Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Primary Food Processors'.

Brussels, 23.7.2019 
C(2019) 5640 final 
Mr Martin Pigeon 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1060 Brussels 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM No 2019/1887; 
2019/1889; 2019/1890; 2019/1892; 2019/1894; 2019/1902; 2019/1913; 
2019/1914; 2019/1916; 2019/1918; 2019/1919; 2019/1920; 2019/1921; 
2019/1922; 2019/1923. 

Dear Mr Pigeon, 
I  refer  to  your  email  of  22  May  2019,  registered  on  24  May,  in  which  you  submit  a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
Please accept our apologies for this late reply. 
In  your  initial  application  of  25  March  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Research  and  Innovation,  you  submitted  several  access  to  documents  requests  whereby 
you requested access to: 
‘[…] from the Research Commissioner Moedas and/or members of his cabinet, as well as 
from DG RTD, any document matching the following criteria: 
- between January 1st 2015 and today (22nd of March 2019), 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

-  including  briefings,  reports,  correspondence  (email  or  other),  including  all 
attachments to the said correspondence, 
-  a  list  of  all  meetings,  as  well  as  agendas  and  minutes  or  any  other  reports  of 
such meetings, 
- from, to or mentioning the lobby group Primary Food Processors, or any body 
acting on its behalf or together with it’. 
The entities mentioning the lobby group Primary Food Processors, as determined by the 
Directorate-General for Research and Innovation are the following: Bio-based Industries 
Consortium;  European  Bioeconomy  Alliance;  Europabio;  Bio-Based  Industries  Joint 
Undertaking;  Confederation  of  European  Paper  Industries;  European  Bioplastics;  the 
lobby  group  ePURE;  Bayer,  BASF,  AB  Inbev,  Cargill,  DSM,  Dupont,  Novozymes, 
Novamont,  P&G,  Total,  Unilever,  Südzucker,  Biochemtex;  the  lobby  group  Primary 
Food Processors; the European Association of Sugar Producers; the lobby group COPA-
COGECA; the lobby group European Seeds Association; the lobby group FEDIOL; the 
Confederation  of  European  Forest  Owners;  the  lobby  group  Starch  Europe;  the  Forest-
based Sector Technology Platform, or anybody acting on its behalf or together with them. 
After  examination  of  the  scope  of  your  request,  it  appeared  that  your  applications 
concerned  a  very  large  number  of  documents,  which  would  need  to  be  assessed 
individually. Please note that, the General Court recognised in its judgement in Ryanair v 
  that  the  provisions  of  Article  6(3)  cannot  be  evaded  by  splitting  requests.3 
Hence, your requests were treated as one request. 
After it became clear that  your application concerned a large amount of documents, the 
Directorate-General  for  Research  and  Innovation  engaged  in  a  discussion  with  you  and 
sent  you  several  emails  in  order  to  avoid  an  excessive  administrative  burden,  while 
allowing you to receive the requested documents.  
In particular, the Directorate-General for Research and Innovation sent you three emails 
before taking the decision to unilaterally restrict the scope of your request. 
The Directorate-General first sent you an email on 10 April 2019, where it informed you 
that you had submitted a very wide-scope request that would need to be narrowed down. 
The  Directorate-General  for  Research  and  Innovation  suggested  two  options,  namely 
either to restrict the scope of your request to meetings held by the senior management of 
the  European  Commission  and  to  documents  related  to  the  meetings  published  in  the 
Transparency Register or to restrict the scope of your request to documents of the senior 
management and limit the number of requests to three of your choice.  
You replied to this proposal on 18 April 2019 and you suggested your own restriction of 
the  scope,  but  the  scope  of  your  request  remained  too  broad  to  be  handled  within  the 
15+15 deadline provided for in Article 8 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
3   Judgment  of  the  General  Court  of  10  December  2010,  Ryanair  v  Commission,  T-494/08, 
EU:T:2010:511, paragraph 34. 

