Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Action Document for Helping Belarus Address the Phenomenon of Increasing Numbers of Irregular Migrants'.



Ref. Ares(2018)6549080 - 19/12/2018
 
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels, 19th December 2018 
 
 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/5450 
Dear Ms Przywara, 
I refer to your e-mail dated 18 October 20181 in which you make a request for: 
"all documents generated or received by the Commission concerning implementation of 
the Commission  Implementing Decision of  20.7.2016 on the Annual Action Programme 
2016 in favour of the Republic of Belarus to be financed from the general budget of the 
European  Union,  Annex  II  Action  Document  for  Helping  Belarus  Address  the 
Phenomenon of Increasing Numbers of Irregular Migrants.  

I request access particularly to the documents concerning: 
Under  component  1  Policy  development,  strengthening  of  legal,  institutional  and 
operational capacities 

  policy-related  and  legal  advice  on  the  review  of  relevant  legislation  and  the 
elaboration  of  an  irregular  migration  management  strategy  and  its 
implementation provided to the Belarussian part; 

  trainings on identification of migrants' identity and trainings for services involved 
in processing readmission applications provided to the Belarussian part; 
  development  of  gender-sensitive  standard  operating  procedures  for  the 
management of Migrants Accommodation Centres; 
                                                 
1 Ref. Ares(2018)5351270 
By registered letter 
Ms. Danuta Przywara 
Zgoda 11 00-018 
Warsaw 
Poland 
 
Advanced copy by email: 
[Dirección de correo de la solicitud #6022]  
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
 

 
  Under  component  2:  Establishment  of  an  Assisted  Voluntary  Return  and 
Reintegration (AVRR) system for irregular migrants; 
  support  in  legislative  and  policy  development,  as  well  as  training  provided  to 
Belarusian  law enforcement  agencies staff  (including  number of policy dialogue 
meetings held); 

  number  of  migrants  supported  under  the  AVRR    Programme  and  what  kind  of 
support was provided to them; 
  Under component 3: Establishment of Migrants Accommodation Centres (MAC) 
in line with best EU and international standards; 
  study  visits  for  senior  officials  (policy  makers)  and  technical  experts  to  several 
EU / non-EU countries where MACs already exist; 
  number of MACs established or developments on establishing MACs (including 
location); 
  assessment study on number of MACs, their location, conditions and needs. 
I request also documents concerning: 
  financing agreement with the partner country, referred to in Article 184(2)(b) of 
Regulation  (EU,  Euratom)  No  966/2012  which  was  concluded  to  implement 
above mentioned actions; 

  Mid-term evaluation carried out for this action or its components; 
  Frontex  bilateral  working  arrangements  on  the  establishment  of  operational 
cooperation with the SBC." 
The following documents have been identified as falling under the description provided in 
your application:  
  the  Financing  Agreement  signed  between  the  European  Commission  and  the 
Government  of  the  Republic  of  Belarus:  Special  conditions,  Annex  I  Technical 
and Administrative Provisions and Annex II General conditions; 
  Working Arrangement on the establishment of Operational Cooperation between 
the  European  Agency  for  the  Management  of  Operational  Cooperation  at  the 
External Borders of the Member States of the European Union (Frontex) and the 
State Border Committee of the Republic of Belarus; 
  Delegation  Agreement  between  the  European  Union  and  the  International 
Organisation for Migration, together with its seven annexes. 
With  regard  to  documents  related  to  implementation,  please  note  that  the  contract 
between  the  European  Union  and  the  International  Organisation  for  Migration  was 
signed  in  late  2017. Registration  by  Belarus  authorities  at  the  ministerial  level  was 
completed  only  in  August  2018,  after  which  the  project  implementation  has  officially 


