Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'meetings with GALP'.



 
Ref. Ares(2018)857400 - 14/02/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels, 13/02/2018 
J1/RS/JCV/MSM 
rtd.ddg3.j.1(2018)608778 
 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt  
João Costa 
Rua dos Lírios nº34, 1º B 
2725 - Mem Martins 
Portugal 
 
Advance copy by e-mail:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject:  Your  application  for  public  access  to  documents  –  GestDem  Ref  No 
2017/7371 

 
Dear Mr Costa, 
We refer to your email dated 09/12/2017 in which you submitted, within the framework 
of Regulation (EC) 1049/20011, an application for access to documents.  
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
You requested access to the correspondence and notes of the meetings of Commissioner 
Carlos Moedas, his cabinet and DG Research with GALP (GALP Energia SGPS, GALP 
gasnatural SA). 
We have identified 9 documents falling under the scope of your request (hereinafter the 
'requested documents'), namely several letters, emails exchanges and briefing notes. 
 
2.  EXAMINATION UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
1049/2001,  and  taking  account  of  the  legitimate  interests  of  any  third  party  concerned, 
we  are  pleased  to  inform  you  that  partial  access  can  be  granted  to  the  requested 
documents.  Some  information  has  been  withheld, as  it concerns  commercially sensitive 
information and the personal data, as explained below.  
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43) , 
hereinafter referred to as ‘Regulation (EC) 1049/2001’. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx   

2.1  Protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including 
intellectual property
 
Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) 1049/2001 provides that  "[t]he institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
[...]  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property, 
unless there is an overriding public interest in disclosure
". 
The  requested  documents  number  1,  2,  6  and  7  contain  references  to  certain  strategic 
considerations  and  R&D  projects  being  developed  by  GALP  in  the  energy  sector  that 
have a fundamental importance for the activities of the company. The disclosure of this 
information would provide insights to competitors that are prejudicial to the business of 
GALP or could undermine the ongoing projects and their potential for commercial roll-
out  considering  the  competitive  environment  in  which  the  company  develops  its 
activities.  
The  public  disclosure  of  this  information  might  undermine  the  commercial  interests  of 
the GALP within the meaning of Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) 1049/2001. 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  1049/2001  (protection  of  commercial 
interests)  applies  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the 
documents requested. In this instance, we have found no elements which could indicate 
the existence of an overriding public interest in the sense of Regulation (EC) 1049/2001 
that would outweigh the need to protect the commercial interests identified in the present 
letter. 
2.2 Protection of privacy and the integrity of the individual 
According  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  1049/2001,  access  to  documents  is 
refused where disclosure would undermine the protection of "privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data
". 
All  the  requested  documents  contain  personal  data  such  as  name,  surname,  telephone 
number, fax number, signature, email, office number of certain members of the staff of 
the  Commission  and  GALP.  This  information  clearly  constitutes  personal  data  in  the 
meaning of Article 2(a) of Regulation (EC) 45/20012. 
According  to  Article  8(b)  of  Regulation  (EC)  45/2001,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  a  recipient  in  the  EU/EEA  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of 
having  the  data  transferred  and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's 
legitimate  interests  might  be  prejudiced.  Those  two  conditions  are  cumulative.  In  the 
present  case,  you  have  not  put  forward  any  arguments  to  substantiate  a  need  to  obtain 
                                                 
2 Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the institutions and bodies of the 
Community  and  on  the  free  movement  of  such  data  (OJ  L  8,  12.01.2001,  p.1),  hereinafter  referred  to  as 
‘Regulation (EC) 45/2001’. 


these  personal  data.  Furthermore,  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure  would  not 
prejudice the legitimate rights of the persons concerned.  
Therefore,  personal  data  have  been  withheld  from  the  requested  documents  except  the 
name  of  members  the  Commission  and  their  Cabinets  and  the  name  of  the  main 
representative of the third party, in conformity with the Commission usual practice. 
 
3.  MEANS OF REDRESS 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
Robert-Jan SMITS  
 
 
 
 
Enclosure: requested documents expunged from information protected under Regulation 
1049/2001. 
 
 
 


GestDem 2017/7371 
List of requested documents 
 
N° 
Doc reference 
Exception Art 4 Regulation 1049/2001  
Type of access 

Ares(2014)3696072 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity 
Partial access 
Article 4(2) 1st indent– protection of 
commercial interest, including 
intellectual property rights. 

Basis document 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity  
Partial access 
Article 4(2) 1st indent– protection of 
commercial interest, including 
intellectual property rights. 

Ares(2015)1622805 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity  
Partial access 
 

Exchange of Emails 05.02.2015 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity  
Partial access 

Exchange of Emails 12.02.2015 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity  
Partial access 

Ares(2015)3672172  
Article 4(1)(b) – privacy and integrity 
Partial access 
Article 4(2) 1st indent– protection of 
commercial interest, including 
intellectual property rights 

Basis document 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity  
Partial access 
Article 4(2) 1st indent– protection of 
commercial interest, including 
intellectual property rights. 

Ares(2015)4002635 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity  
Partial access 

Ares(2016)7103610 
Article 4(1)(b) – privacy and integrity  
Partial access 
 
 


Document Outline