Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Bio-based Industries Consortium'.


Forestry House 
Rue du Luxembourg 66 
B-1000 Brussels, Belgium 
E: info@biconsortium eu 
www.biconsortium.eu 

 
 
 

 
FAQ – Project beneficiaries contribution to BIC’s payment towards 
the BBI JU running costs  – version 21/09/2018 
 
 What is the Project Contribution? 
 
In  the  European  Union  BBI  Joint  Undertaking  regulation,  it  is  mentioned  under  art  12,  2  that  the 
administrative costs of the BBI Joint Undertaking […] shall be covered by means of financial contributions 
divided equally on an annual basis between the Union and the members other than the Union (i.e. BIC). 
BIC has decided to finance its part of the administrative costs by requesting a “Project Contribution”. The 
Project Contribution is an amount calculated as the equivalent to 4 (four) % of the total grant attributed. 
A similar procedure is applied by other Joint Undertakings which are “fully open to all stakeholders”. The 
system  is  being  implemented  by  the  Biobased  Industries  Consortium  (BIC)  with  the  support  of  the 
Collecting Office (FTI Consulting). The Project Contribution shall not be considered an eligible cost for 
the projects. 
 
The regulation regarding the 4% project contribution it has been included in the BIC statutes and internal 
rules (under point “§ 8.3”)  (please find the doc online here).  
 
 
 What will the Project Contribution be used for? 
 
The Project Contribution is used solely and fully as a contribution to BIC’s payment to the part of the 
running costs of the BBI JU Programme Office that is not covered by the membership fees of BIC.  This 
Project Contribution is an essential resource for contributing the private sector’s part of the running cost 
of the BBI JU Programme Office. It is therefore essential for the existence of the BBI JU that there is no 
deficit in the level of contributions and that these are collected fully and duly from all beneficiaries. 
 
 
 Will I (as coordinator) and the project’s partners receive full pre-financing and grant? 
 
Yes, all beneficiaries receive the full pre-financing and grant, as per the Grant Agreement. 
 
 
 How will it be collected?  
 
To simplify administration, the most efficient procedure is that the Project Contribution is paid in full at 
the start of the project, e.g. at the time of the first pre-finance payment by the BBI JU Programme Office 
where  the  payment  by  the  Parties  of  their  contribution  to  the  Project  Contribution  is  completed  upon 
distribution  of  full  pre-financing  to  consortia  partners.  To  optimise  and  facilitate  this  process  from  a 
financial  and  administrative  viewpoint,  it  is  recommended  that  all  consortium  partners  agree  that  this 
process can be executed by the coordinator. 
 
 
Why can the Commission or the Programme Office not just deduct this amount from the 
outset? 
The Project Contribution is not part of the grant and shall not be considered as an eligible cost to the 
project. 
 
 
 Will there be VAT on the debit notes? 
 
No,  there  will  be  no  VAT  on  the  debit  note  as  no  service  is  involved.  This  has  been  identified  as  a 
practical  solution  and  good  practice  to  avoid  extra  administrative  and  financial  implications  (i.e.  21% 
VAT). 

What are the two steps of the collection of the contributions and what is the role of the 
coordinator? 

 
BIC proposes following procedure: as the first step, the Collecting Office (i.e. FTI Consulting) will contact 
the coordinators to allow signature of the coordinator agreement letter. 
The second step consists of a request for information from the coordinator regarding the project’s name, 
value, list of consortium partners and  the amounts due to be allocated to each partner, and send it to 
the collecting office. The collecting office will issue a debit note based on that information. Alternatively 
debit notes can be issued to each of the partners and contact them individually. However, you will still 
play a crucial role in facilitating the contact in your position of project coordinator and the administrative 
burden might be higher than if you were to transfer the 4% all at once. 
 
 
 Why the 4% of the total grant has to be paid immediately? 
 
The Project Contribution will be used to pay the running costs of the BBI Programme Office and the fixed 
4% level is based on legal and accounting advice taking into account the overall programme BBI budget 
and the required Programme Office running costs. Therefore, these payments need to be  made by BIC 
on a regular basis throughout the year(s). In order to allow a stable cash flow and ensure payment, as 
well as minimize administrative procedures in the future, it has been agreed that the process should be 
completed at the beginning of the project. 
 
 
 What happens if one partner does not accept to pay the contribution? 
 
The Project Contribution is a collective and cooperative responsibility of the consortium partners. Usually 
the Project Contribution system is agreed among partners at the stage of the consortium forming.  
 
 
Should the 5% guarantee fund be included on the info sheet and how does it influence the 4% 
Project Contribution? 
The 5% guarantee fund is a complete separate topic, it will not influence at all the overall project 
budget (as this will be paid back at the end), nor the 4% project contribution as this is fixed contribution 
based on the total attributed grant. 
 
 
 What happens if the total attributed grant is cut, the project closed or the funding reduced?   
The  requested  Project  Contribution  is  a  fixed  amount  calculated  as  an  equivalent  of  4%  of  the  total 
attributed  grant,  payable  at  the  start  of  the  project.  This  lump  sum  is  independent  from  any  further 
developments in the consortium and project (e.g. cuts in funding, changes in partners, premature closing 
of  the  project  etc.).  The  project  contribution  is  an  essential  resource  for  the  running  cost  of  the  BBI 
Programme  Office,  which  provides  the  infrastructure  for  delivery  and  management  of  BBI-supported 
projects. It is therefore indispensable for the existence of the BBI that this contribution is collected fully 
from  all  beneficiaries.  The  Collecting  Office  manages  this  process  on  behalf  of  BIC,  ensuring  fair 
treatment of all projects.