Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings with Huawei'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 1.4.2019 
C(2019) 2682 final 
 
Mr Alexander Fanta 
netzpolitik.org 
Schönhauser Allee 6-7 
10119 Berlin 
Germany 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/6628 

Dear Mr Fanta, 
I  refer  to  your  e-mail  of  31  January  2019,  registered  on  the  same  day,  in  which  you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 10 December 2018, addressed to the Directorate-General for 
Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs, you requested access to: 
‘-  
minutes,  correspondence  and  other  documents  relating  to  the  meeting  of 
Vice-President  Jyrki Katainen with  representatives of Huawei  Technologies 
on May 25, 2018 
-  
minutes,  correspondence  and  other  documents  relating  to  the  meeting  of 
Edward  Bannerman  with  representatives  of  Huawei  Technologies  on  May 
30, 2017 
-  
minutes,  correspondence  and  other  documents  relating  to  the  meeting  of 
Vice-President  Jyrki Katainen with  representatives of Huawei  Technologies 
on November 28, 2016 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
-  
minutes,  correspondence  and  other  documents  relating  to  the  meeting  of 
Edward Bannerman with representatives of Huawei Technologies on March 
30, 2015.’ 
The  European  Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  under  the 
scope of your request: 
 
Request for a meeting with Vice-President Katainen – Friday, 25 May 2018 
at 10.00-10.30, reference: Ares(2019)496469 (hereafter ‘document 1’); and  
 
Meeting  request  –  Changes  at  Huawei  Public  Affairs  and  Communication 
EU office, reference: Ares(2019)496217 (hereafter ‘document 2’).  
In its initial reply of 31 January 2019, the Directorate for Single Market & Connectivity 
(Directorate  E)  of  the  Secretariat-General  granted  partial  access  to  these  documents, 
based on the exception of Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In  your  confirmatory  application,  which  you  submitted  on  31  January  2019,  you 
requested a review of this position.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a review of the reply 
given at the initial stage. 
In  your  confirmatory  application,  which  you  submitted  on  31  January  2019,  you 
requested a review of this position. You stated:  
‘I  asked  for  minutes  of  the  meeting  between  Commissioner  Katainen  and  Huawei’s 
Chairman Hu in April 2018, but merely received correspondence relating to the meeting’ 
(emphasis added).  
You indicated that you had found it unlikely that no record was drawn up following such 
a high level meeting. You requested a review of the initial decision only in regard of the 
existence  of  any  record  of  the  meeting  in  2018.  Therefore,  the  scope  of  this  review  is 
limited to this part of your request, explained in the first indent above in point 1, namely: 
‘minutes, correspondence and other documents relating to the meeting of Vice-President 
Jyrki Katainen with representatives of Huawei Technologies on May 25, 2018’.  
In  your  initial  application,  you  referred  to  a  2018  meeting  that  took  place  in  May.  By 
contrast,  in  your  confirmatory  application,  you  refer  to  a  2018  meeting  in  April.  Thus, 
you were requested on 6 February 2019 to specify the date of the minutes to which you 
sought  access.  The  European  Commission  did  not  receive  a  reply  to  its  clarification 
request.  The  Secretariat-General  reminded  you  that  in  the  absence  of  a  reply  it  would 
understand  that  you  had  requested  the  documents  related  to  the  meeting  between  Vice-
President  Katainen  and  Mr  Ken  Hu  in  May  2018  (emphasis  added).  On  19  February 
2019, the Secretariat-General confirmed it would reply to your confirmatory application 
based on the above understanding (that is, a meeting in May 2018).  


 
2.1.  Existence of the documents requested in the confirmatory application 
Concerning your request to receive a record of the meeting that took place in May 2018 
between  Vice-President  Katainen  and  Mr  Ken  Hu,  I  can  inform  you  that  the  European 
Commission has  carried  out  a renewed, thorough search for  any  minutes  relating to  the 
meeting  in  question.  Following  this  renewed  search,  I  confirm  that  the  European 
Commission has not identified any  additional document falling under the defined scope 
of your application. 
In line with the provisions of Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of 
access guaranteed by that regulation applies only to existing documents in possession of 
the institution concerned. 
Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]his  Regulation  shall 
apply  to  all  documents  held  by  an  institution,  that  is  to  say,  documents  drawn  up  or 
received by it and in its possession, in all areas of activity of the European Union’. 
Accordingly,  drawing  up  additional  documents  in  relation  to  the  meeting  mentioned  in 
your initial request would result in the creation of a new document, which, as explained 
above, does not exist.  
The  Court  has  confirmed  in  Case  C-491/15  P3  that,  ‘[…]  an  application  for  access  that 
would  require  the  Commission  to  create  a  new  document,  […],  falls  outside  the 
framework of Regulation No 1049/2001.’ 
The  Court  has  also  ruled  in  Case  T‑ 468/164  (Verein  Deutsche  Sprache)  that  the 
statement of the European Commission indicating that the requested document(s) do(es) 
not exist should be considered as correct unless the applicant can rebut this statement by 
relevant  and  consistent  evidence.  In  your  confirmatory  application,  I  did  not  find  any 
evidence  that  would  suggest  the  existence  of  additional  document(s)  relating  to  the 
subject-matter of your initial application.  
In the light of the above, given that the European Commission holds no documents such 
as  those  mentioned  in  your  confirmatory  application,  it  is  not  possible  to  handle  your 
application. 
2.2.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Please note that, due to an administrative error, personal data contained in documents 1 
and 2 were disclosed at the initial stage.  
The European Commission did not intend to make public this data, which must also be 
protected  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of 
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 11 January 2017, Typke v Commission, C-491/15 P, EU:C:2017:5, 
paragraph 31.  
4   Judgment of the Court of Justice of 23 April 2018, Verein Deutsche Sprache v Commission, T-468/16, 
EU:T:2018:207, paragraph 37. 



 
the  individual)  of  Regulation  1049/2001.  This  error  is  corrected  in  the  versions  of  the 
documents that are again enclosed to this decision.  
I therefore ask you to disregard the documents in the versions that were provided to you 
at the initial level. 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
Enclosures: 



Document Outline