Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Information on Board's minutes & cross border cases'.


 
Draft 
 
IT Users Expert Subgroup meeting 
17 January 2019, Brussels, Montoyer 30 
 
1.  General information and adoption of the agenda 
The draft agenda was adopted. 
 
2.  IMI - Changes proposed by SAs (rapporteur: EC DG GROW) 
Since the last subgroup, there were was only one new enhancement request submitted. However, this 
request arrived the day before the meeting and was thus is yet to be reviewed. 
DG Grow presented the state of play of the changes/enhancements previously discussed. Four items 
are in “Work in Progress” status due to be resolved in the next couple of months. An outlook on future 
upgrades of IMI functionality was given. Currently, a new version of the system adding functionalities 
and  a  new  interface  is  scheduled  to  be  in  production  during  the  summer.  A  review  of  all  the 
enhancements will be done at the October meeting after few months of use of the new interface. 
The participants were invited to continue to provide feedback and improvement suggestions and to 
use  the  agreed  form  for  this  purpose.  As  also  interaction  with  other  systems  was  raised,  the 
participants of the expert subgroup were invited to also provide concrete cases in this regard to the 
EDPB IMI Helpdesk. 
 
3.  IMI - Identified problems with the use of IMI  
The Coordinator explained the functioning of the EDPB IMI Helpdesk and how the Helpdesk monitors 
the use of the system. The Coordinator reminded that users should follow the user guide as it contains 
the procedures agreed by the Future User group. These procedures can be changed if the majority of 
SAs  wish to do so.  If there is  any  uncertainty, the participants  are  invited to contact the EDPB IMI 
Helpdesk for assistance. 
The  Coordinator  presented  the  common  problems  found  and  proposed  solutions.  Some  of  these 
problems  have  already  been  successfully  tackled  by  contacting  the  SAs  e.g.  the  file  title  naming 
convention. In regards to this point, it was agreed to add a reminder in the system with the file title 
naming convention. 
 
18/01/2019 

 
 
 
 
 
 
4.  IMI - Best practices and Q&A morning session:
 
 each presented an overview of their SA’s organisation and detailed their processes 
on using IMI in their day to day operations.  
 
5.  Collaborative tool - Confluence  
The  Secretariat  presented  a  potential  collaborative  tool,  Confluence.  SAs  were  invited  to  provide 
feedback on the tool including any information that they may deem beneficial in its future use. 
The SAs agreed on the implementation of confluence and it will be presented at the Plenary for final 
approval. The Secretariat will also present the solution to all other Expert Subgroups. Implementation 
is envisioned for Q2 2019. 
 
6.  Art. 70 Consultation in Confluence  
After presentation of IMI as a potential solution at the previous subgroup, a solution in Confluence 
was presented. There was discussion around the functionality of automatic data versioning and the 
locking of the document for editing.  
Participants  agreed  that  a  pilot  should  take  place  for  article  70  consultation.  Approximately  10 
volunteers will be required for the testing exercise.  
 
7.  Written procedure - Implications of Access to Documents legislation  
Information on the legal basis and rules on access to documents  was given by the Secretariat. A quick 
review of the IMI solution for a written procedure was given and an agreement was reached on the 
use  of  IMI  for  written  procedures.  This  will  be  presented  to  the  next  Plenary  and  moved  into 
implementation phase.  
 
8.  IMI - Law Enforcement Directive 
 
  
 
9.  Videoconferencing - state of play 
An update on the implementation of the Jabber system was provided. EU accounts are in the process 
of  being  created  and  implementation  is  envisioned  for  March.  10  volunteers  will  be  required  for 
testing the application.  
 

18/01/2018 

To-do/Next steps 
  Coordinators  to  provide  a  discussion  paper on  Article  56  and  grouping  of  data  processing 
activities 
  Secretariat to investigate addition of deadline/please reply by dates to IMI search results 
  Article 70 consultation - Volunteers required for pilot 
  Video Conferencing - Volunteers required for testing 
  Any  other  enhancements  and  feedback to  be  sent  to  the  EDPB  IMI  Helpdesk 
  using  the  new  Change  Request  form  distributed  before  the 
meeting. 
 
Annex: Attendance List  
SAs:  
AT, BE, BG, CZ, DE, ES, FI, FR, GR, HU, IE, IT, LU, NL, PL, PT, RO, SE, UK 
EEA SAs:  
NO 
- European Commission  
- EDPB Secretariat 
 

18/01/2018