Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Costs and staff'.


NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
 
EBA FI 2018 001 
09 June 2018 
EBA staff 
Note on incremental relocation budget 
1.  This document is for the attention of DG FISMA and DG BUDG. It aims to set out the EBA’s 
current estimations of the incremental costs driven by the relocation to Paris in March 2019.  It 
presents the assumptions used for identifying the incremental relocation costs for the period up 
to the end of the EBA’s lease obligations on the London offices at the end of 2020, and follows 
this with two budget scenarios. 
Assumptions 
2.  The table below describes the assumptions used in building the relocation budget model.  
Assumption 
Detail 
Expenses are al ocated to the 
The EBA operates non-differentiated appropriations 
budget year in which they wil  be 
so commitment appropriations equal payment 
committed 
appropriations in each budget year. 
Building costs are for Tour 
For the building in Paris, we are using the costs 
Europlaza 
contained in the final offer from the landlord of Tour 
Europlaza, on the assumption that parliament will 
approve the change of the EBA seat and the building 
file in good time. 
We include only costs that wil  be 
This applies to fit out and rent. The French 
paid by the EBA 
government is offering 1.5 million euros as a 
contribution to fit out costs, which would be paid 
directly to the landlord. The lease agreement will 
include 22 months of rent-free period offered by the 
landlord, which can be capitalised to cover fit out 
costs, so such costs would also be paid directly by 
the landlord. The French government is offering 
7 million euros as a contribution to the rent. 
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
Assumption 
Detail 
The French government 
This means that it cannot be used to cover building 
contribution of wil  only be used to  charges and taxes, although these are also costs that 
cover rent 
are paid to the landlord. We consider that the 
timing of the contribution is not yet fixed and this is 
why we are presenting two cost scenarios later in 
this document. 
The EBA remains liable for the 
Activating the break clause will bring the lease on 
costs of the London offices until 
the One Canada Square (1CS) offices to an end on 
the end of the break clause 
07 December 2020. Until that date, the EBA will 
remain liable for rent, building and estate charges 
and local taxes. Activating the break clause also 
triggers the obligation to repay half of the rent-free 
period received as part of the London lease, which 
equates to 16 months of rent (on the basis of the 
12-year lease). At the termination of the lease the 
EBA will become liable for dilapidation costs, for 
which the EBA has received two estimates by 
professional surveying companies and which have 
been included in the EBA 2017 annual accounts as 
the average of the two amounts. 
The EBA wil  endeavour to reduce these costs; 
however, we have not included any such reduction 
in our relocation budget model, as we have no 
certainty that this will be possible. We consider that 
the options for cost reduction include subletting or 
assigning the lease. 
Only incremental costs are 
This is a key point. Taking 2019 as the example, the 
included 
rent on the Paris building will probably be fully 
covered by either the landlord’s rent-free period or 
the French government contribution (FR€) or a 
combination of both. The rent on the London 
building will then be considered as a regular, on-
going cost as in a normal year. In the case of 
building charges and taxes, however, if these are 
not covered by the FR€ then the EBA wil  be have to 
pay these for both London and Paris buildings. We 
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
Assumption 
Detail 
are treating the London charges (after March 2019) 
as incremental relocation costs. 
Staff relocating from London to Paris will be entitled 
to instal ation and daily subsistence al owances, 
and to have their household removal paid by the 
EBA. All EBA staff will relocate: 145 TA & 42 CA but 
only 75% will remove their households. These are 
incremental costs. 
Interim staff are being hired to fill gaps in 
competency and workload and costs for these are 
included where they are driven by the relocation. 
Costs of data centre relocation to the CANCOM 
cloud contract are included as incremental 
relocation costs. These include interim staff (as 
referred to above), consultancy and legal costs. We 
have assumed three months of overlapping running 
costs in 2019 where we have both the existing Serco 
and the new CANCOM services running in parallel. 
The EBA is in the process of determining what 
furniture and equipment (in particular IT and audio-
visual equipment) will be removed to Paris, on the 
basis of a cost-benefit analysis taking into account 
remaining life, cost of purchase vs. cost of shipping 
and practicality of removing. 
Annex 2 contains the detailed list of assumptions 
driving the costs in the budget model. 
GBP costs are converted to EUR at 
We have use 0.87 for 2018 and 0.88 for 2019 and 
set rates per period 
2020. 
 
