Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings held with the Apostolic Nuncio, Alain Paul Lebeaupin'.



 
Ref. Ares(2019)2955901 - 03/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR INTERNAL MARKET, INDUSTRY, ENTREPRENEURSHIP 
AND SMEs 
 
  Strategic Planning and Delivery 
Brussels,  
GROW.03/MS/as/grow.033299850  
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt  
 
Bayona II 
28028 Madrid 
Spain 
 
Advance copy by email: 
ask+request-6752-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Ms Rojas, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/2073 
We  refer  to  your  e-mail  dated  02/04/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 03/04/2019 under the above-mentioned reference number. 
Your application concerns the following documents:  
All documents - including but not limited to minutes, notes, audio recordings, verbatim 
reports, operational conclusions, e-mails, and presentations – produced, exchanged and 
related to the following meetings between Alain Paul Lebeaupin, Apostolic Nuncio, Head 
of  the  Mission  of  the  Holy  See  to  the  European  Union  and  at  the  time:  […]  Elżbieta 
Bieńkowska, Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs […]”. 

Having  examined  your  request  under  the  provision  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding public access to documents, we have identified 1 document falling in the scope 
of your request (see attached enclosures). 
This  document  contains  personal  data,  in  particular  the  names  of  Commission  staff 
members, which have been withdrawn. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BREY 08/098 ‐  Tel. direct line +32 229 60075 
 

 
Please  note  in  this  respect  that  the  names,  signatures,  functions,  telephone  numbers 
and/or initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal 
data1. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC2  (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data3. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)4,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data 
Protection Regulation becomes fully applicable5 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably  weighed  the  various  competing  interests’.  Only  if  these  conditions  are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 
1   Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
2   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
3   Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
4   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the  European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the 
data subject’s legitimate interests might  be prejudiced and, in  the  affirmative, establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
As  to  the  hand-written  signatures,  which  are  biometric  data,  there  is  a  risk  that  their 
disclosure would prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on 
the  protection  of  personal  data,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the 
Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(eSigned) 
 
Matthias SCHMIDT‐ GERDTS 
Head of Unit 



 
Enclosure: 
- 1 document partially disclosed 

Electronically signed on 02/05/2019 16:02 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563