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Ref. Ares(2018)3262408 - 20/06/2018
ANNEXE II: TERMES DE REFERENCE 
Table des matières 
1. 
INFORMATIONS GÉNÉRALES ........................................................................................... 2 
1.1 
Pays partenaire ........................................................................................................................... 2 
1.2 
Pouvoir adjudicateur .................................................................................................................. 2 
1.3 
Éléments d'information utiles concernant le pays partenaire ..................................................... 2 
1.4 
Situation actuelle dans le secteur concerné ................................................................................ 2 
1.5 
Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds ......................................................... 3 
2. 
OBJECTIFS ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS ....................................................................... 3 
2.1 
Objectif général .......................................................................................................................... 3 
2.2 
Objectifs particuliers .................................................................................................................. 4 
2.3 
Résultats à atteindre par le contractant ....................................................................................... 4 
3. 
HYPOTHÈSES & RISQUES .................................................................................................. 4 
3.1 
Hypothèses qui sous-tendent le projet ........................................................................................ 4 
3.2 
Risques ....................................................................................................................................... 5 
4. 
CHAMP D'INTERVENTION ................................................................................................. 5 
4.1 
Généralités ................................................................................................................................. 5 
4.2 
Activités spécifiques .................................................................................................................. 7 
4.3 
Gestion du projet ........................................................................................................................ 8 
5. 
LOGISTIQUE ET CALENDRIER ......................................................................................... 8 
5.1 
Lieu du projet ............................................................................................................................. 8 
5.2 
Date de début et période mise en œuvre .................................................................................... 8 
6. 
BESOINS ................................................................................................................................ 8 
6.1 
Ressources humaines ................................................................................................................. 8 
6.2 
Bureaux .................................................................................................................................... 11 
6.3 
Installations et équipement mis à disposition par le contractant .............................................. 11 
6.4 
Matériel .................................................................................................................................... 11 
6.5 
Dépenses accessoires ............................................................................................................... 12 
6.6 
Coûts forfaitaires ...................................................................................................................... 13 
6.7 
Vérification des dépenses ......................................................................................................... 13 
7. 
RAPPORTS ........................................................................................................................... 13 
7.1 
Rapports obligatoires ............................................................................................................... 13 
7.2 
Présentation et approbation des rapports .................................................................................. 16 
8. 
SUIVI ET ÉVALUATION .................................................................................................... 16 
8.1 
Définition d'indicateurs ............................................................................................................ 16 
8.2 
Exigences particulières ............................................................................................................ 16 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

 
1. 
INFORMATIONS GÉNÉRALES 
1.1  Pays partenaire 
République du Sénégal 
1.2  Pouvoir adjudicateur 
L'Union  européenne,  représentée  par  la  Commission  européenne,  elle-même  représentée, 
pour  ce  contrat  spécifique,  par  la  Délégation  de  l'Union  européenne  en  République  du 
Sénégal. 
1.3  Éléments d'information utiles concernant le pays partenaire 
Situé dans la partie la plus occidentale du continent africain, le Sénégal est un pays plat et 
sablonneux avec un climat de type sahélien. Il est d'une superficie de 196 712 km2 avec 
pour  15,25  millions  d'habitants  en  2017,  soit  une  densité  de  77,56  habitants  au  km2.  La 
population  qui  connait  une  croissance  démographique  importante  de  3.08%  et  un  taux 
d'alphabétisation de 57,67% (2015) se concentre toutefois en grande partie sur la métropole 
de Dakar où réside 3.6 millions de personnes. Comme dans tous les pays de la région et au-
delà, la jeunesse représente plus de 50% de celle-ci.   
Le  Sénégal  a  une  longue  tradition  de  migration,  comme  pays  d'origine  et  de  transit  en 
Afrique de l'Ouest. Le profil du migrant sénégalais, essentiellement poussé par des motifs 
économiques  (recherche  d'un  travail),  est  celui  d’un  homme  jeune  (entre  18  et  32  ans), 
célibataire, en âge de travailler, vivant dans les zones défavorisées du pays. Les migrants 
sénégalais  proviennent  de  trois  régions  principales  enclavées  et  délaissées  par  l’Etat 
(frontière sénégalo-mauritanienne, Est, Casamance). 
Depuis 2014, le gouvernement du Sénégal a pris d'importantes mesures à caractère social, 
notamment  les  baisses  d'impôts  sur  les  salaires  et  du  prix  des  loyers.  La  couverture 
médicale universelle, la bourse sociale de solidarité et la gratuité des soins pour les enfants 
de  moins  de  cinq  ans  sont  parmi  les  vastes  chantiers  commencés  ces  dernières  années. 
D'importants  efforts  sont  consacrés  à  l'assainissement  des  finances  publiques à  travers  la 
réduction  du  train  de  vie  de  l'État  et  la  lutte  contre  la  délinquance  économique  et 
financière.  En  outre,  les  performances  en  matière    de  croissance  économique  sont 
encourageantes (6,3% en 2014; 6,5% en 2015; 6,8% en  2016 et 7,0% en 2017).  
 