started. The  official  opening  ceremony  took  place  on  23  October  2018  in  Minsk 
(attended by representatives of the Ministry of Interior, the State Border Committee,  the 
European  Union,  the  International  Organisation  for  Migration,  the  office  of  the  United 
Nations High Commissioner for Refugees, the Belarus Red Cross Society, the Belarusian 
Movement  of  Medical  Workers,  diplomatic  missions  and  journalists).  The  project  has 
therefore not produced yet any concrete outputs in any of the components, nor any mid-
term evaluation.  
Following an examination of the  documents identified  under the provisions of Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents2  and  taking  into  account  the 
opinion of the third parties, pursuant to Article 4(4) of Regulation (EC) No 1049/2001, I am 
in the position to grant: 
  Full  access  to  the  Financing  Agreement  and  its  two  annexes,  the  Working 
Arrangement between Frontex and the State Border Committee of the Republic of 
Belarus,  Annexes  II,  V,  VI  and  VII  of  the  Delegation  Agreement  between  the 
European Union and the International Organisation for Migration; 
 
  Partial  access  to  Annex  I  of  the  Delegation  Agreement  between  the  European 
Union  and  the  International  Organisation  for  Migration,  as  full  disclosure  is 
prevented by the exception to the right of access laid down in Article 4(1)(a) third 
indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations)  and 
Article  4(1)b  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
On  the  other  side,  I  regret  to  inform  you  that  access  to  the  Special  conditions  of  the 
Delegation  Agreement  between  the  European  Union  and  the  International  Organisation 
for Migration and its Annexes III and IV cannot be granted, as disclosure is prevented by 
the exceptions to the right of access laid down in Article 4(1)(a), third indent, (protection of 
the  public  interest  as  regards  international  relations),  Article  4(1)b  (protection  of  the 
privacy  and  integrity  of  the  individual)  and  Article  4(2),  first  indent,  (the  protection  of 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001.  
1.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  “The 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of  […] the public interest as regards […] international relations”.  

With  regards  to  Article  4(1)(a)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  Court  of  Justice 
has acknowledged in Case C‑350/12 P3 that the institutions enjoy "a wide discretion for 
the  purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered by those exceptions could undermine the public interest.

First,  the  co-authors  of  the  documents  have  objected  to  the  disclosure  of  these 
documents, which contain confidential information.  
                                                 
2 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents,  Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 
3 Judgment of the Court of Justice of 3 July 2014, Council v in 't Veld, Case C‑350/12 P, paragraph 63. 


Please  note  that  the  Special  Conditions  of  the  Delegation  Agreement  contain  articles 
related to the terms negotiated between the International Organisation for Migration and 
the  Delegation  of  the  European  Union  to  the  Republic  of  Belarus  with  regard  to  the 
services provided to migrants.  
Annex  I  of  the  Delegation  Agreement  cannot  be  shared  in  its  entirety,  given  the 
sensitivity  of  the  information  contained,  related  to  the  context  of  the  action,  specific 
assistance and locus of operations of activities, international relations and political notes.  
The  Commission  considers  that  public  disclosure  of  the  above  mentioned  documents 
would expose its diplomatic relations with the International Organisation for Migration. 
In order to ensure the effective implementation of the object of the agreement which was 
signed, it is essential to foster an atmosphere of mutual trust and confidence between the 
two parties.  
Therefore, full public disclosure of these documents would undermine the protection of 
public interest as regards international relations protected by Article 4(1)(a), third indent, 
of Regulation (EC) No 1049/2001, and access has to be refused on that basis. 
2.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that “access to documents is 
refused where disclosure would undermine the protection of privacy and integrity of the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data”.  

In Case C-28/08P4, the Court of Justice ruled that when a request is made for access to 
documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 45/20015  becomes  fully 
applicable.  Article  2(a)  of  Regulation  (EC)  No  45/2001  provides  that  "'personal  data' 
shall mean any information relating to an identified or identifiable person […]". 
As the 
Court of Justice confirmed in Case C-465/006, "there is no reason of principle to justify 
excluding activities of a professional […] nature from the notion of private life". 
 
