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ANNEXE II 
TERMES DE REFERENCE  
 
T05-EUTF-SAH-ML-08-01 
 
Programme d'appui au fonctionnement de l'état civil 
au Mali: appui à la mise en place d’un système 
d’information sécurisé   
 
 
 
 


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AVANT-PROPOS................................................................................................................................... 3 
INFORMATIONS GENERALES  .......................................................................................................... 3 
Pays partenaire .................................................................................................................................... 4 
Pouvoir adjudicateur ............................................................................................................................ 4 
DESCRIPTION DE LA PRESTATION ................................................................................................. 4 
Objectif général (OG) .......................................................................................................................... 4 
1.1. 
Objectifs spécifiques (OS) ....................................................................................................... 4 
Résultats à atteindre par le contractant ................................................................................................ 4 
Activités spécifiques ............................................................................................................................ 5 
HYPOTHÈSES & RISQUES .................................................................................................................. 8 
Hypothèses qui sous-tendent le projet ................................................................................................. 8 
Risques ................................................................................................................................................ 8 
CHAMP D'INTERVENTION ................................................................................................................. 9 
Généralités ........................................................................................................................................... 9 
Zone géographique à couvrir ............................................................................................................. 11 
Groupes cibles ................................................................................................................................... 11 
Gestion du projet ............................................................................................................................... 11 
LOGISTIQUE ET CALENDRIER ....................................................................................................... 11 
Lieu du projet .................................................................................................................................... 11 
Date de début et période mise en œuvre ............................................................................................ 12 
BESOINS .............................................................................................................................................. 12 
Ressources humaines ......................................................................................................................... 12 
Bureaux ............................................................................................................................................. 17 
Matériel ............................................................................................................................................. 17 
Dépenses accessoires ......................................................................................................................... 18 
Coûts forfaitaires ............................................................................................................................... 18 
Vérification des dépenses .................................................................................................................. 20 
RAPPORTS ........................................................................................................................................... 20 
Rapports obligatoires ......................................................................................................................... 20 
Présentation et approbation des rapports ........................................................................................... 22 
SUIVI ET ÉVALUATION ................................................................................................................... 22 
Définition d'indicateurs ..................................................................................................................... 22 
Exigences particulières ...................................................................................................................... 22 
 
 

 
 


 
AVANT-PROPOS 
La mise en œuvre de la présente action de l’UE est confiée à CIVIPOL et a la CTB via des 
modalités contractuelles distinctes (Contrat de Service pour CIVIPOL, Convention de 
délégation pour la CTB,).    
Le présent document de Termes de référence de l’action « Programme d’appui au 
fonctionnement de l’état civil et à la mise en place d’un système d’information sécurisé au 
Mali » constitue l’annexe 1 à la convention de délégation – PAGODA 2 qui sera signée entre 
l’Union Européenne et la CTB.  
L’unicité de l’action est reflétée par un cadre logique unique mentionnant qui, de la CTB ou 
de CIVIPOL, sera chargé de la mise en œuvre ; et des informations générales communes 
reprenant l’analyse des politiques, du contexte, des acteurs, la logique d’intervention, la 
pertinence de l’action, son champ géographique, ainsi que les actions de communication et de 
visibilité.  
Un partage des responsabilités basé sur les domaines de compétence de  chacun des 
partenaires a été effectué en amont et pendant la formulation du programme. Les domaines de 
responsabilités sont présentés au chapitre 3 et dans la section des informations additionnelles 
de ce document d’action. 
Hormis les chapitres 1 et 2 et le cadre logique, le document concerne  « la composante 
Civipol » et les activités qui sont de sa responsabilité. Les activités relevant de la CTB sont 
reprises à titre indicatif. 
 
INFORMATIONS GENERALES  
Depuis janvier 2016, dans le cadre du Fonds  Fiduciaire d’Urgence pour l’Afrique dans la 
region du Sahel et du bassin du lac Tchad, l’Union Européenne a adopté un ensemble de 
programmes visant à répondre aux causes profondes de l’instabilité et de la migration 
irrégulière. 
En décembre 2016, l’Union Européenne a approuvé  le  “Programme d'appui au 
fonctionnement de l'état civil au Mali: appui à la mise en place d’un système d’information 
sécurisé  (T05-EUTF-SAH-ML-08)”. D’un coût total estimé de 25 000 000 EUR, ce 
programme, que sera mis en œuvre entre la CIVIPOL et la CTB,  contribuera à prévenir la 
migration irrégulière et les déplacements forcés et à faciliter la gestion de la migration ainsi 
que les retours. 
En effet, le Mali  a une longue tradition de migration, comme pays d'origine et de transit en 
Afrique de l'Ouest. Afin de prévenir la migration irrégulière, le Fonds fiduciaire se concentre 
principalement sur la création d'opportunités économiques (formation professionnelle, 
création de chaînes de valeurs, renforcement de la compétitivité des entreprises) dans les 
zones de départ et soutient le développement des stratégies nationales en matière migratoire, 
l'assistance aux migrants et leur réintégration durable favorisée par un appui au 
fonctionnement de l’état civil. Ces actions seront complétées par une amélioration de la 
 


résilience à l'insécurité alimentaire et nutritionnelle, la diversification alimentaire et l'accès à 
l'eau potable dans des zones fragiles. 
Le programme contribuera à la modernisation de l’état civil par la mise en place d’un appui 
au pilotage stratégique, par une amélioration de l’offre (accessibilité des centres, formation 
des acteurs, archivage, etc.) et de la demande (campagnes de sensibilitation, éducation 
civique, etc.). Par ailleurs, le programme devra contribuer à la mise à jour du fichier national 
d’identité biométrique relié au système d’information de l’état civil informatisé à même de 
sécuriser l’identité de la population et d’être  exploitable par d’autres administrations 
utilisatrices. 
 
Pays partenaire  
République du Mali 
 
 
Pouvoir adjudicateur  
L’Union européenne, à travers le Comité Opérationnel du  Fonds Fiduciaire d’Urgence pour 
l’Afrique dans la region du Sahel et du bassin du lac Tchad. 
 
DESCRIPTION DE LA PRESTATION 
Objectif général (OG) 
L’objectif général du programme est de contribuer à l’universalité des faits d’état civil par la mise en 
place d’un système d’information et de gestion sécurisé à même d’être exploité par les administrations 
utilisatrices. 
 
1.1. 
Objectifs spécifiques (OS) 
Les Objectifs spécifiques sont les suivants  
Objectif spécifique 1 (OS.1) : Contribuer à la consolidation du système de l’état  civil.  
Pour consolider le système d’état civil,  il est attendu d’améliorer le pilotage stratégique de 
l’état civil, de renforcer les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état 
civil et de sensibiliser les acteurs.  
Objectif spécifique 2 (OS.2) : Disposer d’un fichier central de l’état civil consolidé et 
interconnecté avec des centres d’état civil 

Pour disposer d’un fichier central de l’état civil, consolidé et interconnecté avec des centres 
d’état civil, il est attendu de constituer le fichier national de l’état civil (à partir des 
initiatives de centralisation des données existantes), de le relier à une base de  données 
biométriques et de l’interconnecter avec les communes et les postes consulaires 
informatisés. Des études de faisabilité seront nécessaires afin d’identifier les solutions les 
plus pertinentes. 
 