Therefore, the Directorate-General for Research and Innovation contacted you a second 
time in order to further restrict the scope of your request.   
By email of 25 April 2019, you proposed that your request should be treated in batches, 
meaning essentially that part of it would be treated within the prescribed deadline and the 
remaining part after this deadline. 
The  Directorate-General  for  Research  and  Innovation  sent  you  a  third  email  on  2  May 
2019 where it informed you that the practice of sending documents in batches is not used 
by the European Commission.  
During its correspondence with you, the Directorate-General for Research and Innovation 
also informed you of the different steps that the handling of your request would require. 
These steps include, among others, the search for documents related to the criteria as per 
your  request,  consultation  with  the  operational  units  within  the  Directorate  responsible 
for  the  requested  documents,  retrieval  and  establishment  of  a  complete  list  of  the 
documents falling under the scope of your requests, scanning of the documents which are 
not in pdf format, the preliminary assessment of the content of the documents in light of 
any  potential  exceptions  under  Article  4  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the 
consultation of third parties, authors of documents concerned, the final assessment of the 
documents  in  light  of  the  results  of  the  consultations  of  different  services  and/or  third 
parties, the  redactions  of the relevant  parts falling under  exceptions of Regulation  (EC) 
No  1049/2001,  the  preparation  of  the  draft  reply  and  internal  review  of  it,  formal 
approval  of  the  draft  decision,  final  checks  of  the  documents  to  be  partially  released  
(scanning  of  the  redacted  versions,  with  particular  attention  to  personal  data)  and 
dispatch of the reply.  
In your last email of 6 May 2019, you raised different concerns regarding the handling of 
wide-scoped requested.  
The Directorate-General  for Research and Innovation replied to some of these concerns 
in the initial decision. Nonetheless, given the number of documents, which still remained 
to be assessed and the limited time limit before extension of the deadline that had left, the 
Directorate-General  for  Research  and  Innovation  considered  that  it  would  not  be 
possible,  to  carry  out  the  assessment  required  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
within the time limits provided for in that regulation. 
Consequently, the Directorate-General for Research and Innovation unilaterally restricted 
the scope of  your initial application to documents from or to  BIC (Bio-based Industries 
Consortium), including briefings, reports, correspondence (email or other), including all 
attachments  to  the  said  correspondence,  a  list  of  all  meetings,  as  well  as  agendas  and 
minutes or any other reports of such meetings. 
Furthermore,  the  Directorate-General  for  Research  and  Innovation  limited  the  time 
period  of  the  request  between  1  May  2016  and  22  March  2019  (the  date  of  the  initial 
request),  and,  in  order  provide  you  with  as  many  documents  as  possible,  to  documents 

which  can  be  disclosed  without  consultation  of  third  parties,  with  the  redaction  of  the 
mere personal data. 
Therefore, the Directorate-General for Research and Innovation, identified and disclosed, 
with the exception of personal data, in total 16 documents. 
In  your  confirmatory  application,  you  contest  the  way  the  unilateral  restriction  of  the 
scope  of  the  request  was  done  at  initial  stage.  Consequently,  the  scope  of  the 
confirmatory decision will be limited exclusively to this aspect. 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As  part  of  this  review,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search for possible documents falling under the scope of your request. 
Following  this  review,  I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  position  of  the 
Directorate-General  for  Research  and  Innovation,  insofar  as  the  unilateral  restriction  of 
the scope of your initial application is concerned. 
2.1.  Unilateral restriction of the scope of the initial application 
In your confirmatory application, you contest the position of the Directorate-General for 
Research and Innovation as regard the unilateral restriction of the scope of your (initial) 
As  a  preliminary  remark,  I  note  that  the  Court  of  Justice  recognised  in  its  judgment  in 
Guido Strack v Commission4 that in case of wide-scope requests (requests that involve a 
very  long  document  or  to  a  very  large  number  of  documents)  ‘institutions  may,  in 
particular  cases  in  which  the  volume  of  documents  for  which  access  is  applied  or  in 
which  the  number  of  passages  to  be  censured  would  involve  an  inappropriate 
administrative  burden,  balance  the  interest  of  the  applicant  for  access  against  the 
workload resulting from the processing of the application for access in order to safeguard 
the interests of good administration’. This practice was also recognised by the Court in 
its judgment in EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission.5 
You argue, in your email of 6 May 2019, that you had agreed to further limit the scope of 
your  request  to  documents  relating  to  contact  between  the  Directorate-General  for 
Research  and  Innovation  and  six  of  the  original  lobby  actors,  namely  Bio-based 
Industries Consortium, Bio-Based industries Joint Undertaking, Europabio, BASF, Bayer 
and European Bioeconomy Alliance. 
4   Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014, Guido Strack v Commission, C-127/13 (hereafter 
Guido Strack v Commission’)EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 
5   Judgment of the General Court of 22 May 2012,  EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission,  
T-344/08 P, EU:T:2012:242, paragraph 105. 