1.4  Situation actuelle dans le secteur concerné 
Depuis  le  début  des  années  1990,  le  Sénégal  a  engagé  un  processus  de  réforme  de  son 
système d’état civil. Plusieurs lois et décrets ont été adoptés afin d’améliorer la gestion des 
faits d’état civil et leur accessibilité à la population.  
La  modernisation  de  l’état  civil  est  également  inscrite  dans  le  Plan  Sénégal  Emergent 
(2014) comme étant un des moyens d’action en matière de développement humain durable 
sous l’objectif stratégique de renforcement de la mise en œuvre et le suivi des politiques de 
population. Par ailleurs, lors du conseil des ministres du 18 février 2015, l’état civil a été 
érigé en priorité nationale par le Président de la République du Sénégal. 
C’est  dans  ces  efforts  nationaux,  régionaux  et  internationaux,  que  s’inscrit  la  présente 
action de l’UE qui entend contribuer à la modernisation de l’état civil par la mise en place 
d’un  appui  au  pilotage  stratégique,  par  une  amélioration  de  l’offre  (accessibilité  des 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

centres,  formation  des  acteurs,  archivage,  etc.)  et  de  la  demande  (campagnes  de 
sensibilisation, éducation civique, etc.). Par ailleurs, le programme devra accompagner la 
consolidation  d’un  fichier  national  d’identité  biométrique  relié  au  système  d’information 
de  l’état  civil  informatisé  à  même  de  sécuriser  l’identité  de  la  population  et  d’être 
exploitable par d’autres administrations utilisatrices et productrices. 
 
1.5  Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds 
Sur  financement  du  10ème  FED,  l'Union  Européenne  a  financé  le  Projet  d’Appui  à  la 
Modernisation  de  l’Etat  Civil  (PAMEC)  entre  2012  et  juillet  2017.  Le  PAMEC  était 
structuré en trois composantes : 
1) «  Amélioration  de  la  gouvernance  de  l'état  civil»,  qui  vise  à  mener  les  réformes 
nécessaires à une bonne gestion de l’état civil et à effectuer les études techniques en 
vue de son informatisation. 
2) «  Amélioration  de l’information  et des  connaissances sur l’état  civil  »,  qui  vise à 
améliorer  d’une  part  les  capacités  des  collectivités  locales  et  certains  acteurs 
institutionnels  à  assurer  une  meilleure  tenue  de  l’état  civil  ;  et  d’autre  part  la 
communication et l’information des populations sur l’importance de la déclaration 
des faits d’état civil. 
3) « Sécurisation du patrimoine de l’état civil », qui vise à améliorer la sécurisation de 
la  conservation  des  registres  à  travers  une  expérimentation  dans  deux  cent  (200) 
centres pilotes et l’archivage des données grâce à la technique de la numérisation. 
Au-delà  du  PAMEC,  l’état  civil  du  Sénégal  a  bénéficié  et  bénéficie  encore,  depuis  de 
nombreuses  années,  de  multiples  appuis  qui  sont,  soit  partiels,  soit  géographiquement 
délimités  principalement  à  des  villes.  En  novembre  2015,  l’Agence  Française  de 
Développement  (AFD)  a  versé  à  l’UNICEF  une  subvention  d’un  montant  de  1  500  000 
EUR  visant  à  contribuer  au  renforcement  du  système  d’information  sanitaire  et  à 
l’augmentation de l’enregistrement des naissances dans les régions de Kolda, Sédhiou, et 
Ziguinchor.  Environ  400  000  enfants  âgés  de  moins  de  cinq  ans  sont  ciblés  par  de  ce 
projet. 
D’autres  initiatives  sont  menées  à  l’échelle  locale  en  faveur  de  l’enregistrement  des 
enfants,  sous  l’égide  de  l’UNICEF  ou  d’ONG.  L’UNICEF,  en  complément  du  projet 
PAMEC,  informatise  15  centres  d’état  civil.  L’UNICEF  appuie  également  le  volet 
diagnostic  de  l’étude  régionale  sur  l’état  civil  en  cours  dans  l’ensemble  des  pays  de 
l’UEMOA.  L’UNICEF  a  également  appuyé  le  renforcement  du  plan  de  communication 
élaboré par le CNEC avec l’appui du  PAMEC.  
Par  ailleurs,  l’ONG  Aide  et  Action  International,  en  partenariat  avec  Orange  Group,  a 
expérimenté  au  Sénégal  un  projet  pilote  de  déclaration  des  naissances  par  téléphone 
mobile. La procédure est destinée à faciliter la démarche de la déclaration, afin de la rendre 
systématique, tout en fournissant à l’état civil des données à la fois fiables et sécurisées.  
 
2. 
OBJECTIFS ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS 
2.1  Objectif général 
L'objectif général du programme dont ce marché fait partie est de contribuer au respect des 
droits  individuels  liés  à  la  reconnaissance  de  leur  identité  par  ’amélioration  du  système 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

d’information de l’état civil et la consolidation d’un fichier national d’identité biométrique 
sécurisé. 
2.2  Objectifs particuliers 
Les  objectifs  particuliers  de  ce  marché  sont  d'assurer  que  les  conditions  nécessaires  et 
suffisantes sont réunies pour une mise une œuvre efficace et consensuelle du « Programme 
d'appui  à l’amélioration du système d’information de l’état civil et à la consolidation d’un 
fichier national d’identité biométrique ». 
 
