Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings held with the Apostolic Nuncio, Alain Paul Lebeaupin'.



 
Ref. Ares(2019)3615421 - 05/06/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL MIGRATION and HOME AFFAIRS 
 
Directorate A: Strategy and General Affairs 
  Unit A.2: Legal Affairs 
The Head of Unit 
 
Brussels,  
HOME A.2-FC/ma 
Ms Gisella A. Rojas  
Bayona II 
28028 Madrid 
Spain 
By email: ask+request-6752-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents-ref. GestDem 2019/2075 
Dear Ms Rojas, 
We refer to your letter dated  02.04.2019 in which you make a request for access to documents, 
registered on 04.04.2019 under the above-mentioned reference number. 
You  request  access  to  “All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  e-mails,  and  presentations  –  produced, 
exchanged  and  related  to  the  following  meeting  between  Alain  Paul  Lebeaupin,  Apostolic 
Nuncio,  Head  of  the  Mission  of  the  Holy  See  to  the  European  Union  and  at  the  time:  Dimitris 
Avramopoulos, Migration, Home Affairs and Citizenship, 29 January 2019
”. 
We have identified the following document: 
The  official  letter  to  Commissioner  Avramopoulos  received  from  the  Nonciature,  dated 
18 January 2019,  with  the  official  message  from  Pope  Francis  and  its  Annex  - 
ref. Ares(2019)384802. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) n°1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual, 
in particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the  protection  of  personal 
data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to 
the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision n°1247/2002/EC1 
(‘Regulation 2018/1725’). 
The  document  to  which  you  request  access  contains  personal  data,  in  particular  Mgr  Alain  Paul 
Lebeaupin’s signature. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any  information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person 
is to be considered as personal data.2 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable4. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation  2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to  examine 
the further conditions for a lawful processing of personal data only if the first condition is fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you do not  put forward  any  arguments  to establish the  necessity  to  have  the data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European  Commission 
does not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests might be prejudiced. 
As  to  the  signature  which  is  biometric  data,  there  is  a  risk  that  its  disclosure  would  prejudice 
the legitimate interests of the person concerned. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public 
interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of 
the individual concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  is  personal  data  which 
can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the protection of 
personal  data,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  n°1049/2001, 
to submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
                                                 
2  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  the  European  Union  of  20  December  2017  in  Case  C-434/16, 
Peter Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) n°45/2001 of the European Parliament and 
of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725. 



 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of 
this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
Dimitri GIOTAKOS  
 
[e-signed] 

Electronically signed on 04/06/2019 17:23 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563