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Ref. Ares(2018)304826 - 18/01/2018
From: 
 
Sent: 
18 January 2018 10:22 
To: 
 
 
Subject: 
RE: Ares(2017)5886273 - Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report - 
Sampling - follow-up - cost of audit 
 
Dear 
  
 
In addition to my previous email, I would like to add one additional question. Could you please 
clarify why you have listed the cost of audit twice in the financial table.  
 
Thank you very much in advance.  
 
Best regards,  
 
  
 
 
 
Project Manager – C4 CEF Energy 
 
 
European Commission 
Innovation and Networks Executive Agency (INEA) 
Chaussée de Wavre 910 
W910 01/117 
B-1040 Brussels 
 
 
http://inea.ec.europa.eu 
 
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From: INEA CEF GAS  
Sent: Monday, January 15, 2018 1:30 PM 
To: '
 
Cc: 
 
 
Subject: FW: Ares(2017)5886273 - Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report - Sampling 
- follow-up 
 
Dear 
  
 


Thank you very much for the documents in replay to our sampling request for the Action 
5.5-0054-ESFR-S-M-15. In this regard I have a few questions.  
 
Firstly, regarding items 4 – 5 – 7 – 8 please send us the related invoices, as the documents 
only seem to be bank statements indicating the amount paid. Also I would kindly ask you 
to send me the evaluation report in English. Moreover please clarify, why in relation to 
the tendering (i.e. Invoice 1 - contract with Heymo Ingeniería S.A.U. and Invoice 6 - 
contract with Inspección y Control de Calidad) you have opted for the negotiated 
procedure with prior call for competition. Please provide further information on 
procurement/tendering.  
 
Furthermore, could you please provide us further information on the cost savings in 
relation to Activity 1 and Activity 2. Please elaborate on the significant underspending.  
 
Additionally, I notice that the audit report on p. 9 (point 32) and on p. 10 (point 45) does 
not mention any result. Please clarify.  
 
Finally, the audit report mentions sub-contracting (p.16). Could you please clarify weather 
sub-contracting in the meaning of Article II.10.2 was used (and for which 
tasks/Milestones).  
 
I would kindly ask you to send us the outstanding information within 1 week and note that 
the period foreseen for approving your reports according to Annex II, Article II.23.2 of the 
Grant Agreement is suspended until all the supporting documentation requested is 
received. 
 
Thank you very much.  
 
Best regards,  
 
 
 
Project Manager – C4 CEF Energy 
 
 
European Commission 
Innovation and Networks Executive Agency (INEA) 
Chaussée de Wavre 910 
W910 01/117 
B-1040 Brussels 
 
 
http://inea.ec.europa.eu 
 



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From: 
  
Sent: Thursday, December 21, 2017 6:37 PM 
To: INEA CEF GAS 
Cc:
 
 
Subject: RE: Ares(2017)5886273 - Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report - 
Sampling 
 
Dear 
 
  
Please find attached the documentation requested: 
  
-  Sampling and procurement table filled with all the due 
information, including copy of the invoices and the 
evaluation report for item 1 (excel file). 
-  Declaration of staff cost filled (excel file and scanned 
version of the signed declaration in pdf format). 
  
In addition, we clarify that all items in the Financial Statement are 
included in the audit report. 
  
Finally, we confirm that the bank account with IBAN: 
 
 continues to be the bank account for all 
payments related to this Action. 
  
Do not hesitate contacting us for any further clarification you may 
require. 
  
We would like to take the opportunity to also wish you Merry 
Christmas and a Happy New Year! 
  
 
  
  
  
 
  Gerente de Servicios Globales de Regulación 
  Head of Global Regulatory Services 
  
    
Enagás, S.A.  
P
a
s
eo de los Olmos, 19 - 28005 Madrid 
  
  
  
  
  

-------- Mensaje original -------- 
De: EC ARES NOREPLY <DIGIT-
xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.xxxxxx.xx> 
Fecha: vie., 1 dic. 2017 10:13 
A: 
 
 
 
 
Asunto: Ares(2017)5886273 - Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report 
- Sampling 
Ares(2017)5886273 - Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report - Sampling 
  
Sent by ve_inea.inea cef gas (INEA) <xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx>. All 
responses have to be sent to this email address. 
Envoyé par ve_inea.inea cef gas (INEA) <xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx>. 
Toutes les réponses doivent être effectuées à cette adresse électronique. 
  
Dear 
  
  
Thank you very much for the Interim Payment Request for the Action 5.5-0054-
ESFR-S-M-15. 
  