(i) 
L’élaboration  d’un  document  technique  d’action  qui  reposera  sur  un  diagnostic 
institutionnel  approfondi,  une  consolidation  des  résultats  du  PAMEC  et  une 
complémentarité avec les autres partenaires en appui au secteur ;  
(ii) 
La mise à jour et approfondissement de la cartographie du système de l’état civil ;  
(iii) 
La  réalisation  d’études  techniques  préalables  à  l’établissement  d’un  schéma 
directeur  pour  l’informatisation  de  l’état  civil  ,  y  inclus  la  question  des  données 
biométriques et la prise en compte des Sénégalais de l’étranger.  
 
2.3  Résultats à atteindre par le contractant 
Le contractant sous l'autorité du pouvoir adjudicateur et sous le contrôle des structures de 
gestion du projet contribuera à atteindre les résultats suivants:  
•  Résultat 1: Un document technique de programme élaboré qui repose sur un diagnostic 
institutionnel  approfondi,  une  prise  en  compte  des  recommandations  de  l’évaluation 
finale  du  PAMEC  et  une  complémentarité  avec  les  autres  partenaires  en  appui  au 
secteur ; 
•  Résultat 2: La cartographie du système de l’état civil est approfondie et mise à jour ; 
•  Résultat 3: Trois études s préalables réalisées en vue de la poursuite et du renforcement 
du système d’information du système de l’état civil et de la consolidation d’un fichier 
national d’identité biométrique. 
  
3. 
HYPOTHÈSES & RISQUES 
3.1  Hypothèses qui sous-tendent le projet 
Les hypothèses qui sous-tendent le projet sont les suivantes: 
•  Poursuite et renforcement de l'engagement des autorités politiques dans  l’amélioration 
du  système  d’information  de  l’état  civil  et  à  la  consolidation  d’un  fichier  national 
d’identité biométrique ;   
•  Poursuite de l'engagement de la Primature pour assurer la supervision et la coordination 
du programme ; 
•  Disposition continue des différents acteurs étatiques à se réformer ; 
•  Disposition  continue  des  différents  acteurs  étatiques  à  coopérer  entre  eux  et  à 
mutualiser leurs moyens. 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

3.2  Risques 
Les  risques  correspondants  associés  au  projet  sont  les  suivants,  les  deux  étant  jugés 
moyens:  
•  Intérêt politique pour l'état civil  et un fichier national d’identité biométrique  déclinant 
ou  volonté  insuffisante  de  les  prioriser,  compte  tenu  du  contexte  pré-électoral 
(Présidentielles en février 2019) ; 
•  Indisponibilité des acteurs étatiques pour participer pro-activement au programme.    
 
4. 
CHAMP D'INTERVENTION 
4.1  Généralités 
4.1.1 
Présentation du projet 
Premièrement, le projet pour lequel les services d'assistance technique qui sont l'objet du 
présent  marché  sont  recherchés  s'articule  autour  de  la  formulation  du  "Projet  d’appui  à 
l’amélioration  du  système  d’information  de  l’état  civil  et  à  la  consolidation  du  fichier 
national d’identité biométrique". La formulation aura pour objectif de valider, de compléter 
et/ou  de  réorienter  les  données  de  la  fiche  d’action  en  vue  de  formuler  une  stratégie 
d’intervention et de préparer le Dossier Technique d’Action du programme. 
 
Deuxièmement, l'action fera la mise à jour et la généralisation de la cartographie de l’état 
civil.  Afin  d’avoir  un  diagnostic  actualisé  et  qui  servira  à  mieux  définir  les  activités  de 
renforcement  des  capacités  à  déployer  dans  le  cadre  de  l’intervention,  il  est  envisagé  de 
mener un diagnostic qui devrait veiller à  recueillir des informations détaillés sur la totalité 
des centres d’état civil.  
Troisièmement, les experts réaliseront 3 études préalables en vue de l’informatisation du 
système  de  l’état  civil.  Elles  se  baseront  naturellement  sur  les  résultats  de  celles  du 
PAMEC et des propositions formulées 
Ces activités regroupées sur base des trois résultats susmentionnés sont les suivantes: 
 
R.1.  Un  document  technique  de  programme  élaboré  qui  repose  sur  un  diagnostic 
institutionnel approfondi, une prise en compte des recommandations de l’évaluation 
finale  du  PAMEC  et  une  complémentarité  avec  les  autres  partenaires  en  appui  au 
secteur  
 
A.1.1.  Analyse  de  la  situation  actuelle  dans  le  secteur  y  inclus  analyse  de  la  politique 
nationale en la matière, des documents pertinents pour le domaine concerné : documents 
sectoriels  nationaux,  rapports  stratégiques  et  opérationnels  et  leçons  apprises  des 
interventions précédentes et des autres intervenants dans le même secteur y inclus la prise 
en compte des conclusions de l’évaluation du PAMEC  (établir la situation de référence du 
secteur); 
 
A.1.2.  Mapping  des  acteurs  (PTF,  administrations,  collectivités,  ONG...)  et  des  projets 
d'état civil au Sénégal; 
 
A.1.3.  Analyse  institutionnelle  (et  analyse  organisationnelle  des  fonctions  clé)  des 
principaux  acteurs  du  secteur  et  de  leurs  relations  afin  d’orienter  les  stratégies 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

d’intervention  et  de      s’assurer  d’un  ancrage  efficient  du  programme  d’état  civil 
(proposition  de  l’ancrage  institutionnel    le  plus  approprié  qui  valide  ou  réoriente  la 
proposition de la fiche action); 
 
