Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'DG Trade's exchange with stakeholders on regulatory cooperation under CETA'.



 
Ref. Ares(2018)2010634 - 16/04/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate E – Neighbouring countries, USA and Canada 
  USA and Canada 
 
Brussels,  
trade.dga2.e.1(2018)1707898 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Max Bank 
LobbyControl 
Am Justizzentrum 7 
50939 Cologne 
Germany 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem No 2018/1280 
Dear Mr Bank, 
I  refer  to  your  application  of  1  March  2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (“Regulation 
1049/2001”). Your request was registered under reference number GestDem 2018/1280.  
1.  
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You would like to receive access to: 
1)  list  of  meetings  of  DG  Trade  officials  and/or  representatives  (including  the 
Commissioner  and  the  Cabinet)  and  stakeholders  in  which  the  Regulatory  Cooperation 
Forum  (RCF)  under  CETA  and  its  potential  activities  were  discussed  (between  August 
2017 and today, i.e. 1st of March 2018);  
2)  minutes and other reports of these meetings;  
3)  all  correspondence  (including  emails)  between  DG  Trade  officials  and/or 
representatives (including the Commissioner and the Cabinet) and stakeholders in which 
the Regulatory  Cooperation Forum  (RCF)  under CETA and its potential  activities were 
discussed (between August 2017 and today, i.e. 1st March 2018); 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
 

4)  all  outreach  (including  e-mails  and  letters)  by  DG  Trade  officials  and/or 
representatives  (including the Commissioner  and the Cabinet) to  stakeholders  in which 
DG Trade has asked for input on the Regulatory Cooperation Forum (RCF) under CETA 
and its future activities (between August 2017 and today, i.e. 1st March 2018). 
As  regards  your  request  for  list  of  meetings  with  stakeholders,  we  have  identified  only 
one meeting with CEUTIA, which took place on 29 January 2018.  
Further,  we  have  identified  five  documents,  which  are  listed  for  ease  of  reference  in 
Annex I. For each of them, the list provides a description and indicates whether parts are 
withheld and if so, under which ground pursuant to Regulation 1049/2001. Report of the 
above  mentioned  meeting  has  also  been  identified  among  the  documents  held  by 
Directorate-General for Trade. Copies of the accessible documents are enclosed. 
In  addition,  as  you  also  note  in  your  request,  the  Commission  published  a  call  for 
proposal inviting all the stakeholders to come forward with suggestions for topics to be 
discussed under CETA Regulatory Cooperation Forum. It can be found on the following 
link: http://trade.ec.europa.eu/doclib/press/index.cfm?id=1781. 
The Commission has received 26 submissions that have been published on the dedicated 
website: 
http://trade.ec.europa.eu/consultations/index.cfm?consul_id=248. 
The 
Commission is currently analysing the replies received. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
I  am  glad  to  inform  you  that  access  can  be  granted  to  the  content  of  the  identified 
documents. However, some personal data have been withheld in accordance with Article 
4(1)(b) of Regulation 1049/2001. 
 
Article  4(1)  (b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and 
on the free movement of such data2.  
 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]"
. In this respect, the 
                                                 
2   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 
1049/2001  seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"  "the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become applicable 
in  their  entirety"
  (see  judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250, 
paragraph  101;  see  also  judgment  in  Commission  v  Bavarian  Lager,  C-28/08  P,  EU:C:2010:378, 
paragraphs 63 and 64). 



jurisprudence of the EU Courts has clarified that activities of a professional nature may fall 
within the notion of 'private life'"3 and that "surnames and forenames may be regarded as 
personal data"
4, including names of the staff of the institutions5. 
 
In accordance with Article 8(b) of Regulation 45/2001 personal data may be transferred to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
6.  I  consider  on  the  basis  of  your  application,  that  these  conditions  have  not 
been met. Therefore, in order to ensure the protection of the privacy and integrity of the 
individuals concerned, the personal data in question cannot be transferred. 
*** 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  provided  above,  you  are  entitled,  in 
accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     [e-signed] 
Hiddo HOUBEN 
 
 
 
 
 
 
 
   Head of Unit 
 
Encl.:   - List of documents; 
- Released documents. 
                                                 
3   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
4   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
5   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
6   The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access to establish the necessity of 
transferring  that  data"  (C-127/13  P,  paragraph  107;  see  also  judgment  in  C-28/08  P  Commission  v 
Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77). 

Electronically signed on 16/04/2018 10:03 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563