Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Documents on EUTF projects granted to Civipol'.

 
 
 
ANNEXE III 
ORGANISATION ET METHODOLOGIE 
T05-EUTF-SAH-ML-08-01 
 
 
  Programme d'appui au fonctionnement de l'état 
civil au Mali: appui à la mise en place d’un système 
d’information sécurisé   
 
 
Proposition technique
 
 

 

link to page 4 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 13 link to page 15 link to page 17 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 25 link to page 26 link to page 27 link to page 28 link to page 30 link to page 30 link to page 40 link to page 59 link to page 59 link to page 62 link to page 64 link to page 64 link to page 65 link to page 66 link to page 66 link to page 66 link to page 67 link to page 67 link to page 67 link to page 68


















 
Table des matières 
ABREVIATIONS ET ACRONYMES ...................................... 4 
1.  MOTIF ................................................................................ 6 
1.1  CONTEXTE GENERAL DE L’INTERVENTION .............................................................. 6 
 
Présentation de la situation dans le secteur d’état civil au Mali .............................................. 6 
 
Les principaux enjeux liés à la réforme de l’’état civil au Mali ............................................... 13 
 
Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds ................................................... 15 
 
Rappel des objectifs et résultats du programme ................................................................... 17 
1.2  ENJEUX DE LA MISE EN OEUVRE .............................................................. 19 
 
L’importance de la période de démarrage du projet ............................................................. 19 
 
Le positionnement de l’Assistance Technique ....................................................................... 19 
 
L’accès à une source d’expertise diverse ............................................................................... 20 
 
L’utilisation optimale des ressources allouées au projet ....................................................... 21 
 
La mise sur pied d’un système de suivi et d’évaluation ......................................................... 22 
 
La coordination avec les autres partenaires du programme ................................................. 22 
1.3  STRATEGIE .................................................................................................. 23 
 
Aperçu de l’approche adoptée ............................................................................................... 23 
 
Complémentarité avec les actions conduites par la CTB ........................................................ 25 
 
Dispositifs de pilotage, de coordination et de mise en œuvre ............................................... 26 
 
Mettre en place un dispositif de Suivi Evaluation .................................................................. 27 
1.4  ACTIVITES PROPOSEES .................................................................................... 28 
TABLEAU 4 : REPARTITION DES RESULTATS, ACTIVITES ET ACTIONS ENTRE LES OPERATEURS DE 
MISE EN ŒUVRE ................................................................................................... 30 

II. Régime de croisière du projet............................................................................................................ 40 
1.5  RESSOURCES ET RESULTATS CORRESPONDANTS .................................................... 59 
 
Ressources allouées au projet ................................................................................................ 59 
 
Livrables du projet .................................................................................................................. 62 
2.  STRUCTURE D'APPUI ................................................... 64 
2.1  PRESENTATION GLOBALE DE NOTRE STRUCTURE D’APPUI ........................................ 64 
2.2  PRESENTATION DE L’EQUIPE D’APPUI ................................................................. 65 
2.3  L’APPUI A LA GESTION DE PROJET...................................................................... 66 
 
Rôle du directeur de projet .................................................................................................... 66 
 
Rôle du responsable de projet ............................................................................................... 66 
 
Rôle du responsable financier ................................................................................................ 67 
2.4  L’APPUI TECHNIQUE ...................................................................................... 67 
2.5  L’APPUI LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF ............................................................. 67 
2.6  MESURES DE SECURITE .................................................................................. 68 

 

link to page 69 link to page 69 link to page 70 link to page 72 link to page 72 link to page 74 link to page 76 link to page 76  
2.7  IDENTIFICATION, SELECTION, MOBILISATION ET EVALUATION DE L’EXPERTISE NON 
PRINCIPALE .......................................................................................................... 69 

2.8  ASSURANCE QUALITE ET CAPITALISATION DU SAVOIR ............................................. 70 
3.  IMPLICATION DE CIVIPOL ............................................ 72 
3.1  PRESENTATION DE CIVIPOL ............................................................................. 72 
3.2  REFERENCES DE CIVIPOL ................................................................................. 74 
3.3  RESPONSABILITES DE CIVIPOL .......................................................................... 76 
4.  CALENDRIER DES ACTIVITESERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 
5.  CADRE LOGIQUE .......................................................... 76 
 
 
 
 
 

 

 
ABREVIATIONS ET ACRONYMES 
AFD 
Agence Française de Développement 
AIMF 
Association Internationale des Maires Francophones 
ATI  
Assistant technique International  
ATN 
Assistant Technique National  
ANTS 
Agence Nationale des Titres Sécurisés 
Programme  pour  l’amélioration  accélérée  de  l’enregistrement 
APAI – CRVS 
des  faits  d’état  civil  et  l’établissement  des  statistiques  de  l’état 
civil en Afrique 
CEDEAO 
Communauté économique des Etats d’Afrique de l’Ouest 
CPF 
Code des personnes et de la Famille 
CPS 
Cellule de Planification et de Statistique 
Cadre  Stratégique  pour  la  croissance  et  la  réduction  de  la 
CSCRP 
pauvreté 
CT 
Collectivités Territoriales 
CTB 
Coopération Technique Belge 
CFCT 
Centre de Formation des Collectivités Territoriales  
CTDEC 
Centre de traitement des Données de l’Etat Civil 
DGAT 
Direction Générale de l’Administration du Territoire 
DGCT 
Direction Générale des Collectivités Territoriale 
DNEC 
Direction Nationale de l’Etat Civil 
Direction  Nationale  de  la  Fonction  Publique  des  Collectivités 
DNFPCT 
Territoriales  
GED 
Gestion Electronique des Documents 
IN 
Imprimerie Nationale 
INSTAT 
Institut National de la Statistique 
MAT 
Ministère de l’Administration territoriale  
MDFL 
Ministère de la Décentralisation et de la Fiscalité Locale  
NINA 
Numéro d’identification nationale 
NTIC 
Nouvelles technologies de l’Information et de la Communication  
ODD 
Objectifs de Développement Durables 
PAEC 
Projet d’Appui à l’Etat Civil 

 

 
PAPEM  
Projet d’Appui au Processus Electoral du Mali  
PTF 
Partenaires Techniques et Financiers 
RAVEC 
Recensement à Vocation d’Etat Civil  
SDI 
Schéma Directeur Informatique 
UA  
Union Africaine 
UE 
Union Européenne  
UNICEF 
Fonds des Nations Unies pour l’Enfance  
 
 
 
 
 

 


 
 
1. MOTIF 
 
1.1  CONTEXTE GENERAL DE L’INTERVENTION 
  Présentation de la situation dans le secteur d’état civil au Mali 
L'état civil sous sa forme moderne, à travers  l’enregistrement des faits civils, a été introduit 
au Mali par l'administration coloniale au XIXème siècle et au début du XXème siècle. Par la 
suite,  la  tenue  des  registres  d'état  civil  a  toujours  posé  des  difficultés  en  termes  de 
complétude et d'exhaustivité des faits d’état civil. La véritable réorganisation du système de 
l’état civil est intervenue avec la loi n°68-14/AN-RM du 17 février 1968 qui a rendu obligatoire 
la déclaration des faits d’état civil pour tous les citoyens. Toutefois la production d'actes et le 
classement des archives sont restés surtout concentrés dans les grandes villes et impactés 
par  une  insuffisance  de  moyens,  un  manque  de  formation  et  l'absence  de  contrôle  des 
officiers d'état civil. 
Dans le sillage des Etats généraux de la Décentralisation (2013) et dans le cadre plus global 
de l’accord pour la paix et la réconciliation au Mali (2015), le processus de décentralisation 
connaît  un  nouveau  souffle  au  Mali.  Il  est  avancé  comme  un  élément  essentiel  de  la 
refondation de l’Etat et en particulier des liens entre citoyens et pouvoirs publics.  
Le  renforcement  des  services  d’état  civil  participe  ainsi  à  plusieurs  objectifs  du  Document 
cadre  de  politique  nationale  de  décentralisation  (DCPND  2015  –  2024).  
Ce  dernier 
entend  améliorer  la qualité  des  services rendus par  les  collectivités  territoriales  (objectif  2), 
renforcer  l’accompagnement  de  l’Etat  (objectif  3)  mais  aussi  renforcer  la  gouvernance 
inclusive  du  territoire  (objectif  4).  Ce  dernier  objectif  vise  notamment  à  promouvoir  une 
gouvernance territoriale qui valorise les légitimités traditionnelles et améliore la participation 
et le contrôle des citoyennes et citoyens. 
Par ail eurs, dans le cadre du processus de réforme de l’Etat en cours au Mali, incluant des 
réformes de l’organisation territoriale, le MAT, à travers le sous-secteur de l’administration du 
territoire, s’est doté d’un instrument de planification stratégique à moyen terme, le Document 
Cadre de Politique Nationale de l’Administration du Territoire 2016-2023. Le renforcement de 
l’état civil est le 4ème axe stratégique clé du Plan d’Action de l’Administration du Territoire 
adopté en février 2017.   
Le  Document  cadre  de  Politique  Nationale  de  l’Administration  du  territoire,  renferme  un 
Objectif  spécifique  4  « Adapter  et renforcer  le  système  d’Etat  Civil ».  Les  résultats  suivants 
sont attendus :  

adapter le système d’Etat civil 

consolider la base de données 

améliorer l’accès à l’état civil 

améliorer la qualité du service de l’état civil 

renforcer le plaidoyer (auprès des décideurs et PTF) et la communication (auprès des 
populations)  
Par  ail eurs,  sous  l’égide  du  Programme  pour  l’amélioration  accélérée  de  l’enregistrement 
des faits d’état civil et l’établissement des statistiques de l’état civil en Afrique (APAI-CRVS), 
la Direction Nationale de l’état civil (DNEC) avec l’appui financier du Canada et l’assistance 

 

 
technique de l’UNICEF, a procédé à l’évaluation nationale du système de l’état civil en 2015 
et  2016.  Malgré  les  actions  en  cours  avec  l’appui  des  différents  partenaires  techniques  et 
financiers,  l’évaluation  classe  le  système  malien  comme  «  faible  »  dans  la  typologie  des 
systèmes  nationaux  d’enregistrement  des  faits  d’état  civil  et  de  statistiques  vitales  en 
Afrique.  Il  est  jugé  incomplet,  incapable  de  satisfaire  la  demande  et  de  fournir  des 
statistiques  requises  pour  la  conception,  la  mise  en  œuvre  et  le  suivi  des  politiques  et 
programmes de développement. Dans le sillage de cette évaluation, la DNEC a donc piloté 
la formulation de la Stratégie nationale de l’état civil et d’un Plan d’Action national chiffré qui 
vise à réformer le système existant tout en consolidant ses acquis.  
Cette stratégie nationale s’inscrit en droite ligne des objectifs du Cadre Stratégique pour la 
croissance  et  la  réduction  de  la  pauvreté  (CSCRP)  2012-2017,  des  Objectifs  du  millénaire 
pour  le  développement  (OMD/ODD)  et  du  Programme  d’actions  du  gouvernement  (PAG) 
2013  –  2018.  El e  s’intègre  dans  les  axes  stratégiques  des  recommandations  des  Etats 
Généraux  de  la  décentralisation  (2013),  et  entend  capitaliser  sur  les  différents  projets  et 
programmes  d’appui  à  la  modernisation  de  l’état  civil  en  cours  d’exécution  au  Mali,  tels  le 
Recensement Administratif à Vocation d’état civil (RAVEC), explicité ci-dessous. 
a)  Les acteurs de l’état civil 
Au niveau central 
Le  Ministère  de  la  l’Administration  Territoriale  (MAT)  prépare  et  met  en  œuvre  la 
politique  nationale  dans  le  domaine  de  l’administration  du  territoire.  
A  ce  titre,  il  est 
chargé à travers ses structures techniques de l’organisation de la représentation de l’Etat, la 
coordination  et  le  contrôle  de  l’action  de  l’Etat  dans  les  circonscriptions  administratives,  la 
gestion  de  l’état  civil,  du  recyclage  du  personnel  de  l’état  civil  et  du  contrôle  technique  et 
administratif du système.  
Les structures suivantes ont une mission définie en matière d’état civil, au sein du MAT :  
  La Direction Nationale de l’Etat Civil (DNEC), créée par Ordonnance N°2011-013 / P-
RM du 20 septembre 2011 est l’organisme en charge du pilotage et de la gestion de l’état 
civil. En particulier elle est chargée de coordonner et de contrôler l’action des services et 
organismes  publics  dans  la  mise  en  œuvre  de  la  politique  nationale  en  matière  d’état 
civil.  A  cette  fin  elle  comprend  un  bureau  d’accueil  et  d’orientation,  un  Centre  de 
Documentation et d’Informatique et trois divisions : la Division Législation et Formation, la 
Division  Suivi  des  Centres  d’état  civil et  la  Division  Logistique.  La  DNEC  a  également 
pour  mission  de  définir  les  modalités  d’interconnexion  avec  les  autres  systèmes 
d’exploitation de données relative à l’identité des maliens. 
  Rattaché à la Direction Nationale de l’état civil, le Centre de Traitement des Données 
de  l’Etat  civil  (CTDEC),  a  été  créé  par  la  loi  N°  2013-008  du  6  mai  2013,  avec  pour 
mission l’établissement d’une base de données des personnes physiques recensées. A 
ce  titre,  le  CTDEC  est  notamment  chargé  (i)  de  centraliser  et  traiter  les  données 
collectées afin de constituer la base de données état civil et participer à sa mise à jour ; 
(i )  d’affecter,  en  rapport  avec  le  service  national  chargé  de  la  statistique,  un  numéro 
d’identification  nationale  à  chaque  personne  physique  recensée  dans  la  base  de 
données de l’état civil ; (i i) d’assurer la conservation des données gérées par le Ministère 
relatif aux personnes physiques.  

 

 
  Le  Centre  spécial  d’état  civil  est  logé  au  sein  de  la  DNEC,  chargé  de  recevoir  les 
enregistrements  opérés  à  l’étranger  dans  les  ambassades  et  consulats  via  le  Ministère 
en charge des Affaires étrangères. 
  La  Direction  Générale  de  l’Administration  Territoriale  (DGAT)  a  pour  mission 
l’élaboration  des  éléments  de  la politique  nationale dans le domaine  de  l’administration 
du  territoire  et  d’assurer  la  coordination  et  le  contrôle  de  l’action  des  autorités 
administratives,  des  services  et  des  organismes  publics  qui  concourent  à  la  mise  en 
œuvre de cette politique. A ce titre elle est notamment chargée de concevoir et suivre la 
mise  en  œuvre  de  programmes  en  matière  d’appui  conseil,  d’information  et  de 
renforcement des capacités des représentants de l’Etat.  
Les représentants de l’Etat, à travers les préfets et les sous-préfets jouent un rôle important 
en matière de contrôle et/ou d’appui-conseil des maires en matière d’état civil, en tant que 
compétence déléguée (et non transférée) de l’Etat. 
Le Ministère en charge de la Justice intervient en (i) participant à l’élaboration des textes 
sur  l’état  civil  ;  (i )  donnant  l’authenticité  à  certains  documents  d’état  civil  (le  paraphe  et  la 
cotation des registres d’état civil) ; (i i) garantissant la véracité de certaines déclarations par 
des jugements supplétifs ; et (iv) en effectuant les vérifications régulières sur les registres de 
déclaration et les registres d’actes d’état civil. (Cf. articles 112 et 113 la Loi N°2011-087/AN-
RM du 30 décembre 2011 portant Code des Personnes et de la Famille).  
Le  Ministère  en  charge  de  la  Santé  joue  un  rôle  clé  en  matière  d’état  civil  à  travers  son 
personnel  de  santé.  Celui-ci  intervient  en  amont  de  l’établissement  des  actes  à  travers  les 
déclarations de naissance et de décès au sein des formations sanitaires. Une liaison efficace 
entre  les  centres  de  déclaration  (formations  sanitaires)  et  les  centres  d’état  civil  permet 
d’améliorer significativement les taux de couverture des faits d’état civil.  
Le  Ministère  en  charge  des  Affaires  Étrangères  intervient  pour  l’état  civil  des  non-
résidents.  
Les  centres  d’état  civil  créés  auprès  des  missions  diplomatiques  et  consulaires 
du Mali sont chargés de recueillir les faits d’état civil des Maliens de l’étranger. Très souvent 
la  gestion  de  l’état  civil  est  approximative  dans  les  postes  consulaires  (peu  de  place  pour 
l’archivage,  personnel  non  formé,  éloignement  rendant  difficile  le  contrôle  administratif  et 
judiciaire).  A  travers  les  Ambassades  et  Consulats,  ce  Ministère  gère  aussi  la  question  du 
retour et des expulsions des migrants. 
Le  Ministère  de  la  Décentralisation  et  de  la  Fiscalité  Locale  (MDFL)  prépare  et  met  en 
œuvre  la  politique  nationale  dans  le  domaine  de  la  décentralisation.  Il  assure  la  tutelle 
technique  des  collectivités  territoriales.  Sous  sa  tutelle,  certains  organes  seront 
amenés  à  jouer  un  rôle  important  dans  le  renforcement  du  système  de  l’état  civil,  à 
différents titres :  
  La  Direction  Générale  des  Collectivités  Territoriales  (DGCT)  est  chargée 
d’assurer  l’élaboration  des éléments  de  la politique  nationale de  décentralisation du 
territoire et la participation à sa mise en œuvre. El e est notamment à ce titre chargée 
de  l’appui  technique  et  du  suivi  des  collectivités  territoriales,  mais  aussi  de  suivre 
l’exercice de la tutelle des Collectivités Territoriales (CT) et la régularité juridique des 
actes de tutelle des représentants de l’Etat.  

 

 
  Le Centre de Formation de Collectivités territoriales (CFCT), établissement public 
à  caractère  scientifique  et  technologique  établi  en  2007  est  chargé  d’assurer  une 
offre  de  formation  pérenne  aux  élus  et  agents  des  collectivités.  Ses  missions 
comprennent  la  formation  et  perfectionnement  des  fonctionnaires  et  agents 
contractuels  des  collectivités  territoriales,  le  perfectionnement  des  élus  des 
collectivités territoriales, et les études et recherches en matière de décentralisation et 
de développement local. Le CFCT qui a commencé à travailler  sur  un référentiel de 
métiers (appui UE 2015) qui inclut les agents en charge de l’état civil n’a toutefois pas 
encore  développé  de  contenus  et  techniques  de  formations  spécifiques  en  ce 
domaine.  
  La  Direction  Nationale  de  la  Fonction  Publique  des  Collectivités  Territoriales 
pourrait  être  amenée  à  jouer  un  rôle  clé  dans  la  définition  du  statut  des  agents  de 
l’état  civil  (le problème  de  motivation et  de mobilité des  agents  de  l’état  civil  est  en 
partie lié au manque de de statut). 
  En matière d’investissements des collectivités un acteur clé est l’Agence Nationale 
d’Investissements des Collectivités territoriales (ANICT).  Etablissement Public à 
caractère  administratif  établi  en  2000,  l’ANICT  a  pour  mission  de  gérer  les 
subventions  affectées  à  la  réalisation  des  investissements  locaux  entrepris  sous 
maîtrise  d’ouvrage  des  CT.  Elle  prend  les  mesures  (contrôle,  renforcement  des 
capacités) pour assurer la bonne gestion des ressources. Les Antennes régionales et 
locales représentent des partenaires importants des collectivités d’avoir les capacités 
pour  leurs  investissements  nécessaires  dans  le  cadre  du  développement 
économique. 
L’Institut National de la Statistique (INSTAT), a de concert avec la Direction Nationale de 
l’état civil, la responsabilité de réaliser une production statistique qui respecte les normes de 
qualité  et  la  comparabilité  internationale.  La  production  statistique  doit  se  faire  de  manière 
itérative  et  conformément  à  l’évolution  des  besoins  socioéconomiques.  El e  doit  être 
disponible et accessible à tout utilisateur. 
Le  Ministère  chargé  des  affaires  religieuses  et  du  culte  intervient  dans  le  cas  des 
mariages.  Les  officiers  du  culte  transmettent  les fiches  aux  officiers  d’état  civil  compétents 
pour leur transcription sur les registres d’état civil. 
Les acteurs impliqués au niveau régional 
Le Gouvernorat suit les activités des préfets, des sous-préfets, des maires, des agents de 
saisie,  des  agents  des  centres  de  déclaration,  des  agents  communaux  et  des  officiers  de 
l’état civil dans la mise en œuvre de la politique relative à l’état civil. Il est également chargé 
de transmettre les volets de déclaration sur l’état civil sur une base trimestrielle au MAT. 
Le  Procureur  de  la  République  ou  le  Juge  de  Paix  à  Compétence  Etendue  vérifie 
trimestriellement  les registres  de  déclaration  et  les registres  des actes  de  l’état  civil  de  son 
ressort. Ceci permet au Procureur de prodiguer des conseils aux officiers d’états civil (OEC), 
indiquer  les  redressements  éventuels  voire  les  poursuites  à  effectuer.  Dans  les  faits,  ces 
vérifications  ne  sont  pas  toujours  effectuées  faute  de  moyens  logistiques,  financiers  et 
humain, ce qui favorise le non-respect des dispositions légales par les agents, la persistance 
d’erreurs dans les registres.  

 

 
Les acteurs impliqués au niveau des cercles  
La  réforme  de  décentralisation  a  eu  des  conséquences  importantes  sur le  rôle  des  acteurs 
au niveau local. Avant la réforme, les sous-préfets assuraient les services de première ligne 
pour  l’état  civil,  sous  le  contrôle  des  préfets.  Depuis,  les  sous-préfets  ont  pour  rôle 
d’appuyer  et  de  conseil er  les  communes  dans  leurs  attributions,  notamment  concernant 
l’état civil.  
Les préfets, pour leur part, exercent la tutelle sur les Communes et veillent à la régularité 
de  la  tenue  des  registres  et  de  la  transmission  des  documents  d’état  civil.  Ce 
bouleversement  profond  de  leur  rôle  implique  un  changement  de  mentalité  et  d’attitude  au 
niveau des agents concernés qui n’est pas encore une réalité. 
Les acteurs au niveau des communes 
Les  communes  constituent  le  cœur  de  tout  le  système  d’état  civil.  El es  sont  chargées  de 
dresser,  signer  et  transmettre  les  actes  d’état  civil,  de  la  tenue  et  de  l’archivage  des 
registres, de la transmission des registres aux services de l’état. 
Le  personnel  de  santé  intervient  en  amont  de  l’établissement  des  actes  à  travers  les 
déclarations de naissance et de décès au sein des formations sanitaires. Une liaison efficace 
entre  les  centres  de  déclaration  (formations  sanitaires)  et  les  centres  d’état  civil  permet 
d’améliorer significativement les taux de couverture des faits d’état civil.  
 
b)  Organisation du système de l’état civil 
Il  revient  aux  communes  de  s’organiser  pour  produire  et  délivrer  des  actes  d’état  civil  de 
qualité à leurs citoyennes et citoyens et d’en assurer la continuité. L’Etat conserve toutefois 
un rôle dans la gestion et le pilotage du système de l’état civil. L'état civil malien relève ainsi 
du  Ministère  de  l’administration  territoriale (MAT)  et  est géré par  un  personnel  évoluant  au 
niveau  de  différents  centres  sous  la  supervision  et  le  contrôle  des  autorités  politiques, 
administratives et judiciaires. 
L’état civil est actuel ement régi par la Loi N°2011-087 du 30 décembre 2011 portant Code 
des Personnes et de la Famille, Livre I Titre IV consacré à l’état civil (remplaçant la loi N° 06-
024 du 28 juin 2006 régissant l’état civil).  
Les centres d’état civil – principaux (au nombre de 703) et secondaires (au nombre de 292) - 
sont  chargés  de  l’établissement  et  de  l’enregistrement  des  actes  de  l’état  civil  sur  la  base 
des déclarations produites par les centres de déclaration. Ces derniers, au nombre de 7709, 
regroupent  les  formations  sanitaires  ainsi  que  les  villages,  fractions  et  quartiers  (VFQ) 
disposant d’un personnel qualifié.  
Les  centres  d’état  civil  sont  contrôlés  par  les  tribunaux  de  première  instance  qui  ont  pour 
attribution de coter et parapher les registres et leur vérification trimestrielle. Dans la pratique 
ce  contrôle  juridictionnel  est  peu  effectif  en  raison  notamment  d’insuffisances  de  moyens 
humains, financiers et matériels. Les représentants de l’Etat (préfets) exercent, quant à eux, 
un  contrôle  administratif,  notamment  à  travers  les  inspections  annuelles  des  communes, 
prévues par la loi. 
 
10 
 

 
Quatre types de centres d’état civil peuvent être distingués :  

Les centres principaux1 d'état civil qui sont créés au niveau de toutes les mairies (chefs-
lieux de communes), les ambassades et les consulats généraux.  

Les centres secondaires d'état civil qui sont créés pour les villages, fractions et quartiers 
ou  groupe  de  villages,  de  fraction  et  de  quartiers  relèvent  des  centres  principaux  d'état 
civi2l. 

Les centres de déclaration qui sont créés par Décision du Préfet du cercle sur proposition 
du Maire sont généralement situés au niveau des formations sanitaires, les villages, les 
quartiers, les fractions 

Les tribunaux pour les déclarations de naissances et de décès hors délais. 

par  ailleurs,  il  existe  un  centre  spécial  au  niveau  du  MAT  chargé  de  recevoir  les 
enregistrements  opérés  à  l’étranger  dans  les  ambassades  et  consulats  généraux  et  de 
transcrire les actes délivrés aux Maliens par les autorités étrangères. 
 
Tableau 1 : Etat des lieux des centres d’état civil se présente comme suit : 
Centres 

Total 
Fonctionnels 
Non 
Effectif 
fonctionnels 
(personnel) 
Centres Principaux 
703 
703 
79 
624 
Centres Secondaires 
292 
292 

285 
Centres de Déclaration 
7 964 
7 964 
227 
7 737 
Centre special 
01 


06 
Total 
8 960 
8 647 
313 
8 652 
Source : Division logistique DNEC(2015) 
 
Les principaux personnels de l’état civil se répartissent comme suit : 

Les agents de déclaration de l’état civil sont chargés de recevoir les déclarations  de 
naissance  et  des  décès ;  en  vue  de  leur  transmission  aux  officiers  d'état  civil.  Ils 
comprennent  le  personnel  des  centres  hospitaliers ou  dans  toute  autre  formation 
sanitaire établissent des déclarations de naissance ou des constats de décès.  

Les officiers d'état civil sont les personnes désignées dans les centres d’état civil pour 
établir,  signer  les  actes  d’état  civil,  célébrer  les  mariages,  conserver  et  transmettre  les 
                                                   
1 Les chefs-lieux de commune, les Ambassades, les différents Consulats et le Centre spécial d’état 
civil constituent les centres principaux d’état civil tandis que le centre secondaire d’état civil est créé 
pour  un  quartier  ou  un  groupe  de  quartiers,  un  village  ou  un  groupe  de  villages  par  décision  du 
Représentant de l’Etat dans le Cercle ou le District de Bamako qui en fixe le ressort sur proposition 
du Maire après avis du Représentant de l’Etat dans la Commune. Avec un tel dispositif juridique, le 
législateur offre la possibilité à l’exécutif de mettre en place un mail age très serré qui permette aux 
officiers publics de constater tous les principaux évènements dont dépend l’état des personnes dans 
leur ressort territorial.  
 
2  Le  législateur  malien  a  donné  un  rôle  prépondérant  aux  centres  de  déclaration.  Aux  termes  des 
dispositions  de  l’article  114  du  CPF,  les  déclarations  de  naissance  et  de  décès,  même  ceux 
survenus à domicile, sont reçues sans frais dans les centres de déclaration de l’état civil. Les centres 
de  déclaration  sont  situés  dans  les  centres  de  santé  et  dans  les  localités  désignées  à  cet  effet  et 
créés par le représentant de l’Etat dans le Cercle ou du District de Bamako sur proposition du maire 
de la commune. En milieu nomade, est créé pour le compte d’une ou de plusieurs fractions un centre 
de  déclaration  de  l’état  civil  par  décision  du  Représentant  de  l’Etat  sur  proposition  du  Maire  de  la 
commune. 
11 
 

 
documents  de  l’état  civil.  Les  officiers  de  l’état  civil  sont  les  Maires  et  les  adjoints  aux 
maires  ou  conseillers  communaux  auxquels  les  maires  ont  donné  une  délégation.  Les 
ambassadeurs et les consuls généraux sont également officiers d’état civil.  

