Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings held with the Apostolic Nuncio, Alain Paul Lebeaupin'.



 
Ref. Ares(2019)3300162 - 20/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR EMPLOYMENT, SOCIAL AFFAIRS AND INCLUSION 
 
 
  Coordination 
Brussels,  
EMPL.01/RL/mos (2019)3703168 
Gisella A. Rojas  
Bayona II 28028 
Madrid, Spain 
 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2019/2070 
Dear Ms Gisella Rojas, 
We  refer  to  your  email  of  2  April  2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 3 April 2019 under the above mentioned reference number. 
You request access to: 
All documents - including but not limited to minutes, notes, audio recordings, verbatim 
reports, operational conclusions, e-mails, and presentations – produced, exchanged and 
related to the following meetings between Alain Paul Lebeaupin, Apostolic Nuncio, 
Head of the Mission of the Holy See to the European Union and at the time: 
(…) 
Please note that due to the wide scope of your request; covering also areas falling under the 
responsibility of other Directorates-General, parts of your request have been treated by other 
Directorates-General.  This  reply  relates  only  to  the  documents  held  by  the  Directorate-
General EMPL. You will receive the replies from the other respective Directorates-General 
in due course. 
Your application concerns the following documents: 
Meeting  with  Marianne  Thyssen,  Employment,  Social  Affairs,  Skills  and  Labour 
Mobility, 29 March 2019. 
Meeting  with  Marianne  Thyssen,  Employment,  Social  Affairs,  Skills  and  Labour 
Mobility, 20 March 2018. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: J-27 08/082 ‐  Tel. direct line +32 229 80475 
 

 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
The  document  to  which  you  request  access  contains  personal  data,  which  have  been 
redacted. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice 
has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is 
linked to a particular person is to be considered as personal data.2 
Please note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or 
initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data. .3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case  C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
Raquel LUCAS 
Head of Unit 
 

Electronically signed on 20/05/2019 16:45 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563