The Agency acknowledges the receipt of the payment request on 27/11/2017 and 
additional information, which have been received on 29/11/2017. I am pleased to 
inform you that the assessment of your report has started. On the basis of article 
II.24.3 [requests for payments of the balance]/ article II.23.2.1 [Requests for 
interim payments and supporting documents] of the Grant Agreement, a sample 
of transactions (see detail in Annex) has been selected, for which you are 
requested, to provide supporting documentation: 
  
¾  Direct costs: copy of the invoices for all items in the table; 
  
¾  Procurement: complete the pre-filled attached Excel file with all due 
information on procurement procedures (see Annex):  
a)      Justification for the increase of the aggregated value of the 
contract, if such an increase is higher than 50% than original 
amount; 
b)      Justification for the absence of an EU wide tendering process 
when the value of the contract is above EU thresholds or for use 
of negotiated procedures without prior publication; 
c)       Justification for the absence of the reference of publication(s) in 
the Official Journal (contract award notice); 
d)      Information on any applicable framework contract; 
e)      When below EU thresholds, confirm best value for money. 


  
¾  Selected procurement procedure: Out of the transactions of the sampling, 
item number 1 (the one highlighted in blue) has been selected for a more 
detailed assessment of the procurement procedure applied. For this item 
and in connection with the verification of the procurement process, you 
are requested to send the Agency a copy of the synthesis evaluation 
report or equivalent document (for example, the report on the 'award 
procedure' as set out in Article 43 of Directive 2004/18/EC, or the 
'information stored' under Article 50 of Directive 2004/17/EC). If you are a 
private company or this item in the sampling is below the EU thresholds 
(see website link below for information on threshold amounts) - please 
provide explanation on applying the best-value for money rule in the 
procurement process. 
  
"declaration of staff cost" is also attached to this email.  Please follow the 
template. This declaration aims to provide assurance on the eligibility of staff costs 
declared by CEF beneficiaries in their individual financial statement. 
  
In addition, please clarify if all items in the Finical Statement are included in the 
audit report.  
  
Finally, please confirm that the bank account with 
 
continues to be the bank account for all payments related to this 
Action. 
  
Please send the relevant supporting documentation at the latest within 30 days 
following the date of this email
 and note that the period foreseen for approving 
your reports according to Annex II, Article II.23.2 of the Grant Agreement is 
suspended until all the supporting documentation requested is received. 
  
Upon receipt of the supporting documents, the Agency will assess the eligibility of 
the costs according to Annex II, Article II.19 of the Grant Agreement and will reject 
costs considered not to meet these criteria. 
  
Should you have any questions, don’t hesitate to contact me. 
  
Best regards,  
  
  
  
  
 
Project Manager – C4 CEF Energy 
 
  

European Commission 
Innovation and Networks Executive Agency (INEA) 
Chaussée de Wavre 910 
W910 01/117 
B-1040 Brussels 
  
 
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From: 
  
Sent: Wednesday, November 29, 2017 3:24 PM 
To: INEA CEF GAS 
Cc:
 
Subject: RE: Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report 
  
DEar 
 
  
Please find attached the Excel file. 
Ç 
Best regards, 
  
 
  
De: xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx [mailto:xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx]  
Enviado el: martes, 28 de noviembre de 2017 18:09 
Para: 
 
CC: 
 
 
Asunto: RE: Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report 
  
Dear 
  
  
Thank you very much for the submission of the Final Report of the Action 
5.5-0054-ESFR-S-M-15. Could you please send us the Finical Statement 
also as an Excel file.  
  
Thank you very much in advance.  
  
Best regards,  
  
  



  
  
 
Project Manager – C4 CEF Energy 
 
  
European Commission 
Innovation and Networks Executive Agency (INEA) 
Chaussée de Wavre 910 
W910 01/117 
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From: 
  
Sent: Monday, November 27, 2017 5:35 PM 
To: INEA CEF GAS 
Cc:
 
 
 
Subject: Action 5.5-0054-ESFR-S-M-15: Final report 
  
Dear 
 
Please find attached the Final Report of the Action 
“Engineering Studies of MIDCAT project” which 
corresponds to the grant agreement 
INEA/CEF/ENER/M2015/1118483 (Action 5.5-0054-ESFR-
S-M-15) 
Should you need any clarification please do not hesitate to 
contact me. 
Best regards, 
 
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  Gerente de Servicios Globales de Regulación 
  Head of Global Regulatory Services 
  
    
Enagás, S.A.  
Paseo de los Olmos, 19 - 28005 Madrid 


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