Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.



Ref. Ares(2018)3415549 - 27/06/2018
Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
Monthly Update on Milk in WFP Syria’s School Meal Programme 
October 2017 
 
 
Background 
 
Since  August  2014,  WFP  Syria,  in  cooperation  with  UNICEF  and  the  Syrian  Ministry  of 
Education,  has  been  implementing  a  school  meals  programme  aimed  at  encouraging 
enrolment and regular attendance among pre-primary and primary school children in Syria. 
Initially  providing  only  fortified  date  bars,  thanks  to  a  generous  contribution  from  the 
European  Commission  WFP  was  able  to  complement  the  daily  snacks  distributions  with 
UHT milk of European Union origin during the academic year 2016-17. During that school 
year,  WFP’s  school  meals  programme  reached  some  650,000  children.  Of  these,  584,500 
children received over 4,000 mt of UHT milk of EU origin between December 2016 and May 
2017.  Due  to  operational  challenges  linked  to  the  nature  of  the  commodity  as  well  as  the 
challenging context in Syria, as a contingency measure part of the milk was reallocated to the 
General Food Assistance (GFA) programme  and distributed  along  with the monthly family 
food  rations,  reaching  some  160,000  children  in  early  2017.  Milk  distributions  in  assisted 
schools will continue over the 2017-18 school year, with reallocation to GFA maintained in 
place as a contingency measure.  
Evidence from recent assessments and WFP monitoring supports the provision of UHT milk 
in  Syria.  The  livestock  sector  has  suffered  substantially  since  2011  with  the  loss  of  grazing 
lands,  reductions  in  terms  of  herd  and  flock  numbers  (by  over  40  percent  for  sheep  and 
goats), lack of adequate veterinary services, high costs of inputs and difficulties in marketing 
the products. As a result, the average prices of livestock production (mainly milk and cheese) 
have  progressively  increased  since  2011,  with  peaks  of  600  percent  compared  to  pre-crisis 
levels, depending on the area. In turn, price increases and limited availability in the market 
have  significantly  restricted  access  to  fresh  dairy  products  among  vulnerable  households. 
WFP  programme  monitoring  findings  confirm  the  low  consumption  of  dairy  products, 
including  milk,  among  beneficiaries  assisted  by  WFP,  with  the  majority  of  interviewed 
households consuming these food items less than three days per week. 
  
Challenges  
The procurement of milk for the 2017-18 academic year was initiated in June 2017. However, 
it suffered significant delays following a revision of the official Syrian specifications for milk, 
which  forced  WFP  to  temporarily  put  on  hold  the  tendering  process  to  review  the  revised 
specifications and ensure its ability to comply. In May 2017, the Syrian Arab Standards and 
Metrology Organization (SASMO) issued a revised version of the required specifications for 
sterilized milk, including UHT milk, which came into effect on 29 May 2017 (SNS 195:2016). 
The  updated  standards  included  a  revision  of  some  of  the  existing  requirements  and 
specifications: 
  Alcohol precipitation test and turbidity tests are no longer required for UHT milk 
  Milk solids non-fat percentage became: not less than 8.5% (instead of 8.25% in the 
former version) 
As well as the inclusion of new requirements and quality parameters: 
  Relative density at 20°C standard was revised from 1.028 to 1.036 g/ml 
  The milk freezing point was decreased from -0.525°C to -0.550°C 