A.1.4. Validation de l’objectif et des résultats attendus et description des activités à réaliser 
durant la phase de mise en œuvre du programme; 
 
A.1.5.  Description  des  aspects  susceptibles  d’assurer  la  durabilité  des  interventions,  en 
mettant l´accent sur le renforcement des capacités des acteurs, en respectant le rôle et le 
mandat  de  chacun,  et  en  s´inscrivant  dans  la  consolidation  du  processus  de  la 
décentralisation.  A  cet  égard,  la  mission  portera  une  attention  particulière  aux  capacités 
réelles des acteurs à atteindre; 
 
A.1.6.  Elaboration d’un dispositif de suivi et évaluation des indicateurs du cadre logique, 
définition des modalités de rapportage, interne et externe; 
 
A.1.7.  Définition  des  grandes  lignes  d’une  stratégie  de  communication  pour  le 
programme; 
 
A.1.8.  Analyse  des  facteurs  de  risques  pouvant  mettre  en  danger  le  bon  déroulement  de 
l’intervention, ainsi que les conditions préalables requises pour leur succès; 
 
A.1.9.  Définition  des  modalités  de  l'assistance  technique  requise  pour  l’exécution  des 
interventions  (tâches,  profils,  ancrage,  etc.).  Les  besoins  en  renforcement  prennent  en 
compte les différents niveaux opérationnels (national, régional et local); 
 
A.1.10.  Définition  des  modalités  de  gestion  et  d’exécution  et  définition  claire,  à  chaque 
niveau  des  responsabilités  des  différents  acteurs  sur  le  plan  technique,  financier  et 
institutionnel; 
 
A.1.11. Propositions pour la prise en compte des thèmes transversaux durant la phase de 
mise en œuvre; 
 
A.1.12. Proposition d’un budget indicatif pour chaque résultat et activités. 
 
 
R.2. La cartographie du système de l’état civil est approfondie et mise à jour 
 
A.2.1.  Conception  d'un  questionnaire  d’enquête  validé  par  les  parties  prenantes.  Ces 
questionnaires seront numérisés dans des tablettes prévues à cet effet; 
 
A.2.2. Collecte les données dans l’ensemble des centres d’état civil du Sénégal et de son 
réseau diplomatique et consulaire; 
 
A.2.3. Constitution d'une base de données et développement d'une application de gestion; 
 
A.2.4. Organisation d'un atelier de restitution de la cartographie; 
 
A.2.5. La formation des agents et production de manuel de procédures; 
 
A.2.6. Proposition d'un dispositif de mise à jour de la base de données de l’état civil. 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

 
R.3 Trois études préalables à l’informatisation de l’état civil réalisées 
 
A.3.1.  Une  Mise  à  jour  du  schéma  directeur  informatique  visera  à  auditer  les  scénarii 
envisagés pour la mise en place du système informatisé, à procéder à une évaluation des 
coûts  globaux  et  à  étudier  l’interopérabilité  du  fichier  de  l’état  civil  avec  les  autres 
administrations; 
 
A.3.2. Une étude de faisabilité pour la création du fichier central et national biométrique 
formulera  une  analyse  des  initiatives  passées  et  actuelles  de  constitution  de  fichiers 
biométriques. L’étude devra également proposer des solutions pour qu’un fichier national 
biométrique puisse être mise en place, et ce dans le cadre national de conduite des projets 
informatiques publics; 
 
A.3.3. Une étude sur la protection des données personnelles en vue de garantir l’effectivité 
du fichier central de l’état civil. Elle visera à assurer la protection des données personnelles 
recueillies dans le cadre de la création du fichier central de l’état civil à travers un régime 
juridique conforme aux standards internationaux. 
 
 
4.1.2 
Zone géographique à couvrir 
Dakar et régions 
 
4.1.3 
Groupes cibles 
Le  développement  d'un  état  civil  fiable  au  Sénégal  contribuera  à  garantir  la  sécurité 
juridique  et  les  droits  individuels  des  citoyens.  L’ensemble  de  la  population  sénégalaise 
pourra ainsi se prévaloir de sa citoyenneté. Les groupes ciblés seront donc en premier lieu 
les enfants et les femmes. Toutes les communes du Sénégal bénéficieront de la réforme de 
l’état civil. Les électeurs potentiels seront aussi bénéficiaires finaux du projet d’appui à la 
réforme de l’état civil. La création d’un fichier national biométrique d’identité permettra en 
effet de disposer d’une liste électorale consolidée donnant accès à une carte d’électeur. 
4.2  Activités spécifiques 
L'équipe  d'assistance  technique  qui  sera  établie  dans  le  cadre  du  présent  marché  devra 
exécuter  les  différentes  activités  listées  ci-dessous  de  manière  non-exhaustive  sous 
l'autorité du pouvoir adjudicateur et le contrôle des structures de gestion: 
- Assurer la mise en œuvre opérationnelle et logistique du projet incluant:  
(i) L'identification, la formulation, la planification, la budgétisation et des activités; 
(ii) L'organisation et l'exécution financière complète des activités y compris la sélection et 
la convocation des participants, la préparation du programme, la facilitation, etc; 
(iii) Le suivi et l'évaluation des activités; 
(iv)  La  rédaction  et  la  transmission  de  rapports/comptes  rendus  sur  le  déroulement  et 
contenu des activités. 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