In this context, I note that the original scope of the 15 requests initially submitted by you 
covered many different entities. The mere search, preparation and categorisation of a list 
containing  all  the  documents  concerned,  would  already  have  entailed  an  important 
administrative burden for the European Commission’s services in charge.  
Furthermore, it immediately became clear that it would not have been possible to handle 
such a request within the legal deadline of 30 working days.  
These estimates also take into account the fact that the staff concerned in the Directorate-
General  for  Research  and  Innovation  would  have  to  deal  with  other  tasks  and 
applications  in  parallel  with  the  handling  of  your  initial  application.  The  Directorate-
General for Research and Innovation already explained to you, in a detailed manner, the 
different steps that the handling of your request would require. In addition to this, I note 
that  the  final  checking  of  the  released  documents  could  be  particularly  burdensome,  in 
case  the  documents  include  a  large  amount  of  personal  data6,  which  is  often  the  case 
when many documents are concerned.  
As already mentioned, the Directorate-General for Research and Innovation engaged in a 
dialogue with you in order to reach a fair solution, which is both respecting your citizens’ 
rights and avoiding an excessive administrative burden.  
In this context, I would like to point out that the restricted scope of your request that you 
suggested in your email of 6 May 2019, although limited to six entities, also concerned a 
considerable amount of documents, namely at least 356. Please note that this figure is a 
minimum,  as  it  should be taken into account  that those documents have been identified 
through  a  search  in  the  European  Commission’s  corporate  document  management 
system, with using as key words the names of the entities involved and not, for instance, 
the  names  of  the  legal  representatives.  Therefore,  the  number  would  have  been  even 
higher if those representatives were included in the search.  
Therefore,  I  note  that  it  would  not  have  been  possible  for  the  Directorate-General  for 
Research and Innovation to handle your application for the remaining time, even with the 
restriction that you suggested in your email of 6 May 2019. The further restrictions you 
suggested  were  not  sufficient  to  adequately  help  services  reduce  the  scope  of  your 
request. I would like to point out in this context that the fair solution under Article 6(3) of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  may  concern  only  the  number  and  content  of  the 
documents applied for but not the deadline for replying. 7 
Furthermore,  I  note  that  the  Directorate-General  for  Research  and  Innovation  informed 
you  on  several  occasions  that,  if  upon  receipt  of  the  initial  reply,  you  would  still  be 
interested in having access to more documents, you remain free to submit a new access to 

Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 28 October 2018  on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, L 295 of 21.11.2018, p.39. 
7   Judgment in Guido Strack v Commission, cited above, paragraph 26. 

documents request, the scope of which should be equally manageable within the deadline 
of 15+15 working days.  
Indeed, after sending  you the initial reply on 16 May 2019,  you submitted a new initial 
request  for  access  to  documents  regarding  the  remaining  lobby  actors,  which  has  been 
registered under reference number GESTDEM 2019/3075 on 27 May 2019. 
Consequently,  I  consider  that  the  decision  of  the  Directorate-General  for  Research  and 
Innovation to unilaterally restrict the scope of your initial application was in line with the 
principle of proportionality and consisted with the applicable case law of the EU Court.  
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 


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