  The filling volume must be not less than 90 percent of the container internal volume 
  At  all  stage  of  the  supply  chain,  the  milk  should  be  stored  and  transported  at  a 
temperature lower than 10°C 
  Milk solids non-fat content need to be added to the label on the cartons 
These  changes  impose  stricter  standards  compared  to  those  normally  applied  in  the 
European Union and WFP’s standard specifications, particularly with reference to the milk 
solids non-fat, the relative density and the decrease in milk freezing point. Consequently, the 
revision of the standards had a significant impact on the procurement process of UHT milk 
from EU origin under this action. In addition, the newly introduced temperature-controlled 
storage and transportation requirements would have hindered WFP’s ability to proceed with 
the  implementation  of  this  project,  as  it  is  virtually  impossible  to  ensure  a  full  cold  chain 
under the current operational conditions in Syria. 
Compounding  the  revised  specifications,  the  packaging  requirements  (200  ml)  added  an 
additional  layer  of  complexity,  as  they  further  reduced  the  range  of  eligible  suppliers.  The 
combination of both packaging size requirements (200 ml) and revised Syrian specifications 
for the milk, dramatically restricted the pool of available suppliers able  to meet both. WFP 
faced  significant  challenges  in  identifying  suppliers  in  the  EU  able  to  meet  the  standards 
required  by  the  Syrian  authorities,  which  are  stricter  than  those  normally  applied  in  the 
European  Union.  Only  four  EU  suppliers  able  to  meet  the  Syrian  specifications  could  be 
identified.  However,  their  production  lines  capacity  would  not  enable  them  to  supply 
sufficient  quantities  of  Syrian  specifications-compliant  UHT  milk  in  the  200ml  packaging 
needed by WFP. In other words, those suppliers who were able to meet both packaging and 
specifications  requirements  could  only  supply  limited  milk  quantities,  but  not  in  sufficient 
amounts to utilise the grant by its expiry date. 
 
Actions and Mitigation measures 
In  light  of  the  above-mentioned  challenges  regarding  the  revised  Syrian  standards  and 
specifications  for  milk,  WFP  engaged  in  intense  consultation  and  negotiations  with  the 
relevant counterparts at both Country Office and HQ levels.  
At  Country  Office  level,  WFP  held  several  meetings  with  the  relevant  Syrian  authorities, 
including the Animal Division of the Ministry of Agriculture and Agrarian Reform (MAAR) 
and SASMO, the agency in charge of issuing the Syrian standards for food specifications, to 
discuss  the  newly  introduced  requirements  and  advocate  to  obtain  an  amendment  or  a 
waiver.  In  particular,  the  negotiations  revolved  around  the  storage  and  transport  at 
temperature-controlled conditions along the entire supply chain, as the enforcement of this 
requirement  would  have  forced  WFP  to  halt  the  entire  project  due  to  the  impossibility  to 
comply.  International  standard  requirements  were  shared  with  the  authorities,  indicating 
that  UHT  milk  does  not  necessitate  such  strict  storage  and  transport  conditions  as  it  is 
sterilized  at  ultra-high  temperature.  Following  intense  negotiations,  in  mid-July  SASMO 
agreed to waive the cold chain requirement for WFP, stating that the UHT milk imported for 
this project could be handled in ambient storage conditions. 
At HQ level, the procurement team engaged in thorough consultations with the identified EU 
suppliers to  ascertain and confirm  their  ability  to supply UHT milk in  conformity  with the 
revised  Syrian  specifications.  In  parallel,  WFP  Syria  worked  closely  with  the  WFP  Food 
Safety  and  Quality  Unit  at  HQ  to  update  the  WFP  standard  specification  for  UHT  milk 
procured  for  Syria  to  be  in  line  with  the  revised  requirements  from  SASMO.  An  updated 
version of the relevant specifications document was finalized in early August and shared with 
the  suppliers,  to  prevent  issues  along  the  supply  chain  and  avoid  facing  any  challenge 
importing the UHT milk into Syria.  

While WFP identified EU suppliers able to conform to the Syrian specifications for sterilized 
milk,  these  suppliers  were  not  able  to  provide  sufficient  quantities  of  UHT  milk  in  the 
required packaging (200 ml) within the grant timeframe due to the limited production line 
capacity for this packaging size. In other words, those suppliers who were able to meet both 
packaging  and  specifications  requirements  could  not  supply  milk  in  sufficient  amounts  to 
utilise the grant by the expiry date. This prompted WFP’s decision to accept some quantities 
with different packaging sizes, namely 330 ml and 1 litre. The flexibility with the packaging 
size  enabled  WFP  to  expand  the  pool  of  suppliers  able  to  provide  milk  conforming  to  the 
Syrian  standards  in  sufficient  quantities  to  fully  utilize  the  grant  within  the  agreed 
timeframe.  
 