Les agents communaux qui assistent les officiers d’état civil dans l’exercice effectif de 
leurs tâches d’enregistrement et d’établissement des actes. 
 
c)  Evaluation du système de l’enregistrement des faits d’état civil 
Selon l’évaluation nationale réalisée en fin 2015, le taux d’enregistrement des faits d’état civil 
pour la période de 2010 à 2014 a été évalué à 59,31 % pour les naissances et 15,47% pour 
les  décès.  Malgré  des  initiatives  de  renforcement  du  système  de  l’état  civil  enclenchées 
depuis  1986,  et  avec  l’appui  de  multiples  partenaires  externes,  le  système  malien  souffre 
encore de faiblesses et dysfonctionnements importants 
 
Tableau 2 : Forces et enjeux du système actuel peuvent être résumées comme suit  
Forces  
Faiblesses 
Dispositif législatif et règlementaire 

Une série de textes régissant l’état civil sont  - 
Faiblesse 
des 
textes 
régissant 
le 
disponibles  
fonctionnement de l’état civil 

Existence  des  lois  régissant  le  domaine  des  - 
Absence  de  nombreux  textes  d’application 
statistiques  
du  Code  des  Personnes  et  de  la  Famil e, 
doublons et imprécisions sur les rôles 

Méconnaissance  des  textes  existant  par  de 
nombreux acteurs  

Les  textes  n’intègrent  pas  tous  les  principes 
universels  de  l’état  civil  et  les  standards 
ONU; 
Politiques et stratégies 

Existence  d’un  document  cadre  de  politique  Documents  de  politiques,  récents,  non  encore 
d’administration du territoire 2016-2024 
connus/ appropriés de l’ensemble des acteurs  

Existence  d’une  évaluation  et  stratégie  Plans d’actions qui nécessitent une priorisation   
nationale de l’état civil 2016-2020 

Volonté politique  d’inscrire  l’état civil dans  le 
cadre  des  efforts  nationaux  et  continentaux 
en matière d’EC (CVRS) 
Organisation et fonctionnement 

Existence  d’un  système  d’état  civil organisé  - 
Faible financement du système d’état civil 
aux différents niveaux; 

DNEC  insuffisamment  dotée  en  ressources 

Existence  d’une  Direction  nationale  chargée 
humaines, financières et matérielles  
du pilotage (DNEC) 

CTDEC physiquement isolé ;  

Existence  d’un  centre  de  traitement  des  - 
Absence d’interopérabilité entre les acteurs ; 
données de l’état civil (CTDEC) 
Inexistence  d’évaluation  sur  les  statistiques 

Existence  d’une  base  de  données  de  l’état 
des faits d’état civil, 
civil au niveau du CTDEC ; RAVEC 

Insuffisance de la formation et un manque de 

Existence  d’un  identifiant  unique  du  citoyen 
motivation des acteurs de l’état civil 
(NINA)  

Absence  de  personnel  dédié  uniquement  à 

Existence  d’un  personnel  spécialement 
l’état civil au niveau des collectivités ; 
chargé de l’état civil (7700 centres) 

Faible niveau d’accessibilité des services de 

Début d’informatisation dans certains centres 
l’état civil aux citoyens ; faible couverture  
d’état civil ; 

Infrastructures 
vétustes 
et 
problème 

Scanning  en  cours  d’un  nombre  important 
d’électricité dans de nombreux centres 
d’archives  

Mauvaise conservation des archives ; 
 

Existence  de  stratégies  et  outils  de  - 
Absence  de  recoupement  entre  offre  et 
communication qui peuvent être généralisés 
demande de services de l’état civil » ; 

Existence  de  mécanismes  de  contrôle  - 
Non  appropriation  de  l’état  civil  par  les 
juridiques et administratif des faits d’état civil  
populations ;  insuffisance  de  politiques 
12 
 


 
 
d’information,  et  de  communication  avec  les 
populations ;  

Non observation de la gratuité des originaux  

Existence 
de 
corruption 
et 
fraude 
documentaire  importante  au  niveau  des 
services et actes  

Insuffisance  de  suivi  évaluation  et  de 
contrôle  des  activités  de  l’état  civil 
(magistrats  et  représentants  de  l’Etat);  non 
application des sanctions prévues par la loi 

Inexistence d’un cadre institutionnel de suivi, 
Sources : Rapport de l’Evaluation Nationale des enregistrements d’état civil et des statistiques de vie, 
janvier 2016, Document cadre de Politique Nationale de l’Administration du Territoire, février 2017 
 
Sous l’égide du Programme pour l’amélioration accélérée de l’enregistrement des faits d’état 
civil  et  l’établissement  des  statistiques  de  l’état  civil  en  Afrique  (APAI-CRVS),  la  Direction 
Nationale de l’état civil (DNEC) avec l’appui financier du Canada et l’assistance technique de 
l’UNICEF,  a  procédé  à  l’évaluation  nationale  du  système  de  l’état  civil  en  2015  et  2016. 
Malgré les actions en cours avec l’appui des différents partenaires techniques et financiers, 
l’évaluation  classe  le  système  malien  comme  «  faible  »  dans  la  typologie  des  systèmes 
nationaux  d’enregistrement  des  faits  d’état  civil  et  de  statistiques  vitales  en  Afrique.  Il  est 
jugé  incomplet,  incapable  de  satisfaire  la  demande  et  de  fournir  des  statistiques  requises 
pour  la  conception,  la  mise  en  œuvre  et  le  suivi  des  politiques  et  programmes  de 
développement. Dans le sillage de cette évaluation, la DNEC a donc piloté la formulation de 
la  Stratégie  nationale  de  l’état  civil  et  d’un  Plan  d’Action  national  chiffré  qui  vise  à 
réformer le système existant tout en consolidant ses acquis. 
 
  Les principaux enjeux liés à la réforme de l’’état civil au Mali 
 
a)  Une  réforme  qui  s’inscrit  dans  une  dynamique  continentale  de  modernisation  des 
systèmes d’état civil africains 
La  déclaration  politique et le plan  d’action  adoptés lors  du sommet  de la Valette sur 
les  migrations  
(11-12  novembre  2015)  engagent  les  dirigeants  européens  et  africains  à 
renforcer  la  coopération  pour  relever  les  défis  que  représente  la  migration  d’une  part  et 
exploiter  les  possibilités  qu'elle  offre,  d’autre  part.  Il  s’agit  de :  (i)  s’attaquer  aux  causes 
profondes de la migration irrégulière et des déplacements forcés de population, (i ) intensifier 
la coopération concernant les migrations et la mobilité légales, (i i) renforcer la protection des 
migrants et des demandeurs d’asile, (iv) prévenir la migration irrégulière, le trafic de migrants 
et  la  traite  des  êtres  humains  et  lutter  contre  ces  phénomènes,  et  (v)  coopérer  plus 
étroitement  pour  améliorer  la  coopération  en  matière  de  retour,  de  réadmission  et  de 
réintégration.   
L'Union  européenne  s'est  aussi  engagée  à  renforcer  la  capacité  des  autorités  des  pays 
d'origine à répondre en temps utile aux demandes de réadmission, y compris par une aide à 
la modernisation des systèmes d'état civil et à la numérisation des empreintes digitales. 
L'état  civil  est  le  fondement  d'un  Etat  moderne  et  un  droit  essentiel  du  citoyen.  Un 
système d'état civil fiable et bien organisé est le socle de l'exercice par les citoyens de leurs 
13 
 

 
droits  fondamentaux  et,  partant,  de  la  réalisation  des  objectifs  de  développement  durable. 
L’état  civil  est  le  fondement  de  la  citoyenneté  et  ouvre  les  droits  y  afférents:  le  droit  à  la 
protection, à l'éducation, aux prestations sociales, à la nationalité, au vote, à l'éligibilité, etc. 
Un système d’état civil fiable contribue aussi efficacement à la stabilité des Etats et donc à la 
sécurité  des  citoyens.  Enfin,  un  système  d’état  civil  fiable  (garant  de  l’authenticité  des 
documents d’identité) favorise une meil eure gestion de la mobilité et des flux migratoires. De 
ce fait il permet aussi de contribuer à l'application des politiques en matière de retour et de 
réadmission. 
Le  continent  africain,  dans  sa  majorité,  reconnaît  aujourd’hui  l’importance  de  l’’état 
civil
 en tant qu’activité régalienne de l’Etat avec des implications directes sur la sécurité, les 
politiques publiques, la gouvernance, la planification et le développement des systèmes de 
suivi  évaluation  au  niveau  national3.
  La  troisième  Conférence  des  Ministres  en  charge  de 
l’état civil et de la santé publique, tenue à Yamoussoukro du 12 au 13 février 2015, enjoint 
les Etats africains à établir l’enregistrement des faits d’état civil comme priorité dans l’agenda 
politique  régional,  et  à  adopter  des  mesures  pour  reformer  et  améliorer  les  systèmes 
d’enregistrement  des  faits  d’état  civil  et  d’établissement  des  statistiques  de  l’état  civil 
(CRVS).  Sur  cette  base  plusieurs  pays  africains,  parmi  lesquels  le  Mali,  ont  lancé  un 
processus d’évaluation et d’élaboration d’une stratégie nationale en matière d’état civil.  
Au Mali, cette initiative s’intègre aussi dans un contexte plus large de refondation de 
l’Etat
. Au sortir d’une crise politique et sécuritaire mais aussi institutionnel e et sociale sans 
précédent dans son histoire, le Mali s’est engagé sur la voie de la reconstruction. En dépit de 
la  signature  de  l’accord  pour  la  paix  et  la  réconciliation  au  Mali  issu  du  processus  d’Alger 
(mai-juin  2015),  la  situation  sécuritaire  reste  fragile  à  travers  le  pays,  notamment  dans  les 
régions  de  Mopti,  Tombouctou,  Gao,  Kidal,  Ménaka  et  Taoudenit,  mais  avec  une  pression 
vers l’Est (Ségou) et vers Bamako. Reconstruire la paix et la stabilité politique demandera du 
temps.  Le  lent  effort  de  reconstruction  inclura  notamment  une  reprise  de  la  confiance  des 
citoyens  dans  les  pouvoirs  publics.  Parmi  ces  efforts  de  refondation  mais  aussi  de 
modernisation de l’Etat, la priorité est mise sur le renforcement de la paix et la sécurité, la 
consolidation de la gouvernance et un rapprochement des services publics des citoyennes et 
citoyens maliens.  
b)  Une approche basée sur la promotion des droits humains 
L’action  s’inscrit  également  dans  une  approche  fondée  sur  les  droits  humains  avec  une 
attention particulière pour les aspects de genre.  
La  mise  en  place  d’un  état  civil  fiable  est  une  des  conditions  de  l’atteinte  des  Objectifs  de 
développement  durable.  L’enregistrement  de  la  naissance,  qui  est  la  première 
reconnaissance  juridique  de  l'existence  d'un  enfant,  est  indispensable  à  la  concrétisation 
d'un certain nombre de droits et à la satisfaction de besoins concrets, en particulier l’accès à 
l’éducation (ODD 4) et à des soins de santé (ODD n° 3). La Convention relative aux droits de 
l’enfant précise à cet égard que les États doivent « prendre toutes les mesures législatives, 
administratives et autres qui sont nécessaires pour mettre en œuvre les droits de l’enfant ». 
Il importe de lui donner un état civil le plus complet possible.  
                                                   
3 Déclaration Finale, Conférence des Ministres en charge de l’Etat civil, Durban, 2012 
14 
 


 
L’enregistrement  à  l’état  civil  est  également  une  condition  essentielle  à  la  promotion  de 
l’égalité  de  genre  et  à  l’autonomisation  des  femmes  (ODD  5),  qui  suppose  un  accès  plus 
large  à  l’éducation,  particulièrement  dans  les  zones  rurales,  à  des  emplois  formels,  à  la 
citoyenneté active (société civile, exercice du droit de vote, accès à des fonctions électives, 
etc.).  La  protection  des  femmes  et  des  enfants  contre  les  abus  et  l’exploitation, 
l’administration de la justice civile et pénale, la lutte contre le terrorisme et de la criminalité 
intra  et  transfrontalière  etc.  sont  hautement  tributaires  du  bon  fonctionnement  du  système 
d’enregistrement des faits d’état civil.  
En  suivant  cette  approche  fondée  sur  les  droits  humains,  l’action  permettra  aussi  de 
rapprocher les services publics et les citoyens autour de leurs droits et devoirs respectifs. Le 
processus  doit  donc  accorder  autant  de  place  à  la  question  de  l'accessibilité  et  la 
fonctionnalité  de  l’offre  de  services  qu’à  son  appropriation  par  l'ensemble  de  la  population 
(utilisation/ demande de services).  
L'enregistrement  de  la  naissance,  première  reconnaissance  juridique  de  l'existence  d'un 
enfant, est indispensable à la concrétisation d'un certain nombre de droits et à la satisfaction 
de besoins concrets, en particulier l’accès à l’éducation (ODD n° 16.9).  
L’état civil est également une condition essentielle à la promotion de l’égalité de genre et à 
l’autonomisation des femmes (ODD n° 5.1), qui suppose un accès plus large à l’éducation, 
particulièrement  dans  les  zones  rurales,  à  des  emplois  formels,  à  la  citoyenneté  active 
(société civile, exercice du droit de vote, accès à des fonctions électives, etc.) 
 
Ce projet entend renforcer les autorités maliennes dans leur entreprise de modernisation de 
l’état  civil  par  la  mise  en  place  un  système  d’information  et  de  gestion  de  l’état  civil 
fonctionnel,  informatisé,  relié  à  une  base  de  données  biométriques,  à  même  de  sécuriser 
l’identité de la population et d’être exploité par d’autres administrations.  
Dans le cadre des thématiques du fonds fiduciaire ce programme contribue à la gestion de la 
migration  (thématique  3)  et  à  la  gouvernance  et  prévention  des  conflits  (thématique  4).  Il 
contribue  à  la  prévention  de  la  migration  irrégulière  et  la  lutte  contre  la  traite  des  êtres 
humains, à la consolidation du droit d’asile, de la migration légale et la mobilité, et favorise la 
gestion  des  frontières.  Enfin,  il  renforce  l’état  de  droit  et  les  capacités  en  soutien  à  la 
sécurité. 
 
  Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds 
L'Union Européenne a financé le Recensement à Vocation d'Etat Civil par le projet PAPEM 
mis  en  œuvre  par  le  PNUD  à  la  hauteur  de  16.8  Millions  d'Euros.  Les  autres  bailleurs  de 
fonds  qui  ont  contribué  au  financement  du  PAPEM  sont  la  Belgique,  le  Canada,  le 
Danemark,  USAID,  la  Norvège,  le  Japon,  les  Pays  Bas,  la  Suède,  la  Suisse,  l'Afrique  du 
Sud. Le PAPEM était programmé pour la période 2013  – 2015 mais a été prolongé jusqu’à 
octobre 2016. Entre 2013 et 2015, PAPEM a couvert le financement du processus électoral 
et  la  refonte  du  RAVEC.  En  2016,  PAPEM  a  financé  la  première  année  de  l'opération  de 
pérennisation de l'état civil. 
15 
 

 
La mise en œuvre du Recensement Administratif à Vocation d’Etat Civil (RAVEC) avait pour 
objet d’établir un fichier électoral et des documents administratifs fiables et sécurisés. Cette 
opération  a  successivement  connu  une  phase  active  de  2009  à  2013,  une  phase 
complémentaire en octobre-décembre 2014, toutes deux soutenues par le PNUD à travers le 
Projet  d’Appui  au  processus  Electoral  au  Mali.  El es  ont  permis la  création  d’une  base  de 
données de 15 160 664 personnes recensées dont 14 679 679 détentrices de la carte NINA 
et le premier fichier central de l’état civil (ayant généré 7 649 586 électeurs). 
Devant  les  difficultés  d’opérationnalisation  (et  de  mise  à  jour)  du  fichier,  un  dispositif  de 
pérennisation  des  acquis  du  RAVEC  a  été  lancé  en  novembre  2015  avec  les  différentes 
structures concernées  du  Ministère  en  charge  de  l’administration  du  territoire  (DNEC, 
CTDEC, DGAT, DRH...) et le Projet d’Appui au processus Electoral du Mali (PAPEM) mis en 
œuvre par le PNUD. Ce dispositif a pour objet la mise à jour permanente du fichier central de 
l’état civil. Il s’agit (i) à court terme, de la poursuite de la collecte des données par les centres 
créés à cet effet ; (i ) à moyen terme, de la mise à jour du fichier électoral et de l’édition des 
actes  d’état  civil  par  les  centres  d’état  civil ;  (i i)  à  long  terme,  de  la  familiarisation  des 
populations et des acteurs au système d’état civil afin que tout citoyen puisse être enregistré 
à l’état civil.  
Le Mali dispose donc à ce jour d’une base de données biométriques à vocation d’état civil 
sécurisée mais qui n’a pas permis la mise en place d’un système d’enregistrement de l’état 
civil pérenne. 
Outre la base de données informatisées de l’état civil, le Centre de traitement des données 
de  l’état  civil  (CTDEC)  dispose  aujourd’hui  d’un  logiciel  de  gestion  des  faits  d’état  civil 
appelé  «  City  web  ».  Cet  outil  vise  à  assurer  la  gestion  complète  de  l’état  civil  dans  le 
respect des textes en vigueur : de la création de chaque type d’acte (naissance, mariage, 
décès) à la génération et l’édition de documents associés à la création de l’acte. City Web 
permet également de gérer les mentions associées à un acte modifiant ainsi le contenu de 
l’acte initial ou le statut de la personne concernée par cet acte. Le logiciel n’a toutefois pas 
encore  été  déployé  et  à  ce  jour  la  base  de  données  qui  est  une  solution  en  mode  "client 
léger"  (navigateur  web)  est  alimentée  par  des  données  collectées  manuellement  aux 
niveaux des centres principaux et secondaires d’état civil.  Malgré ses faiblesses, le centre 
de  traitement  des  données  de  l’état  civil  demeure  un  acquis  considérable  à  prendre  en 
compte dans le processus d’informatisation des services de l’état civil au Mali. 
En 2015, la DNEC en collaboration avec l’UNICEF a formé à l’état civil des officiers d’état 
civil,  des  secrétaires  généraux,  des  agents  communaux  et  des  agents  de  déclaration  des 
communes  relevant  des  cercles  de  Sikasso  -  Bougouni  (Région  de  Sikasso)  et  Mopti  – 
Bandiagara (Région de Mopti). Aussi, à partir du 31 Août 2015, il a été entrepris l’évaluation 
exhaustive du système d’état civil malien financée par le Canada à travers l’UNICEF. 
Entre  2006  et  2010,  la France  a  apporté  un  appui  de  3 mil ions  d’euros  dans  le cadre  du 
« Programme  d’Appui  à  la  consolidation  et  la  modernisation  de  l’état  civil ».  Ce  projet 
comportait un volet d’informatisation en milieu urbain dont l’AIMF assurait la mise en œuvre. 
La DNEC utilise un logiciel fourni par l'AIMF pour enregistrer les actes de naissance de ceux 
nés à l'étranger. 
Enfin,  de  nombreuses  micro  initiatives  en  faveur  de  l’enregistrement  des  enfants  ont  été 
réalisées, tel le projet « Inscrire les enfants à l’état civil pour qu’ils puissent accéder à leurs 
16 
 


 
droits fondamentaux » dans la région de Koulikoro conduit par l’association « Un enfant par 
la main » a permis à 2000 enfants de Diola de disposer d’un acte de naissance. 
Le projet apportera un appui plus général au système de gestion d'état civil, mais s'appuiera 
sur  les  acquis  des  initiatives  décrites  plus  haut.  Par  exemple,  il  est  prévu  d'utiliser  des 
matériaux de communication déjà approuvés par la DNEC pour le volet sensibilisation. 
 
  Rappel des objectifs et résultats du programme 
L’objectif général du programme est de contribuer à l’universalité des faits d’état civil par la 
mise en place d’un système d’information et de gestion sécurisé à même d’être exploité par 
les administrations utilisatrices. 
Les objectifs spécifiques sont les suivants  

Objectif spécifique 1 : Contribuer à la consolidation du système de l’état civil.  
Pour  consolider  le  système  d’état  civil,  il  est  attendu  d’améliorer  le  pilotage  stratégique  de 
l’état civil, de renforcer les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil 
et de sensibiliser les acteurs.  

Objectif  spécifique  2  :  Disposer  d’un  fichier  central  de  l’état  civil  consolidé  et 
interconnecté avec des centres d’état civil 
Pour disposer d’un fichier central de l’état civil, consolidé et interconnecté avec des centres 
d’état civil, il est attendu de constituer le fichier national de l’état civil (à partir des initiatives 
de centralisation des données existantes), de le relier à une base de données biométriques 
et de l’interconnecter avec les communes et les postes consulaires informatisés. Des études 
de faisabilité seront nécessaires afin d’identifier les solutions les plus pertinentes. 
Les résultats liés à ces objectifs spécifiques sont les suivants : 
 
R.1.1.  Le  pilotage  stratégique  de  l’état  civil  est  amélioré.  Ce  résultat  répond  à  la 
nécessité  de  disposer  d’un  système  d’état  civil  stable  et  cohérent.  Le  pilotage  stratégique 
repose  sur  des  textes  révisés,  un  dispositif  de  coordination  adéquat  et  un  mécanisme  de 
suivi  et  évaluation  de  l’efficacité du  système de  l’état  civil  efficient.  Suivant  les résultats  de 
l’évaluation  nationale  du  système  de  l’état  civil  (2015),  la  loi  doit  intégrer  trois  fonctions 
principales qui incombent au système d’enregistrement des faits d’état civil.  
Il s’agit des fonctions : (i) juridique (enregistrer les évènements qui sont à l’origine de l’état 
civil) ; (i ) statistique (collecte des données sur ces évènements pour compiler les statistiques 
démographiques)  ;  et  (i i)  collaborative  (coopération  avec  d’autres  entités  publiques  pour 
offrir des services à la population). Or la législation en vigueur au Mali n’intègre pas ces deux 
dernières fonctions. Cette situation se traduit par une inefficacité dans l’offre des services de 
l’état  civil,  une  absence  de  statistiques  fiables  et  actuel es  de  l’état  civil,  une  faible 
accessibilité des populations à ces services et une faible sécurisation des registres de l’état 
civil. 
Des  réformes  organisationnel e,  institutionnel e  et  juridique  du  système  d’état  civil  sont 
nécessaires. Ces réformes qui se feront à travers la relecture du Code des Personnes et de 
la Famil e permettront aussi de se conformer aux principes des Nations Unies et des normes 
internationales en matière d’enregistrement des faits d’état civil et de statistiques d’état civil 
17 
 

 
(Nations Unies, 1994; 2001).  
Au nombre des mesures prioritaires (Stratégie Nationale 2016-2020) il s‘agira notamment de 
doter la Direction Nationale de l’état civil des ressources humaines, financières et matériel es 
qui lui permettent d’exercer son rôle de pilotage et de coordination du système de l’état civil ; 
d’assurer  la  création  (ou  le  renforcement)  d’une  cellule  technique  de  suivi  évaluation  qui 
gèrera toutes les actions de collecte traitement analyse et diffusion des données, rattachée à 
la  Direction  de  l’état  civil ;  d’une    restructuration  du  Centre  de  traitement  des  données  de 
l’état civil, etc..  
Ces  réformes  seront  informées  par  la  conduite,  durant  les  6  premiers  mois  du  projet, 
d’une cartographie de l’état civil qui approfondira et complètera les évaluations réalisées 
dans  le  cadre  du  programme  d’amélioration  des  systèmes  d’enregistrement  des  faits 
d’état civil et d’établissement des statistiques de l’état civil (CRVS)
 
R.1.2.  Les  capacités  des  administrations  chargées  de  la  gestion  de  l’état  civil  et  la 
sensibilisation  des  acteurs  sont  améliorées.  
Ce  résultat  repose  sur  deux  dimensions 
intrinsèquement  liées :  (i)  le  renforcement  de  l’accessibilité,  de  la  fonctionnalité  et  de  la 
qualité de l’offre de services et (i ) la communication et le dialogue avec les populations pour 
une sensibilisation à l’enregistrement systématique des faits d’état civil.  
En vue d’améliorer la qualité de l’offre des services de l’état civil, le renforcement des 
capacités  des  structures  et  des  acteurs  est  un  élément  clé.  Pour  rendre  le  système 
d’enregistrement performant, il est nécessaire, d’une part, de mettre en place une stratégie 
pour  couvrir  en  qualité  et  en  quantité  les  besoins  en  personnel  des  structures  qui 
interviennent  en  amont  et  en  aval  dans  sa  gestion,  et  d’autre  part,  de  mobiliser  des 
ressources financières et logistiques afin que le système soit opérationnel.  
L’objectif  global  visé  à  moyen  terme  est  d’améliorer  l’enregistrement  des  faits  d’état  civil 
pour  augmenter  le  nombre  de  déclarations  d’une  part,  et  d’autre  part,  servir  de  base  aux 
fichiers  électoral  et  identitaire.  A  court  terme,  la  mise  en  œuvre  effective  de  cet  axe  doit 
aboutir à la mise en place d’un état civil efficient qui pérennise et sécurise l’ensemble des 
actes produits sur le territoire national. Le choix de l’informatisation est incontournable pour 
la consolidation de l’état civil et c’est pourquoi ce mode de gestion et d’enregistrement a fait 
l’objet de toutes les attentions lors de la conférence de Durban sur le CRVS en septembre 
2012. Pour le cas du Mali, elle sera progressive. 
Au titre des activités on retrouve (i) des activités de type ‘transversal’ de développement des 
capacités des personnels en charge de la production des documents d’état civil , ainsi que 
des acteurs chargés de leur contrôle et (i ) une ‘approche de proximité’, ciblée sur un nombre 
limité de communes, qui mobilisera les principaux acteurs au niveau des communes autour 
de plans d’amélioration des services d’état civil. Cette approche de proximité se basera sur 
les acquis et leçons du programme PAEC mis en œuvre de 2011 à 2016 par la CTB. 
R.2.1.  Un  fichier  national  de  l’état  civil  relié  à  une  base  de  données  biométrique  est 
constitué et interconnecté avec les communes et postes consulaires informatisés. 
Ce 
résultat est centré sur la sécurisation des informations de l’état civil par la mise en place de 
processus informatisés de collecte, traitement et diffusion (partage) des données d’état civil. 
(recueil  les  informations  par  l’enregistrement  des  faits  d’état  civil  ;  production  d’information 
statistiques  régulières,  consolidation  de  la  base  de  données  biométrique  du  RAVEC ; 
contribution  à  l’interconnexion  entre  les centres d’état  civil  et  les  postes consulaires  et  une 
18 
 



 
base de données nationale. 
 
 
1.2  ENJEUX DE LA MISE EN OEUVRE  
  L’importance de la période de démarrage du projet 
Plus  que  pour  tout  autre  projet,  la  période  de  démarrage  du  projet  est  essentielle  ici  pour 
définir précisément le cadre d’intervention. El e devra permettre en effet d’asseoir le dialogue 
politique  et  technique  dans  le  domaine  de  l’état  civil  en  vue  d’une  bonne  appropriation  par 
les  bénéficiaires,  de  disposer  des  outils  de  pilotage  (cartographie  de  l’état  civil)  et 
naturellement  d’installer  le  projet  (logistique,  administration,  communication).  Ces  points 
seront développés dans la section 2.1.1. 
  Le positionnement de l’Assistance Technique 
Comme précisé dans les termes de référence, l’ équipe projet sera composée de huit experts 
internationaux  et  de  quatre  experts  nationaux.  Les  experts  non  principaux  (expertise  court-
terme) seront mobilisés pour appuyer le travail de des experts principaux notamment pour le 
suivi et évaluation, les expertises spécifiques dans le domaine de l’état civil. 
Il est important de précisé que la composition de l’équipe présentée ci-dessous a été pensée 
en parfaite complémentarité avec celle mobilisé par la Coopération Technique Belge. Ainsi, 
les  besoins  en  ressources  humaines  mobilisés  dans  le  cadre  l’action  conduite  sous  la 
responsabilité  de  la  CIVIPOL  ont  été  évalués  à  5  experts  principaux.  Les  autres  experts 
seront portés par la CTB et sont régis par la convention de délégation entre la DUE Bamako 
et  la  CTB  (plus  de  détails  sur  le  profil  de  chaque  experts,  dans  l'Annexe  II  –  Termes  de 
référence). 
Le rôle des experts principaux dans l'exécution du marché est crucial. C’est pourquoi, il était 
important  de  les  positionner  au  sein  même  des  administrations  chargées  de  la  gestion  de 
l’état civil. 

