Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Agenda-points and minutes of the following meetings'.



 
Ref. Ares(2018)4129202 - 06/08/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL MIGRATION and HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 

Zane de Ponte 
Bleijenburg 20-E 
2511 VD, The Hague 
The Netherlands 
Advance  copy  by  e-mail  to  ask+request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents – ref. GestDem n°2018/3153 
Dear Mr de Ponte, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  10/06/2018  in  which  you  make  a  request  for  access 
to documents, registered on 11/06/2018 under the above-mentioned reference number. 
1.  You request access to:  
 
a)  The  agenda-points  and,  if  available,  minutes  and  preparatory 
memo's/documents  of  the  following  meetings  of  Commissioner 
Avramopoulos: 
  8 December 2014 - International Organization for Migration 
  24 February 2015 - The Smile of the Child 
  11 November 2015 - Open Society European Policy Institute 
  9 December 2015 - Transatlantic Institute 
  23 May 2016 - Transatlantic Institute 
 
b)  The  agenda-points  and,  if  available,  minutes  and  preparatory 
memo's/documents  of  the  following  meetings  of  cabinet  members  of 
Commissioner Avramopoulos: 
  9 December 2014 - International Organization for Migration 
  27 February 2015 - Migration Policy Institute 
  29 May 2015 - Amnesty International 
  15 October 2015 - European Organization for Security (meeting on border 
management) 
  17 November 2015 - Open Society European Policy Institute 
  23 May 2016 - Transatlantic Institute 
 
2.  All meetings are published on the Commissioner's website (Transparency section) 
under the following links: 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=1b4b07a3-f945-
456c-a005-6546de4bf468&d-6679426-p=3 

http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=e2d6f6f8-a020-
4a91-b127-37f543c30e5b 

 
 
 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 

 
3.  After  research  in  the  archives  of  the  cabinet  of  Commissioner  Avramopoulos, 
we regret  to  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  agenda-points  and 
preparatory  documents  related  to  any  of  these  meetings.    As  specified  in  Article 
2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in  that  regulation 
applies only to existing documents in the possession of the institution.  Given that 
no such agenda-points and preparatory documents corresponding to the description 
given  in  your  application  are  held  by  the  Commission,  the Commission  is  not  in 
a position to fulfil your request, as far as these documents are concerned. 
4.  We  bring  your  attention  to  the  fact  that  several  of  these  meetings  were  short 
courtesy meetings organised in the beginning of the mandate, as follows: 
  24  February  2015  -  The  Smile  of  the  Child  (subject:  actions  on  issues  of 
unaccompanied children and abused children) 
  27 February 2015 - Migration Policy Institute (subject: migration) 
  29 May 2015 - Amnesty International ((subject: migration) 
  17  November  2015  -  Open  Society  European  Policy  Institute 
(subject: refugee crisis) 
  9  December  2015  -  Transatlantic  Institute  (subject:  security  and  migration 
challenges) 
  23 May 2016 - Transatlantic Institute ((subject: migration policy) 
5.  For the three remaining meetings: 
  8  December  2014  -  International  Organization  for  Migration 
(subject: migration) 
  9  December  2014  -  International  Organization  for  Migration 
(subject: migration) 
  15  October  2015  -  European  Organization  for  Security  (meeting  on  border 
management, migration and security) 
We have identified the three following documents: 
  Document  1:  Minutes  of  the  meeting  with  IOM  dated  08/12/2014  - 
Ares (2014)4320606 
  Document  2:  Minutes  of  the  meeting  with  IOM  dated  09/12/2014  - 
ARES(2014)4215755 
  Document  3:  Minutes  of  the  meeting  dated  15/10/2015  - 
ARES(2018)3323637 
 
6.  These three documents to which you have requested access contain personal data, 
in  particular  names  of  persons  having  drafted  the  reports  and/or  names  of 
participants  to  the  meetings  that  do  not  represent  at  very  high  level 
their organizations. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) n°1049/2001, access to a document 
has to be  refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and 
the integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation  regarding  the protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in 
this  field  is Regulation  (EC)  n°45/2001  of  the  European  Parliament  and  of 
the Council  of  18 December  2000  on  the protection  of  individuals  with  regard  to 
the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on 
the free movement of such data1. 
                                                 
1 Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2/3 


 
When access is requested to documents containing personal data, Regulation (EC) 
n°45/2001 becomes fully applicable2.  
According to Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred 
to  recipients  if  they  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  to  them 
and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned personal data to you has not been established and/or that it cannot 
be  assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the 
persons  concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  a  version  of  the  documents 
requested in which these personal data have been redacted. 
 
7.  As  far  as  document  1  is  concerned,  since  this  document  originates  from  a  third 
party,  the  originator  of  the  document  has  been  consulted.  Moreover,  your  request 
refers  to  the  meeting  for  its  part  related  to  migration.  That  is  the  reason  why 
the report  is  released  only  for  the  part  dedicated  to  migration,  the  other  elements 
being out-of-scope of your request. 
 
8.  In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretary-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
Paraskevi MICHOU 
[e-signed] 
                                                 
2 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P,  Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 
Electronically signed on 03/08/2018 17:01 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563
3/3