Résultats à atteindre par le contractant 
Les résultats liés à chaque objectif sont les suivantes (à noter que le détail des activités 
concernant chaque résultat se trouve dans l'Annexe III,  pgs. 32-59) 
 


 
OS.1. Contribuer à la consolidation du système de l’état  civil.  
R.1.1. Le pilotage stratégique de l’état civil est amélioré.  
Ce résultat attendu répond à la nécessité de disposer d’un système d’état civil stable et 
cohérent dans son organisation. Le consultant contribuera au renforcement du pilotage 
stratégique de l’état civil en apportant son expertise pour la révision des textes révisés, la mise 
en place d’un tableau de bord de l’état civil (cartographie), la mise en place d’un dispositif de 
coordination adéquat et d’un mécanisme de suivi et évaluation efficient. 
 
R.1.2. Les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil (offre) et la 
sensibilisation des acteurs (demande) sont améliorées.  

Au titre des activités on retrouve (i) des activités de type ‘transversal’ de développement des 
capacités humaines, mais aussi matérielles et financières auprès des personnels en charge de 
la production des faits d’état civil , ainsi que des acteurs chargés de leur contrôle et (ii) une 
‘approche de proximité’,  ciblée sur un nombre limité de communes, qui mobilisera les 
principaux acteurs au niveau des communes autour de plans d’amélioration des services d’état 
civil. Cette approche de proximité se basera sur les acquis et leçons du programme PAEC mis 
en œuvre de 2011 à 2016 par la CTB. La stratégie et les implications opérationnelles seront 
développées davantage au cours de la phase de démarrage du programme. 
 
OS.2. Disposer d’un fichier central de l’état civil consolidé et interconnecté avec des centres 
d’état civil 
R.2.1. Un fichier national de l’état civil relié à une base de données biométrique est constitué et 
interconnecté avec les communes et postes consulaires informatisés. 

Ce résultat est centré sur la sécurisation des informations de l’état civil par la mise en place de 
processus informatisés de collecte, traitement et diffusion (partage) des données d’état civil 
(recueil les informations par l’enregistrement des faits d’état civil ; production d’information 
statistiques régulières, consolidation de la base de données biométrique du RAVEC ; 
contribution à l’interconnexion entre les centres d’état civil et les postes consulaires et une 
base de données nationale. 
 
Activités spécifiques 
En étroite concertation avec toutes les parties prenantes, la mise en œuvre du projet se 
déroulera en deux phases successives, à savoir, une phase de démarrage  (d'une durée de 6 
mois) et une phase de mise en œuvre (d’une durée de 42 mois) 
 
Phase de démarrage 
La phase de démarrage devra, d’une part, adapter si nécessaire les objectifs et résultats tels 
que définis dans la proposition technique et, d’autre part, produire un diagnostic approfondi 
du système de l’état civil malien après avoir réalisé une cartographie complète du système.  
Elle devra vérifier les complémentarités et/ ou les synergies possibles avec les autres appuis 
européens et des autres PTFs dans le même secteur. 
 


Pendant cette phase  on procèdera au diagnostic du système en procédant comme suit : 
1)  Réalisation d’une analyse de situation dans le secteur  y inclus l’analyse de la 
politique nationale en la matière,  des documents pertinents pour le domaine 
concerné : documents sectoriels nationaux, rapports stratégiques et opérationnels et 
leçons apprises des interventions précédentes et des autres intervenants dans le même 
secteur, réalisation d’un mapping des acteurs (PTF, administrations, ONG) et des 
projets 
2)  Réalisation de la cartographie de l’état civil :  il s’agira de collecter dans la 
totalité des centres d’état civil du pays les informations détaillées sur l’offre et la 
demande de services (ressources humaines, matérielles, conditions d’archivages, état 
des registres, accessibilité des centres, géolocalisation, état des infrastructures, etc.). 
Ces informations collectées seront ensuite traitées et gérées dans une base de données 
informatisée. La cartographie de l’état civil devra fournir l’ensemble des indicateurs 
de pilotage de l’état civil (tableau de bord) aux niveaux national et local et constituer 
un outil d’aide à la décision (évaluation des besoins, planification des investissements, 
etc.). 
3) Organisation d’un atelier national de restitution et de lancement de la phase de 
mise en œuvre. Cet atelier devra regrouper les principaux acteurs de l’état civil malien 
au niveau central (Ministères concernés, PTFs,)  et régional (magistrats, préfets, 
maires, etc.). Cette activité sera réalisée conjointement avec la Coopération Technique 
Belge qui assure le pilotage global du programme. 
 
Phase de mise en œuvre 
A l’issue de l’atelier de restitution de la phase du diagnostic du système de l’état civil malien 
débutera la phase de mise en œuvre. Les activités à réaliser seront les suivantes: 
-  Appui à la révision des textes régissant l'état civil et à la mise en place de 
procédures harmonisées.  Le consultant procèdera à une évaluation du dispositif 
législatif et règlementaire de l’état civil, apportera un appui à la mise en place d’un 
dispositif de révision des textes règlementant la gestion de l’état civil (ateliers 
régionaux, assistance juridique, appui logistique, secrétariat); et contribuera à 
l’élaboration et la diffusion d’une instruction générale de l'état civil pour les officiers 
et agents (assistance technique). 
-  Au moins deux d’études spécifiques  devront être réalisées afin d’améliorer les 
connaissances sur l’accessibilité de populations spécifiques ou sur l’utilisation des 
informations statistiques de l’état civil (groupes vulnérables, genre, minorités, analyse 
de la mortalité et la morbidité par les statistiques de l’état civil). Le choix des études 
thématiques à réaliser seront décidées en comité de pilotage sur proposition du comité 
de suivi. Une attention particulière devra être portée pour une diffusion régulière des 
résultats
  obtenus par ces  études, grâce à différents outils de suivi-évaluation 
(reporting réguliers, cartes, graphiques, tableaux de bord,…).  
-  Renforcement de l’archivage.  Cette activité a pour objet de préserver l’existant, 
d’améliorer la capacité de délivrance de copies d’actes  authentiques et d’être en 
mesure de s’assurer l’authenticité des documents présentés par la population. Pour ce 
faire, le consultant réalisera une étude archivistique, procèdera à la reconstitution, 
l’indexation et le classement des registres. Il apportera son appui pour la rédaction des 
spécifications techniques et le suivi d’une opération nationale de reprise de l’existant 
 