Expert institutionnel en Appui à la Direction Nationale de l’Etat Civil : Il apportera un 
appui  technique  à  la  direction  nationale  dans  l’ensemble  des  dimensions  de  l’état  civil 
(juridique,  administration  territoriale,  gouvernance,  pratique  de  l’état  civil).  Cet  appui 
prendra la forme de conseil (organisation, notes techniques, coordination de l’assistance 
technique des différents ministères, etc.), de pilotage des activités (cartographie, études, 
audits,  etc.).  Il  travaillera  en  étroite  collaboration  avec  le  chef  de  projet  mobilisé  par  la 
CTB.  Par  ailleurs,  il  sera  chargé  du  pilotage  du  projet  et  de  la  gestion  technique  de 
l’ensemble  des  experts  (principaux  et  de  courte  durée)  et  aura  la  responsabilité  de  la 
gestion du projet, appuyé en cela par l’expert administrateur. 

Expert informatique spécialisé dans les Système de Gestion de Bases de Données 
(SGBD) :  
L’expert  informaticien  sera  placé  auprès  du  responsable  du  Centre  de 
Traitement  des  Données  de  l’Etat  civil.  Placé  sous  l’autorité  directe  du  chef  de 
composante (EP1), il aura la charge de superviser l’ensemble des activités du projet en 
relation  avec  l’informatisation  de  l’état  civil  (cartographie  de  l’état  civil,  audit  RAVEC, 
études préalables à l’informatisation, schéma directeur informatique, cahier des charges 
des  équipements  informatiques,  solutions  informatiques  de  partage  des  données, 
identification des experts court termes, etc.). Par ailleurs, il apportera un appui  – conseil 
19 
 


 
au  responsable  du  CTDEC  pour  la  mise  à  jour  régulière  de  la  base  de  données  du 
RAVEC. 

Expert juriste : L’expert juriste sera placé sous l’autorité du chef de composante « état 
civil » et travaillera en étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la CTB. Il 
sera placé au sein de la direction des Direction Nationale des Affaires Judiciaires et  du 
Sceau du Ministère de la Justice et apportera un appui aux juridictions dans le domaine 
de l’état civil.  

Expert administration territoriale : Il sera placé sous l’autorité du chef d’équipe et sera 
mis  à  disposition  du  Directeur  Général  de  l’Administration  Territoriale.  Trois  missions 
principales lui seront confiées : 
o  Appui à la conception et la mise en place d’un dispositif pérenne du financement 
du fonctionnement de l’état civil 
o  Formation des cadres territoriaux et des agents des collectivités territoriales à la 
dimension état civil de leurs fonctions 
o  Conseil er au sein de la DGAT pour les questions d’état civil. 

Expert Administrateur de projet (junior) : L’administrateur sera placé sous l’autorité du 
chef d’équipe et travaillera en étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la 
CTB.  En  sa  qualité  d’administrateur  de  projet,  l’expert  sera  appelé  à  assurer :  i)  La 
gestion  administrative  du  projet  (Préparation  et  organisation  logistique,  budgétaire  et 
administrative  des  réunions/séminaires/workshops  du  projet  avec  l’appui  de  l’équipe  du 
bureau  local  placée  sous  sa  supervision ;  participation  à  la  coordination  et  gestion 
logistique,  budgétaire  et  administrative  des  activités  des  experts  court-terme ;  ii)  La 
gestion financière du projet (Suivi des dépenses et archivage de données systématique, 
en  vue  de  la  vérification  des  dépenses ;  Gestion  comptable  et  reporting ;  rapport  de 
synthèse des éléments financiers et de contrôle des dépenses). 
Une  dotation  totale  de  790  personnes/jours  d’expertise  non  principale  est  prévue  pour 
appuyer les experts principaux. Selon les besoins qui se présenteront et afin de réaliser 
les résultats attendus par le prestataire, des expertises court-terme seront mobilisées au 
cours du projet. Ces expertises pourront inclure :  

Un expert en archivage; 

Un  expert  statisticien  démographe  pour  la  phase  de  cartographie  mais  aussi  pour 
l’analyse des statistiques de mortalité ; 

Un expert biométrie pour la réalisation de l’audit de la base de données du RAVEC ; 

Un  expert  en  ingénierie  de  formation  pour  apporter  à  appui  à  l’élaboration  des 
documents pédagogiques à l’attention des acteurs de l’état civil ; 

Un expert collecte de données ; 

Un expert sociologue/anthropologue ; 

Un directeur technique également en charge du suivi et évaluation ; 
  L’accès à une source d’expertise diverse 
Le  projet  couvrira  un  nombre  important  de  domaines,  à  la  fois  techniques  et  transversaux 
(via  l’appui  au  Coordonnateur  National  du  Programme).  Afin  d’être  en  mesure  d’identifier 
20 
 


 
rapidement  l’expertise  publique  et  privée  provenant  dans  l’ensemble  de  ces  domaines,  le 
contractant devra : 
  Présenter un profil institutionnel dans les domaines d’état civil lui permettant 
de disposer de la connaissance pratique de l’état civil, et d’avoir la capacité de 
garder  une  vision  globale  des  différentes  facettes  du  programme  à  mettre  en 
œuvre pour en établir une vision stratégique tout au long de la mise en œuvre 
de  l’appui.  Ce  point  est  crucial,  et  permettra  d’assurer  que  le  contractant  et 
l’équipe  d’experts  construise  une  relation  de  confiance  avec  les  entités 
bénéficiaires  des  prestations  de  l’AT,  confiance  sans  laquel e  ne  projet  ne 
pourra fonctionner.  
  Avoir  accès  à  de  l’expertise  publique  active  au  niveau  international.  En 
raison  de  la  nature  régalienne  des  domaines  techniques  couverts,  il  sera 
fondamental  que  le  contractant  dispose  des  méthodes  de  travail,  des 
techniques et des technologies les plus récentes, qui ne sont, dans l’immense 
majorité  des  domaines  concernés  par  ce  projet,  disponibles  que  dans  des 
structures  étatiques.  A  ce  titre,  les  voyages  d’études  ou  les  stages  organisés 
dans  les  structures  étatiques  permettront  aux  bénéficiaires  de  mieux 
appréhender  l’évolution  des  pratiques  professionnel es  et  l’utilisation  de 
nouveaux moyens grâce à la formation in situ. 
  Disposer  d’une  expertise  reconnue  dans  la  gestion  de  fonds  européens  et 
dans l’appui à des structures de type UGP, permettant d’anticiper les difficultés 
et  de  bénéficier  des  meilleures  pratiques  en  la  matière.  L’AT  devra  disposer 
d’une  réel e  expérience  dans  le  travail  au  sein  d’une  Unité  de  Gestion  de 
Programme  et  d’une  capacité  de  conseil  et  d’interface  avec  l’institution 
européenne et les PTF. A ce titre, les qualités relationnelles de l’AT joueront un 
rôle éminemment majeur dans la mise en œuvre des actions et la réussite du 
projet. 
  Connaitre  précisément  le  contexte  spécifique  malien  et  les  enjeux  de  la 
réforme actuelle.  
  Disposer  des  qualités  nécessaires  à  la  communication,  indispensable  à  la 
planification  des  actions  et  des  étapes  de  progression  ainsi  que  la  mise  en 
œuvre des évaluations indispensables qui permettront d’identifier aussi bien les 
causes de réussite que les dysfonctionnements, permettant ainsi d’y remédier. 
  L’utilisation optimale des ressources allouées au projet 
Un volume important de ressources a été alloué au projet : 
  Cinq experts principaux pour une durée de 48 mois ; 
  Une  enveloppe  de  790  jours  destinée  à  mobiliser  de  l’expertise  non 
principale,  qui  contribuera  à  l’atteinte  des  résultats  du  projet  à  travers  des 
actions  de  formation  principalement  mais  qui  fournira  également  aux  autorités 
nationales  un  appui  à  la  définition  et  à  la  mise  en  œuvre  de  nouvelles 
stratégies, procédures et techniques ; 
  Un  budget  conséquent  consacré  à  la  réalisation  d’une  cartographie  de  l’état 
civil ; 
  Un budget pour la réalisation d’activités et de voyages d’études. 
21 
 



 
Le contractant devra mettre en place un suivi efficace et rigoureux de l’ensemble de 
ces ressources, permettant à l’autorité contractante de disposer à tout moment d’une 
image  claire  de  leur  utilisation,  de  leur  planification  de  leur  disponibilité  pour  les 
activités du projet.  
L’expertise  non  principale  en  particulier  sur  la  phase  de  mise  en  œuvre  du  projet4 
requerra une attention particulière. Le contractant devra démontrer qu’il dispose des 
outils  et  des  procédures  internes  lui  conférant  une  capacité  importante  à  identifier, 
mobiliser, suivre et évaluer les prestations réalisées par ces experts. 
  La mise sur pied d’un système de suivi et d’évaluation  
Le  choix  et  la  mise  en  place  de  l’architecture  de  gestion  et  de  suivi  du  programme  seront 
déterminants  dans  sa  réussite.  Il  est  ainsi  nécessaire  d’établir  un  système  de  gestion  du 
cycle  de  projet  qui  permette  une  bonne  coordination  des  missions  tout  en  assurant  la 
possibilité d’ajuster les activités en fonction des documents stratégiques produits et validés 
en cours de projet. 
Afin  de  pouvoir  capitaliser  et  accompagner  au  mieux  le  Programme,  il  est  important  qu’il 
dispose, dès sa phase de démarrage, d’un système de monitoring et d’évaluation interne 
accompagné  d’un  organe  de  suivi  fournissant  à  la  sphère  décisionnelle  des  éléments 
nécessaires  qui  faciliteront  le  fonctionnement  des  comités  de  pilotage  notamment  dans  la 
réactivité  de  décision  et  de  validation  des  actions  et  résultats  obtenus.  Cela  permettra  de 
renforcer le leadership de la DNCR. Le suivi-évaluation se fera non seulement au niveau du 
Projet conduit par Civipol mais également au niveau des actions complémentaires conduites 
par la CTB. 
En effet le défi principal dans la gestion de ce Programme est de coordonner l’intervention 
de  plusieurs  partenaires  opérationnels  mais  également  de  types  d’activités  différents 
(fourniture d’équipement, formation, travaux de réhabilitation, études, etc.), et d’analyser leur 
contribution  aux  objectifs  du  programme  dans  leur  ensemble.  Dès  la  phase  de  démarrage, 
des mécanismes de concertation et de coordination devront être identifiés afin de garantir un 
système de M&E efficace.  
  La coordination avec les autres partenaires du programme 
Nous présentons un certain nombre d’initiatives que nous avons identifiées à ce stade dans 
des  domaines  couverts  par  le  projet.  Une  matrice  avait  été  également  préparée  lors  de  la 
rédaction de la fiche action. Ces documents devront être mis à jour dès le démarrage de l’AT 
pour  que  l’équipe  puisse  disposer  d’une  matrice  actualisée  des  appuis  en  cours  et  ainsi 
éviter toute duplication. Cette démarche permettra à l’équipe d’identifier les domaines où des 
synergies et des complémentarités peuvent être créées. 
De plus, tout au long de la mise en œuvre du projet, il sera essentiel pour l’équipe d’experts 
de  rester  informée  des  activités  prévues  par  ces  autres  initiatives  à  travers  des  contacts 
réguliers  avec  les  personnes  en  ayant  la  charge,  et  également  de  maintenir  une 
connaissance de tout nouvel appui prévu dans le périmètre d’intervention du projet.  
Si la réalisation de plusieurs projets au sein d’un même programme peut représenter un défi 
en  termes  de  gestion,  la  mise  en  place  préalable  de  mécanismes  de  coordination  et  de 
                                                   
4 Hors phase de démarrage. 
22 
 


 
concertation  régulière  entre  les  équipes  permettra  de  favoriser  les  complémentarités,  de 
prévenir  tout  éventuel  doublon  d’activité  et  enfin  de  rechercher  autant  que  possible  la 
mutualisation  des  moyens,  notamment  financiers,  ainsi  que  la  création  de  synergies  entre 
projets respectifs.  
 
1.3  STRATEGIE 
   Aperçu de l’approche adoptée 
 
Le  programme  d’appui  au  fonction  de  l’état  civil  au  Mali :  appui  à  la  mise  en  place  d’un 
système d’information sécurisé s’inscrit dans une dynamique continentale d’amélioration des 
systèmes  d’enregistrement  des faits  d’état  civil  en  vue  de  permettre  à tout  citoyen  de faire 
valoir ses droits. 
Avec la mise en  place  du Recensement  à  Vocation  d’Etat  Civil,  le Mali  a tenté d’améliorer 
son système mais sans véritable succès. L’évaluation menée en 2015 montre en effet que 
les  taux  d’enregistrement  des  faits  d’état  civil  demeurent  faible  et  que  l’organisation  du 
système reste largement perfectible. 
Cette  expérience  montre  qu’il  est  vain  de  penser  qu’il  est  possible  d’améliorer 
significativement  un  système  de  l’état  civil  en  concentrant  l’essentiel  des  efforts  sur  la 
dimension  identification  des  personnes.  Si  les  opérations  de  recensement  sont  utiles  pour 
fournir  une  photographie  à  la  population,  elles  doivent  impérativement  être  accompagnées 
d’une approche structurel e pour une amélioration du système de l’état civil. 
Le  programme  d’appui  au  fonctionnement  de  l’état  civil  au  Mali  épouse  cette  logique  en 
adoptant une approche à deux niveaux : amélioration de l’offre et de la demande du système 
de  l’état  civil  et  mise  en  place  d’un  fichier  central  sécurisé :  « Le  projet  contribuera  à  la 
modernisation de l’état civil par la mise en place d’un appui au pilotage stratégique, par une 
amélioration de l’offre (accessibilité des centres, formation des acteurs, archivage, etc.) et de 
la  demande  (campagnes  de  sensibilitation,  éducation  civique,  etc.).  Enfin,  le  projet  devrait 
permettre de disposer d’un système d’information de l’état civil informatisé relié à une base 
de données biométriques à même de sécuriser l’identité de la population et d’être exploitable 
par d’autres adminsitrations utilisatrices. » (cf. fiche action, p.1). 

Le  parti  pris  est  de  placer  l’informatisation  dans  le  cadre  global  de  la  réforme.  En  effet, 
l’informatisation ne se résume pas à de l’équipement informatique et n’est qu’un outil 
devant  servir  à améliorer l’efficacité d’un  système  global  d’état  civil.
  Autrement  dit,  la 
causalité  ne  doit  pas  être  inversée :  ce  n’est  que  si  le  système  d’état  civil  est  efficace  que 
l’informatisation  jouera  pleinement  son  rôle,  notamment  en  matière  de  sécurisation  des 
données,  d’archivage,  de  célérité  dans  le  traitement  de  l’information  et  d’amélioration  du 
service fourni à la population (transmission de copies ou d’extraits). 
Ensuite, il est rappelé que le fichier d’état civil est un fichier source. Les informations qu’il 
contient  peuvent  alimenter  d’autres  fichiers  utilisateurs  (fichier  électoral,  fichier  de  la  carte 
d’identité,  impôts,  etc.).  Néanmoins,  ce  transfert  d’information  se  doit  d’être  conforme 
aux  textes  régissant  la  protection  des  données  personnelles.
  C’est  pourquoi  les  TDR 
mettent l’accent tant sur l’interopérabilité des acteurs dans le cadre du pilotage stratégique 
23 
 

 
de  la  réforme  que  sur  la  réalisation  d’études  afin  de  s’assurer  de  la  conformité  de  la 
démarche avec les textes en vigueur régissant la protection des données personnelles. 
Enfin,  la  réforme  ne  doit  pas  simplement  se  référer  aux  éléments  techniques  ou 
institutionnels  qui  sont  certes  des  conditions  nécessaires  mais  non  suffisantes.  Elle  doit 
aussi  prendre  en  compte  les  aspects  socio-économiques  et  culturels  du  pays.  En  effet,  un 
bon système d’état civil informatisé doit être un facteur incitatif pour les déclarations et non 
répulsif. La population doit donc ressentir une amélioration du service. Là-encore, plusieurs 
actions  sont  prévues  pour  s’assurer  d’une  bonne  adéquation  du  système  avec  les  réalités 
nationales et  locales (étude sur  les minorités étude sur  le genre ; accent mis sur le service 
de proximité de l’état civil, campagnes de sensibilisation, etc.). 
Pour  aller  plus  loin,  nous  distinguons  deux  types  de  fonctions  pour  les  administrations  ou 
collectivités territoriales concernées par la gestion de l’état civil. Les services producteurs 
de  documents  d’état  civil  et  les  services utilisateurs.  Les  premiers  seront  essentiels  pour 
conduire la réforme et c’est pourquoi il est proposé de concentré les appuis sur ceux-ci. 
Par  services  producteurs  d’état  civil,  nous  comprenons  les  administrations  et  collectivités 
territoriales  contribuant  à  transformer  un  fait  d’état  civil  (mariage,  décès,  naissance)  en  un 
document administratif d’état civil. Ainsi, les services suivants sont concernés : 

Le  Ministère  de  l’Administration  Territoriale  du  fait  de  l’exercice  de  sa  tutelle  sur  la 
Direction Nationale de l’Etat Civil ; 

Le  Ministère  de  la  Justice,  d’une  part,  du  fait  du  contrôle  judiciaire  exercé  sur  les 
documents d’état civil et, d’autre part, par la délivrance des jugements supplétifs ; 

Le Ministère de la Santé du fait de l’exercice de sa tutelle sur les structures sanitaires 
chargées  de  délivrées  les  déclarations  de  naissance  ou  de  décès  (centres  de 
déclaration) ; 

Le Ministère des Affaires Etrangères du fait de la délivrance de documents d’état civil 
au malien résidant à l’étranger via les consulats ; 

Les communes en leur qualité de centre d’état civil. 
Par  services  utilisateurs,  nous  comprenons  les  administrations  utilisatrices  celles  qui 
exploitent les documents d’état civil existants : 

Le  Ministère  de  l’éducation  nationale  car  l’inscription  dans  les  établissements 
scolaires et universitaire nécessitent un extrait d’acte de naissance ; 

L’Institut  National  de  la  Statistique  qui  exploite  les  documents  d’état  civil  pour 
produire des statistiques sur la nuptialité, la mortalité ou la morbidité ; 

La Ministère de la Sécurité et de la Protection Civile (MSPC) pour la constitution de 
dossiers en vue de l’obtention de pièces d’identité. 
L’approche adoptée pour la mise en œuvre du projet sera donc de concentrer l’effort sur les 
services producteurs en y affectant de l’assistance technique principale et/ou non principale. 
Ainsi,  un  expert  juriste  sera  affecté  à  la  Direction  Nationale  des  Affaires  Judiciaires  et  du 
Sceau  du  Ministère  de  la  Justice,  un  expert  « administration  territoriale »  sera  affecté  à  la 
DGAT, un expert informaticien au Centre de traitement de l’état civil (CTDEC) et un expert 
« état  civil »  (chef  d’équipe)  sera  mobilisé  auprès  de  la  DNEC.  Ainsi,  à  l’exception  du 
Ministère  de  la  Santé  qui  sera  appuyé  ponctuel ement  par  de  l’expertise  de  courte  durée, 
24 
 


 
tous  les  services  producteurs  disposeront  d’une  assistance  technique  permanente  pour 
accompagner la réforme. 
L’idée  est  de  disposer  sur  l’ensemble  de  la  chaîne  de  l’état  civil  d’une  expertise 
permanente  dans  l’esprit  de  l’approche  systémique  présentée  dans  les  termes  de 
référence. 

  Complémentarité avec les actions conduites par la CTB 
La  complémentarité entre les deux  projets  de  la  même fiche  d’action doit  être totale.  C’est 
dans cet esprit qu’a été élaborée la présente proposition technique. En amont, la formulation 
de l’action a été réalisée conjointement entre la CTB et Civipol (mission conjointe à Bamako, 
conception d’un dispositif de pilotage technique conjoint, répartition cohérente des activités 
entre les deux opérateurs, etc.). 
A cet égard, le dispositif de pilotage du projet a été présenté par la CTB dans son document 
de description de l’action et a été validé au préalable par Civipol. 
Concernant  la  phase  de  formulation  de  l’action,  une  mission  conjointe  a  été  réalisée  en 
octobre  2016  à  Bamako.  El e  fut  l’occasion  de  procéder  à  une  première  présentation  de 
l’action au Directeur National de l’Etat Civil et à son équipe. Une autre mission conjointe a 
été  réalisée  à  Bamako  en  mai  2017.  Par  ailleurs,  plusieurs  réunions  de  cadrage  ont  été 
organisées au siège des structures afin de caler les interventions. 
Concernant la répartition des activités entre opérateurs, les éléments déjà présents dans la 
fiche  action  ont  été affinés  d’accords  parties  ainsi que  le  chiffrage  des  activités  (cf. tableau 
3). L’idée était d’éviter toute confusion sur les responsabilités mais aussi de s’assurer d’une 
parfaite  interaction  du  fait  de  l’interdépendance  des  actions  entre  opérateurs  des  deux 
projets. 
 
Tableau 3 : Activités et répartition des appuis partenaires 

Volets 
CIVIPOL 
CTB 
R1.1 Le pilotage de l’état civil est amélioré  
Activité 1.1.1 : Révision des textes régissant l'état civil 
 
  
Activité 1.1.2 : Mise à jour des informations sur l’état civil. 
 
 
Activité  1.1.3. :  Pilotage  de  l’état  civil  et  renforcement  des 
interactions entre les acteurs 
  
 
R.1.2 Les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil et la 
sensibilisation des acteurs sont améliorées
 
Activité 1.2.1.  Renforcement  des  compétences des  acteurs  liés 
directement à la production de l’état civil ; 
  
 
Activité  1.2.2  Populations  sensibilisées  à  l'importance  des 
déclarations des faits d'état civil: 
 
 
Activité 1.2.3. : Amélioration de l’offre de service de l’état civil 
 
 
Activité 1.2.4. : Renforcement de l’archivage 
 
 
R.  2.1  Un fichier  national  de l’état  civil,  reliée à  une  base  de  données biométrique 
constitué et interconnecté avec les communes et postes consulaires informatisés  

25 
 



 
Activité 2.1.1. : Etudes préalables à la création du fichier central 
et mise à jour de la solution informatique  
 
 
Activité 2.1.2. : Déploiement de la solution informatique 
 
 
Activité  2.1.3. :  Mise  à  niveau  de  la  base  de  données 
identification (avec données biométriques) issues du RAVEC 
 
 
Concernant la mise en œuvre du programme, il a été arrêté par l’ensemble des parties que 
les experts seraient accueillis au sein des administrations et services bénéficiaires, à savoir 
la  DNEC  (siège  du  projet),  le  CTDEC  (dans  l’hypothèse  où  ce  centre  ne  soit  pas  intégré 
physiquement  à  la  DNEC),  au  Ministère  de  la  Justice  et  au  MAT.  Au  sein  de  la  DNEC,  les 
experts des deux projets mutualiseront leurs moyens (plan de communication commun, rôles 
respectifs  de  chaque  expert  bien  défini  lors  de  la  phase  de  démarrage,  etc.).  Néanmoins, 
dans la mesure où les modalités contractuelles sont très différentes (contrat de services pour 
Civipol et  PAGODA pour la CTB), il sera nécessaire que chaque opérateur  dispose de son 
propre  administrateur  de  projet  garant  du  respect  des  procédures.  Enfin,  le  pilotage 
technique du projet sera commun  
  Dispositifs de pilotage, de coordination et de mise en œuvre  
 La  structure  de  pilotage  validée  par  CIVIPOL  et  la  CTB  est  détaillée  dans  la  proposition  de  la 
CTB. 
 
 
Source : Document de description de l’action CTB (version provisoire) 
 
26 
 


 
  Mettre en place un dispositif de Suivi Evaluation 
Un  élément  clé  de  notre  approche  consistera  à  mettre  en  place  un  dispositif  rigoureux  de 
suivi-évaluation de l’AT et  du Programme, dans l’objectif de renforcer  le leadership du CNP 
dans  le  pilotage  et  la  gestion  de  l’ensemble  des  actions.  Une  situation  où  le  suivi  serait 
déficient  peut  engendrer  des  retards  dans  l’identification  des  difficultés  et  donc  des  retards 
dans la mise en place de mesures correctives. Notre système renforcera le suivi-évaluation 
non  seulement  au  niveau  de  l’AT,  mais  également  au  niveau  du  Programme,  par  une 
stimulation  et  un  appui  continus.  Des  outils  normalisés  et  harmonisés  seront  conçus, 
développés et partagés avec les différents projets du Programme. 
L’obtention  d’informations  régulières  et  systématiques  sur  les  activités  en  cours  du 
Programme (partie ‘suivi’) et l’extraction de leçons, de propositions et de conclusions pour le 
futur (partie ‘évaluation’) permettront à la DNEC de jouer un rôle actif en termes d’orientation 
ou de réorientation des activités.  
Une étape préliminaire importante consistera à démystifier le suivi-évaluation, souvent perçu 
comme un sujet complexe dès qu’il se structure sur le suivi d’indicateurs difficiles à suivre et 
qu’il implique l’utilisation de logiciels spécifiques souvent pointus. 
 
Synthèse de notre système de suivi-évaluation 
Conception puis mise en œuvre des outils de suivi et mécanismes de concertation et de 
coordination entre l’AT et les responsables des partenaires opérationnels, notamment la CTB 
comme défini dans les manuels de procédures produits lors de la phase de démarrage. 
Mise  en  place  d’un  tableau  de  bord  synthétique  et  dynamique  de  suivi  qui  présente  les 
résultats attendus et les niveaux à atteindre des indicateurs. La gestion axée sur les résultats 
soutient ainsi le principe du suivi-évaluation. 
Harmonisation  du  reporting  pour  en  faciliter  l’analyse.  Les  rapports  mettront  l’accent  sur 
les  résultats  atteints,  les  activités  réalisées,  l’évolution  des  indicateurs,  les  difficultés 
rencontrées  et  les recommandations. Il  conviendra  de  sensibiliser  les  parties  prenantes  sur 
l’utilisation des rapports comme de véritables instruments d’aide à la décision. 
Organisation de missions de terrain auprès des bénéficiaires. Ces missions pourront dans 
un  premier  temps  être  organisées  conjointement  entre  l’AT,  la  CTB,  le  comité  de  suivi 
technique  et  la  DUE,  pour  assurer  une  meilleure  visibilité.  Elles  pourront  par  la  suite  être 
conduites de manière plus autonome par l’AT, selon un chronogramme précis. 
Elaboration  de  règles  et  documents-type  pour  l’ensemble  des  modalités  (qui,  comment, 
quand…)
  des  opérations  de  collecte  des  données  et  informations,  d’insertion  de  ces 
données dans le système, de vérification et de traitement, et de leur exploitation. 
Mise  en  place  d’un  outil  informatique  simple  (Excel)  permettant  de  gérer  l’information 
produite  par  les  activités  de  suivi/évaluation.  L’informatisation  du  processus  est  un  outil 
important  pour  gérer  les  informations  générées  par  le  reporting,  mais  c’est  surtout  son 
analyse et les missions de terrain qui constituent le cœur du système. Des procédures et des 
formats  précis  seront  également  développés  et  installés  pour  la  saisie,  l’encodage,  le 
contrôle et le traitement des données.  
27 
 

 
Les données emmagasinées permettront d’obtenir les outputs suivants sous forme de listings, 
de graphiques ou de rapports :  

Planification des activités,  

Activités  achevées/exécutées  avec  leur  budget  respectif,  délais  possibles, 
pourcentage réalisé… 

Evolution  des  indicateurs  des  activités  et  des  résultats  (efficience  et  efficacité  du 
Programme), et de l’accomplissement des objectifs globaux (indicateurs d’impact),  

Suivi des risques et hypothèses. 
L’évaluation de l’impact du Programme sera l’un des objectifs visés par le dispositif mis en 
place.  Cette  évaluation  est  complexe  pour  de  multiples  raisons  (difficultés  de  disposer  de 
données  pertinentes,  d’évaluer  l’impact  propre  par  rapport  aux  effets  d’autres  facteurs 
externes, d’identifier à très court terme des effets induits qui souvent n’apparaissent de façon 
significative qu’à plus long terme, etc.).  
Pour  aborder  ces  difficultés  nous  proposons  d’utiliser  la  méthode  originale  ‘Outcome 
mapping’
 du Centre de Recherches pour le Développement International5, conçue pour aider 
les intervenants dans les processus de développement à décrire, documenter et évaluer de 
manière  précise  la  contribution  qu’ils  apportent  aux  changements  de  comportement  et  de 
situation des populations qui bénéficient de leurs actions.  
Ces  changements  sont  définis  comme  étant  les  modifications  du  comportement,  des 
relations,  des  activités  ou  des  actes  de  personnes,  de  groupes  et  d'organisations  avec 
lesquels les responsables d'un programme ont des contacts directs. La méthode met l’accent 
sur la contribution des programmes à ces changements plutôt que de viser directement des 
impacts,  qui  en  sont  les  conséquences  et  pour  lesquels  un  seul  acteur  peut  difficilement 
s’attribuer la responsabilité eu égard à la complexité des processus de développement, et à 
la diversité des facteurs et acteurs qui y entrent en jeu. 
 