- Rédiger les rapports tels que détaillés à la section 7 ainsi que des rapports additionnels 
requis dans le cadre du projet; 
4.3  Gestion du projet 
4.3.1 
Organe chargé de la gestion du projet 
La Délégation de l'Union européenne en République du Sénégal est chargée de la gestion 
contractuelle  de  ce  marché.  Un  gestionnaire  sera  désigné  comme  point  focal  au  sein  de 
celle-ci. 
4.3.2 
Structure de gestion 
La  gestion  opérationnelle  de  ce  marché  sera  assurée  par  la  Délégation  de  l'UE.    La 
Primature assurera  la supervision globale du programme.  
Ces modalités de mise en œuvre devront être affinées et validées par les parties prenantes 
lors de la phase opérationnelle. 
 
4.3.3 
Moyens  à  mettre  à  disposition  par  le  pouvoir  adjudicateur  et/ou  d'autres 
intervenants 
 
Les  autorités  bénéficiaires  fourniront  à  l'équipe  d'assistance  technique  toutes  les 
informations  et  la  documentation  nécessaire  pour  qu'elle  puisse  assurer  une  exécution 
efficiente et effective du marché. 
  
5. 
LOGISTIQUE ET CALENDRIER 
5.1  Lieu du projet 
Les  consultants  seront  basés  à  Dakar  où  des  activités  seront  mises  en  œuvre.  De 
nombreuses  activités  auront  toutefois  lieu  dans  le  pays  tout  entier.  Dans  le  cadre  de  la 
cartographie des visites seront organisées dans des consulats sénégalais en Europe. 
5.2  Date de début et période mise en œuvre 
La date prévue pour le début du projet est fixée au plus tard au 1er juin 2018 pour une durée 
de  6  mois  à  partir  de  cette  date.  Se  reporter  aux  articles 19.1  et  19.2  des  conditions 
particulières pour la date de début réelle et la période de mise en œuvre. 
 
6. 
BESOINS 
6.1  Ressources humaines 
Veuillez  noter  que  les  fonctionnaires  et  autres  membres  du  personnel  de  l'administration 
publique du pays partenaire ou d’organisations internationales ou régionales basées dans ce 
pays,  ne  seront  acceptés  aux  fonctions  d’experts  que  si  cela  est  dûment  justifié.  La 
justification  doit  figurer  dans  l’offre.  Elle  doit  comporter  une  explication  relative  à  la 
valeur ajoutée apportée par l’expert concerné ainsi que la preuve de son détachement ou de 
son congé pour raisons personnelles. 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

6.1.1  Experts principaux 
Le  rôle  des  experts  principaux  dans  l'exécution  du  marché  est  crucial.  Ces  termes  de 
référence définissent les profils requis pour les experts principaux. Le soumissionnaire doit 
fournir  une  déclaration  d'exclusivité  et  de  disponibilité  pour  les  experts  principaux 
suivants: 
 
Expert principal 1: Chef d'équipe, expert état civil 

-  Qualifications et compétences 
Expert qualifié possédant une maitrise en sciences politiques ou sociales  
-  Expérience professionnelle générale 
Au moins 10 ans d’expérience professionnelle dans la coopération internationale, 
d’appui institutionnel et/ou le renforcement des capacités  
-  Expérience professionnelle spécifique 
• Au  moins  5  années  dans  un  poste  d’encadrement  et/ou  de  conception  ou  gestion 
d’un  service  de  l'état  civil  dans  le  cadre  d'une  réforme  ou  d'un  projet  de 
développement 
• pratique de missions d'appui conseil 
• bonnes  connaissances  du  contexte  et  des  problématiques  de  l'état  civil en  Afrique 
Subsaharienne 
• expérience avérée en Afrique Subsaharienne 
• expérience des procédures de l’Union Européenne sera un atout.  
 
Expert principal 2: Informaticien spécialiste des systèmes de gestion de bases de 
données 

-  Qualifications et compétences 
Titulaire d’un diplôme d’ingénieur informatique  ou expérience équivalente 
-  Expérience professionnelle générale 
Au moins 10 ans d’expérience professionnelle dans le développement de solutions 
informatiques. 
-    Expérience professionnelle spécifique 
•  Au  moins  5  ans  d’expérience  professionnelle  dans  le  domaine  de la  gestion  et  du 
développement des bases de données relationnelles  
•  Bonne connaissance des systèmes d’état civil africains. 
•  Parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral 
 
Expert principal 3: Superviseur d’opérations de collecte 
-  Qualifications et compétences 
Titulaire Diplôme d’enseignement supérieur en sciences sociales ou statistiques 
-   Expérience professionnelle générale 
Au moins 10 ans d’expérience dans le domaine de la conduite/supervision d’enquête 
de terrain et d’études quantitatives. 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

-  Expérience professionnelle spécifique 
•  Avoir réalisé au moins cinq (05) projets comme superviseur d’enquête de terrain 
•  Expérience confirmée de travail en Afrique subsaharienne. 
•  Disposer d’une expérience antérieure dans la collecte de données dans le domaine 
de l’état civil 
•  Parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral 
 