(numérisation des actes d’état civil sur tout le territoire). Il devra aussi évaluer 
précisément les besoins en équipements, infrastructures et ressources humaines pour 
assurer les fonctions d’archivage. 
-  Appui à l’élaboration stratégie d’approvisionnement en registres des centres d’état 
civil 
-  Réalisation des études préalables à la mise en place d’un fichier central de l’état 
civil opérationnel. Actuellement, on ne peut pas parler d’un fichier central de gestion 
de l’état civil au Mali. En effet, à ce stade, aucune donnée d’état civil n’est centralisée 
au Mali, les seules données centralisées sont celles issues du Recensement 
Administratif à Vocation d’Etat Civil qui a été organisé en 2009, et qui ne portait que 
sur les Maliens. Le consultant apportera un appui pour la mise en place une stratégie 
de valorisation des acquis du RAVEC tout en le complétant pour constituer un fichier 
d’état civil et un fichier d’identification de la population. Les études envisagées sont 
les suivantes : Aussi, la mise en place d’un fichier central de l’état civil prendra appui 
sur l’actuel fichier issu du RAVEC, actuellement géré par le CTDEC. Il s’agira ensuite 
de bien distinguer le fichier « état civil » du fichier « identification » qui nécessite 
l’introduction de données biométriques pour les personnes atteignant l’âge de 15 ans. 
Les études à réaliser par le consultant seront les suivantes :  
o  Schéma Directeur pour l’Informatisation (SDI) de l’état civil ; 
o  Cahier des charges de l’application informatique de gestion des données de l’état 
civil, y compris sa mise à jour ; 
o  Stratégie de mise à jour du fichier central de l’état civil ; 
o  Etude de faisabilité pour l’introduction des nouvelles technologies pour la 
modernisation de l’état civil ;  
o  Cahier des charges pour la mise à jour de l’application informatique de gestion des 
données de l’état civil, dont la maintenance ; 
o  Audit de la base de données biométrique RAVEC et sur les perspectives pour sa 
mise à jour ; 
o  Etude "Base de données, sécurité et réseaux", avec un volet pour l’état civil et un 
volet pour l’identification; 
-  Appui à l’organisation d’audiences foraines et d’opérations d’enregistrement  en 
vue d’une remise à niveau de la base de données biométriques du RAVEC. 
-  Mise à niveau de la base de données RAVEC. Cette activité vise à mettre à jour la 
base de données « identification ». En effet, depuis la tenue du RAVEC en 2009, sa 
mise à jour n’a été que ponctuelle et non exhaustive. Cela tient au fait que la base de 
données RAVEC n’est pas intégrée dans un système de routine d’enregistrement.  Le 
consultant devra proposer une stratégie détaillée pour la  mise à jour du fichier 
« identification » : plan de déploiement de la solution, une évaluation précise des 
coûts, le dispositif de gouvernance du fichier central (mise à jour, protection des 
données personnelles, le partage des droits d’accès et sécurités, etc.) 
 
 


HYPOTHÈSES & RISQUES   
Hypothèses qui sous-tendent le projet  
-  L’Etat a la volonté politique de poursuivre la réforme globale du système d’état civil et 
intègre les activités du projet dans la perspective de cette réforme. 
-  L’État assure à la DNEC, ainsi qu’aux collectivités locales, un financement suffisant pour 
leur permettre de remplir pleinement leurs missions  
-  Les ressources humaines qualifiées, les infrastructures et les équipements sont suffisants 
dans le pays pour accompagner le processus d’informatisation de l’état civil. 
 
Risques 
Les principaux risques envisagés dans le cadre de la mise en œuvre du programme par les 
deux partenaires de mise en œuvre (CIVIPOL et la CTB) sont détaillés ci-dessous ainsi que 
les mesures de suivi et d’atténuation et de ces risques.  
 
Risques 
Degré   Réponses / Mesures d’atténuation   
Sécuritaires : Détérioration  M 
-  Le plan de sécurité de Civipol  fera l’objet 
de la situation sécuritaire 
d’application stricte par les experts dans les zones de 
au point où les activités 
crises sécuritaires et de conflit ; 
sont temporairement 
-  Durant la phase éventuelle de suspension liée à une 
suspendues 
crise politique, Civipol  dispose des capacités pour 
sécuriser les équipements du projet 
Politiques : liés au 

-  Partenariat  / dialogue au niveau Ministre MATDRE 
processus électoral  
autant que possible sur les mesures qui relèvent de  sa 
zone d’influence 
-  Travail avec les acteurs de niveau décentralisé  sur ce 
qui est possible endéans le contexte administratif et 
politique  
Couverture partielle du 

Le projet élaborera un dispositif spécifique pour faciliter 
territoire en matière 
l’enregistrement dans certaines communes exposées 
d’enregistrement des faits 
(Tombouctou, Kidal, Gao, Ménaka, Mopti, Taoudenit 
d’état civil 
etc.) 
Faible coordination des 

-  La Direction Nationale de l’Etat Civil, organe de 
interventions des 
pilotage de la réforme, a vu son rôle de coordination 
partenaires techniques et 
renforcé par la Politique Nationale d’Administration 
financiers (PTF) dans le 
du Territoire), par la stratégie nationale état civil et par 
domaine de l’état civil  
la redynamisation du comité national état civil ; 
-  Le projet débutera par un état des lieux complet des 
initiatives nationales et régionales en cours ou 
projetées en matière d’état civil. Cette évaluation sera 
suivie d’un dialogue avec les partenaires afin d’assurer 
l’intégration de toutes les initiatives dans le cadre 
national. 
-  Le cadre de concertation  regroupant l’ensemble des 
PTF et présidé par l’organe de pilotage sera appuyé 
dans le cadre du projet. Un dialogue direct sera 
conduit dès le début de mise en œuvre du projet auprès 
de l’Union africaine afin de s’assurer d’une parfaite 
 


synergie entre le projet et la mise en œuvre du plan 
d’action de Durban. 
Insuffisances des 

-  L’appui de l’Union Européenne sera essentiel pour 
contributions financières 
construire les bases de la pérennisation de l’état civil 
des autorités maliennes et 
malien. Il est indispensable que les autorités maliennes 
des collectivités 
mettent en place un dispositif de financement pérenne 
territoriales pour assurer le 
du système de l’état civil. 
fonctionnement de l’état 
-  Des actions de sensibilisation/formation à l’attention 
civil malien 
des maires seront réalisées 
-  Mise en place d’un dialogue avec les autorités 
chargées de l’administration des collectivités locales 
afin de mettre en place un fonds de concours dédié à 
l’état civil 
-  Plaidoyer auprès du Ministère compétent pour une 
programmation pluriannuelle de ressources 
budgétaires affectées à l’état civil 
-  Favoriser le dialogue avec les programmes d’appui 
aux collectivités territoriales afin d’intégrer la 
dimension « services publics de l’état civil » dans leur 
appui. 
Faible implication du 