1.4  ACTIVITES PROPOSEES  
 
Dans  les  sections  qui  suivent,  exposées  sous  le  format  d'une  fiche,  on  présente  les 
propositions  initiales  concernant  la  mise  en  œuvre  des  activités  du  projet.  Ces  fiches 
rappellent  brièvement  le  contexte,  tel  que  connu  à  la  date  de  finalisation  de  ce  document, 
ainsi que la méthodologie, la durée, et les ressources que nous estimons nécessaires à sa 
mise en œuvre. 
 
Les propositions sont effectuées  en l’état actuel de  connaissance des enjeux de la réforme 
de  l’état  civil  au  Mali,  et  compte  tenu  l'expérience  d’actions  similaires.  Dans  le  souci  de 
préserver  l’efficacité  de ce service,  le démarche  consistera,  dès  le  démarrage  du  projet,  et 
tout  au  long  de  sa  mise  en  œuvre,  à  adapter  la  méthodologie  et  le  plan  de  travail  aux 
contraintes  des  institutions  partenaires  du  projet,  à  la  fois  en  termes  de  capacités  et  de 
nécessités  opérationnelles.  Les  activités  sont  donc  présentées  à  titre  indicatif  et  seront  à 
affiner lors de la phase de démarrage. 
 
Nous serons également force de proposition en cas de changement de la situation donnant 
lieu à l’émergence de nouveaux domaines d’appui. 
 
                                                   
5 http://www.idrc.ca/EN/Resources/Publications/Pages/IDRCBookDetails.aspx?PublicationID=121 
28 
 

 
Comme  le  programme  sera  mis  en  œuvre  conjointement  par  Civipol  et  la  Coopération 
Technique  Belge  (CTB),  un  pilotage  technique  a  été  conçu  afin  de s’assurer  d’une  parfaite 
complémentarité entre la mise en œuvre des deux  contrats, dont chaque organisation sera 
responsable  des  activités  signalées  dans  le  tableau  suivant  (le  détail  des  conduites  par  la 
CTB se trouve dans leur document "Description de l'Action"). 
 
 
 
29 
 

 
Tableau 4 : Répartition des résultats, activités et actions entre les opérateurs de mise 
en œuvre  

Volets 
CIVIPOL 
CTB 
R1.1 Le pilotage de l’état civil est amélioré  
Activité 1.1.1 : Révision des textes régissant l'état civil 
 
  
Evaluation du dispositif législatif et règlementaire de l’état civil ; 
D1 
  
Appui  à  la  mise  en  place  d’un  dispositif  de  révision  des  textes  règlementant  la 
gestion  de  l’état  civil  (ateliers  régionaux,  assistance  juridique,  appui  logistique, 
secrétariat); 
D + C 
  
Appui  à l’élaboration  et la  diffusion d’une  instruction  générale de  l'état civil pour les 
officiers et agents (assistance technique) ;  

  
Activité 1.1.2 : Mise à jour des informations sur l’état civil 
 
 
Appui  à  la  mise  à  jour  régulière  de  la  cartographie  de  l’état  civil  permettant  de 
disposer des indicateurs de suivi et de performance ;  

 
Réalisation  d’études  spécifiques  pour  une  meilleure  compréhension  et  intégration 
des groupes vulnérables, des minorités, des enfants dans le système de l’état civil 

 
Mise en place d’un dispositif pour une diffusion régulière des résultats obtenus  

 
Activité 1.1.3. : Pilotage de l’état civil et renforcement des interactions entre les 
acteurs 

  
 
Mobilisation  des  acteurs  autour  de  la  mise  en  œuvre  de  la  stratégie  nationale  de 
l’état civil et notamment la priorisation de son plan d’action  
  
 
Appui  à  la  DNEC  pour  l’élaboration  de  ses  textes  organiques  et  la  mise  en  place 
d’un dispositif de suivi et de contrôle efficient; 
 
 
Renforcement  des  capacités  de  la  DNEC  (appui-conseil,  équipements  et 
fournitures) ; 
 
 
Appui à l’organisation de réunions régulières du comité de pilotage ;  
  
 
Facilitation  et  renforcement  de  l’interopérabilité  entre  les  secteurs  « producteurs » 
et/ou utilisateurs des données de l’état civil 
  
 
R.1.2 Les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil et la sensibilisation des 
acteurs sont améliorées
 
Activité 1.2.1.  Renforcement des compétences des acteurs liés directement à 
la production de l’état civil ;
 
  
 
Elaboration d’une stratégie de formation  
 
 
Elaboration/actualisation/diffusion des supports de formation 
 
 
Formation des agents et officiers d’état civil; 
 
 
Organisation de sessions de formation des autres acteurs impliqués dans l’état civil 
 
 
Mise à niveau des représentants de l’Etat et du personnel de la justice pour assurer 
un  appui  technique,  un  suivi  et  contrôle  efficace  de  l’état  civil  au  niveau  des 
communes  
  
 
Activité 1.2.2 Populations sensibilisées à l'importance de l’état civil: 
 
 
30 
 

 
Stratégie de communication interne (administrations) et externe (population) 
 
 
Actions de sensibilisation dans tout le pays  
 
 
Intégration de l’état civil dans les programmes scolaires ; 
 
 
Formation des relais de communication :  personnel de santé, sages-femmes, chefs 
de village, groupements de femmes, etc. 
 
 
Activité 1.2.3. : Amélioration de l’offre de service de l’état civil 
 
 
Appui conseil/assistance technique au niveau des cercles des acteurs de l’état civil  
 
 
Renforcement des capacités des communes (élaboration, gestion et suivi des plans 
d’amélioration du service de l’état civil 
 
 
Appui à la réhabilitation et au fonctionnement des centres principaux, secondaires et 
de déclaration  
 
 
Appui logistique aux agents de l’état civil et de déclaration (moyens de locomotion) 
 
 
Appui en équipement aux centres d’état civil. Réhabilitation et équipement des salles 
d'archivage des centres d'état civil, des cercles et des tribunaux ; 
 
 
Activité 1.2.4. : Renforcement de l’archivage 

 
Renforcement de l’archivage 

 
Sécurisation de  l’approvisionnement en registres 

 
R.  2.  1  Un  fichier  national  de  l’état  civil,  reliée  à  une  base  de  données  biométrique  constitué  et 
interconnecté avec les communes et postes consulaires informatisés 
 
Activité 2.1.1. : Etudes préalables à la création du fichier central et mise à jour 
de la solution informatique 
 

 
Identification des nouvelles technologies pour l’amélioration de l’enregistrement des 
faits d’état civil ; 

 
Schéma  directeur  pour  l’informatisation  de  l’état  civil et  conditions  d’exploitation  du 
fichier central de l’état civil par d’autres administrations ; 

 
Elaboration du cahier des  charges pour la mise à jour de l’application  informatique 
de gestion des données de l’état civil ; 

 
Audit  de  la  base  de  données  biométrique  RAVEC  (y  inclus  son  utilisation  pour  des 
fins d'identification des ressortissants maliens en situation irrégulière); 

 
Etudes "base de données, sécurité, réseaux" ; 

 
Activité 2.1.2. : Déploiement de la solution informatique et équipement  
 
 
Equipement informatique des centres d’état civil, y compris consulaires; 
 
 
Informatisation de la direction nationale de l’état civil ; 
 
 
Déploiement progressif de la solution informatique dans l’ensemble du territoire ; 
 
 
Maintenance et mise à jour des bases de données  
 
 
Activité  2.1.3. :  Mise  à  niveau  de  la  base  de  données  identification  (avec 
données biométriques) issues du RAVEC
 

 
31 
 

 
Appui à l’organisation d’audiences foraines et opération d’enrôlement ; 

 
Appui  spécifique  à  la  mise  en  place  et  l’utilisation  de  la  base  de  données  de  l’état 
civil dans les postes consulaires ; 

 
1D  =  phase  de  démarrage ;  C  =  phase  de  croisière ;  D  +  C :  activités  commencé  en  phase  de  démarrage  et 
poursuivie en régime de croisière du projet 

 
Seules  les  activités  pilotées  par  Civipol  seront  développées  ci-dessous.  Il  est  proposé  de 
décomposer  la  présentation  des  activités  en  deux  phases :  une  phase  de  démarrage  et  une 
phase de « croisière ».  
 
 
I. PHASE DE DEMARRAGE 
Comme précisé plus haut, la phase de démarrage est essentielle pour la bonne exécution du 
projet, et servira pour: 
 

Mettre en place la logistique, la communication et l’administration du projet  
 
La période de démarrage va permettre  
 
o  l’installation des équipes projets au sein des administrations concernées. Il serait 
souhaitable  que  les  experts  juriste,  informaticien,  et  décentralisation  soient 
respectivement hébergés au sein du Ministère de la Justice, à la  CTDEC et à la 
Direction Générale de l’Administration Territoriale. 
o  Assurer  le  recrutement  du  personnel  d’appui  (assistant(e)s,  chauffeurs, 
comptables) ;  achats  des  fournitures  et  matériels  de  bureau,  ouvertures  de 
comptes bancaires dédiés, etc. 
o  L'achat  d’équipements  et  fournitures,  élaboration  des  procédures  interne  de 
gestion, mise en place des modes de communication internes et externes 
o  Des petites réhabilitations éventuelles des bureaux mis à disposition. 
o  Elaborer le plan de communication du projet. 
 

Assurer l’appropriation nationale du projet  
 
La  sélection  et  l’attribution  des  projets  dans  le  cadre  du  Fonds  Fiduciaire  est  assez 
spécifique, compte tenu de caractère d'urgence de l'instrument. Il convient d’approfondir 
dans  un  premier  temps  le  dialogue  avec  les  autorités  nationales  et  les  partenaires 
techniques et financiers afin de disposer à l’issue de la phase de démarrage d’une feuil e 
de  route  très  précise  alimentée  par  des  outils  quantitatifs  d’aide  à  la  décision.  Il  sera 
d’ail eurs  nécessaire  d’organiser  un  Comité  de  pilotage  stratégique  avec  l'intervention 
des  autorités  nationales pour  la  validation  du  rapport  de  démarrage,  avant  de  passer  à 
l’étape suivante. 
 

Construire les outils d’aide à la décision (tableau de bord) de la réforme  
 
Le dispositif de suivi et évaluation du projet sera largement tributaire des résultats de la 
carte  nationale  de  l’état  civil  du  Mali.  L’élaboration  d’une  carte  nationale  de  l’état  civil 
constitue un outil indispensable d’évaluation de la qualité du service de l’état civil rendu à 
la  population.  En  Afrique  sub-saharienne,  le  manque  d’informations  disponibles  pour 
répondre  rapidement  et  efficacement  aux  besoins  constitue  l’une  des  faiblesses 
majeures des systèmes de l’état civil. Cette faiblesse tient principalement à l’inexistence 
de  procédures  de  collecte  et  de  mise  à  jour  de  l’information  au  sein  des  centres  d’état 
civil. Afin de disposer d’outils efficients de pilotage de la réforme, il est prévu de mobiliser 
32 
 

 
des moyens conséquents tant pour la collecte d’information que pour son traitement ou 
sa  diffusion.  Ainsi,  la  totalité  des  centres  d’état  civil  seront  visités  et  des  informations 
exhaustives  seront  collectées  tant  sur  l’offre  (personnels,  état  des  locaux,  couverture 
géographique, modalités d’archivage, etc.) que sur la demande (nombre d’actes dans les 
centres,  nombres  de  registres,  localisation  des  villages  et  localités  de  proximité,  etc.). 
Les  données  recueil ies  seront  ensuite  traitées  à  l’aide  d’un  logiciel  de  gestion  des 
données permettant d’élaborer ensuite les indicateurs nécessaires au suivi et évaluation 
de la réforme.  
 
 
A.1.1.1 
Révision des textes régissant l’état civil 
Description 
Cette activité comprendra : 
de l’action 
o  L’évaluation du dispositif législatif et règlementaire de l’état civil demandera de 
réaliser une analyse du dispositif législatif actuel, d’en dresser les forces et les 
faiblesses  pour  parvenir  à  la  formulation  d’un  cadre  législatif  rénové  ou/et 
renforcé. 
o  L’appui à la mise en place d’un dispositif de révision des textes portera sur la 
rédaction  de  nouveaux  textes  législatifs,  et  sur  l’accompagnement  jusqu’à 
l’adoption  des  nouveaux  textes  par  l’autorité  compétente  1- Parlement ;  2-
 Administration territoriale ; 3- Santé ; 4- Justice ; 5- Education ; Il s’agira alors 
dès  l’adoption  de  nouveaux  textes  d’assurer  leur  diffusion  auprès  des 
personnes  ou  autorités  cibles,  selon  le  format  le  plus  adapté  (outil  de 
communication  et  canal  de  diffusion  ajusté  au  public  cible),  à  travers  des 
ateliers régionaux, assistance juridique, appui logistique et du secrétariat. 
L’appui consistera à vérifier que la stratégie nationale et les appuis extérieurs 
dont le présent projet sont en parfaite cohérence et synergie. Le cas échéant, 
des  clarifications  seront  demandées  au  gouvernement  si  des  interrogations 
sont soulevées.  
o  L'élaboration  et  diffusion  de  l’Instruction  Générale  de  l’état  civil  (IGEC),  pour 
les  officiers  et  agents  (assistance  technique):  il  s’agira  de  veiller  à 
l’appropriation  de  ces  textes  par  les  personnes  en  charge  de  la  gestion  de 
l’état civil. L’IGEC permet de clarifier les textes en vigueur en fonction des cas 
auxquels les acteurs de l’état civil sont confrontés. Aussi après son élaboration 
(par  des  juristes  et  des  acteurs  de  terrain),  l’IGEC  devra  être  validée  par 
l’autorité compétente, et une stratégie de diffusion sera à mettre en place ainsi 
que les supports de communication. 
La formation des acteurs de l’état civil sera à prévoir pour s’adapter au contexte 
législatif et à l’état d’avancement de l’informatisation et de l’archivage des actes 
d’état  civil. Afin  de  garder  une  approche  utile  et  de  veiller  à  la  réussite  de  ces 
formations, chaque cycle de formation sera suivi d’une analyse des résultats, par 
site  et  des  recommandations  seront  dressées  pour  que  chaque  échelon  du 
système participe à l’atteinte du résultat escompté. 
Objectifs de 
Apporter  un  appui  aux  autorités  maliennes  afin  qu’el es  disposent  de  textes 
l’activité 
juridiques en conformité avec un système d’état civil moderne 
Description  
Expertise juridique comportant les tâches suivantes : 

prise de connaissance des textes régissant l’état civil ; 

appui à une Commission de révision des textes; 

concertation  avec  les  ministères,  institutions  et  services  intéressés,  ainsi 
qu’avec des représentants des collectivités locales et de la société civile ; 

rédaction d’une Instruction Générale de l’Etat Civil (IGEC). El e constituera un 
outil juridique de référence pour les autorités et pour les centres. 

rédaction de documents pédagogiques pour informer et former les officiers et 
agents de l’état civil à l’application quotidienne de la loi. 

appui  matériel  léger  pour  l’organisation  de  réunions  de  la  Commission  de 
révision des textes relatifs à l’état civil, notamment pour la mobilisation des 
33 
 

 
experts des différents ministères intéressés. Cet appui comportera l'achat de 
fournitures  de  bureau,  la  prise  en  charge  des  pauses-cafés,  la  location  de 
salles,  l’organisation  d'ateliers  de  travail  spécifiques,  la  prise  en  charge 
d’indemnités de déplacement si nécessaire. 

Concernant  les  modalités  de  travail  de  la  Commission  de  révision  des 
textes,  il  est  essentiel  que  certaines  séances  d’audition  soient 
déconcentrées. En effet, l’application de la loi ne pourra être efficace que si 
les Tribunaux de Grande Instance sont totalement impliqués.  

Il est proposé d’organiser dix ateliers régionaux (3 jours) au cours desquels 
les  premières  propositions  de  textes  seront  discutées  et  amendées  par  les 
magistrats  des  TGI.  Les  commentaires  devront  être  pris  en  compte  au 
niveau  central.  En  fin  de  processus,  un  atelier  national  de  restitution  sera 
organisé. 
Résultats 

Un atelier de travail est organisé dans chaque région et un atelier national de 
attendus 
restitution est organisé ; 

Les textes régissant l'état civil sont révisés et les procédures harmonisées : 

Tous  les  acteurs  chargés  de  la  gestion  de  l’état  civil disposent  de  normes 
communes, contenues dans l’IGEC. 

Les documents d’état civil sont compatibles avec l’informatisation. 
Partie(s) 
Ministère de la Justice (Présidence de la commission des textes) 
prenante(s) 
Groupes 
Magistrats  des  TGI ;  Officiers  d’état  civil ;  Préfets ;  Responsables  MAT, 
cibles 
Ministère des Affaires Etrangères, de la MINSANTE. 
Indicateurs 

Nombre d’ateliers régionaux organisés 
de résultats 

Date de validation des textes révisés 

Nombre de réunions de la Commission de révision des textes 

Nombre de magistrats impliqués dans le processus de révision 
Durée 
12 mois 
Période 
Mois 1 à 12 
Expertise 

Expert juriste  
principale  

Chef d’équipe  

Expert administrateur 
Expertise CT 
N/A 
Hypothèses 
La Commission nationale des textes est créée et opérationnelle ; 
et risques 

Les  modifications  des  textes  donnent  lieu  à  décrets  d’application  ou,  si 
révision  de  la  loi,  celle-ci  est  effectivement  votée  au  Parlement  dans  des 
délais compatibles avec la bonne exécution du projet 

Risque de non implication effective des magistrats des TGI 
 
 
34 
 

 
 
Activité 1.1.2.: Mise à jour des informations sur l’état civil (CIVIPOL) 
 
L’élaboration d’une carte nationale de l’état civil constitue un outil indispensable d’évaluation 
de la qualité du service rendu à la population. Dans le cas du Mali, le manque d’informations 
disponibles  pour  répondre  rapidement  et  efficacement  aux  besoins  et  surtout  les 
insuffisances  dans  leur  traitement  constituent  l’une  des  faiblesses  relevées  dans  le 
document  de stratégie nationale de  l’état  civil.  Ces manques  d’information et  de traitement 
tiennent  principalement  à  l’absence  de  procédures  de  collecte  et  de  mise  à  jour  de 
l’information au sein des centres d’état civil et de la DNC.  
Cet exercice se basera initialement sur les résultats (et leçons) de l’évaluation nationale qui 
a  porté  sur  64  communes  des  703  existantes,  et  sur  les  éléments  collectés  par  l’étude 
conduite  en  juin  2017  par  l’UNICEF  dans  l’ensemble  des  24  cercles  des  4  régions  de 
Sikasso, Mopti, Gao et Tombouctou. 
Une  fois  la  cartographie  réalisée,  il  s’agira  de  s’assurer  d’une  mise  à  jour  régulière  des 
données et de leur bonne qualité. En effet, le tableau de bord issu de la cartographie et des 
remontées  régulières  d’informations  sera  la  source  d’information  principale  du  dispositif  de 
suivi  et  évaluation  de  la  réforme.  Il  sera  donc  essentiel  de  proposer  la mise  en  place  d’un 
mécanisme  simple  et  pérenne,  s’appuyant  au  maximum  sur  les  structures  existantes,  pour 
mettre à jour dans la durée les informations relatives aux centres. 
Une attention particulière sera portée pour une diffusion régulière des résultats obtenus, 
grâce à différents outils de suivi-évaluation (cartes, graphiques, tableaux de bord,…). Cette 
diffusion  aura  pour  objectif  de  consolider  l’intérêt  des  différents  acteurs  à  l’importance 
nouvelle accordée à l’état civil dans la gestion de l’Etat, et notamment en vue d’accroître le 
service rendu au citoyen.  
 
Activité 112.a 
Appui  à  la  mise  à  jour  régulière  de  la  cartographie  de  l’état  civil 
permettant de disposer des indicateurs de suivi et de performance ; 

Objectifs  
Dans  le  cadre  de  l’activité  de  cartographie  de  l’état  civil  du  Mali,  l’objectif 
principal  consiste  à  permettre  aux  autorités  compétentes  de  disposer  d’une 
base de données de  l’état  civil  exhaustive, à même de répondre aux  besoins 
de  planification  des  dépenses  pour  la  réforme  de  l’état  civil.  En  effet,  la 
cartographie constitue un outil indispensable d’aide à la décision dans le cadre 
de réhabilitation de l’état civil. Il s’agira alors de :  

disposer d’un outil de localisation de l’ensemble des centres d’état civil 
(cartographie) ; 

disposer  d’un  outil  informatique  permettant  d’obtenir  des  informations 
exhaustives  sur  les  infrastructures,  ressources  matérielles  et 
équipement  des  centres  d’état  civil principaux  afin  de  planifier  les 
investissements futurs ; 

disposer  d’un  outil  informatique  permettant  l’identification  des 
ressources  humaines  et  de  leurs  caractéristiques  afin  de  s’assurer 
d’une  meil eure  adéquation  entre  personnels  affectés  et  besoins  de 
service ; 

disposer  des  informations  générales  sur  la  population,  les 
infrastructures  existantes  (électrification,  écoles,  centres  sanitaires, 
etc.),  les  équipements  routiers,  les  localités  rurales,  etc.  afin  de 
pouvoir mesurer l’accessibilité des centres d’état civil. 
35 
 

 
Description  
Le principe  d’élaboration  de la carte  de l’état civil repose sur l’exhaustivité de 
l’information  recueil ie.  Ainsi,  tous  les  centres  d’état  civil  seront  visités.  Une 
équipe de 60 enquêteurs et de 10 contrôleurs sera déployée afin de récolter les 
données  pertinentes  dans  les  différents  centres  d’état  civil.  La  collecte 
d’informations sur le terrain sera réalisée à l’aide de tablettes permettant ainsi 
un  transfert  et  traitement  très  rapides  de  l’information.  L’application 
informatique  utilisée  permettra  une  gestion  rapide  et  rigoureuse  des 
informations  collectées  sur  le  terrain.  Entre  autres,  elle  devra  être  en  mesure 
de  produire  les  indicateurs  de  qualité  du  service  rendu  attendus,  tels 
l’accessibilité  géographique  des  centres  (nombre  de  kilomètres  et/ou  durée 
pour atteindre le centre d’état civil le plus proche), le niveau d’activité potentiel 
des centres (nombre d’habitants couvert par un centre donné), etc. 
 
a)  Activités préparatoires : Elles incluent les tâches suivantes : 
 
Elaboration des outils de collecte 
Les  informations  à  collecter  en  vue  de  constituer  la  cartographie  de  l’état 
civil sont regroupées en différents modules dont notamment les suivants : 
  Module  1 :  Identification  du  centre  de  l’état  civil.  Il  s’agit  de  la 
localisation géographique du centre d’état civil. Les coordonnées GPS 
seront relevées.  
  Module 2 : Structure. Ce module comprend les informations sur : (a) le 
bâtiment  abritant  le  centre  d’état  civil (la  nature  du  mur  extérieur,  la 
toiture,  le  revêtement  du  sol) ;  (b)  le  nombre  de  pièces  consacrées  à 
l’état civil ; (c) l’alimentation en eau et en électricité ; (d) la présence et 
le type de toilettes ; 
  Module 3 : Capacités d’archivage du centre d’état civil à savoir : (a) le 
nombre de pièces consacrées à l’archivage de registres ; (b) le mode 
d’archivage ; (c) l’état de conservation des registres ; 
  Module 4 : Equipements de base dans le centre d’état civil. 
  Module 5 : Personnel du centre d’état civil. 
 
Formation des contrôleurs et des agents enquêteurs 
La  formation  sera  essentiellement  axée  sur  la  manipulation  des  tablettes 
qui  seront  utilisées  par  le  personnel  de  terrain  (contrôleurs  et  agents 
enquêteurs).  Une  première  formation  sera  organisée  à  Bamako  à 
l’attention  des  contrôleurs  régionaux  de  l’opération  de  collecte  (10)  qui 
seront placés sous la coordination d’un statisticiens-démographes mobilisé 
par  Civipol ;  (expertise  court  terme).  Leur  formation  englobera  aussi  bien 
les  aspects  techniques  portant  sur  l’administration  du  questionnaire  que 
ceux relatifs à l’organisation et  au contrôle du travail  sur le terrain.  A  leur 
tour,  les  contrôleurs  régionaux  dispenseront  des  formations  aux  agents 
enquêteurs  qui  seront  recrutés  dans  les  chefs-lieux  de  région  et  dans  les 
pools de collecte.  
 
b)  Collecte des données 
Le recensement des 995 centres d’état civil disséminés sur l’ensemble du 
territoire  national  sera  réalisé  afin  de  disposer  d’informations  fiables  et 
actualisées.  L’étude  consistera  à  collecter  les  données  dans  les  tous  ces 
centres  situés  dans  les  10  provinces.  Pendant  la  collecte,  les  agents 
enquêteurs accompliront les tâches principales ci-après : 

Administrer  le  questionnaire  au  préposé  du  service  d’état  civil 
(entretien et saisie des réponses dans la tablette) ; 

S’assurer de l’enregistrement complet des données dans la tablette ; 

Enregistrer  les  coordonnées  géographiques  du  centre  d’état  civil  à 
l’aide du GPS ; 

Photographier  le  bâtiment  du  centre  d’état  civil  (aspects  intérieur  et 
extérieur) ; 

Signaler  auprès  du  contrôleur  régional  toute  éventuelle  anomalie 
36 
 

 
constatée lors de la manipulation de la tablette ; 

Transmettre  au  serveur  du  niveau  central  (par  internet)  les  données 
enregistrées sur la tablette. 
Les contrôleurs assumeront les tâches suivantes : 

Présenter  les  agents  enquêteurs  auprès  des  autorités  et  de  préposés 
aux services de l’état civil ; 

Initier  les  agents  enquêteurs  aux  interviews  avec  les  préposés  des 
services de l’état civil ; 

S’assurer  de  la  bonne  utilisation  des  tablettes  par  les  agents 
enquêteurs ; 

Résoudre  des  problèmes  techniques  ou  pratiques  éventuellement 
rencontrés par les agents enquêteurs. 
 
c)  La gestion informatisée des données 
 
Présentation générale de l’application informatique de gestion des données 
Il  sera  développé  une  application  permettant  à  un  utilisateur  de 
visualiser  facilement  et  de  localiser  de  façon  compréhensible  les 
différents  centres  d’état  civil  du  Mali  et  d’en  visualiser  les 
caractéristiques. La localisation de ces centres sera déterminée à partir 
de  coordonnées  GPS  qui  seront  recoupées  avec  des  informations 
cartographiques permettant de retrouver la commune dans laquelle se 
situe le centre. 
Une fois ces informations enregistrées, on pourra ensuite augmenter la 
base  de  connaissances  avec  des  informations  de  dimensionnement 
des  volumes  de  données  de  chaque  centre  quand  elles  sont 
disponibles.  
L’application devra ensuite, en fonction des demandes de  l’utilisateur, 
planifier  des  tournées  et  estimer  le  temps  de  leur  réalisation.  Elle 
produira des informations précises sur chacune des tournées planifiées 
et  des  personnels  nécessaires  afin  de  proposer  à  l’utilisateur  un 
scenario réaliste de traitement des différents centres. 
mations les concernant comme décrit en préambule.  
 
Saisie des informations permettant la cartographie des centres d’état civil 
Conformément  aux  modules  présentées  précédemment,  l’application 
de  saisie  sur  terminal  mobile  permettra  d’enregistrer  les  informations 
complètes et précises concernant :  

L’identification du centre d’état civil, officier d’état-civil ; 

Type de voie d’accès, distance des centres d’état civil les plus proches 
en temps et km, distance de la principale ville de la région ; 

Identification des centres d’état civil secondaires et des officiers d’état-
civil (biométrie) ; 

Identification des structures sanitaires et distances du CP ou des CS ; 

Structure  du CP, type de construction, état de la construction,  niveau 
d’équipement ; 

Alimentation électrique, type, capacité, niveau d’autonomie, etc. ; 

Eau, toilettes, etc. ; 

Nombre de pièces consacrées à l’état civil, état des pièces ; 

Niveau de sécurisation des registres, état de conservation ; 

Nombre de registre par type, nombre d’actes pour chaque registre par 
année ; 

Dimension des registres par année ; 

Etat de conservation des registres, niveau de lisibilité ; 

Nombre d’extraits d’actes non retirés (5 dernières années) ; 

Equipement  du  centre,  (bureaux,  chaises  et  bancs,  ordinateurs, 
climatisation, imprimantes, véhicules, etc.) ; 

Personnel  d’état  civil,  identification,  niveau  d’études,  statut, 
connaissance informatique, formation reçue ; 
37 
 

 

Rémunération du personnel ; 

Ressources  financières  reçues  par  le  centre,  dépenses  réalisées  (2 
dernières années) ; 

Sources de financement (2 dernières années) ; 

Utilisation des ressources (2 dernières années). 
Ces  informations  seront  enregistrées  dans  le  terminal  mobile  avant 
d’être transmises au serveur central dès que la connexion le permettra. 
 
