This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'July 2010 - Study on the Feasibility of establishing a mechanism for the relocation of beneficiaries of international protection'.



Ref. Ares(2018)6357119 - 11/12/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
HOME/MP 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/6132 
Dear Sir, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  6/11/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered under the above-mentioned reference number. 
You request access to all internal documents for ordering the “Study on the feasibility of 
establishing a mechanism for the relocation of beneficiaries of international protection”. 
We have identified the contract for this study is JLX/2009/ERFX/PR/1005.  
 
In  our  communication  Ares(2018)5957241,  we  informed  you  that  your  initial  request 
(Ref  GestDem  2018/5811)  will  be  addressed  in  two  separate  replies,  with  the  present 
reply  addressing  the  scope  related  to  the  financial  aspects.  This  reply  has  now  the 
GestDem  No  2018/6132  and  answers  the  following  element  of  your  request:  “This 
includes  all  internal  documents  for  ordering  the  study.  It  also  includes  the  contract  for 
this study”. 
 
As  a  consequence,  the  following  documents  have  been  identified  in  relation  to  your 
request: 
  Document 1:  Annual Work Programme ERFX/2009 – Public document 
  Document 2:  Technical specifications and annexes – Public document 
  Document 3:  Evaluation Committee Report – Ref: JLS/B4/(2009)A/14700 
  Document 4:  Contract – Ref: JLS/B4/(2009)A/18074 
 
Following  an  examination  of  all  documents  here  above  listed  and  requested  under  the 
provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents, I have 
come  to  the  conclusion  that  documents  1  and  2  are  public  and  can  be  disclosed  (the 
respective  links  are  listed  in  the  enclosure)  and  documents  3  and  4  may  be  partially 
disclosed.  Some  parts  of  documents  3  and  4  have  been  blanked  out  as  their  disclosure  is 
prevented by exceptions to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Registered letter with acknowledgement of receipt 
 
Mr. Klaus Zinser  
Hauptstrasse 8 
88427 Bad Schussenried 
Deutschland 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
      

Some  redacted  parts  of  documents  3  and  4  contain  commercially  sensitive  business 
information of the company that submitted it, which should not be disclosed, as provided in 
Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The  documents  identified  in  the  scope  of  the  present  request  for  access  to  documents 
contain information  relating  to  the  execution  of  a  service.  Its  disclosure  would  not  only 
undermine the protection of commercial interests of a natural or legal person, including 
intellectual  property  but  also  give  the  competitors  a  competitive  advantage  during  the 
reopening of competition.  Its disclosure would undermine the protection of the relevant 
natural  or  legal  person’s  expertise,  strategy  and  creativity  and  thus  their  commercial 
strength. 
Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) 1049/2001 (protection of commercial interests) 
applies  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents 
requested. In this instance, we have found no elements, which could indicate the existence 
of  an  overriding  public  interest  in  the  sense  of  Regulation  (EC)  1049/2001  that  would 
outweigh the need to protect the commercial interests identified in the present letter. 
Some redacted parts of documents 3 and 4 also contain personal data which should not be 
disclosed, as provided in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation in  this  field  is Regulation  (EC)  No 
45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data1. When access is requested to 
documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No  45/2001  becomes  fully 
applicable2.  
According  to  Article  8(b)  of  Regulation  (EC)  45/2001,  personal  data  shall  only  be 
transferred to a recipient in the EU/EEA if the recipient establishes the necessity of having 
the  data  transferred  and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's  legitimate 
interests might be prejudiced.  Those two conditions are cumulative. In the present case, you 
have  not  put  forward  any  arguments  to  substantiate  a  need  to  obtain  these  personal  data. 
Furthermore, it cannot be assumed that such disclosure would not prejudice the legitimate 
rights of the persons concerned. 
Therefore, personal data have been withheld, except the name of individuals forming part of 
senior management staff of the Commission, in conformity with the EU usual practice. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
                                                 
1  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 



European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
(e-signed) 
Paraskevi MICHOU 
Enclosure: 
Document 
1: 
https://ec.europa.eu/home-
affairs/sites/homeaffairs/files/financing/fundings/pdf/refugee/work_
programme_2009_en.pdf 

Document 
2: 
https://ec.europa.eu/home-
affairs/financing/tenders/2009/160631_en 
Document 
3: 
Evaluation 
Committee 
Report 
– 
Ref: 
JLS/B4/(2009)A/14700 
Document 4: Contract – Ref: JLS/B4/(2009)A/18074 

Electronically signed on 11/12/2018 09:23 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563