-  Les magistrats des juridictions seront fortement 
Ministère de la Justice et 
impliqués dans le processus de révision des textes de 
des juridictions dans leur 
l’état civil (ateliers régionaux) 
rôle de contrôle judiciaire 
-  Le Ministère de la Justice sera membre du comité de 
de l’état civil 
pilotage 
La loi dérogatoire sur l’état  F 
-  On constate que près des deux tiers des maliens 
civil pour régulariser la 
enrôlés n’ont pas présenté d’extrait d’acte de 
situation de l’ensemble des 
naissance pour constituer leur dossier d’enrôlement 
personnes enrôlées 
pour l’obtention de la carte NINA.  
jusqu’en 2015 dans le 
-  Mesure proposée : Dialogue politique (notamment via 
cadre du RAVEC n’est pas 
UE)  appui au SG pour le  vote de la loi par le 
adoptée  
Parlement.  .  
Les locaux du Centre de 

-  Le Centre de Traitement des Données de l’Etat Civil 
traitement de l’état civil 
(CTDEC) est actuellement logée dans des locaux 
(CTDEC) sont 
inadéquats et éloignés de la Direction Nationale de 
inappropriés et non 
l’Etat civil. Le déménagement est souhaité mais 
sécurisés.  
repoussé pour des raisons logistiques. 
-  Le projet apportera un appui technique et financier à 
l’installation du CTDEC au sein des locaux de la 
DNEC. 
 
CHAMP D'INTERVENTION  
Généralités  
Le Fonds Fiduciaire de l'UE finance des projets pertinents pour remédier aux causes de la 
migration, et pour encourager les efforts du Mali dans la coopération sur des questions 
migratoires. Dans ce cadre, il sera apporté un appui pour la mise en place d’un système 
 


d’information de l’état civil universel et sécurisé afin que chaque Malien soit en mesure de 
revendiquer les droit inhérents à son identité. 
Le projet contribuera à la modernisation de l’état civil par la mise en place d’un appui au 
pilotage stratégique, par une amélioration de l’offre (accessibilité des centres, formation des 
acteurs, archivage, etc.) et de la demande (campagnes de sensibilitation, éducation civique, 
etc.). Enfin, le projet devrait permettre de disposer d’un système d’information de l’état civil 
informatisé relié à une base de données biométriques à même de sécuriser l’identité de la 
population et d’être exploitable par d’autres adminsitrations utilisatrices. 
En 2001, l'Etat malien a lancé un Recensement Administratif à caractère électoral (le RACE). 
Les personnes recensées (par la méthode du porte à porte) ont été inscrites manuellement dans 
des "cahiers de recensement". Le manque de fiabilité de cette modalité de recensement a 
déterminé l'Etat malien à demander un soutien international pour un recensement utilisant la 
technologie et un numéro unique d'identification.  Ainsi, le programme de Recensement 
administratif à vocation d’état civil (RAVEC) a été lancé en octobre 2008, faisant une place 
importante aux technologies biométriques avec l’affectation d’un identifiant unique, le 
Numéro d’Identification National (NINA) en vue de la constitution d’une base de données 
état civil numérisée, fiable, et sécurisée. Après une interruption de deux années liée à la crise 
(2011  –  2013), l’opération de mise à jour du RAVEC a été entreprise, notamment dans le 
cadre des dernières élections présidentielles. Ce système  a permis d’enrôler plus de 95% de la 
population. Au 30 octobre 2016, plus de 15 100 000 maliens ont été recensés. 
La  Mali dispose donc à ce jour d’une base de données biométriques à vocation d’état civil 
sécurisée mais n’a pas mis en place un système d’enregistrement de l’état civil pérenne. Le 
système de l’état civil doit donc être consolidé. 
Le taux d’enregistrement des naissances au Mali, s’il était estimé à hauteur de 80% au début 
des années 2010 (enquête MICS 2010), est évalué par la DNEC à 95% en 2015. De forts 
écarts existent cependant entre la capitale et le milieu rural. En matière de recensement, la 
CTDEC estime que 97% des maliens ont un NINA en 2015.  
Ce taux très élevé tient néanmoins plus à une convention arrêtée par les autorités maliennes 
qu’à un système d’enregistrement, notamment des naissances, efficace. En effet, il a été 
décidé que toute personne inscrite dans la base de données RAVEC dispose d’un extrait 
d’acte de naissance. Afin d’éviter la réalisation d’opérations lourdes de mise à jour de cette 
base, il est nécessaire de mettre en place un système continu d’enregistrement des faits d’état 
civil. La base de données RAVEC est très intéressante en ce sens qu’elle permet de disposer 
immédiatement d’une photographie de la population qui servira de point de départ pour la 
création d’une base de données sécurisée de l’état civil. 
Enfin, le projet proposé s’inscrit dans une logique régionale de renforcement des systèmes 
d’état civil nationaux. Cela est clair depuis des Conférences des Ministres d’Addis Abeba 
(2010) et de Yamoussoukro (2015). Pour l’UE, ce projet s’inscrit parfaitement dans le cadre 
du programme d’action du Fonds Fiduciaire lancé au Sommet de La Valette dans lequel l’état 
civil constitue un objectif prioritaire pour la gestion des migrations : "Renforcer les 
procédures d'enregistrement à l'état civil (communication, modalités pratiques, 
modernisation, échange d'informations, réseau, sessions de formation) et appuyer la création 
de systèmes cohérents et robustes de registres d'état civil, ainsi que la délivrance de cartes 
d'identité et passeports sécurisés, dans le droit fil des initiatives régionales pertinentes".
 
 
 
10 

Zone géographique à couvrir  
Le Programme est conçu pour couvrir l’ensemble du territoire malien,  mais la situation 
sécuritaire du nord et du centre du pays pourrait empêcher l'extension voulue.  
 
Groupes cibles 
Le développement d'un état civil fiable au Mali contribuera à garantir la sécurité juridique et 
les droits individuels des citoyens. L’ensemble de la population malienne  pourra ainsi se 
prévaloir de sa citoyenneté. Les groupes ciblés seront donc en premier lieu les enfants et les 
femmes. En effet, la possession d’un acte de naissance donne accès à l’école. Un état civil 
fiable contribue aussi à l’émancipation des femmes en leur permettant l’accès à la fonction 
publique, de faire reconnaître leur droit en matière d’héritage, etc.  
Toutes les communes du Mali bénéficieront de la réforme de l’état civil. En effet, les maires 
ont la responsabilité d’assurer le fonctionnement de l’état civil dans leur commune. 
Cependant, l’on constate de fortes disparités régionales, notamment en termes d’accès à 
l’énergie et au réseau de télécommunication. Ainsi, principalement dans les régions du Nord, 
la tâche des maires reste très difficile pour remplir leur mission d’officier d’état civil.  
Les électeurs potentiels seront aussi bénéficiaires finaux du projet d’appui à la réforme de 
l’état civil. La sécurisation du fichier central de l’état civil permettra en effet de disposer 
d’une liste électorale consolidée donnant accès à une carte d’électeur. 
Gestion du projet 
Organes de gestion  
La mise en œuvre de l’action se faite par Civipol et la Coopération Technique Belge (CTB). 
Bien qu’il s’agisse de deux contrats séparés, les deux actions nécessitent  une parfaite 
complémentarité. C’est pourquoi, le pilotage, la coordination, le suivi et l’évaluation des 
projets seront réalisés conjointement. 
 
