Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Information on Board's minutes & cross border cases'.


  
 
 
 
 
 
Cooperation Subgroup 
13-14 November 2018 - 10:00 to 17:00 
1st Floor Meeting Room, 30 rue Montoyer, B-1000 Brussels 
 
13 November - Workshop on local cases  
The first day of the subgroup was dedicated to the local case issue in a format of a workshop.  
 
 
 The subgroup was 
informed that the workshop provided an opportunity to discuss any matters related to local cases, 
discuss all outstanding issues to reach an agreement on still open questions. The workshop intended 
to elaborate the definition of local cases and offer a method, a procedure for handling them. 
 
 
 
 
Annex: Attendance List  
SAs: AT, BE, CZ, DE (Berlin), DE (Federal), De (Bayern), EE, EL, ES, EDPS, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LU, LV, 
NL, NO, PL, PT, RO, SE, SI, SK, UK 
Further attendees:  
- European Commission 
- EDPB Secretariat 
 

 

14 November - Subgroup meeting 
1/ Adoption of the agenda 
The coordinator welcomed the participants and presented the agenda. The title of item 6 is modified 
to “Main establishment issues”. 
2/ Follow-up to the Plenary meeting in September  
The Coordinator informed the participants that:  
  The list of rapporteurs have been approved for the Art. 64 (2) - (3) guidelines, 
  The  infonote  on  international  cooperation  was  not  discussed,  it  is  scheduled  for  the  next 
plenary meeting, 
  The subgroup was requested to prepare its annual working plan. 
3/ Annual working program and dates of planned meetings for 2019 
The  first  draft of the  annual  working  plan of  the  Cooperation  Subgroup was  circulated  among  the 
meeting documents. Members are invited to send further comments by 3 December. 
4/ Guidelines for procedures under Article 64 (2) and (3) 
The  subgroup  has  discussed  the  scope  of  the  mandate  and  the  scope  of  the  guidelines.  Special 
attention was paid to the interpretation of the different key notions of Article 64(2) and (3)
 
 
  
To do: 
  Members are requested to send written comments by 28 November 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 
6/ Main establishment issues 
There was a reflection on which criteria need to be assessed in practice to determine where the main 
establishment is. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7/  Further  steps  related  to  the  application  of  the  GDPR  /  questions  raised  by 
delegations 
A. DPO contact list for SAs 
The EDPB Secretariat gave information that it received 27 replies and 5 replies are missing to 
have a complete table with the DPO contact details. 
B. Questions related to GDPR application under Article 60 
 rapporteurs will present the point at the next subgroup meeting. 
 8/ International cooperation, Article 50 
The coordinator informed the group that this point was submitted to the last plenary, but due to lack 
of time it was not discussed. It is on the agenda of the next plenary (16 November). 
9/ Cooperation with the EDPB IT User Subgroup 
A. EDPB IT Platform, practical and procedural issues  
The last meeting of the IT user subgroup was dedicated inter alia to the technical 
enhancement of the IMI system.  
The secretariat informed the members that statistics on IMI are sent to the IT Users subgroup 
and to communication officers in SAs at the beginning of each month. 
Since this September the Secretariat has access to the cooperation phase in order to provide 
assistance  to  users.  The  secretariat  took  the  opportunity  to  highlight  the  most  common 
problems.  
 

 

B. Informal cooperation tool – exploring tools for gathering and sharing 
knowledge, experience and materials from the SAs  
The EDPB Secretariat informed the group about an IT tool (Confluence) that could support the 
informal  cooperation  among  the  SAs  (sharing  information,  using  calendar,  working  on 
documents). The EDPB Secretariat presented this tool to the IT user subgroup on 11 October. 
The work on structure is ongoing and the supporting documents on ‘How to better frame the 
informal  cooperation  phase’  prepared  by  the  Cooperation  Subgroup  was  already  taken  into 
account.  
The next step is that a demo of the system will be presented to IT user group in January. If the 
subgroup accepts this solution the system will be presented and discussed in all subgroups to 
gather further inputs to elaborate and adapt it to the needs. 
10/ Any other business – 10 min  
The next Cooperation subgroup meeting is scheduled for 20 February 2019. 
Annex: Attendance List  
SAs: AT, BE, CZ, DE (Berlin), DE (Federal), De (Bayern), EE, EL, ES, EDPS, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LU, LV, 
NL, NO, PL, PT, RO, SE, SI, SK, UK 
Further attendees:  
- European Commission 
- EDPB Secretariat