Utilisation des données enregistrées dans la base centrale. 
L’application  centrale  proposera  plusieurs  états  (20,  déterminés  en 
fonction des besoins) afin  de mettre les informations  à disposition  des 
administrateurs et des décideurs. 
Une  interface  conviviale  permettra  de  choisir  l’état  correspondant  aux 
attentes  des  gestionnaires.  L’application  proposera  également  une 
possibilité d’export des informations au format CSV. 
Il  sera  possible  d’accéder  aux  informations  concernant  chaque  centre 
en cliquant sur sa position sur la carte Google maps. 
 
d)  Traitement et analyse des données 
L’analyse a pour objectif de faire un état des lieux de l’offre du système 
d’enregistrement  des  faits  d’état  civil.  Dans  la  mesure  où  la  collecte 
des  données  se  fera  à  l’aide  des  tablettes,  le  traitement  et  l’analyse 
des  données  pourront  commencer  immédiatement  à  la  fin  de  la 
collecte de terrain. Ceci dit, les opérations de contrôle d’exhaustif et de 
cohérence  des  informations  recueil ies  sur  les  centres  d’état  civil  se 
feront progressivement pendant la collecte des données. Ainsi, si un ou 
plusieurs  fichiers-questionnaire  apparaît  incohérent,  il  sera  possible 
d’avertir  le  contrôleur  de  la  zone  concernée  pour  qu’il  organise 
rapidement une nouvelle visite du ou des centres concernés. 
Les  analyses  des  données  envisagées  seront  essentiellement 
descriptives recourant à des proportions lorsqu’il s’agira notamment de 
décrire  les  caractéristiques  des  centres  d’état  civil  (infrastructures, 
ressources matérielles et humaines, équipements informatiques etc.). Il 
sera  donc  possible  de  classer  les  centres  d’état  civil  en  fonction  des 
facilités, du niveau d’équipement, des conditions d’archivage, du profil 
du personnel travaillant dans les centres d’état civil. 
Certaines  analyses  permettront  de  mettre  en  évidence  les  différences 
entre  les  régions  sur  plusieurs  aspects  qui  caractérisent  les  centres 
d’état  civil  du  point  de  vue  de  l’infrastructure,  des  équipements,  des 
ressources matérielles et humaines, de la disponibilité des données sur 
les faits d’état civil. 
Enfin, il sera construit puis analysé directement à partir de l’application 
informatique les indicateurs clé de pilotage de la réforme de l’état civil. 
 
e)  Mise à jour de la cartographie 
Pour  l’actualisation  des  données,  l’assistance  technique  devra 
proposer  un  dispositif  économe  en  ressources  humaines  et 
matérielles.  Des  scénarii  seront  étudiés :  le  déploiement  périodique 
d’équipes  sur  le  terrain,  et/ou  l’utilisation  de  technologies  Open  Data 
Kit  (ODK)  qui  s’appuient  sur  l’utilisation  des  Smartphones  ou 
téléphones  appropriés.  La  seconde  option,  si  elle  est  faisable  et 
souhaitable,  nécessitera  probablement  des  phases  de  transition  afin 
d’être pleinement opérationnelle.  
Résultats 

L’enquête  de  cartographie  est  réalisée,  une  application  de  gestion  est 
attendus 
élaborée pour utiliser la base de données. 

Un mécanisme de mise à jour des données est mis en place.  

Les  informations  utiles  de  la  totalité  des  centres  d’état  civil  principaux  et 
secondaires ont été collectées 

Un Atlas de l’état civil du Mali est produit et diffusé 
38 
 

 
Partie(s) 
DNEC 
prenante(s) 
Groupes cibles 
Tous les centres d’état civil 
Ressources et 

20 véhicules tout terrain avec chauffeur loués (2 véhicules par région) ; 
coûts 

80 tablettes seront mises à disposition des agents de collecte ; 

Une application informatique de gestion des données sera développée par 
un prestataire. 

Contrôleurs  de  terrain :  10  superviseurs  de  terrain  seront  recrutés  et 
formés à Bamako par le prestataire sélectionné. 

Agents  de  collecte :  60  agents  de  collecte  seront  identifiés  par  le 
prestataire  et  formés  par  les  contrôleurs  de  terrain  dans  chaque  des 
provinces. 

Agents  contrôleur  des  données :  2  agents  contrôleur  des  données  seront 
mobilisés à Bamako par le prestataire et s’assureront que les informations 
transmises via les fichiers sont cohérentes. 
Expertise 

Chef d’équipe  
principale 

Administrateur  

Expert informaticien  
Expertise non 
Expert  statisticien  –  démographie  mobilisé  pour  la  formation  des  superviseurs 
principale 
de terrain, de la coordination du déploiement des enquêteurs, du traitement et 
de l’analyse des données.  
Indicateurs de 

Taux de couverture des centres d’état civil  
résultats 

Résultat de l’évaluation par les utilisateurs de l’application informatique de 
gestion de l’état civil proposée ; 

Délai moyen de mise à jour des données de la cartographie 

Nombre d’Atlas de la cartographie de l’état civil diffusés 
 
 

Atlas de l’état civil au format papier 
Livrables 

Application informatique de gestion des données de l’état civil 

Manuel utilisateur 

Rapport spécifique de cartographie 
Durée 
5 mois 

Préparation : 1 mois 

Collecte : 2 mois 

Traitement et analyse : 1 mois 

Diffusion et restitution : 1 mois (préparation de l’atelier national) 
Période 
M1 – M5 
Hypothèses 
et  La  situation  sécuritaire  du  pays  permet  au  travail  de  cartographie  de  couvrir 
risques 
l’ensemble du territoire. 
 
 
 
39 
 

 
 
II. Régime de croisière du projet 
 
Activité 1.1.2 : Mise à jour des informations sur l’état civil. 
Il  est  proposé  de  réaliser  trois  études  afin  de  s’assurer  d’une  bonne  prise  en  compte  des 
spécificités administratives, sociales et culturelles dans la réforme de l’état civil. Les résultats 
de  ces  études  devront  fournir  des  résultats  opérationnels  pour  être  intégrés  dans  les 
différentes  phases  de  la  réforme.  La  première  étude  à  caractère  sociologique  portera  sur 
l’analyse des spécificités des minorités culturelles pour une meilleure prise en compte dans 
la réforme de l’état civil. La deuxième étude « Genre et état civil » aura pour objet principal 
de  bien  percevoir  le  rôle  des femmes  dans  l’état  civil  non seulement  dans  l’enregistrement 
des  naissances  mais  aussi  pour  l’enregistrement  des  décès  et  des  mariages.  La  troisième 
étude  aura  pour  objet  principal  d’identifier  les  spécificités  des  postes  consulaires  dans  le 
système de l’état civil. Une enquête sera réalisée dans les postes consulaires principaux. 
 
Réalisation  d’études  spécifiques  sur  l’état  civil  pour  une  meilleure 
Activité 11.2b  
compréhension et intégration des groupes vulnérables, des minorités, des 
 
enfants dans le système de l’état civil. 
Objectifs de 

Fournir  les  informations  nécessaires  pour  améliorer  l’intégration  des 
l’activité 
minorités dans le système de l’état civil ; 
 

Fournir les informations nécessaires pour améliorer l’intégration des femmes 
et des jeunes filles dans le système de l’état civil ; 

Fournir  les  informations  nécessaires  pour  identifier  les  besoins  des  postes 
consulaires  afin  qu’ils  soient  en  mesure  de  s’intégrer  dans  un  système  de 
l’état civil sécurisé. 
Description 
Il  est  proposé  de  réaliser  trois  études  afin  de  s’assurer  d’une  bonne  prise  en 
activité 
compte  des  spécificités  administratives,  sociales  et  culturelles  dans  la  réforme 
de  l’état  civil.  Les  résultats  de  ces  études  devront  fournir  des  résultats 
opérationnels  pour  être  intégrés  dans  les  différentes  phases  de  la  réforme.  La 
première  étude  à  caractère  sociologique  portera  sur  l’analyse  des  spécificités 
des minorités culturelles pour une meilleure prise en compte dans la réforme de 
l’état civil. La deuxième étude « Genre et état civil » aura pour objet principal de 
bien  percevoir  le  rôle  des  femmes  dans  l’état  civil,  non  seulement  dans 
l’enregistrement  des  naissances  mais  aussi  pour  l’enregistrement  des  décès  et 
des  mariages.  La  troisième  étude  aura  pour  objet  principal  d’identifier  les 
spécificités  des  postes  consulaires  dans  le  système  de  l’état civil.  Une  enquête 
sera réalisée dans tous les postes consulaires. 
La première étude à caractère sociologique portera sur l’analyse des spécificités 
des minorités culturelles pour une meilleure prise en compte dans la réforme de 
l’état civil. De façon générale, on observe que les taux d’enregistrement de ces 
populations  est  très  faible  pour  des  raisons  qu’il  est  nécessaire  de  déterminer 
(problème  de  reconnaissance  administrative,  enclavement,  perception  de 
l’identité,  rapports  historiques  avec  l’administration,  organisation  sociale,  etc.). 
L’étude  aura  pour  objet  d’identifier  objectivement  ces  spécificités  par 
l’organisation  d’enquêtes  qualitatives  et  documentaires  auprès  des  populations 
et  des  autorités  traditionnelles.  Les  résultats  obtenus  seront  très  utiles  pour 
alimenter  le  travail  de  la  Commission  de  réforme  des  textes  règlementaires  de 
l’état  civil.  Des  enquêtes  de  terrain  seront  réalisées  par  un  bureau  d’études 
indépendant sous la coordination du Ministère des Affaires Sociales. 
La  deuxième  étude  « Genre  et  état  civil »  aura  pour  objet  principal  de  mieux 
percevoir  le  rôle  des  femmes  dans  l’état  civil  non  seulement  dans 
l’enregistrement  des  naissances mais  aussi  pour  l’enregistrement  des  décès  et 
40 
 

 
des  mariages.  Comme  souvent,  ce  rôle  central  est  méconnu  et  mérite  d’être 
explicité.  Cela  permettra  de  s’appuyer  sur  les  femmes  comme  véhicule  central 
de  sensibilisation  des  populations.  Un  deuxième  volet  de  l’étude  s’intéressera 
aux causes de la forte sous-représentation des femmes dans l’administration en 
charge  de  l’état  civil  et  proposera  des  solutions  pour  améliorer  ce  taux  de 
participation.  Un  troisième  volet  spécifique  sera  d’étudier  la  place  des  jeunes 
fil es  dans  le  système  national  de  l’état  civil.  Des  enquêtes  de  terrain  seront 
réalisées par un bureau d’études indépendant sous la coordination du Ministère 
des Affaires Sociales. 
La troisième étude aura pour objet principal d’identifier les spécificités des postes 
consulaires  dans  le  système  de  l’état  civil.  L’identification  a  permis  de  déceler 
des insuffisances fortes liées à de nombreux facteurs  (éloignement, manque de 
communication  des  postes  avec  l’administration  centrale,  ressources 
insuffisantes,  difficultés  de  coopérations  avec  les  autorités  du  pays  hôte,  etc.). 
Une enquête sera réalisée dans les 10 principaux postes consulaires du Mali par 
un bureau d’étude indépendant sous la coordination technique du Ministère des 
Affaires Etrangère, de l’intégration et de la Coopération Internationale. L’objet de 
cette  étude  sera  d’identifier,  les  besoins  des  postes  consulaires  pour  être  en 
mesure  de  satisfaire  aux  exigences  d’un  système  d’information  de  l’état  civil 
sécurisé. 
Résultats 

Un atelier national de restitution des résultats des études est réalisé ; 
attendus 

Les rapports des études sont diffusés ; 

Les recommandations des rapports sont prises en compte dans le processus 
de réforme de l’état civil, notamment pour la révision des textes. 
Partie(s) 

Ministère des Affaires Sociales, 
prenante(s) 

Ministères des Affaires étrangères 
Groupes cibles 

Femmes et jeunes filles 

Postes consulaires 

Les minorités 
Ressources et 
Bureau  d’études  ou  consultant  indépendant  recruté  par  appel  d’offre  local 
coûts 
et/ou international 
Expertise 

Chef d’équipe  
principale 

Expert  administration  pour  le  marché  de  l’étude  « postes  consulaires  et  état 
civil »  
Expertise non 

Expert(s) sociologue(s) ou anthropologue(s) ou géographe(s) :réalisation des 
principale 
études « genre et état civil » et « minorité et état civil » 
Livrables 

Rapports d’études 
Indicateurs de 

Nombre  de  recommandations  des  études  prises  en  compte  dans  le 
résultats 
processus de réforme institutionnel e de l’état civil ; 

Nombre de postes consulaires contactés et/ou visités 

Nombre de focus groups organisés et/ou de questionnaires administrés 
Durée 
16 mois 
Période 
M4 -19  
Hypothèses et 
N/A 
risques 
 
 
 
41 
 

 
 
Activité 1.2.4. : Renforcement de l’archivage 
 
Cette  activité  a  pour  objet  de  sécuriser  les  faits  d’état  civil  déjà  réalisés.  Il  convient  de 
procéder en trois étapes. 
La  première  se  concentrera  sur  l’archivage  et  les  modalités  de  classement ;  la  seconde 
consistera  à  renforcer  les  centres  principaux  pour  qu’ils  soient  en  mesure  de  remplir  leur 
mission d’archivage. Enfin, la troisième étape consistera en la numérisation des registres et 
leur intégration dans le fichier central de l’état civil. 
L’action  consiste  à  procéder  à  un  recensement  quantitatif  et  qualitatif,  le  plus  exhaustif 
possible, des données sur les registres d’état civil tenus dans les centres d’état civil du pays 
mais aussi ceux des postes consulaires. Ce recensement permettra de classer les registres 
au  moins  en  trois  catégories  en  fonction  de  leur  état  (bon,  détériorés  reconstructibles, 
définitivement  détériorés).  Il  servira  de  base  à  l’élaboration  rigoureuse  d’une  solution 
d’archivage numérique. 
  Renforcement des centres en matière d’archivage physique des registres  
Sur la base de la cartographie de l’état civil, des données précises seront disponibles 
quant aux volumes d’actes établis dans les centres, les stocks d’archives conservés 
et l’état de la conservation. 
Par une approche ciblée, des matériels modernes leur seront remis. L’aménagement 
de salle d’archivage répondant aux normes sera fait dans ce cadre. 
Pour  les  centres  principaux  retenus,  il  importe  cependant  de  les  doter  de  matériels 
d’archivage  sommaire  (du  type :  armoires  métalliques  ou  rayonnages  en  bois)  de 
façon à ce que les registres soient classés physiquement selon un plan d’archivage 
de  portée  nationale.  A  cette  fin,  une  circulaire  adressée  aux  maires  et  aux 
responsables  d’unités  administratives  notifiera  le  plan  d’archivage  à  appliquer  aux 
documents d’état civil. 
Sur cette base, une assistance technique sera déployée auprès des communes afin 
de  mettre  en  pratique  cette  directive,  et  distribuer  le  cas  échéant  du  matériel 
d’archivage  (rayonnages,  boites  à  archives…).  Cette  assistance  permettra  aux 
agents  municipaux  en  charge  de  l’archivage  de  s’approprier  la  circulaire,  et  de 
démarrer le travail d’archivage proprement dit.  
  Mise en place de l’archivage électronique des registres 
Sur la base d’un archivage physique rigoureux, et d’un état des lieux disponible grâce 
à la cartographie, il sera possible de classer les registres au moins en trois catégories 
en  fonction  de  leur  état  (bon,  détériorés  reconstructibles,  définitivement  détériorés). 
Ceci servira de base à l’élaboration rigoureuse d’une solution d’archivage numérique.  
Sensibilisée  au  problème  de  la  conservation  des  documents  d’état  civil  et  à  sa 
rentabilité  économique,  la  DNEC  devra  recourir  à  des  méthodes  telles  que 
l’archivage électronique des documents d’état civil afin de les sécuriser.  
42 
 

 
Le remplacement des supports physiques traditionnels (papier) ou la prise en compte 
de  documents  d’origine  électronique  dans  une  solution  de  gestion  électronique  des 
documents  (GED)  implique  dorénavant,  notamment  lorsque  les  projets  ont  pour 
vocation  un  archivage  "légal",  le  respect  de  certaines  normes.  Celles-ci,  pour  le 
domaine de la GED et particulièrement pour celui de l’archivage électronique, exigent 
de s’assurer que les systèmes sont bien conçus et que leur exploitation respecte des 
procédures répertoriées et sécurisées. 
 
 
Activité 1.2.4.a 
Renforcement de l’archivage 
Objectifs de 
Sécuriser  la  durée  de  vie  illimitée  des  archives  publiques  que  sont  les 
l’activité 
archives d’état civil en renforçant leurs conditions de conservation et en 
tenant  compte  de  leur  intégration  d’une  manière  aisée  et  automatique 
dans une base de données nationale. 
Description 
Pour l’archivage physique préalable :  
activité 
  Rédaction  d’une  circulaire  instaurant  un  plan  d’archivage  national  des 
documents d’état civil.  
La circulaire indiquera le principe de classement des documents (année, 
série,  sous-série),  et  les  conditions  de  mise  en  œuvre  du  plan  dans  la 
durée. Un groupe de travail sera constitué à ce sujet. 
  Assistance  à  la  mise  en  œuvre  du  plan  d’archivage  et  dotation  en 
matériels. 
Une équipe d’archivistes sera recrutée et déployée auprès de toutes les 
communes pour :  
-  expliquer  et  commencer  la  mise  en  œuvre  du  plan  avec  le  personnel 
communal concerné 
- reconstituer le cas échéant les registres détériorés (reliure…) 
-  distribuer  le  matériel  d’archivage  en  proportion  du  stock  d’archives  à 
classer. 
Pour l’archivage électronique : 
  Réaliser une étude d'indexation et de numérisation des registres. 
L’étude consiste à procéder à un recensement quantitatif et qualitatif, le 
plus  exhaustif  possible,  des  données  sur  les  registres  d’état  civil  tenus 
dans  les  centres  d’état  civil  du  pays  mais  aussi  ceux  des  postes 
consulaires. Ce recensement permettra de classer les registres au moins 
en  trois  catégories  en  fonction  de  leur  état  (bon,  détériorés 
reconstructibles,  définitivement  détériorés).  Elle  servira  de  base  à 
l’élaboration rigoureuse d’une solution d’archivage numérique, en vue de 
la reprise de l’antériorité (préparation du marché). 
  Reprise de l’antériorité 
Compte  tenu  des  premiers  éléments  de  diagnostic  relatif  à  l’archivage, 
une des solutions de reprise d’antériorité possible serait la suivante : 

Dans  les  communes  disposant  de  suffisamment  de  place  et  de  personnel, 
mise  en  place  d’un  centre  de  numérisation  régional  disposant  d’un 
numériseur  A3  adapté  aux  registres  (pouvant  numériser  des  documents 
reliés  et  potentiellement  de  mauvaise  qualité)  et  d’un  numériseur  rapide  à 
chargement automatique pour toutes les pièces pouvant passer dans un tel 
chargeur.  Ces  centres  de  numérisation  seraient  reliés  aux  sites  régionaux, 
qui  se  chargeraient  de  l’indexation  fine  des  documents  à  leur  réception.  Il 
suffirait  ainsi  de  former  un  opérateur  dans  chaque  centre  de  numérisation 
pour  la  manipulation  des  scanners,  la  préparation  des  documents,  leur 
rangement ensuite et de former des opérateurs d’indexation dans les centres 
régionaux ; 

Pour  les  autres  communes,  la  région  s’équiperait  d’un  centre  de 
numérisation  mobile,  monté en  shelter  sur  un  camion,  équipé  de  panneaux 
43 
 

 
solaires  avec  secours  par  les  batteries  et  le  moteur  du  camion.  Dans  ce 
shelter,  nécessairement  climatisé,  serait  installé  un  équipement  similaire  à 
celui  décrit  ci-dessus.  Une  équipe  d’intervention  serait  formée  et  se 
déplacerait  ainsi  de  commune  en  commune  pour  numériser  les  registres  et 
les pièces annexes, puis rentrerait au site régional pour le chargement dans 
les  bases  de  la  GED-ARCHIVAGE  et  l'indexation  fine  par  les  opérateurs 
régionaux.  Si  un  réseau  mobile  radio  est  disponible,  le  camion  pourrait 
également  gagner  du  temps  dans  le  transfert  en  transmettant  ses  images 
numérisées par liaison radio (en mode 3G+ par exemple). 
Organisation 
La reprise nécessitera le montage d’un atelier (selon le descriptif du processus ci-
après) : 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
La  reprise  des  actes  sur  les  registres  existant  se  découpant  en  deux  phases 
principales : 
 
  Phase  en  amont  in  situ  de  capture  des  registres  en  collaboration 
avec  le  référent  état  civil  de  la  mairie  et  un  opérateur  (deux  si gros 
volumes) : 

   Numérisation  en  une  prise  de  vue  du  registre  ouvert  avec  scanner  à 
prise de vue par le haut 
 
  Phases  aval  (découpe  des  actes,  prise  en  compte  des  mentions, 
indexation par vidéocodage) en atelier avec la chaîne telle qu’il ustrée en 
début de cette section 
  Chaîne  de  traitements  en  flux  avec  à  chaque  étape  un  contrôle 
qualité des images et index : 
o  Eventuelle  binarisation  de  l’image  (permet  d’améliorer  la 
lisibilité, donc la qualité d’impression, des actes images par la 
suite) 
o  Découpe  des  actes  (deux  pages  avec  potentiellement 
plusieurs actes par page qui doivent être chacun isolé) 
o  Indexation/lien avec l’acte (type, année, n°, noms...) 
Avant l’exportation dans un format (tant pour les données que les images) 
intégrable  dans  une  base  centrale  état  civil,  un  dernier  contrôle  qualité 
peut  être  opéré  pour  assurer  un  « taux  de  non  qualité  admise »  (par 
exemple de 1% selon la norme X06-022-AFNOR). 
 
Evaluation 
Il  ne  sera  certainement  pas  possible  de  numériser  la  totalité  des  registres  sauf 
augmentation  de  l’enveloppe  budgétaire.  La  solution  proposée  sera  donc  de 
commencer les opérations de numérisation par l’année en cours puis de remonter 
dans le temps jusqu’à épuisement des ressources disponibles. Une autre solution 
serait de procéder par la numérisation de la totalité des registres pour des régions 
sélectionnées  (phasage).  En  première  analyse,  la  dotation  budgétaire  du 
programme affectée à la numérisation permettra de numériser environ  2 millions 
d’actes, soit environ 20 % de la totalité des registres. 
Une  fois  l’opération  pilote  achevée,  son  coût  sera  évalué  (coût  moyen  par  acte 
numérisé) en vue d’une généralisation. 
Une estimation  détaillée des coûts directs et indirects sera réalisée ainsi qu’une 
44 
 

 
analyse  d’opportunité.  Un  rapport  d’évaluation  sera  remis  à  l’issue  de  cette 
analyse. 
Résultats 
Un plan d’archivage physique des documents d’état civil est disponible et mis en 
attendus 
œuvre dans les communes.  
Une étude d’indexation et de numérisation des registres est disponible.  
La reprise de l’antériorité est réalisée. 
Partie(s) 
DNEC 
prenante(s) 
Ressources et 

Matériels d’archivage 
coûts 

10 archivistes de terrain et 10 adjoints en mission circulaire dans le pays.  

Etude d’indexation et de numérisation 

Reprise de l’antériorité 
Expertise 

Chef d’équipe  
principale 

Expert informaticien  

Expert administration pour la passation des marchés 
 
Expertise non 

Expert archiviste  
principale 
Livrables 

Base de données des registres numérisés créée 

330 centres d’état civil équipés pour assurer un achivage correct 

Plan d’archivage national 

Rapport de l’étude d’indexation et de numérisation 
Groupes cibles 

Archivistes des centres d’état civil 

Officiers et auxiliaires des centres d’état civil 

Agents de la DNEC en charge de l’archivage physique et électronique 
Indicateurs de 

Plan national d’archivage physique des documents d’état civil 
résultats 

Nombre des registres classés  

Nombre des registres reconstitués 

Nombre de registres indexés et numérisés 

Date de fin de la reprise de l’antériorité 
Durée 
18 mois 
Période 
M12 – M30 
Hypothèses et 

Considérer  que  le  personnel  disponible  dans  les  communes  n’a  pas  le 
risques 
temps  ni  les  capacités  pour  réaliser  l’opération  rapidement  et  avec  un 
niveau  de  qualité  correct.  Il  est  impensable  de  former  autant  d’opérateurs 
de numérisation que de centres d’état civil. 

L’insécurité  dans  certaines  régions  du  Mali  rend  impossible  la  réalisation 
des travaux de numérisation dans ces zones. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Activité 1.2.4.b  
Sécurisation de l’approvisionnement en registres 
45 
 

 
Contexte 
Au  Mali,  l’Imprimerie  Nationale  (IN)  a  un  monopole  légal  sur  la 
production  de  registres  d’état  civil  et  sur  d’autres  imprimés 
administratifs.  Or  les  capacités  de  production  de  l’IN  sont  limitées  et 
l’état  du  parc  de  machines  est  vétuste.  Aussi,  les  registres  sont 
produits  en  quantités  inférieures  aux  besoins,  et  selon  une  périodicité 
qui peut être en décalage avec le rythme de vie annuel des registres : 
avant  le  1er  janvier,  la  disponibilité  des  registres  n’est  pas 
systématiquement assurée au niveau des points de vente.  
En  outre,  l’approvisionnement  des  centres  d’état  civil  en  registres  est 
également  problématique.  Les  mairies  sont  autorisées  à  acheter 
directement  des  registres  à  l’I.N,  mais  elles  ne  prennent  pas  toujours 
suffisamment  en  compte  les  besoins  des  centres  secondaires  situés 
sur leur territoire. Les postes diplomatiques et consulaires, qui doivent 
être  approvisionnés  en  fin  d’année  civile  par  le  Ministère  des  affaires 
étrangères, éprouvent les mêmes difficultés.  
Le coût  d’achat  des registres, et la nécessité de se rendre  à Bamako 
pour acheter des registres, sont également des facteurs qui empêchent 
que des registres d’état civil soient ouverts toute l’année en tout point 
du territoire national pour y recueil ir les faits d’état civil. 
Les  ruptures  d’approvisionnement  en  registres  sont  une  grande 
insécurité  qui  pèse  sur  le  système  d’état  civil.  En  effet,  sans  registre, 
soit  des  événements  d’état  civil  échappent  à  l’enregistrement,  soit  le 
personnel d’état civil utilise des expédients qui sont source d’insécurité 
juridique  –  telle  que  l’inscription  des  événements  d’état  civil  sur  des 
supports non autorisés. 
Afin d’assurer un approvisionnement régulier des centres en registres, 
il  convient  d’apporter  un  appui  pour  la  production  et  la  diffusion  des 
registres dans les centres d’état civil principaux et secondaires. 
A cette fin, une stratégie d’approvisionnement sera élaborée. Elle sera 
fondée  sur  une  étude  qui  définira  un  schéma  de  la  chaine 
d’approvisionnement en registres. 
L’étude  fera  des  recommandations,  notamment  sur  la  matérialité  des 
registres  et  sur  les  dispositions  législatives  ou  règlementaires 
éventuellement à adopter ou à modifier, et établira une programmation 
opérationnel e  et  financière  afin  de  sécuriser  l’approvisionnement  en 
registres. 
Cette activité comprendra les sous-activités suivantes : 
  Etude d’élaboration d’un schéma d’approvisionnement en 
registres d’état civil 
  Financement de l’acquisition des 50 000 registres  
  Distribution de lots de registres auprès des niveaux territoriaux 
pertinents. 
 
Objectifs de l’activité 
Garantir  une  sécurité  de  l’approvisionnement  en  registres  d’état  civil 
entre  l’unité  de  production  et  les  points  de  distribution  afin  d’assurer 
une continuité du service public de l’état civil. 
Description activité 
  Etude  d’élaboration  d’un  schéma  d’approvisionnement  en 
registres d’état civil 
Une étude sera menée afin : 

De réaliser un diagnostic précis des capacités de l’I.N en matière 
de  production  de  registres  (état  des  machines,  carnet  de 
commandes…) et de stockage.  

D’établir  un  schéma  d’approvisionnement  en  registres,  en 
indiquant les contraintes de calendrier, budgétaires, et logistiques 
à respecter.  