Implementation to date  
Following  the  extensive  negotiations  and  consultations  detailed  above,  WFP  was  able  to 
resume  the  tendering  process  in  August.  As  of  late  October,  the  procurement  process  has 
been initiated for all milk quantities planned to be distributed during the 2017-18 academic 
year, amounting to 19,500 mt. The breakdown by packaging size is as follows:  

4,000 mt of 1 l packaging  

2,500 mt of 330 ml packaging 

13,000 mt of 200 ml packaging 
The first batches are expected to arrive in early November, enabling the commencement of 
distributions in schools by December, provided that all clearance procedures are completed 
in  a  timely  manner.  Subsequent  batches  are  expected  to  arrive  in  a  staggered  manner 
through the school year with the last quantities expected to be at Syrian ports by April. 
 
Next Steps 
Distributions  are  expected  to  commence  in  December,  pending  timely  completion  of  all 
clearance procedures. Distributions  will take place in some  1,100 schools  across ten  Syrian 
governorates.  
In line with the change in the packaging sizes, WFP plans to distribute the smaller cartons 
(200  ml  and  330  ml)  during  school  days,  while  the  bigger  cartons  (1  L)  will  be  given  to 
children as take home rations. The latter measure is intended to avoid quality related issues 
linked with opening larger cartons that cannot be consumed over one day within the school 
premises, where the correct storage and refrigeration cannot be guaranteed and monitored. 
The geographical allocation of the different packaging sizes will be determined according to 
the supply chain and operational conditions requirements.  
Children  will  either  receive  two  small  cartons  of  milk  (200  ml  or  330  ml)  on  a  daily  basis 
during  school  days,  or  two  larger  cartons  (1  l)  as  take  home  ration  on  a  weekly  basis.  The 
weekly  take-home ration (2  l)  will  provide each  child 400 ml per day over a period  of five 
days,  thus  ensuring  the  same  minimum  transfer  level  as  distributions  during  school-days. 
These quantities are within the WHO recommended milk intake for the targeted age group, 
set  at  two  to  four  servings  per  day.  Please  click  here  to  download  the  full  WHO  food  and 
nutrition policy for schools (see page 37).  
The  envisaged  changes  in  packaging  size  and  distribution  modalities  have  been 
communicated  to  the  Department  of  Education  staff  and  school  principals.  During  the 
regular  consultation  sessions  on  planning  and  implementation,  WFP  shared  appropriate 
messaging  with the relevant counterparts to  ensure  that the  objectives of the school meals 
programme  are  properly  communicated,  and  that  beneficiaries  are  duly  informed  that  the 
milk is intended for children aged 5-12 years, in order to avoid any misuse of the product and 
unintended negative effects. Similar to the approach used for the milk reallocated to General 

Food  Assistance  (GFA)  distributions,  communication  and  sensitization  material  will  be 
produced and disseminated in the targeted schools, to be provided along with the take-home 
milk rations.  
It should be noted that WFP’s plan continues to be the prioritization of milk for distributions 
in schools, and resort to the reallocation to GFA as a contingency measure only. The delays 
encountered  in  the  procurement  process  will  result  in  distributions  to  start  later  than 
planned, and consequently will likely result in some quantities to be reallocated to GFA as a 
contingency measure. The extent and timeframe of the reallocations can only be determined 
at  a  later  stage,  when  milk  starts  arriving  in  country  and  distributions  in  schools  begin. 
Similarly, the packaging size that will be reallocated to GFA will depend on the operational 
requirements. 
The milk quantities to  be distributed during the 2017-18  academic year (about 18,000 mt) 
represent  a  minimal  fraction  of  the  estimated  national  requirements,  and  only  about  two 
percent  of  the  average  yearly  consumption  at  national  level  between  2011  and  2014. 
Accordingly,  the  injection  of  milk  under  this  project,  which  will  be  spread  across  ten 
governorates, is not expected to have any major impact on the local production and market 
prices