Moyens à mettre à disposition par le bénéficiaire 
Dans le cadre de l'action on mettra à la disposition des experts des espaces de travail au sein 
de la DNEC,  au sein de Ministère de la Justice et au sein de la Direction Générale des 
Collectivités Territoriales. 
 
LOGISTIQUE ET CALENDRIER  
Lieu du projet  
La base opérationnelle du projet est établie à Bamako. Toutefois, les experts seront amenés à 
faire des missions sur le  territoire  malien  pour le suivi de la mise en œuvre  du projet.  Une 
évaluation des conditions sécuritaires sera systématiquement réalisée avant tout déplacement 
hors de Bamako.  Une demande d'accord écrit de la DUE sera formulée en début de projet 
pour autoriser des journées prestées depuis le siège de Civipol. 
 
 
11 

Date de début et période mise en œuvre  
Le début du projet aura lieu après la signature du contrat avec l'UE pour une durée de 48 mois 
à partir de cette date, avec une période de démarrage de 6 mois. 
 
BESOINS  
Ressources humaines 
L’UGP sera composée (dans l'ensemble du projet) de huit experts internationaux et de quatre 
experts nationaux.  Les experts non principaux (expertise court-terme) seront mobilisés pour 
appuyer le travail de l’UGP notamment pour le suivi et évaluation, les expertises spécifiques 
dans le domaine de l’état civil. 
Ces termes de référence ne présentent que les besoins en ressources humaines mobilisés par la 
CIVIPOL  dans le cadre l’action conduite sous la responsabilité du soumissionnaire (5 
experts). Les autres experts sont portés par la CTB et sont régis par la convention de 
délégation entre la DUE Bamako et la CTB. 
Les fonctionnaires et autres membres du personnel de l'administration publique du pays 
partenaire ne seront acceptés aux fonctions d’experts que si cela est dûment justifié. La 
justification doit figurer dans la proposition. Elle doit comporter une explication relative à la 
valeur ajoutée apportée par l’expert concerné ainsi que la preuve de son détachement ou de 
son congé pour raisons personnelles. 
Experts principaux 
Le rôle des experts principaux dans l'exécution du marché est crucial. Ces termes de référence 
définissent les profils requis pour les experts principaux. CIVIPOL  doit fournir une 
déclaration d'exclusivité et de disponibilité pour les 5 experts principaux suivants: 
 
Expert principal 1: Chef de composante : Expert en Appui à la Direction Nationale de 
l’Etat Civil 

L’expert « état civil » apportera un appui technique à la direction nationale de l’état civil. Cet 
appui prendra la forme de conseil (organisation, notes techniques, coordination de l’assistance 
technique  des différents ministères, etc.), de pilotage des activités (cartographie, études, 
audits, etc.). Il sera placé sous l’autorité administrative du chef de projet mobilisé par la CTB. 
Qualifications et compétences  
-  Formation d’études supérieures de niveau Bac+5 (équivalent à un Master 2) en 
sciences juridiques/ sciences politiques /sciences sociales /développement 
international ou tout autre domaine équivalent.  
-  Parfaite maîtrise du français  
Expérience professionnelle générale  
-  Au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dans l’appui institutionnel et/ou le 
renforcement des capacités dans le secteur de la gouvernance 
-  Au moins 5  ans d’expériences dans le domaine du renforcement des systèmes d’état 
civil ou tout autre domaine similaire. 
 
12 

-  Expérience en matière d’appui institutionnel au niveau ministériel ou d’un organisme 
étatique dans des pays en développement.  
-  Expérience avérée dans l’accompagnement des politiques publiques en matière d’état 
civil ou  
-  Expérience professionnelle en matière d’appui aux réformes législatives et dans la 
bonne application des textes législatifs et réglementaires en matière de d’état civil ou 
dans d’autres domaines pertinents ou,  
-  Expérience professionnelle en matière de système de gestion informatisé de l’état civil 
ou des secteurs similaires, proches ou complémentaires (élections, notamment l’aspect 
des listes électorales ; la gouvernance, la décentralisation ou la paix et la sécurité) 
-  Formation/ recherche/études/enquête sur l’état civil en Afrique subsaharienne. 
-  Expériences dans ces domaines en Afrique subsaharienne.  
Expérience professionnelle spécifique  
-  Au moins 10 ans d’expérience professionnelle en Administration publique/ recherche 
en sciences humaines/études démographiques ou tout autre domaine pertinent. 
-  Des expériences avérées dans la mise en œuvre d’un ou plusieurs projets d’appui à la 
gouvernance pour une durée cumulée d’au moins 6 ans.  
-  Expérience en appui institutionnel multi acteurs ;  
-  Expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans dans l’accompagnement des 
politiques publiques en matière d’état civil ou similaire (assistance électorale, 
décentralisation);  
-  Expérience avérée en appui/conseil aux ministères techniques, administration publique 
et/ou coordination interinstitutionnelle ;  
 
Expert principal 2: Expert informatique spécialisé dans les Système de Gestion de Bases 
de Données (SGBD) 

L’expert informaticien sera  placé auprès du responsable du Centre de Traitement des Données 
de l’Etat civil. Placé sous l’autorité directe du chef de composante (EP1), il aura la charge de 
superviser l’ensemble des activités du projet en relation avec l’informatisation de l’état civil 
(cartographie de l’état civil, audit RAVEC, études préalables à l’informatisation, schéma 
directeur informatique, cahier des charges des équipements informatiques, solutions 
informatiques de partage des données, identification des experts court termes, etc.). Par 
ailleurs, il apportera un appui –  conseil au responsable du CTDEC pour la mise à jour 
régulière de la base de données du RAVEC. 
Qualifications et compétences  

Formation d’études supérieures de niveau Bac+4  en  informatique  ou tout autre domaine 
équivalent.  