De  faire  des  recommandations  sur  la  matérialité  des  registres 
46 
 

 
(format,  millésimage,  présence  de  duplicata  ou  de  triplicata…)  et 
sur  les  dispositions  législatives  ou  règlementaires  éventuellement 
à adopter ou à modifier 
  Distribution de lots de registres auprès des niveaux territoriaux 
pertinents 
Sur  la  base  de  la  cartographie,  qui  indiquera  notamment  le 
nombre  d’actes  dressés  par  centre  –  et  ceci  en  rapport  à  la 
démographie  de  la  population  –  une  commande  sera  prise 
pour  approvisionner  les  centres  pendant  deux  années  civiles. 
Les  lots  de  registres  seront  ensuite  ventilés  dans  un  premier 
temps auprès des cercles, puis des communes, pour rejoindre 
ultimement  les  centres  secondaires.  Le  MAT  assurera  la 
communication 
adéquate 
auprès 
des 
circonscriptions 
administratives.  
L’opération sera renouvelée deux ans après. 
Résultats attendus 

Un schéma d’approvisionnement en registres est élaboré ; 

Le parc des machines dédiées à la confection des registres est 
modernisé ; 

Deux commandes, couvrant chacune les besoins biannuels en 
registres, sont prises, et les registres sont distribués auprès des 
centres.  
Partie(s) prenante(s) 
DNEC 
Groupes cibles 

I.N. 

Centres d’état civil 
Expertise principale 

Chef d’équipe 
-  Expert administration pour le marché  
Expertise non principale 

Expert 
logisticien 
pour 
l’élaboration 
du 
pshéma 
d’approvisionnement 

Prestataire  de  service  pour  la  mise  en  œuvre  du  shéma 
d’approvisionnement  
Livrables 

Rapports d’études 

50 000 registres 

Schéma d’approvisionnement 
Indicateurs de résultats 
Nombre de registres commandés 
Nombre de registres acheminés aux centres d’état civil 
Durée 
Schéma d’approvisionnement : 3 mois 
1e commande et 1e distribution : 5 mois 
2e commande et 2e distribution : 5 mois 
Période 
Schéma d’approvisionnement : M3 – M6 
1e commande et 1e distribution : M13 – M18 
2e commande et 2e distribution : M42 – M47 
Hypothèses et risques 
Les  risques  liés  à  la  sécurité  ne  permettent  pas  d’assurer  les 
distributions dans la totalité des régions ; 
Les ressources humaines affectées par l’I.N. ne restent pas à leur 
poste de travail une fois formées. 
 
Activité 2.1.1.: Etudes préalables à la mise en place d’un fichier central de l’état civil 
opérationnel  

47 
 

 
Les études envisagées seront les suivantes :  
o  Le Schéma Directeur pour l’informatisation de l’état civil ; 
o  L’Elaboration du cahier des charges de l’application informatique, dont la maintenance ; 
o  L’Identification de nouvelles technologies pour la modernisation de l’état civil ;  
o  L’Audit de la base de données biométrique RAVEC et sur les perspectives pour sa mise 
à jour ; 
o  L’Etude "Base de données, sécurité et réseaux",  
 
Activité 2.1.1.a 
Identification 
des 
nouvelles 
technologies 
pour 
l’amélioration  de 
 
l’enregistrement des faits d’état civil 
Contexte 

Les  nouvelles  technologies  de  l’information  et  de  la  communication  constituent 
aujourd’hui des pistes à explorer pour l’amélioration du système de l’état civil. Par 
exemple,  lors  de  la  phase  de  rattrapage  (audiences  foraines),  l’utilisation  de 
tablettes  reliées  à  un  serveur  central  par  les  agents  recenseurs  constitue  une 
avancée  indéniable.  Auparavant,  ces  opérations  de  collecte  utilisaient  des 
supports  papiers  (questionnaires),  beaucoup  plus  coûteux,  dont  la  qualité  était 
difficilement contrôlable et pour lesquels le coût de traitement de l’information était 
très élevé (en temps et en ressources). 

Les  exemples  pourraient  se  multiplier  mais  il  faut  faire  très  attention  à  la 
problématique de la maîtrise de ces nouvelles technologies par les administrations 
bénéficiaires. L’utilisation de telles tablettes a pris beaucoup de temps avant d’être 
assimilée, voire rentabilisée. 

Par  ailleurs,  les  nouvelles  technologies,  comme  l’informatisation,  ne  sont  qu’un 
outil ;  ils  ne  constituent  en  aucun  cas  à  la  nécessité  de  procéder  à  des  réformes 
structurelles. C’est pourquoi, l’utilisation de nouvelles technologies doit être pensée 
très finement à court, moyen et long termes. 

Les  technologies  ont  fortement  évolué  dans  le  domaine  de  l’identification  des 
personnes  en  général  et  en  matière  d’état  civil  en  particulier.  L’amélioration  des 
technologies  de  transferts  de  flux  de  données  a  considérablement  facilité  les 
communications  dans  les  zones  même  les  plus  reculées.  Ainsi,  la  biométrie 
(empreintes,  iris),  les  sms  (pour  les  déclarations),  la  baisse  des  coûts  de 
communication,  l’extension  des  réseaux  (fibre  optique),  etc.  sont  autant  de 
nouvelles  technologie  sur  lesquels  il  serait  éventuellement  intéressant  de 
s’appuyer pour améliorer le système d’état civil. 
Objectifs de 

Identifier  les  technologies  les  plus  efficientes  et  adaptables  à  la  situation  du  Mali 
l’activité 
pour l’amélioration du système de l’état civil  
Description de 
Il  sera  fait  appel  à  une  expertise  de  courte  durée  pour  réaliser  l’étude  « Analyse 
l’action 
des  nouvelles  technologies  de  l’information  et  des  communications  appliquées  à 
l’état  civil ».  Pour  ce  faire,  il  sera  mobilisé  un  expert  de  l’Agence  Nationale  des 
Titres  Sécurisés  (ANTS).  Cet  organisme  public  est  de  répondre  aux  besoins  des 
administrations  de  l’État  en  matière  de  titres  sécurisés.  Ces  titres  sont  des 
documents  délivrés  par  l’État,  faisant  l’objet  d’une  procédure  d’édition  et  de 
contrôle sécurisée. 

Dans le domaine de l’état civil, l’ANTS a développé pour le compte du ministère de 
la  Justice  le  projet  Comedec  (dispositif  de  COMmunication  Électronique  des 
Données de l’État Civil). Il vise à simplifier les démarches administratives des 
usagers
,  et  à  limiter  la  fraude  documentaire.  COMEDEC  est  un  dispositif 
dématérialisé de délivrance de données de l’état civil qui  a vocation à centraliser 
l’ensemble  des  demandes  d’acte  adressées  aux  communes.  Ainsi,  les  usagers 
n’ont plus à demander des actes d’état civil en mairie, mais ce sont les collectivités 
qui  gèrent  pour  l’usager  cette  demande  via  le  nouvel  outil.  Cette  rapide 
48 
 

 
présentation  d’un  projet  ANTS  nous  a  semblé  intéressante  car  ce  type  d’agence 
constitue  un  acteur  important  de  développement  de  nouvelles  technologies.  Les 
qualifications de ses experts apporteront sans doute beaucoup à la mise en œuvre 
du projet dans sa dimension innovante. 

 

L’expert sera mobilisé pour 4 semaines et sera chargé de réaliser une étude selon 
le canevas suivant : 
o  dans un premier temps, il sera nécessaire de procéder à une identification 
des  nouvelles  technologies  à  même  d’apporter  une  réelle  plus-value  au 
système de l’état civil malien. Les bonnes pratiques dans les pays voisins 
ou occidentaux seront naturellement étudiées. 
o  dans  deuxième  temps,  l’expert  analysera  les  capacités  nationales 
(personnel  qualifiés,  réseau  de  télécommunication,  organes  de  pilotage 
national,  etc.)  pour  intégrer  ces  nouvelles  technologies.  Une  analyse 
coûts-avantages  sera  alors  réalisée  afin  de  retenir  des  solutions 
potentiellement  accessibles  et réalisables  dans  le  cadre  de  la  réforme  de 
l’état civil. 
o  dans un troisième temps, l’expert proposera un plan d’action pour la mise 
en  œuvre  des  solutions  retenues  ainsi  qu’à  un  chiffrage  du  coût  de 
l’opération. 
o  Enfin,  l’expert  proposera  des  recommandations  opérationnel es  à  valider 
par les autorités nationales. 
 

Cette  étude  sera  réalisée  en  étroite  col aboration  avec  l’expert  informaticien  et 
placée sous la coordination du Centre de Traitement des Données de l’Etat Civil. 

Les  résultats  de  cette étude  qui  se  déroulera  en  début de  projet seront  exploités, 
notamment  pour  la  réalisation  du  Schéma  Directeur  Informatique  ainsi  que  pour 
l’élaboration du cahier des charges de mise à jour de l’application informatique de 
gestion de l’état civil. 
Résultats 

Réalisation  d’un  état  des  lieux  exhaustif  des  nouvelles  technologies  de 
attendus 
l’information et de la communication adaptables au Mali 

Evaluation des coûts de la mise en œuvre de ces nouvel es technologies 

Plan d’action 
Partie(s) 
CTDEC 
prenante(s) 
Indicateur de 

Nombre de nouvelles technologies identifiées et pertinentes 
résultat 

Nombre de recommandations validées et mises en œuvre 
Livrable 
Rapport 
Expertise 
Expert Informaticien SGBD  
Principale 
Expertise CT 

Expert spécialisé dans les nouvel es technologies de l’information appliquées à 
l’état  civil.  Cet  expert  sera  mobilisé  dans  le  cadre  d’un  accord  de  mise  à 
disposition entre Civipol et l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés) 
Budget 
N/A 
estimatif 
Durée 
2 mois 
Période 
M3-M4 
Hypothèses et 

Les  infrastructures  de  télécommunication  sont  en  mesure  de  supporter  les 
risques 
innovations proposées ; 
49 
 

 

Le  Mali  dispose  de  ressources  humaines  qualifiées  pour  maîtriser  les 
techniques nouvelles proposées 
 
 
Schéma  Directeur  pour  l’informatisation  de  l’état  civil  et  conditions 
Activité 2.1.1.b  
d’exploitation du fichier central de l’état civil par d’autres administrations 
Objectifs de 
l’activité


Disposer  d’un  diagnostic  précis  des  capacités  du  pays  pour  informatiser  le 
 
système d’état civil 

Disposer de scénarios détaillés pour l’informatisation du système d’état civil 

Disposer d’une évaluation précise du coût d’informatisation de l’état civil 
Description de 
l’action

La réalisation du schéma directeur informatique sera réalisée en 4 phases :  
 
Phase 1 : LE BILAN DE L'EXISTANT ET ORIENTATIONS 
C’est la phase la plus importante à l’élaboration de tout projet d’informatisation, el e 
posera les fondements de l’ensemble de l’étude. 
Identifier  et  prendre  connaissance  des  processus  de  gestion  en  place,  apprécier 
l'efficacité de  l'informatique  actuelle,  déterminer  les  besoins  à  satisfaire,  définir  les 
orientations de base pour le nouveau système d'information sont autant de résultats 
attendus de cette première phase. 
Partant du diagnostic constaté, les experts s'attacheront à déterminer une stratégie 
de  développement  informatique  répondant  aux  attentes  des  utilisateurs,  tenant 
compte  de  la  stratégie  générale  de  la  réforme  de  l’état  civil  malien  et  de  ses 
objectifs  de  consolidation  en  exploitant  au  mieux  la  technologie  du  marché.  Les 
actions à réaliser sont : 


Prendre contact avec les différents acteurs 

Création  d’un  comité  de  pilotage  représentant  tous  les  acteurs  impliqués,  de 
loin  ou  de  prêt,  dans  le  projet (Ministère  de  l’Intérieur,  Ministère  de  la  Justice, 
les centres d’état civil …) et identifier le (s) rôle(s) de chaque membre. 

Prendre connaissance des aspects organisationnels, fonctionnels et techniques 
du système état civil actuel 

Analyser  la  problématique  ayant  poussé  les  autorités  à  la  modernisation  du 
système état civil actuel  

Définir et arrêter les besoins en les classant par acteur et par ordre de priorité 
limitation du champ d’action du futur système 

Elaborer un planning de visites sur sites (les sites sont à identifier par le comité 
de  pilotage)  afin  d’établir  un  état  des  lieux.  Cette  phase  sera  clôturée  par  un 
rapport  d’analyse  (étude  de  faisabilité)  pour  la  mise  en  place  d’un  système 
informatisé d’état civil au Mali. 
Des  orientations  seront  formulées  pour  faciliter  la  mise  en  œuvre  de  la  stratégie 
proposée.  Elles  pourront  concerner  l'organisation,  la  gestion  ou  les  techniques 
impliquées dans le traitement et la communication des informations. 
Un rapport diagnostic récapitulant tous ces aspects mettra en évidence les lacunes 
à combler et les actions à renforcer. 
La  disponibilité  des  sources  d'informations  est  capitale  pour  la  qualité  de  l’étude. 
Tous  les  dossiers,  documents,  rapports  d'étude,  notes,  manuels  et  publications 
devront  être  mentionnés  à  l'équipe  d’experts  qui  devra  pouvoir  en  disposer  sans 
difficulté. 
Phase  2  :  CONCEPTION  DU  SYSTEME  D'INFORMATION  ET  PRESENTATION  DES 
SCENARIOS
 
Après validation du rapport final de la phase I (ETUDE PREALABLE – Analyse des 
besoins et étude de l’existant
), cette phase débouchera par l’élaboration d’un plan 
d’actions  précisant  les  différentes  phases  du  schéma  directeur  informatique  état 
50 
 

 
civil, à savoir, l’étude détaillée, réalisation et mise en œuvre.  Il s’agira de procéder 
dans un premier temps à la Conception générale du système d'information. Une 
maquette  générale  du  système  cible  précisera  la  vision  que  les  experts  et 
consultants  se  feront  du  système  d'information  à  moyen  terme.  Il  s’agira  ensuite 
d’élaborer une ébauche des scénarios de développement. 
 
Les  experts
  s'attacheront  à  la  construction  de  solutions  organisationnelles  et 
techniques,  en  analysant  les  risques  qui  leur  sont  associés.  Les  solutions 
organisationnelles  traiteront  de  l'organisation,  et  de  la  répartition  sur  les  sites  des 
grands ensembles de données à constituer et des traitements dont ils feront l'objet. 
Les solutions techniques concerneront les architectures d'équipement et les réseaux 
de  communication,  les  modes  et  les  outils  de  développement  des  logiciels 
d'application, les logiciels  de  base (système d'exploitation, système de gestion  des 
bases de données SGBD, administration de réseau, etc.). 
Les  solutions  envisagées  seront  regroupées  au  sein  de  "Scénarios  de 
développement"  formés  à  partir  de  choix  organisationnels,  techniques  ou 
technologiques. 
Phase 3 : ETUDE DETAILLEE DU SCENARIO RETENU 
L'objet  de  cette  phase  est  l'approfondissement  des  évaluations,  et  des  actions 
induites par le choix du scénario de développement du système informatique. 
Les aspects organisationnels et techniques du scénario seront détaillés de manière 
à mettre en évidence les actions principales à entreprendre, à les ordonnancer et en 
évaluer les moyens de réalisation en fonction des options prises. 
Ces  moyens  concerneront  les  ressources  humaines,  les  ressources  matérielles  et 
les budgets. 
Des  plans  d'action  seront  élaborés  et  formalisés  pour  servir  de  tableaux  de  bord 
pour le suivi des réalisations. 
A l'issue de cette phase, un rapport intitulé "Etude du Scénario Retenu" rédigé. 
Phase 4 : ORGANISATION ET PLANIFICATION DE LA MISE EN ŒUVRE 

Au cours de cette phase, les experts présenteront un calendrier de mise en œuvre 
du  Schéma  Directeur;  il  tiendra  compte  des  recommandations  et  remarques  du 
Comité  Technique  de  Suivi  au  sujet  du  rapport  de  la  phase  précédente.  Les 
structures et modalités de suivi de la mise en œuvre du Schéma Directeur y seront 
définies et consignées. 
Résultats 

Le schéma directeur informatique est élaboré et validé 
attendus 

Le  plan  d’action  de  mise  en  œuvre  de  l’informatisation  de  l’état  civil  est 
élaboré 

Les scénarios d’informatisation de l’état civil sont proposés 

Un chiffrage de l’informatisation de l’état civil pour chacun des scénarios est 
réalisé 

Le cahier des charges pour l’informatisation de l’état civil est élaboré  
Partie(s) 
DNEC 
prenante(s) 
Indicateur de 

Date de validation du SDI 
résultat 

Nombre de personnes rencontrées lors de la réalisation du SDI 
Livrable 
o  Note méthodologique : cette note explicitera la démarche de l’étude et un plan 
de travail détaillé.  
o  Rapport 1 : Rapport d’analyse (Etude de faisabilité) pour la mise en place d’un 
système informatisé d’état civil au Mali.  
o  Rapport  2  :  Proposition  du  document  du  projet  (cahier  de  charges 
51 
 

 
fonctionnels) ; 
o  Rapport  3  :  Version  finale  du  document  projet  prenant  en  compte  les  trois 
premiers documents ci-dessus et une proposition de recommandations. 
Expertise 

Expert informaticien  
Principale 

Chef d’équipe (expert institutionnel)  
Expertise CT 

Expert « sécurité et réseaux » : 

Expert Archiviste – GED  
Durée 
        2 mois 
Période 
M7 – M9 
Hypothèses et 

Les  infrastructures  de  télécommunications  ne  permettent  pas  une  couverture 
risques 
nationale de l’état civil  

La situation sécuritaire ne permet pas d’accéder à l’ensemble des communes 
à informatiser 
 
 
Elaboration du cahier des charges pour la mise à jour de l’application 
Activité 2.1.1.c 
informatique de gestion des données de l’état civil 
Contexte 
Outre la base de données informatisées de l’état civil, le Centre de traitement des 
données  de  l’état  civil  (CTDEC)  dispose  aujourd’hui  d’un  logiciel  de  gestion  des 
faits d’état civil appelé « City web » .  
Cet outil vise à assurer la gestion complète de l’état civil dans le respect des textes 
en vigueur : de la création de chaque type d’acte (naissance, mariage, décès) à la 
génération  et  l’édition  de  documents  associés  à  la  création  de  l’acte.  City  Web 
permet  également  de  gérer  les  mentions  associées  à  un  acte  modifiant  ainsi  le 
contenu de l’acte initial ou le statut de la personne concernée par cet acte. 

Le logiciel n’a toutefois pas encore été déployé et à ce jour la base de données qui 
est  une  solution  en  mode  "client  léger"  (navigateur  web)  est  alimentée  par  des 
données  collectées  manuellement  aux  niveaux  des  centres  principaux  et 
secondaires d’état civil. 

Le fait que ce logiciel de gestion de l’état civil soit déjà installé constitue un atout 
considérable pour le projet. Cela signifie en effet que les personnels de la CTDEC 
maîtrisent  déjà  l’outil  et  qu’il  est  aujourd’hui  bien  intégré  dans  la  plateforme 
informatisée du système. 

Néanmoins, lors d’une mission réalisée en fin 2016, les responsables du CTDEC 
ont alerté les experts sur l’absence de mise à jour de l’application depuis 2011 et 
souhaiterait disposer de l’ensemble des mises à jours disponibles. 
Objectifs de 

Disposer  des  spécifications  technique  d’une  solution  informatique  de  gestion 
l’activité 
des données mise à jour et déployée sur l’ensemble des communes du Mali 
Description de 
Dans un premier temps, il s’agira de procéder à un audit de la solution informatique 
l’action 
City  Web  afin  de  lister  l’ensemble  des  éléments  à  mettre  à  jour.  Des  extensions 
seront  sans  doute  aussi  souhaitées  compte  tenu  des  évolutions  technologiques  de 
ces  6  dernières  années.  Pour  partir  des  éléments  fournis  par  cet  audit,  l’expert 
informaticien élaborera le cahier des charges de l’application informatique 
Le cahier des charges comportera deux volets : un volet fonctionnel décrivant toutes 
les  fonctionnalités  attendues  et  un  volet  technique  décrivant  les  caractéristiques 
techniques de la solution. C’est cette étude qui déterminera les formes, contenus et 
modalités  de  sécurisation,  de  contrôle  et  de  stockage  des  documents  « état  civil » 
52 
 

 
produits par la solution informatique. 
Dans  un  premier  temps,  il  sera  pris  contact  avec  le  prestataire  de  la  solution 
informatique  adoptée  en  2011  par  le  CTDEC  afin  de  proposer  la  mise  à  jour  de 
l’application existante. Une proposition technique et financière sera alors demandée. 
Une attention particulière sera portée à la maintenance et les mises à jour régulières 
de l’application informatique par le prestataire. 
Il sera demandé d’élargir les propositions techniques et financière à une couverture 
de l’ensemble du territoire 
Résultats 

Cahier des charges de l’application informatique de gestion des données de 
attendus 
l’état civil 

Une  proposition  technique  et  financière  pour  la  mise  à  jour  de  l’application 
informatique et son déploiement sur l’ensemble du territoire. 
Partie(s) 
CTDEC 
prenante(s) 
Indicateur de 

Date de signature du rapport de négociation 
résultat 
Livrable 

Rapport d’expertise 

Proposition technique et financière 
Expertise 

Expert informaticien j 
Principale 

Administrateur de projet   
Expertise CT 

Expert « sécurité et réseaux »  
Durée 

2 mois 
Période 

M9 – M10 
Hypothèses et 

Le prestataire ayant déployée City Web est toujours disponible et intéressé 
risques 

Un accord entre le prestataire et le CTDEC est arrêté 
 
 

Activité 2.1.1.d  
Audit de la base de données biométrique RAVEC 
 
Contexte 
Le système actuel a permis d’enrôler plus de 95% de la population. Au 30 octobre 
2016, plus de 15 100 000 maliens ont été recensés. 
La  Mali  dispose donc  à ce jour d’une  base  de données biométriques à  vocation 
d’état civil sécurisée mais n’a pas mis en place un système d’enregistrement de 
l’état civil pérenne. Le système de l’état civil doit donc être consolidé. 
Le  taux  d’enregistrement  des  naissances  au  Mali,  s’il  était  estimé  à  hauteur  de 
80% au début des années 2010 (enquête MICS 2010), est évalué par la DNEC à 
95%  en  2015.  De  forts  écarts  existent  cependant  entre  la  capitale  et  le  milieu 
rural. En matière de recensement, la CTDEC estime que 97% des maliens ont un 
NINA en 2015.  
Il est nécessaire de mettre en place un système continu d’enregistrement des faits 
d’état civil. Dans ce cadre, il est donc jugé opportun de procéder à un audit de la 
base  de  données  RAVEC  afin  d’évaluer  les  besoins  de  mises  et  niveau  des 
ressources. 
Objectifs de 
- Identifier les besoins de mise à niveau de la base de données biométrique 
l’activité 
du RAVEC ; 
- Evaluer les coûts de mise à niveau de la base de données RAVEC 
53 
 

 
Description de 
Une expertise spécifique sera mobilisée pour réaliser l’audit de la base de données 
l’action 
RAVEC. La démarche des auditeurs pourra prendre la forme suivante : 

Procéder au diagnostic des outils de gestion de la base de données (modèle 
conceptuel,  architecture  de  la  base  de  données,  version  des  logiciels  de 
gestion de la base de données ; etc.) 

Procéder à une évaluation de la qualité des données de la base de données 
biométriques :  la qualité  des données sera  évaluées  à deux  niveaux : 1/  au 
niveau de la fiabilité de la col ecte des données et 2/ le niveau d’adéquation 
entre les données présentes dans la base de données et les  

Analyse  de  la  structure  de  la  base  de  données  (variables  présentes, 
données manquantes, etc.) 

Analyse des procédures de mise à jour 

Evaluation de la sécurité de la base de données 

Evaluation  des  coûts  de  mise  à  jour  des  logiciels  de  gestion  de  la  base  de 
données (Cityweb) 

Evaluation  des coûts d’importation de  données  issues d’autres applications 
informatiques (par exemple, projets pilote de l’AIMF) 

Evaluation  de  coût  en  équipements  informatique  au  niveau  du  Centre  de 
Traitement des Données de l’Etat Civil 

Evaluation  du  coût  de  déploiement  de  la  solution  informatique  dans 
l’ensemble des communes et postes consulaires à informatiser. 

Evaluation des connaissances des agents chargés de la gestion de la base 
de données RAVEC 
 
Le  travail  des  experts  sera  réalisé  en  étroite  collaboration  avec  l’expert  principal 
informaticien. Une attention particulière devra être portée aux besoins de formation 
des agents chargés de la gestion de la base de données. 
Résultats 

Un audit complet de la base de données biométrique RAVEC est réalisé 
attendus 

Un chiffrage du coût de mise à niveau de la base de données est réalisé 

Un programme de formation des agents chargés de la gestion de la base de 
données RAVEC est réalisé 
Partie(s) 
CTDEC 
prenante(s) 
Groupes cibles 
Agents de la CTDEC 
Expertise 
Informaticien SGDB  
principale 
Expertise non 

Un expert « sécurité et réseaux informatiques »   
principale 

Un expert certifié ORACLE   

Un expert biométrie  
Livrables 
Rapport d’audit de la base de données biométrique RAVEC 
Indicateurs de  
- Nombre d’anomalies décelées 
résultats 

- Nombre de personnes rencontrées 
Budget estimatif 
N/A 
Durée 
2 mois 
Période 
M8 – M9 
Hypothèses et 

Les experts ont accès à la totalité des informations nécessaires sur la base de 
risques 
données RAVEC 
 
54 
 

 
 
Activité 2.1.3. : Mise à niveau de la base de données identification (avec données biométriques) 
issues du RAVEC 

 
Activité 2.1.3.a  
Appui à l’organisation d’audiences foraines et opération d’enrôlement  
Contexte 
Une première analyse de la base de données RAVEC a révélé que seuls 1/3 des 
personnes  enrôlées  avaient  fourni  un  acte  de  naissance  pour  constituer  leur 
dossier.  Cela  signifie  que  près  de  2/3  de  la  population  malienne  n’est  pas  en 
capacité  de  fournir  un  extrait  d’acte  de  naissance  (cela  ne  signifie  pas  pour 
autant que leur naissance n’a pas été déclarée). 
Lorsque les déclarations de naissance ont été effectuées hors délais, alors il est 
nécessaire de recourir à un jugement supplétif.  
La création d’un fichier central sécurisé devrait limiter le recours aux jugements 
supplétifs étant entendu que l’accessibilité des centres sera améliorée. 
 
