Interest was carried out by Deloitte Belgium2. The Final Comprehensive3 
and Summary4 Reports of this audit exercise, entitled “Ex post Evaluation of the Policy 
on  Independence  and  Scientific  Decision-Making  Processes  of  EFSA  and  of  its 
Implementing Rules on Declaration of Interest” are also publicly available. Other related 
documents have been identified. However, EFSA holds that these documents cannot be 
disclosed since they are to be protected under the exception relating to the “purpose of 
inspections, investigations and audits” provided in the third indent of Article 4(2) of PAD 
Regulation. We can add that these documents  concern the audit activity carried out by 
Deloitte under the procurement contract.  
 
Please  note  that  personal  data  (i.e.  names  of  individuals  and  other  personal  data) 
present  in  all  the  documents  disclosed  to  you  have  been  masked  in  accordance  with 
Article 4(1)(b) of the PAD Regulation and Article 8(b) of the Data Protection Regulation 
(EC) No 45/2001. In line with the settled case law of the Union Courts5, EFSA will only 
be able to balance the interests at stake and to consider the disclosure of personal data 
after  you  have  provided  an  express  and  legitimate  justification  and  convincing 
arguments in order to demonstrate the necessity of having personal data transferred to 
you. 
 
With regard to the second point of your request, we have further verified the meetings 
held between EFSA and third parties relating to the EFSA’s independence policy and its 
review.  As  a  result,  no  other  meetings  were  identified  to  fall  in  the  scope  of  your 
request.  
We  hope  you  find  the  disclosed  document  useful.  I  must  remind  you  that  all  persons 
reproducing, redistributing, exploiting or making commercial use of this information are 
expected to adhere to the terms and conditions asserted by the copyright holder. 
 
2.  Confirmatory application 
 
To  exercise  your  right  to  appeal  against  this  decision  of  partial  disclosure  by  a 
confirmatory application, you may write to EFSA at the address below. You have fifteen 
working  days  from  receipt  of  this  letter  to  appeal.  Beyond  this  deadline,  your  initial 
request  will  be  considered  as  fully  satisfied.  In  case  you  submit  a  confirmatory 
application, EFSA will inform you of the outcome of this re-examination of your request 
within fifteen working days of receipt, either by granting you access to the documents or 
by  confirming  the  refusal.  In  the  latter  case,  you  will  also  be  informed  of  any  further 
appeal routes available.  
 
                                                           
1   http://www.efsa.europa.eu/en/corporate/pub/policyonindependence.  
2   http://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/efsacontractors2016.pdf.  
3   http://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/mb170322-ev.pdf.  
4   http://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/mb170322-ev-s.pdf.  
5   See Judgment in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd., EU:C:2010:378. 
 
 



 
 
 
Further correspondence must be sent to: 
 
EFSA 
Dirk Detken, Head of the Legal and Assurance Services  
Via Carlo Magno 1/A 
I-43126 Parma  
Italy 
e-mail: [correo electrónico]  
 
 
Yours sincerely, 
 
 
[SIGNED] 
 
 
Dirk Detken 
 
 
Cc: V. Villamar, J. Ramsay (EFSA) 
 
Encl: 1