 
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
Scenarios 
3.  The French government offer comprises two financial elements: a 1.5 million euro contribution 
towards fit out costs; and a seven million euro “participation in the rent charges for the first 9 
years of lease”.  The EBA is discussing the options on the contribution to the rent, with a view 
to front-loading this i.e. covering all Paris rent until the seven million is exhausted. The sections 
below show the estimated incremental budget under the scenarios of the contribution being 
spread over the life of the lease and of it being front-loaded.  Annex 1 shows the detail of each 
scenario. 
 
French government contribution spread over lifetime of lease 
4.  Under this scenario, the EBA will have to pay the security deposit from the 2018 budget and the 
FR€ will cover only 34% of the Paris rent in 2020.  
Cost type  
Total   
2018 
2019 
2020 
Incremental staff costs 
5 218 017    
694 954  
4 493 063  
30 000  
 Building costs 
10 747 895    
2 066 219  
775 130  
7 906 546  
 Other relocation costs 
943 366    
543 014  
400 352  
-   
 Total net costs 
16 909 278    
3 304 187  
5 668 545  
7 936 546 
French government contribution front-loaded 
5.  Under this scenario, the FR€ is used to cover the security deposit and the entirety of the Paris 
rent in 2020. Taking into account the estimate of the fit-out costs, we estimate that 
approximately 3.8 million euros of the FR€ would remain at the end of 2020, to be used against 
rent in future years. 
Cost type  
Total   
2018 
2019 
2020 
Incremental staff costs 
5 159 581    
694 954  
4 434 627  
30 000  
 Building costs 
8 480 575    
1 425 899  
775 130  
6 279 546  
 Other relocation costs 
943 366    
543 014  
400 352  
-   
 Total net costs 
14 583 522    
2 663 867  
5 610 109  
6 309 546  
 
 
 
 
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
Annex 1 – Detailed scenarios 
In the tables in these annexes, items in [square brackets] are estimates. 
Relocation budget – FR contribution spread 
       
 Total 
2018 
2019 
2020 
 
 
 
 
 
 Incremental staff costs 
       [Installation allowance (TA)] 
1,955,470  
-    1,955,470  
-   
      [Daily subsistence al owance (TA)] 
830,702  
-   
830,702  
-   
      [Taking up duty (TA)] 
10,105  
-   
10,105  
-   
      [Removal costs - TA] 
615,475  
-   
615,475  
-   
      
 
 
 
 
       [Installation allowance (CA)] 
253,344  
-   
253,344  
-   
      [Daily subsistence al owance (CA)] 
240,617  
-   
240,617  
-   
      [Taking up duty (CA)] 
2,927  
-   
2,927  
-   
      [Removal costs - CA] 
178,275  
-   
178,275  
-   
      
 
 
 
 
       [Legal: staff regs advice] 
90,000  
30,000  
30,000  
30,000  
      
 
 
 
 
       [Orientation missions]  
79,650  
79,650  
-   
-   
      [Operational missions] 
43,200  
34,200  
9,000  
-   
      
 
 
 
 
       Interim programme manager 
362,202  
213,293  
148,909  
-   
      Interim facilities coordinator 
103,159  
60,748  
42,411  
-   
      Interim procurement assistant 
45,167  
31,725  
13,442  
-   
      [Interim IT project manager] 
158,767  
111,517  
47,250  
-   
      [Interim IT cloud specialist] 
190,521  
133,821  
56,700  
-   
   Total incremental staff costs 
5,159,581  
694,954   4,434,627  
30,000  
 
 
 
 
 
 Building costs 
       Property advisors 
25,000  
25,000  
-   
-   
     [Fit out design and project management] 
350,000  
350,000  
-   
-   
      Legal: Lease advisors - Paris 
50,000  
50,000  
-   
-   
      [Legal: Lease advisors - London] 
16,968  
16,968  
-   
-   
      
 
 
 
 
       Security deposit - Paris 
640,320  
640,320  
-   
-   
      FR gov't contribution to security deposit 
-   
-   
-   
-   
      
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 Rent 
       Rent - Paris  
4,695,680  
-    2,134,400   2,561,280  
      Use of landlord's rent-free period 
(2,193,680) 
-    (2,134,400) 
(59,280) 
      FR gov't contribution to rental costs 
(875,000) 
-   
-    (875,000) 
      