Parfaite maîtrise du français  
Expérience professionnelle générale  
-  Avoir au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dans le domaine 
informatique 
-  Expérience avérée la conception et/ou la gestion de bases de données 
 
13 

-  Expérience pour la réalisation de schéma directeur informatique  
-  Expérience professionnelle en matière de système de gestion informatisé de l’état civil 
ou des secteurs similaires, proches ou complémentaires (élections, notamment l’aspect 
des listes électorales ; la gouvernance, la décentralisation ou la paix et la sécurité) 
-  Bonne connaissance des problématiques de l’état civil et de l’administration 
territoriale 
-  Expériences dans ces domaines en Afrique subsaharienne.  
Expérience professionnelle spécifique  
-  Avoir au moins 5  ans d’expérience  dans le domaine de la gestion des systèmes 
d’information et de gestion des bases de données ; 
-  Bonne connaissance en bases de données (Oracle, SQL Server) 
-  Bonne connaissance en développement (.Net, Java) ; 
-  Bonne connaissance en réseaux et sécurité (Lan, Https) ;  
-  Avoir des expériences avérées dans la mise en œuvre d’un ou plusieurs projets 
informatique 
-  Expérience dans la conception et le développement d’applications informatiques de 
gestion de bases de données ; 
-  Expérience informatique de développement d’application informatique de gestion de 
l’état civil ; 
-  Une bonne connaissance des Système d’Information Géographique (SIG) serait un 
atour 
-  Expérience dans la réalisation de cartographie de l’état civil serait un atout. 
Expert principal 3: Expert administration territoriale 
L’expert administration territoriale sera placé sous l’autorité du chef de composante « état 
civil » et travaillera en étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la CTB. Il sera 
placé au sein de la Direction Générale de l’Administration Territoriale et apportera un appui – 
conseil au directeur général dans le domaine de l’état civil. L’expert sera appelé à assurer : 
Qualifications et compétences  
-  Au minimum Master en relations internationales, sciences politiques ou équivalent; 
OU expérience professionnelle équivalente de 5 années (en plus de la durée de 
l'expérience professionnelle générale mentionnée ci-dessous) dans le domaine de la 
gouvernance locale t/ou décentralisation et/ou appui aux collectivités territoriales. 
-  Parfaite maîtrise du français  
 
Expérience professionnelle générale  
-  Minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans l’appui institutionnel et la réforme 
de l’Etat 
 
Expérience professionnelle spécifique : 
 
14 

-  Minimum 4  ans d'expérience professionnelle dans l’appui institutionnel aux 
collectivités territoriales, décentralisation / déconcentration dans des pays en situation 
de crise, post-crise ou états fragiles; 
-  Expérience professionnelle dans des pays en situation de crise ou états fragiles en 
gestion de crise et/ou en appui institutionnel, renforcement de capacités de personnels 
et structures étatiques ; 
-  Connaissance des finances locales et des mécanismes de financement décentralisés ; 
-  Expérience dans la formation de personnels communaux serait un atout 
-  Minimum 2 ans d'expérience de travail en Afrique subsaharienne francophone de 
préférence; 
 
Expert 4: Juriste 
L’expert juriste sera placé sous l’autorité du chef de composante « état civil » et travaillera en 
étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la CTB. Il sera placé au sein de la 
direction des Direction  Nationale des Affaires Judiciaires et du Sceau du Ministère de la 
Justice  et apportera un appui aux juridictions dans le domaine de l’état civil. L’expert sera 
appelé à assurer : 
Qualifications et compétences  
-  Au minimum Master en Droit; OU expérience professionnelle équivalente de 7 années 
(en plus de la durée de l'expérience professionnelle générale mentionnée ci-dessous) 
dans le domaine de la réforme judicaire et/ou de la pratique du droit administratif  
-  Parfaite maîtrise du français  
 
Expérience professionnelle générale  
-  Minimum  7  ans d’expérience professionnelle dans l’appui institutionnel dans le 
domaine judiciaire 
 
Expérience professionnelle spécifique  
-  Minimum 5 ans d'expérience professionnelle dans l’appui institutionnel aux 
collectivités territoriales, décentralisation / déconcentration dans des pays en situation 
de crise, post-crise ou états fragiles; 
-  Expérience professionnelle dans des pays en situation de crise ou états fragiles en 
gestion de crise et/ou en appui institutionnel, renforcement de capacités de personnels 
et structures étatiques ; 
-  Expérience professionnelle en matière d’appui dans la bonne application des textes 
législatifs  et réglementaires en matière d’état civil  ou dans d’autres domaines 
pertinents 
-  Expérience dans la formation de personnels de justice serait un atout 
-  Minimum 2 ans d'expérience de travail en Afrique subsaharienne francophone de 
préférence; 
 
 
15 

Expert principal 5: Administrateur de projet 
L’administrateur sera placé sous l’autorité du chef de composante « état civil » et travaillera 
en étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la CTB. En sa qualité 
d’administrateur de projet, l’expert sera appelé à assurer : 
-  La gestion administrative du projet (Préparation et organisation logistique, budgétaire 
et administrative des réunions/séminaires/workshops du projet avec l’appui de 
l’équipe du bureau local placée sous sa supervision ; participation à la coordination et 
gestion logistique, budgétaire et administrative des activités des experts court-terme 
-  La gestion financière du  projet (Suivi des dépenses et archivage de données 
systématique, en vue de la vérification des dépenses ; Gestion comptable et reporting ; 
rapport de synthèse des éléments financiers et de contrôle des dépenses) ; 
Qualifications et compétences  
-  Formation d’études supérieures de niveau Bac+4 ;  
-  Parfaite maîtrise du français  
 
Expérience professionnelle générale  
-  Minimum 4 ans d’expérience professionnelle dans la gestion administrative de projets 
internationaux dont au moins une expérience sur un projet européen (ICSP, FED, 
IEVP, etc.). 
-  Au moins deux expériences significatives à un poste d’administrateur / coordonnateur 
/ gestionnaire de projets avec une forte implication dans la gestion budgétaire. 
-  Expériences en Afrique subsaharienne. 
 
Expérience professionnelle spécifique  
-  Avoir au moins trois (3) ans d’expérience en tant que responsable administratif et/ou 
régisseur d’un programme financé par l’Union européenne  

La connaissance des procédures de passation des marchés publics européens serait un 
plus.  
 
Experts non principaux  
Les curriculum vitae des experts non principaux ne sont pas inclus dans l’offre mais le 
soumissionnaire devra démontrer que les experts auquel il fait appel, ont le profil requis.  
Le contractant choisit et engage les autres experts selon les profils correspondant aux 
exigences mentionnées dans l'«Organisation et méthodologie» et les présents termes de 
référence. Il doit indiquer clairement leur profil afin de définir clairement les honoraires 
applicables dans le budget ventilé.  
Tous les experts doivent être indépendants et n'avoir aucun conflit d'intérêt dans les 
responsabilités qui leur incombent.  
Les procédures suivies par le contractant pour le recrutement des autres experts doivent 
être transparentes et reposer sur des critères définis au préalable, notamment les 
qualifications professionnelles, les compétences linguistiques et l'expérience 
professionnelle. Les conclusions du jury de sélection seront consignées par écrit. Les 
 
16 

candidatures retenues seront soumises à l'approbation du pouvoir adjudicateur avant de 
commencer à mettre les tâches en œuvre.  
Selon les besoins qui se présenteront et afin de réaliser les résultats attendus par le 
prestataire, des expertises court-terme seront mobilisées au cours du projet sur proposition 
du Chef d’équipe de l’assistance technique après validation  la DUE. Ces expertises 
pourront inclure :  
-  Un expert en archivage;  
-  Un expert statisticien démographe pour la phase de cartographie mais aussi pour 
l’analyse des statistiques de mortalité ; 
-  Un expert biométrie pour la réalisation de l’audit de la base de données du RAVEC ; 
-  Un expert en ingénierie de formation pour apporter à appui à l’élaboration des 
documents pédagogiques à l’attention des acteurs de l’état civil ; 
Une provision de 790 jours d’expertise de courte durée devra être prévue par le prestataire.  
Cette expertise sera mobilisée à la demande du bénéficiaire ou du prestataire pour répondre à 
des besoins spécifiques identifiés lors de la phase de mise en œuvre. 
 