Expert principal 4: Informaticien spécialiste en sécurité informatique 
-  Qualifications et compétences 
Titulaire d’un diplôme d’ingénieur en informatique ou équivalent  
-   Expérience professionnelle générale 
Au moins 10 ans d’expérience de mise en place, de mise à niveau, de 
gouvernance, de transformation et de sécurité des systèmes d’information. 
-  Expérience professionnelle spécifique 
•  Au  moins  5  ans  d’expérience  de  missions  d’audit  de  systèmes  d'information,  de 
missions d'étude et de mise en place de Politique de Sécurité de l’Information, de 
missions de mise en conformité 
•  Avoir  au  moins  réalisé  trois  études  de  formulation  d’un  schéma  directeur 
informatique pour une institution étatique et une grande entreprise 
•  Très bonne connaissance du management des systèmes d’information 
•  Disposer  d’une  bonne  maîtrise  des  outils  d’administration  et  de  sécurité  des 
réseaux. 
•  Parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral 
 
 
Expert principal 5: Informaticien spécialiste dans la biométrie 
 
-  Qualifications et compétences 
Titulaire d’un diplôme d’ingénieur en informatique ou équivalent  
-   Expérience professionnelle générale 
Au moins 10 ans d’expérience en informatique 
-  Expérience professionnelle spécifique 
•  Au  moins  5  ans  d’expérience  en  informatique  principalement  dans  la  gestion  des 
bases de données 
•  Expérience d’au moins 5 ans en qualité de chef de projet/programme informatique 
•  Au  moins  deux  expériences  professionnelles  dans  la  mise  en  place  d’un  système 
d’acquisition de données biométriques et de personnalisation des cartes d’identité. 
•  Au  moins  une  expérience  professionnelle  pour  la  mise  en  place  d’un  système 
d’identification  national  avec  identifiant  unique  et  émission  de  documents 
d’identité et/ou de cartes d’immatriculation et/ou d’actes d’état-civil. 
•  Parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral. 
 
 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

Expert principal 6: Juriste spécialisé dans la protection des données personnelles 
 
-  Qualifications et compétences 
Titulaire d’un Master en droit ou Sciences politiques 
-   Expérience professionnelle générale 
Au moins 10 ans d’expérience de pratique du droit 
-  Expérience professionnelle spécifique 
•  Expérience d’au moins 5 ans en qualité de juriste au sein d’une entreprise et ou une 
autorité de régulation 
•  Au moins 5 ans d’expérience pratique dans le domaine de la protection des données 
personnelles au sein d’une institution type CNIL ou autorité de régulation 
•  Parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral 
 
 
Les  experts  assument  leurs  responsabilités  en  toute  indépendance  et  sont  libres  de  tout 
conflit d'intérêt. 
 
6.1.2 
Experts non principaux 
Non applicable 
6.1.3 
Personnel de soutien et appui technique 
Le contractant fournira les équipements à son équipe d’experts (appui technique) lors de la 
mise en œuvre du marché. 
 
Le coût de l'appui technique et du personnel de soutien doit être inclus dans les honoraires 
des experts. 
6.2  Bureaux 
Le  contractant  doit  mettre  à  la  disposition  de  chaque  expert  engagé  dans  le  cadre  du 
marché un bureau de 10 mètres carrés environ, d'un niveau correct. 
 
Les frais de location de bureau sont couverts par les honoraires des experts. 
 
6.3  Installations et équipement mis à disposition par le contractant 
Le  contractant  doit  veiller  à  ce  que  les  experts  disposent  du  matériel  nécessaire  et  de 
ressources  satisfaisantes,  notamment  en  matière  d'administration,  de  secrétariat  et 
d'interprétation,  pour  pouvoir  se  consacrer  pleinement  à  leur  mission.  Il  doit  également 
transférer les fonds nécessaires au financement des activités prévues au titre du marché et 
s'assurer que le personnel est rémunéré régulièrement et en temps voulu. 
 
6.4  Matériel 
Aucun bien d'équipement ne sera acheté pour le compte du pouvoir adjudicateur/du pays 
partenaire  au  titre  du  présent  marché  de  services  ni  transféré  au  pouvoir  adjudicateur/au 
pays partenaire à la fin du contrat. Tout bien d'équipement qui devra être acheté par le pays 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