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 Building charges 
       Building charges - London  
1,220,477  
-   
549,215  
671,263  
      Estate charges - London  
295,216  
-   
132,847  
162,369  
      Taxes - London  
106,136  
-   
53,068  
53,068  
      
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 Fit out cost  
       [Fit-out cost] 
4,002,000   4,002,000  
-   
-   
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
       
 Total 
2018 
2019 
2020 
      FR gov't contribution to fit out 
(1,500,000)  (1,500,000) 
-   
-   
      Capitalisation of rent-free period (fit out)  (2,502,000)  (2,502,000) 
-   
-   
      
 
 
 
 
       [Furniture] 
383,931  
383,931  
-   
-   
      [IT equipment] 
600,000  
600,000  
-   
-   
      [Office set-up services]  
40,000  
-   
40,000  
-   
      Dilapidation - London  
2,685,392  
-   
-    2,685,392  
      Rent-free period repayment - London  
2,707,455  
-   
-    2,707,455  
   Total building costs 
10,747,895   2,066,219  
775,130   7,906,546  
 
 
 
 
 
 Other relocation costs 
       Data centre relocation 
377,640  
377,640  
-   
-   
      Serco study on data centre relocation 
10,926  
10,926  
-   
-   
      ISDN relocation to CW 
55,448  
55,448  
-   
-   
      [Serco project support costs] 
46,000  
46,000  
-   
-   
      [TESTA (Serco)] 
23,000  
23,000  
-   
-   
      [Legal advice on Data Centre contract] 
30,000  
30,000  
-   
-   
      [Data centre running costs] 
298,079  
-   
298,079  
-   
      [Office relocation costs] 
102,273  
-   
102,273  
-   
   Total other relocation costs 
943,366  
543,014  
400,352  
-   
      
 
 
 
 
       Incremental staff costs 
5,159,581  
694,954   4,434,627  
30,000  
      Building costs 
10,747,895   2,066,219  
775,130   7,906,546  
      Other relocation costs 
943,366  
543,014  
400,352  
-   
       Total net costs 
16,850,842   3,304,187   5,610,109   7,936,546  
 
 
 
 
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
Relocation budget – FR contribution front-loaded 
     
 Total 
2018 
2019 
2020 
 
 
 
 
 Incremental staff costs 
 
 
 [Installation allowance (TA)] 
1,955,470  
-    1,955,470  
-   
 
 
 [Daily subsistence al owance (TA)] 
830,702  
-   
830,702  
-   
 
 
 [Taking up duty (TA)] 
10,105  
-   
10,105  
-   
 
 
 [Removal costs - TA] 
615,475  
-   
615,475  
-   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 [Installation allowance (CA)] 
253,344  
-   
253,344  
-   
 
 
 [Daily subsistence al owance (CA)] 
240,617  
-   
240,617  
-   
 
 
 [Taking up duty (CA)] 
2,927  
-   
2,927  
-   
 
 
 [Removal costs - CA] 
178,275  
-   
178,275  
-   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 [Legal: staff regs advice] 
90,000  
30,000  
30,000  
30,000  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 [Orientation missions]  
79,650  
79,650  
-   
-   
 
 
 [Operational missions] 
43,200  
34,200  
9,000  
-   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Interim programme manager 
362,202  
213,293  
148,909  
-   
 
 
 Interim facilities coordinator 
103,159  
60,748  
42,411  
-   
 
 
 Interim procurement assistant 
45,167  
31,725  
13,442  
-   
 
 
 [Interim IT project manager] 
158,767  
111,517  
47,250  
-   
 
 
 [Interim IT cloud specialist] 
190,521  
133,821  
56,700  
-   
 Total incremental staff costs 
5,159,581  
694,954   4,434,627  
30,000  
 
 
 
 
 Building costs 
 
 
 Property advisors 
25,000  
25,000  
-   
-   
 
 
[Fit out design and project management] 
350,000  
350,000  
-   
-   
 
 
 Legal: Lease advisors - Paris 
50,000  
50,000  
-   
-   
 
 
 [Legal: Lease advisors - London] 
16,968  
16,968  
-   
-   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Security deposit - Paris 
640,320  
640,320  
-   
-   
 