Dans l’idéal, il sera nécessaire de généraliser les audiences foraines pour être en 
mesure de délivrer des jugements supplétifs à l’ensemble de la population. Cela 
permettrait  de  disposer  d’une  base  de  données  de  l’état  civil  exhaustive  à  un 
instant t. Cependant, une telle  opération serait très couteuse  et nécessiterait un 
financement complémentaire qu’il reste à définir. 
C’est  pourquoi,  il  est  proposé  de  procéder  à  une  expérimentation  pilote  pour  la 
réalisation  d’audience  foraine.  Les  résultats  obtenus  pourraient  alors  être 
généralisés.  
Objectifs de 

Améliorer les taux de détention d’acte de naissance et de décès 
l’activité 

Expérimenter  un  dispositif  et  une  méthode  de  rattrapage  pouvant  être 
généralisé 
Description 
Le programme prévoit la réalisation de campagne de sensibilisation pilotée par la 
activité 
CTB.  
Une fois la population sensibilisée et les autorités locales impliquées, il sera alors 
possible  d’organiser  les  audiences  foraines.  El es  seront  organisées  au  sein 
même  des  écoles.  L’équipe  de  terrain  sera  chargée  d’organiser  la  logistique 
d’accueil  des  famil es  et  des  autorités  locales  (directeur  d’école,  magistrat  et 
greffier,  officiers  et/ou  préposés  à  l’état  civil).  Les  audiences  foraines  seront  de 
durée variable (1 à 3 jours) en fonction du nombre de déclaration à rattraper. 
Une indemnité de déplacement sera prévue pour la prise en charge des autorités 
mobilisées et mises à contribution pour le succès des audiences foraines. 
Ces audiences pourraient se dérouler comme suit : 
o  La  liste  des  enfants  à  rattraper  aura  été  dressée  préalablement  par 
l’enquêteur avec l’aide de l’enseignant ; 
o  Les  parents  et  la  fratrie  des  enfants  identifiés  seront  appelés  afin  de 
procéder à la rédaction de la déclaration de naissance de leurs enfants ainsi 
que  d’eux-mêmes.  L’enquêteur  recueil era  les  déclarations  à  l’aide  de  la 
tablette  prévue  à  cet  effet.  Une  fois  les  déclarations  saisies,  l’enquêteur 
apposera sa signature électronique (première validation) ; 
o  Si cette tâche est validée par les autorités et en conformité avec la législation 
sur  la  protection  des  données  personnelles,  l’enquêteur  recueillera  les 
données biométriques (photo et empreintes) des déclarants. 
o  Une  fois  la  première  étape  de  validation  effectuée,  les  données  seront 
transmises  à  un  fichier  central  dont  la  localisation  sera  arrêtée  par  le 
bénéficiaire. 
o  Les  déclarations  étant  saisies  dans  la  tablette,  chaque  famille  sera  ensuite 
appelée  ainsi  que  ses  témoins  pour  procéder  au  jugement  supplétif  auprès 
du Magistrat. 
o  La  déclaration  de  naissance  ainsi  que  les  témoignages  constitueront  les 
dossiers  pour  procéder  au  jugement.  Il  est  à  noter  que  le  dossier  pourra 
aussi être composé des pièces d’identités scannées ; 
55 
 

 
o  Le  greffier  sera  alors  en  mesure  de  dresser  le  document  de  jugement 
supplétif qui sera validé par le magistrat par apposition de son empreinte sur 
la  tablette  (deuxième  validation).  Une  base  de  données  spécifique  sera 
dédiée aux jugements supplétifs. 
o  Le  jugement  supplétif  étant  alors  rendu,  la  famille  pourra  se  rendre 
immédiatement  auprès  des  préposés  à  l’état  civil,  mobilisés  pour  dresser 
l’acte sur les registres fournis précédemment par le projet. 
o  Il  sera  enfin  signé  par  l’officier  d’état  civil  et  transmis  aux  adultes 
bénéficiaires.  Cette  étape  n’est  pas  obligatoire  et  assez  lourde  mais  elle 
garantirait  la  transmission  en  quasi  temps  réel  de  l’extrait  d’acte  de 
naissance. 
Le  dressage  des  actes  de  naissance  sera  donc  manuel  et  les  supports  seront 
papiers  (registres)  et  cela  conformément  à  la  réglementation  actuelle.  Il  serait 
éminemment  souhaitable,  et  cela  implique  de  modestes  ajustements 
règlementaires  de  tester  une  dématérialisation  des  registres  et  la  transmission 
directe  de  l’acte  (et  non  la  déclaration)  dans  un  fichier  central  sécurisé. 
Concrètement,  la  procédure  serait  identique  et  la  seule  différence  serait  que 
l’officier  d’état  civil  appose  sa  signature  électronique  après  le  jugement  supplétif 
au lieu de recopier les informations sur un registre. Le bénéficiaire pourrait obtenir 
en  temps  réel  sa  copie  suite  une  impression  de  la  déclaration  à  partir  de  la 
tablette. Les gains seraient très importants (économie du coût des registres, gain 
de temps conséquent pour les préposés à l’état civil qui ne devront plus recopier 
les informations, etc.). 
Ce  point  ne  fait  pas  partie  des  prestations  demandées  mais  pourra  être  discuté 
avec  le  client  s’il  suscite  un  intérêt  et  qu’une  analyse  coûts  –  avantages  est 
effectuée. 
De  façon  générale,  la  démarche  proposée  est  innovante  car  elle  permettra  de 
maîtriser l’ensemble du processus allant de la déclaration à la transmission d’une 
copie  d’acte  de  naissance.  En  effet,  on  déplore  souvent  que  les  opérations  de 
rattrapage  n’aient  d’effets  réels  qu’à  court  terme,  d’une  part,  et  ne  garantissent 
pas  l’inscription  de  l’enfant  à  l’état  civil,  d’autre  part.  Une  déclaration  n’a  pas  de 
valeur  juridique.  Très  souvent,  la  hausse  du  flux  des  déclarations  (jugement 
supplétifs)  ne  peut  être  absorbée  par  les  bureaux  d’état  civil.  Réciproquement,  il 
est  fréquent,  surtout  en  milieu  rural,  que  les  parents  ne  viennent  pas  récupérer 
leur extrait ou ceux de leurs enfants. 
La  démarche  proposée  permettra  d’éviter  ces  écueils  car  le  passage  de  la 
déclaration,  au  jugement  supplétif  et  à  la  délivrance  de  l’extrait  d’acte  de 
naissance sera réalisé dans la continuité. 
Mais  l’innovation  de  la  méthodologie  tient  aussi  et  sans  doute  surtout  à  la 
possibilité offerte de créer un fichier central sécurisé  de l’état civil. Il sera même 
possible,  sous  réserve  de  modification  des  textes  juridiques,  de  dématérialiser 
l’ensemble du processus (y compris les registres). 
Résultats 

1,5  millions  de  jugement  supplétifs  sont  délivrés  (environ  10  %  de  la 
attendus 
population) 

Les jugements supplétifs sont retranscrits dans les registres d’état civil 

Les informations obtenues sont intégrées au RAVEC 
Partie(s) 
DNEC 
prenante(s) 
Groupes cibles 

Population des sites pilotes 
Expertise 

Expert administration territoriale 
principale 

Chef d’équipe  

Expert juriste  

Expert informaticien  

Expert administrateur  
 
56 
 

 
Expertise non 

Un expert chargé de la supervision des opérations de terrain 
principale 

50 enquêteurs 

10 superviseurs 

10 magistrats 

20 greffiers 

20 préposés à l’état civil 
Livrables 

Jugements supplétifs 

Base de données de l’opération de rattapage 
Indicateurs de 

Nombre de jugements supplétifs délivrés 
résultats 

Nombre  d’extraits  d’actes  de  naissance  délivrés  à  partir  des  jugements 
supplétifs 

Part des jugements supplétifs retranscrits dans les registres d’état civil 
Durée 
18 mois 
Période 
M12 – M30 
Hypothèses et 

La situation sécuritaire ne permet pas de réaliser les audiences foraines dans 
risques 
toutes les zones pilotes identifiées 

Les campagnes de sensibilisation ont été réalisées au préalable 
 
 
Activité 2.1.3 b 
Appui spécifique à la mise en place et l’utilisation de la base de données de 
 
l’état civil dans les postes consulaires 
Contexte 
A  travers  ses  34  ambassades  à  l'étranger  et  ses  58  consulats,  le  Ministère  en 
charge des  Affaires Étrangères joue un rôle de relais important.  
Les centres 
d’état  civil  créés  auprès  des  missions  diplomatiques  et  consulaires  du  Mali  sont 
chargés de recueil ir les faits d’état civil des Maliens à l’étranger. Les volets établis 
par ces centres sont transmis au Ministère chargé de l’état civil par l’intermédiaire 
du Ministère en charge des Affaires Etrangères. Très souvent la gestion de l’état 
civil est approximative dans les postes consulaires (peu de place pour l’archivage, 
personnel  non  formé,  éloignement  rendant  difficile  le  contrôle  administratif  et 
judiciaire).  A  travers  les  Ambassades  et  Consulats,  ce  Ministère  gère  aussi  la 
question du retour et des expulsions des migrants. 
Le Centre spécial d’état civil est logé au sein de la DNEC, chargé de recevoir 
les enregistrements opérés à l’étranger dans les ambassades et consulats via le 
Ministère en charge des Affaires étrangères 
L’informatisation de l’état civil des postes consulaires devrait fortement améliorer 
la  situation.  Cela  suppose  que  le  Ministère  des  Affaires  Etrangères  et  en 
particulier  le  service  central  de  l’état  civil  ainsi  que  la  direction  juridique  des 
affaires consulaires soient pleinement impliqués dans la réforme. 
L’état  civil  des  résidents  maliens  à  l’étranger  doit  donc  pleinement  être  pris  en 
compte dans le cadre de la création du fichier central de l’état civil dont la finalité 
est de viser l’exhaustivité. 
Objectifs de 
La  présente  action  réalisée  par  Civipol  aura  pour  objet  de  réaliser  une  étude 
l’activité 
spécifique  afin  d’identifier  les  modalités  d’interconnexions  entre  les  services  de 
l’état  civil  des  postes  consulaires  et  le  fichier  central  de  l’état  civil.  Compte  tenu 
des spécificités liées à l’éloignement un protocole spécifique devra être élaboré. 
Cette action devra être réalisée en parfaite complémentarité avec les activités de 
la CTB qui sera chargé de déploiement informatique dans les postes consulaires. 
Description de 
Considérés  comme  centres  d’état  civil,  les  postes  consulaires  ont  deux 
l’action 
particularités, à savoir : un volume d’activité en matière d’état civil faible et le seul 
moyen  d’interconnecter  les  ambassades  et  les  consulats  est  le  réseau  mondial 
57 
 

 
Internet.  Par  conséquent,  ces  sites  seront  tout  simplement  connectés  au  fichier 
central  moyennant  une  connexion  Internet  sécurisée  (VPN).  L’application  web 
devra leur permettre de gérer leurs données état civil. 
Etant  sources  de  données  état  civil,  ils  seront  connectés  au  serveur  central  via 
une  connexion  Internet  sécurisée.  Les  données  état  civil  traitées  à  leur  niveau 
seront acheminées via Internet et stockées en temps réel sur le serveur national. 
Ils ne disposeront ni de serveur ni de bases de données. 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

Une  fois  arrêtés  ces  principes,  il  s’agira  d’élaborer  de  concevoir  l’architecture 
nécessaire à cette interconnexion. L’expert informaticien sera chargé de réaliser 
ce travail. 

Dans un premier temps, il exploitera les informations de la cartographie élaborée 
précédemment  afin  de  répertoriés  l’ensemble  des  postes  consulaires  à  traités. 
Afin  de  dimensionné  les  interventions,  les  volumes  d’activités  seront  évalués 
pour chaque poste consulaire. 

Dans  un  second  temps,  l’expert  évaluera  les  besoins  en  équipements 
informatiques et procèdera au chiffrage. 

Afin d’obtenir ces informations, un questionnaire détaillé sera adressé à chaque 
poste consulaire afin d’obtenir les informations utiles pour procéder à l’étude. 

L’expert  rédigera  ensuite  un  plan  de  déploiement  pour  l’informatisation  des 
centres d’état civil des postes consulaires. Ce document sera transmis à la CTB 
pour procéder enfin au déploiement. 
Résultats 

L’architecture  d’interconnexion  des  postes  consulaires  au  service  central 
attendus 
est réalisée 

Un  plan  de  déploiement  des  équipements  informatiques  dans  les  postes 
consulaires est élaboré 

Le chiffrage du déploiement est réalisé 
Partie(s) 
DNEC 
prenante(s) 
Indicateur de 

Taux de réponse des postes consulaires au questionnaire envoyé 
résultat 

Part  des  postes  consulaires  connecté  au  serveur  centre  de  la  DNEC 
connectés 
Livrable 
Rapport et budget détaillé 
Expertise 

Expert informaticien  
Principale 
 
Expertise CT 

Expert « sécurité et réseaux »  
58 
 


 
 
Durée 
 2 mois 
Période 
M12 – M13 
Hypothèses et 

Les  postes  consulaires  transmettent  les  informations  demandées  dans  des 
risques 
délais raisonnables 

Les postes consulaires disposent d’une sal e dédiée à l’état civil 
 
 
 
1.5  RESSOURCES ET RESULTATS CORRESPONDANTS  
  Ressources allouées au projet 
L’utilisation et le suivi optimaux des ressources constituent selon nous l’un des points clés de 
succès du projet. La ressource principale qui sera mobilisée est de l’expertise : 
  Cinq experts principaux pour 4290 jours de travail chacun sur  une durée de 
48 mois ; 
  Une  enveloppe  de  790  jours  destinée  à  mobiliser  de  l’expertise  non 
principale,  qui  contribuera  à  l’atteinte  des  résultats  du  projet  à  travers  des 
actions  de  formation,  d’études,  d’audit,  d’archivistique,  de  communication,  de 
statistique, principalement mais qui fournira également aux autorités nationales 
un  appui  à  la  définition  et  à  la  mise  en  œuvre  de  nouvelles  stratégies, 
procédures et techniques ; 
Un budget a été également alloué à : 
  la  réalisation  d’activités  spécifiques,  l’organisation  de  séminaires  et  de 
formations, etc. 
  L’organisation  de  5  voyages  de  formation  à  l’étranger  pour  les  autorités 
maliennes d’une durée moyenne d’une semaine. 
En ce qui concerne l’expertise principale, l’équipe que nous avons constituée pour ce projet 
présente des compétences et des qualifications complémentaires. Nous présentons ci-après 
les experts que nous présentons pour les postes d’experts principaux. 
 
Expert 1- Expert institutionnel en Appui à la Direction Nationale de l’Etat Civil : Jean Baptiste 
LANSOMDE 
Praticien  d’Etat  Civil  diplômé  en  Management  de  projets  et  programmes  de 
développement
,  M.  LANSOMDE  est  désormais  retraité  suite  à  près  de 36  ans  de  carrière 
dans  la  Fonction  Publique  burkinabé  durant  laquelle  il  a  exercé  à  la  fois  sur  des 
problématiques  administration  territoriale,  finances  locales  et  juridique.  D’abord  Haut-
Commissaire,  Maire,  M.  LANSOMDE  a  également  travaillé  alternativement  pour  différents 
ministères  burkinabé  (Administration  Territoriale,  Economie  et  Finances,  Jeunesse  et 
Emploi), développant des compétences d’expert et de praticien
Passant  près  de  10  ans  au  Ministère  de  l’Administration  Territoriale  et  de  la 
Décentralisation
, il en planifie alors ses activités, tout en supervisant les actions entreprises 
59 
 

 
dans  le  domaine  de  l’état  civil,  qu’il  s’agisse  de  conception  de  projets,  suivi  de 
programmes  ou  de  répartition  d’équipement  d’état  civil
  dans  les  communes.  Son 
passage dans ce ministère est par ailleurs ponctué de missions indépendantes auprès de 
bailleurs internationaux et bilatéraux
, en tant que consultant national pour les thématiques 
de décentralisations et de renforcement des capacités d’acteurs locaux.  
Son travail au Ministère de l’Economie et des Finances Publiques, s’étalant en outre sur 
près  d’une  dizaine  d’année  aussi,  lui  a  permis  de  développer  des  acquis  financier  en 
profondeur. Suite à un passage éclair (2 ans) comme Directeur Général du « Fond d’appui 
à la promotion de l’emploi »
 dont il supervise la gestion et le suivi financier au ministère de 
la Jeunesse et de l’Emploi, il sera nommé Secrétaire Général de son Ministère d’origine en 
2013. 
Son expérience dans la fonction publique et ses compétences pluridisciplinaire (état civil, 
finance, gestion et coordination de projet
), lui octroie plus tard des positions clés dans la 
mise en œuvre de  projets.  Conseil er Technique,  Expert,  puis  Directeur General  de l’Etat 
Civil
  et  Responsable  de  Programme  Etat  Civil  pour  le  MINATD,  M.  LANSOMDE 
accompagne  désormais,  et  depuis  plusieurs  années,  les  avancés  en  Etat  Civil  au  Burkina 
Faso. 
 
Expert 2- Informatisation SGBD : Michel CHAJES 
Jusqu’à récemment, Expert en enregistrement biométrique des électeurs pour le PNUD
Michel CHAJES est fort de nombreuses expériences sur des projets de modernisation d’Etat 
Civil en Afrique.  
Il  débute  en  tant  que  chef  de  projet  informatique  dans  l’entreprise  SAGEM  DEFENSE 
SECURITE  où  il  passe  près  de  20  ans.  Participant  au  développement  de  nombreux 
systèmes d’archivage numérique
 et de bases de données diverses, il aide également à 
la  création  de  programme  d’identification  de  personnes  avant  de  devenir  Consultant 
auprès du Ministère de l’Intérieur Français, intervenant auprès de celui-ci dans le cadre de la 
modernisation de l’Etat Civil (enregistrement biométrique des citoyens).  
En 2010, il travail e pour la première fois pour le PNUD en tant qu’expert en enregistrement 
biométrique des électeurs sur le projet LEPI « Liste Electorale Permanente Informatisée » 
au  Bénin.  Entre  2011  et  2017,  M.  CHAJES  est  intervenu  sur  des  projets  d’Etat  Civil  en 
Afrique à 8 reprises
 pour des durées allant de 2 à 7 mois (Sierra Leone, Guinée Conakry, 
Burkina  Faso,  Mali,  Tanzanie,  RDC,  Maroc).  Habitué  à  travailler  avec  de  grandes 
organisations,  la  Banque  Mondiale  et  le  PNUD  notamment,  M.  CHAJES  a  également 
d’excellentes  connaissances  en  gestion  de  projet  dans  les  domaines  touchants  aux 
télécommunications,  à  l’évaluation  technique  de  logiciels  informatiques  et  dans  le 
développement de système informatiques.  
 
Expert 3 : Collectivités territoriales : François-Xavier CHERDO 
Ayant poursuivi des études englobant les thématiques de Développement Economique et en 
Aménagement des territoires, François-Xavier  CHERDO a passée l’essentiel de sa carrière 
en Afrique. Participant d’abords au suivi de mise en de programmes appuyant la « réforme 
60 
 

 
globale  des  finances  publiques »  et  « l’aménagement  des  pôles  de  développement » 
en  Centrafrique,  il  devient  chargé  de  mission  auprès  de  l’Ambassade  de  France  en 
Mauritanie
.  Gestionnaire  du  programme  Fonds  Social  de  Développement  (1M€),  M. 
CHERDO supervise les projets mis en œuvre par les organisations de la société civile locale. 
Leur  apportant  un  véritable  soutien  dans  la  structuration  et  la  formulation  de  nouveaux 
projets, il en maitrise la coordination et la gestion sur les thématiques se rapportant à l’accès 
aux  services  sociaux  de  base,  à  l’état  civil  et  au  développement  local
.  Désormais 
Conseiller Technique au Secrétaire Général de la Mairie de N’Djaména, son expérience 
en  gestion  de  projet,  doublée  de  ses  connaissances  en  Etat  Civil,  font  de  lui  un  atout 
compétent  dans  le  renforcement  des  capacités  des  services  technique  dans  la  mise  en 
œuvre  de  deux  projets  «Eau  et  assainissement »  et  « Santé  urbaine »,  aux  enveloppes 
respectives de douze et huit mil ions d’euros.  
 
Expert 4 : Juriste : Sylvie BECKY 
Diplôme  en  Droit  International,  Droit  privé  et  Science  Juridiques,  Sylvie  BECKY  est 
consultante internationale en appui aux Ministères de la Justice. Formée par 19 ans de 
travail  au  sein  de  l’Organisation  des  Nations  Unies  et  5  autres  années  dans  d’autres 
organisations  internationales  (USAID,  UNDP,  OHCHR,  ICTJ),  Mme  BECKY  est  spécialisée 
dans  l’évaluation  des  cadres  normatifs  et  institutionnels  et  des  politiques  pratiques
Egalement force de proposition s’agissant de stratégies et de réformes institutionnelles
Sylvie  BECKY  cumule  près  de  10  ans  d’expérience  dans  le  domaine  juridique  en  Afrique 
dans  6  pays  différents
  (Rwanda,  Tanzanie,  Burundi,  Côte  d’Ivoire,  Ouganda  et 
Centrafrique). 
Ayant évolué 15 ans au sein du Tribunal Pénal International puis en tant que consultante 
auprès  de  différents  Ministères  de  la  Justice  en  Afrique,  Mme  BECKY  accumule  des 
connaissances  de  pointes  sur  les  réformes  législatives  et  judiciaires  dans  un  contexte 
complexe, tout en étant avisée des enjeux pouvant en découler. 
 
Expert 5 : Administration de projets : Abdoulaye KONATE 
Expert en gouvernance et en dialogue technique et  politique, M. KONATE cumule une 
expérience d’environ 15 ans en tant qu’Administrateur de projet en Afrique, étant à la fois 
ordonnateur et responsable technique de projet. Intervenant par ailleurs pour différentes 
organisations  internationales  telles  que  la  Banque  Mondiale,  ou  l’Agence  de  Coopération 
Japonaise Internationale,  une  compréhension globale des enjeux du développement lui 
est  acquise  par  expérience.  Ayant  également  passé  plus  de  7  années  à  la  tête  du  Centre 
d’Information  et  de  Gestion  des  Migrations  (CIGEM),  M.KONATE  a  une  excellente 
connaissance  des  procédures  FED  
dont  celles  de  procurement  et  rassemble  les 
compétences requises pour participer aux processus de dialogues auprès de différentes 
autorités et institutions
.  
Bien qu’ayant passé près de 23 ans au Mali, M. KONATE a, en outre, exercé ses fonctions 
d’experts au sein de 15 pays de la Communauté Economique des Etats d’Afrique de l’Ouest.  
 
61 
 


 
  Livrables du projet 
Les  rapports  à  soumettre  par  l’AT  de  façon  semestrielle  présenteront  les  principales 
réalisations,  les ressources  utilisées  sur  la  période  ainsi  que  les  résultats  obtenus.  Chacun 
des rapports inclura un plan de travail pour la période à venir. 
Ces rapports comprendront une description des progrès accomplis lors du dernier semestre, 
des  ressources  utilisées,  des  produits  fournis,  du  suivi  qui  aura  été  donné  aux 
recommandations du précédent Comité de Pilotage ; ainsi qu’un Plan de travail des activités 
devant être exécutées durant le semestre à venir.  
Les  rapports  semestriels  incluront  un  rapport  financier,  un  rapport  de  vérification  des 
dépenses  tel  que  défini  par  l’Article  28  des  conditions  générales,  et  la  facture 
correspondante. 
Le Chef d’équipe veil era également à ce que l’architecture des rapports soit conforme aux 
exigences du PRAG et respecte les principes énoncés dans la brochure « Gestion du Cycle 
de Projet ». Pour ce faire, il s’assurera que le personnel de l’UGP soit formé à ces diverses 
exigences.  Pour  terminer,  il  suscitera  les  commentaires  et  analyses  sur  ces  rapports  de  la 
part  de  la  DNEC  et  de  la  DUE.  En  fin  de  compte,  un  rapport  n’est  pas  qu’un  document 
administratif,  c’est  aussi  et  surtout  une  occasion  de  communiquer  et  susciter  la  réflexion 
avec les parties prenantes. 
En plus des livrables des missions d’expertise non principale, qui donneront lieu à un rapport 
de  mission  et  le  cas  échéant  des  livrables  techniques (manuels,  documentation  etc.),  nous 
résumons ci-dessous les livrables qui seront soumis dans le cadre du marché 
Des  rapports  d'activités  intermédiaires  devront  être  établis  tous  les  six  mois  pendant  la 
période  de  mise  en  œuvre  du  marché.  Ils  doivent  être  accompagnés  de  la  facture 
correspondante, du rapport financier et du rapport de vérification des dépenses tel que défini 
à l’article 28 des conditions générales. Un rapport d'activités final accompagné d'une facture 
finale, du rapport financier et du rapport de vérification des dépenses devra être établi à la fin 
du contrat. Le projet de rapport d'activités final devra être présenté au moins un mois avant 
la fin de la période mise en œuvre du contrat.  
Chaque rapport doit consister en une section narrative et une section financière. La section 
financière  doit  contenir  des  données  détaillées  relatives  au  temps  que  les  experts  ont 
consacré  au  contrat,  aux  dépenses  accessoires  et  à  la  provision  pour  vérification  des 
dépenses. 
En sus des documents, rapports et résultats qui pourraient être précisés au titre missions et 
responsabilités de chaque expert principal, le contractant doit fournir les rapports d'activités 
suivants: 
 
Intitulé du rapport  
Contenu  
Délai de soumission  
Rapport préliminaire  
Analyse  de  la  situation  existante  et  Au  plus  tard  1  mois  après  le 
plan de travail du projet  
début de la phase de démarrage  
Rapport diagnostic 
Rapport de cartographie de l’état civil  Au  plus  tard  6  mois  après  le 
début de la phase de démarrage 
Rapport diagnostic 
Rapport atelier de restitution 
62 
 

 
Rapport d'activités 
Brève  description  des  avancements  Au  plus  tard  un  mois  suivant 
intermédiaire à 6 mois  
(techniques  et  financiers)  en  ce  l'expiration  de  chaque  période 
compris  les  problèmes  rencontrés,  de mise en œuvre de six mois  
les  activités  planifiées  à  6  mois, 
accompagné  d'une  facture  et  du 
rapport de vérification de dépenses  
Projet de rapport d'activités  Brève  description  des  réalisations  y  Au plus tard un mois avant la fin 
final  
compris  les  problèmes  rencontrés  et  de la période de mise en œuvre  
les recommandations  
Rapport d'activités final  
Brève  description  des  réalisations  et  Dans 
le 
mois 
suivant 
la 
des 
problèmes 
rencontrés, 
les  réception  des  commentaires  du 
recommandations,  une  facture  finale  gestionnaire  du  projet,  sur  le 
et  le  rapport  final  accompagné  du  projet de rapport d'activités final.  
rapport de vérification des dépenses.  

 
63 
 

 
2. STRUCTURE D'APPUI  
 
2.1  PRESENTATION GLOBALE DE NOTRE STRUCTURE D’APPUI 
 
L’appui  qui  sera  fourni  par  Civipol  est  crucial  pour  la  bonne  mise  en  œuvre  du  projet.  Notre 
approche  en  termes  de  backstopping  est  basée  sur  un  schéma  organisationnel  clair  avec  des 
responsabilités précises pour chaque membre de l’équipe, permettant ainsi une gestion simple, 
cohérente et efficace du projet.  
 
Le  tableau  ci-dessous  dresse  un  panorama  des  services  qui  seront  fournis  par  Civipol  dans  le 
cadre du backstopping : 
 
Exigences du projet   
Ce que Civipol propose 
Aptitudes  en  gestion  de  projet 
Un  responsable  de  projet  dédié  basé  au  siège  de 
et assurance qualité 
CIVIPOL  avec  plus  de  9  ans  d’expérience  dans  la 
gestion de projets UE.  
Un  plan  de  contrôle  de  la  qualité  sera  mis  en  place 
comme pour chaque projet géré par CIVIPOL.  
Réactivité  dans  l’identification 
Le  réseau  de  partenaires  dont  dispose  Civipol, 
et  la  mobilisation  d’expertise 
notamment  via  le  Directeur  technique,  permettra  de 
non principale 
garantir la réactivité nécessaire à l’identification et à la 
mobilisation de l’expertise.  
Une évaluation de l’efficacité de l’organisation retenue 
pour  l’identification  de  l’expertise  sera  faite 
régulièrement. 
Discussions  entre  pairs  sur  les 
En  plus  du  comité  de  gestion,  Civipol  et  ses 
aspects 
technique 
et 
partenaires  mettront  en  place  une  équipe  de 
opérationnel 
conseillers techniques séniors de haut niveau chargés 
d’apporter un appui à la fois technique et opérationnel 
à l’assistance technique.  
Réactivité 
en 
termes 
de 
Un/e  assistant/e  sera  recruté/  à  plein  temps  sur  le 
logistique 
projet. Il/elle apportera un appui sur le plan logistique 
et administratif à l’AT. 
Aptitudes en gestion financière 
Un  responsable  financier  sera  dédié  au  projet,  avec 
expérience  de  17  années  dans  la  gestion  financière 
de 
projets  
Le  contrôle  financier  est  organisé  via  un  système 
interne d’ERP intégré.  
64 
 

 
2.2  PRESENTATION DE L’EQUIPE D’APPUI 
 
Poste 
Disponibilité 
Nom 
Expérience 
Tâches 
Directeur de 
Omar 
Au moins 15 ans d’expérience dans 
S’assure  que  toutes  les  ressources 
projet 
Mérabet 
la  direction  de  projets  UE  sur  les 
nécessaires  au  sein  de  Civipol  sont 
thématiques de gouvernance 
disponibles et effectivement mobilisées 
CIVIPOL 
Jusqu’à 
100% du 
S’assure du contrôle qualité des travaux 
temps, en 
Responsable 
fonction des 
Laure 
6  années  d’expérience  dans  la 
Coordination 
globale 
et 
appui 
à 
de projet 
besoins du 
Steiner 
gestion de projets UE  
l’identification des experts non principaux et 
projet 
organisation de leurs missions 
CIVIPOL 
Maîtrise  des  procédures  UE  dans 
les contrats de services 
Appui  à  l’organisation  d’événements  relatifs 
au projet 
Responsable 
Mi-temps 
Véronique 
17  années  d’expérience  dans  la 
Gestion comptable et financière du projet 
financier 
Franquet 
comptabilité et la gestion financière  
CIVIPOL 
Appui logistique et administratif 
Assistant(e) 
Temps 
Recruté/e 
Au  moins  3  années  d’expérience 
Appui logistique et administratif à l’AT 
de projet 
complet, 
lors  de  la 
dans ces postes similaires 
Secrétariat 
basé 
à 
phase 
de 
Bamako 
démarrage 
Mise en place des procédures et gestion de 
du projet 
l’ archivage et du classement 
65 
 



 
2.3  L’APPUI A LA GESTION DE PROJET 
  Rôle du directeur de projet 
Le Directeur de Projet sera en charge de la supervision de la gestion du contrat de services. 
Il supervisera et appuiera l'équipe de backstopping, fournira une assistance à la fois dans la 
mise en œuvre du projet et le contrôle de la qualité des livrables 
Le directeur de projet s'assurera que le projet respecte les différentes étapes de sa mise en 
œuvre  ainsi  que  ses  objectifs.  Il  travaillera  en  étroite  collaboration  avec  les  Assistants 
Techniques  et  effectuera  régulièrement  des  missions  in  situ,  assistera  aux  réunions  du 
comité de pilotage, assistera aux événements organisés dans le cadre du projet, organisera 
des  réunions  périodiques  avec  l’équipe  de  l’assistance technique  et  rencontrera  le  pouvoir 
adjudicateur chaque fois que cela s’avèrera nécessaire. 
 