Bureaux  
Les bureaux seront mis à disposition du contractant par le bénéficiaire. La Direction Nationale 
de l’Etat Civil accueillera l’équipe projet. Il serait souhaitable mais non obligatoire que les 
experts juriste, informaticien, et décentralisation soient respectivement hébergés au sein du 
Ministère de la Justice, à la CTDEC et à la Direction Générale de l’Administration 
Territoriale 
 Installations et équipement mis à disposition par le contractant  
Le contractant doit veiller à ce que les experts disposent du matériel nécessaire et de 
ressources satisfaisantes, notamment en matière d'administration, de secrétariat et 
d'interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à leur mission. Il doit également 
transférer  les fonds nécessaires au financement des activités prévues au titre du marché et 
s'assurer que le personnel est rémunéré régulièrement et en temps voulu.  
Ces ressources matérielles intégreront notamment :  
-  le matériel informatique pour l’ensemble de l’équipe;  
-  les fournitures et équipement de bureau ;  
-  les moyens d’impression et de reprographie (y compris les consommables) ;  
-  les moyens de communication téléphonique et internet (y compris les 
consommations);  
Les frais y afférents sont réputés couverts par  les honoraires des experts. Il est à noter que 
cette liste n’étant pas exhaustive. 
 
Matériel  
Aucun bien d'équipement ne sera acheté pour le compte du bénéficiaire au titre du présent 
marché de services ni transféré à la fin du contrat. Tout bien d'équipement qui devra être 
 
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acheté par le pays partenaire pour les besoins du marché fera l'objet d'une procédure d'appel 
d'offres de fournitures distincte. 
 
Dépenses accessoires  
La provision pour dépenses accessoires couvre les dépenses secondaires et exceptionnelles 
éligibles encourues dans le cadre du marché. Elle ne peut pas être utilisée pour couvrir les 
coûts incombant au contractant au titre de ses honoraires, tels que définis ci-dessus. Son 
utilisation est régie par les conditions générales et les notes de l'annexe V du marché. Dans le 
cadre du présent marché, elle couvre notamment: 
•  les frais de déplacement et les indemnités de séjour versés pour des missions 
effectuées, en dehors du lieu d'affectation ; 
•  l’achat et la livraison des registres d’état civil ; 
La provision pour dépenses accessoires s'élève à 250.000 euros pour le présent marché. Ce 
montant doit être inclus sans modification dans le budget ventilé. Des indemnités de séjour 
peuvent être payées pour des missions effectuées par les experts autorisés du contractant en 
dehors de leur lieu d’affectation, lorsque ces missions ont été prévues dans les présents termes 
de référence ou approuvées par le pouvoir adjudicateur. L’indemnité journalière est une 
somme forfaitaire maximum couvrant les frais quotidiens de séjour. Ces derniers 
comprennent l’hébergement, les repas, les pourboires et les déplacements locaux, y compris 
les déplacements de et vers l’aéroport. Les frais de taxi sont, par conséquent, inclus dans 
l’indemnité journalière. Les indemnités journalières sont payables en fonction du nombre 
d’heures passées en mission par les experts autorisés du contractant au cours des missions 
effectuées par les experts en dehors de leur lieu d’affectation. L’indemnité journalière est 
payable si la mission dure au moins 12 heures. L’indemnité journalière est payable à hauteur 
de 50 % du montant forfaitaire pour une mission de 12 heures, ou à hauteur de 100 % pour 
une mission de 24 heures. Toute indemnité de séjour versée pour des missions effectuées dans 
le cadre du présent marché ne doit pas dépasser les taux des indemnités journalières en 
vigueur au début de chaque mission tels que publiés sur le site Internet:  
http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-calls-tender/procedures-and-practical-guide-
prag/diems_en 

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de refuser de payer l’indemnité journalière si le 
temps de transport si l’expert n’a pas emprunté la route la plus directe et le tarif le plus 
économique.  
L'autorisation préalable du pouvoir adjudicateur n'est pas nécessaire pour l'utilisation de la 
provision pour dépenses accessoires 
 
Coûts forfaitaires  
Les activités suivantes seront réalisées à coûts forfaitaires 
a)  La cartographie de l’état civil 
 
-  réalisation d’une cartographie de l’état civil :  La totalité des centres  d’état civil 
devront être visités, sauf ceux rendus inaccessibles pour des raisons de sécurité. Pour 
ce faire une équipe de personnel de terrain sera recrutée et devra administrer un 
questionnaire dans chacun des centres. Les informations collectées seront traitées et 
gérés à l’aide d’une application informatique prévue à cet effet. 
 
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-  Les livrables suivants devront être fournis : 
o  Un logiciel de gestion des données de l’état civil ; 
o  Un rapport de terrain (l’ensemble des centres d’état civil du pays seront 
enquêtés) 
o  Une base de données exhaustive des informations collectées dans tous les 
centres d’état civil 
 
La méthodologie proposée par Civipol devra indiquer  à titre indicatif le nombre 
d’enquêteurs, contrôleurs nécessaires ainsi que l’expertise à mobiliser.  Les coûts 
devront approximativement se répartir en  2/3 de frais de terrain (traitement 
enquêteurs, location véhicule, tablettes, carburant, etc.) et 1/3 pour le développement 
et la mise à disposition (installation, formation et déploiement) d’une application 
informatique de gestion des données. 
 
b)  les frais d’organisation des visites d’études 
 
Un montant forfaitaire sera prévu pour la réalisation de visites d’études et/ou la 
participation à des événements internationaux relatifs à l’échange de bonnes pratiques 
en matière d’état civil. A ce stade, ni les événements, ni les pays n’ont été encore 
identifiés. Le choix sera naturellement de la prérogative des autorités maliennes. Avec 
le montant provisionné pour cette activité, il est attendu de réalisé environ 200 h/j de 
mission (estimation comprenant les frais de voyage, billets d’avion, indemnité de 
séjour). 
Conformément aux règles en vigueur les missionnaires ne bénéficieront d’aucun 
traitement et les indemnités de séjour seront égales au taux fixé par l’Ordonnateur 
National. 
Bien que ces dépenses soient forfaitaires, un mémo descriptif de la mission d’étude 
(narratif et budget estimatif) sera transmis au préalable à la DUE pour avis. 
 
c)  les frais d’organisation des ateliers 
 
Il sera organisé trois ateliers nationaux (atelier restitution des travaux de cartographie 
de l’état civil ; atelier de restitution des travaux de réforme des textes juridiques, 
atelier de restitution des études thématiques) et un atelier dans chacune des régions 
dans le cadre de la réforme des textes.  
 