 
 FR gov't contribution to security deposit 
(640,320) 
(640,320) 
-   
-   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Rent 
 
 
 Rent - Paris  
4,695,680  
-    2,134,400   2,561,280  
 
 
 Use of landlord's rent-free period 
(2,193,680) 
-    (2,134,400) 
(59,280) 
 
 
 FR gov't contribution to rental costs 
(2,502,000) 
-   
-    (2,502,000) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Building charges 
 
 
 Building charges - London  
1,220,477  
-   
549,215  
671,263  
 
 
 Estate charges - London  
295,216  
-   
132,847  
162,369  
 
 
 Taxes - London  
106,136  
-   
53,068  
53,068  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Fit out cost  
 
 
 [Fit-out cost] 
4,002,000   4,002,000  
-   
-   
 
 
 FR gov't contribution to fit out 
(1,500,000)  (1,500,000) 
-   
-   
 
 
 Capitalisation of rent-free period (fit out) 
(2,502,000)  (2,502,000) 
-   
-   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 [Furniture] 
383,931  
383,931  
-   
-   
 
 
 [IT equipment] 
600,000  
600,000  
-   
-   
 
 
 [Office set-up services]  
40,000  
-   
40,000  
-   
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
     
 Total 
2018 
2019 
2020 
 
 
 Dilapidation - London  
2,685,392  
-   
-    2,685,392  
 
 
 Rent-free period repayment - London  
2,707,455  
-   
-    2,707,455  
 Total building costs 
8,480,575   1,425,899  
775,130   6,279,546  
 
 
 
 
 Other relocation costs 
 
 
 Data centre relocation 
377,640  
377,640  
-   
-   
 
 
 Serco study on data centre relocation 
10,926  
10,926  
-   
-   
 
 
 ISDN relocation to CW 
55,448  
55,448  
-   
-   
 
 
 [Serco project support costs] 
46,000  
46,000  
-   
-   
 
 
 [TESTA (Serco)] 
23,000  
23,000  
-   
-   
 
 
 [Legal advice on Data Centre contract] 
30,000  
30,000  
-   
-   
 
 
 [Data centre running costs] 
298,079  
-   
298,079  
-   
 
 
 [Office relocation costs] 
102,273  
-   
102,273  
-   
 Total other relocation costs 
943,366  
543,014  
400,352  
-   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Incremental staff costs 
5,159,581  
694,954   4,434,627  
30,000  
 
 
 Building costs 
8,480,575   1,425,899  
775,130   6,279,546  
 
 
 Other relocation costs 
943,366  
543,014  
400,352  
-   
     Total net costs 
14,583,522   2,663,867   5,610,109   6,309,546  
 
 
 
 
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
Annex 2 – Detailed assumptions 
 
 
 
 
 
 Constant   Unit 
 Source 
       
   
 
 
 FORECAST INPUTS 
 
 
 
       
   
 
 
 
 
 
 TIMING ASSUMPTIONS 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 1st model column start date  
01 Jan 2018    date  
 
 
 
 
 
 Relocation date 
31 Mar 2019    date  
 
 
 
 
 
 Length of forecast period 
4    years 
 
 
 
 
 
 Months per model period 
1    months 
 
 
 
 
 
 Financial year end month number 
12    month # 
 
 
 
 
 London lease end date 
07 Dec 2020    date  
 1CS lease 
       
   
 
 
 
 
 
 FRENCH GOVERNMENT CONDITIONS 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 Contribution to fit out 
1,500,000    € 
 FR government offer 
         Contribution to rental costs 
7,000,000    € 
 FR government offer 
       
 
 Period of contribution to rental costs 
 front-loaded 
 Unconfirmed 
       
   
 
 
 
 
 
 LEASE CONDITIONS - CANARY WHARF 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 Rent 
148,910.00    £ / month 
 1CS lease 
         Dilapidation cost charge 
2,685,392.00    € 
 EBA 2017 annual accounts 
         Refundable rent-free period 
16.00    months 
 1CS lease 
       
   
 
 
 
 
 
 FINANCIAL CONDITIONS - LONDON 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 Surface 
4,150.00    sqm 
 
 
 
 
 
 Rental cost (monthly) 
35.88    £ / sqm / month 
 
 
 
 
 