  Rôle du responsable de projet 
Le directeur de projet sera assisté d’un responsable de projet, point focal chez Civipol, qui 
sera  chargé  de  la  gestion  quotidienne  du  projet  et  du  suivi  contractuel.  S’appuyant  sur  les 
outils de gestion de projet  opérationnels tels que le diagramme Gantt, le cadre logique, les 
fiches  et  chronogrammes  d’activités  et  les  applications  de  planification  partagée.  Le 
responsable de projet aura en charge les tâches suivantes, sans caractère limitatif: 
  Relation, suivi avec l’autorité contractante ; 
  Suivi  technique :  vérification  des  documents  et  rapports,  soutien  technique 
régulier ; 
  Contrôle  des  prestations  réalisées  et  de  la  conformité  avec  le  programme  de 
travail et le chronogramme d’activités ; 
  Suivi  administratif  et  financier :  suivi  des  facturations  et  des  paiements  en 
collaboration avec les services concernés de CIVIPOL ; 
  Rédiger le manuel du projet et la préparer tous les modèles nécessaires; 
  Assister le chef de mission et le responsable administratif et financier dans la 
préparation des rapports ; 
  Assurer le suivi de l'utilisation et de l'affectation des ressources du projet (jours 
ouvrables pour les experts non-clés, budget alloué aux dépenses accessoires); 
  S’assurer  du  strict  respect  des  procédures  PRAG  de  l’union  européenne,  en 
particulier concernant la gestion des dépenses accessoires, la mise en œuvre 
des  exigences  de  visibilité  de  l’union  européenne  et  le  respect  des  délais  de 
soumission des rapports contractuels ; 
  Identifier et mobiliser l’expertise non principale. 
 
Le responsable de projet se rendra régulièrement à Bamako pour des missions de suivi avec 
les  experts  et  l’autorité  contractante.  Sa  présence  sera  également  assurée  lors  du 
démarrage du projet pour appuyer l’équipe dans les aspects logistiques et administratifs. 
66 
 


 
Notre responsable de projet proposée : Laure STEINER 
Laure  STEINER  possède  six  années  d'expérience  dans  la  gestion  de  projets  de 
coopération  au  développement.  Son  expertise  couvre  notamment  le  renforcement  des 
capacités, les études, l’appui à la conception et à l'évaluation de projets. 
Elle gère deux projets de grande envergure d’appui à la réforme de l’état civil financés par 
la Banque Mondiale en RDC 
  Rôle du responsable financier 
La gestion financière sera assurée par un responsable financier qui sera chargé de veiller à 
ce  que  tous  les  paiements  (honoraires,  per  diem)  des  experts  soient  effectués  dans  les 
délais,  de  tenir  les  documents  comptables  à  jour,  d’appuyer  l'équipe  de  l’assistance 
technique  dans  la  gestion  financière  des  dépenses  accessoires  et  d’être  l’interlocuteur  des 
auditeurs pour la vérification des dépenses. Ce rôle de responsable financier sera dévolu à 
Madame Véronique FRANQUET. 
Titulaire  d'un  diplôme  en  comptabilité  et  en  finances,  Madame  Véronique  FRANQUET 
possède plus de  23  ans  d’expérience professionnel e,  dont  17  passées au  sein du cabinet 
d’expertise  comptable  MAZARS.  Depuis  qu’elle  a  rejoint  CIVI.POL,  il  y  a  7,  ans  elle  a  été 
spécialement chargée de la gestion et du contrôle financier de plusieurs projets d’envergure 
financés par l'UE. El e maîtrise donc parfaitement les procédures et les règles de l’UE. 
 
2.4  L’APPUI TECHNIQUE 
En  plus  du  backstopping  classique,  Civipol  fournira  un  appui  technique  à  l'équipe  de 
l’assistance  technique  grâce  à  la  mobilisation  d’un  conseil er  technique  qui  agira  comme 
référent  auprès  des  experts  clés  et  non  clés.  Il  jouera  le  rôle  de  conseil,  fournira  de  la 
documentation technique dans leurs différents domaines d'expertise et aidera, au besoin, les 
experts à résoudre des problèmes spécifiques. 
 
2.5  L’APPUI LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF 
L’équipe  du  projet  sera  basée  dans  les  bureaux  des  administrations  bénéficiaires,  mis  à 
disposition par le pouvoir adjudicateur.  
Civipol  prendra toutes  les  dispositions  pour que  l’équipe  soit  opérationnel e  immédiatement 
en  mettant  à  sa  disposition  tout  le  matériel  nécessaire  (ordinateurs,  photocopieuse  et  fax, 
internet et téléphone, mobilier, véhicule, chauffeur etc…) 
Un(e) assistant(e) sera mobilisé(e) sur place à temps plein sur le projet. Il/Elle apportera un 
appui permanent sur le plan logistique et administratif à l’assistance technique pendant toute 
la durée de son intervention, permettant ainsi aux experts de se concentrer uniquement sur 
leurs  tâches  techniques.  Cet(te)  assistant(e),  qui  sera  recruté(e)  lors  de  la  phase  de 
démarrage du projet, parlera couramment le français. 
Sous la responsabilité du chef d’équipe, et en étroite liaison avec le responsable de projet au 
siège de Civipol, ses responsabilités incluront : 
  La gestion de l’agenda de l’équipe, le secrétariat, l’édition et la reprographie, le 
67 
 

 
standard téléphonique ; 
  La  mise  en  forme  et  l’archivage  des  livrables  et  des  documents  (termes  de 
référence, rapport intermédiaires, procès-verbaux de réunions etc…) ; 
  L’appui à l’organisation des réunions et événements du projet ; 
  L’appui  à  l’organisation  des  missions  des  experts  non  principaux  (visas,  vols, 
hôtels) ; 
  L’appui logistique à l’équipe et pour l’organisation des voyages dans le cadre de 
toutes les activités du projet. 
Notre  équipe  de  backstopping  sera  mobilisée  afin  de  faciliter  tous  les  aspects  logistiques 
durant la mise en œuvre du projet à travers une communication fluide entre la direction du 
projet au siège de Civipol à Paris et l’équipe de l’assistance technique à Bamako. 
 
2.6  MESURES DE SECURITE 
Pour  assurer  la  sécurité  des  experts  qu’il  déploie,  CIVIPOL  a  mis  en  place  un  plan  de 
sécurité, prenant en compte des directives de gestion de crise. Le Plan est défini comme ci-
contre : 
Schéma du Plan de Sureté et de Sécurité de CIVIPOL 
Procédure de sauvegarde 
Précédant  leur  départ,  chaque  expert  recevra  des  recommandations  écrites  relatives  à  la 
santé et à la sécurité.  
Pour  ce  projet,  Civipol  a  prévu  la  réalisation  d’un  audit  de  sécurité  au  moment  du 
démarrage  permettant  de  définir  les  mesures  à  mettre  en  place  en  vue  de  garantir  la 
sécurité des équipes déployées sur place. 
Plus  spécifiquement,  nous  nous  assurons  que  nos  professionnels  bénéficient  d’une 
assurance prenant en charge les frais médicaux et de rapatriement.  
Il est demandé aux experts d’enregistrer leurs données personnel es sur le site internet du 
Ministère  des  Affaires  Etrangères,  afin  qu’ils  puissent  être  contactés  et  secourus  en  cas 
d’urgence  d’ordre  publique.  Il  leur  est  aussi  conseillé  de  contacter,  dès  leur  arrivée, 
l’attaché de sécurité de l’Ambassade de France, dans la mesure du possible. 
Analyse de risque du gestionnaire de sécurité 
CIVIPOL  a  recours  à  un  prestataire  pour  assurer  la  sécurité  de  ses  experts  sur  le  terrain 
(information, plateforme d’appels d’urgence etc.). 
Ce prestataire fournit en temps réel et autant que de besoin à la direction de CIVIPOL une 
plateforme permettant de localiser leurs experts déployés à l’étranger. De cette manière, en 
cas  de  danger  ou  de  difficultés,  chaque  expert  pourra  être  contacté  et  conseillé 
immédiatement quant aux précautions à prendre. 
De plus, la direction de CIVIPOL est en contact permanent avec les dispositifs de veille et 
de secours de Ministère des Affaires Etrangères et du Ministère de l’Intérieur, et a accès à 
des  nombreuses  sources  d’information :  publication  journalière  de  la  Division  de  la 
Coopération  Internationale  du  Ministère  de  l’Intérieur,  rapports  continus  du  Ministère  des 
68 
 

 
Affaires Etrangères, nouvelles envoyées par une société d’évaluation des risques. 
Equipement de Sureté 
CIVIPOL  s’assure  que  les  experts  déployés  dans  les  zones  sensibles  soient  pourvus 
d’équipement adéquats: trousses de secours, localisation satellite, etc. 
Appui Psychologique 
Face  à  la  détérioration  d’une  situation  dans  un  pays  (émergence  de  conflits  armés, 
attentats, coups d’états, accidents sérieux, troubles personnels soufferts par un expert, etc.) 
CIVIPOL pourra décider de recourir aux services d’une unité de soutien psychologique.  
Gestion de Crise 
Dans un cas de crise, le personnel de CIVIPOL suivra les Directives de Gestion de Crise qui 
définissent les réponses appropriées pour chaque degré de danger, vis-à-vis des experts en 
personne, mais aussi de leurs familles et des autorités étrangères. 
Par son expérience dans les zones de conflits, CIVIPOL a développé un cadre de sécurité, 
facilitant  l’identifiant  des  menaces,  écartant  les  risques  inutiles  et  convenant  des  réactions 
appropriées face aux dangers imminents. 
 
2.7  IDENTIFICATION,  SELECTION,  MOBILISATION  ET  EVALUATION  DE 
L’EXPERTISE NON PRINCIPALE 

La  mise  en  œuvre  des  différents  volets  d’activités  décrits  ci-avant  pourra  s’appuyer  sur  la 
mobilisation d’une expertise ponctuel e qualifiée pour une prestation estimée à  environ 850 
hommes/jour, provisionnée sur le contrat de services objet du présent appel d’offres.  
L’une des tâches confiées à l’équipe de backstopping sera d’identifier, de sélectionner et de 
mobiliser cette expertise ad hoc. En plus d’avoir accès à un vaste réseau de consultants de 
haut  niveau  ayant  une  expertise  approfondie  en  matière  d’état  civil,  Civipol  bénéficie  d’un 
accès  facilité  à  l’expertise  publique  des  administrations  françaises,  dont  le  ministère  de 
l’intérieur, le ministère de la défense, et plusieurs institutions ou organismes spécialisés. 
Nous  proposons  que  l’identification  des  besoins  en  expertise  non  principale  se  fasse  de 
façon globale et aussi anticipée que possible, afin d’assurer la cohérence des missions et la 
meilleure  utilisation  possible  des  ressources  disponibles,  et  l’identification  anticipée  des 
experts  les  plus  adéquats.  Cette  planification  globale  peut  être  préparée  au  démarrage  de 
l’AT,  puis  précisée  sur  une  base  semestrielle.  La  flexibilité  sera  toutefois  maintenue, 
permettant  d’introduire  des  demandes  pour  des  expertises  ad-hoc  lorsque  des  besoins 
imprévus se font jour, ou si la planification initiale nécessite d’être améliorée avec des inputs 
supplémentaires. 
Une  fois  le  plan  de  travail  semestriel  validé,  l’Assistance  technique  sera  responsable,  en 
concertation très étroite avec la DNEC, de l’élaboration des termes de référence détail és de 
chaque  proposition  d’intervention.  Chaque  TdR  suivra  le  format-type  établi  par  la 
Commission  européenne  (disponible  dans  les  annexes  du  PRAG)6  et  décrira  les  objectifs, 
tâches, activités, résultats attendus de chaque mission, durée, période/dates, de même que 
                                                   
6 http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B, document B8e 
69 
 

 
les produits attendus et les modalités de validation.  
Les  Termes  de  Référence  seront  soumis  à  l’approbation  des  autorités  de  tutelle  du 
programme avant d’engager le prestataire à identifier l’expertise correspondante.  
L’équipe  de  backstopping  fournira  un  appui  à  l’identification,  la  sélection  et  la  mobilisation 
des experts non principaux selon le processus détaillé ci-après : 
  Première étape : la sélection des experts : 
Afin  d’identifier  les  bonnes  ressources  pour  chaque  mission,  Civipol  a  mis  au  point  un 
processus de sélection rigoureux visant à évaluer et à sélectionner les candidats sur la base 
de critères objectifs et transparents. Une grille d’évaluation est préparée dès la finalisation et 
la validation des TdR spécifiques. Deux CVs sont ensuite soumis pour validation à la DUE, 
pour chacun des postes requis par les TdR. 
  Deuxième étape : préparation et suivi des missions : 
Pour  chaque  mission  d’ENP,  le  chef  d’équipe  organisera,  avec  l’appui  de  l’équipe  de 
backstopping, une réunion d'information physiquement ou par téléphone.  
L'objectif de cette réunion d'information est de présenter à l’expert les principes généraux du 
projet  et  les  objectifs  de  l'activité  ou  des  activités  qui  lui  sont  confiées.  Les  obligations  de 
l’expert  et  le  processus  d'évaluation  de  la  mission  lui  seront  également  présentés  à  cette 
occasion.  
L’équipe  de  backstopping  s’occupera  des  bil ets  d’avion,  des  indemnités  journalières,  des 
honoraires  de  l’expert  et,  de  façon  générale,  de  tout  l’appui  logistique  nécessaire  au  bon 
déroulement de sa mission. 
  Troisième étape: Évaluation des missions des experts : 
La  supervision  des  prestations  sera  directement  assurée  par  le  Chef  d’équipe  qui  sera 
responsable  du  contrôle  de  la  qualité  des  rapports  des  missions  ponctuelles  (respect  des 
livrables attendus, respect des délais tels que définis dans les termes de référence).  
Le Directeur technique sera par ail eurs en contact étroit avec l’expert non principal tout au 
long de la mise en œuvre de sa mission pour également s'assurer que les prestations sont 
fournies conformément aux termes de référence spécifiques.  
Chaque mission fera l’objet d’un rapport de mission. Un rapport provisoire de mission sera 
soumis  à  l’appréciation  du  Chef  d’équipe  et  des  autorités  de  tutelle  du  Programme  pour 
approbation.  En  cas  de  commentaires  de  l’une  ou  l’autre  partie,  une  version  amendée  du 
rapport devra être produite. 
 
2.8  ASSURANCE QUALITE ET CAPITALISATION DU SAVOIR 
70 
 

 
CIVI.  POL  Conseil  a  obtenu  la  certification  ISO  9001  en  janvier  2014.  CIVIPOL  développe 
des Systèmes Qualité afin de garantir leur bonne mise en œuvre de ses projets, tant sur le 
plan  opérationnel  que  technique,  à  travers  une  disponibilité  et  un  appui  permanents  de 
l’équipe de backstopping, une liaison étroite et constante permanent entre le responsable de 
projets et l’équipe d’experts en vue de faciliter les aspects logistiques mais aussi d’assurer le 
contrôle de la qualité des livrables (rapports préliminaires, hebdomadaires, finaux). 
Dans  le  cadre  de  son  système  d’Assurance  Qualité,  CIVIPOL  a  développé  les  règles  et 
procédures  pour  chacune  des  étapes  de  la  préparation  et  de  l’exécution  du  projet, 
comprenant :  
  L’utilisation d’une procédure de  recrutement  standardisée  afin  de garantir  une 
sélection  d’experts  de  haut  niveau  pour  des  missions  de  courte,  moyenne  et 
longue durée. 
  La  tenue  d’une  réunion  d’information  préalable  au  départ  en  mission  des 
experts principaux comme non principaux 
  La désignation d’un responsable de projet qui est en contact étroit et permanent 
avec l’expert, l’autorité contractante. 
  Une  attention  particulière  à la qualité des  rapports,  en termes  de  contenu,  de 
mise  en  page  et  de  qualité  de  rédaction  mais  aussi  en  termes  de  conformité 
avec les exigences spécifiques du client.  
  Un  plan  d’Assurance  Qualité,  y  compris  en  ce  qui  concerne  les  missions 
d’appui  backstopping  ainsi  qu’un  cadre  de  Suivi  Evaluation  sont  mis  en  place 
pour  s’assurer  que  le  projet  respecte  bien  les  différentes  étapes  et  le 
chronogramme de sa mise en œuvre, le respect des délais de soumission des 
rapports etc…  
  Un « manuel de gestion de projet » est préparé lors de la phase de démarrage 
du  projet  (voir  ci-dessous) qui  contient  des  documents  clés tels que  les  lignes 
directrices,  la  checklist,  des  exemples  concrets  et  les  leçons  tirées  de  projets 
antérieurs. 
 
Le Manuel de Gestion de Projet 
CIVIPOL développera, durant les premiers mois du projet, un Manuel de Gestion de Projet 
qui inclura les outils de gestion de projets adéquats tels que les lignes directrices, manuels, 
listes de vérification ainsi que les exemples concrets et les leçons retenues de précédents 
projets ; 
Le Manuel de Gestion de Projet comportera donc :  
  Les rapports pertinents, les études et le contexte des projets similaires en cours ou 
finalisés ; 
  Les informations pertinentes et la documentation relative au projet lui-même (offre 
technique, contrat, contrat d’autres experts et projets) ; 
  Le guide des directives d’Europeaid, entre autres : visibilité, rapport, approvisionnement, 
cycle de gestion de projet, etc.  
  Modèle de contrats pour les personnes et services, description de poste, Termes de 
71 
 

 
Référence (comportant interprètes, assistants, secrétaires), rémunérés sur la base de 
résultats ou base horaire ;  
  Les modèles de reçus, de factures, d’instruments de suivi financier, de rapports internes 
mensuels, de système cohérent d’archivage de projet ; 
  Un échantil on des outils pertinents et matériels de formation, plan d’action stratégique, 
questionnaires (pour les Evaluation Rapides, évaluation des formations etc.) ; 
  Le format des coûts estimés relatifs aux frais accessoires, (ex : budgets pour sessions 
de formation, conférences, séminaires, etc.) ; 
  La clarification de la division des tâches entre le siège social de Paris et le Bureau de 
Projet.  
 
3. IMPLICATION DE CIVIPOL 
 
3.1  PRESENTATION DE CIVIPOL 
 
Fondée  en  2001  à  l’initiative  du  Ministère  français  de  l’Intérieur,  CIVI.POL Conseil  est  une 
société  de  conseil  et  de  service  spécialisée  dans  la  réalisation  et  la  conduite  de  projets 
d’assistance  technique  et  de  coopération  dans  les  domaines  des  affaires  intérieures  et  du 
renforcement institutionnel. 
 
CIVI.POL Conseil propose ses compétences dans le cadre des missions d’assistance technique 
financées par la Commission Européenne, la Banque Mondiale ou les Nations Unies au bénéfice 
de pays tiers. Dans ce domaine, CIVI.POL Conseil dispose d’une expérience conséquente dans 
la mobilisation et le management d’experts et a démontré son expertise technique en matière de 
développement  et  de  modernisation  des  services,  dans  l’appui  institutionnel  à  différents 
ministères  ou  institutions  dans  les  pays  du  Sud,  dans  le  renforcement  des  capacités  des 
administrations  déconcentrées,  d’observation  des  flux  de  transport,  de  développement  local  et 
régional, de formations spécifiques, etc. 
 
CIVI.POL  Conseil  accompagne  les  administrations  bénéficiaires  de  l’aide  extérieure  dans  leur 
processus  de  réforme  et  de  renforcement  capacitaire.  A  cette  fin,  les  experts  proposés  par 
CIVI.POL Conseil fournissent les services suivants :  
 
Identification des besoins en matière de formations ; 
 
Formations de formateurs / formations ;  
 
Elaboration et consolidation de programmes de formations ; 
 
Audit organisationnel et institutionnel ; 
 
Enquête de terrain pour dresser un inventaire exhaustif ; 
 
Evaluation des besoins ; 
 
Elaboration de plans d’action, soumis à l’approbation des comités de pilotage ; 
 
Elaboration de recommandations. 
 
CIVI.POL Conseil aide également à la création de centres de formation nouveaux : elle apporte 
un conseil dans la définition de projets pédagogiques ou des besoins d’infrastructures, dans le 
choix des équipements et des plateaux techniques. Une aide au démarrage du centre par la mise 
en place de formations de formateurs permet d’optimiser l’ensemble du processus.  
CIVI.POL  Conseil  assure  des  missions  d’assistance  technique  dans  le  cadre  d’appels  d’offres 
internationaux,  les  Etats  ou  les  bailleurs  de  fonds  (Commission  Européenne,  Banque  Mondiale 
72 
 

 
etc.),  financent  des  études  visant  à  moderniser  et  à  faire  évoluer  les  dispositifs  de  sécurité 
intérieure.  
Ces  missions  d’assistance  technique  peuvent  être  suivies  d’importants  appels  d’offres 
d’équipement  (systèmes  informatiques,  de  communication  et  de  transmission,  véhicules, 
armement, habillement, etc.) auxquels répondent les plus grands groupes industriels.  
La  notoriété  de  CIVI.POL  Conseil,  ses  références  techniques,  son  appartenance  à  un  réseau, 
une organisation, un groupe reconnus, sont des facteurs clé de succès. 
 
 
 
73 
 

 
3.2  REFERENCES DE CIVIPOL 
 
Valeur 
approximativ
Nom du 
e du Contrat 
Titre de la mission / & brève 
Client & 
(en 
Rôle de la 
Durée 
description des principaux produits 
Pays de la 
équivalent €) 
mission 
et résultats obtenus 
mission 
/ Montant 
payé à votre 
cabinet 
Projet VISABIO : généralisation des 
visas biométriques 
2006 
-  Description : Le projet a pour but de 
Consultant 
France 
23 638 329 
2010 
faciliter et d’optimiser le contrôle aux 
unique 
frontières, et l'identification des 
étrangers sur le territoire français 
Assistance technique à la mise en 
œuvre du Programme de 
Réhabilitation de l’Etat Civil du 
Cameroun (PRE2C) 
Description : La maîtrise d’ouvrage 
2010 
-  déléguée consiste à appuyer 
Consultant 
Cameroun 
3 137 987 
2016 
techniquement le Ministère de 
unique 
l’Administration Territoriale et de la 
Décentralisation (MINATD) afin de 
s’assurer d’une mise en œuvre 
satisfaisante du Programme de 
Réhabilitation de l’Etat Civil 
Assistance  technique  à  la  mise  en 
œuvre 
du 
Programme 
de 
Réhabilitation  de  l’Etat  Civil  du 
2012 
-  Cameroun (PRE2C) 
Consultant 
Cameroun 
2 110 899 
2016 
Description : Gestion administrative et 
unique 
financière  de  la  participation  française 
au  Programme  de  Réhabilitation  de 
l'état civil du Cameroun  
Cartographie 
de 
l’état 
civil 
camerounais 
Description  :  L’objectif  était  de 
permettre  au  MINATD  de  disposer 
d’un  outil  d’aide  à  la  décision  et  à  la 
2009 

Consultant 
planification  des  investissements  pour  Cameroun 
264 675 
2010 
l’Etat  civil,  via  la  conduite  d'enquêtes 
unique 
de 
terrain, 
d'analyses 
du 
fonctionnement  interne,  et  la  mise  en 
place  d'une  application  informatique 
de gestion des données 
Etude  diagnostic  sur  l’Etat  civil  du 
Cameroun 
et 
faisabilité 
d’un 
Chef  de  file 
programme 
d’actions 
prioritaires 
d'in 
Agence 
Française 
2006 
-  Description 

Etablissement 
d'in 
groupement 
de Développement 
239 091 
2008 
diagnostic  du  système  camerounais 
Civipol 
Cameroun 
d'état civil par des enquêtes de terrain, 
IFORD 
la proposition de pistes de réformes, la 
Cameroun 
conception d'un plan d'action 
74 
 

 
Elaboration 
du 
schéma 
directeur 
informatique  de  l’état  civil  de  Côte 
d’Ivoire 
Description : Elaboration d’un schéma 
Chef  de  file 
directeur 
informatique 
pour 
la 
Modernisation  de  l’état  civil  en  Côte 
d'un 
2010 
d’Ivoire, développé en co
Banque Mondiale 
132 760 
groupement 
hérence avec 
l’accord 
interministériel 
sur 
le 
Civipol, 
programme de Modernisation de l’état 
SIDES 
civil  et  qui  sert  comme  document  de 
discussions  quant  à  la  stratégie  en 
matière d’informatisation de l’état civil 
Réalisation  d’une  étude  sur  la 
cartographie  de  l’état  civil,  la  mise  en 
place  d’une  base  de  données  et  le 
renforcement 
des 
capacités 
du 
personnel 
Description  :  L’objectif  était  de 
Consultant 
2016 
produire une cartographie  du système  UNICEF Niger 
123 867 
d’état  civil  nigér
unique 
ien,  d'élaborer  une 
application  informatique  de  gestion 
d’une base de données sur l’état civil, 
de  mettre  en  place  la  base  de 
données  et  de  former  le  personnel  à 
son utilisation 
Formulation d’un appui à l’état civil 
Description : Le projet comprenait une 
analyse de la situation actuelle dans le 
Chef  de  file 
secteur,  l'analyse  des  problèmes  Commission 
d'un 
2011 
présentée 
dans 
la 
Fiche  européenne 
118 371 
groupement 
d’Identification  de  projet,  et  la  Sénégal 
Civipol 
production des documents de bases à 
Transtec 
utiliser  pour  la  formulation  d'une 
intervention sur financement CE 
Etude 
de 
faisabilité 
et 
projet 
d’informatisation  du  système  d’état 
civil du Niger 
Description  :  Analyser  l’existant  et 
Consultant 
2014 
UNICEF Niger 
95 283 
élaborer une situation de référence en 
unique 
matière  de  gestion  de  l’état  civil,  la 
carte  d’identité  nationale  et  le  fichier 
électoral au Niger 
Formulation  du  projet  d’appui  à  la 
réforme  de  l’état  civil  du  Niger  (10 
mil ions  d’euros  dans  le  cadre  du 
XIème FED) 
Commission 
Description  :  Rédaction  du  document 
Consultant 
2015 
européenne 
21 174 
d'action  pour  la  conduite  d'un  projet 
unique 
Niger 
d'appui  à  la  réforme  de  l'état  civil  du 
Niger  (organisation  d'une  mission  de 
formulation, rédaction du rapport et du 
document final) 
 
 
75 
 

 
3.3  RESPONSABILITES DE CIVIPOL  
 
La  responsabilité  générale  de  suivi  et  de  supervision  des  services  fournis  dans  le  cadre  du 
présent contrat de services incombera à CIVIPOL Conseil en qualité de signataire du marché de 
services 
A ce titre, les responsabilités de CIVIPOL portent spécifiquement sur les aspects suivants : 
  Gestion du contrat de services (contrôle qualité des rapports contractuels, émissions 
des factures client, suivi des règlements client…) ; 
  Liaison avec la DUE en qualité de signataire du marché de services ; 
  Mobilisation et recrutement du Chef d’équipe ; 
  Recrutement et gestion du personnel de soutien ; 
  Gestion du budget d’équipement et de fonctionnement nécessaire à l’équipe ; 
  Gestion du budget en dépenses accessoires ; 
  Coordination en vue de l’identification, la mobilisation et la supervision de l’expertise 
non principale ; 
  Liaison permanente avec le Chef d’équipe et l’expert administratif et financier ; 
  Transfert des fonds pour le financement des équipements nécessaires à l’assistance 
technique et pour les coûts de fonctionnement ; 
  Organisation de missions périodiques de backstopping sur le terrain ; 
  Préparation des marchés  
  Supervision du travail et coordination des services d’appui ; 
  Contrôle de la qualité des rapports contractuels ; 
  Vérification des factures ; 
  Paiements. 
 
 
 
 
4. CADRE LOGIQUE  
76