Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings with Amazon'.



 
Ref. Ares(2019)3157203 - 13/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR ENERGY 
 
Directorate A – Energy Policy 
  A1 - Energy Policy Coordination 
Brussels,  
ENER.A1/PP/av (2019) 3450325 
Laura Kayali 
POLITICO 
Rue de la Loi 62 
1040 Bruxelles 
Belgium 
 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
 
Dear Ms Kayali, 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/1326 
 
We refer to your e-mail dated 07/03/2019 in which you make a request for access to documents, 
registered on 08/03/2019 under the above-mentioned reference number. 
You request access to the following documents for the period between November 2014 and 
March 2019: 
1)  List of lobby meetings held with the DG with Amazon or its intermediaries. The list 
should include: date, individuals attending + organizational affiliation, the issues 
discussed,  

2)  Minutes and other reports of these meetings  
3)  All correspondence including attachments (i.e. any emails, correspondence or telephone 
call notes) between this DG (including the Commissioner and the Cabinet) and Amazon 
or any intermediaries representing its interests.  

4)  All documents prepared for the meetings and exchanged in the course of the meetings 
between both parties. 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: DM24 08/153 - Tel. direct line +32 229-20815 
 
xxxxx.xxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

Your application concerns the following documents:  
 Format  Author 
Date 
Subject/Reference 

Letter 
Amazon 
30 May 2018 
Ares(2018)2895491 
2 Attachment 
Amazon 

June 
2018 
Ares(2018)2895491 
3 Email 
European 
Commission 
4-15 June 2018 
Ares(2018)3164690 
/ Amazon 
 
The Commission has received the requested documents from third parties. In accordance with 
Article 4(4) of Regulation (EC) No 1049/2001, my service has consulted those third parties 
concerning the disclosure of the requested documents emanating from them. 
 
Please find the documents enclosed with this letter. However, I regret to inform you that I cannot 
give you access to some parts of the documents 1 and 3. 
 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be 
refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of the 
individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the protection of 
personal data.  
 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament 
and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC1 
(‘Regulation 2018/1725’). 
 
Some  documents to which you request access contain personal data, in particular names, signatures, 
emails and telephone numbers. This personal data has been redacted from the disclosed documents. 
Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is 
to be considered as personal data.2 
 
Please note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak v Data Protection Commissioner
, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
3 Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  


fully applicable5 
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, ‘personal data shall only be transmitted to 
recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  ‘[t]he recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to examine the 
further conditions for a lawful processing of personal data only if the first condition is fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm their 
privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public 
interest has not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
All the identified documents correspond to the point 3 of your application. The Commission does not 
hold any document that would correspond to the description given for the points 1, 2 and 4. 
Notwithstanding, information on the meetings with the participation of the Commissioner Of 
Climate Action, his Cabinet, or our Director-General (DG) is available in the public domain: 
 
http://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do?redir=false&locale=en 
 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data which can 
only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the protection of 
                                                 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles set out therein are also applicable under the new data protection regime established by 
Regulation 2018/1725.  



personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: sg-xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Paula Pinho 
Head of Unit 
 

Electronically signed on 13/05/2019 11:07 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563