The  documents  partially  disclosed  and  withheld  contain  the  names  of  Commission 
officials and representatives of the International Organisation for Migration not forming 
part of senior management as well as the hand-written signatures of these persons. This 
information  clearly  constitutes  personal  data  in  the  sense  of  Article  2(a)  of  Regulation 
(EC) No 45/2001.  
                                                 
4 Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v. the Bavarian Lager, Case C-
28/08P, paragraph 59. 
5  Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 8 December 2000 on the 
protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  Community  institutions  and 
bodies and on the free movement of such data, Official Journal L8 of 12 January 2001, p.1. Please note that 
Regulation  (EC)  No  45/2001  will  be  repealed  on  11  December  2018.  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the 
European  Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the 
free movement of such data, published in the Official Journal L295 of 21November 2018 p. 39, will enter 
into force on 11 December 2018. Regulation (EU) 2018/1725 will not introduce changes to the  content of 
this letter. 
6  Judgment of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003  in  joined  cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
preliminary rulings in proceedings between Rechnungshof and Österreichischer Rundfunk, paragraph 73. 


According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is 
no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
I  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned. Therefore, I am disclosing a version of the documents requested in which these 
personal data have been redacted. 
3.  Protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including 
intellectual property 
 
Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that "The institutions 
shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of […] 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure"

 
According to the Court of First Instance in Case T-380/04, this can be the case for a contract 
which "is likely to contain confidential information concerning the contracting companies 
and their business relations
".7 
 
Annex  III  of  the  Delegation  Agreement  includes  confidential  and  commercially  sensitive 
information.  The  disclosure  of  this  information  could  jeopardize  the  International 
Organisation for Migration's advantages in terms of cost-effectiveness and efficiency over 
other entities which are implementing or aim to implement similar projects worldwide.  
 
Annex  IV of the Delegation Agreement which  represents the financial identification form 
contains  sensitive  financial  information  pertaining  to  the  International  Organisation  for 
Migration bank details.  
 
The  exception  of  Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  has  to  be 
read also in light of Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union, 
which  requires  staff  members  of  the  EU  institutions  to  refrain  from  disclosing 
information  of  the  kind  covered  by  the  obligation  of  professional  secrecy,  in  particular 
information about undertakings, their business relations or their cost components. 
 
It follows that disclosure of this information would prejudice the commercial interests of the 
International  Organisation  for  Migration  and  that  the  documents  withheld  fall  within  the 
exception provided for in Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
4.  No overriding public interest in disclosure  
Pursuant to Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, the exceptions to the right of 
access  defined  therein  must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosing  the  documents  requested.  In  order  for  an  overriding  public  interest  in 
disclosure to exist, this interest first has to be public and, secondly, overriding, i.e. in this 
case  it  must  outweigh  the  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person  protected 
under Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001. 
                                                 
7   Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  (Third  Chamber)  of  30  January  2008  in  Case  T-380/04, 
Terezakis v Commision, paragraph 57, 93. 



In your request, you do not put forward any arguments demonstrating the existence of an 
overriding public interest in disclosure. Similarly, the Commission has not identified any 
public interest that would override the interests protected by Article 4(2), first indent, of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Moreover,  I  consider  that  the  public  interest  in  providing  information  concerning  this 
matter is satisfied through wide access to the nine documents which are disclosed. 
5.  Partial Access 
I have considered whether partial access could be granted to the documents requested and 
currently withheld but this was deemed impossible as the sensitive elements are integral to 
them.  Please  note  that  I  cannot  provide  you  with  more  detailed  information  on  these 
documents without disclosing their substance which is protected by the quoted exceptions 
laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001.   
6.  Means of Redress  
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG.C.1 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles/Brussel 
 
or by email to: [correo electrónico] 
 
 
Yours sincerely, 
 
(e-signed) 
 
Christian Danielsson 
 
Encl./ 9 documents (sent by e-mail only) 
 
 
 

Electronically signed on 18/12/2018 12:35 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563