partenaire  pour  les  besoins  du  marché  fera  l'objet  d'une  procédure  d'appel  d'offres  de 
fournitures distincte. 
6.5  Dépenses accessoires 
La provision pour dépenses accessoires couvre les dépenses secondaires et exceptionnelles 
éligibles encourues dans le cadre du marché. Elle ne peut pas être utilisée pour couvrir les 
coûts incombant au contractant au titre de ses honoraires, tels que définis ci-dessus. Son 
utilisation est régie par les conditions générales et les notes de l'annexe V du marché. Elle 
couvre: 
•  les  frais  de  déplacement  et  les  indemnités  de  séjour  versés  pour  des  missions 
effectuées, en dehors du lieu d'affectation, dans le cadre du présent marché. Si cela 
est  applicable,  indiquer si  la  disposition  comprend  des  mesures  environnementales, 
par exemple, la compensation CO2; 
•  le budget pour l'organisation des diverses activités de gestion du projet (telles que la 
réunion  de  restitution,  les  réunions  de  coordinations,  etc.)  ou  les  activités  de 
développement  de  la  connaissance  (études,  recherches,  évaluation,  etc.).  Ceci 
pourrait  inclure  les  frais  de  location  de  salle,  de  traiteur,  de  location  d'équipement, 
etc. mais aussi les frais relatif à la participation des bénéficiaires qui peuvent inclure 
pour  ceux  devant  quitter  leur  lieu  d'affectations  les  indemnités  journalières  et  le 
transport. Concernant les frais de location de salle, il est toutefois à noter que dans la 
mesure  du  possible,  celles-ci  seront  mise  à  disposition  par  les  différentes  autorités 
bénéficiaires; 
•  les  frais  éventuels  d'impression  et  le  cas  échéant  de  publication  de  travaux  et 
d'études; 
•  Les activités liées à la cartographie (Résultat 2), y inclus les coûts des enquêteurs et 
contrôleurs, le développement de l'application, les tablettes et le transport. 
La provision pour dépenses accessoires s'élève à 375 500 EUR pour le présent marché. Ce 
montant doit être inclus sans modification dans le budget ventilé. 
 
Des indemnités de séjour peuvent être payées pour des missions effectuées par les experts 
autorisés du contractant en dehors de leur lieu d’affectation, lorsque ces missions ont été 
prévues dans les présents termes de référence ou approuvées par le pouvoir adjudicateur.  
 
L’indemnité journalière est une somme forfaitaire maximum couvrant les frais quotidiens 
de  séjour.  Ces  derniers  comprennent  l’hébergement,  les  repas,  les  pourboires  et  les 
déplacements  locaux,  y  compris  les  déplacements  de  et  vers  l’aéroport.  Les  frais  de  taxi 
sont, par conséquent, inclus dans l’indemnité journalière. Les indemnités journalières sont 
payables en fonction du nombre d’heures passées en mission par les experts autorisés du 
contractant  au  cours  des  missions  effectuées  par  les  experts  en  dehors  de  leur  lieu 
d’affectation.  L’indemnité  journalière  est  payable  si  la  mission  dure  au moins  12 heures. 
L’indemnité  journalière  est  payable  à  hauteur  de  50 %  du  montant  forfaitaire  pour  une 
mission  de  12 heures,  ou  à  hauteur  de  100 %  pour  une  mission  de  24 heures.  Toute 
indemnité de séjour versée pour des missions effectuées dans le cadre du présent marché 
ne  doit  pas  dépasser  les  taux  des  indemnités  journalières  en  vigueur  au  début  de  chaque 
mission tels que publiés sur le site Internet: 
http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-calls-tender/procedures-and-practical-guide-
prag/diems_en  
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

link to page 7  
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de refuser de payer l’indemnité journalière si 
l’expert  n’a  pas  emprunté  la  route  la  plus  directe  et  le  tarif  le  plus  économique  pour  le 
transport. 
 
L'autorisation préalable du pouvoir adjudicateur n'est pas nécessaire pour l'utilisation de la 
provision pour dépenses accessoires. 
6.6  Coûts forfaitaires 
Le marché ne prévoit aucun coût forfaitaire. 
6.7  Vérification des dépenses 
La provision pour vérification des dépenses concerne les honoraires de l’auditeur qui a été 
chargé d’effectuer la vérification des dépenses dans le cadre du marché afin de procéder 
aux  paiements  supplémentaires  de  préfinancement  le  cas  échéant  et/ou  aux  paiements 
intermédiaires s’il y en a. 
 
La provision pour vérification des dépenses s'élève à 6500 EUR pour le présent marché. 
Ce montant doit être inclus sans modification dans le budget ventilé. 
 
Cette provision ne peut pas être diminuée mais peut être augmentée pendant l'exécution du 
contrat. 
 
7. 
RAPPORTS 
7.1  Rapports obligatoires 
Voir  l'article  26  des  conditions  générales.  Un  rapport  d'activités  final  accompagné  d'une 
facture  finale,  du  rapport  financier  et  du  rapport  de  vérification  des  dépenses  devra  être 
établi à la fin du contrat. Le projet de rapport d'activités final devra être présenté au moins 
un mois avant la fin de la période mise en œuvre du contrat. Les rapports mentionnés dans 
la présente section s'ajoutent à ceux éventuellement requis au point 4.2 des présents termes 
de référence. 
 
Chaque rapport doit consister en une section narrative et une section financière. La section 
financière  doit  contenir  des  données  détaillées  relatives  au  temps  que  les  experts  ont 
consacré  au  contrat,  aux  dépenses  accessoires  et  à  la  provision  pour  vérification  des 
dépenses. 
 
