Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Interactions with Microsoft'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 2.7.2019 
C(2019) 5157 final 
Ms Laura Kayali 
POLITICO 
Rue de la Loi 62 
1040 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/1357 

Dear Ms Kayali, 
I refer to your email of 3 May 2019, registered on the same day, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).   
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  8  March  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Employment, Social Affairs and Inclusion, you requested access to: 
-  ‘List of lobby meetings held with your DG, with Microsoft or its intermediaries. 
The list should include: date, individuals attending and organisational affiliation, 
the issues discussed;  
-  Minutes and other reports of these meetings;  
-  All  correspondence  including  attachments  (i.e.  any  emails,  correspondence  or 
telephone  call  notes)  between  […]  DG  (including  the  Commissioner  and  the 
Cabinet) and Microsoft or any intermediaries representing its interests;  
-  All  documents  prepared  for  the  meetings  and  exchanged  in  the  course  of  the 
meetings between both parties’.  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
These documents should cover the period between November 2014 and March 2019. 
Since  you  made  25  simultaneous  requests  for  access  to  documents  concerning  several 
Directorates-General  of  the  European  Commission  and  Amazon,  Google,  Microsoft  or 
Facebook, the Secretariat-General sent you a fair solution proposal on 26 March 2019.  
On  2  April  2019,  you  replied  to  the  proposal  by  agreeing  to  limit  the  intermediaries  of 
Amazon to law firms and/or consultants directly representing Amazon in meetings. 
As a preliminary remark, I would like to clarify that the term ‘lobby meeting’ is defined 
in  Article  2  the  Commission  Decision  of  25  November  2014  on  the  publication  of 
information  on  meetings  held  between  Directors-General  of  the  Commission  and 
organisations  or  self-employed  individuals  (2014/838/EU,  Euratom)3  and  Commission 
Decision  of  25  November  2014  on  the  publication  of  information  on  meetings  held 
between  Members  of  the  Commission  and  organisations  or  self-employed  individuals 
(2014/839/EU, Euratom)4.  
By letter of 26 April 2019, the Directorate-General for Employment, Social Affairs and 
Inclusion  informed  you that  it was  not  able to  identify  any documents as falling  within 
the scope of your request. 
In your confirmatory application, you request a review of this position. More specifically, 
you do not believe that the answer you received covers your request. You take that view 
in  light  of  the  meeting  listed  in  the  Transparency  Register  between  Microsoft  and  a 
member of the Cabinet of Commissioner Thyssen on 25 May 2018. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As  part  of  this  review,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search for possible documents falling under the scope of your request. 
Based  on  this  renewed  search,  the  European  Commission  has  identified  the  following 
documents: 
-  Email of 16 May 2018 addressed to the Cabinet of Commissioner Thyssen and its 
reply to Microsoft, reference Ares(2019)3454053  (hereafter ‘document 1’); 
Following this review, I can inform you that wide partial access is granted to document 1, 
subject only to the redaction of personal data, based on the exception of Article 4(1)(b) of 
Regulation (EC) No 1049/2001 (protection of privacy and the integrity of the individual). 
                                                 
3   Official Journal L 343 of 28.11.2004, p. 19. 
4   Official Journal L 343 of 28.11.2004, p. 22. 


 
Concerning  the  remaining  documents  to  which  you  refer  in  your  confirmatory 
application, I confirm that the Commission does not hold any other documents than the 
ones identified. According to Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of 
access applies only to existing documents in the possession of the institution. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)5,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data6 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC7 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.8 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
                                                 
5   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
6   Official Journal L 8 of 12.1.2001, page 1.  
7   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
8   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 


 
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.9 
Document 1 contains personal data such as the names and initials of persons who do not 
form  part  of  the  senior  management  of  the  European  Commission  as  well  as  names, 
email addresses and phone numbers of representatives of third parties.  
The names10 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.11 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
                                                 
9   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
10   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exceptions  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
For  the  reasons  explained  above,  wider  partial  access  is  now  granted  to  the  requested 
document without undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
Enclosure: (1) 


Document Outline