 Building charges (monthly) 
12.94    £ / sqm / month 
 
 
 
 
 
 Estate charges (monthly) 
3.13    £ / sqm / month 
 



NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
 
 
 
 
 
 Constant   Unit 
 Source 
 
 
 
 
 Taxes (annual) 
46,700.00    £ / year 
 2017 charge 
       
   
 
 
 
 
 
 LEASE CONDITIONS - PARIS 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 Proposed surface 
5,336.00    sqm 
 Tour Europlaza final offer 
         Rental cost (monthly) 
40.00    € / sqm / month 
 Tour Europlaza final offer 
         Building charges  (monthly) 
7.83    € / sqm / month 
 Tour Europlaza final offer 
         Taxes  (monthly) 
3.67    € / sqm / month 
 Tour Europlaza final offer 
         Lease term 
9.00    years 
 Tour Europlaza final offer 
         Security deposit months 
3.00    months 
 Tour Europlaza final offer 
         Rent-free period 
22.00    months 
 Tour Europlaza final offer 
       
   
 
 
 
 
 
 OTHER BUILDING COSTS 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 Property advisors 
25,000.00    € 
 Contract with BNP Paribas Real Estate 
         [Project managers] 
350,000.00    € 
 Estimated value - procurement procedure on-going 
         Lease advisors - Paris 
50,000.00    € 
 Contract with LCA avocats 
         [Fit-out cost] 
750.00    € / sqm 
 BNP Paribas Real Estate 
         [Lease advisors - London] 
15,000.00    £ 
 Estimation based on previous London experience 
       
 
 [Legal: letting advice - London] 
-     £ 
 
 
 
 
 
 [Letting agents - London] 
-     £ 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 RELOCATION COSTS 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 Data centre relocation 
377,640.00    € 
 CANCOM offer 
         Serco study on DC relocation 
10,926.00    € 
 Serco contract 
         ISDN relocation 
48,239.60    £ 
 BT offer 
         [Serco project support costs] 
46,000.00    € 
 Serco estimation 
         [TESTA (Serco)] 
23,000.00    € 
 Serco estimation 
         Data centre running costs 
99,359.68    € / month 
 CANCOM offer 
         [Legal advice on DC contract] 
30,000.00    € 
 Internal estimation 
         [Furniture] 
383,931.00    € 
 Internal estimation based on purchases under FWC 
         [IT equipment] 
600,000.00    € 
 Internal estimation 
 
10 


NOTE ON INCREMENTAL BUDGET FOR RELOCATION 
 
 
 
 
 
 Constant   Unit 
 Source 
         [Office removal] 
90,000.00    £ 
 Estimation based on market analysis 
         [Legal: staff regs advice] 
30,000.00    € / year 
 Internal estimation 
         [Office set up services] 
10,000.00    € / month 
 Internal estimation 
       
   
 
 
 
 
 
 
 Interim programme manager 
21,840.00    £ / month 
 Committed 
         Interim facilities coordinator 
6,220.30    £ / month 
 Committed 
         Interim procurement assistant 
3,942.96    £ / month 
 Committed 
         [Interim IT project manager] 
13,860.00    £ / month 
 Internal estimation based on FWC prices 
         [Interim cloud specialist] 
16,632.00    £ / month 
 Internal estimation based on FWC prices 
       
   
 
 
 
 
 
 DILAPIDATION COSTS 
 
 
 
 
   
 
 
         [Fit-out cost] 
200.00    € / sqm 
 BNP Paribas Real Estate 
       
   
 
 
 
 
 
 STAFF INPUTS 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 Average household size 
3.20    persons 
 Calculation based on existing staff 
       
   
 
 
 
 
 
 
 Installation allowance average (TA) 
13,486.00    € / person 
 Calculation based on existing staff 
         Installation allowance average (CA) 
6,032.00    € / person 
 Calculation based on existing staff 
         Daily subsistence al owance average 
1,145.80    € / month / 
 Calculation based on existing staff 
person 
         [Mobility] 
69.69    € / person 
 Calculation based on existing staff 
         [FR language courses] 
 
 
 
         [Percentage of staff removing] 
0.75    % 
 Based on internal survey 
         [Household removal cost] 
5,000.00    £ / household 
 Internal estimation 
         [Staff relocation cost] 
-     € / staff member 
 
 
 
 
11