Récapitulatif:  en  sus  des  documents,  rapports  et  résultats  précisés  au  titre  missions  et 
responsabilités  de  chaque  expert  principal,  à  savoir  de  brefs  comptes  rendus  à  l'issue  de 
chaque activité, le contractant doit fournir les rapports d'activités suivants: 
 
Intitulé du rapport  
Contenu  
Délai de soumission 
Rapport préliminaire  
Analyse de la situation existante et  Au plus tard 1 mois 
plan de travail du projet 
après le début de la 
mise en œuvre 
Rapport d'activités intermédiaire à 3 
Brève 
description 
des  Au  plus  tard  4  mois 
avancements 
(techniques 
et  après  le  début  de  la 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

mois 
financiers)  en  ce  compris  les  mise en œuvre 
problèmes rencontrés, les activités 
planifiées  à  3  mois,  accompagné 
d'une  facture  et  du  rapport  de 
vérification de dépenses 
Projet de rapport d'activités final 
Brève  description  des  réalisations  Au plus tard un mois 
en  ce  compris  les  problèmes  avant  la  fin  de  la 
rencontrés et les recommandations  période  de  mise  en 
œuvre. 
Rapport d'activités final 
Brève description des réalisations 
Dans le mois suivant 
en ce compris les problèmes 
la réception des 
rencontrés, les recommandations, 
commentaires du 
une facture finale et le rapport 
gestionnaire du 
final accompagné du rapport de 
projet identifié dans 
vérification des dépenses. 
le contrat, sur le 
projet de rapport 
d'activités final. 
Composante 1 : formulation  
 
 
Rapport de démarrage  
Méthodologie de la formulation : 
Au plus tard 3 
les phases, ressources, 
semaines après le 
organisation, etc. 
début de la mise en 
œuvre 
Rapport diagnostic institutionnel  
Revue documentaire 
Au plus tard 2 mois 
Entretiens 
après le début de la 
Mapping des acteurs  
mise en œuvre 
Analyse institutionnelle et 
juridique 
Enjeux & Atouts actuels du 
système de l’état civil  
 
Rapport de formulation intermédiaire 
Acquis du PAMEC 
Au plus tard 4 mois 
Cadre logique& premiers 
après le début de la 
indicateurs  
mise en œuvre 
Phasage du programme  
Dispositif de Suivi/évaluation 
 
Rapport de formulation final 
Prise en compte des remarques et 
Au plus tard 5 mois 
 
amendements. 
après le début de la 
Cadre logique finalisé 
mise en œuvre 
Programmation& 
Budgétisation des actions 
 
Composante 2 : cartographie  
 
 
Note de démarrage 
Présentation de la méthodologie 
Au plus tard 1 mois 
Présentation du protocole de 
après le début de la 
terrain 
mise en œuvre 
Identification du prestataire pour 
la réalisation du terrain 
Elaboration du cahier des charges 
pour la solution informatique de 
gestion des données de 
cartographie 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

 
Rapport de terrain 
Indicateurs d’exhaustivité 
Au plus tard 5 mois 
Problèmes rencontrés et solutions 
après le début de la 
apportées 
mise en œuvre 
Manuel de terrain 
Plan de déploiement 
Planification des opérations de 
terrain 
 
Rapport final 
Base de données cartographie 
Avant la fin de la 
Calcul des indicateurs clés 
période de mise en 
Analyse statistique des résultats 
œuvre 
Productions de cartes 
Installation de l’application 
informatique de cartographie 
Manuel et formation des agents 
du CNEC 
Déploiement des équipements 
informatiques dans les centres 
principaux du pays et installation 
de l’application informatique de 
la cartographie de l’état civil 
Composante 3 : Etudes informatiques 
 
 
Rapport Système d’Information de 
-  Scénario 
pour 
Au plus tard 4 mois 
l’état civil 
l’informatisation  des  centres 
après le début de la 
d’état  civil  nationaux  et  des 
mise en œuvre 
postes consulaires 
-  Chiffrage  de  la  solution 
(déploiement  dans  les  CEC, 
le 
CNEC, 
les 
postes 
consulaires) 
Rapport « étude de faisabilité pour la 
-  Analyse de l’existant 
Au plus tard 4 mois 
création d’un fichier central de l’état 
-  Analyse  des  interconnexions 
après le début de la 
civil biométrique 
entre les fichiers biométrique 
mise en œuvre 
existant 
-  Proposition de solutions pour 
la  création  du  fichier  central 
biométrique 
Rapport ‘Protection des données à 
-  Analyse des textes nationaux, 
Avant la fin de la 
caractère personnel et fichier central de 
régionaux  et  internationaux 
période de mise en 
l’état civil » 
existants 
œuvre 
-  Constitution  d’un  groupe  de 
travail 
« protection 
des 
données  personnelles  et  état 
civil » 
-  Proposition  d’une  Charte 
relative  à  la  protection  des 
données  personnelles  lors  de 
la  gestion    d’une  base  de 
données de l’état civil 
 
 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

7.2  Présentation et approbation des rapports 
Trois  (3)  exemplaires  au  gestionnaire  du  projet  indiqué  dans  le  contrat.  Ils  devront  être 
rédigés  en  français.  L'approbation  de  ces  rapports  d'activité  incombe  au  gestionnaire  du 
projet identifié dans le contrat. 
 
8. 
SUIVI ET ÉVALUATION 
8.1  Définition d'indicateurs 
Les  activités  et  résultats  mentionnés  à  la  section  4.1  serviront  d'indicateurs  de  base  pour 
l'évaluation de la performance du contractant dans l'atteinte des objectifs du projet et, ce 
faisant,  du  contrat.  Le  respect  des  délais  et  des  procédures  seront  des  indicateurs 
additionnels.  
8.2  Exigences particulières 
Non applicable 
15 janvier 2016 
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Annexe II - Termes de Référence.doc 

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