d)  Les frais liés aux audiences foraines 
 
Un montant forfaitaire sera prévu pour la réalisation des audiences foraines. Cette 
action devra permettre à environ 1,5 millions personnes de bénéficier d’un jugement 
supplétif, soit 10 % du nombre total. 
Le montant forfaitaire affecté devra couvrir l’ensemble des coûts de l’activité, à savoir 
les frais de personnels de terrain (enquêteurs, superviseurs, magistrats, greffiers, 
préposés à l’état civil), les frais de carburant et de location de véhicule, l’achat de 
tablettes numériques et de supports. 
A l’issue de cette activité une base de données des jugements supplétifs devra être 
fournie ainsi qu’un rapport de terrain 
 
e)  les frais liés à la reprise de l’existant (zones pilotes) 
 
 
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Un montant forfaitaire devra être prévu pour la réalisation de cette activité. La reprise 
de l’existant correspond à la numérisation des registres et la constitution d’une base de 
données des informations collectées. Cette activité sera décrite dans la méthodologie 
du projet. 
La dotation budgétaire du programme affectée à la numérisation permettra de 
numériser environ 2 millions d’actes, soit environ 20 % de la totalité des registres 
A l’issue de cette action, une base de données des registres numérisée sera mise à la 
disposition des autorités maliennes ainsi que la méthodologie proposée (rapport 
d’exécution) pour les zones réalisées ainsi qu’un schéma de généralisation à 
l’ensemble du pays. 
 
f)  Coûts forfaitaires liés aux études 
 
Cinq études de terrains seront réalisées dans le projet et devront être détaillées dans la 
méthodologie. Les études à réaliser sont les suivantes :  
-  Etudes « minorités et état civil » 
-  Etude « genre et état civil »  
-  Etude « Postes consulaires » 
-  Schéma Directeur informatique 
-  Audit du RAVEC 
 
Le recours à des structures locales pour la réalisation des études « minorités et état 
civil » et « genre et état civil » est encouragé. 
Un montant forfaitaire sera prévu pour la réalisation de ces études mais devra être 
décomposé par action.   
Chaque étude donnera lieu à un rapport final. 
 
Le montant total des coûts forfaitaires s’élève à 2 520 000 euros 
 
Vérification des dépenses  
La provision pour vérification des dépenses concerne les honoraires de l’auditeur qui a  été 
chargé d’effectuer la vérification des dépenses dans le cadre du marché afin de procéder aux 
paiements supplémentaires de préfinancement le cas échéant et/ou aux paiements 
intermédiaires s’il y en a.  
La provision pour vérification des dépenses s'élève à 70.000 euros pour le présent marché. Ce 
montant doit être inclus sans modification dans le budget ventilé.  
Cette provision ne peut pas être diminuée mais peut être augmentée pendant l'exécution du 
contrat. 
 
 RAPPORTS  
Rapports obligatoires  
Selon l'article 26 des Conditions générales des rapports d'activités intermédiaires devront être 
établis tous les six mois pendant la période de mise en œuvre du marché. Ils doivent être 
accompagnés de la facture correspondante, du rapport financier et du rapport de vérification 
des dépenses (cfr.  article 28 des CG). Un rapport d'activités final accompagné d'une facture 
finale, du rapport financier et du rapport de vérification des dépenses devra être établi à la fin 
 
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du contrat. Le projet de rapport d'activités final devra être présenté au moins un mois avant la 
fin de la période mise en œuvre du contrat.  
Chaque rapport doit consister en une section narrative et une section financière. La section 
financière doit contenir des données détaillées relatives au temps que les experts ont consacré 
au contrat, aux dépenses accessoires et à la provision pour vérification des dépenses. 
En sus des documents, rapports et résultats qui pourraient être précisés au titre missions et 
responsabilités de chaque expert principal, le contractant doit fournir les rapports d'activités suivants: 
 
Intitulé du 
Contenu  
Délai de soumission  
rapport  
Rapport 
Analyse de la situation existante et 
Au plus tard 1 mois après le début 
préliminaire  
plan de travail du projet  
de la phase de démarrage  
Rapport 
Rapport de cartographie de l’état civil 
Au plus tard 6 mois après le début 
diagnostic 
Rapport diagnostic 
du projet 
Rapport atelier de restitution 
Rapport 
Brève description des avancements 
Au plus tard 1 mois suivant 
d'activités 
(techniques et financiers) en ce 
l'expiration de chaque période de 
intermédiaire à 6 
compris les problèmes rencontrés, les 
mise en œuvre de six mois  
mois  
activités planifiées à 6 mois, 
accompagné d'une facture et du 
rapport de vérification de dépenses  
Projet de rapport 
Brève description des réalisations y 
Au plus tard 1 mois avant la fin de 
d'activités final  
compris les problèmes rencontrés et 
la période de mise en œuvre  
les recommandations  
Rapport 
Brève description des réalisations et 
Dans le mois suivant la réception 
d'activités final  
des problèmes rencontrés, les 
des commentaires du gestionnaire 
recommandations, une facture finale et  du projet, sur le projet de rapport 
le rapport final accompagné du rapport  d'activités final.  
de vérification des dépenses.  
 
Chaque expert devra également communiquer au Chef d’équipe, au plus tard une semaine 
après l’évènement concerné :  
-  Les comptes rendus de réunions et autres rencontres significatives auxquelles il 
assistera.  
-  Des notes d’informations et de conjoncture sur les évolutions intervenues dans son 
domaine d’accompagnement et les interventions d’autres bailleurs/partenaires.  
-  Les rapports de mission sur le terrain et des rapports spécifiques sur chaque activité 
finalisée.  
La Délégation de l’UE se réserve le droit de les solliciter.  
En plus des rapports et notes ci-dessus prévus, il peut être demandé aux experts de faire tout 
rapport oral ou écrit et toute note thématique spécifique jugée utile par la Délégation de 
l’Union européenne.  
De manière générale, l'assistance technique devra informer la Délégation de l’Union 
européenne, au moyen d’une note officielle, de toute anomalie, obstacle et problème rencontré 
qui pourraient mettre en danger la mise en œuvre du projet.  
 
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Présentation et approbation des rapports  
Les rapports d’activités susmentionnés seront présentés en (6) six exemplaires au gestionnaire 
du projet au sein de la DUE  qui devra obligatoirement les transmettre aux autres parties 
prenantes du Programme (DNEC, DGAT, CDTC, etc.). Ils devront être rédigés en français. 
L'approbation de ces rapports d'activité incombe au gestionnaire du projet.  
En l'absence de commentaires ou d'approbation dans un délai de 45 jours, les rapports sont 
censés être approuvés. 
 
SUIVI ET ÉVALUATION  
Définition d'indicateurs  
Le suivi technique et financier sera assuré au quotidien dans le cadre des responsabilités du 
bénéficiaire.  
Les indicateurs inscrits dans le cadre logique seront utilisés pour mesurer les progrès 
accomplis et seront affinés durant la mise en œuvre du projet. 
 
Exigences particulières 
Néant 
 
 
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